Checkliste zur EMAS II-Auditierung

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1 1/18 Dr.-Ing. Eckart Streich, Umweltgutachter in Düsseldorf Dr. rer. nat. Wolfgang Ulrici, Umweltgutachter in Bonn Checkliste zur EMAS II-Auditierung Die Fragen sind wie folgt kodiert: Standardschrift Fragen zur Dokumentation nach ISO kursiv Standard unterstrichen eingerückt, kleine Schrift optional Fragen, die in Interviews vor Ort zu klären sind Erläuterungen Inhaltsverzeichnis Anwendungsbereich, Rahmen... 2 I-A.2 Umweltpolitik... 2 I-A.3.1 Umweltaspekte... 3 I-A.3.2 Gesetzliche und rechtliche Anforderungen... 6 I-A.3.3 Zielsetzungen und Einzelziele... 7 I-A.3.4 Umweltprogramme... 7 I-A.4.1 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten... 8 I-A.4.2 Schulung, Bewußtsein und Kompetenz... 8 I-A.4.3 Kommunikation... 9 I-A.4.4 Dokumentation des UMS...10 I-A.4.5 Lenkung der Dokumente...10 I-A.4.6 Ablauflenkung...11 I-A.4.7 Notfallvorsorge und -maßnahmen...11 I-A.5.1 Überwachung und Messung...12 I-A.5.2 Abweichungen...13 I-A.5.3 Aufzeichnungen...13 I-A.5.4 UMS-Audit / II Interne Umweltbetriebsprüfung (UBP)...14 I-A.6 Management Review...16 III Umwelterklärung (UWE)...17 IV Zeichen...18

2 2/18 Anwendungsbereich, Rahmen Welcher Teil der Organisation soll zertifiziert werden? Def. Organisation: Gesellschaft, Körperschaft, Betrieb, Unternehmen, Behörde oder Institution o- der Teil oder Kombination davon, eingetragen oder nicht, öffentlich oder privat, mit eigenen Funktionen und eigener Verwaltung Ist die Organisation bereits nach ISO zertifiziert? Wurde das Zertifikat von einer Zertifizierungsstelle erteilt, die Zulassungsanforderungen erfüllt, welche von der Kommission anerkannt sind? Bei derartigen Organisationen, die Umweltnormen mit Bezug zu EMAS anwenden und denen nach geeigneten Zertifizierungsverfahren bescheinigt wurde, daß sie diese Normen erfüllen, wird davon ausgegangen, dass sie die Vorschriften dieser Verordnung erfüllen. Für eine EMAS-Eintragung müssen diese Organisationen dem Umweltgutachter lediglich nachweisen, dass sie die Anforderungen erfüllen, die nicht durch die betreffenden Normen abgedeckt sind. Wurde die zuständige Umweltbehörde bzw. Registrierungsstelle über das laufende Verfahren informiert? Gibt es gegenüber den Umweltbehörden unerledigte Vorgänge? Wenn ja, welche? Gibt es unerledigte Meinungsverschiedenheiten mit der Nachbarschaft? Wenn ja, welche? Standortbeschreibung: Liegt eine Grunddokumentation des Standorts vor, die folgendes umfaßt: Unterlagen über die räumlichen Ausmaße bzw. Begrenzungen der Standortfläche (einschließlich der näheren Umgebung) Flächenausweisung (z.b. anhand von Standortkarten, Luftbildern, topographischen Karten, Flächennutzungspläne) Angaben zur näheren Umgebung (Naturschutzgebiet, Landschaftsschutzgebiet, Wasserschutzgebiet, offenes Gewässer, Erholungsgebiete, Wohngebiete, etc.) Katalog der Tätigkeiten (Verfahren, Prozesse, etc.), welche am Standort ausgeführt werden Auflistungen, mit welchen Stoffen am Standort umgegangen wird und eine Einstufung hinsichtlich Umweltrelevanz Übersichtslisten über Art und Menge der Rohstoffe, Nebenprodukte, Zwischenprodukte, Endprodukte und Abfälle, die am Standort verwendet bzw. gelagert werden Auflistung über unbewegliche und bewegliche Güter, wie z. B. Produktionseinrichtungen, Fuhrpark usw., die sich auf dem Standort befinden? Angaben zu früheren Nutzungen des Standorts und zu Altlasten bzw. Altlasten- Verdachtsflächen? Wurde (vor der Erstvalidierung) ein Audit mit Management Review in den wesentlich umweltrelevanten Bereichen durchgeführt? I-A.2 Umweltpolitik Wurde eine Umweltpolitik auf höchster Managementebene schriftlich festgelegt? Ist die Organisation in eine übergeordnete Körperschaft eingebunden? Falls ja, legt die oberste Leitung ihre Umweltpolitik im Rahmen dieser Körperschaft mit deren Billigung fest? Beinhaltet die Umweltpolitik eine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung?

