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1 HANDBCH Q3 Q3 LOHN STANDARD, ADVANCED, PROFI Programm Version 2013 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher Handbuch Version Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business, Q3 Small Business und Q3 Home Office sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

2 INHALTSVERZEICHNIS Einführung 3 Über Q3 Lohn... 3 Über dieses Handbuch... 3 Grundlegende Bedienungselemente... 4 Installation 7 Installationsvorbereitungen... 7 Erster Programmstart... 7 Lizenzierung... 7 Investitionsschutz... 7 Q3 Lohn deinstallieren... 8 Bedienungskonzept 9 Erster Programmstart... 9 Personal... 9 Lohnarten Lohnläufe Jahresabschluss Grundkurs 11 Lektion 1 Programm-Hilfe Lektion 2 Vorbereitungen Lektion 3 Personal Lektion 4 Lohnabrechnung Lektion 5 Daten sichern Lektion 6 Lohnperiode abschliessen Lektion 7 Neuanfang Anhang 26 Dateien Tastaturabkürzungen Tastaturtabelle 27 Handbuch Q3 Lohn 2

3 EINFÜHRNG Über Q3 Lohn Büro-Software der Firma Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zehn Jahren haben sich über Kunden für ein Q3 Lohn Programm entschieden. Warum? Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen. Dieses Handbuch gilt für alle Varianten von Q3 Lohn (standard, advanced, profi). Die Versionen advanced und profi unterscheiden sich im Wesentlichen nur betreffend Anzahl Mitarbeiter von der Version standard. Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das Programm Q3 Lohn zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Programm-Hilfe zur Verfügung. Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt: Kapitel 1 Einführung Kapitel 2 Installation Kapitel 3 Bedienungskonzept Kapitel 4 Grundkurs Kapitel 5 Anhang Sie lesen gerade darin Erstinstallation und Lizenzierung Wie Sie mit Q3 Lohn arbeiten Q3 Lohn kennen lernen Technische Informationen Kapitel 1 und Kapitel 3 sollten Sie durchlesen, bevor Sie beginnen mit Q3 Lohn zu arbeiten. Nehmen Sie anschliessend wie in Kapitel 2 beschrieben die Installation vor und arbeiten Sie den Grundkurs in Kapitel 4 durch. Benötigen Sie weitergehende Informationen, können Sie auf die umfassende Programm-Hilfe im Programm zurückgreifen. Meist erhalten Sie direkt Hilfe zum gerade aktuellen Fenster. Notation Vor allem im Grundkurs finden Sie Hinweise auf Menüfunktionen und Schaltflächen (Buttons). Diese sind immer kursiv geschrieben. Bei Menüfunktionen steht zuerst das Menü selber, dann folgt nach einem + die Funktion innerhalb des Menüs. Beispiel: Wenn Bearbeiten+Sichern steht, so öffnen Sie das Bearbeiten-Menü und wählen darin die Funktion Sichern. Handbuch Q3 Lohn 3

4 Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Q3 Lohn ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Lohn entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern. Die Menüleiste Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: Menüs lassen sich mittels der Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten. Die wichtigsten Menüfunktionen stehen auch rechts in einem Fenster als Schaltfläche (Button) zur Verfügung. Das Menü Datei dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Journal). Meist kommen die Datei- Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden. Das s Menü Detail... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Lohnzusatz im Personalfenster). Handbuch Q3 Lohn 4

5 Das Menü Funktion... enthält wichtige Hauptfunktionen von Q3 Lohn (z.b. Lohnarten). Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q3 Lohn (z.b. Lohnausweise) Das Menü?... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung (Lizenzierung). Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei. Beispiel Personalfenster Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Adressen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Handbuch Q3 Lohn 5

6 Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das Dialogfenster Suchen aus dem Menü Datei: Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine nterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Die Taste oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Die Schaltfläche (Button) ( Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der Tab- Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: Enter oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Handbuch Q3 Lohn 6

