Inhaltsprotokoll. Ausschuss für Verwaltungsreform, Kommunikations- und Informationstechnik. Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/

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1 Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/ Wahlperiode Plenar- und Ausschussdienst Inhaltsprotokoll Ausschuss für Verwaltungsreform, Kommunikations- und Informationstechnik 44. Sitzung 21. Januar 2010 Beginn: Ende: Vorsitz: Uhr Uhr Henner Schmidt (FDP) Punkt 1 der Tagesordnung Aktuelle Viertelstunde Thomas Birk (Grüne) führt aus, es gebe Wohngemeinschaften für Menschen mit Demenz, die anders als in einer stationären Einrichtung berechnet würden, aber auch anders berechnet würden, als wenn sie ambulant zu Hause betreut würden. Es entstünden Kosten. Um das Produkt der ambulanten Betreuung fiskalisch nicht so negativ wirken zu lassen, hätten die Bezirke darauf gedrungen, ein neues Produkt für diese Wohnform zu schaffen. Nun sei es schwierig, das neue Produkt in OPEN/PROSOZ technisch und finanziell einzuarbeiten. Warum stoße die Einarbeitung des neuen Produktes zur Abrechnung der Kosten für Menschen mit Demenz, die in Wohngemeinschaften lebten, in OPEN/PROSOZ auf technische und finanzielle Probleme? Joachim Krabs (SenIntArbSoz) erklärt, seine Arbeitsgruppe sei für das Management und das IT- Fachverfahren Basis zuständig. Sie nähmen nach dem IT-Org-Konzept die Verfahrensverantwortung wahr. In der Software OPEN/PROSOZ sei seit kurzem die Bearbeitung von Leistungen für Menschen in dementen WGs bearbeitbar. Seit 2006 werde die Software OPEN/PROSOZ eingeführt. Zum sei die Fallumstellung fertig gewesen. Schwerpunkt der Fallumstellung und des Softwarewechsels habe darauf gelegen, dass die Sachbearbeiter einerseits noch im alten System arbeiteten, sich jedoch im neuen System auf die wesentlichen Leistungsgewährungen mit der neuen Software konzentrieren könnten. Es sei auf Raten der Bezirke selbst vermieden worden, die vorhandene Maske in der Software OPEN/PROSOZ in Betrieb zu nehmen. Im Juni vergangenen Jahres sei mit Anwenderhinweisen für die aktuell eingesetzte Softwareversion begonnen worden, diese Maske zu erläutern. Zudem seien Anwenderhinweise herausgegeben worden, wie man Hilfen für Personen, die in dementen WGs betreut würden, in OPEN/PROSOZ bearbeitet werden könnten. Es handle sich um die Maske besondere Pflegekräfte/Leistungskomplexe. Die dafür geltenden Anwenderhinweise seien auf der Internetseite zum Download sowie alle Schulungs- und Betriebskonzepte für das Verfahren bereitgestellt. Die Feststellung, dass Anforderungen an das IT-System immer wieder zu Problemen führten, werde bestätigt. Das Land Berlin habe das Glück gehabt, mit der offenen europaweiten Ausschreibung wieder eine Standardsoftware zu beschaffen, eine moderne datenbankgestützte Standardsoftware. Vorher habe es eine der Entwicklung des Altverfahrens immer stärker hin zu einer Berliner Individualsoftware gegeben, die schon nicht mehr zeitgleich mit der Deutschlandversion habe ausgeliefert werden können. Der Pflegeaufwand sei Redaktion: Carola Reitis, Tel bzw. quer (99407) 1464

