GRUNDAUSBILDUNG LAND STAATSVERRECHNUNG

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1 GRUNDAUSBILDUNG LAND STAATSVERRECHNUNG

2 Grundausbildungslehrgang Grundzüge des Haushalts und Rechnungswesens a/b mit Klausur Verfasser: Rechnungsdirektor Karl Weilguny 2

3 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1. ALLGEMEINES ZUM RECHNUNGSWESEN 4 2. GRUNDSÄTZE EINER ORDNUNGSGEMÄßEN BUCHFÜHRUNG 7 3. ALLGEMEINES ZUR STAATSWIRTSCHAFT 9 4. DER VORANSCHLAG Definition Rechtsgrundlagen Veranschlagungsgrundsätze Gliederung des Voranschlages Ermittlung der Voranschlagsziffern Bindung an den Voranschlag Beilagen zum Voranschlag ORGANE DER HAUSHALTSFÜHRUNG Anweisende Stellen Buchhaltungen Aufgabenbereiche der Buchhaltung: KASSEN Kassensicherungsmaßnahmen Zahlungsverkehr KONTROLLE Organe der Innenkontrolle Organe der Außenkontrolle KAMERALISTIK RECHNUNGSABSCHLUSS Kassenabschluss Haushaltsrechnung (Jahresrechnung) Vermögensrechnung Beilagen zum Rechnungsabschluss MEHRPHASENBUCHFÜHRUNG DOPPIK Kontenrahmen Bilanz Jahresabschluss 42 3

4 1. Allgemeines zum Rechnungswesen Das betriebliche Rechnungswesen ist die wichtigste Informationsquelle für den Unternehmer über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens. Diese Informationen dienen zur Analyse und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und sind die Grundlage für die Planungs- und Entscheidungsarbeit. Wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sie liefert das Zahlen-Fundament für alle anderen Teile des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei sollten diese Zahlen möglichst aktuell sein. Die Buchführung informiert z.b. über: die Art und Höhe der aktuellen Forderungen und Verbindlichkeiten die Geschäftsentwicklung Umsatzerlöse bezogen auf bestimmte Zeiträume die Liquidität des Unternehmens Das Rechnungswesen eines Betriebes besteht aus: Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Betriebsstatistik Planungsrechnung Die Finanzbuchhaltung ist eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle einer Periode in chronologischer und sachlicher Gliederung. Sie ermittelt den Jahreserfolg (Gewinn- und Verlustrechnung) und stellt den Vermögens- und Schuldenbestand dar (Bilanz). Nach der Systematik der FIBU unterscheidet man folgende Buchhaltungssysteme: System der einfachen Buchhaltung (reine Vermögensrechnung) System der doppelten Buchhaltung (Vermögens- und Erfolgsrechnung) Kameralistik (reine Bestandsrechnung) Mehrphasenbuchführung (Kameralistik mit Bestandteilen aus der Doppik) 4

5 Welches Buchhaltungssystem in den einzelnen Unternehmen zur Anwendung gelangt hängt ab von: steuerlichen Voraussetzungen gewünschte Aussagekraft Notwendigkeit Die Kostenrechnung befasst sich mit den tatsächlichen betrieblichen Verhältnissen und ist daher nach innen gerichtet. Die Kosten sollen möglichst genau den verschiedenen Verursachern zugerechnet werden, um deren Wirtschaftlichkeit beurteilen zu können (Verursachungsprinzip). Es wird summarisch dargestellt wo, welche Kosten verursacht bzw. von wem welche Kosten getragen werden, oder aus welchen Kosten sich die Produkte zusammensetzen. Durch die summarische Aufarbeitung können Zeiträume, Betriebsstellen und Produkte miteinander verglichen werden. Die Kostenartenrechnung gibt Auskunft, welche Kosten (Personal-, Materialkosten, Instandhaltungskosten etc.) in einer bestimmten Abrechnungsperiode angefallen sind. Ausgangspunkt ist in der öffentlichen Verwaltung die Haushaltsrechnung, wobei die Postengliederung des Haushaltes durchaus als Kostenartengliederung verwendet werden kann. Die Kostenstellenrechnung beantwortet die Frage, wo welche Kosten und in welcher Höhe angefallen sind und dient zur Kostenkontrolle von bestimmten Organisationseinheiten (Verwaltung, Produktion) oder von Produkten (Waren, Leistungen). Produkte der öffentlichen Verwaltung sind Dienstleistungen (z.b. Baubewilligung, Führerschein), Nominalleistungen (z.b. Transferzahlungen wie Sozialhilfe) oder Sachleistungen (z.b. Museen, Schulen oder Straßen). Unterscheidungen FIBU / Kostenrechnung Allen Kostenrechnungen ist gemein, dass Vorauskalkulationen nach erbrachter Betriebsleistung (IST-Ziffern) mittels Nachkalkulation abzustimmen sind, um so künftige Fehler und Fehleinschätzungen zu vermeiden! FIBU = Ist-Ziffern FIBU = auf den Groschen genau Kostenrechnung = summarische Darstellung (ganze Beträge, in Summen, können grafisch aufgearbeitet werden) 5

