White Paper P&I LOGA3

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1 White Paper P&I LOGA3 Version 14.0, Stand

2 [2] Copyright 2014 P&I AG Alle in diesem White Paper enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden White Paper enthaltenen Texte, Abbildungen und Beispiele mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Infolgedessen übernimmt der Herausgeber weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Der beschriebene Funktionsumfang steht den Benutzern nur bei entsprechender Lizenzierung zur Verfügung. Dieses White Paper ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses White Papers darf ohne schriftliche Genehmigung der P&I AG in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die in diesem White Paper erwähnten Firmen-, Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Die P&I AG verwendet in dieser Publikation - bezogen auf die geschlechtliche Darstellung aus Gründen der besseren Lesbarkeit den generischen Maskulin. Wiesbaden, 07. Mai 2014 S.2

3 [3] Inhaltsverzeichnis (A) P&I LOGA (B) Persönliche Daten... 5 (C) Beruflicher Werdegang... 8 (D) Karriere und Skills (E) Stellenplan (F) Kalender (G) Workspace S.3

4 [4] (A) P&I LOGA3 Grenzenlose Mobilität, intuitive Bedienung, smarte Applikationen und schnelle Kommunikation über soziale Netzwerkstrukturen - diese Prinzipien unserer modernen Gesellschaft überträgt P&I mit P&I LOGA3 in die HR-Welt! Klar, dass sich dabei eine individuelle Personalisierung von selbst versteht. P&I LOGA3 ist so konzipiert, dass HR-Aufgaben mit wenigen Klicks sozusagen on the go ausgeführt werden können. Dabei gestaltet jede Anwenderin und jeder Anwender - ob Mitarbeiter/-in, Personalsachbearbeitung oder Führungskraft - per Drag & Drop den individuellen Arbeitsplatz ganz einfach selbst. Ein Widget-orientiertes Dashboard beinhaltet die individuell anpassbaren täglichen HR-Aufgaben und Ereignisse. Dabei strukturieren Widgets typische HR-Aufgaben in den Bereichen Persönliche Daten, Dienstliche Daten (beruflicher Werdegang), Karriere & Skills, Kalender` und Workspace`. S.4

5 [5] (B) Persönliche Daten Der eigenen Persönlichkeit Ausdruck zu verleihen gehört zu den Urinstinkten der Menschheit. Angefangen mit der Individualisierung der Behausungen durch Höhlenmalerei in der Steinzeit, wählt der Mensch der Gegenwart andere Möglichkeiten: vom Bild der Familie auf dem Schreibtisch bis hin zur Veröffentlichung von Fähigkeiten und Kenntnissen in sozialen Netzwerken. P&I LOGA3 stellt Informationen in den Vordergrund und bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, eigene Daten zu pflegen, deren Inhalte sich nach den marktgängigen sozialen Plattformen richten. Zudem können spezifische personalwirtschaftliche Informationen ergänzt werden. Die neue außergewöhnliche Nutzung animiert dazu, diese Daten ständig aktuell zu halten. Dem Mitarbeiter wird durch LOGA3 die Möglichkeit geboten sich aktiv an personalwirtschaftlichen Prozessen, die seine Person betreffen, mitzuwirken und die Personalarbeit zu entlasten. Gleichzeitig ist die Qualität der Daten durch eine Beteiligung der Personalabteilung gegeben. Dieser moderne Ansatz des Employee Self Service reduziert die administrativen Aufwände in den Personalabteilungen und unterstützt das Unternehmen, die eigene Arbeitgebermarke modern und innovativ zu präsentieren. S.5

6 [6] Beispiel Persönliche Daten Das Profil des Mitarbeiters gibt einen Überblick über verschiedene Informationen wie Position, Geburtstag und Kontaktinformationen. Mitarbeiter erhalten hier die Möglichkeit, eigene Bilder hochzuladen oder die Bankverbindung für zukünftige Transaktionen einzutragen. Durch die eigenständige Profilpflege wird die Personalabteilung um administrative Aufgaben erleichtert und kann sich so auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren: Die Rekrutierung der richtigen Mitarbeiter, deren Betreuung im beruflichen Werdegang sowie die Nachfolgeplanung. S.6

7 [7] Beispiel Kinder In P&I LOGA3 sind Abläufe logisch und nachvollziehbar dargestellt. So wird dem Mitarbeiter im Bereich Kinder die Möglichkeit geboten, seine Kinder selbst in P&I LOGA3 zu pflegen. Durch die Erfassung eines Kindes im System wird der zuständige Sachbearbeiter informiert und kann entsprechend weitere Anpassungen, wie beispielsweise Kinderlosenzuschläge zu entfernen oder Kinderfreibeträge einzupflegen, vornehmen. Beispiel Qualifikation Mit P&I LOGA3 wird ein System bereitgestellt, bei dem Mitarbeiter ihre Qualifikationen erfassen und die Chance nutzen können sich beruflich weiter zu entwickeln. Dem Mitarbeiter wird die Möglichkeit geboten, eigene Kenntnisse oder Talente zu identifizieren und aufzuzeigen. Auch hier können Zertifikate o.ä. zur weiteren Einsicht hochgeladen werden. S.7

