Abacus Neuerungen 2016

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1 Abacus Neuerungen 2016 Auch in diesem Jahr haben die Verantwortlichen der Abacus Business Software, Programmierer, Produktverantwortliche und Supportmitarbeitende, an der Partnerkonferenz die Neuerungen für 2016 präsentiert. Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse wird weiter vorangetrieben mit neuen Produkten wie AbaPay und der Reisekostenabrechnung oder mit der Weiterentwicklung der Smartphone-App AbaCliK. Auszug aus den Neuerungen 2016 im Überblick Auch die Abacus Version 2016 wartet mit Innovationen, Neuerungen und Weiterentwicklungen auf. Lernen Sie nachfolgend einige neue Lösungen und Funktionen näher kennen. Eine detailliertere Übersicht zu den Neuerungen 2016 folgt im kommenden Jahr. AbaPay: Elektronisches Erstellen, Verwalten, Senden und Empfangen von digitalen Rechnungen Smartphone App AbaCliK Zeiterfassung, Zeit- und Arbeitskontrolle Reisekostenabrechnung Ferienprozess Lohnbuchhaltung / Human Resources: Organigramme und Budgetierung Servicemanagement mit Pendenzenverwaltung

2 AbaPay: Elektronisches Erstellen, Verwalten, Senden und Empfangen von digitalen Rechnungen AbaPay ist das neue papierlose Online-Büro für Kleinstunternehmen, das nicht installiert werden muss. Rechnungen können nach wie vor in Word erstellt, als PDF gespeichert und mit AbaPay in einem einzigen Schritt an Kunden und gleichzeitig an den Treuhänder versendet werden. Jede verschickte Rechnung wird zudem direkt in der Abacus Business Software ordnungsgemäss elektronisch archiviert. Eine einfache Offene Posten -Verwaltung als Debitorenkontrolle erlaubt eine Übersicht über den Status der Rechnungen. Die ebenfalls integrierte Mahnfunktion ermöglicht den unmittelbaren Mahnversand per aus AbaPay. Eine Kreditorenkontrolle oder eine detailliertere Offene Posten -Liste werden zu einem späteren Zeitpunkt ausgeliefert. Wie funktioniert AbaPay? Ein Unternehmen erstellt seine Rechnungen, wie es sich gewohnt ist, über ein beliebiges Programm und speichert diese als PDF ab. Mit Hilfe des Benutzernamens und eines Passwortes kann es sich bei der Plattform anmelden und die Rechnung hochladen. Danach extrahiert AbaPay automatisch aus dem PDF Informationen wie Kundenname, Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuer und legt daraus einen Datensatz an. Per Klick werden die Rechnung anschliessend an Kunden sowie den Treuhänder übermittelt. Für den Treuhänder erleichtert sich die Arbeit insofern, als dass dieser vorab lediglich die Buchungsarten und Konten für den Kunden definieren und hinterlegen muss. Anschliessend werden die eingehenden Debitorenrechnungen automatisch auf das richtige Konto in der Abacus Business Software oder in AbaWeb verbucht. Die Buchungen aus AbaPay werden identisch behandelt wie solche aus der Finanzbuchhaltung. Auch können über AbaPay eingegangene Buchungen nachträglich noch vor der definitiven Verbuchung angepasst werden. AbaPay ist ab Dezember 2015 erhältlich.

3 Versenden und verwalten Sie Ihre Rechnungen online in einem Portal. Die Daten aus der hochgeladenen Rechnung werden automatisch abgefüllt und können anschliessend noch korrigiert werden. Die Übersicht erlaubt das Anzeigen und Verwalten der Rechnungen unteranderem nach dem Status.

4 Smartphone App AbaCliK Die App AbaCliK ist ursprünglich zum Sammeln, Organisieren und Versenden von Spesen gedacht gewesen. Einmal im Einsatz wurde rasch festgestellt, dass Sie als ihr Anwender unterwegs viel mehr erledigen möchten als nur Spesen einzureichen. Daher wurde die App unter Hochdruck weiterentwickelt. Folgende Neuerungen dürfen Sie 2016 von AbaCliK erwarten: Volltextsuche, Digitale Signatur, Attachment-Import Volltextsuche: Sie können auf Ihrem Smartphone oder in der App Belege, Rechnungen oder auch Lohnausweise suchen. Per Klick landen Sie direkt auf dem gewünschten Dokument. Importieren Sie neu nebst Bildern auch unterschiedliche Attachments wie PDF-, Word-, Excel-, PNG- und JPEG-Dateien aus Ihrem Smartphone oder der Dropbox.