2 Abgeordnetenhaus von Berlin Seite 2 Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/44 enorm gewesen. Die Pflegekosten für das Altverfahren seien förmlich explodiert. Im Interesse der Gebrauchsfähigkeit dieser Software durch Sachbearbeiter, im Interesse der Wirtschaftlichkeit des Verfahrens und des Betriebs, aber auch der Sicherheit der Datenverarbeitung und Zahlbarmachungsprozesse sollte möglichst bei einer Standardsoftware geblieben werden. Bei jeder fachlichen Änderung sei abzuwägen, ob der Nutzen die dadurch entstehenden Folgekosten und Risiken überwiege. Insofern würden Änderungen durch Parameteränderungen, die auf kurzem Weg möglich seien, vorgenommen. Änderungen wie Softwareanpassungen würden nicht nur nach den Kosten, sondern auch nach deren Wirkungen auf das System betrachtet. Ein Mitarbeiter leiste seine Unterschrift, dass diese Änderung im System vollzogen werden könne. Die letzte Unterschrift in der Verantwortungskette habe er selbst. Thomas Birk (Grüne) fragt, ob bei dem Vertragsabschluss zu OPEN/PROSOZ gesichert worden sei, dass Änderungen von Produkten und Budgetierungsverfahren in einem klar umrissenen Kostenrahmen nacharbeitbar seien und nicht immer neue Vertragsverhandlungen nach sich zögen. Joachim Krabs (SenIntArbSoz) erklärt, dass ein für fünf Jahre geltender Pflegevertrag abgeschlossen worden sei, der alle rechtlichen Anpassungen umfasse, die die Software durch die Gesetzgebung auf Bund- und Landesebene betreffe. Er umfasse auch die technische Pflege des Systems, soweit diese durch Betriebssysteme oder andere hervorgerufen werde. Die fachliche Anpassung könne in vielen Bereichen durch seine Verwaltung selbst vorgenommen werden. Dort, wo die Änderung der Software betroffen sei, gehe dies nur über eine Anfrage der Verwaltung über ein Angebot des Herstellers. Dann würde ein Preis verhandelt. In diesem von Abg. Birk angesprochenen Punkt sei es keine finanzielle Entscheidung. Die Auswertung der Daten für Hilfebedürftige in dementen WGs werde für auswertbar gehalten. Sylvia von Stieglitz (FDP) fragt, zu welchem Zeitpunkt bei dem Projekt MODESTA im Rahmen der Problemanalyse erstmals eine Projektfortführung in Frage gestellt worden sei. Welche zusätzlichen Entwicklungskosten seien nach diesem Zeitpunkt entstanden? Staatssekretär Ulrich Freise (SenInnSport) bemerkt, die Aktualität der Fragestellung habe sich ihm nicht erschlossen. Über dieses Thema sei im Abgeordnetenhaus bereits gesprochen worden. Es sei bekannt, dass die Justizsenatorin und der Staatssekretär im Rahmen eines Besprechungspunktes im Rechtsausschuss umfassend berichten würden. Es werde eine ausführliche Darstellung des Sachverhalts unter anderem mit der Beantwortung auch dieser Fragen erfolgen. Aufgrund der Kurzfristigkeit dieser Anfrage seien weder die Senatorin, noch der Staatssekretär in der Lage gewesen, heute für diese Beantwortung zur Verfügung zu stehen. Er selbst bitte um Verständnis, eine Beantwortung angesichts des Umstandes einer parlamentarischen Debatte und der Tatsache, dass möglichst exakte Auskünfte der Entscheidungsträger gewünscht seien, nicht vornehmen zu wollen. Sylvia von Stieglitz (FDP) erwidert, sie halte die Fragestellung für aktuell, weil es widersprüchliche Zahlen und Aussagen gebe. Sie warte die Ausführungen des Rechtsausschusses ab. Andreas Statzkowski (CDU) spricht über eine intensive Diskussion in den Berliner Bezirken. Die Leiter der Ordnungsämter, die ursächlich dafür zuständig seien, verwiesen in aller Regel auf die Zuständigkeit der Senatsinnenverwaltung und die geringe Zahl von zur Verfügung stehenden Mitarbeitern. So stünden beispielsweise im Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg für Einwohner neun Mitarbeiter zur Verfügung. Wie beurteile der Senat den gegenwärtig witterungsbedingten Zustand auf den Berliner Straßen und Gehwegen vor dem Hintergrund der geringen Zahl von Mitarbeitern der Ordnungsämter, die die Einhaltung der Räumpflichten für Schnee- und Glättebeseitigung kontrollieren sollten? Staatssekretär Ulrich Freise (SenInnSport) führt aus, Witterungslagen, wie sie derzeit aufträten, habe es zuletzt 2005 gegeben. Davor hätten es 1986 und 1986 ähnliche Verhältnisse geherrscht. Damals habe man nicht auf Ordnungsämter zurückgreifen können sei man gut in der Lage gewesen, mit den Ordnungsämtern der Problematik Herr zu werden. Zu aktuellen Situation habe er gerade mit den Leitern der Ordnungsämter bzw. den zuständigen Stadträten gesprochen. Dabei sei diese Thematik nicht problematisiert worden. Sollte die Frage implizieren, für derartige Witterungslagen spezielle Personalvorsorge zu treffen,

3 Abgeordnetenhaus von Berlin Seite 3 Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/44 würde sich die Stadt überheben. Aus seiner Sicht leisteten die Ordnungsämter im Übrigen gute Arbeit, indem die Eigentümer der Stadt daran erinnert würden, welchen Pflichten sie nachkommen müssten. Andreas Statzkowski (CDU) erwidert, dass es aus seiner Sicht mehr Anlass gebe, auch von Seiten der Bezirke, entsprechende Fragen zu stellen. Gebe es einen aktuellen Überblick über die Frage der Soll-Stärke der Ist-Stärke der Berliner Ordnungsämter, sodass eine Übersicht und bessere Einschätzung über die Situation gegeben werden könne, inwieweit die Bezirke tatsächlich in der Lage seien, diesen Aufgaben ausreichend nachzukommen? Staatssekretär Ulrich Freise (SenInnSport) verweist auf die Erarbeitung einer entsprechenden Anfrage des Hauptausschusses. Die Beantwortung werde dem Ausschuss zugänglich gemacht. Der Ausschuss schließt die Behandlung der Aktuellen Viertelstunde ab. Punkt 2 der Tagesordnung a) Besprechung gemäß 21 Abs. 3 GO Abghs Zusammenarbeit von der Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) und dem Land Berlin Hierzu: Anhörung (auf Antrag der Fraktion der CDU) b) Besprechung gemäß 21 Abs. 3 GO Abghs Zusammenarbeit von Berlin und Brandenburg im Bereich der IT in der öffentlichen Verwaltung Hierzu: Anhörung (auf Antrag der Fraktion der CDU, der Fraktion der Grünen und der Fraktion der FDP) Siehe Wortprotokoll. Punkt 3 der Tagesordnung a) Antrag der Fraktion der CDU Nachteile für Berlin künftig vermeiden Professionelles Vertragsmanagement in der Berliner Verwaltung einführen Drs 16/1409 b) Besprechung gemäß 21 Abs. 3 GO Abghs Stand eines einheitlichen IT-Vertragsmanagements (auf Antrag der Fraktion der Grünen) Andreas Statzkowski (CDU) verweist auf das Entstehungsdatum des Antrag, den 29. April Allein die Diskussion um MODESTA zeige, dass eine zusätzliche Form der Kontrolle des professionellen Vertragsmanagements zur Vermeidung von Vermögensschäden im Interesse Berlins geboten erscheine. Thomas Birk (Grüne) legt dar, über das allgemeine Vertragsmanagement hinaus stelle sich für seine Fraktion bei komplexen Sachverhalten, die oft bei der Entwicklung von Fachverfahren zu berücksichtigen seien, die Frage, ob im Rahmen eines IT-Kompetenzzentrums auch gleichzeitig standardisiert Verträge abgefasst werden könnten. Nach Informationen seiner Fraktion gebe es so etwas nicht. Deshalb