7 INSTALLATION Installationsvorbereitungen tungen Auf der Q3 Software CD befinden sich nebst Q3 Lohn auch alle anderen Q3 Programme. Sobald Sie die CD ins CD-Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation einer Q3 Software vorbereitet. Das Installationsmenü sollte automatisch starten. Falls nicht, wählen Sie bitte im Windows Datei-Explorer das CD-ROM Laufwerk an und doppelklicken Sie Setup.exe. Das Installationsmenü erscheint. Hier können Sie wählen, welches Programm Sie installieren möchten. Nach abgeschlossener Installation können Sie Q3 Lohn starten. Das Setup hat unter Start in der Programmgruppe Q3 Software einen Eintrag für Q3 Lohn angelegt. Erster Programmstart Q3 Lohn fragt Sie als Erstes nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, initialisiert Q3 Lohn die Datenbanken und öffnet das Programmfenster. Lizenzierung Q3 Lohn ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q3 Programme befinden. Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle anderen Q3 Programme können Sie ebenfalls installieren, allerdings nur als Demoversion. Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Bewahren Sie die Lizenznummer gut auf. Sie werden die Nummer wieder benötigen, sobald Sie Q3 Lohn neu oder auf einem anderen Computer installieren. Investitionsschutz Falls eine neuere Version von Q3 Lohn erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu. Handbuch Q3 Lohn 7

8 So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Zudem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige pgrades und pdates. Q3 Lohn deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Lohn zu deinstallieren. Das SETP von Q3 Lohn übernimmt diese Aufgabe: 1 Vergewissern Sie sich, dass Q3 Lohn nicht gestartet ist 2 Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+Systemsteuerung 3 Wählen Sie den Eintrag Software 4 Suchen Sie in der Liste Q3 Lohn und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen Handbuch Q3 Lohn 8

9 BEDIENNGSKONZEPT Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q3 Lohn vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q3 Lohn angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich das Fundament, um mit Q3 Lohn effizient arbeiten zu können. Wenn Sie in diesem Handbuch zukünftig allgemein von Mitarbeitern lesen, so meinen wir selbstverständlich auch Mitarbeiterinnen. Wir danken für Ihr Verständnis für diese verkürzte Form. Erster Programmstart Personal Wenn Sie Q3 Lohn erstmals starten, legen Sie den Beginn der Lohnperiode fest. Normalerweise ist das der 1. Januar eines Kalenderjahres. Nun installiert das Programm alle für das gewählte Jahr geltenden Sätze (AHV, ALV usw.) und richtet Ihnen alle gängigen Lohnarten ein. Nach erfolgreicher Installation und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Lohn das Personalfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Erstmals in der Anwendung, werden Sie alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen. Dabei legen Sie Wert darauf, dass Sie jeweils die richtigen Pflichtigkeiten (AHV, V usw.) zuordnen. Anhand dieser Pflichtigkeiten berechnet später das Programm für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen automatisch die Abzüge (AHV, ALV, V). Handbuch Q3 Lohn 9

10 Lohnarten Jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin werden Sie persönliche Lohnarten zuteilen. Meist handelt es sich um die Lohnarten Monatslohn, BVG und eventuell Spesen oder Kinderzulagen. Bei Teilzeitangestellten werden Sie eventuell froh sein über die Lohnart Stundenlohn. Jede persönliche Lohnart bezieht sich auf eine Basislohnart. In der Basislohnart werden die Pflichtigkeiten (AHV, ALV usw.) festgehalten. Ist eine Lohnart z.b. AHV-pflichtig, werden Abzüge trotzdem nur dann vorgenommen, wenn ein Mitarbeiter AHV-pflichtig ist. So kann die selbe Lohnart für AHV-pflichtige und nicht AHV-pflichtige Mitarbeiter verwendet werden. Das Programm offeriert Ihnen eine grosse Auswahl an vordefinierten Basislohnarten. Selbstverständlich können Sie bei Bedarf eigene Lohnarten im Basislohnartenstamm hinzufügen. Lohnläufe Sind die Lohnarten einmal zugeordnet, wird die Arbeit mit Q3 Lohn zum Kinderspiel. Meist pro Monat definieren Sie einen Lohnlauf mit Datum und Valuta. Dazu vergeben Sie eine Lohnlaufidentifikation, die normalerweise einen Hinweis auf Monat und Jahr enthält. Das Programm rechnet darauf alle Löhne samt Abzügen korrekt aus und druckt Ihnen die Lohnabrechnungen. Mehr als fünf Minuten dauert das nie mehr! Haben Sie einen Fehler gemacht (z.b. einmalige Spesenauszahlung vergessen), so können Sie jederzeit einen Lohnlauf rückgängig machen und neu aufrechnen lassen. Jahresabschluss Ende Dezember (Sie können auch bis in den Januar zuwarten) schliessen Sie jeweils die aktuelle Lohnperiode ab. Zuvor liefert Ihnen das Programm per Mausklick alle gesetzlich geforderten Abrechnungen und Listen. Wir empfehlen Ihnen, eine Datensicherung vorzunehmen, bevor Sie einen Jahresabschluss ausführen. Nach dem Abschluss sind die Daten des abgeschlossenen Jahres unwiderruflich verloren. Handbuch Q3 Lohn 10

