Anleitung für das Arbeiten mit der Groupware BSCW

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1 Anleitung für das Arbeiten mit der Groupware BSCW Verwendung für das Proseminar: Statistik, Teil I und Teil II, auch für Erstsemester bei Frau Prof. Dr. Rottleuthner-Lutter Fachbereich 03 Institut für Soziologie Quellenhinweise: Für die Erstellung der Unterlagen wurden die nachfolgend aufgeführten Quellen benutzt. (Stand Aug. 2007) Hilfe der Plattform: (Stand Okt. 2007) (Stand Okt. 2007)

2 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 1 Was ist BSCW? BSCW = Basis Support for Cooperative Work stellt eine Groupware dar. (Groupware = Gruppensoftware Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe, über eine zeitliche und/oder räumliche Distanz). Mit Groupware und damit natürlich auch mit BSCW ist es möglich, dass mehrere Benutzer im Inter- oder Intranet zusammenarbeiten können. BSCW unterstützt die Kommunikation, Terminund Aufgabenplanung. Arbeitsgruppen können in Arbeitsbereichen (ähnlich den bekannten Ordnern) Dokumente anlegen und diese Dokumente dann gemeinsam bearbeiten und austauschen. Quelle: Voraussetzungen zur Arbeit mit der Plattform BSCW 1. technische Mindestvoraussetzungen: Rechner mit Internetanschluss und eigene Adresse entsprechende Software zum Empfang von s und Anzeigen von Website (Microsoft Outlook, Internetexplorer) Zugriff auf die Plattform BSCW sowie ein Textverarbeitungsprogramm 2. arbeitstechnische Voraussetzungen Erfahrungen innerhalb des Bereiches sowie im Bedienen eines Internet-Browser Grundkenntnisse mit einem Textverarbeitungsprogramm sowie des Betriebssystems

3 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 2 Erstes Arbeiten mit BSCW Bevor Sie mit der Plattform BSCW arbeiten können, müssen Sie sich registrieren. Die Registrierung erfolgt mit einer Adresse, die während der gesamten Arbeit mit dem BSCW Server als Legimitierung dient. Haben Sie noch keine Adresse, legen Sie bitte vorher eine E- Mailadresse an, die Sie während der gesamten Arbeit mit BSCW nicht ändern bzw. löschen. Danach geben Sie die untenstehende Adresse in Ihren Browser ein: Es erscheint untenstehendes Fenster: Anklicken für erste Registrierung Nach dem Anklicken des Hyperlink erscheint das nächste Fenster, in dem Sie sich mit einer Adresse und Ihrem Namen registrieren.

4 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 3 In welchem Arbeitsbereich Sie arbeiten können, ergibt sich aus der Einladung. Das Passwort, mit dem Sie sich auf dem Server anmelden, ist wie alle Passwörter sehr sensibel und reagiert nur auf die entsprechende richtige Schreibweise. Untenstehend finden Sie die Vorgehensweise, wenn Sie das Passwort vergessen haben. Da dieses Prozedere mitunter sehr umständlich ist, sollten Sie ein Passwort wählen, welches Ihnen immer wieder einfällt. Benutzernamen wählen Der Benutzername, den Sie wählen, dient Ihrer Identifizierung im gesamten Bereich des BSCW-Servers. Wir empfehlen die Wahl Ihres Nachnamens als Benutzername (ohne Umlaute: ä = ae usw.). Wenn Ihr Nachname auf dem Server bereits als Benutzername verwendet wird, so dass Sie damit für BSCW nicht eindeutig identifizierbar sind, meldet BSCW Ihnen in der Registrierungsprozedur einen Fehler. In diesem Fall hängen Sie z.b. Ihren Vornamen oder eine Ziffer an Ihren Nachnamen an. Achtung: Sie können Ihren Namen selbst nicht mehr nachträglich ändern! Sind Sie ein registriertes Mitglied der Plattform BSCW können Sie unbeschränkt in einer beliebigen Anzahl von Arbeitsbereichen Mitglied sein. Sie können als Mitglied Ordner erzeugen und Ordner zur gemeinsamen Nutzung freigeben. Passwort ändern Ihr Passwort können Sie jederzeit nach Belieben ändern. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Option und danach Passwort ändern und folgen Sie den Schritten des Programms