werde häufig das ITDZ als Mittler oder Moderator hinzugezogen werden. Dies sei misslich, weil dieses als Rolle des Dienstleisters oft selbst Vertragspartner sei oder Teil des Vertrages werde. Zudem gebe es immer wieder Probleme beim Controlling. Wie werde frühzeitig festgelegt, welche Meilensteine wann zu erfüllen sei? Staatssekretär Ulrich Freise (SenInnSport) führt aus, es sei Aufgabe und Auftrag des ITDZ, an vielen Stellen für das Land Berlin Verträge zu schließen und diese Verträge fachlich zu controllen. Deswegen gebe es ein ausgeprägtes Vertragsmanagement und Vertragscontrolling von Wirtschaftsprüfern. Der Hauptausschuss

4 Abgeordnetenhaus von Berlin Seite 4 Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/44 habe Wert darauf gelegt, dass der Wirtschaftsplan im Datenraum zur Verfügung gestellt werde. Dort könne Einsicht genommen werden. Ein solches Vertragsmanagement im IT-Bereich erfolge sorgfältig; das Volumen des ITDZ betrage jährlich etwa 100 Millionen Euro. Im Übrigen gebe es die Ressort- und Zuständigkeitsstrukturen im Land Berlin. Wie auch in anderen Bereichen gebe es im IT-Bereich eine dezentrale Fachund Ressourcenverantwortung. Seit etlichen Jahren gebe es in vielen Verwaltungen ein professionelles Vertragsmanagement. Welche Verträge sollten eigentlich erfasst werden? Welche Verträge gebe es in diesem Kontext? Wie heterogen jeweils gestaltet von der Aufgabenstellung aus den einzelnen Fachressorts sei Vertragsgestaltung und das, was in der Umsetzung und im Controlling beherzigt werden müsse? Eine Datenbank oder eine Vorgabe, wie in einem bestimmten Verfahren das entsprechende Controlling zu managen sei, würde einen erheblichen Aufwand erfordern, dem ein minimaler Ertrag gegenüber stünde. Nach seiner Erkenntnis aus vielen Verträgen zeige sich in den meisten Fällen, dass die Berliner Verwaltung gut ausgebildet und gut aufgestellt sei, diese Angelegenheiten des täglichen Lebens zu managen. An den Stellen, an denen die Verwaltung oder der Dienstleister nicht über das Know-how verfüge, sei es Standard, sich entsprechender Spezialisten zu bedienen. Aus diesem Grund sei auch die Quote bei Klageverfahren äußerst minimal. Nun gebe es aktuell mit einem Verfahren, MODESTA, Probleme. Dies seien jedoch Ausnahme- und Einzelfälle, zumal es sich bei diesem Verfahren um die Entwicklung eines Verfahrens für die Staatsanwaltschaft Berlin handle. Hierfür sei ein Projekt aufgesetzt worden. Es gebe kaum ein Bundesland, dass das Thema Projektmanagement und Projektcontrolling so intensiv standardisiert und aufgestellt habe, wie es das Land Berlin getan habe. Wenn die Prüfungen ergäben, dass überhaupt ein beanstandungswürdiges Verfahren vorliege, könne er nicht nachvollziehen, was dieses mit dem hier gestellten Thema des Vertragsmanagements und Controllings zu tun haben solle. Hier handle es sich um die Durchführung eines Projektes und Projektcontrolling. Thomas Birk (Grüne) erwidert, er erwarte keine zentrale Erstellung von Verträgen. Dies sei nicht Anliegen. Gerade bei der im ständigen Wandel befindlichen IT-Landschaft sei es schwierig, langfristig gültige gute Verträge aufzusetzen. Insofern wären bestimmte abrufbare Standards sinnvoll. Sei dies im Intranet des Landes Berlin hinterlegt? Gebe es eine Beratungsstelle, die neben dem ITDZ hilfreich zur Seite stehe? Gebe es Regeln für die Erstellung eines Pflichtenheftes? Gebe