8 [8] (C) Beruflicher Werdegang Das Widget Beruflicher Werdegang umfasst alle Aufgaben der täglichen Personalarbeit. Nach Maßgabe der zu bearbeitenden Personen werden Anwendern unterschiedliche Aufgaben präsentiert. Die zur Verfügung stehenden Aufgaben richten sich nach der jeweiligen Person und besonderen Eigenschaften, die es zu bearbeiten gilt. P&I LOGA3 für den öffentlichen Dienst z.b. enthält spezifische Aufgaben für die Statusgruppen Beschäftigte, Beamte und Auszubildende. S.8

9 [9] Jede Aufgabe beinhaltet einzelne, autarke Aktivitäten. Diesen Aktivitäten sind Erfassungsdialoge, Schriftgut, Berechnungen oder sonstige Programmfunktionen zugeordnet. Mithilfe der Funktion Papierkorb lassen sich überflüssige Datenfelder oder komplette Aktivitäten entfernen bzw. Aktivitäten in der Bearbeitungsreihenfolge verändern. Sofern für die einzelnen Aktivitäten ein Zeitbezug von Relevanz ist, kann dieser mit Hilfe des Symbols Zeitbezug grafisch dargestellt und bearbeitet werden. Änderungen des Zeitbezugs erfolgen mithilfe von Kalender-Einträgen oder der intuitiven Verschiebung und Auswahl des relevanten Zeitraums. S.9

10 [10] Sofern aus einer Aktivität Dokumente erzeugt werden dürfen, stehen diese mit Hilfe des Symbols Dokument zur Verfügung. In der Regel stehen mehrere Dokumente für eine Aktivität zur Auswahl. In diesen Fällen präsentiert P&I LOGA3 die Dokumente in einer Vorschau, um die richtige Auswahl zu unterstützen. Mit Aufruf der jeweiligen Unterlage werden die Inhalte der gewählten Aktivität sowie die Daten des gewählten Personalfalls mit der Dokumentenvorlage verbunden und die fertige Ausführung am Bildschirm präsentiert. In Abhängigkeit der Dokumenten-Eigenschaften können weitere Optionen bereitgestellt werden. Sofern das Dokument ausschließlich als PDF genutzt wird, kann dieses gedruckt und in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Soll die Unterlage weiter bearbeitet werden, lässt sie sich mit MS Word aufrufen. Entsprechen die der Aktivität zugeordneten Dokumente nicht betrieblichen Gegebenheiten, kann nach weiteren Dokumenten in der P&I BIG DATA recherchiert werden. Die unterschiedlichen Alternativen werden direkt über die Symbolleiste Bearbeiten aufgerufen. Für jede Aktivität besteht die Möglichkeit, mit Hilfe des Symbols Wiedervorlage eine persönliche Erinnerung zu erstellen. Sofern die Einbeziehung von weiteren Personen erforderlich ist, können diese ebenfalls in die Wiedervorlage aufgenommen werden. S.10

11 [11] (D) Karriere und Skills Durch das Widget Karriere & Skills werden Aufgaben im Zusammenhang mit der betrieblichen Personalentwicklung und der leistungsbezogenen Vergütung bereitgestellt. Zu letzterem zählen insbesondere die Definition von betrieblichen Zielen, die Vereinbarung von Zielen mit dem Personal, die Messung von Zielerreichungsgraden sowie die Auszahlung von leistungsbezogenen Entgelten. Für die Vereinbarung von Zielen berücksichtigt P&I LOGA3 sowohl die Möglichkeit der Definition von quantifizierbaren und monetären Zielen als auch die Vereinbarung von qualitativen Zielen und deren Prämierung. S.11

12 [12] Für die Terminierung von Zielvereinbarungs- und Bewertungsgesprächen stehen Einladungs- und Kalenderfunktionen bereit, mit deren Hilfe Zeitkorridore erstellt werden. Beteiligten Personen können sich auf diese einbuchen. So lassen sich aufwändige Abstimmungsprozesse reduzieren. Für die Aufgaben der Bewertung der vereinbarten Ziele werden den verantwortlichen Personen zusätzliche Informationen zu den Mitarbeitern bereitgestellt. Die Anpassbarkeit an die betrieblichen Belange erfolgt durch die Entfernung von überflüssigen Datenfeldern und Aktivitäten. Die Beteiligung unterschiedlicher Personen von der Zieldefinition bis zur Auszahlung von leistungsbezogenen Entgelten kann durch das übergreifende Zugriffs- und Berechtigungskonzept eingestellt werden. S.12

