KYOCERA Partner Websites CMS Leitfaden für Redakteure Version 1.1 Oktober 2014 PARTNER WEBSITES CMS

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1 KYOCERA Partner Websites CMS Leitfaden für Redakteure Version 1.1 Oktober 2014 PARTNER WEBSITES CMS

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. EINFÜHRUNG TYPO3 CMS FRONTEND BACKEND EDITOR 3 2. FRONTEND (IHRE WEBSEITE) STARTSEITE INHALTSSEITE (BEISPIEL: WIR ÜBER UNS) EIGENE INHALTSSEITEN 5 3. ANMELDUNG AM KYOCERA PARTNER WEBSITES CMS 6 4. CMS BACKEND SYMBOLE (WERKZEUGE) IN TYPO ANLEGEN EINER NEUEN SEITE DOKUMENTE / DATEIEN INHALTSBEREICHE BILD-SLIDER TEXT-BILD-ELEMENT AUFTEILEN DER INHALTE IN SPALTEN 19

3 1. Einführung 1. EINFÜHRUNG Wir freuen uns, Sie als Redakteur in unserem Partner Websites CMS begrüßen zu dürfen. In diesem Leitfaden möchten wir Ihnen alle nötigen Informationen an die Hand geben, um Ihre Partner Webseite selbstständig pflegen zu können. Diese Dokumentation ist gewissenhaft erarbeitet worden, erhebt jedoch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie eine wichtige Funktion im CMS entdeckt haben, die nicht ausreichend dokumentiert wurde, zögern Sie bitte nicht uns zu informieren. Wir freuen uns daher auf Ihre Rückmeldungen und Vorschläge. Beginnen wir nun mit einigen Fachwörtern, die in diesem Leitfaden Verwendung finden. Sie sollten sich diese Wörter einprägen, da Sie uns im Supportfall direkt mitteilen können, an welcher Stelle im System Klärungsbedarf besteht. 1.1 TYPO3 CMS TYPO3 ist das Content Management System (kurz CMS), mit dem Ihre Partner Webseite aufgebaut wurde. TYPO3 ist ein OpenScource System, welches sich besonders durch seine Konfigurierbarkeit und Stabilität von der Masse abhebt. Sollten Sie bereits Erfahrung in der Bedienung von TYPO3 haben, werden Sie sich schnell zurechtfinden. Wir haben besonderen Wert darauf gelegt, Ihnen nur die Funktionen anzubieten, die Sie wirklich benötigen. 1.2 FRONTEND Als Frontend bezeichnet man üblicherweise die öffentliche Darstellung Ihrer Webseite. Alles was Ihr Kunde sehen kann, ist das Frontend. 1.3 BACKEND Das Backend ist folglich genau das, was Ihr Kunde nicht sehen kann. Es ist das Redaktionssystem mit seinen Funktionen, welches Sie dabei unterstützt, die Inhalte Ihrer Partnerwebseite zu pflegen. 1.4 EDITOR Der Editor ist das zentrale Element, um Text-Inhalte in Ihre Webseite einzusetzen. Der Editor, oft auch RTE (Rich Text Editor) genannt, funktioniert ähnlich wie Sie es auch von Microsoft Word kennen

4 2. Frontend (Ihre Webseite) 2. FRONTEND (IHRE WEBSEITE) Aus welchen Elementen besteht Ihre Webseite? Farblegende: Grüne Bereiche sind durch Sie zu pflegen 2.1 STARTSEITE Ihre Standorte als Direktzugriff Ihre individuellen Qualifizierungen Ihr Firmenlogo Hauptnavigation KYOCERA Info-Slider mit Produktinformationen und Themen Informationsbereich Google Maps mit Ihren Standorten RSS-Feed mit aktuellen Themen Dynamische Navigation, nicht zu ändern sind: Drucker, Kopierer..., Verbrauchsmaterialien, Lösungen, Standorte und der Link zur Webseite Über KYOCERA Auf der Startseite haben Sie im zentralen Bereich (grün eingerahmt) die Möglichkeit den Inhalt anzupassen. Alle anderen Bereiche der Startseite werden dynamisch mit Inhalten gefüllt oder durch KYOCERA bereitgestellt