es klare Regeln für Straf- und Regresszahlungen? Bei MODESTA seinen Zeitvorgaben nicht eingehalten worden. Werde bei der Beratung ausreichend Hilfestellung bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung geleistet? Werde die Schnittstellenproblematik ausreichend berücksichtigt? Gebe es klare Regelungen bei Verträgen mit anderen Bundesländern? Inwieweit spielten die Grundregeln der IT-Strategie systematisch bei dem Vertragsabschluss eine Rolle? Wer controlle das? Gebe es systematische Regeln zum Vertragscontrolling? Vorsitzender Henner Schmidt stellt fest, dass es bei dem Antrag um ein Vertragsmanagement über alle Verträge gehe. Es sei keine Rede davon, dass diese in ihrer Differenziertheit nicht unterschieden werden sollten. Es gehe lediglich um ein standardisiertes Verfahren. In anderen Bereichen der IT gebe es durchaus vertragliche Probleme, bei städtebaulichen Verträgen, bei Verkehrsdienstleistern und anderen. Der Antrag der CDU spreche ein Problem an, dass offenbar in verschiedenen Senatsverwaltungen existiere und fordere zunächst zur Entwicklung eines Verfahrens auf, ohne jedoch konkrete Details festzulegen. Aus Sicht seiner Fraktion sei der Antrag daher zustimmungsfähig. Andreas Statzkowski (CDU) weist darauf hin, dass seine Fraktion insbesondere die Angebote der BIT in der Frage des Großprojektmanagements noch einmal prüfen wolle, um zu sehen, welche Möglichkeiten für eine professionellere Handhabung vorhanden seien und genutzt würden. Hier gehe es auch nicht um kleine Beträge, sondern Summen im siebenstelligen Bereich. Er sehe seine Aufgabe auch nicht darin, dem Senat detailliert vorzuschreiben, wie die Verwaltung konkret zu strukturieren sei. Vielmehr sollten bestimmte Probleme aufgegriffen und der Senat gebeten werden, diese Probleme zu lösen. Kirsten Flesch (SPD) legt dar, der Komplex Vertragscontrolling in einem Komplex wie der der zweistufigen Verwaltung des Landes Berlin sei sehr umfassend. Der Antrag gehe von einem konkreten Sachverhalt aus. Dieser betreffe zwar nur ein Bauvorhaben, es werde jedoch gleichzeitig auf Verkehrsverträge hingewiesen sowie auf MODESTA. Hier könne der Vorgang eines standardisierten Verfahrens nicht passen. Die Kontrollmechanismen in Verträgen seien meistens Bringeschulden. Der größte Teil von MODESTA sei beispielsweise Organisationsprozessuntersuchung. Es werde versucht, ein Verwaltungsverfahren an die techni-

5 Abgeordnetenhaus von Berlin Seite 5 Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/44 schen Möglichkeiten anzupassen. Dies könne nicht mit einem Standardvertragscontrolling oder Pflichtenheft gelöst werden. Regeln gebe es bereits genug. Sich an Ausreißern zu orientieren und Dinge zu fordern, die eigentlich mit den Gründen dafür nichts zu tun hätten, passe an dieser Stelle nicht. Staatssekretär Ulrich Freise (SenInnSport) konstatiert, der Senat werde zu einem Handeln aufgefordert. Es sei gutes Recht der Opposition, systemisch, systematisch und organisatorisch nicht zusammenhängende Themen zu bündeln und eine Regelung zu fordern. Jedoch müssten diese Forderungen in unterschiedliche Teile unterteilt werden. Es gebe aber Schwierigkeiten, einen allgemein gültigen Standard zu finden, beispielsweise den bundesweiten Vertrag zur Einführung des Digitalfunks im Vergleich zu MODESTA oder einer kleinen Verfahrensentwicklung für den Bezirk Pankow. Dies sei nicht