3 3/18 Beinhaltet die Umweltpolitik eine Verpflichtung zur Verhütung von Umweltbelastungen? Beinhaltet die Umweltpolitik eine Verpflichtung zur Einhaltung a) der relevanten Umweltgesetze und -vorschriften sowie b) anderer Forderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet? Gibt es Aufzeichnungen, die nachweisen, daß die Umweltpolitik in geeigneter Form allen Personen mitgeteilt wurde, die für die Organisation oder in deren Auftrag arbeiten? Ist festgelegt, in welcher Form die Umweltpolitik der Öffentlichkeit zugänglich ist? Ist die Umweltpolitik in bezug auf Art, Umfang und Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens angemessen? Falls das Unternehmen an mehreren Standorten vertreten ist, muß jeder Standort, für den EMAS gilt / gelten soll, die Anforderungen der EMAS II in gleicher Weise erfüllen. Ist diese Forderung im UMS verankert, insbesondere die Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung an jedem Standort einzeln? Ist die Umweltpolitik allen Mitarbeitern gegenwärtig? Ist die Umweltpolitik allen Mitarbeitern von Fremdfirmen gegenwärtig, die im Auftrag der Organisation arbeiten, zumindest den am Standort eingesetzten? Bestimmt die Umweltpolitik das Handeln der Mitarbeiter? I-A.3.1 Umweltaspekte Wurde vor dem Aufbau des UMS eine Umweltprüfung, in der die Umweltaspekte identifiziert und bewertet wurden, durchgeführt, so daß deren Ergebnisse auf neuestem Stand sind? Wurden bei der Planung und Durchführung der Umweltprüfung die folgenden Schlüsselbereiche berücksichtigt: a) Rechts- und Verwaltungsvorschriften und sonstige Vorschriften, zu deren Einhaltung sich die Organisation verpflichtet b) Erfassung und Dokumentation aller Umweltaspekte, die erhebliche Umweltauswirkungen haben und die gegebenenfalls qualitativ einzustufen und zu quantifizieren sind? c) Beschreibung der Kriterien zur Bewertung der Erheblichkeit der Umweltauswirkung d) Untersuchung aller angewandten Techniken und Verfahren des Umweltmanagements e) Bewertung der Reaktionen auf frühere Vorfälle? Gibt es Aufzeichnungen, wie Prozesse und Produkte, die bedeutsame negative Auswirkungen auf die Umwelt haben können, ermittelt werden? Gibt es ein Verfahren, das eine Prüfung und Beurteilung der bedeutsamen Umweltaspekte der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens - die es überwachen und bei denen eine Einflußnahme erwartet werden kann - erlaubt? Geht dieses Verfahren bei der Betrachtung mit der Bildung und Auswahl von Kategorien von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen einher? Wird dieses Verfahren regelmäßig wiederholt?

4 4/18 Umfaßt die Beurteilung des UMS: - die Feststellung bedeutender Umweltaspekte - gesetzliche und andere Umweltanforderungen - eine Überprüfung aller bestehenden Umweltmanagementpraktiken und verfahren - eine Auswertung der Erfahrungen aus der Untersuchung früherer Notfallsituationen für den bestimmungsgemäßen und nicht bestimmungsgemäßen Betrieb innerhalb der Organisation? Berücksichtigt dieses Verfahren geplante und neue Entwicklungen bzw. neue oder modifizierte Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen? Gibt es Aufzeichnungen über die bedeutenden Umweltauswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen der Organisation? Werden dabei sowohl direkte als auch indirekte Umweltauswirkungen berücksichtigt? Sind in den direkten Umweltaspekten berücksichtigt: 1. Emissionen in die Atmosphäre 2. Ableitungen in Gewässer 3. Vermeidung, stoffliche Verwertung, Wiederverwendung, Verbringung und Entsorgung von festen und anderen Abfällen, insbesondere gefährlichen Abfällen 4. Nutzung und Verunreinigung von Böden 5. Nutzung von natürlichen Ressourcen und Rohstoffen (einschließlich Energie) 6. lokale Phänomene (Lärm, Erschütterungen, Gerüche, Staub, ästhetische Beeinträchtigung usw.) 7. Verkehr (sowohl im Hinblick auf Waren und Dienstleistungen als auch auf die Arbeitnehmer) 8. Gefahren von Umweltunfällen und von Umweltauswirkungen, die sich aus Vorfällen, Unfällen und potentiellen Notfallsituationen, mit denen vernünftigerweise gerechnet werden muß, ergeben oder ergeben können 9. Auswirkungen auf die Biodiversität 10. Freisetzung von Energie, z. B. in Form von Wärme, Strahlung, Schwingungen?

5 5/18 EMAS II verlangt nicht, daß die Umweltauswirkungen aller indirekten Umweltaspekte, die sich aus Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen einer Organisation ergeben, in vollem Umfang von der Organisation kontrolliert werden können. Werden folgende indirekten Umweltaspekte geprüft und dokumentiert: 1. produktbezogene Auswirkungen (Design, Entwicklung, Verpackung, Transport, Verwendung und Wiederverwertung / Entsorgung von Abfall) 2. Kapitalinvestitionen, Kreditvergabe und Versicherungsdienstleistungen 3. neue Märkte 4. Auswahl und Zusammensetzung von Dienstleistungen (z.b. Verkehr oder Gaststättengewerbe) 5. Verwaltungs- und Planungsentscheidungen 6. Zusammensetzung des Produktangebots 7. Umweltleistung und -praktiken von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten 8. Herstellungsprozesse 9. Gewinnung und Verteilung von Rohstoffen und natürlichen Ressourcen 10. Vertrieb, Nutzung und Behandlung nicht mehr genutzter Produkte 11. wild lebende Tiere und biologische Vielfalt; 12. die Beeinflussung des kulturellen Erbes? Wurden die Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit dem Beschaffungswesen ermittelt und im UMS berücksichtigt? Wurde geprüft, inwiefern das Unternehmen diese Aspekte beeinflussen kann und welche Maßnahmen zur Verringerung der Auswirkungen getroffen werden können? Ist das Unternehmen bestrebt, dafür zu sorgen, daß die Lieferanten und alle im Auftrag der Organisation Handelnden bei der Ausführung ihres Auftrags der Umweltpolitik des Unternehmens genügen? Sind die Beurteilungskriterien umfassend, unabhängig nachprüf- und reproduzierbar und der Öffentlichkeit zugänglich? Werden bei der Festlegung der Kriterien, mit denen die Wesentlichkeit / Bedeutung der Umweltaspekte bewertet werden soll, folgende Gesichtspunkte berücksichtigt: a) Informationen über die Umweltbedingungen (d.h., die eventuellen Einwirkungsobjekte), um festzustellen, welche Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen der Organisation Umweltauswirkungen haben können b) vorhandene Daten der Organisation über den Material- und Energieeinsatz, Ableitungen, Abfälle und Emissionen im Hinblick auf die damit verbundene Umweltgefahr c) Standpunkte der interessierten Kreise d) regulierte Umwelttätigkeiten der Organisation (Genehmigungsbescheide) e) Beschaffungstätigkeiten f) Design, Entwicklung, Herstellung, Verteilung, Kundendienst, Verwendung, Wiederverwendung, stoffliche Verwertung und Entsorgung der Produkte der Organisation g) Tätigkeiten der Organisation mit den erheblichsten Umweltkosten und positive Ergebnisse für die Umwelt? Berücksichtigt das Unternehmen bei der Bewertung der Wesentlichkeit der Umweltauswirkungen nicht nur die normalen Betriebsbedingungen, sondern auch die Bedingungen bei Aufnahme bzw. Abschluß der Tätigkeiten sowie Notfallsituationen, mit denen realistischerweise gerechnet werden muß? Werden vergangene, gegenwärtige und geplante Tätigkeiten berücksichtigt?