5 Digitales Signieren der Belege: Ihre Belege werden mit einem elektronischen Zeitstempel gesetzeskonform signiert und in die Abacus Business Software übertragen. Der Originalbeleg muss nicht mehr aufbewahrt werden. Arbeitszeiterfassung Kommen/Gehen (In- & Out-Funktion) Die bereits angekündigte Funktion In & Out zur Erfassung der Präsenzzeit im Unternehmen kann ab der Version 2015 direkt in die Abacus Business Software synchronisiert werden. Die Erfassung der Präsenzzeit lässt sich mit Hilfe eines Barcodes, einer manuellen Eingabe oder von Technologien wie RFID oder Geofence tätigen. Für den Weg mittels Barcodes, können Barcodes direkt in der Abacus Business Software definiert und ausgegeben werden. Den Barcodes können bereits vordefinierte Informationen wie Projekt- oder Leistungsart mitgegeben werden. Auch für Abwesenheiten wie etwa Ferien können Sie Barcodes mit vordefinierter Stundenanzahl ausdrucken. Übersichten über die tägliche, monatliche oder jährliche geleistete Arbeitszeit lassen sich über die App anzeigen.

6 Mittels Kommen/Gehen kann die Präsenzzeit im Unternehmen einfach erfasst und direkt in die Abacus Business Software synchronisiert werden. Übersichten erlauben das Anzeigen der täglich, monatlich oder jährlich gearbeiteten Zeiten nach Projekten.

7 Employee Self-Service Mit der ersten Version 2016 werden im Monat Dezember die folgenden Funktionen ausgeliefert: Ansicht in die eigenen Personalstammdaten wie Lohnabrechnungen, Lohnausweise und weitere Daten Ändern der eigenen Adresse Ändern des Zivilstands Beantragen von Kinderzulagen Ändern des Begünstigtenkontos Reisekostenabrechnung Erfahren Sie mehr Synchronisation Bisher war bereits die Synchronisation der Spesenbelege mit den Abacus Applikationen Lohnbuchhaltung und Projekt-/Leistungsabrechnung möglich. Neu können Spesenbelege auch in die Kreditorenbuchhaltung und zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Die Synchronisation der erfassten Daten und Inhalte in die Abacus Business Software erfolgt fast von selbst: Markieren Sie die in AbaCliK erfassten Einträge und übertragen Sie diese. Übersicht der Verbuchungen von Spesenbelegen in die Abacus Business Software

8 Übersicht der Synchronisation von Leistungen etc. in die Projektverwaltung.

9 Abacus Reisekostenabrechnung Die Zeiten, in denen Mitarbeitende ihre Tätigkeiten lediglich am Arbeitsplatz verrichteten, sind endgültig vorbei. Dieser Tatsache trägt die neue Abacus Reisekostenabrechnung Rechnung. Ziel dieser Anwendung ist die vereinfachte Abrechnung der Reisekosten der Mitarbeitenden und eine automatische Berechnung der Pauschalen. Die Abacus Reisekostenabrechnung ermöglicht es, Tabellen für Ansätze im In- und Ausland zu definieren, so dass gesetzliche Pauschalen einfach abgerechnet und ausbezahlt werden können. So funktioniert die Reisekostenabrechnung: Zur Beantragung einer Reise legen Sie sie in der Abacus Software oder direkt auf dem Smartphone an. Nach dem Erhalt der Freigabe können die verschiedenen Spesen inklusive Zahlungsart und Währungen mobil auf dem Smartphone oder über die Abacus Business Software erfasst sowie die Belege den Spesen angehängt und im Dossier abgelegt werden. Sind effektive Spesen erfasst, werden diese verrechnet, ansonsten wird die pro Reise und Land definierte Tagespauschale abgerechnet. Zuletzt können die Reisespesen validiert, kontrolliert und zur Zahlung freigegeben werden. Eine neue Kachel in der Smartphone App AbaCliK erlaubt das direkte, mobile Erfassen der Reisekosten.

10 Neue Reisen können direkt in AbaCliK angelegt werden. Pauschalen oder effektive Kosten können ausgewählt und zur Reise hinzugefügt werden. Verfügbarkeit: Reisekostenmodul ab Mobile Reisekostenabrechnung: Android und ios ab