6 Betriebliche Statistik (Vergleichsrechnung) Neben der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung bildet die Betriebsstatistik das dritte Teilgebiet des Rechnungswesens. Dazu gehören das Sammeln und Zusammenstellen von Daten sowie der Ermittlung von charakteristischen Kennzahlen. Kennzahlen sollen bestimmte Bereiche analysieren und Wirkungszusammenhänge verdeutlichen. Kennzahlen sind Messgrößen, die in konzentrierter Form relativ schnell und einfach einen zahlenmäßig erfassbaren Sachverhalt beschreiben und können beispielsweise in folgenden Formen festgelegt werden Mittelwerte: z.b. die durchschnittliche Belegung eines Seniorenheimes pro Monat. Beziehungszahlen: Bei dieser Methode werden verschiedenartige Sachverhalte zueinander in Beziehung gesetzt, z.b. die Anzahl der Sozialhilfeempfänger bezogen auf die Einwohnerzahl einer Gemeinde. Indexzahlen: Diese stellen die durchschnittliche Veränderung einer Größe im Zeitablauf dar, z.b. die Entwicklung von Fallzahlen einer Organisationseinheit bezogen auf einen bestimmtem Zeitraum. Mit Kennzahlen kann auch "Benchmarking" betrieben werden, d.h. die Möglichkeit sich mit anderen branchenähnlichen Unternehmen zu vergleichen (externer Vergleich). Planungsrechnung (Vorausrechnung) Jedes Unternehmen hat die geschäftliche Entwicklung anhand der Ist-Ziffern im Hinblick auf die unternehmerischen Absichten für eine künftige Periode darzustellen. Dazu ist es vorteilhaft, diesen Wirtschaftsplan in Personalplan, Investitionsplan, Finanzplan, etc. zu unterteilen. 6

7 2. Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung Das Handelsgesetzbuch ( 38 44) und die Bundesabgabenordnung beinhalten gesetzliche Regelungen in Bezug auf die Erfordernisse an eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Aus diesen Bestimmungen haben sich nachstehende Grundsätze abgeleitet: Keine Buchung ohne Beleg Erfassung aller Geschäftsfälle in ihrem gesamten Inhalt Alle Geschäftsfälle sind systemgerecht zu verbuchen. Die Handelsbücher und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen sind in lebender Sprache zu führen Durchstreichungen haben so zu erfolgen, dass der durchgestrichene Text oder Betrag leserlich bleibt. Die Aufzeichnungen haben mittels dauerhaften Mitteln (Tinte, Schreibmaschine, Kugelschreiber,..) zu erfolgen. Radieren ist selbstverständlich untersagt. Die Geschäftsbücher haben in gebundener Form aufzuliegen. Bei Losblattbuchführungen, was gegenwärtig die Regel ist, haben die Blätter laufend nummeriert zu sein (ebenso bei gebundenen Blättern) und dazu ist ein Verzeichnis zu erstellen, worin alle Konten nach Nummern und Seiten nachzuweisen sind. Für EDV - gestützte Buchhaltungen und Aufzeichnungen bestehen spezielle Vorschriften der Abgabebehörden. Die zur Eintragung vorgesehene Stellen eines Kontos dürfen keine unbeschriebenen Zwischenräume aufweisen; Zwischenräume sind mittels eines Striches (Buchhalternase) zu entwerten. Die Bücher sind im Inland zu führen und zusammen mit den dazugehörenden Unterlagen (Geschäftsstücken) durch sieben Jahre im Inland aufzubewahren. Dazu gehören auch Bilanzen und deren Unterlagen (Inventar,..) Die Belegablage ist derart zu gestalten, dass ein Sachverständiger jederzeit anhand der Finanzbuchhaltung die erforderlichen Belege in angemessener Zeit ausheben kann und sich so einen Überblick über die Geschäfts- und Vermögenslage verschaffen kann. Aus der Kontenbezeichnung soll Art und Typus der dort regelmäßig zu verbuchenden Geschäftsfälle erkennbar sein. 7

8 Zeitgerechte, chronologische Eintragung der Geschäftsfälle. Kassenaufzeichnungen täglich. Insgesamt ist die Buchhaltung nur aussagekräftig, wenn sie a jour geführt wird. Erstellung des Inventars und Bilanz demnächst, d.h. ohne unnötigen Aufschub. Die Bilanz ist in Landeswährung aufzustellen. Bei der Aufstellung des Inventars und der Bilanz sind sämtliche Vermögensgegenstände nach dem Wert anzusetzen, der ihnen in dem Zeitpunkt beizulegen ist, für welchen die Aufstellung stattfindet (Bilanzstichtag). Zweck der Buchführung Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der einfachen Buchführung (Einnahmen - Ausgabenrechnung; Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der doppelten Buchführung (Gewinn und Verlustrechnung) Ermittlung des Vermögens und der Schulden (Bilanz) Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen 8