6 6/18 Berücksichtigt das Unternehmen bei der Bewertung der Wesentlichkeit der Umweltaspekte nicht nur die normalen Betriebsbedingungen, sondern auch die Bedingungen bei Aufnahme bzw. Abschluss der Tätigkeiten sowie Notfallsituationen, mit denen realistischerweise gerechnet werden muß? Sind diese Informationen auf dem neuesten Stand? I-A.3.2 Gesetzliche und rechtliche Anforderungen Ist ein Verfahren eingerichtet für die Ermittlung und Zugänglichmachung sowie zur regelmäßigen Bewertung der Einhaltung der einschlägigen Forderungen aus Rechtsvorschriften und sonstiger für seine Tätigkeiten und Produkte umweltrelevanten Forderungen, zu deren Einhaltung sich das Unternehmen verpflichtet hat? Umfassen diese rechtliche Anforderungen : - auf nationaler und internationaler Ebene - auf regionaler Ebene - auf lokaler Ebene? Umfassen die anderen Anforderungen, soweit anwendbar : - Vereinbarungen mit Behörden; - Vereinbarungen mit Kunden; - Vereinbarungen mit Nachbarn und anderen interessierten Kreisen; - Leitlinien außerhalb des gesetzlich geregelten Bereiches; - freiwillige Prinzipien oder Verfahrensregelungen; - freiwillige Umweltkennzeichnung oder Selbstverpflichtungen hinsichtlich der Produktverantwortung; - Anforderungen von Wirtschaftsverbänden; - Vereinbarungen mit kommunalen Gruppen und Nicht-Regierungsorganisationen; - öffentliche Verpflichtung der Organisation oder ihrer Mutterorganisation; unternehmens-/firmenspezifische Anforderungen? Wird dieses Verfahren regelmäßig wiederholt? Werden Aufzeichnungen hierüber aufbewahrt? Sind die Informationen auf dem neuesten Stand? Ist bestimmt, wie diese Anforderungen auf die Umweltaspekte der Organisation anwendbar sind? Werden einschlägige umweltgesetzliche und andere umweltbezogene Anforderungen beim Entwickeln, Verwirklichen und Aufrechterhalten des UMS beachtet? Sind die Mitarbeiter über die sie betreffenden Forderungen informiert? Ist sichergestellt, daß die Auswirkungen der Rechtsvorschriften auf das Unternehmen allen Betroffenen bekannt sind? Existiert ein geeignetes dokumentiertes Verfahren, um die Erfüllung der relevanten Umweltvorschriften dauerhaft sicherzustellen? Werden sie tatsächlich eingehalten?

7 7/18 I-A.3.3 Zielsetzungen und Einzelziele Hat das Unternehmen umweltbezogene Zielsetzungen und Einzelziele für alle relevanten Funktionen und Ebenen dokumentiert? Hat das Unternehmen bei der Festsetzung und Bewertung der Umweltziele a) die relevanten gesetzlichen und anderen Forderungen, b) seine bedeutenden Umweltaspekte c) seine technologischen Optionen e) seine finanziellen, betrieblichen und geschäftlichen Rahmenbedingungen und f) die Standpunkte interessierter Kreise berücksichtigt und dies dokumentiert? Sind die umweltbezogenen Zielvorgaben quantitativ bestimmt und zeitlich festgelegt, wo immer dies möglich ist? Schließen sie Kurz- und Langzeitsachverhalte ein? Ist sichergestellt, daß Mittel, um die Umweltzielsetzungen und -einzelziele zu erreichen, nicht als Umweltzielsetzungen deklariert werden? Sind diese Ziele den betreffenden Mitarbeitern bekannt, und wirken sie an deren Verwirklichung mit? Ist die Anwendung der besten geeigneten verfügbaren Technik vorgesehen, soweit dies wirtschaftlich durchführbar und kostensparend ist? I-A.3.4 Umweltprogramme Liegt ein schriftliches Umweltprogramm für den Standort vor? Ist jedes formulierte Ziel im Umweltprogramm erfaßt? Sind die Umweltprogramme den betreffenden Mitarbeitern bekannt, und wirken sie bei deren Verwirklichung mit? Geht aus dem Programm wo immer möglich folgendes hervor: a) Verantwortlichkeit für jeden relevanten Aufgabenbereich / für jede relevante Ebene b) eingesetzte Mittel - Personal, Finanzen c) Zeitrahmen für die Verwirklichung? Enthält das Programm soweit zweckmäßig und praktikabel - : - Betrachtungen hinsichtlich der Planungs-, Entwicklungs-, Produktions-, Marketing- und Entsorgungsstadien - für bereits bestehende als auch für neue Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen - im Falle von Produkten Entwicklung, Materialien, Produktionsverfahren, Verwendung und Entsorgung - bei Neuanlagen oder erheblichen Verfahrensänderungen Planung, Entwicklung, Konstruktion, Auftragserteilung und Betrieb sowie eine von der Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt beschlossene Außerbetriebnahme? Existiert gegebenenfalls ein Verfahren zur Erstellung gesonderter Umweltprogramme, die sich auf neue Entwicklungen oder neue bzw. geänderte Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen beziehen?