11 GRNDKRS Starten Sie bitte das Programm. Q3 Lohn öffnet das Lizenzfenster. Hier beginnt der Grundkurs. Das Ziel des Grundkurses ist es, Sie in die Arbeitsweise von Q3 Software einzuarbeiten. Viel detailliertere Informationen werden Sie bei der Arbeit in der Programm-Hilfe finden. nd sollte trotzdem etwas unklar bleiben, so zögern Sie nicht, unsere Supportdienstleistung in Anspruch zu nehmen. Lektion 1 Programm-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster. Bereits hier ist die Programm-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm wieder verlassen können. 1 Öffnen Sie mit F1 oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster 2 Klicken Sie mit der Maus auf Suchen 3 Tippen Sie beenden 4 Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint ein Hilfefenster Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt. 5 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. 6 Schliessen Sie das Hilfefenster Handbuch Q3 Lohn 11

12 Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q3 Lohn zum ersten Mal gestartet haben, bietet Ihnen das Programm Gelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen. 1 Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder Name 2 Nehmen Sie Ihre Lizenzkarte zur Hand und tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld Lizenznummer 3 Tippen Sie Ihre persönliche Ergänzungsnummer ins Feld Ergänzungsnummer Falls Sie Ihre Ergänzungsnummer noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer. 4 Wählen Sie Sichern Jetzt offeriert Ihnen Q3 Lohn, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm. Zum Abschluss der Erstinstallation bietet Q3 Lohn Ihnen im Konfigurationsfenster Gelegenheit, den Beginn des Geschäftsjahres einzusetzen. 5 Tippen Sie ins Feld Beginn des Geschäftsjahres 6 Mit Installieren weisen Sie Q3 Lohn an, die Installation abzuschliessen. Wir warten kurz, bis Q3 Lohn die Installation fertiggestellt hat. Voilà uns präsentiert sich erstmals das Fenster Personal. Es bleibt immer offen. Handbuch Q3 Lohn 12

13 nfallbeitragssätze setzen Die Ansätze für die nfallversicherung sind von Versicherung zu Versicherung verschieden. nsere Versicherung hat uns mitgeteilt, dass Mitarbeiter 1.2% und Mitarbeiterinnen 1.9% nfallprämie bezahlen müssen. Die effektive nfallprämie beträgt das Doppelte es ist üblich, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Prämie hälftig teilen. 1 Wählen Sie Datei+Konfiguration, Konfiguration Lohn 2 Tippen Sie "1.2" im ersten Feld NB Prämie Mann 3 Tippen Sie "1.9" im zweiten Feld NB Prämie Frau In Q3 Lohn können Sie alle weitergehenden Ansätze wie AHV-Abzug, ALV-Höchstlohn usw. ebenfalls einstellen. Dazu müssten Sie im Konfigurationsfenster den Button Lohnkonstanten wählen. Die Ansätze bleiben jedoch meist über Jahre hinweg gleich, und wir verzichten hier auf eine Änderung. 4 Mit Sichern aktivieren Sie die neuen nfallsätze Lektion 3 Personal Wir wollen unseren Personalstamm aufbauen. Ein leerer Balken markiert, dass noch kein Mitarbeiter erfasst ist. Es stehen Funktionen wie Datei+Drucken oder Bearbeiten+Neu bereit. 1 Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b 2 Öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Sie bereits Mitarbeiter erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv insbesondere Menüpunkte im Menü Detail. Die wichtigsten Menüfunktionen stehen zusätzlich rechts im Arbeitsfenster als Schaltflächen zur Verfügung. Handbuch Q3 Lohn 13