9 3. Allgemeines zur Staatswirtschaft Im Gegensatz zur Privat- oder Erwerbswirtschaft ist der Staat darauf ausgerichtet, dass er seine Aufgaben im Dienste des Gemeinwesens erbringt. Dabei orientiert sich der Staat nicht am Gewinn, sondern ist bemüht einen ausgeglichenen Haushalt zu erstellen. Die Mittel zur Bestreitung der Ausgaben müssen in Form von Einnahmen erzielt werden. Die Staatswirtschaft ist demnach eine Einnahmen- und Ausgabenwirtschaft. Der Staat kann seine Aufgaben nur erfüllen, wenn er über wirtschaftliche Mittel, Arbeitsleitungen und Sachgüter verfügt. Die Erfüllung der Staatsaufgaben verursacht Ausgaben, für deren Begleichung der Staat die Mittel zu beschaffen hat. Die Staatswirtschaft hat somit die Aufgabe, die Mittel, welche der Staat zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, zu beschaffen, zu verwalten und bereitzustellen. Das Ziel der Staatswirtschaft besteht darin, dass die Ausgaben ihre Deckung in den Einnahmen finden, wobei dieses Ziel auf einen bestimmten Zeitabschnitt, in der Regel auf ein Jahr (Wirtschaftsjahr), abgestellt ist. Demzufolge wird die Staatswirtschaft auch als Einnahmen- und Ausgabenwirtschaft, oder als Haushaltswirtschaft (Haushaltsausgleich) bezeichnet. Als oberste Grundsätze der Staatswirtschaft gelten der Grundsatz der Sparsamkeit, der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und der Grundsatz der Zweckmäßigkeit Dabei ist jedoch vor allem auf die Beschäftigungs- und Auftragslage sowie auf die konjunkturelle Entwicklung im Lande Bedacht zu nehmen. 9

10 Staatsausgaben Art und Umfang der Staatsausgaben richten sich nach der geographischen Lage des Staates, nach seiner Verfassungsform, nach dem Kulturstand und nach den sozialen und wirtschaftlichen Verhältnissen. Das Land Salzburg zählt zu seinen Aufgabenbereichen: Vertretungsköper und allgemeine Verwaltung Öffentliche Ordnung und Sicherheit Unterricht, Kultur und Kultus Soziale Wohlfahrt und Wohnbauförderung Gesundheit Straßen- und Wasserbau, Verkehr Wirtschaftsförderung Dienstleistungen Finanzwirtschaft Staatseinnahmen Privatwirtschaftliche Einnahmen Privatwirtschaftliche Einnahmen, das sind Einnahmen des Staates aus Betrieben, Unternehmungen und Wirtschaftsverwaltungen, in denen der Staat als Besitzer einer Erwerbswirtschaft in den Wettbewerb mit den Privatwirtschaften tritt, wie z.b. Einnahmen aus landwirtschaftlichen Gütern, Forsten, Bergwerken, Staatsfabriken, Post, Telefon, Eisenbahn usw. Staatswirtschaftliche Einnahmen Staatswirtschaftliche Einnahmen, das sind Einnahmen, die der Staat aufgrund seiner Finanzhoheit in Form von Abgaben zwangsweise von Personen oder Personengemeinschaften einhebt, auf die ein gesetzlicher Tatbestand zutrifft. 10

11 Die Staatswirtschaftlichen Einnahmen gliedern sich in: Steuern Steuern sind allgemeine Abgaben, welche der Staat oder eine öffentliche rechtliche Körperschaft ohne unmittelbare Gegenleistung erhebt. Die Steuern bilden in allen Staaten das wichtigste Deckungsmittel der öffentlichen Haushalte. Gebühren Gebühren sind Abgaben, die eine öffentlich rechtliche Körperschaft als Entgelt (Gegenleistung) für bestimmte Einzeldienstleistungen erhebt. Rechtsgrundlage für die Gebührenerhebung sind z.b. das Gebührengesetz, die Landesverwaltungsabgabenverordnung, die Gemeindeverwaltungsabgabenverordnung, usw. Beiträge Beiträge sind Abgaben, die eine öffentlich rechtliche Körperschaft zur Deckung der Kosten öffentlicher Anstalten und Einrichtungen von wirtschaftlich Begünstigten erhebt. Dazu gehören: Anliegerbeiträge von Grundstückseigentümern, die durch Straßenbau, Kanalisation usw. besonders begünstigt werden. Unterschied zwischen Gebühren und Beiträgen Beiträge sind Entgelte für bestimmte dauernde Leistungen (Müllabfuhr gebühren), wogegen die Gebühren Entgelte für Einzelleistungen (Führerscheinprüfung) darstellen. Einfuhrabgaben Einfuhrabgaben sind Abgaben an den Staat, die bei der Einfuhr von Waren erhoben werden, z.b. Zölle. 11

