Das Risikomanagement der Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR

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1 Das Risikomanagement der Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR Dipl.-Ing. Peter Waidelich, Vorstandsbüro Dipl.-Ing. Heinz Brandenburg Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR 2 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern Mai 2009

2 Unternehmensdaten 2007 Gegründet zum 1. Mai 2001 Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) Anlagevermögen Umsatz Investitionen Abwasser Hochwasser ca. 1,8 Milliarden Euro ca. 185 Millionen Euro/a 154 Millionen Euro/a 89 Millionen Euro/a 65 Millionen Euro/a Beschäftigte IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

3 Aufgaben Abwasserableitung und Abwasserentsorgung Hochwasservorsorge bzw. -schutz Gewässerunterhaltung und Gewässerausbau Straßenentwässerung 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

4 Daten zur Stadtentwässerung in Köln (1) Einwohner Größe des Stadtgebiets Kanalnetzlänge ca. 1 Million rd. 405 km² km Anteil des Mischsystems rd. 94 % Angeschlossene Grundstücke rd Anschlussgrad mehr als 99 % Entwässerte Fläche 155 km² Flächen in Wasserschutzzonen rd. 46 % 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

5 Daten zur Stadtentwässerung in Köln (2) Klärwerke 5 Pumpwerke 155 Regenrückhaltebecken 77 Hochwasserschieber 674 Betriebsschieber 190 Kanalschächte ca Straßenabläufe ca IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

6 Moderne Managementmethoden Zielvereinbarungs- und Prämiensystem Regelm. Mitarbeitergespräche, Beurteilungswesen, 360 -Feedback für die obere Führung Digitale Personalakte inkl. Beauftragtenwesen Aus- und Fortbildungsprogramm Nachwuchsförderung Kinderbetreuung StEB Pänz e.v. (Zertifikat beruf-und-familie ) Gesundheitsvorsorgeprogramm Abwasserforum Köln e.v. (Umweltschule) 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

7 Organisation (Ausschnitt) und 2 weitere Abteilungen Abwasserinstitut sowie Recht und Grundstücksentwässerung 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

8 Integrierte Managementsysteme Personalqualifizierung Umweltmanagement Controlling... EDV Qualitätsmanagement Arbeitssicherheit Finanzmanagement... Risikomanagement 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

9 Grundsatz des Integrierten Managementsystems Unternehmensentwicklung Förderung der Unternehmensentwicklung durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess Qualitative Verbesserung durch den geschlossenen Kreislauf P D C A Leitbild Strategie Ziele Maßnahmen IMS 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

10 Die Prozesslandschaft der StEB Köln 72 Prozesse Führungsprozesse Führen Managementsystem Kernprozesse Grundstücke entwässern Straßen entwässern Private Entwässerungsleitungen betreuen Unterstützungsprozesse Personal Rechnungswesen Controlling Über 35 Prozesseigner 1 MSB 8 Systemkoordinatoren Innenrevision Recht Arbeitssicherheit Kläranlagen Kanal- + netz Aus- planen rüstung und planen bauen und bauen Netze + Kläranlagen betreiben Gewässer ausbauen + unterhalten Betrieb und Industrie überwachen Hochwasserschutz sicherstellen Materialwirtschaft IT Liegenschaften/ Bestandsdaten Fuhrpark / Gebäude Sonst. Leistungen 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

11 Zielsetzung des Risikomanagements KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) für Arbeitgeber, Warum? KUV NRW (Kommunalunternehmensverordnung) bzw. Eigenbetriebsverordnung NRW im öffentlichen Bereich Absicherung der Risiken, die im Tagesgeschäft verloren gehen: Wozu? - z.b. Einhaltung des Umweltrechts, - Einhaltung der Arbeitssicherheit und des Arbeitsrechts - Datensicherheit u.v.m. Abwägung der Risiken bei optimalen Ressourceneinsatz Überwachung der betrieblichen Risiken (Risikovorsorge) Einschätzung der Unternehmensrisiken 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