14 Einen Mitarbeiter erfassen Wir wollen unseren Mitarbeiter Otto Fleissig erfassen: 1 Wählen Sie Neu Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Q3 Lohn gibt die Nummer vor. Dies wollen wir akzeptieren. 2 Tippen Sie "Otto" im Feld 'Vorname' 3 Tippen Sie "Fleissig" im Feld 'Name' 4 Tippen Sie "Bügelrain 7" im Feld 'Adresse' 5 Tippen Sie "4563" im Feld 'Plz' 6 Wählen Sie im Feld 'Geschlecht' "Mann" Q3 Lohn hat automatisch das Feld 'Ort' mit 'Gerlafingen' gefüllt. Jetzt erfassen wir die lohnspezifischen Angaben von Otto Fleissig. 1 Wählen Sie 1) AHV-pflichtig mit AHV-Abzug im Feld 'AHV-Code' 2 Wählen Sie 1) ALV-pflichtig mit ALV-Abzug im Feld 'ALV-Code' 3 Überspringen Sie das erste Feld 'nfall' (SVA Betriebseinteilung) 4 Wählen Sie 2) B+NB-versichert, mit NB-Abzug im zweiten Feld 'nfall' 5 Tippen Sie ' ' im Feld 'AHV-Nr.' 6 Überspringen Sie das vom Programm generierte Geburtsdatum ( ) 7 Tippen Sie " " im ersten Feld 'Ein-/Austritt' 8 Sichern Sie die Adresse mit Sichern Super, die erste Personaladresse haben Sie erfolgreich erfasst. Handbuch Q3 Lohn 14

15 Persönliche Lohnarten zuteilen Damit die Lohnverarbeitung überhaupt funktionieren kann, müssen Sie jetzt die persönlichen Lohnarten für Herrn Fleissig auswählen. 1 Wählen Sie Pers. Lohnarten Das Fenster mit den persönlichen Lohnarten ist leer. Sie können hier nicht direkt neue Lohnarten erfassen. Jede persönliche Lohnart muss einen Bezug zu einer Basislohnart haben. 2 Wählen Sie Neue Lohnarten Aus den vielen vordefinierten Basislohnarten wählen wir nun einige Lohnarten für Herrn Fleissig aus: 3 Markieren Sie mit S oder mit der Leertaste folgende Lohnarten: 100 Monatslohn 200 Kinderzulage unter 12 Jahren 425 BVG-Fixprämie 4 Mit ebernehmen teilen Sie die Lohnarten dem Mitarbeiter Otto Fleissig zu Die Lohnarten für AHV, ALV und nfall sind bereits aktiviert und müssen nicht mehr zugeteilt werden. Diese Lohnarten werden durch die Codes bei der Adresse gesteuert. Im Arbeitsfenster 'Persönliche Lohnarten' setzen wir jetzt gleich die Beträge und Ansätze ein. 1 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf '100 Monatslohn' 2 Wählen Sie Aendern 3 Tippen Sie "7300" im Feld 'Betrag' 4 Wählen Sie Sichern Die nächste Lohnart bei Herrn Fleissig ist die Kinderzulage. Herr Fleissig hat zwei Kinder unter 12 Jahren und erhält pro Kind Fr Kinderzulage. 1 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf '200 Kinderzulage unter.. Jahren' 2 Wählen Sie Aendern 3 Tippen Sie "2" im Feld 'Anzahl' 4 Tippen Sie 150 im Feld 'Ansatz' 5 Ersetzen Sie.. durch 12 6 Wählen Sie Sichern Handbuch Q3 Lohn 15