12 4. Der Voranschlag 4.1 Definition Formell gesehen ist der Voranschlag eine geordnete Zusammenstellung aller voraussichtlich fällig werdenden haushaltsmäßigen Einnahmen und Ausgaben für ein kommendes Finanzjahr (Haushaltsjahr, Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr). Rechtlich gesehen ist der Voranschlag die bindende Grundlage für die Vollziehung der Haushaltseinnahmen und Haushaltsausgaben durch die Verwaltung. Für Dritte begründet der Voranschlag weder Rechte noch Pflichten. Für die Verrechnung ist der Voranschlag der Kontenplan. Erstellung des Voranschlages Landesvoranschlag Die Landesregierung hat alle Einnahmen und Ausgaben des Landes für das folgende Haushaltsjahr vor seinem Beginn in einem Haushaltsplan (Budget) zu erstellen. Der Landtag stellt den Haushaltsplan durch Gesetzesbeschluss fest. Wenn der Haushaltsplan nicht rechtzeitig für das Haushaltsjahr zustande kommt, stellt der Landtag einen vorläufigen Haushaltsplan durch Gesetzesbeschluss fest. Dieser vorläufige Haushaltsplan ist der Haushaltsführung bis zum Zustandekommen des Haushaltsgesetzes zugrunde zu legen. Gemeindevoranschlag Der Bürgermeister hat jährlich den Entwurf des Voranschlages so zeitgerecht zu erstellen, dass hierüber von der Gemeindevertretung noch vor Beginn des Rechnungsjahres Beschluss gefasst werden kann. Für die Gemeindemitglieder muss die Möglichkeit bestehen, mindestens eine Woche in den Entwurf des Voranschlages Einsicht zu nehmen. Dies ist ortsüblich kundzumachen. Inner- 12

13 halb der Auflagefrist kann jedes Gemeindemitglied beim Gemeindeamt zu dem Entwurf schriftliche Anregungen einbringen. Jeder Fraktion der Gemeindevertretung ist eine Ausfertigung des Entwurfes unmittelbar zu Verfügung zu stellen, sofern hierauf nicht verzichtet wird. Die Mitglieder der Gemeindevertretung erhalten über Verlangen eine vereinfachte Zusammenfassung des Entwurfes. Der Voranschlag ist von der Gemeindevertretung nach Prüfung der allenfalls vorgebrachten Anregungen der Gemeindemitglieder zu beschließen. Gleichzeitig sind die für die Ausschreibung und Einhebung der Gemeindeabgaben erforderlichen Beschlüsse zu fassen. Der Haushaltsbeschluss hat zu enthalten: Die veranschlagten Ausgaben und Einnahmen die jährlich festzusetzenden Abgabensätze (Steuern, Gebühren, Beiträge) die privatrechtlichen entgelte (z.b. Tagessätze für Kindergärten, Altersheime usw.) den Gesamtbetrag der aufzunehmenden Darlehen und Kassenkredite den Stellenplan (Dienstpostenplan) Der beschlossene Voranschlag ist sodann bis spätestens einen Monat nach Beginn des neuen Rechnungsjahres der Landesregierung vorzulegen. Kommt der Voranschlag ausnahmsweise nicht vor Beginn des neuen Rechnungsjahres zustande, so hat die Gemeindevertretung für die Höchstdauer der ersten drei Monate des Rechnungsjahres ein Voranschlagsprovisorium zu beschließen. Dieses hat zu enthalten: a) die Ausgaben, die bei sparsamster Wirtschaftsführung erforderlich sind, um die bestehenden Gemeindeeinrichtungen im geordneten Gang zu erhalten und den gesetzlichen Aufgaben und rechtlichen Verpflichtungen zu genügen (keine Ermessensausgaben!) b) die Einnahmen im Ausmaß des Vorjahres bezogen auf den Zeitraum der Gültigkeit des Voranschlagsprovisoriums, wenn jedoch eine Minderung zu erwarten ist, im geminderten Ausmaß. Nach Ablauf dieser Frist kann die Landesregierung bei vorliegen triftiger Gründe das Provisorium um höchstens drei weitere Monate verlängern. 13

14 4.2 Rechtsgrundlagen Land Salzburg Landesverfassungsgesetz 1999 Landeshaushaltsgesetz des jeweiligen Jahres Landeshauptstadt Salzburg Salzburger Stadtrecht 1966 Gemeinden des Landes Salzburg Salzburger Gemeindeordnung 1994 Gemeindehaushaltsverordnung 1998 Bund Bundeshaushaltsgesetz 1986 Bundeshaushaltsverordnung 1989 Finanzverfassungsgesetz 1948 Weiters dienen für Bund, Länder und Gemeinden das Finanzausgleichsgesetz sowie der Österreichische Stabilitätspakt als gesetzliche Grundlage. Das Bundesministerium für Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Form und Gliederung der Voranschläge und Rechnungsabschlüsse der Gebietskörperschaften insoweit regeln, als dies zur Vereinheitlichung erforderlich ist. Eine entsprechende Regelung wurde mit Verordnung des Bundesministers für Finanzen am , BGBL 787/1996, mit der Form und Gliederung der Voranschläge und Rechnungsabschlüsse der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbänden geregelt werden = Voranschlags und Rechnungsabschlussverordnung (VRV) getroffen. 14