5 2. Frontend (Ihre Webseite) 2.2 INHALTSSEITE (BEISPIEL: WIR ÜBER UNS) Bild-Slider Navigationstitel Hauptinhalt: Text, Text-Bild und Bildelemente 2.3 EIGENE INHALTSSEITEN Sie haben innerhalb des KYOCERA Partner Websites CMS die Möglichkeit, eigene Seiten und Unterseiten anzulegen und selbständig mit Inhalten zu versorgen. Die Verantwortung der Inhalte liegt alleine in Ihrer Verantwortung

6 3. Anmeldung am KYOCERA Partner Websites CMS 3. ANMELDUNG AM KYOCERA PARTNER WEBSITES CMS Um sich am KYOCERA Partner Webseites CMS anzumelden, können Sie sich via SSO (SingleSignOn) über das KYOCERA Extranet anmelden oder aber direkt auf die folgende Adresse zugreifen. è Die Anmeldedaten sind die gleichen, die Sie auch für das KYOCERA Extranet nutzen. Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung am CMS nur über das KYOCERA Extranet oder die o.g. Adresse erfolgen kann. Sollten Sie Probleme mit der Anmeldung haben, befindet auf der Anmeldeseite ein Link zu unserem Supportformular. Außerdem finden Sie hier diese Dokumentation und Tutorials (Videoanleitungen)

7 4. CMS BACKEND Wenn Ihre Anmeldung akzeptiert wurde, sollte sich das Backend des CMS in dieser Form zeigen Das TYPO3 CMS gliedert sich in drei Hauptbereiche. 1. Eine Werkzeug-Navigation a. Hier finden Sie die Möglichkeiten zwischen Seitenbearbeitung und Dateiverwaltung zu wechseln. 2. Die Seitenstruktur Ihrer Webseite / Dateiverwaltung a. Sollten Sie nach dem ersten Login nur eine Seite vorfinden, klicken Sie auf den kleinen Pfeil vor dem Namen Master Firmennamen um die Seitenstruktur aufzuklappen. b. Sofern die Dateiliste angeklickt wurde, werden hier Struktur und Dateien der Dateiverwaltung angezeigt. Der Bearbeitungsbereich, um redaktionell tätig zu werden. Hier können Sie in den pflegbaren Seiten eigenständig Texte, Text-Bild-Kombinationen, Bild-Slider und Dateilinks anlegen

8 4.1 SYMBOLE (WERKZEUGE) IN TYPO3 In der folgenden Übersicht stellen wir Ihnen einige Symbole aus dem TYPO3 CMS vor. Auf diese Symbole beziehen wir uns ggf. in dieser Beschreibung. Grundsätzlich sind die Symbole selbsterklärend, wir möchten aber wichtigsten aufzählen. Halten Sie Ihre Maus einen kurzen Moment über den Symbolen, wird eine kurze Erklärung eingeblendet. 1. Werkzeug Symbol Funktion Bearbeitung der Seiten und Inhalte Dateiliste: Verwaltung für Dokumente und Bilder 2. Seitenstruktur Symbol Funktion Anfangspunkt der Webseite Öffentliche, in der Navigation sichtbare Seite Öffentliche, in der Navigation unsichtbare Seite Seite, die auf eine andere Seite des Systems verweist Link zu einer anderen Webseite als Navigationspunkt Deaktivierte Seite Systemordner, nicht in Navigation sichtbar Seite in neuem Fenster ansehen Seite aktiviert / deaktiviert Seiteneigenschaften bearbeiten Systeminformationen zur Seite Verlauf der Änderungen innerhalb der Seite Neue Seite anlegen Seite ausschneiden Seite kopieren Kopierte/Ausgeschnittene Seite einfügen Filterfunktion im Seitenbaum Seitenbaum aktualisieren