16 Die nächste zu bearbeitende Lohnart ist das BVG. Mitarbeiter im Monatslohn haben meistens einen fixen BVG-Abzug. 1 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf '425 BVG-Fixprämie' 2 Wählen Sie Aendern 3 Tippen Sie "417" im Feld 'Betrag' 4 Wählen Sie Sichern 5 Schliessen Sie das Fenster Persönliche Lohnarten Jeder Lohnart sind Pflichtigkeiten (AHV-pflichtig, ALV-pflichtig usw.) zugeordnet. Diese können Sie für eine persönliche Lohnart abrufen, jedoch nur für eine Basislohnart ändern. Wir empfehlen Ihnen, bei den vordefinierten Basislohnarten die Pflichtigkeiten nicht zu ändern. Falls Sie Ihren französisch- oder italienischsprachigen Mitarbeitern entgegenkommen wollen, so können Sie die Bezeichnungen in den persönlichen Lohnarten in die jeweilige Sprache übersetzen. Alle grundlegenden Angaben (Titel Lohnabrechnung, Abzüge usw.) gibt das Programm in der dem Mitarbeiter zugeteilten Sprache aus. Alle vordefinierten Basislohnarten sind in deutsch, französisch und italienisch vorhanden, und werden je nach gesetzter Mitarbeitersprache in die persönlichen Lohnarten übernommen. Eine weitere Mitarbeiterin erfassen Jetzt sind Sie an der Reihe. Wir geben Ihnen alle notwendigen Informationen zu Frau Änneli Singsang, und Sie erfassen die Personalien und die dazugehörenden Lohnarten. Gehen Sie dabei gleich vor wie gerade eben bei Herrn Fleissig. Personalien Vorname Änneli Name1 Singsang Adresse Im Heitern 1 Plz/Ort 4576 Tscheppach Geschlecht AHV Code ALV Code nfall Frau 1) AHV-pflichtig mit AHV-Abzug 1) ALV-pflichtig mit ALV-Abzug A 1) B- und NB-versichert, ohne NB-Abzug AVH Nummer (ergibt Geburtsdatum ) Ein-/Austritt Frau Singsang ist im Stundenlohn angestellt und arbeitet nur gelegentlich. Sie ist deshalb nicht gegen Nichtbetriebsunfall versichert und muss auch keine Prämien bezahlen. Persönliche Lohnarten Handbuch Q3 Lohn 16

17 105 Stundenlohn 714 Reisespesen Handbuch Q3 Lohn 17

18 Eine neue Lohnart erfassen Herr Fleissig fährt mit der S-Bahn zur Arbeit. Er erhält vom Arbeitgeber monatlich das Abonnement bezahlt. Wir wollen dafür eine eigene Lohnart erfassen. Gehen Sie im Personalfenster mit dem Auswahlbalken auf Herrn Fleissig 1 Wählen Sie Pers. Lohnarten 2 Wählen Sie Neue Lohnart(en) Wir könnten es uns einfach machen, und wie bei Frau Singsang die Lohnart Reisespesen übernehmen. Wir erfassen jedoch zur Übung eine gänzlich neue Lohnart: 1 Wählen Sie Neu 2 Tippen Sie 715 im Feld Lohnart-Nr. 3 Tippen Sie S-Bahn Abo im Feld Bezeichnung 4 Wählen Sie variabler Betrag im Feld Typ variabler Betrag bedeutet, dass der Betrag später in der persönlichen Lohnart angepasst werden kann. 1 Wählen Sie Betrag wird addiert im Feld Rechenart 2 Wählen Sie Pflichtigkeiten Sie sehen, dass keine Pflichtigkeit gesetzt ist. Das ist gut so für Spesen. 3 Schliessen Sie das Fenster Pflichtigkeiten 4 Wählen Sie im ersten Feld Lohnausweis Damit bewirken Sie, dass im Lohnausweis von Herrn Fleissig unter der Rubrik effektive Spesen der ausbezahlte Betrag für die S-Bahn Abonnemente erscheint. 5 Sichern Sie die neue Lohnart 6 Wählen Sie Übernehmen im Basislohnartenfenster Da keine Lohnart markiert ist, wird die aktuelle (Balken) in die persönlichen Lohnarten übernommen. Den Auszahlungsbetrag wollen wir nun in der persönlichen Lohnart 715 festhalten. 1 Wählen Sie Aendern und tippen Sie 130 im Feld Betrag der Lohnart Sichern Sie die Änderung Handbuch Q3 Lohn 18