8 8/18 I-A.4.1 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten Sind die umweltrelevanten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festgelegt, dokumentiert und nachweislich allen Personen bekanntgemacht, die für die Organisation oder in ihrem Auftrag arbeiten? Sind die Mittel für die Implementierung und Überwachung des UMS (geeignetes Personal und spezielle Fähigkeiten, interne Infrastruktur, Technologien, Finanzmittel) festgelegt? Sind diese Mittel in ausreichendem Maße tatsächlich bereitgestellt? Ist ein spezieller Managementbeauftragter/Managementvertreter von dem obersten Führungsgremium direkt bestellt, dem die Befugnisse und die Verantwortung für die Anwendung und Aufrechterhaltung des gesamten UMS des Unternehmens übertragen sind? Kann der Managementvertreter die Implementierung und Aufrechterhaltung der Norm in der Organisation in befriedigender Weise sicherstellen? Stehen dem Managementvertreter ausreichende Mittel zur Verfügung? Ist die Funktion des Managementvertreters den Mitarbeitern bekannt? Umfassen die Aufgaben des Managementvertreters die Berichterstattung an das oberste Führungsgremium über die Leistung des UMS zu deren Bewertung und als Grundlage für deren Verbesserung? Entspricht die Aufbauorganisation den gesetzlichen Erfordernissen (z.b. Bestellung von Beauftragten)? Ist festgelegt, daß die Mitarbeiter in den Prozess einer kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung der Organisation einbezogen werden - betriebliches Verbesserungssystem, projektbezogene Gruppenarbeit, Umweltausschuß etc.? Ist sichergestellt, daß entsprechende Leitlinien der Kommission über vorbildliche Verfahren geprüft und berücksichtigt werden? I-A.4.2 Schulung, Bewußtsein und Kompetenz Ist ein Verfahren für die Ermittlung des Schulungsbedarfes für die Mitarbeiter dokumentiert? Und für den Grad an Erfahrung, Fähigkeit und Schulung, der notwendig ist, um die Befähigung des Personals, insbesondere jenes, das spezielle Funktionen im Umweltmanagement ausübt, sicherzustellen? Wird dieses Verfahren regelmäßig wiederholt? Haben alle eigenen und fremden Mitarbeiter, deren Tätigkeit eine bedeutende Auswirkung auf die Umwelt haben kann, entsprechende Unterweisungen / Schulungen erhalten? Werden darüber sowie über die Kompetenz der Mitarbeiter Aufzeichnungen geführt? Fordert die Organisation, daß für sie tätige Auftragnehmer gegebenenfalls nachweisen können, daß ihre Mitarbeiter die erforderliche Fachkompetenz und/oder entsprechende Schulung haben?

9 9/18 Existieren Verfahren, um allen Beschäftigten folgendes bewußt zu machen: a) Bedeutung der Konformität mit der Umweltpolitik, den Verfahren und den Anforderungen des UMS b) tatsächliche und potentielle Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeiten c) Nutzen für die Umwelt durch verbesserte persönliche Leistungen d) Aufgaben und Verantwortlichkeiten zur Erreichung der Konformität mit der Umweltpolitik und den Verfahren einschließlich Notfallvorsorge und -maßnahmenbedarf e) die möglichen Folgen eines Abweichens von den festgelegten Arbeitsabläufen? Sind den eigenen und fremden Mitarbeitern diese Aspekte bewußt? Sind die eigenen und fremden Mitarbeiter für Aufgaben, die bedeutsame Umweltauswirkungen verursachen können, ausreichend kompetent? Werden neue Mitarbeiter über die tatsächlichen und möglichen Umweltauswirkungen ihrer Tätigkeit unterwiesen? I-A.4.3 Kommunikation Gibt es eine Verfahrensanweisung für die Steuerung der internen Kommunikation hinsichtlich der Umweltaspekte und des UMS? Gehören dazu : - regelmäßige Arbeitsteamtreffen, - Rundschreiben, - Anschlagbretter Intranet-Seiten? Werden diese Verfahren tatsächlich befolgt? Gibt es eine Verfahrensanweisung für die Entgegennahme, Dokumentation und Beantwortung relevanter Mitteilungen von externen interessierten Kreisen? Wird diese Verfahrensanweisung tatsächlich befolgt? Ist die Entscheidung über ein Verfahren für die externe Kommunikation über die bedeutsamen Umweltaspekte dokumentiert? Ist dokumentiert, wie mit der Öffentlichkeit und den anderen interessierten Kreisen, einschließlich der lokalen Gebietskörperschaften und Kunden, ein offener Dialog über die Umweltauswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen geführt wird, um die Anliegen der Öffentlichkeit und der anderen interessierten Kreise zu kennen? Umfassen diese auch die notwendige Kommunikation mit Behörden über Notfallplanung und andere relevante Themen? Wird diese Methode tatsächlich angewandt?