12 Das KonTraG verpflichtet zur Offenlegung von betrieblichen Risiken aller Art, z.b. - Finanzrisiken - Haftungsrisiken - Verpflichtungen aus Rückstellungen - Gesetzliche Auflagen - Operative / technische Risiken - Schwebende Rechtsverfahren - Altlasten, Wettbewerbsrisiken, etc. Risikovorsorge durch Einführung eines Risikomanagementsystems zur laufenden Planung, Steuerung und Überwachung der betrieblichen Risiken 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

13 Vom Konzept zur Strategieentwicklung 1 Risikoanalyse: Identifizierung der unternehmerischen Risiken 2 3 Risikobewertung: anhand quantifizierbarer und reproduzierbarer Kriterien (Risikokategorien) Vertiefte Analyse in Problembereichen: Betrachtung von als problematisch erkannten Bereichen durch Spezialisten 4 Maßnahmenplan: Festlegen angemessener Sofortmaßnahmen (Vermeiden vor Vermindern vor Überwälzen vor selbst Tragen) 5 Maßnahmenumsetzung: Umsetzen der beschlossenen Maßnahmen 6 Risikocontrolling: Schaffen eines Frühwarnsystems mit regelmäßigen Audits und Reviews (Bestimmen von Frühwarnindikatoren) 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

14 1 Risikoanalyse: Identifizierung der unternehmerischen Risiken Risikokategorie 1 Allg. globale 2 Markt 3 Operativ Unfallrisiken Risikoart Strategische Risiken Risiken durch höhere Gewalt Kunden bezogene Risiken Risiken aus der Abwasserableitung und behandlung Beschaffungsrisiken Zu vereinbarten Risikokategorien hat die StEB bestimmte Risikoarten definiert und festgelegt 4 Organisation 5 Finanz Planungsrisiken Operative Risiken aus höherer Gewalt Haftungsrisiko im Hochwasserfall Personalwirtschaftliche Risiken Rechtliche Risiken IT Risiken Finanzwirtschaftliche Risiken Der Katalog der Risikoarten steht grundsätzlich und längerfristig fest 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

15 1 Risikoanalyse: Identifizierung der unternehmerischen Risiken Jeder Risikoarten werden definierte Einzelrisiken zugeordnet: Risikoart 1 Allgemeine, globale Risiken 2 Marktrisiken Einzelrisiko strategische Ausrichtung des Unternehmens Risiken aus Kooperationen Hochwasserrisiko (Schutz der Stadt Köln) Risiken aus toxischen Stößen Risiken aus grundsätzlichen rechtlichen Änderungen Risiken aus ungenügendem Kundenservice, Reputations- und Imagerisiken, Risiken durch Bürgerinitiativen Risiken der Gebührenpolitik Risiken aus Veränderungen im Wasserverbrauchsverhalten und Entwicklung der Gebühren relevanten Anschlussflächen Risiken aus privatwirtschaftlichen Aktivitäten (Hausanschlußmanagement, Umlandgemeinden, Erschließung) Risiken aus der Übernahme von Aufgaben der Stadt ohne Hochwasserschutz (Gewässerunterhaltung, Straßenentwässerung inkl. Pumpwerke des Amtes für Straßenund Verkehrstechnik) Der Katalog der Einzelrisiken wird fortgeschrieben. 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

