Leitfaden für Schulungen zur Einführung des elektronischen Reitbuches

Transkript

1 Leitfaden für Schulungen zur Einführung des elektronischen Reitbuches Inhalt 1 Einleitung 2 2 Benutzung des elektronischen Reitbuches via Internet Anmeldung Allgemeines Leitung / Ausbilder / Mitarbeiter / Preisliste und Stundenplan Anlage Belegung Reitstunden das Herzstück Eintragung Stornierung Eintragen und Streichen anderer Mitglieder Pferde und Mitglieder Benutzung des elektronischen Reitbuches via Terminal Anmeldung Allgemeines Leitung Ausbilder Mitarbeiter Anlage Preisliste Stundenplan Einstellungen Belegung Reitstunden das Herzstück Eintragung Stornierung Eintragen und Streichen anderer Mitglieder Pferde (nur am Terminal sichtbar) Mitglieder (nur am Terminal) Pferd: Schulpferd / privat Mitgliedsnummer Nachricht Mitgliedschaft Historie Listen PIN ändern Karte aktivieren: bitte ignorieren. Diese Funktion ist bei uns nicht aktiv und daher ausgegraut Ändern Mitglied suchen Profil Foto

2 1 Einleitung Kurze Einleitung zu den Hintergründen der Einführung des elektronischen Reitbuches Das elektronische Reitbuch ersetzt das Papierreitbuch nicht mehr und nicht weniger. Es ist keine Kommunikationsplattform wie z.b. Facebook. Das elektronische Reitbuch wird zum eingeführt, d.h. es wird möglich sein sich im Papierbuch noch bis zum einzutragen. Das Papierreitbuch liegt bis inkl aus. Das elektronische Reitbuch Team wird am alle Eintragungen bis manuell in das elektronische Reitbuch überführen. Ab muss dann jeder Reiter, der an den Schulreitstunden teilnehmen möchte elektronisch die Reitstunden eintragen. Es ist möglich sich im elektronischen Reitbuch für Reitstunden einzutragen. Bereits eingetragene Reitstunden können storniert werden. Wenn die Stornierung weniger als 24 Stunden vor der Reitstunde erfolgt, ist diese Reitstunde wie bisher auch kostenpflichtig. Jede Eintragung kostet den Reitverein 0,05. Daher bitten wir darum das elektronische Reitbuch sorgsam zu nutzen, sonst muss der Verein möglicherweise eine Gebühr erheben oder von einzelnen Personen eine Verwaltungsgebühr / einen Unkostenbeitrag einfordern. Es gibt die Möglichkeit sich über das Terminal vor dem RVWBüro in Reitstunden einzutragen oder bequem von zu Hause über das Internet. Das Thema Datenschutz nehmen wir sehr ernst. Deshalb sind über den Internetzugang so wenig personenbezogene Daten wie möglich einsehbar. Auch das Passwort kann beispielsweise nur am Terminal im Reitstall geändert werden. Sobald der Reitlehrer einem Reiter ein Pferd für die entsprechende Reitstunde zugeteilt hat, kann man sich nicht mehr selbst stornieren. In diesen Fällen bitte wie bisher auch dem Reitlehrer eine Nachricht zukommen lassen (z.b. Anruf im Büro etc.) Wir werden das elektronische Reitbuch nun kurz aus zwei Anwendungssichten demonstrieren. o via Internet o via Terminal 2

3 2 Benutzung des elektronischen Reitbuches via Internet Auf der Homepage wird der Link zum Zeitpunkt der Einführung noch nicht vorhanden sein. Die Reiter sollten sich entweder einen Favoriten setzen oder finden den Link ab Produktivsetzung auf der Homepage. Einstieg über den Link zeigt anfangs folgendes Bild: 2.1 Anmeldung mit der Mitgliedsnummer und dem Passwort Passwort (=Geburtstag, Geburtsmonat und die letzte Ziffer des Geburtsjahres TTMMJ) Das Passwort bitte zeitnah am RVW Terminal ändern. Die Änderung kann aus Sicherheitsgründen nur im erfolgen. Wenn man das Passwort vergisst, sollte das Mitglied sich an das Büro wenden und die PIN zurück setzen lassen. Unten sieht man nun am Namen, dass man angemeldet ist. Zusätzlich wechselt der anmelden Button zu abmelden 3