15 4.3 Veranschlagungsgrundsätze Grundsatz der Jährlichkeit Der Voranschlag ist für das Kalenderjahr als Finanzjahr (Haushaltsjahr, Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr) zu erstellen. Dem Grundsatz der Jährlichkeit widerspricht weder die Einrichtung des Auslaufmonats noch eine rechtlich zulässige Übertragung von Mitteln (z.b. durch Rücklagenbildung) in das Folgejahr. Auslaufmonat: Der Auslaufmonat umfasst den Zeitraum von 1.1. bis des Folgejahres. Die Bestimmungen über den Auslaufmonat besagen, dass Gebarungen, soweit sie im abgelaufenen Finanzjahr fällig waren oder über den des abgelaufenen Finanzjahres gestundet worden sind, bis zum Ablauf des Monats Jänner des nächstfolgenden Finanzjahres zu Gunsten bzw. zu Lasten des abgelaufenen Finanzjahres abgewiesen werden können. Grundsatz der Vollständigkeit Zu veranschlagen sind alle Einnahmen und Ausgaben, die im Laufe des kommenden Finanzjahres voraussichtlich fällig werden, sofern sie endgültig solche der Gebietskörperschaft sind. Der Voranschlag ist demnach auf dem Soll aufgebaut. Nicht zu veranschlagen sind Einnahmen, die nicht endgültig für die Gebietskörperschaft bestimmt sind, sondern an Dritte weiterzuleiten sind, und Ausgaben, die nicht in Erfüllung von Aufgaben der Gebietskörperschaft, sondern für Rechnung eines Dritten vollzogen werden. Man nennt dies die voranschlagsunwirksame oder die durchlaufende Gebarung. Grundsatz der Bruttoveranschlagung Einnahmen und Ausgaben sind ungekürzt mit dem Gesamtbetrag, d.h. ohne Vorwegabrechnung von Einnahmen bei Ausgaben bzw. Ausgaben bei Einnahmen zu veranschlagen. Grundsatz der Spezialisierung Klare Trennung von Einnahmen und Ausgaben. 15

16 Grundsatz der Einheit Alle Einnahmen und Ausgaben sind innerhalb eines einzigen Haushaltsplanes aufzuführen. Im Interesse der Übersichtlichkeit des Voranschlages ist es gestattet, die Voranschläge für Betriebe, betriebsähnliche Einrichtungen und wirtschaftliche Unternehmungen als Gesamtsumme der Einnahmen und als Gesamtsumme der Ausgaben in den Voranschlag aufzunehmen, wobei die Untergliederung der Einnahmen und Ausgaben in einer Beilage zum Voranschlag (Untervoranschlag) zu erfolgen hat. Wirtschaftliche Unternehmungen, die eigene Wirtschaftspläne aufstellen, können mit ihrem abzuführenden Gewinn oder zu deckenden Verlust in den Voranschlag aufgenommen werden. Die Wirtschaftspläne sind dem Voranschlag anzuschließen. Grundsatz der Vorherigkeit Der Entwurf des Voranschlages ist so rechtzeitig zu erstellen, dass noch vor Beginn des Rechnungsjahres der Beschluss gefasst werden kann. Grundsatz der Klarheit Der Haushaltsplan muss für jeden Interessenten verständlich sein, was eine durchsichtige und übersichtliche Gliederung nötig macht. Grundsatz der Genauigkeit Einnahmen und Ausgaben sind in jener Höhe zu veranschlagen, in der sie aller Voraussicht nach im kommenden Haushaltsjahr fällig werden. Die zu veranschlagenden Beträge sind möglichst wirklichkeitsnah zu schätzen. Grundsatz der Sparsamkeit Der Veranschlagung ist nur das sachlich begründete Jahreserfordernis zugrunde zu legen. Grundsatz der Öffentlichkeit Es soll jedermann Einsicht in den Voranschlag nehmen können. 16

17 4.4 Gliederung des Voranschlages Die Gliederung des Voranschlages erfolgt nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten, funktionellen Gesichtspunkten, ökonomischen Gesichtspunkten finanzwirtschaftlichen Gesichtspunkten. Haushaltswirtschaftliche Gesichtspunkte Die Einnahmen und Ausgaben sind nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch einen Hinweis, der dem Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen. Diese haushaltswirtschaftliche Gliederung sagt vor allem aus, ob es sich um ordentliche oder außerordentliche Einnahmen bzw. Ausgaben handelt. Unterschied Ordentliche und Außerordentliche Gebarung Zur ordentlichen Gebarung zählen jene Einnahmen und Ausgaben, die sich aus der regelmäßigen Wirtschaftsführung ergeben (Personalaufwand, Amtsachausgaben, Ausgaben für Anlagen, sonstige Ausgaben, laufende Einnahmen). Außerordentliche Ausgaben sind jene, die der Art nach im Landeshaushalt lediglich vereinzelt vorkommen oder der Höhe nach den normalen Rahmen erheblich überschreiten. Die Veranschlagung als außerordentliche Ausgaben ist jedoch nur insofern zulässig, als sie ganz oder teilweise durch außerordentliche Einnahmen (z.b. Kreditaufnahme, Veräußerung durch Vermögen, Entnahme aus Rücklagen, etc.) gedeckt werden sollen. Funktionelle Gesichtspunkte Diese Gliederung entspricht den Aufgaben, die von den Gebietskörperschaften zu besorgen sind und von diesen wahrgenommen werden. 17

