1.2 Sicherheitseinstellungen/Zugriffspfad der Grundeinstellungen. 1.5 Einstellen von Linienstärken und Schriftgrößen

Transkript

1 Hilfen SDV - April GRUNDEINSTELLUNGEN 1.1 Einstellung der Pfade/Verzeichnisse 1.2 Sicherheitseinstellungen/Zugriffspfad der Grundeinstellungen 1.3 Einbinden eines Logos im Briefkopf 1.4 Verschiedenes 1.5 Einstellen von Linienstärken und Schriftgrößen 1.6 Religionseinträge 1.7 Grundeinstellungen: Orte und Postleitzahlen und Krankenkassen 1.8 WPU/WPF Vorgaben 1.9 Grundeinstellungen sichern und auf einen anderen Rechner übertragen

2 Hilfen SDV - April Einstellung der Pfade/Verzeichnisse 1. GRUNDEINSTELLUNGEN Die Grundeinstellungen sind durch ein Kennwort geschützt. Wurde noch kein Kennwort eingetragen, so klicken Sie auf ok! a) b) c) d) e) f) g) h) k) Auf dieser Form werden alle notwendigen Pfade und Verzeichnisse eingetragen. Diese Einstellungen werden stets lokal gespeichert. Sie müssen also in einem Netzwerk diese Einstellungen an jedem Rechner vornehmen! Die Erläuterungen im Einzelnen: Hier können Sie einen alternativen Pfad zu Stammdaten eintragen, falls der Server im Netzwerkbetrieb nicht eingeschaltet ist. Wählen Sie also einen lokalen Pfad! a) Hier stellen Sie das Arbeitsverzeichnis ein. Das Arbeitsverzeichnis ist das Verzeichnis, in dem sich die aktuellen Schülerdaten befinden. Hier liegen die Stammdaten. Sie haben alle die Dateiendung.dag. b) Das Programmverzeichnis ist der Ordner, in dem das Programm installiert wurde (i.d.r. C:\Programme\sdv) c) Hier Tragen Sie den Verweis zum Textprogramm Winword ein. d) Da das Programm mit Serienbriefen arbeitet, geben Sie hier das Verzeichnis ein, in dem Sie vorzugsweise solche Dokumente ablegen. Sie haben dann bei der Ausführung einer Serienbrieffunktion einen schnelleren Zugriff auf die entspr. Ablagen. e) Hier können Sie den Verweis zu einem Programm eintragen, das Sie dann aus dem SDV heraus starten können, ohne das Programm verlassen zu müssen. f) Wollen Sie Passbilder der Schülerinnen/Schüler mit ausgeben lassen, so müssen Sie hier den Pfad zur Bildablage eintragen. g) Auch die Praktikumverwaltung arbeitet mit best. Dateiablagen bzw. Serienbriefen. Um auch hier die Dokumente/Ablagen schneller zu finden, ist es sinnvoll, einen Pfad vorzugeben!

3 Hilfen SDV - April h) Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, kann es sein, dass best Ordner gesperrt oder nicht zugänglich sind. Für die Serienbrieffunktion ist es aber notwendig, dass eine temp. Textdatei (temp.txt) abgelegt wird. Hier bestimmen Sie, in welches Verzeichnis diese Datei gespeichert werden soll. Stellen Sie diesen Ordner ein, bevor sie Serienbriefverknüpfungen durchführen. Kopieren Sie evt. die Datei temp.txt aus dem Programmverzeichnis in diesen Ordner. Verknüpfen Sie dann die Serienbriefdokumente mit dieser temp. Textdatei! i) Hier können Sie Favoriten festlegen. Es sind insgesamt 3 Verweise möglich. Es ist sinnvoll, die Verweise auf Ordner einzustellen, in denen Abgängerdateien liegen. Der 4. Eintrag verweist auf einen Ordner in dem Sie Worddokumente ablegen, die individuelle Eintragungen eines best. Schülers beinhalten. Hier wählen Sie den Ordner aus! Erläuterungen zu diesem Pfadeintrag s. Kap. 14 Beispiel: Sie möchten auf einen best. Ordner in dem sich Abgängerdateien befinden schnell zugreifen können. Abgängerordner Abgängerdateien k) Wenn Sie aus dem SDV Menü Weitere Prg. Module ein Modul aufrufen wollen und es zu einer Fehlermeldung kommt, kann es daran liegen, dass der Programmordner c:\programme\sdv nicht freigegeben ist. Wenn Sie den Ordner im Netzwerk freigeben, dann taucht dieses Problem nicht mehr auf. Soll der Ordner nicht freigegeben werden, so haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe des Setzens des Häkchens, den Ordner zum Speichern einer temp. Datei zu wählen, der unter der Karteikarte Sicherheit/Netz Initialisierungsdaten laden aus eingetragen worden ist, als Zielordner anzugeben. Dieser Ordner muss dann allerdings auch freigegeben worden sein! a) Klicken Sie auf die Schaltfläche 1 bei den Favoriten. Wechseln Sie in den entspr. Ordner. Klicken Sie auf OK. Der Pfad wird nach nochmaliger Bestätigung eingetragen. b) Wählen Sie ok / übernehmen und speichern Sie den Eintrag ab. beenden Sie die Grundeinstellungen.