19 Wir erfassen in diesem Grundkurs keine weiteren Mitarbeiter. Selbstverständlich können Sie jederzeit neue Mitarbeiter erfassen oder bestehenden Mitarbeitern neue Lohnarten zuteilen. Diese gelten dann jeweils ab der nächsten neu aufgerechneten Lohnabrechnung. Eine Lohnart mit Betrag 0 erscheint nicht auf der Lohnabrechnung. Wenn Sie also gewisse Auszahlungen (z.b. Spesen) nur sporadisch vornehmen, können Sie den Betrag in der persönliche Lohnart auf 0 stellen, ohne die Lohnart löschen zu müssen. Lektion 4 Lohnabrechnung Es ist Ende Januar, und wir wollen die Lohnabrechnungen auslösen. Ansätze einsetzen Frau Singsang ist im Stundenlohn angestellt. Wir müssen die Anzahl geleisteter Stunden und die gemeldeten Reisespesen einsetzen: 1 Gehen Sie im Personalfenster mit dem Auswahlbalken auf Frau Änneli Singsang 2 Wählen Sie Pers. Lohnarten 3 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf 105 Stundenlohn und wählen Sie Aendern 4 Tippen Sie 23 im Feld Anzahl und im Feld Ansatz 5 Sichern Sie die Lohnart und gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Lohnart 714 Reisespesen 6 Wählen Sie Aendern und tippen Sie im Feld Betrag 7 Sichern Sie die Änderung und schliessen Sie das Fenster Persönliche Lohnarten Da Herr Fleissig im Monatslohn angestellt ist, müssen wir bei ihm keine Änderungen vornehmen. Lohnabrechnungen Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen, wir können die Lohnabrechnungen erstellen. 1 Wählen Sie Lohnabrechnungen im Personalfenster Noch haben wir keine Lohnabrechnung erfasst, deshalb ist das Fenster leer. 2 Wählen Sie Neu 3 Tippen Sie Januar 2012 im Feld Identifikation 4 Tippen Sie im Feld Datum 5 Wählen Sie Sichern Handbuch Q3 Lohn 19

20 Jeder Lohnabrechnung können Sie einen Namen (Identifikation) geben und ein Datum zuordnen. Normalerweise werden Sie den Monat und das Jahr im Namen erwähnen. Eine sinnvolle Identifikation könnte aber auch Gratifikation 2004 sein. Es ist wichtig, dass Sie das Datum auf Ende Monat setzen (einer der beiden letzten Tage des Monats), wenn es sich um eine Monatslohnabrechnung handelt. Ansonsten kann es sein, dass das Programm nicht den gewünschten ALV2-Abzug berechnet. 1 Wählen Sie Aufrechnen Jetzt wird gerechnet. Anhand der zugeteilten Lohnarten berechnet das Programm alle Abzüge und den Auszahlungsbetrag pro Mitarbeiter. Wir wollen die Lohnabrechnungen als Vorschau überprüfen. 2 Schliessen Sie die Erfolgsmeldung mit Ok 3 Wählen Sie Ausgeben 4 Wählen Sie Vorschau Wenn Sie jetzt mit dem Schieber rechts die Vorschau weiterblättern, sehen Sie, dass das Programm in einem Zug die Lohnabrechnungen für Herrn Fleissig und Frau Singsang erstellt hat. Falls Sie kein Firmenpapier einsetzen, können Sie mit Konfiguration, Kopf Lohnabrechnung Kopfzeilen mit Ihrer Anschrift erfassen. Diese Zeilen werden auf jeder Lohnabrechnung oben links ausgedruckt. Wir überlassen es Ihnen, ob Sie im Rahmen dieses Grundkurses alle 12 Lohnabrechnungen erstellen wollen. Wir können den Abschluss im Rahmen dieses Grundkurses auch mit der einzigen Januar Lohnabrechnung durchführen. Lektion 5 Daten sichern Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten Daten. Wir empfehlen Ihnen, nach jeder erstellten Lohnabrechnung eine Datensicherung durchzuführen. 1 Legen Sie einen Ordner «Sicherungen Sicherungen» auf einem Laufwerk an 2 Wählen Sie Datei+Datensicherung 3 Wählen Sie Daten sichern (Backup) im Feld Aktion und bestätigen Sie die Wahl mit Sicherung starten Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach Daten zurückspielen (restore) anstatt Daten sichern (Backup). Handbuch Q3 Lohn 20