16 1 Risikoanalyse: Identifizierung der unternehmerischen Risiken Jedem Einzelrisiko ist organisatorisch ein Risikoeigner zugeordnet: 1 A B C D E F G H I J K L M N O Q R S T U V W X Y Z V M MM MA MP TB TB TB TB TB TB TB TB TB TA FaSi IR HWZ TP TP Amt 12 VM K 2 Einzelrisiko \ Risikoeigner Schaaf Becker Liebscher Mandt Müller, Ernst Boley Brandenburg Büsch Dr. Fruhen- Hornig Götte Schick Jacob Kleimann Tenner Dr. Poppe Merzenich Nauroth Vogt Weith Werker Zaudig Moll Saathoff strategische Ausrichtung des Unternehmens X X Risiken aus Kooperationen X X Risiken aus grundsätzlichen rechtlichen Änderungen (z.b. Steuerrecht, Wasserrecht, Umwelthaftung etc.) X X Hochwasserrisiko (Schutz der Stadt Köln) X X X Risiken aus ungenügendem Kundenservice, Reputations- und Imagerisiken, Risiken durch Bürgerinitiativen Risiken der Gebührenpolitik Risiken aus Veränderungen im Wasserverbrauchsverhalten und Entwicklung der Gebühren relevanten Anschlussflächen Risiken aus privatwirtschaftlichen Aktivitäten (Hausanschluß, Umlandgemeinden, Erschließung) Risiken aus der Übernahme von Aufgaben der Stadt (Gewässerunterh., Straßenentw., Pumpwerke 66, ohne HWS) X X X X X X X X X X 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

17 2 Risikobewertung: anhand quantifizierbarer und reproduzierbarer Kriterien (Risikokategorien) Jährliche Bewertung des Einzelrisikos durch den Risikoeigner nach einem festgelegten Abfragemuster: Ausprägung Kriterium Auswirkung / Schadenshöhe gering / selten / vernachlässigbar Eintrittswahrscheinlichkeit mittel / gelegentlich / bedeutend hoch / oft / beträchtlich sehr hoch / regelmäßig / hochgradig Häufigkeit des Auftretens x Finanzielle Auswirkungen (Schadenshöhe in ) x Zeitliche Dimension des Schadens x Menschliche Schäden (Unfall / Todesfall) n. a. Umweltauswirkungen (Boden- / Grundwasserkontamination etc.) n. a. Qualitätsauswirkungen (Betriebsstörung, Betriebsausfall etc.) x Auswirkungen auf die Reputation der StEB n. a. 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

18 2 Risikobewertung: anhand quantifizierbarer und reproduzierbarer Kriterien (Risikokategorien) Nr. 4 Jährliche Bewertung des Einzelrisikos durch den Risikoeigner nach einem festgelegten Abfragemuster: Kategorie Risikoart Einzelrisiko Organisationsisiken 4.4 IT-Risiken Netzwerkausfall Ausprägung Kriterium Auswirkung / Schadenshöhe gering / selten / vernachlässigbar Eintrittswahrscheinlichkeit mittel / gelegentlich / bedeutend hoch / oft / beträchtlich sehr hoch / regelmäßig / hochgradig Häufigkeit des Auftretens x Finanzielle Auswirkungen (Schadenshöhe in ) x Zeitliche Dimension des Schadens x Menschliche Schäden (Unfall / Todesfall) n. a. Umweltauswirkungen (Boden- / Grundwasserkontamination etc.) n. a. Qualitätsauswirkungen (Betriebsstörung, Betriebsausfall etc.) x Auswirkungen auf die Reputation der StEB n. a. 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