10 10/18 I-A.4.4 Dokumentation des UMS Sind in der Dokumentation alle wesentlichen Elemente, die zur Umsetzung und Aufrechterhaltung des UMS erforderlich sind, enthalten: a) Umweltpolitik, Ziele und Zielvorgaben b) Beschreibung des Geltungsbereichs des UMS c) Beschreibung der Hauptelemente des UMS und ihrer Wechselwirkung sowie Hinweise auf zugehörige Elemente d) Dokumente und Aufzeichnungen wie von der Norm gefordert e) Dokumente und Aufzeichnungen, die von der Organisation als notwendig eingestuft werden, um die effektive Planung, Durchführung und Kontrolle von Prozessen sicherzustellen, die sich auf ihre bedeutenden Umweltaspekte beziehen? Gibt es jeweils Hinweise für das Auffinden zugehöriger Dokumentation (z.b. Auflistung aller Verfahrens- und Arbeitsanweisungen)? Wenn Verfahren dokumentiert werden, sind folgende Kriterien bei der Entscheidung hierfür berücksichtigt: - die Folgen, falls nichts geschieht - die Notwendigkeit, die Erfüllung gesetzlicher und anderer Anforderungen nachzuweisen - die Notwendigkeit sicherzustellen, daß die Tätigkeit nachvollziehbar erfolgt - Vorteile einer Entscheidung zugunsten der Dokumentierung wie leichtere Verwirklichung durch Kommunikation und Schulung, leichtere Wartung und Revision, geringeres Risiko durch Unklarheiten und Abweichungen, Beweisbarkeit und Sichtbarkeit? Wird die Dokumentation auf neuestem Stand gehalten? I-A.4.5 Lenkung der Dokumente Gibt es ein Verfahren, nach dem alle für das UMS relevanten Dokumente und Aufzeichnungen: a) vor ihrer Herausgabe bezüglich ihrer Angemessenheit genehmigt werden b) regelmäßig von befugtem Personal bewertet, wenn notwendig überarbeitet und hinsichtlich ihrer Angemessenheit bestätigt werden (Nützlichkeitsprüfung) c) Änderungen und aktueller Status gekennzeichnet werden d) in ihren gültigen Fassungen vor Ort vorliegen e) Lesbarkeit und leichte Erkennbarkeit sichergestellt sind f) falls sie externer Herkunft sind, diese kenntlich gemacht sind und ihre Verteilung gelenkt wird g) in ihren ungültigen Fassungen außer Gebrauch genommen oder gegen unbeabsichtigten Gebrauch gesichert werden h) in ihrer ungültigen Fassung gekennzeichnet und aufbewahrt werden, wenn dies z.b. aus rechtlichen Gründen oder zur Erhaltung des Wissensstandes erforderlich ist i) aufgefunden werden können? Wird dieses Verfahren tatsächlich befolgt? Wird die Dokumentation des UMS lesbar, datiert (ggf. mit Änderungsdatum) und leicht identifizierbar, in ordentlicher Form geführt und für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt?

11 11/18 Sind für die Erstellung und Änderung der verschiedenen Arten von Dokumenten Verfahren und Zuständigkeiten festgelegt? Werden diese Verfahren und Zuständigkeiten tatsächlich wie geplant gehandhabt? I-A.4.6 Ablauflenkung Sind diejenigen Prozesse und Tätigkeiten ermittelt, die in Zusammenhang mit den festgestellten bedeutenden Umweltaspekten stehen? Sind darin Wartungstätigkeiten enthalten? Existieren Betriebs- / Arbeitsanweisungen in angemessenem Umfang für Mitarbeiter und Unternehmensexterne, in denen festgelegt ist, wie Tätigkeiten mit (potentiellen) Umweltauswirkungen durchzuführen sind? - vor allem wenn ein Fehlen derartiger Anweisungen zu einem Verstoß gegen die Umweltpolitik und Umweltziele führen könnte - Gibt es ein dokumentiertes Verfahren zur Regelung von Situationen, in denen das Fehlen dokumentierter Verfahren zu Abweichungen von der Umweltpolitik, umweltbezogenen Zielsetzungen und Zielvorgaben führen könnte? Werden diese Anweisungen tatsächlich befolgt? Werden in diesen Anweisungen betriebliche Vorgaben festgelegt? Werden diese Vorgaben tatsächlich eingehalten? Existiert ein Verfahren zur Beschaffung und zur Kommunikation mit Vertragspartnern, das eine Einhaltung der Umweltanforderungen des Unternehmens auch durch diese sicherstellt? Werden Verfahren aufrechterhalten in Bezug auf die ermittelten bedeutenden Umweltaspekte der vom Unternehmen benutzten Waren und Dienstleistungen, um diese unter festgelegten Bedingungen anzuwenden? Gibt es Aufzeichnungen über die Bekanntgabe relevanter Verfahren und Forderungen an Zulieferer und Auftragnehmer? Wird dieses Verfahren von den Mitarbeitern tatsächlich angewandt? Werden die Forderungen des Unternehmens von den Vertragspartnern tatsächlich befolgt? I-A.4.7 Notfallvorsorge und -maßnahmen Wurden potentielle Unfälle und Notfallsituationen ermittelt? Sind dabei berücksichtigt : a) die Art der Gefahren vor Ort, wie z. B. brennbare Flüssigkeiten, Lagertanks und komprimierte Gase, sowie Maßnahmen, die im Falle des Verschüttens/Auslaufens oder bei unfallbedingtem Freisetzen zu ergreifen sind; b) die wahrscheinlichste Art und das wahrscheinlichste Ausmaß einer Notfallsituation oder eines Unfalls; c) die geeignetste(n) Methode(n), auf einen Unfall oder eine Notfallsituation zu reagieren; d) Pläne zur internen und externen Kommunikation; e) die erforderlichen Maßnahmen zur Minimierung von Umweltschäden; f) Maßnahmen zur Minderung und Abwehr, die bei unterschiedlichen Arten von Unfällen und Notfallsituationen zu ergreifen sind; g) den Bedarf für (ein) Verfahren für die Unfallauswertung, um Korrektur- und Vorbeu-