9 2. Dateiverwaltung Symbol Funktion Knotenpunkt des Dateiverzeichnisses Ordner im Dateiverzeichnis, sofern angelegt Neuen Ordner oder Datei anlegen Datei hochladen Meta-Daten der Datei editieren Ordner / Datei umbenennen Informationen zum Ordner / zur Datei Ordner / Datei löschen Kopieren Ausschneiden 3. Bearbeitungsbereich Symbol Funktion Webseite anzeigen Seiteneigenschaften bearbeiten Neuer Seiteninhalt (Text, Text-Bild, Bild-Slider oder Rasterelement) Rasterelement Bildelement Textelement Text-Bildelement Speichern Speichern und Element ansehen Speichern und Element schließen Speichern und neues Element gleicher Art erstellen Elemente verschieben

10 Änderungen rückgängig machen Element verbergen/sichtbar machen Cache-Speicher der aktuellen Seite löschen Es werden innerhalb des CMS noch weitere Symbole und Funktionen angezeigt. Einige davon werden Ihnen bei der Arbeit von Vorteil sein. Im Unteren Bereich einer Seite sehen Sie eine Checkbox, welche es Ihnen ermöglicht, verborgene Elemente im CMS anzuzeigen. Diese Checkbox sollten Sie einschalten. Das CMS merkt sich diese Einstellung dauerhaft. Sollten Sie ein Element durch Klick auf die kleine Lampe verborgen haben, ist es ohne angeschaltete Checkbox im CMS nicht sichtbar! Weiterhin hilft Ihnen das Formular am Seitenende, Inhalte bei vollen Seiten besser zu finden

11 4.2 ANLEGEN EINER NEUEN SEITE Um eine neue Seite innerhalb Ihrer KYOCERA Partner Website anzulegen, klicken Sie auf ein Icon einer beliebigen Seite im Seitenbaum. Im aufklappenden Kontextmenü klicken Sie dann Seitenaktionen > Neu an. Im rechten Bereich können Sie danach die Position (durch Pfeile markiert) der neuen Seite bestimmen. Im Anschluss wird im Dialog (Seiteneigenschaften) der neue Seitentitel abgefragt. Bitte beachten Sie, dass Sie die neue Seite nicht speichern können, ohne der Seite einen Titel zu geben. Dieser Titel erscheint später auch in der Navigation Ihrer Webseite. Pflichtfeld! In unserem Beispiel nennen wir die Seite Eine neue Seite Im Bild oben sehen Sie zudem weitere Reiter. Über Zugriff legen Sie fest, ob die Seite generell aktiv ist und ob die Seite in der Navigation erscheinen soll. Optional können Sie entscheiden, ob eine Seite zu einem bestimmten Datum online bzw. offline gehen soll, um eigene Aktionen auf Ihrer Webseite präsentieren zu können

12 Unterhalb des Reiters Metadaten können Sie die Beschreibung der Seite anlegen. Hinweis: Mittels der Beschreibung nehmen Sie z.b. auch Einfluss auf die Suchergebnisse in Google. Nachdem Sie nun alle Angaben der neuen Seite ausgefüllt und berücksichtigt haben, klicken Sie im oberen Bereich auf Speichern. Das Speichersymbol mit dem Kreuz schließt auch gleichzeitig die Seiteneigenschaften der Seite. Die neue Seite wird nun im Seitenbaum angezeigt. Sollten Sie in den Seiteneigenschaften die Option In Menüs verbergen aktiviert haben, so wird die Seite im Backend mit einem gestrichelten Icon dargestellt. Um die Angaben erneut zu editieren, klicken Sie auf das Icon vor der Seite und im Kontextmenü auf Bearbeiten