4 Hilfen SDV - April Die Favoriten können erst nach einem Neustart des SDV Programms genutzt werden. Beenden Sie das Programm und starten Sie es erneut. Sie bekommen auf der Hauptform einen Eintrag zu den Favoriten, die Sie gewählt haben. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, so gelangen Sie sofort in das entspr. Verzeichnis! Hier können Sie dann über die Listenauswahl die gewünschte Klasse anwählen! Beenden Sie Ihre Einstellungen, indem Sie auf Einstellungen beenden - und speichern klicken! Anschließend werden Sie gefragt, ob die übrigen Einstellungen in den vorgeschlagenen Ordner in Form einer Einstellungsdatei (sdv.ini) gespeichert werden sollen. Das Programm lädt bei jedem Start die Einstellungen aus diesem Ordner! Ausgenommen davon sind sämtliche Pfadeinstellungen und alle Einstellungen zur Sicherheit. Diese Einstellungen werden stets lokal gespeichert und auch so wieder geladen. Wenn Sie also im Netz arbeiten, können Sie veranlassen, dass die angeschlossenen Netzrechner die Einstellungsdatei aus ein und demselben Ordner laden! Achtung! Wenn bereits Einstellungsdaten vom Verwaltungsrechner erstellt und gespeichert worden sind, dann sollten Sie von einem anderen Rechner im Netz die Einstellungsdaten lokal speichern lassen, um die erstellten Einstellungen nicht zu überschreiben. Beim erneuten Start des Programms werden dann die Einstellungen aus dem eingetragenen Pfad geladen. Danach können Sie auch die Option wählen Die Einstellungen auf den Server wie oben eingetragen speichern. Hiermit bestätigen Sie den Speicherort der Einstellungsdateien. Hier brechen Sie den Speichervorgang ab, um evt. den Speicherort der Einstellungsdateien zu ändern.

5 Hilfen SDV - April a) b) c) Sie können das Programm veranlassen, die Einstellungsdaten aus einem bestimmten Ordner zu laden. Diesen Ordner müssen Sie einstellen unter Initialisierungsdateien laden aus... (blaues Feld). Beim nächsten Start des Programms werden die Einstellungsdaten aus diesem Ordner geladen. a) Wenn Sie diese Option anwählen, dann werden die Einstellungen in den Systemordner geschrieben und nach einem neuen Start des Programm auch aus dem Systemordner wieder geladen. b) Wählen Sie diese Einstellung, so speichert das Programm die Einstellungsdaten in den eingetragenen Ordner. Nach einem weiteren Programmstart lädt es die Einstellungen aus entspr. Verzeichnis. c) Bei dieser Option wird davon ausgegangen, dass sich die Einstellungsdaten bereits in dem eingestellten Ordner befinden, sie sollen aber nicht überschrieben werden (z.b. im Netz)! Nach dem Start des Programms sollen die Einstellwerte lediglich aus diesem Ordner geladen werden. Das Programm wird daraufhin beendet. Es empfiehlt sich, beim Verwaltungsrechner den Pfad (blaues Feld) auf einen lokalen Ordner einzustellen. (z.b. C:\Programme\sdv wird auch so bei der Installation vorgegeben)