realisierbar. Je nachdem, um welchen Vertragstyp und um welche Partner es gehe, müsse eine Vertragsgestaltung gewählt werden, die den Interessen des Auftragsgebers, des Vertragsauslösens gerecht werde. Es sei auch nicht sinnvoll, beispielsweise standardmäßig Pönalen vorzusehen. Wichtig sei, dass die existierenden haushaltsmäßigen, im Haushaltsrecht abgebildeten, aber auch in den Organisationsgrundsätzen der jeweiligen Verwaltung abgebildeten Organisationsgrundsätze jeweils auf die entsprechenden Vertragsabschlüsse gelegt würden. Bei Mängeln in der Vergangenheit sei festzustellen, dass an irgendeiner Stelle existierende Grundsätze möglicherweise nicht ausreichend beachtet worden seien. Es liege nicht daran, dass nicht vorgesehen sei, dass die Vertrags- und Haushaltsverantwortlichen nicht klar umrissene Verantwortung für das Controlling abgeschlossener Verträge gehabt hätten. In der Wirtschaft gebe es durchaus Standards, so gebe es bei der Vergabe von IT-Verträgen einen EVB-Standard. Dieser Bundesstandard werde von den Ländern bei solchen Ausschreibungen angewendet, wogegen die Wirtschaft teilweise Sturm laufe, weil mit Unternehmensstrukturen bestimmter Unternehmen solche Standards inkompatibel seien und sie sich deshalb vom Wettbewerb ausgeschlossen fühlten. Er räume jedoch ein, dass ihm auch Verfahren bekannt seien, bei denen ex post die Frage aufgeworfen worden sei, ob an bestimmten Stellen der eigene Mechanismus möglicherweise versagt habe. Bei entsprechenden Prüfungen habe sich fast immer herausgestellt, dass nicht ein organisatorischer systemischer Fehler vorgelegen hätte, sondern an der einen oder anderen Stelle Menschen gearbeitet hätten. Bei der Analyse dessen, was an Vertragsgestaltung und abwicklung vorliege, könne er unterstreichen, dass es nach wie vor bei allen Sparmaßnahmen eine sehr weit professionalisierte Verwaltung gebe, in der es allerdings eben auch einmal Fehler gebe. Eine völlig neue Grundausrüstung, die vorhandene Systeme auch ein Stück weit in Frage stellen würde, hielte er eher für kontraproduktiv. Thomas Birk (Grüne) versteht den Antrag der Fraktion dahin gehend, nicht einen Standard für ganz Berlin vorzugeben, sondern sich an der Materie zu orientieren. Im Bereich IT entwickle sich alles schneller, als man verlangen könne, dass die Menschen in einer dezentralen Einheit auf dem Stand seien. Deswegen wäre es hilfreich, dort Hilfen zu haben, die auch im Sinne von shared services ein Raster ermöglichten, damit nichts vergessen werde. In seiner Fraktion werde gerade auf Open Source umgestellt. Eine solche Umstellung sei oft mit Problemen behaftet, weil es diese Schnittstellenproblematik gebe. Bisher gemachte Erfahrungen sollten in neue Vertragsabschlüsse eingebaut werden. Der Ausschuss beschließt, den Antrag der Fraktion der CDU abzulehnen und dies in einer entsprechenden Beschlussempfehlung dem Hauptausschuss zuzuleiten. Die Besprechung wird für erledigt erklärt. Punkt 4 der Tagesordnung Mitteilung zur Kenntnisnahme Partnerschaftlichen Umgang fördern Mobbing in der Verwaltung bekämpfen Drs 16/0084, 16/0364, 16/0784 und 16/1684 Abschlussbericht Drs 16/2570 (Besprechung auf Antrag der Fraktion der SPD und der Linksfraktion) 0159 Wird vertagt.

6 Abgeordnetenhaus von Berlin 16. Wahlperiode Seite 6 Inhaltsprotokoll VerwRefKIT 16/ Januar 2010 Punkt 5 der Tagesordnung Verschiedenes Siehe Beschlussprotokoll.