12 12/18 gungsmaßnahmen einzuführen und zu verwirklichen; h) periodisches Prüfen von Reaktionsverfahren bei Notfällen; i) Schulung des bei Notfällen zuständigen Personals; j) eine Liste des zuständigen Personals und von Hilfsorganisationen, einschließlich einer Auflistung von Details der zu kontaktierenden Stellen (z. B. Feuerwehr, Reinigungsdienste für verschüttete und ausgelaufene Flüssigkeiten); k) Evakuierungswege und Sammelpunkte; l) die Wahrscheinlichkeit einer Notfallsituation oder eines Unfalls in einer nahe gelegenen Einrichtung (z. B. Industriebetrieb, Straße, Bahnlinie); und m) die Möglichkeit gegenseitiger Hilfeleistung durch benachbarte Organisationen? Wurden die Möglichkeiten zu ihrer Verhütung und Begrenzung von umweltschädigenden Auswirkungen analysiert? Sind Meldewege und Entscheidungskompetenzen für Unfälle festgelegt? Wurden die festgelegten Maßnahmen zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr angewandt, und haben sie sich bisher als zweckmäßig erwiesen? Gibt es Aufzeichnungen, nach denen Notfallvorsorge und -maßnahmen in regelmäßigen Abständen trainiert werden, soweit dies möglich ist? Werden die Notfallvorsorge und -maßnahmen sowie entsprechende Verfahren auf ihre Wirksamkeit und Angemessenheit überprüft ( ggf. durch Übungen )? Ist die Überarbeitung der Notfallkonzepte aufgrund gemachter Erfahrungen festgelegt, vor allem nach Unfällen und Notfallsituationen? I-A.5.1 Überwachung und Messung Ist ein Verfahren dokumentiert, um die maßgeblich umweltrelevanten Prozesse regelmäßig zu überwachen und zu messen? Sind die Verfahren zur Kontrolle dokumentiert - Prüfort, Prüfzeitpunkt, Akzeptanzkriterien etc.? Werden diese Verfahren tatsächlich eingehalten? Sind Aufzeichnungen vorhanden zur Überwachung der: a) erreichten Umweltleistung, b) relevanten Ablauflenkung und c) Konformität mit den umweltbezogenen Zielen? Gibt es eine Übersicht über die zu erhebenden Informationen bzw. die zu erstellenden Aufzeichnungen? Existieren Verfahren, die sicherstellen, daß die Prüfmittel regelmäßig systematisch gewartet und kalibriert bzw. verifiziert werden und daß dies dokumentiert wird? Ist festgelegt, wie die Aufzeichnungen darüber aufzubewahren sind? Werden diese Verfahren tatsächlich befolgt? Ist ein Verfahren dokumentiert, um die Erfüllung der relevanten gesetzlichen Umweltvorschriften regelmäßig zu bewerten? Wird diese Bewertung tatsächlich durchgeführt, und gibt es darüber Aufzeichnungen?

13 13/18 I-A.5.2 Abweichungen Gibt es Verfahren, die Verantwortung und Befugnisse festlegen für: a) die Behandlung von Abweichungen b) die Untersuchung von Abweichungen c) die Ergreifung von Dringlichkeitsmaßnahmen zur Begrenzung etwa verursachter Umweltschäden d) die Bewertung der Notwendigkeit von Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zur Beseitigung von potentiellen Nichtkonformitäten, um deren Auftreten vorzubeugen, und ggf. deren Veranlassung e) die Aufzeichnung der Ergebnisse ergriffener Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen f) die Überprüfung der Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen? Werden diese Verfahren tatsächlich eingehalten? Ist festgelegt, wie tatsächliche oder potentielle Abweichungen zu bewerten sind, um der Schwere der Probleme Rechnung tragen zu können und angemessene Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen sicherzustellen? Sind Aufzeichnungen vorhanden über die Änderungen der dokumentierten Verfahren, die sich aus den Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergeben? I-A.5.3 Aufzeichnungen Gibt es ein Verfahren für die Kennzeichnung, Speicherung, Sicherung, Wiederauffindung und ggf. Zurückziehung und Beseitigung von umweltbezogenen Aufzeichnungen? Enthalten diese soweit anwendbar - : a) Aufzeichnungen über Beanstandungen; b) Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Prozessüberwachung; c) sachbezogene Aufzeichnungen über Auftragnehmer und Lieferanten; d) Berichte über Zwischenfälle; e) Aufzeichnungen über Übungen zur Notfallvorsorge; f) Aufzeichnungen über Tagungen/Veranstaltungen im Umweltschutz; g) Informationen über die Umweltleistung; h) Kommunikation mit interessierten Kreisen? Wird dieses Verfahren tatsächlich angewandt? Ist festgelegt: a) wo diese Aufzeichnungen aufzufinden sind b) daß die umweltbezogenen Aufzeichnungen lesbar, identifizierbar und rückverfolgbar zu der jeweiligen Tätigkeit, dem Produkt oder der Dienstleistung sind c) wie die Aufzeichnungen vor Verlust, Beeinträchtigung und Beschädigung geschützt werden d) wie lange die Aufzeichnungen aufzubewahren sind? Werden diese Verfahren tatsächlich angewandt? Reichen die Aufzeichnungen aus, um die Konformität mit den Anforderungen an das UMS nachzuweisen?

14 14/18 I-A.5.4 UMS-Audit / II Interne Umweltbetriebsprüfung (UBP) UMS-Audit: Ein systematischer und dokumentierter Verifizierungsprozeß zur objektiven Ermittlung und Bewertung von Nachweisen, um festzustellen, ob das UMS einer Organisation die selbst festgelegten Auditkriterien erfüllt, sowie die Übermittlung der Ergebnisse dieses Prozesses an die Leitung der Organisation. Umweltbetriebsprüfung UBP: ein Managementinstrument, das eine systematische, dokumentierte, regelmäßige und objektive Bewertung der Umweltleistung der Organisation, des Managementsystems und der Verfahren zum Schutz der Umwelt umfasst und folgenden Zielen dient: i) Erleichterung der Managementkontrolle von Verhaltensweisen, die eine Auswirkung auf die Umwelt haben können; ii) Beurteilung der Übereinstimmung mit der Umweltpolitik der Organisation, einschließlich ihrer Umweltzielsetzungen und -einzelziele Existiert ein Programm und Verfahren für die regelmäßige Auditierung des UMS, die sicherstellen, daß a) das UMS die Anforderungen (aus der Norm sowie unternehmenseigene) einhält b) das UMS ordnungsgemäß implementiert und aufrechterhalten wird c) die Leitung Informationen über die Ergebnisse der Audits erhält d) die Verfahren des UMS eingehalten werden e) die einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften tatsächlich eingehalten werden e) die Ergebnisse des Audits von der Leitung einem Management Review unterworfen werden? Kann das Unternehmen nachweisen, daß ihr UMS und speziell ihr Verfahren für die Betriebsprüfung sich an der tatsächlichen Umweltleistung hinsichtlich aller wesentlichen Umweltaspekte orientiert (etwa durch Verfolgung geeigneter Indikatoren)? Wird diese Auditierung wie geplant durchgeführt? Wurden im letzten Prüfungszeitraum die Mittel, die zur Erreichung der Ziele und Anforderungen bereitgestellt wurden, auch eingesetzt, um die fristgerechte Umsetzung der Umweltprogramme zu erreichen? Regeln das Auditprogramm und die zugehörigen Verfahren, insbesondere der Zeitplan: a) die Tätigkeiten und Bereiche, die in Audits zu berücksichtigen sind a') die Zielsetzungen der Audits a'') die zu berücksichtigenden Umweltkriterien a''') die zur Bewertung der Umweltleistung notwendigen Daten b) die Häufigkeit und Anwendungsbereiche von Audits b') den von der UBP erfaßten Zeitraum c) die Methoden für die Durchführung von Audits d) die Verantwortlichkeiten für die Durchführung von Audits e) die Forderungen für die Durchführung von Audits - Kompetenz der Auditoren, Auditplanung, Aufzeichnungen f) die Verantwortlichkeiten und Forderungen an die Berichterstattung von Auditergebnissen? Ist das Auditprogramm angemessen im Hinblick a) auf die Bedeutung der betreffenden Tätigkeiten für die Umwelt und b) auf die Ergebnisse von vorangegangenen Audits? Ist der UBP-Zyklus festgelegt und spätestens innerhalb von drei Jahren abgeschlossen?