6 Hilfen SDV - April Sicherheitseinstellungen/Zugriffspfad der Grundeinstellungen a) Sämtliche Einstellungen auf dieser Form werden lokal gespeichert (wie auch die Einstellungen der Pfade und Verzeichnisse). In dem blauen Feld tragen Sie den Speicherort der Einstellungsdaten ein. Das Programm speichert hier die Werte ab und lädt sie wieder aus diesem Verzeichnis. Dadurch ist es möglich, dass andere Rechner im Netz auf die gleichen Einstellungen zugreifen können, wie der Verwaltungsrechner! Ist der Server nicht eingeschaltet, so versucht das Programm die Einstellungsdaten aus dem lokalen Windows/system Ordner zu laden. Ist der Server wieder eingeschaltet, so werden die Einstellungsdaten nach einem erneuten Start des Programms wieder aus dem eingestellten Verzeichnis geladen! Wenn es öfter vorkommt, dass der Server nicht eingeschaltet ist, dann sollte man eine Kopie der Einstellungsdaten auf die lokalen Rechner ins Systemverzeichnis erstellen. Beachten Sie, ob Sie die gemachten Einstellungen lokal oder auf den Server speichern wollen. (b) a) c) Hier ändern Sie das Kennwort für den Zugriff auf diese Einstellungen! b) Wenn Sie im Netz arbeiten, ist es unbedingt notwendig, dass Sie das Speichern in den Verwaltungsordner von einem angeschlossenen Netzrechner verhindern (c). Tragen Sie also das Arbeitsverzeichnis der Verwaltung ein (weißes Feld a) und klicken Sie auf Speichern in diesen Ordner verhindern an. Das darf jedoch nicht beim Rechner der Verwaltung eingestellt sein!! Sinnvollerweise sollte die Option Speichern der INI-Dateien verhindern (b) auf einem angeschlossenen Rechner auch aktiviert werden. So wird verhindert, dass die Schulanschrift, die Orte, die Ortsteile, Schriftattribute,... etc. versehentlich verändert oder gar gelöscht werden! Alle anderen Optionen erklären sich von selbst und sind im eigenen Ermessen einzustellen. Diese Einstellungen sind nur dann wirklich sicher, wenn Sie Benutzer einrichten und den Zugriff auf den Explorer sperren! (bei Win 98, Win ME)

7 Hilfen SDV - April Einbinden eines Logos im Briefkopf Sie können im Briefkopf ein Logo verwenden. Dieses Logo müssen Sie zunächst einscannen. Vom Programm werden die Bildformate *.wmf, *.jpg und *.bmp unterstützt. Speichern Sie die Bilddatei irgendwo ab. Öffnen Sie die Karteikarte Einst. zum Logo. Entfernen Sie das Häkchen bei kein LOGO verwenden. Nun müssen Sie zunächst eine Verknüpfung zur Bilddatei erstellen indem Sie die Option Auswahl wählen. Wählen Sie hier die Bilddatei aus, indem Sie sie markieren und anschließend Öffnen wählen. Zu den weiteren Einstellmöglichkeiten des Logos gehören, dass Sie die Position im Briefkopf festlegen und dass Sie die Größe des gedruckten Bildes bestimmen. Finden Sie die richtige Form, indem Sie ab und zu einen Probedruck (Karteikarte Briefkopf) erstellen. Hiermit verändern Sie die Größe beim Druck Hiermit legen Sie die Position fest

8 Hilfen SDV - April Verschiedenes c) a) b) d) e) Auf dieser Form können Sie allgemeine Einstellungen vornehmen. Tragen Sie die Schulnummer ihrer Schule ein (a). Wenn Sie das Feld Nächstes Entlassdatum ausfüllen, so tragen Sie hier das Datum der nächsten Entlassung ein. Dies dient der korrekten Berechnung der Vollzeitschulpflicht (b). Das Listenfeld, in dem die Klassen ausgegeben werden, kann in der Höhe und Breite verändert werden (c). Sie können sämtliche Hilfstexte von der CD auf die FP kopieren. Stellen Sie dann unter Ordner für Hilfedateien festlegen das entspr. Verzeichnis ein (d). Man kann dann von der Hauptform direkt mit Hilfe von WORD auf die Hilfstexte zugreifen! Legen Sie hier (e) die Unterschriften für Bescheinigungen fest. Klassenbez. übernehmen bedeutet, dass bei Neueintragungen immer die gleiche Klasse vorgegeben wird. Bildausgabe sichtbar bedeutet, dass man ein Foto des Schülers auf dem ersten Datenblatt ausgeben kann (näheres dazu im Kap. 2.7). Sie haben die Möglichkeit Suchergebnisse in eine Datei zu speichern. Wollen Sie die Daten codiert abspeichern, so müssen Sie die Option Suchergebnisse codiert speichern aktivieren. Schalten Sie die Option Größe der Startform speichern und ausgeben ein, so wird die Lage und die Größe der Hauptform gespeichert und mit jedem Start des SDV Programms wieder ausgegeben. Jedes Mal, wenn ein Zusatzmodul geladen wird, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass die aktuelle Form minimiert wird. Wollen Sie diesen Hinweis ausschalten, dann tragen Sie hier ein Häkchen ein! (Hinweis zum Laden eines Modus ausschalten)

9 Hilfen SDV - April Einstellen von Linienstärken und Schriftgrößen Diese Form dient der allgemeinen Einstellung. Im allgemeinen sind die Voreinstellungen schon so ausgelegt, dass sie meistens nicht mehr verändert werden müssen. Testen Sie selbst, inwieweit diese Einstellungen Ihren Wünschen gerecht werden. Verändern Sie sie ggf.