5 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 4 Passwort vergessen Das Passwort wird im System verschlüsselt verwaltet, deshalb muss ein neues Passwort vergeben werden Schrittfolge für die Vergabe eines neuen Passwortes 1. Rufen Sie die Seite "Passwort vergessen?" auf und geben dort Ihren Benutzernamen ein. Sie erhalten dann eine mit einem Link. Zur Bestätigung erfolgt der Text: Mailbenachrichtigung abgeschickt für Monika Mustermann. 2. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie durch Eingabe der folgenden Adresse im Browser ein neues Passwort vergeben ne,o=lsw,c=de'&key=abcdef 3. Es startet Ihr Browser und Sie können im folgenden Dialog ein neues Passwort eingeben. Sollte kein Browser starten, kopieren Sie den Link vollständig in die Adresszeile Ihres Browsers. Sollte der Link auf zwei Zeilen umgebrochen sein, müssen Sie beide Zeilen in der Adresszeile des Browsers übertragen. 4. Der Benutzername ergibt sich aus Vorname und Nachname, wobei beide Bestandteile jeweils groß geschrieben werden. Zwischen Vor- und Nachname steht kein Leerzeichen (z. B. VornameNachname). Sollte sich dadurch eine Zeichenkette ergeben, die länger als 16 Buchstaben ist, wird der Vorname auf den Anfangsbuchstaben verkürzt (MMustermann).

6 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 5 Der Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich stellt innerhalb BSCW das zentrale Konzept dar. Man kann ihn sich vorstellen, wie die Baumstruktur innerhalb des Explorers. Der Arbeitsbereich besteht aus einer spezifischen Gruppe von Benutzern, sie werden durch das Gruppenicon dargestellt. Abb. Arbeitsbereich mit einer gewählten Struktur In der Web-basierten Benutzeroberfläche zeigt BSCW den Inhalt eines Ordners oder eines Arbeitsbereichs im Mittelteil einer Übersichtsseite an. Darüber befindet sich ein Kopfteil, der Popup-Menüs und mit Icons versehene Schaltflächen enthält. Jede Arbeitsgruppe arbeitet mit ihrem eigenen Arbeitsbereich, dieser Arbeitsbereich ist geschützt, so dass nur die entsprechenden Mitglieder auf diesen Arbeitsbereich Zugriff haben. Der Name des Arbeitsbereiches ist identisch mit dem Namen der entsprechenden Arbeitsgruppe. Die StudentInnen werden in diesen Arbeitsbereich eingeladen und für jede/n StudentInnen wird ein Ordner angelegt, dieser stellt dann den persönlichen Bereich der/s einzelnen StudentInnen dar. : StudentInnen Nun kann jede Arbeitsgruppe in ihrem eigenen Bereich arbeiten, dort weitere Ordner anlegen, Dateien ablegen sowie Foren einrichten. In den Arbeitsbereich gelangen Sie, indem Sie in der Symbolleiste den Button Arbeit anklicken. Innerhalb des Arbeitsbereiches haben Sie Zugriff auf alle Dateien, Foren etc. die von den Mitgliedern der Arbeitsgruppe angelegt worden sind. Möchten Sie in Ihren eigenen persönlichen Bereich zurückkehren, klicken