15 15/18 Werden im Laufe des Prüfungszyklus alle Tätigkeiten des Unternehmens überprüft? Wird bei der Planung und Durchführung der UBP die Prüfhäufigkeit von folgenden Gesichtspunkten abhängig gemacht: a) Art, Umfang und Komplexität der Tätigkeiten (angemessen häufigere Prüfung komplexer Tätigkeiten)? b) Wesentlichkeit der damit verbundenen Umweltauswirkungen? c) Bedeutung und Dringlichkeit der bei früheren Betriebsprüfungen festgestellten Probleme? d) Vorgeschichte der Umweltprobleme? Ist sichergestellt, daß von der Kommission gegebenenfalls verabschiedete Leitlinien zur Häufigkeit der UBP berücksichtigt werden? Sind die Auditoren des internen Audits ausreichend unabhängig, um den geprüften Bereich objektiv und neutral zu bewerten? Sind die erforderlichen Fachkenntnisse und Erfahrungen der Auditoren a) zu den örtlichen und organisatorischen Gegebenheiten der geprüften Bereiche, b) zum UMS, c) zu den technischen und rechtlichen Belangen der zu überprüfenden Prozesse, d) zur Audittechnik und Berichterstattung dokumentiert? Sind die Zeiten und Mittel für die UBP veranschlagt und auf den Umfang und die Ziele der UBP abgestimmt? Unterstützt die oberste Leitung die UBP? Wird bei der Planung und Vorbereitung der UBP sichergestellt, daß a) die erforderlichen Mittel bereitstehen b) alle Beteiligten der UBP ihre Rollen und Aufgaben verstehen? Gibt es entsprechende Verfahren und Aufzeichnungen? Gibt es Verfahren und Aufzeichnungen über die Vorbereitung der Auditoren auf die Durchführung der UBP? Ist darin die Überprüfung von Ergebnissen und Schlußfolgerungen früherer UBP enthalten? Gibt es für die UBP Verfahren und Aufzeichnungen über: a) Gespräche mit dem Personal b) die Prüfung der Betriebsbedingungen und der Ausrüstung, c) die Prüfung der Archive, der schriftlichen Verfahren und anderer einschlägigen Unterlagen mit dem Ziel einer Bewertung der Umweltleistung? Gibt es Verfahren und Aufzeichnungen darüber, a) ob bzw. wie die geltenden Normen und Vorschriften eingehalten werden, b) ob bzw. wie die gesetzten Ziele erreicht und die entsprechenden Anforderungen erfüllt werden und c) ob das UMS wirksam und angemessen ist? Wird in der UBP das Verständnis des Managementsystems bei den Mitarbeitern überprüft? Werden in der UBP Stärken und Schwächen des Managementsystems beurteilt? Werden in der UPB relevante Nachweise erfaßt?

16 16/18 Werden im Verlauf der UBP die bei der Betriebsprüfung gewonnenen Erkenntnisse bewertet? Werden nach der UBP Schlußfolgerungen formuliert? Wird im Rahmen der UBP über die Erkenntnisse und Schlußfolgerungen der UBP schriftlich berichtet? Wurde der UBP-Bericht der obersten Leitung zugestellt? Ist der UBP-Bericht darauf angelegt, a) den Umfang der Betriebsprüfung zu dokumentieren b) die Leitung über den Grad der Übereinstimmung mit der Umweltpolitik der Organisation und über Fortschritte im Bereich des internen Umweltschutzes zu unterrichten c) die Leitung über die Wirksamkeit und Zuverlässigkeit der Regelungen für die Überwachung der Umweltauswirkungen der Organisation zu unterrichten d) gegebenenfalls die Notwendigkeit von Korrekturmaßnahmen zu belegen? Wurde im Anschluß an die UBP ein Plan für die Erstellung und Umsetzung der Korrekturmaßnahmen aufgestellt? Sind geeignete Mechanismen vorhanden, die gewährleisten können, daß die Ergebnisse der Betriebsprüfung durch entsprechende Maßnahmen weiterverfolgt werden? I-A.6 Management Review Gibt es ein Bewertungsverfahren durch das oberste Führungsgremium, das vorsieht, daß die notwendigen Informationen gesammelt werden, um der obersten Leitung die Bewertung zu ermöglichen? Wird das UMS vom obersten Führungsgremium in vorher festgelegten Abständen bewertet? Berücksichtigt die Bewertung: a) Ergebnisse von internen Audits und der Beurteilung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen b) Mitteilungen von externen interessierten Kreisen, einschließlich Beschwerden c) die Umweltleistung der Organisation d) den Erfüllungsgrad, mit dem Ziele realisiert wurden e) den Status von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen f) Folgemaßnahmen von früheren Bewertungen durch das oberste Führungsremium g) sich verändernde Rahmenbedingungen, einschließlich Entwicklungen bei den rechtlichen Verpflichtungen und anderen umweltbezogenen Anforderungen h) die Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung? Werden in der Bewertung eventuell notwendige Änderungen von a) Umweltpolitik b) umweltbezogenen Zielsetzungen sowie c) weiteren Elementen des UMS sowie Möglichkeiten für Verbesserungen angesprochen? Wird im Managementprüfverfahren (internes Audit und Management Review) die Umweltleistung des Unternehmens hinsichtlich der gesetzten Anforderungen und Ziele bewertet? Enthält die Bewertung durch das oberste Führungsgremium Entscheidungen und Maßnahmen in Bezug auf mögliche Änderungen der Umweltpolitik, der Zielsetzungen und anderer Elemen-

