Werkzeuge und Softwarelösung zur Personalbedarfsermittlung. Walter Quaas Dieter Samel

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1 Werkzeuge und Softwarelösung zur Personalbedarfsermittlung Walter Quaas Dieter Samel Unternehmensberatung GmbH Königswinterer Straße 154 D Bonn Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0)

2 Werkzeuge machen Stellenbemessungen unkompliziert und Personalbedarfsermittlung problemlos methodisch sicher unabhängig von externen Faktoren jederzeit und an jedem Ort möglich nachvollziehbar planbar stufenweise realisierbar angepasst an individuelle Anforderungen möglich 2

3 Was sollte eine Anwendungssoftware (Werkzeug) können? Einfache, leichte und stressfreie Durchführung von Personalbedarfsermittlungen ermöglichen Schnelle Lieferung von Auswertungen Reduktion der zeitlichen Belastung des Organisators Im Ergebnis die Auslastung der Beschäftigten sichern und Überlastungen vermeiden helfen Objektive Bemessungsgrundlagen / -ergebnisse liefert Angemessene Verteilung der genehmigten Personalausstattung gewährleisten Orientierungs- und Entscheidungshilfen für die Wirtschaftlichkeit geben. 3

4 PAULA Personalbedarf analytisch und leicht auswerten Unternehmensberatung GmbH Königswinterer Straße 154 D Bonn Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0)

5 PAULA im Überblick PAULA ist ein Werkzeug, mit dem Sie den Personalbedarf analytisch und leicht auswerten können PAULA eignet sich für Arbeitsplätze im Bereich der Dienstleistung. PAULA unterstützt folgende Methoden: Methode der Täglichen Aufzeichnung PERT (Programm Evaluation Technic) Stellenbezogene Methoden (HOAI) 5

6 Lösungen statt Probleme Behauptung Die Fallzahlen stimmen nicht! Die ermittelte Bearbeitungszeit ist falsch! Der ausgewiesene Führungsanteil ist viel zu gering! Es fehlen Tätigkeiten! Antwort Nachweisbare Fallzahlen finden Sie im PAULA Protokoll. Bearbeitungszeiten sind in der PAULA-Datenbank vorhanden und können geprüft werden. Der Führungsanteil wurde exakt auf Basis der Erfassungen ermittelt. Was nicht erfasst wurde und auf Nachfrage nicht angegeben wurde fehlt. 6

7 PAULA: Alles auf einen Blick 7

8 Stammdaten erfassen Unternehmensberatung GmbH Königswinterer Straße 154 D Bonn Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0)

9 Anlegen einer Organisation

10 Anlegen einer NAK 10

11 Standard-Tätigkeiten anlegen Tätigkeit Erläuterung 11

12 Personal der Organisation hinzufügen 12

13 Anlegen von Tätigkeiten 13

14 Eingabe und Pflege von Kategorien 14

15 Tätigkeiten mit Kategorien verknüpfen 15

16 Prozesse eingeben und pflegen 16

17 Prozesse mit Tätigkeiten verknüpfen Zugeordnete Tätigkeit 17

18 Produkte eingeben und pflegen 18

19 Produkten Prozesse zuordnen Zugeordnete Prozesse 19

20 Übersicht über Produkte und ihre Prozesse 20

21 Projekte mit Untersuchungsmethode und zu untersuchenden Stellen verknüpfen 21

22 Projekte zuordnen Personen im Projekt 22

23 Übersicht zu untersuchender Stellen 23

24 Tätigkeiten der Mitarbeiter pflegen: Tätigkeiten zuordnen 24

25 Erfassung der Daten Unternehmensberatung GmbH Königswinterer Straße 154 D Bonn Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0)