19 2 Risikobewertung: anhand quantifizierbarer und reproduzierbarer Kriterien (Risikokategorien) 1 Risiko, das betrachtet wird: finanzwirtschaftliche Risiken gering / selten / vernachlässigbar mittel / gelegentlich / bedeutend hoch / oft / beträchtlich sehr hoch / regelmäßig / hochgradig Wahrscheinlichkeit ABC-Analyse 1 * sehr hoch 3 * hoch 0 * mittel 0 * niedrig Anzahl der Einstufungen (4, 3, 2 bzw. 1) über die einzelnen Risikokriterien 2 Betrachtetes Einzelrisiko: Liquiditätsrisiko Ergebnis der Risikobetrachtung 9,8 weniger als 1x in 5 Jahren 1x in 5 Jahren bis jährlich jährlich bis monatlich monatlich bis täglich Abgeschätzte Häufigkeit für genau 3 3,0 gering mittel hoch sehr hoch dieses Einzelrisiko: Schadenshöhe über Auswirkungen auf Reputation beträchtliche / erhebliche Auswirkungen große Auswirkungen geringe Auswirkungen unter keine Auswirkungen menschliche Schäden Todesfall, bleibender Schaden sehr langer Ausfall (z.b. über 6 Wochen) Erste Hilfe Leistung bis kurzfristiger Ausfall (z.b. bis 6 Wochen) keine Verletzung oder Ausfallzeit Risikokriterium Risikozahl RPZ irreversibler Umweltschaden; große Ausdehnung über Standort hinaus; bleibende Boden-/ Grundwasserkontamination beträchtlicher Umweltschaden (z.b. Bodenkontamination); gesamter Standort reversibler Schaden; geringe Ausdehnung; ohne externe Hilfe behandelbar keine nachteiligen Effekte; nur lokale Verunreinigung Umweltauswirkungen Qualitätsauswirkungen Betriebsausfall > 3 Tage Betriebsunterbrechung > 3 Tage Betriebsunterbrechung < 1-3 Tage kurzfristige Leistungs-/ Verfügbarkeitsreduzierung; < 1 Tag zeitliche Dimension über 80% der Regelarbeitszeit über 50-80% der Regelarbeitszeit über 15-50% der Regelarbeitszeit bis 15% der Regelarbeitszeit Risiko Ausprägung Eintrittswahrscheinlichkeit p 4 4* Häufigkeit Schadenshöhe S Vereinfachung durch ein 4* : Im Gegensatz zur " einfachen 4" ist hier bei "4*" auch ein Todesfall zu betrachten, was grundsätzlich zu einem Handlungsbedarf führt, weil aus ethischen Gründen diese Schadensschwere unakzeptabel ist. Die "einfache 4" ist aufgrund der hohen Häufung von kleinen Schadereignissen unter organisatorischen Gesichtspunkten behandlungswürdig, wenn auch weniger dringlich als "4*". grafisches Verfahren Auswertung: Risiko = R * H Risiko... Handlungsbedarf 16,0-8,0 dringend 7,9-4,1* erforderlich 4,0-2,1 empfehlenswert 2,0-1,0 nicht unbedingt erforderlich 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

20 3 Vertiefte Analyse in Problembereichen: Betrachtung von als problematisch erkannten Bereichen durch Spezialisten Im Einzelfall können bei Bedarf und ab einer definierten Risikozahl weitergehende Analysen durchgeführt werden. Risikozahl (RPZ) = Häufigkeit * Schadenhöhe Minimum: 1,0 / Maximum: 16,0 Handlungsbedarf ab RPZ > 4 Top 5 in 2007 (n = 38) Top 5 in 2006 (n = 37) TOP 5 Einzelrisiken Risikozahl TOP 5 Einzelrisiken Risikozahl Qualifizierung und Motivation der Mitarbeiter Finanzierungs- / Kredit- / Zinsrisiko 6,9 8 Ungenügender Kundenservice 6,3 Finanzierungs-/ Kredit-/ Zinsrisiko 8 Ausfall Steuerungstechnik 7,5 Ausfall Steuerungstechnik 7,5 Änderung im Wasserverbrauchsverhalten 7,8 Änderung im Wasserverbrauchsverhalten 7,8 Haftungsrechtliche Risiken 7,5 Schwebende Rechtsverfahren 6,6 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