13 [13] (E) Stellenplan Das Widget Stellenplan stellt eine besondere Art der Bearbeitung von Aufgaben aus dem Kontext Organisations- und Stellenmanagement dar. Mit Bedienung dieses Widgets erhalten Benutzer eine grafische, dynamische Darstellung der Organisation und eine kontextbezogene Benutzerführung zur Bearbeitung. In P&I LOGA3 werden organisatorische und hierarchische Zusammenhänge als Organigramm dargestellt, in dem sich die Anwender intuitiv bewegen. Alle Aktivitäten können per Dialogeingabe oder per drag & drop durchgeführt werden. Mit der Erstellung und Veränderung von Stellendaten und der Bearbeitung von Stellenbesetzungen werden unabhängig von der Art der Bedienung sämtliche Plausibilitäten im Zusammenhang mit der Neuanlage und Veränderungen von Organisationseinheiten unmittelbar berücksichtigt. Die Darstellung des Organigramms erfolgt jeweils nach Maßgabe des Gültigkeitsdatums über das Symbol Datum. Jedes Element im Widget Stellenplan ermöglicht die Navigation im Organigramm. Die Darstellung der jeweils nachfolgenden Organisationsstränge durch Berühren der übergeordneten Organisation unterstützt die optimale Bedienung mit der Maus oder einem Tablet. S.13

14 [14] Das Aktivieren des Symbols Bearbeiten öffnet die kontextbezogene Bearbeitung des jeweiligen Elementes, der Organisationseinheit, der Stelle oder der Besetzung. Hierbei werden Anwendern in einem ersten Schritt die am häufigsten verwendeten Funktionen präsentiert. Sofern diese zur Bearbeitung der Aufgabe nicht ausreichen, werden weitere Bearbeitungsschritte durch einen Mausklick geöffnet. Aus einem hierarchisch höher angeordneten Organisationselement können immer auch alle untergeordneten Organisationselemente bearbeitet werden. S.14

15 [15] Der Stellenplan ist das Herzstück von P&I LOGA3. Aus ihm heraus ist es möglich sich zu jedem anderen Bereich des Programmes zu navigieren. So lassen sich für eine bestimmte Organisationseinheit, Stelle oder Person Merkmale anpassen, Kosten planen sowie Zielvereinbarungen ansehen, bearbeiten und neu planen. Alle erforderlichen Bearbeitungsvarianten, die in der Stellenbewirtschaftung eines jeden Unternehmens und jeder Organisation erforderlich sind, stehen in der hierarchischen Betrachtung der jeweiligen Stelle oder Stellenbesetzung in einem Kontextmenü zur Verfügung. Jedem Element lassen sich grafische und textliche Informationen hinzufügen, die erforderlich sind, um die Bearbeitung zu unterstützen. S.15

16 [16] Mit Hilfe des Symbols Analytics werden übergreifende Analysen und Informationen aufgerufen, die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Element stehen. Hierbei handelt es sich um Budget- und Kosteninformationen, Informationen zur Fluktuation und Besetzung, zur Vergütung und Besoldung. Die Darstellung der historischen Zustände wird grafisch unterstützt. Ein Historienwechsel erfolgt durch das intuitive Hineinklicken in den dargestellten Zeitstrahl. Mit Hilfe des Symbols Person werden direkt aus dem Organigramm personalwirtschaftliche Aufgaben aus dem Widget Beruflicher Werdegang zur Anzeige und Bearbeitung gebracht. Matthias Muth S.16

17 [17] Smarte Dinge Mit P&I LOGA3 hat P&I eine Plattform geschaffen, in der Sachverhalte, Informationen und Daten für das Auge schnell erfassbar sowie übersichtlich dargestellt werden. Smarte Funktionen unterstützen den Anwender an wichtigen Stellen mit komfortablen Funktionen. So findet der Anwender im Bereich Stellenplan gleich zwei smartetools: Durch das Herüberziehen des Symbols Stelle Anzahl auf eine ausgewählte Organisationseinheit wird sofort die Information über die aktuelle Stellenkapazitäten angezeigt. Hierbei erhält man die Stelleninformation über die ausgewählte Organisationseinheit und alle untergeordneten Organisationseinheiten. Dadurch wird auf einen Blick deutlich, in welchen Bereichen der übergeordneten Organisationseinheit ein Besetzungsdefizit besteht. Mit dem Symbol Sperre wird in der ausgewählten Organisationseinheit dargestellt, welche Stellen voll-, teil- oder zeitlich gesperrt sind und deshalb für eine derzeitige Besetzung nicht zur Verfügung stehen. S.17