4 2.2 Allgemeines Leitung / Ausbilder / Mitarbeiter / Preisliste und Stundenplan Zum Schutz unserer Daten sind diese Funktionen nicht per Internet verfügbar Anlage Zeigt ein Luftbild der Reitanlage 2.3 Belegung Zeigt den Hallenbelegungsplan, der auch über die Homepage des RVW abrufbar ist. Für Privatreiter sinnvoll, um zu sehen, wann die Reithallen nicht belegt sind. 2.4 Reitstunden das Herzstück Eintragung Es werden wie bisher auch 7 Wochen angezeigt Man wählt über die Wochentagsleiste den Tag aus, an dem man sich eintragen möchte Anschließend klickt man in das Rechteck der entsprechenden Reitstunde, für die man sich eintragen möchte und bestätigt die Rückfrage Soll die Eintragung durchgeführt werden mit Ja => Nach erfolgter Bestätigung erscheint die Eintragung im Rechteck der Reitstunde. Wenn man sich in eine Reitstunde weniger als 24 Stunden vorher eintragen möchte, kommt folgende Fehlermeldung Anschließend Abmelden nicht vergessen (es erfolgt nach einer Minute ein automatischer Logout) 4

5 2.4.2 Stornierung nach erfolgter Anmeldung in der Wochentagsleiste den Tag auswählen, an dem man sich streichen möchte Anschließend auf den eigenen Namen in dem Rechteck der Reitstunde klicken, aus der man sich streichen möchte. Die Rückfrage Soll Ihre Buchung gestrichen werden mit Ja bestätigen Nach erfolgter Bestätigung verschwindet die Eintragung Anschließend Abmelden nicht vergessen (es erfolgt nach 3 Minuten ein automatischer Logout) Eintragen und Streichen anderer Mitglieder Nach erfolgter Anmeldung auf tätig für klicken Im Fenster Aktion für Mitglied gibt man den Namen oder die Mitgliedsnummer des Mitglieds ein, für das man tätig sein möchte und bestätigt die Eingabe. Hinter tätig für wird nun angezeigt, für wen die nachfolgenden Aktionen durchgeführt werden. Diese erfolgen genau so, wie wenn man für dich selbst tätig ist. Die Aktion für ein anderes Mitglied wird durch erneutes Klicken auf den Button "tätig für" beendet. Hinweis: Das System protokolliert genau wer wann für wen tätig war. Es kann also genauestens nachvollzogen werden wer wen ich welche Stunden eingetragen wird. Missbrauch wird durch den Vorstand umgehend geahndet und kann zum Ausschluss aus dem Verein führen. 5

6 2.5 Pferde und Mitglieder Zum Schutz unserer Daten sind diese Funktionen nicht per Internet verfügbar 6

7 3 Benutzung des elektronischen Reitbuches via Terminal Hilfebutton Hier ist zu wichtigen Themen eine Erläuterung eingestellt. Bitte beachten, dass dies vom Reitverein Leonberg ist und daher für den RVW nur die folgenden Funktionen relevant sind: Anmelden (So starten Sie jede Aktion) Seite 2 So tragen Sie sich ein Seite 4 So streichen Sie sich Seite 6 Eintragen und Streichen anderer Mitglieder Seite 8 PIN ändern Seite 10 Mitglieder Datenblatt ausdrucken Seite Anmeldung mit der Mitgliedsnummer und dem Passwort Passwort (=Geburtstag, Geburtsmonat und die letzte Ziffer des Geburtsjahres TTMMJ) Das Passwort bitte zeitnah am RVW Terminal ändern. Die Änderung kann aus Sicherheitsgründen nur im erfolgen. Wenn man das Passwort vergisst, sollte das Mitglied sich an das Büro wenden und die PIN zurück setzen lassen. Unten sieht man nun am Namen, dass man angemeldet ist. Zusätzlich wechselt der anmelden Button zu abmelden 7