18 Die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung sieht für diesen Zweck die Gliederung der Ansätze in Gruppen, Abschnitte, Unterabschnitte und eventuell in Teilabschnitte vor. Ökonomische Gesichtspunkte Die Gliederung des Postenverzeichnisses nach ökonomischen Gesichtspunkten nimmt nicht nur auf betriebswirtschaftliche und volkswirtschaftliche Erfordernisse Bedacht, sondern berücksichtigt auch die Wechselbeziehungen der Gebietskörperschaften untereinander. Finanzwirtschaftliche Gesichtspunkte Des weiteren können die Einnahmen und Ausgaben nach finanzwirtschaftlichen Gesichtspunkten gegliedert werden (6. Dekade des Ansatzes - Gebarungsgruppe). Hier wird vor allem eine Trennung in laufende Gebarung und Vermögensgebarung, in Personal- und Sachausgaben sowie in Ermessens- und Pflichtausgaben vorgenommen. 4.5 Ermittlung der Voranschlagsziffern Die Ausgaben für Leistungen für Personal sind in Zusammenhang mit den dienst- und besoldungsrechtlichen Bestimmungen zu ermitteln. Grundlage bildet der Dienstpostenplan. Die zu veranschlagenden Beträge für Sachausgaben sind, soweit dies an Hand von Unterlagen möglich ist, zu errechnen, sonst möglichst wirklichkeitsnah zu schätzen. Bei gleichbleibenden Verhältnissen und Voraussetzungen sind der Schätzung die Ergebnisse der letzten Jahre zu Grunde zu legen. Bei Vorhaben, deren Ausführung für mehrere Finanzjahre geplant ist, sind die Ausgaben mit dem im jeweiligen Finanzjahr fällig werdenden Teil der voraussichtlichen Gesamtausgaben zu veranschlagen. 4.6 Bindung an den Voranschlag Die Ansätze des Voranschlages sind für die Gebarung bindend. Die Haushaltsmittel dürfen nur insoweit und nicht eher in Anspruch genommen werden, als es bei einer sparsamen, wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwaltung erforderlich ist. 18

19 Bindung an den Zweck - Grundsatz der qualitativen Spezialität Gemäß diesem Grundsatz sind die haushaltsmäßig einem bestimmten Zweck zugewiesenen Mittel ausschließlich für diesen zu verwenden. Eine Ausnahme hiervon die Kreditübertragung von einem Haushaltsansatz auf einen anderen. Bindung an den Betrag (Kredit) - Grundsatz der quantitativen Spezialität Dieser Grundsatz gilt sowohl für Einnahmen als auch für Ausgaben. Demnach sollen die Einnahmen mindestens im veranschlagten Ausmaß erreicht werden, während die veranschlagten Ausgaben grundsätzlich unüberschreitbare Höchstbeträge darstellen. In der Praxis sind Abweichungen in Form von Überschreitungen jedoch nicht immer vermeidbar. Bindung an die Zeit (Grundsatz der zeitlichen Spezialität) Die im Voranschlag genehmigten Kredite gelten im allgemeinen nur für das Haushaltsjahr. Unter bestimmten Bedingungen ist eine Übertragung von Kreditresten oder Mehreinnahmen in Form von Rücklagenbildungen möglich. 4.7 Beilagen zum Voranschlag In den Beilagen werden sachlich zusammengehörige Einnahmen und Ausgaben, des Gesamthaushaltes nachgewiesen (z.b. Personalaufwand, Schuldendienst, Rücklagen, usw.) Die Beilagen zum Voranschlag sind in der VRV verbindlich festgelegt. 19

20 5. Organe der Haushaltsführung 5.1 Anweisende Stellen Anweisende Stellen sind jene Organe der Verwaltung, die berechtigt bzw. ermächtigt sind, für Rechnung bestimmter Ansätze des genehmigten Voranschlages (Kredite) Einnahmen und Auszahlungsanordnungen zu erlassen. Auf Landesebene ist die Landesregierung anweisende Stelle. Bei den Gemeinden übt der Bürgermeister die Anordnungsbefugnis aus. Bestandteile der Anordnung Jede Anordnung hat zu enthalten: das Haushaltsjahr den Auftrag zur Leistung der Zahlung oder zur Annahme einer Zahlung und die Vollzugsart den zu leistenden Betrag in Ziffern und Worten die Bezeichnung des Empfängers bzw. Einzahlungspflichtigen, dessen Anschrift und gegebenenfalls die Kontonummer den Zahlungsgrund und den Auftrag über allfällige Abzüge oder Einbehaltungen den Fälligkeitszeitpunkt den Bedeckungsvermerk die Verrechnungsanweisung die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit bei Lieferung von inventarisierungspflichtigen Gütern den Inventarisierungsvermerk Ort und Tag der Ausstellung der Anordnung und die eigenhändige Unterschrift des Anordnungsbefugten. 20