10 Hilfen SDV - April Religionseinträge Tragen Sie hier die Religionszugehörigkeiten ein. Nach Möglichkeit sollte die vorgeschlagene Reihenfolge nicht verändert werden. In die gelben Felder können Sie Einträge von Religionen vornehmen, die in der normalen Liste nicht erfasst werden. In der Statistik werden sie dann unter anderes Bekenntnis gezählt.

11 Hilfen SDV - April Grundeinstellungen: Orte und Postleitzahlen und Krankenkassen Sie können hier die PLZ, die Orte, Ortsteile und Krankenkassen eintragen, die in Ihrem Einzugsbereich sind. Tragen Sie den Ort und die PLZ, die am häufigsten vorkommen, zuerst ein! Speichern Sie dann diese Eintragungen ab, indem Sie auf Speichern klicken! Bei der späteren Eingabe neuer Schüler erscheinen diese Vorgaben in einem Drop-Down-Menü! Das gleiche gilt für Einträge von Geburtsorten. Anmerkung: Sie können bei einer Neuaufnahme zu einer best. PLZ einen best. Ort ausgeben lassen. Tragen Sie dazu die PLZ in die gleiche Feldnummer (gelbes Feld) wie den Ort (weißes Feld) ein.

12 Hilfen SDV - April WPU/WPF Vorgaben Hier tragen Sie alle an der Schule erteilten WPU/WPF Fächer ein. Dies brauchen Sie allerdings nur, wenn Sie beabsichtigen, die WPU-Fachbelegungen mit diesem Programm zu verwalten! (s. Kap. 6.11)

13 Hilfen SDV - April Grundeinstellungen sichern und auf einen anderen Rechner übertragen Sie haben die Möglichkeit alle gemachten Einstellungen zu sichern. Diese Sicherung kann auf eine Diskette oder auf irgend einem anderen Datenträger erfolgen! Wählen Sie aus dem Menü Datei bearbeiten/laden die Option Prg.-Einstellungen auf Datenträger sichern aus. Hier steht der Ordner, aus dem die Einstellungsdateien geladen wurden! Hier steht der Ordner, in den die kompletten Einstellungsdaten gespeichert werden. Stellen Sie A: ein, wenn Sie auf eine Diskette speichern wollen. Wenn Sie OK / sichern anklicken, werden sämtliche Einstellungen in den von Ihnen eingestellten Ordner geschrieben. Hier ändern Sie den Zielordner! Die Einstellungen des SDV Programms werden folgendermaßen gespeichert: a) in einer Konfigurationsdatei sdv.ini b) Die eingetragenen Ortsteile und auch noch andere Eingaben werden in der Konfigurationsdatei o-teile.ini gesichert. c) Die Schulanschrift wird in der Datei schule.axg gespeichert. d) Die Datei sdv_ueb.ini enthält gespeicherte Überschriften für den Kästchendruck. e) Außerdem wird beim Sichern der Einstellungswerte eine Datei Einstellungen-SDV.dat angelegt. In dieser Datei sind alle Einstellungswerte gesichert, die in die Registrierung des lokalen Rechners geschrieben worden sind.

14 Hilfen SDV - April Wenn Sie nun eine solche Sicherung z. Bsp. auf eine Diskette durchgeführt haben, dann ist es leicht, diese Werte auf einen anderen Rechner zu übertragen. Damit ersparen Sie sich weitere Konfigurationseinstellungen. Wählen Sie aus Datei bearbeiten / Laden die Option Prg.-Einstellungen von Datenträger lesen aus! Hier stellen Sie den Ordner ein, aus dem die Einstellungsdaten gelesen werden sollen. I.d.R. A: (Diskette) Hier ist der Ordner eingestellt, in den die Einstellungsdateien kopiert werden. Dies braucht i.d.r. nicht geändert werden! In einer Liste werden sämtliche Pfadeinstellungen eingetragen. Da diese Pfade bei einem anderen Rechner nicht unbedingt gelten müssen, haben Sie hier die Möglichkeit, diese Pfadeinstellungen zu verändern. Markieren Sie dazu den entspr. Pfadeintrag und klicken Sie auf Pfadeinstellung ändern. Nun können Sie ein anderen Verzeichnis eingeben. Sind alle Einstellungen in Ordnung, dann wählen Sie Einstellwerte übernehmen. Anschließend wird das SDV Programm beendet, damit die neuen Einstellungen bei einem Neustart des Programms übernommen werden können.