7 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 6 Sie unter Position auf den Ordner mit Ihrem Namen und sind wieder in Ihrem persönlichen Bereich. Erläuterungen zum Aufbau vom BSCW Auf dieser Seite sehen Sie einige Bilder über die einzelnen Elemente der Plattform BSCW. In dem Moment, indem Sie auf die Icons oder Schaltflächen gehen, wird in der jeweilige Inhalt angezeigt. Navigationsleiste zeigt in der Form: :Ihr-Benutzername / aktive Arbeitsbereiche, die Position des aktuellen Objekts in Ihrer Ordnerhierarchie an. Kontextmenü befindet sich in der unteren Ecke des Kopfbereichs und bietet verschiedene Aktionen an

8 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 7 Dateien und Ordner in den Arbeitsbereich hochladen Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Button "Neues Dokument" und laden Sie Ihre Datei hoch. Die Datei wird auf dem Arbeitsbereich abgelegt. Erläuterungen zu den einzelnen Objekten, die im BSCW erzeugt, verwaltet und gemeinsam genutzt werden können: Dokument(hier wurde als Beispiel ein pdf-dokument abgelegt) Dokument unter Versionskontrolle Notiz URL (Verweis) Ordner Suchordner (in diesem Beispiel eine Suche im WWW mit AltaVista) Kalender Diskussion nachricht DokSet (Dokumentensammlung) Projekt Laufmappe Auftrag Umfrage Kontaktliste

9 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 8 Erläuterungen zu wichtigen Objekten innerhalb BSCW Dokument unter Versionskontrolle Versionskontrolle verhindert, dass ein Dokument, das in mehreren Bearbeitungsstufen oder Fassungen gespeichert werden soll, versehentlich überschrieben wird. Möchten Sie diese Funktion nutzen, wählen Sie im Aktionsmenü des Dokuments "Versionskontrolle" und tragen im Formular die entsprechenden Informationen ein. Mit dem Eintragen in das Formular, erhält das Dokument eine Versionsnummer und im Aktionsmenü wird anstelle ERSETZEN, die Aktion NEUE VERSION angeboten. Dokumentensammlung Eine Dokumentensammlung oder kurz DokSet stellt einen spezialisierter Ordner dar, der dazu gedacht ist, die Verwaltung einer größeren Anzahl von Dokumenten, die kontinuierlich fortgeschrieben und in regelmäßigen Abständen publiziert werden müssen, zu erleichtern. Laufmappe Laufmappen sind normalen Ordnern ähnlich, sie können wie andere Objekte Dokumente und Notizen enthalten. Zusätzlich hat man mit Laufmappen die Möglichkeit, eine Liste von Aufgaben, die mit dem Inhalt der Mappe durchgeführt werden sollen, zuzuordnen. Damit wird die Laufmappe nacheinander denjenigen Benutzern zugeleitet, die für die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind, und zwar in der Reihenfolge, wie sie in der Aufgabenliste angegeben ist. Erläuterungen zu den zusätzliche Informationen Die untenstehenden Icons werden rechts vom Objektnamen angezeigt und hängen von den ausgewählten Ansichtsoptionen ab. der Ordner wird mit anderen Teilnehmern gemeinsam genutzt, dem Objekt wurde eine Notiz angehängt das Dokument wurde durch Gruppenmitglieder bewertet; ein neues Objekt, Änderungen an dem Objekt, Objekt wurde gelesen, Änderungen in einem untergeordneten Objekt

10 Anleitung für das Arbeiten mit der Plattform BSCW Seite 9 Notizen anfügen Soll eine Datei eine Notiz erhalten, klicken Sie rechts neben dem Dateinamen auf den Pfeil und wählen Sie im sich aufklappenden Drop- Down Feld "Notiz anheften". Dabei sichtbar ist, dass sich an der Datei eine Notiz befindet, erscheint neben der Datei ein kleiner gelber Zettel. Klicken Sie auf diesen gelben Zettel und Sie erhalten alle Notizen für diese Datei angezeigt. Sie können nun auch auf bestimmte Notizen antworten. Damit entsteht ein Diskussionsforum um diese Datei. Wir möchten Sie allerdings bitten, die Verhaltensregeln zu respektieren und zu beachten.