8 Allgemeines Leitung Info zu Vorstand und Schulreitersprechern Ausbilder Info zu unseren Ausbildern 8

9 3.2.3 Mitarbeiter Info zu unseren Bürokräften und dem Betriebsleiter Anlage Luftbild der Reitanlage Preisliste Derzeit nicht verfügbar, aber auch irrelevant, da wir wie bisher unser AboSystem haben Stundenplan Zeigt den Hallenbelegungsplan, der auch über die Homepage des RVW abrufbar ist 9

10 Einstellungen Belegung Zeigt den Hallenbelegungsplan des aktuellen Tages, der auch über die Homepage des RVW abrufbar ist. Für Privatreiter sinnvoll, um zu sehen, wann die Reithallen nicht belegt sind. 3.4 Reitstunden das Herzstück Eintragung Es werden wie bisher auch 7 Wochen angezeigt Man wählt über die Wochentagsleiste den Tag aus, an dem man sich eintragen möchte Anschließend klickt man in das Rechteck der entsprechenden Reitstunde, für die man sich eintragen möchte und bestätigt die Rückfrage Soll die Eintragung durchgeführt werden mit Ja => Nach erfolgter Bestätigung erscheint die Eintragung im Rechteck der Reitstunde. Wenn man sich in eine Reitstunde weniger als 24 Stunden vorher eintragen möchte, kommt folgende Fehlermeldung Anschließend Abmelden nicht vergessen (es erfolgt nach einer Minute ein automatischer Logout) 10

11 3.4.2 Stornierung nach erfolgter Anmeldung in der Wochentagsleiste den Tag auswählen, an dem man sich streichen möchte Anschließend auf den eigenen Namen in dem Rechteck der Reitstunde klicken, aus der man sich streichen möchte. Die Rückfrage Soll Ihre Buchung gestrichen werden mit Ja bestätigen Nach erfolgter Bestätigung verschwindet die Eintragung Anschließend Abmelden nicht vergessen (es erfolgt nach 3 Minuten ein automatischer Logout) Eintragen und Streichen anderer Mitglieder Nach erfolgter Anmeldung auf tätig für klicken Im Fenster Aktion für Mitglied gibt man den Namen oder die Mitgliedsnummer des Mitglieds ein, für das man tätig sein möchte und bestätigt die Eingabe. Hinter tätig für wird nun angezeigt, für wen die nachfolgenden Aktionen durchgeführt werden. Diese erfolgen genau so, wie wenn man für dich selbst tätig ist. Die Aktion für ein anderes Mitglied wird durch erneutes Klicken auf den Button "tätig für" beendet. 11

12 Hinweis: Das System protokolliert genau wer wann für wen tätig war. Es kann also genauestens nachvollzogen werden wer wen ich welche Stunden eingetragen wird. Missbrauch wird durch den Vorstand umgehend geahndet und kann zum Ausschluss aus dem Verein führen. 3.5 Pferde (nur am Terminal sichtbar) Hier ist eine Übersicht über unsere Schulpferde (Name, Farbe, Geschlecht, Herkunft, Geburtsdatum, Gesundheitszustand und Paten) Die Angaben seit wann das Pferd im Reitstall ist, Stall und maximales Reitergewicht sind nicht gepflegt und haben daher keinerlei Aussagekraft Es ist möglich nach Pferden zu suchen über die Funktion Pferd suchen oder mit der Blätterfunktion <== bzw. ==> 12