21 Begriffsdefinition: Kredit im Haushaltsrecht ist der Betrag, der bei der jeweils im Voranschlag vorgesehenen Voranschlagsstelle ausgewiesen ist. Die Kreditverfügungen können getroffen werden: durch unmittelbare Anweisungen (Erlassung von Zahlungs- und Empfangsaufträgen) zu Lasten bzw. zu Gunsten einer Voranschlagsstelle; oder durch flüssig machen von Verlägen und Pauschalen an die unterstehenden Behörden, Ämter und Anstalten. Begriffsdefinitionen: Verläge sind zweckgebundene Geldbeträge gegen spätere Verrechnung. Die Abrechnung hat mindestens einmal im Jahr zu erfolgen. Am Jahresende sind die Verlagsgeldreste in bar abzuführen oder buchmäßig rückzuverrechnen. Pauschalen sind zweckgebundene Geldbeträge, die für eine Vielfalt von kleineren Ausgaben (z.b. Amtspauschale, Reisekostenpauschale, usw.) gewährt werden. Die Pauschalen werden sofort endgültig haushaltsmäßig verbucht und müssen am Jahresende nicht abgerechnet werden. Über die widmungsgemäße Verwendung muss Rechnung geführt werden. 5.2 Buchhaltugen Im Verband einer anweisenden Stelle wird in der Regel eine Buchhaltung errichtet. Die Buchhaltung ist eine vom sonstigen Verwaltungsdienst gesonderte, unter fachmännischer Leitung stehende, dem Vorstand der anweisenden Stelle unmittelbar unterstellte Abteilung. Bei Gemeinden sind die Buchhaltungsaufgaben von der Gemeindekasse wahrzunehmen. 21

22 5.3 Aufgabenbereiche der Buchhaltung: Eigentliche Buchhaltungsdienst Darunter ist die gesamte Buchführung über die wirksame Gebarung und über die durchlaufende Gebarung, und zwar hinsichtlich der Geld- Wertpapier- und Sachgebarung zu verstehen. Weiters die Einleitung und die Überwachung des Zahlungsvollzuges. Die Mitwirkung bei der Erstellung der Teilvoranschläge der anweisenden Stelle, und zwar die Ermittlung und Bereitstellung der ziffernmäßigen Grundlagen für die Veranschlagung aus den der Buchhaltung zur Verfügung stehenden Behelfen. Die Verfassung der Rechnungsabschlüsse. Die Erläuterungen zum Rechnungsabschluss werden gemeinsam mit den anweisenden Stellen erstellt. Hilfsdienst für die anweisende Stelle Darunter ist die Prüfung und Begutachtung der Unterlagen für die Anweisung der anweisenden Stellen auf ihre rechnungsmäßige Richtigkeit, auf die Übereinstimmung der Ansätze und Berechung mit den bestehenden Verträgen, Preis- und Gebührentafeln, Vorschriften usw., die Einhaltung der steuerrechtlichen Bestimmungen (besonders im Auslandszahlungsverkehr) zu verstehen. Die Buchhaltung führt alle für die Verwaltungstätigkeit der anweisenden Stellen erforderlichen Vormerke und Aufschreibungen, die mit den Geschäften der Buchführung zusammenhängen oder Zwecken der Aufsicht über die der anweisenden Stellen unterstehenden Kassen, Ämtern, Anstalten und Fonds dienen. Hierzu gehören auch statistische und sonstige Nachweisungen. Weiters fallen darunter alle mit dem Buchhaltungsdienst nicht unmittelbar im zusammenhängenden rechnerischen oder sonstigen Arbeiten rechnungsfachlicher Natur, soweit solche Arbeiten mit Rücksicht auf die fachliche Ausbildung und Erfahrung der Buchhaltungsbeamten der Buchhaltung zugewiesen werden können, ferner Gutachten in Voranschlags-, Verrechnungs- und Buchhaltungsfragen. 22

23 Vorprüfung Bei der Vorprüfung hat die Buchhaltung auch die Einhaltung des finanziellen Wirkungskreises und die Beachtung der Gebarungs- und Verrechnungsvorschriften durch die anweisende Stelle und der ihr unterstehenden Ämter und Anstalten zu prüfen. Insbesondere ist die Buchhaltung verpflichtet, alle Anweisungen dahin zu prüfen, ob sie nach Inhalt und Form den Gebarungs- und Verrechnungsvorschriften entsprechen. Belegprüfung Originalrechnung im Sinne 11 USTG 1994 Vermerk der sachlichen Richtigkeit und Anweisungsbefugnis Einhaltung Bestellscheinwesens ( 31 Bundeshaushaltsverordnung) Vermerke gemäß RIM und RUB Rechnerische Richtigkeit Sachliche Richtigkeit gemäß 112 BHVO 1989 Die sachliche Prüfung ist durch den Prüfungsvermerk,,Sachlich richtig'' zu bescheinigen; dieser Prüfungsvermerk darf von der anweisenden Stelle erst dann angebracht werden, wenn in Fällen einer der Zahlung zugrunde liegenden unmittelbaren Gegenleistung die Leistung bereits erbracht wurde, sofern es sich nicht um eine Anzahlung für eine zu erbringende Leistung handelt; die Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung ausgeführt wurde; die der Leistung zugrunde liegenden Zahlenangaben (z.b. Zeitraum, Menge, Maßzahl, Gewicht, Einheitssatz, Entfernung) richtig sind; die erworbenen Liegenschaften, Gegenstände oder Materialien in die Liegenschafts-, Inventar- oder Materialaufschreibungen eingetragen sind; der Rechnungsleger die ihm sonst obliegenden Verpflichtungen erfüllt hat; 23