26 Tägliche Aufzeichnung: Von - Bis 26

27 Tägliche Aufzeichnung: Eingabe der Dauern 27

28 Erfassung PERT 28

29 PAULA-PERT-Formular-MS-Excel Org.Nr.: Stelle-Nr.: Name, Vorname Nr Aufgaben/Tätigkeiten PERT-Interview Stellenanteil 0815 Termin Uhrzeit Interviewer 1,00 Katze, Petra :00 11:00 Mayer Anzahl Vorgänge pro Jahr Zentrale Dienste, Personal und Finanzen kurz (O) PERT-Erhebung Bearbeitungszeiten in Min. normal (M) Stadtverwaltung Musterstadt SG/Ref. eintragen Jahresarbeits-minuten Fallzahl x TE lang PERT (TE) JAM % (P) % 1 Stellenplan als Bestandteil des Haushalts. 1, ,2% 2 Nachtragsstellenplan erstellen 0, ,1% 3 Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen 13, ,3% 4 1, ,4% 29

30 Stellenbemessung HOAI Teil 2 Flächenplanung Bauleitplanung Flächennutzungsplan Honorar Flächennutzungsplan Bebauungsplan Honorar Bebauungsplan Landschaftsplanung Landschaftsplan Honorar Landschaftsplan Grünordnungsplan Honorar Grünordnungsplan Landschaftsrahmenplan Honorar Landschaftsrahmenplan Landschaftspflegerischer Begleitplan FNP Honorar Landschaftspflegerischer Begleitplan FNP Landschaftspflegerischer Begleitplan B-Plan Honorar Landschaftspflegerischer Begleitplan B-Plan Pflege- und Entwicklungsplan Honorar Pflege- und Entwicklungsplan Teil 3 Objektplanung Gebäude und raumbildende Ausbauten Honorar Gebäude und raumbildende Ausbauten Freianlagen Honorar Freianlagen Ingenieurbauwerke Honorar Ingenieurbauwerke Verkehrsanlagen Honorar Verkehrsanlagen Teil 4 Fachplanung Tragwerksplanung Honorar Tragwerksplanung Technische Ausrüstung Honorar Technische Ausrüstung Teil 5 Berechnungsgrundlagen Steuer- und Gewinnanteile Kosten eines Arbeitsplatzes 30

31 Bemessungsbeispiel mit dem HOAI-Modul LEISTUNGSBILD GEBÄUDE & RAUMBILDENDE AUSBAUTEN Bauprojekt Leistungsart Gebäude raumbildende Ausbauten Zeitraum der Bearbeitung (Monate) 12 Monate 6 Monate Bausumme / Baukosten abzgl. MwSt Umbauzuschlag 0% 56% Betreuungszuschlag bei Fremdvergabe 25% 25% Honorarzone 4 5 Bemerkungen Bausumme Untergrenze Bausumme Obergrenze Gesamthonorar Untergrenze Gesamthonorar Obergrenze Gesamthonorar (Mindestsatz) Leistungsphase nach HOAI Tätigkeit Tätigkeit ausgeführt? Tätigkeit ausgeführt? HOAI LPh 1 Grundlagenermittlung ja ja HOAI LPh 2 Vorplanung ja ja HOAI LPh 3 Entwurfsplanung ja ja HOAI LPh 4 Genehmigungsplanung ja ja HOAI Lph 5 Ausführungsplanung ja Fremdvergabe HOAI LPh 6 Vorbereitung Vergabe ja ja HOAI LPh 7 Mitwirkung bei Vergabe ja ja HOAI Lph 8 Objektüberwachung (Bauoberleitung) ja Fremdvergabe HOAI LPh 9 Objektbetreuung, Dokumentation ja ja Honorarsumme Gebäude Honorarsumme Raumbildende Ausbauten Honorar zzgl. Sonderleistungen und Aufschläge Honorar abzgl. Steuer- & Gewinnanteile Kosten Arbeitsplatz MA pro std. 157,20 157,20 Maximale Bearbeitungszeit in min. MA Verwaltung min min. Personalbedarf (netto) 0,55 0,42 Personalbedarf inkl. Baunebentätigkeiten 0,55 0,42 Summe Personalbedarf 0,97 31