13 4.3 DOKUMENTE / DATEIEN Um Dokumente und Bilder auf Ihrer Webseite einzusetzen oder zu verlinken, ist es notwendig, diese Daten vorher ins CMS hochzuladen. Um Dokumente hochzuladen, klicken Sie in der linken Werkzeugnavigation (File) auf den Punkt Dateiliste. Im Anschluss erscheint rechts (dort wo vorher der Seitenbaum Ihrer Webseite zu sehen war) die zu Beginn leere Struktur Ihres Dateispeichers. Sinnvoll ist es nun, eine Struktur Ihrer Daten anzulegen, damit Sie die Übersicht behalten. Wenn Sie z.b. einen Bild-Slider anlegen möchten, sollten Sie bevor Sie den Bild-Slider anlegen zuerst die entsprechenden Bilder ins System laden. Die Bildgrößen für Bild-Slider ist x 280 Pixel. Ein Bild (oder auch Dokumente) hochzuladen ist sehr einfach. Klicken Sie im linken Bereich auf File/Dateiliste und legen ggf. einen neuen Ordner Bilder an. Dann klicken Sie auf den neu erstellten Ordner. Um jetzt ein Bild hochzuladen, ziehen Sie das Bild einfach in den linken Bereich des CMS. Es erscheint daraufhin ein neuer Bereich im CMS auf den Sie das Bild ablegen können. Legen Sie hier Bilder und Dokumente durch einfaches Drag & Drop ab. Die dann folgende Meldung bestätigen Sie mit OK, sofern die Daten überschrieben werden dürfen. Sollten noch keine Daten im System liegen, bestätigen Sie die Meldung ebenfalls mit OK. Danach startet der Upload-Prozess. Sie können das an den Fortschrittsbalken im System verfolgen. Es können gleichzeitig auch mehrere Dateien per Drag & Drop hochgeladen werden

14 Nach dem Upload zeigen sich die Dateien wie folgt: Sollten Sie ein zweites Mal auf diese Seite gehen und haben zudem die Erweiterte Ansicht sowie Vorschaubilder anzeigen angeklickt, sehen Sie mehr Informationen in der Voransicht. Auf die Symbole gehen wir nun nicht weiter ein, da sie weiter vorne schon erklärt wurden

15 4.4 INHALTSBEREICHE Um Inhalte in Ihre Webseite einzutragen, sollten Sie wissen, dass eine Seite in zwei Bereiche aufgeteilt ist. Im oberen Bereich (Slider-Content) finden Sie Platz für einen Bild-Slider, im unteren Bereich (Content) finden Sie Platz für Texte, Bilder und Kombinationen aus beidem. Platz für Bild-Slider Platz für andere Inhalte 4.5 BILD-SLIDER Bitte beachten Sie, dass der Bild-Slider ein festes Bild-Maß voraussetzt. Die Bildgröße ist x 280 Pixel. Um einen Bild-Slider anzulegen, klicken Sie im Bereich des Slider-Content auf das Neu- Symbol und im Anschluss auf den Reiter Raster-Elemente. Hier finden Sie an erster Stelle das Element Einfaches Sliderelement mit Bild. Den dann folgenden Dialog speichern Sie einfach nur ab. Sie müssen an dieser Stelle nichts eintragen. Dadurch haben Sie lediglich einen Container für die verschiedenen Bilder angelegt. Nun muss der Slider-Container mit Bilder gefüllt werden. (Die Bilder, die Sie vorher ins System hochgeladen haben.)

16 Nach Klick auf das Symbol öffnet sich ein neue Dialog in dem Sie zuerst auf den Reiter Typischer Seiteninhalt und dann auf Nur Bilder klicken müssen. Nun wird ein neues Bild-Objekt erzeugt. Klicken Sie nun auf den Reiter Bilder und dann auf Bild hinzufügen. Im folgenden Dialog (neues Fenster) navigieren Sie zum benötigtem Bild in der Datei-Ordner-Struktur und wählen das passende Bild durch Klick aus. Nach Klick auf das entsprechende Bild schließt sich das neue Fenster automatisch. Das erste Bild ist nun verlinkt. Sie müssen jetzt dieses Bild bzw. deren Verlinkung speichern und schließen. Dazu klicken Sie auf das Speichern und Schließen Symbol