21 4 Wählen Sie im Datei-Dialog Ihren Ordner «Sicherungen Sicherungen» aus und bestätigen Sie die Wahl mit Öffnen Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Das Programm informiert uns über die erfolgreiche Datensicherung. Kopieren Sie nun die gesicherten Dateien nun auf ein Medium Ihrer Wahl CD, DVD, Diskette oder Band. Lektion 6 Lohnperiode abschliessen ssen So wie in Lektion 4 beschrieben, können Sie nun jeden Monat eine Lohnabrechnung erstellen. Es ist auch problemlos möglich, mehrere Lohnabrechnungen pro Monat zu erstellen, z.b. eine zusätzliche für den 13. Monatslohn im Monat Dezember. Sie müssen einzig darauf achten, dass Sie nicht für zwei Lohnabrechnungen das gleiche Datum verwenden. Im Falle eines 13. Monatslohns müssen Sie also beispielsweise den 13. Monatslohn per und die Dezember-Lohnabrechnung per erfassen. Meist wird im Dezember trotzdem nur eine Lohnabrechnung erstellt, und der 13. Monatslohn oder die Gratifikation mit einer eigenen Lohnart ausgewiesen. Abschlussdokumente ausdrucken Q3 Lohn liefert Ihnen alle gesetzlich geforderten Lohnunterlagen: * Lohnausweise * AHV-Bescheinigung * nfall-/sva-abrechnung * Lohnlisten Wenn Sie zu der hier im Grundkurs beschriebenen Lohnabrechnung keine weitere Lohnabrechnung erfasst haben, liefern folgende Auswertungen jeweils nur Zahlen für den Januar. AHV-Bescheinigung Jeder Betrieb in der Schweiz muss für seine Mitarbeiter AHV abrechnen. Die AHV- Bescheinigung liefert Ihnen die Lohnsummen pro Mitarbeiter. 1 Wählen Sie Auswertungen+AHV-Lohnbescheinigung 2 Wählen Sie Vorschau Sie sehen eine Aufstellung für die beiden Mitarbeiter, Herrn Fleissig und Frau Singsang. Oben links ist der Kopf der Liste leer. Hier sollte der Name der Firma von Herrn Fleissig und Frau Singsang stehen. Handbuch Q3 Lohn 21

22 Die Firmenanschrift müssen wir in der Konfiguration erfassen. 1 Wählen Sie Datei+Konfiguration+Konfiguration Lohn 2 Tippen Sie 123 im Feld AHV-Kassennummer 3 Wählen Sie Sichern 4 Tippen Sie Probe AG im ersten Feld Name/Firma 5 Tippen Sie Teststrasse 55 im Feld Adresse 6 Tippen Sie 4500 im Feld Plz 7 Tippen Sie Solothurn im Feld Ort 8 Sichern Sie die Lohnkonfiguration Das Programm schliesst automatisch alle offenen Fenster und öffnet wie beim Programmstart das Personalfenster. Jetzt wollen wir erneut die AHV-Bescheinigung ansehen. 8 Wählen Sie Auswertungen+AHV-Lohnbescheinigung 9 Wählen Sie Vorschau Sie sehen, dass links im Kopf der Liste die Firmenadresse angedruckt wird. Zusätzlich wird die soeben erfasste AHV-Kassennummer angezeigt. Endabrechnung Familienausgleichskasse Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die Kinderzulagen erhalten, so erhalten Sie mit dieser Liste eine Gesamtübersicht aller ausbezahlten Kinderzulagen pro Mitarbeiter und insgesamt. 1 Wählen Sie Auswertungen+Endabrechnung Familienausgleichskasse 2 Wählen Sie Vorschau oder direkt Drucken SVA-Jahresabrechnung Entweder für die SVA oder als Grundlage für die Lohnsummenmeldung an Ihre nfallversicherung benötigen Sie eine Aufstellung der unfallpflichtigen Löhne. 1 Wählen Sie Auswertungen+Suva-Jahresabrechnung 2 Wählen Sie Vorschau Wiederum wird die Firmenanschrift oben links angeschrieben. Dies gilt auch für alle folgenden Auswertungen. Jahresübersicht Handbuch Q3 Lohn 22

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