32 Analyse und Optimierung Unternehmensberatung GmbH Königswinterer Straße 154 D Bonn Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0)

33 Erfassungsdaten bereinigen ---- Zentraler Service, Finanzen und Personal 33

34 Auswertungsdaten bereinigen ---- Zentraler Service, Finanzen und Personal 34

35 Mögliches Bemessungsergebnis Org.: Zentrale Dienste, Personal und Finanzen Stellennummer 3 1. Ebene Tarif Beamter geh. Dienst 2. Ebene 5 3. Ebene Funktion SGL Personal Stellennummer 3 Stellenbedarf Stellenanteil Inhaber Katze, Petra NAK normal ,40 1,00 Aufzeichnungszeitraum Zuschlag Rüstzeit in % von Zuschlag Rüstzeit in JAM 0,00 bis 22:10.12 Zuschlag Fortbildung Aufzeichnungstage 87 Zuschlag Sonstiges Normalarbeitszeit NAK98267,4 NAK mit Zuschlägen ,40 Jahresarbeitstage 212,7 JAM Ist gem. HR ,00 0,66 Stellenanteil 1 Mehr-/Minderbedarf 0,34 Wochenarbeitstage 5 Individuelle NAK 98267,4 Individuelle Jahrearbei 212,7 Aufzeichnungstage 87 Korrektur Urlaub, SoUrlaub, Krankheit Korrektur um Fortbildung Korrektur um Über-/Un -0,39 Arbeitstage für Hochre 87,39 Jahreshochrechnung (gerundet) in Anzahl mbz Anzahl Bearb.zeit Summen % 60 Sach- u. fachbezogene Tätigkeiten 9.495, Gruppe Allgemeine Arbeiten 256, Ausbildung: Ausbildung von AzuBi FB ,50 14,6 256,00 0,40% 3000 Gruppe Führungsaufgaben 1, Personalorganisationspläne aktualisieren (Aufstellungen) 1 0,68 2 1,00 0,00% 5000 Gruppe Aufnahmeanträge 2.375, Aufnahme: Ermäßigungsantrag bearbeiten 2 10, ,00 0,08% 5004 Aufnahme: Vorbehaltsbescheide (fehlende Unterlagen) 2 22,68 4,9 111,00 0,17% 5018 Rechnungsabwicklung bearbeiten 78 11,67 189, ,00 3,43% 6000 Gruppe Widerspruchsbearbeitung 2.799, Widerspruch: schriftlich; Zurücknahme Widerspruch 1 15, ,00 0,05% 5011 Widerspruch: schriftlich; Aufrechterhaltung Widerspruch 1 264,00 2,4 634,00 0,98% 5083 Zuschüsse: Prüfen, Gewährung (ElternVereine, FES, TagMuVerein) 28 31,36 68, ,00 3,31% 7000 Gruppe Seniorenbetreuung 4.064, Senioren: Allg. Informationen über wichtige Änderungen etc. 1 17, ,00 0,05% 5091 Haushalt: Zuschuss Altenbegegnungsstätte, Seniorenwerkstatt, Prüfung Verw 3 25,67 7,3 187,00 0,29% 5092 Senioren: z. B. Leitstelle Älterwerden 59 26,76 143, ,00 5,96% 70 Allgemeine (fachliche) Tätigkeiten ,00 35

36 Stellen optimieren 36

37 Zusammenfassender Überblick Unternehmensberatung GmbH Königswinterer Straße 154 D Bonn Tel.: +49-(0) Fax: +49-(0)

38 Das ist PAULA Menügeführte, systematische Abfolge der einzelnen Projektschritte Direktes Erfassen der Zeiten durch die Stelleninhaber (Selbsterfassung) Einfache Kontrollmöglichkeiten für den Organisator (Ergebnissicherung) Transparente Bewertungen für Auftraggeber und Stelleninhaber (Reports) Ergebnisse (reine Ist-Ergebnisse) sind unmittelbar nach Aufnahme-Ende verfügbar (sofortige Ergebnisse) 38

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 39