17 4.6 TEXT-BILD-ELEMENT In dieser Dokumentation beschreiben wir das Text-Bild-Element. Das Text-Element (also ohne Bilder) sowie das Bild-Element verhalten sich ähnlich dieser Beschreibung. Es werden allerdings entsprechend weniger Optionen angezeigt. Ein Text-, Bild- oder Text-Bild-Element legen Sie im Content-Bereich an. Klicken Sie dazu auf das Symbol. Wählen Sie dann aus der Auswahl das Element Text und Bilder aus. Im folgenden Dialog (Reiter Allgemein) können Sie nun bereits einige Felder ausfüllen. Überschrift: Bitte beachten Sie folgende SEO-Regel: Sie haben die Möglichkeit, mehrere Text- Elemente innerhalb einer Seite anzulegen. Es darf allerdings nur eine einzige Überschrift mit H1 ausgezeichnet sein. H1 ist bei Überschriften vorausgewählt. Achten Sie bei weiteren Überschriften in weiteren Text-Elementen, dass diese nur noch mit H2 oder höher ausgezeichnet werden. Die Überschriftenauszeichnung können Sie im jeweiligen Text- Element auswählen. Nach der Eingabe der Überschrift können Sie weiter unten im Formular Text eingeben. Diesen können Sie ähnlich wie bei Word mit den entsprechenden Symbolen formatieren. Bitte beachten Sie, dass Texte per Copy & Paste aus Word und Excel je nach Formatierung anders in Ihrer Webseite angezeigt werden können. Falls die Text den Ursprung in Word haben, markieren Sie den gesamten Text im CMS Editor (der Bereich in dem die Hauptexte eingegeben werden) und klicken dann auf das kleine Besen-Symbol um den Text von ungewollten Formatierungen zu befreien

18 Um Ihrem Artikel Bilder zuzufügen, gehen Sie vor wie oben beschrieben. Der Dialog ist der gleiche. Möchten Sie das Bild in einer Lightbox vergrößern, so aktivieren Sie die entsprechende Checkbox Verhalten -> Bei Klick vergrößern im Dialog

19 Unter dem Reiter Erscheinungsbild können Sie nun die Größe des Bildes eintragen sowie die Ausrichtung des Bildes innerhalb des Text-Bild-Elementes auswählen. Speichern Sie nun den Inhalt, er wird sofort auf der Webseite angezeigt. Sollten Sie nach Änderungen Ihre Änderung auf der Webseite vermissen, so können Sie in der Seite den Cache löschen. Klicken Sie dazu auf den kleinen gelben Blitz rechts oben auf der Seite im CMS. 4.7 AUFTEILEN DER INHALTE IN SPALTEN Im CMS bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Inhalte auch spaltenweise einzugeben. Auch hier müssen Sie im Content-Bereich das Neu-Symbol anklicken und dann im Dialog den Reiter Raster-Elemente anklicken. Hier wiederum wählen Sie nun die Spaltenanzahl aus, mit der Sie Ihre Inhalte aufteilen möchten. Zur Verfügung stehen zwei, drei und vier Spalten. Nach Klick auf die gewünschte Anzahl müssen Sie nun einmal das Objekt speichern. Klicken Sie einfach auf das Speichern Symbol. Danach können Sie das Spaltenobjekt durch Klick auf das Speichern & Schließen-Symbol verlassen. Der Inhaltsbereich im CMS zeigt nun entsprechend Ihrer Auswahl mehr Spalten an. Diese können Sie wie gewohnt mit Inhalt füllen

20 Verantwortlich für den Inhalt: Produktmarketing KDDE Telefon +49 (0) 2159 / Telefax +49 (0) 2159 / KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH Otto-Hahn-Str. 12 D Meerbusch Infoline: 0800 / Fax: +49 (0) 2159 /