11 Arbeitszeitzeiterfassung, Zeit- und Arbeitskontrolle Abacus schafft eine vordefiniere Zeit- und Arbeitskontrolle als Zeiterfassung. Diese wird zukünftig kostenlos zusammen mit der neuen Abacus Lohnsoftware ausgeliefert. Die Zeiterfassung ermöglicht es, Leistungen, Abwesenheiten und Absenzen zu erfassen, Sollstunden und Sollzeiten zu definieren, Zeitkonten zu führen sowie Auswertungen auf Ebene Mitarbeitender oder Abteilungen zu erstellen. Dank der Vereinfachung der Zeiterfassung können Mitarbeitenden innert Kürze Arbeits- und Präsenzzeiten erfassen. Die Erfassung der Arbeitszeit kann dabei auf drei verschiedene Arten erfolgen: Über die Smartphone-App AbaCliK: Jeder Mitarbeitende kann über das Smartphone Zeiten erfassen und mit der Abacus Business Software synchronisieren. Über MyAbacus: Über das Online-Dashboard können Arbeitszeiten jederzeit mit verschiedenen Leistungsarten online über MyAbacus eingegeben werden. Über die Abacus Business Software: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit via AbaProject in der Abacus Business Software eingeben.

12 Lohnbuchhaltung / Human Resources: Organigramme und Budgetierung Organigramme im HR Das Programm Organisation ermöglicht es Unternehmen, ihre Organisation über Teams, Abteilungen und auch Geschäftsbereiche strukturiert abzubilden und direkt die Daten für das Intranet zu erzeugen. Neu können pro Unternehmen mehrere Organisationen abgebildet werden. Die in der ABAUC Business Software aufgebaute Organisation kann in den sogenannten Organisation Manager exportiert und als Organigramm ausgegeben werden. Im dazugehörigen externen Programm Organisation lassen sich die Organigramme je nach Wunsch optisch darstellen, die Daten für das Intranet erstellen und sie direkt über einen Webservice einbinden. Budgetierung Version 2016 und 2015 Neu auf die Version 2016 und zurückportiert auf die Version 2015 können in der Budgetierung die Kosten nach Mitarbeiter oder Stelle ermittelt werden. Mit Hilfe eines Assistenten wird der Anwender durch die Erstellung des Budgets bis zum Budgetlauf begleitet. Die Ansicht des Budgets lässt sich je nach Interesse definieren. Das Cockpit zeigt eine Übersicht der Details wie Löhne inklusive definierter Teuerung, Stammdaten und sämtliche kostenrelevanten Arbeitgeberlohnarten. Diese können nach Belieben mutiert und angepasst werden. Auch Pensums-Herabsetzungen und Kündigungen lassen sich berücksichtigen. Auf Wunsch werden die totalen Aufwände über Lohnarten, Perioden, Kostengruppen oder Mitarbeitenden ebenfalls angezeigt. Auch ein Report als Matrix kann aufbereitet und beliebig dargestellt werden. Das freigegebene und bewilligte Budget lässt sich anschliessend direkt in die Planzahlen der Abacus Finanzbuchhaltung verbuchen.

13 SVM-Pendenzenverwaltung Im Abacus Service- und Vertragsmanagements (SVM) können neu auf dem Objekt Pendenzen für eine Nachkontrolle oder eine Offerte erfasst werden. Eine erfasste Pendenz wird solange auf jedem Serviceauftrag des Objekts ausgegeben, bis diese als erledigt gekennzeichnet wird. Auch wenn ein Serviceauftrag abgearbeitet und im Archiv abgelegt wurde und die Pendenz noch offen ist, wird diese weiter auf dem Objekt angezeigt. Zur Kontrolle kann zusätzlich eine Pendenzenliste mit allen offenen Pendenzen ausgegeben werden. Auf dem Serviceauftrag werden offene Pendenzen angezeigt.

14 Die offenen Pendenzen auf dem Objekt werden mit jedem neuen Serviceauftrag ausgegeben. Lassen Sie sich zur Kontrolle eine Pendenzenliste mit allen Offenen Pendenzen anzeigen.

15 Ferienprozesse Über die Business Process Engine wird neu der Ferienprozess direkt in der Abacus Business Software abgebildet. Wird der Prozess gestartet, ist der Mitarbeitenden in der Lage, seinen Antrag direkt in der Abacus Software einzugeben, zu korrigieren und dem Vorgesetzten weiterzuleiten. Die Masken und die benötigten Angaben sowie Regeln könnten frei definiert werden. Je nach Wunsch lässt es sich einrichten, wie der Vorgesetzte über den neuen Antrag informiert werden soll. Über jeden Antrag kann direkt per informiert werden. Anschliessend kann sich der Vorgesetzte In der Abacus Software zur Überprüfung beispielsweise einen Ferienreport eines Mitarbeitenden oder eines ganzen Teams anzeigen lassen. Der Antrag lässt sich per Klick ablehnen oder bewilligen. Zeitgleich werden die bezogenen Ferientage direkt in AbaProject verbucht, sofern dieses ebenfalls im Einsatz ist. Verfügbar mit V2016 Release vom 20. Februar 2016.