17 17/18 te des UMS in Übereinstimmung mit der Verpflichtung zur ständigen Verbesserung? Ist die Bewertung durch die oberste Leitung schriftlich dokumentiert, und werden die Aufzeichnungen aufbewahrt? III Umwelterklärung (UWE) Werden in der UWE die Umweltinformationen klar und kohärent präsentiert? Wird die UWE Interessenten ausgedruckt zur Verfügung gestellt, wenn sie über andere Informationskanäle nicht verfügen? Liegt die UWE, die nach einem 3-jährigen Validierungszyklus erstellt wird, in gedruckter Form vor? Ist sichergestellt, daß von der Kommission gegebenenfalls verabschiedete Leitlinien zur UWE berücksichtigt werden? Werden in der UWE mindestens folgende Informationen gegeben: a) die klare und eindeutige Beschreibung des Unternehmens, ggf. auch die Konzernbeziehungen und eine Zusammenfassung seiner Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen b) die Umweltpolitik und eine kurze Beschreibung des UMS c) eine Beschreibung aller wesentlichen direkten und indirekten Umweltaspekte, die zu erheblichen Umweltauswirkungen der Organisation führen, und eine Erklärung der Art dieser auf die Umweltaspekte bezogenen Auswirkungen d) eine Beschreibung der Umweltzielsetzungen und -einzelziele im Zusammenhang mit den wesentlichen Umweltaspekten und -auswirkungen e) eine Zusammenfassung der verfügbaren Daten über die Umweltleistung, gemessen an den Umweltzielsetzungen und -einzelzielen der Organisation und bezogen auf ihre erheblichen Umweltauswirkungen (die Zusammenfassung kann Zahlenangaben über die Emission von Schadstoffen, das Abfallaufkommen, den Verbrauch von Rohstoffen, Energie und Wasser, Lärm sowie andere Aspekte enthalten; die Daten sollten einen Vergleich auf Jahresbasis ermöglichen, damit beurteilt werden kann, wie sich die Umweltleistung der Organisation entwickelt) f) sonstige Aspekte der Umweltleistung, einschließlich der Einhaltung von Rechtsvorschriften, im Hinblick auf ihre bedeutsamen Umweltauswirkungen g) Name und Zulassungsnummer des Umweltgutachters und Datum der Gültigkeitserklärung? Wird im Falle der Verwendung von Kennzahlen berücksichtigt, daß: a) die Umweltleistung des Unternehmens unverfälscht dargestellt wird b) die so aufbereiteten Informationen verständlich sind und keinen falschen Ein-druck erwecken c) ein Vergleich von Jahr zu Jahr ermöglicht wird, damit beurteilt werden kann, wie sich die Umweltleistung des Unternehmens entwickelt hat d) ein Vergleich zwischen verschiedenen branchenbezogenen, nationalen oder regionalen Benchmark-Bewertungen möglich ist e) gegebenenfalls ein Vergleich mit oder Bezug zu Rechtsvorschriften ermöglicht wird? Hat sich das Unternehmen in seinem UMS (wo?) verpflichtet, die Berichterstattung über die Umweltleistung jährlich als Fortschreibung der UWE zu aktualisieren und jegliche Änderungen der UWE von einem Umweltgutachter jährlich für gültig erklären zu lassen? Wird die jährlich fortgeschriebene und validierte UWE der zuständigen IHK und der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt?

18 18/18 Ist sichergestellt, daß von der Kommission ggf. verabschiedete Leitlinien zur Häufigkeit der Aktualisierungen berücksichtigt werden? Für den Fall, daß von der Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, validierte Umweltinformationen zu erstellen und mit EMAS-Logo zu veröffentlichen, ist in einer Verfahrensanweisung sichergestellt, daß diese von einem Umweltgutachter vorher validiert worden sein müssen? Enthält die Verfahrensanweisung über die Erstellung und Veröffentlichung validierter Umweltinformationen auch die Verpflichtung, daß solche Informationen einen Verweis auf die volle letzte UWE, aus der sie entnommen sind, erhalten? Enthält die Verfahrensanweisung über die UWE nicht nur die Verpflichtung zur Veröffentlichung, sondern auch Durchführungsanweisungen und Wege, wie die UWE der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden soll? Ist sichergestellt, daß jeder, den die Umweltleistung des Unternehmens interessiert, problemlos die UWE erhält? Organisationen, die sich in EMAS eintragen lassen, mögen es vorziehen, eine Art Gesamt-Umwelterklärung zu erstellen, die verschiedene Standorte umfaßt. Da in EMAS eine lokale Rechenschaftspflicht angestrebt wird, müssen die Organisationen dafür sorgen, daß die bedeutsamen Umweltauswirkungen eines jeden Standorts eindeutig beschrieben und in der Gesamt-Umwelterklärung erfaßt sind. Sofern für die Organisation zutreffend, wird diese Forderung in der Verfahrensanweisung zur UWE berücksichtigt? IV Zeichen Ist die Verwendung der EMAS-Logos 1 und 2 dokumentiert? Gibt es Aufzeichnungen über Beanstandungen aufgrund mißbräuchlicher Verwendung der E- MAS-Logos und deren Behandlung?