18 [18] Organigramm Mit der Funktion `Organigramm drucken wird der aufgebaute Stellenplan sofort als PDF bereitgestellt. Die Funktion bietet bei der Bereitstellung des Organigramms verschiedene Möglichkeiten: So kann eine organisationsübergreifende Version sowie eine auf Organisationseinheitsebene beschränkte Variante gezeigt werden. Zudem ist die Möglichkeit gegeben, die Stellen mit oder ohne Besetzung anzuzeigen. S.18

19 [19] (F) Kalender Das Widget Kalender ist das zentrale Element für die Erfassung von zeitbezogenen Sachverhalten. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um die Beantragung von Dienstreisen, die Darstellung von Schichten, die Erfassung von Abwesenheiten oder die Teilnahme an Seminaren dreht. Der Kalender steht prozess- und funktionsübergreifend zur Verfügung. Darüber hinaus können die Einträge in Outlook exportiert werden. Mit Hilfe der Symbolleiste Kalendersicht lassen sich verschiedene Darstellungen in Abhängigkeit der Erfordernisse der Anwender wählen. Das Symbol Einstellungen ermöglicht es Anwendern, die Darstellung von Kalenderinhalten auf die für sie relevanten Informationen zu reduzieren. Warnungen im Kalender werden mit dem Symbol Achtung dargestellt und fordern hierdurch zum Bearbeiten des Kalenders auf. S.19

20 [20] Der Kalender stellt alle Informationen zu Ab- und Anwesenheitszeiten als beantragte oder gebuchte Symbole dar. Darüber hinaus lassen sich alle Informationen anzeigen und bearbeiten, die sich aus der Nutzung der P&I LOGA3 Zeiterfassung, Dienstplanung und Projektzeiterfassung ergeben. Zu diesem Zweck erhalten die Anwender kontextspezifische Informationspaneele, die einen sofortigen Überblick über Bearbeitungszustände und Salden vermitteln. Alle Bearbeitungsvorgänge ergeben sich aus der Navigation innerhalb des Kalenders und der gewählten Zeitart. Für die Zeiterfassung werden Anwender mit grafischen Elementen zur Darstellung des einzelnen Tages unterstützt. S.20

21 [21] (G) Workspace Das Widget Workspace ist das Social Media Center von P&I LOGA3. Führungskräfte müssen eine klare Vorstellung haben, wohin sie ihre Organisation im digitalen Zeitalter führen wollen. Gleichzeitig müssen sie die Initiative ihrer Mitarbeiter fordern und diese einbeziehen, um die eigene Vision auch in die Praxis umsetzen zu können. Das erfordert ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter Ideen entwickeln und Dinge ausprobieren können. Digital Leader sollten dafür sorgen, dass Mitarbeiter das Erlernte systematisch erfassen, analysieren und umsetzen. Ein Beispiel: Ein globaler Anbieter für Gesundheitssoftware wollte die Zeit zwischen Ideenfindung und Realisierung verkürzen. Die Firma entschloss sich, eine soziale Plattform einzurichten, um so den Informationsaustausch innerhalb der Organisation zu vereinfachen. Die Umsetzung wurde einem Team von Mitarbeitern anvertraut. Der Enthusiasmus dieser Mitarbeiter - darunter viele aus der Generation Y - legte den Grundstein für das Projekt und führte es zum Erfolg. Dieser Grundgedanke wird mit dem Workspace in P&I LOGA3 konsequent umgesetzt. Als interne Kommunikationsdrehscheibe haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich aktiv in die kreative und kommunikative Welt des Unternehmens einzubringen. S.21

22 [22] Die Bildung von Foren, die Beteiligung an Foren durch Beiträge und Kommentare oder das Abonnement von Unternehmens- und Abteilungsnews gehören für viele Anwender privater sozialer Netzwerke zur Selbstverständlichkeit moderner Kommunikation. Mit dem Workspace von P&I LOGA3 können Ideen einfach formuliert und zur Abstimmung gegeben werden, ohne dass die Verwaltung eines formalen betrieblichen Ideenmanagements jede Kreativität vernichtet. Für die Personalverantwortlichen bietet der Workspace die Chance, virtuelle Teams zu organisieren und in einer betrieblichen Social Media Plattform interdisziplinär zu kommunizieren. Zusätzlich gibt es im Bereich des Workspaces eine Übersicht über aktuelle und anstehende Termine, die im Kalenderbereich von P&I LOGA3 gepflegt sind. S.22

23 [23] Deutschland Österreich Schweiz P&I AG P&I GmbH P&I AG Kreuzberger Ring 56 Ares Tower Seestrasse 185 D Wiesbaden Donau-City-Straße 11 CH-8800 Thalwil Telefon A-1220 Wien Telefon +41 (0) Telefax Telefon Telefax +41 (0) info@pi-ag.com Telefax info.ch@pi-ag.com P&I AG, P&I LOGA3, Deutschland; V info.at@pi-ag.com S.23