21 4 Maßnahmenplan: Festlegen angemessener Sofortmaßnahmen (Vermeiden vor Vermindern vor Überwälzen vor selbst Tragen) Gemäß der mit StEB-Vorstand und den Hauptabteilungsleitern festgelegten Handlungsrahmen wird wie folgt gearbeitet: Auswertung nach Risikobereich Handlungsbedarf 16-8 dringend 7,9-4,1* erforderlich 4-2,1 empfehlenswert 2-1 nicht unbedingt erforderlich Zur Vereinfachung wurden die Risikobereiche in 3 Prioritätengruppen (A,B,C) eingeteilt: A Risikozahl R >= 8,0 B 7,9 > = R >4,0 C Risikozahl R <= 4,0 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

22 5 Maßnahmenumsetzung: Umsetzen der beschlossenen Maßnahmen 6 Risikocontrolling: Schaffen eines Frühwarnsystems mit regelmäßigen Audits und Reviews (Bestimmen von Frühwarnindikatoren) Das Verfahren zur Erkennung, Bewertung und Reduzierung von Risiken und der Einleitung eines KVP wird bei den StEB durch eine Prozessanweisung "PA 135 beschrieben. Für die Risikobewertung wurden entsprechende Checklisten entwickelt. Der Prozeß "PA 135 wird mindestens einmal jährlich durch den Prozeßeigner gestartet. Risikobewertungsteams prüfen und bewerten bekannte und neu erkannte Risiken in Gesprächen unter Berücksichtigung der umgesetzten Risikominderungsmaßnahmen und der Ergebnisse der Internen Audits sowie der kaufmännischen und betrieblichen Controllingergebnisse des Unternehmens. 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

23 Längerfristige Verfolgung der Maßnahmen 4 Risikoportfolio der StEB (Stand 2006) Planung Netz Finanzierung HWS unterirdisch Steuerrecht Schadenhöhe 3,5 3 2,5 2 Entsorgung Planung Anlagen Forderungsausfall Aufgaben der Stadt Steuerungstechnik Brandschutz Verbrauchsverhalten privatw. Aktivitäten US-Leasing Abw.behandlung Vertragsrecht Motivation MA Landesrecht Arbeitsschutz Chemikalien IT 1,5 1 Liquidität Datenschutz Korruption Abw.ableitung RPZ = 4 0,5 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 Häufigkeit 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

24 Beispiel 1: Aufbau einer Risikobasierten Instandhaltung sowohl bei den Klärwerken als auch bei den Pumpwerken 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

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26 Kaufmännische Kennzahlen 2.3. Instandhaltungskosten Maschinen und Elektrotechnik : Bereich : Mischwasserpumpwerke Personal (ohne Overheadkosten), Material und Fremdleistung in Zeitraum :Januar-Dezember Benchmarking : Gesamtaufwand Pumpwerke Ø IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

27 Beispiel 2: Aufbau von Hochwassergefahrenkarten 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

28 Vorteile des Risikomanagements der StEB Instrument zur verbesserten Vermeidung von Organisationsverschulden Betriebliche Risiken werden tatsächlich aufgedeckt, verfolgt, mit Maßnahmen reduziert und ggf. beseitigt Eine kontinuierliche Betrachtung der Risiken wird trotz aller Alltagsaufgaben realisiert. Das Bewusstsein zum Thema Risiko wird durch die Verknüpfung mit dem Integrierten Managementsystem auch bei den Mitarbeiter/innen geschärft. Inhaltliche Konkretisierungen zur Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

29 Nachteile des Risikomanagements der StEB Das Risikomanagement ist einschließlich seiner Maßnahmenverfolgung ein komplexeres, aufwendiges Verfahren. Der jährliche Betrachtungszyklus ist zur rechtzeitigen Risikoerkennung und vorsorge nicht ausreichend. Daher soll er in einen kontinuierlichen, unterjährigen Zyklus verändert werden. Diese Realisierung gestaltet sich als nicht leicht. Die Vergleichbarkeit der Risikobeurteilung bedarf gewisser Erfahrung, die erst mit der Zeit entwickelt werden kann. 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai

30 Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit. 9. IFWW-Fachkolloquium Wasserwerk Haltern 05. Mai