13 3.6 Mitglieder (nur am Terminal) Hier sieht man die aktuell hinterlegten Daten von sich als Mitglied und kann diese überprüfen Bei Änderungswünschen bitte schriftlich an das Büro des RVW herantreten. Änderungen können nur von der Verwaltung durchgeführt werden. Größe, Gewicht und Beruf sind bei uns nicht sichtbar Tarif zeigt an, ob man Jugendlicher, Erwachsener oder Mitreiter ist Das Guthaben ist an dieser Stelle zu vernachlässigen. Unser AboSystem wurde lediglich auf die 5 Reitstunden herunter skaliert. Die Abrechnung erfolgt derzeit über ein separates System. Die Leistungsgruppen werden derzeit nicht gepflegt. Es ist bei jedem Mitglied standardmäßig Standard voreingestellt. Derzeit kann sich auch jedes Mitglied in alle Reitstunden eintragen. Herr Jozsef Sebestyen behält sich jedoch vor, in Einzelfällen beispielsweise für die Springstunden die Leistungsgruppe für einzelne Mitglieder anzupassen, wenn diese sich nicht vorab mit ihm absprechen Pferd: Schulpferd / privat Hier können Mitglieder, die sowohl mit Schulpferden als auch Privatpferden am Schulunterricht teilnehmen entsprechend einstellen, als was sie gerade geführt sein wollen. Die Einstellung kann jeweils für Dressur, Springen und Gelände vorgenommen werden. Switchen beliebig oft möglich. Das Ändern erfolgt über den ändern Button. 13

14 Mitgliedsnummer wird hier angezeigt Nachricht Hier kann man einem Mitglied, das man vorher gesucht hat eine Nachricht hinterlassen. Dies ist nur über den Terminal möglich und vor allem für die Reitlehrer nützlich Mitgliedschaft nicht konfiguriert, daher bitte ignorieren Es wird das Eintrittsdatum in den Reitverein angezeigt sowie das Guthaben Historie protokolliert systemrelevate Vorgänge wie z.b. PIN Änderung Listen Personendaten = Mitgliederdatenblatt ausdrucken oder per senden. Ausdrucken kann ein "normales Mitglied" überhaupt nicht. Normale Mitglieder können eine Liste nur per an sich selbst schicken und dann auf dem eigenen Drucker zuhause ausdrucken. 14

15 Buchungen o auswerten und per senden (hier lassen sich Missbrauchsfälle identifizieren) Abrechnung auswerten und per senden Die Abrechnung erfolgt derzeit nicht über dieses System. Das System wurde hier so angepasst, dass unser Guthaben auf 5 Reitstunden aufgeteilt wird. Da der mit einem monatlichen AboSystem arbeitet und nicht mit einer stundenweisen Abrechnung, sind diese Werte nur als systeminterne Berechnungshilfen zu betrachten. Mandat: nur für Lastschriftverfahren, eigentlich nicht sichtbar und bitte keinesfalls anklicken, das das System hier zum Absturz gebracht wird PIN ändern Auf den entsprechenden Button klicken o Im PIN ändern Fenster zukünftige PIN eingeben und mit OK bestätigen Achtung: Die PIN muss ein 5stelliger Zahlencode sein 15

16 3.6.8 Karte aktivieren: bitte ignorieren. Diese Funktion ist bei uns nicht aktiv und daher ausgegraut Ändern Es kann tatsächlich nur Schulpferd/privat geändert werden. Nichts anderes. Hier sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, dass normale Schulreiter das nicht anfassen! Mitglied suchen Hier kann man andere Mitglieder suchen (anhand Namen oder Mitgliedsnummer) Wenn man auf das Feld Nachricht klickt, kann man kurze Nachrichten versenden (demonstrieren) Auf diesem Weg kann man anderen Mitgliedern auch Nachrichten zukommen lassen Die Nachricht wird dem Mitglied angezeigt, sobald es sich anmeldet Profil Foto Dieses Bild ist sichtbar, wenn andere Mitglieder einen suchen Wer möchte kann dem Büro oder elektronischen Reitbuch Team per Mail ein Bild zukommen lassen, das wir dann hochladen werden. Es ist keineswegs Sinn und Zweck dieses Bild laufend zu ändern! 16