24 Rechnerische Richtigkeit gemäß 113 BHVO 1989 Die rechnerische Prüfung ist durch den Prüfungsvermerk,,Rechnerisch richtig'' zu bescheinigen; dieser Prüfungsvermerk darf erst dann angebracht werden, wenn die Unterlage (z.b. Rechnung) im Original vorliegt, echt, glaubwürdig und vollständig belegt ist; der Beleg den Empfangsberechtigten ausweist; der Beleg rechnerisch richtig ist und die Berechnung den zugrunde liegenden Zahlenangaben (z.b. Zeitraum, Maßzahl, Gewicht, Einheitssatz, Entfernung), den maßgebenden Vorschriften, besonderen Verfügungen, Verträgen u. dgl. entspricht; die angebotenen oder vereinbarten Zahlungsbegünstigungen (Skonti, Rabatte) ausgenützt wurden oder noch auszunützen sind; bei der Schlussrechnung die bereits geleisteten Vorauszahlungen abgezogen sind; darüber gelegte Teilrechnungen sind als solche zu bezeichnen (z.b. 5. Teilrechnung). Rechnung im Sinne des 11 Umsatzsteuergesetz 1994 Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten : Den Namen und die Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens; den Namen und die Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder des Empfängers der sonstigen Leistung; die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung; den Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder den Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt; das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung; den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag; den anzuwendenen Steuersatz bzw. einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung; das Ausstellungsdatum; eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird; die dem Unternehmer vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. 24

25 Nachprüfung Die Nachprüfung und Verbuchung obliegt der Buchhaltung hinsichtlich der gesamten Geld- Wertpapier- und Sachgebarung der anweisenden Stellen und den ihr nachgeordneten Dienststellen. Darunter fallen die Kontrolle der Geld-, Wertpapiere- und Sachgebarung der anweisenden Stellen selbst und der ihr unterstehenden Kassen und Ämter sowie der Gebarung der von der anweisenden Stelle verwalteten oder beaufsichtigten Anstalten und Fonds und die Ü- berprüfung der Kassen-, Verlags- und Vorschussabrechnungen der anweisenden Stellen und der diesen nachgeordneten Stellen. Unbefangenheit, Unvereinbarkeit Bei der Verteilung der Buchhaltungsgeschäfte ist stets darauf zu achten, dass die Gebarungssicherheit in jeder Hinsicht gewährleistet ist, insbesondere ist auf die Unbefangenheit und Verlässlichkeit der mit der Ausführung der Geschäfte betrauten Bediensteten zu achten. Bedienstete dürfen keine Tätigkeit en in Sachen ausüben, an denen sie selbst, der Eheteil, ein in einem Wahlkindschaftsverhältnis stehender oder ein in auf- oder absteigender Linie oder bis einschließlich zum dritten Grad in der Seitenlinie verwandter oder verschwägerter Angehöriger, beteiligt ist ( 18 Abs. 2 Bundeshaushaltsverordnung 1989). 25

26 6. Kassen Aufgaben der Kassen Zu den Aufgaben der Kassen gehören insbesondere die rechtzeitige Einbringung und Leistung der angeordneten Einnahmen und Ausgaben, die Verwahrung und Verwaltung der Kassenbestände, Wertmarken, Sparbücher, Wertpapiere und der sonstigen sicherungsbedürftigen Verwahrnisse, die chronologische Verrechnung, Aufbau der Kassen Sämtliche eingerichteten Kassen einer Gebietskörperschaft bilden den Kassenhaushalt. Die Einrichtung von Kassen ist auf die jeweiligen Bedürfnisse abzustellen. So können neben der Hauptkasse bei Bedarf Nebenkassen, Hilfskassen und Verlagskassen eingerichtet werden. Sämtliche Kassen stehen mit der Hauptkasse im Abrechnungsverkehr. 6.1 Kassensicherungsmaßnahmen Unter Kassensicherung sind alle Maßnahmen zu verstehen, die geeignet sind, Bedrohungen von außen sowie Malversationen hintanzuhalten. Dazu gehören: Zahlungsmittel dürfen nur von der Kasse in den hierfür vorgesehenen Räumen verwaltet werden. Der Barbestand ist möglichst niedrig zu halten. Zahlungsmittel und Wertsachen sind im Kassenbehälter aufzubewahren. Als Kassenbehälter sind insbesondere Panzerschränke, Stahlschränke sowie Safes zu verwenden. Kassenbehälter, in denen nach Kassenschluss regelmäßig mehr als 6.000,00 oder Wertsachen, deren Nennwert regelmäßig ,00 übersteigt, aufbewahrt werden, müssen mit Doppelsperre oder mit einem in den Kassenbehälter eingebauten Innentresor ausgestattet sein. Die Schlüssel zu einem mit Doppelsperre ausgestatteten Kassenbehälter sind so zu verteilen, dass dieser von einem Bediensteten allein nicht geöffnet werden kann. Auch vo- 26

27 rübergehend darf ein Bediensteter nicht im Besitz aller Schlüssel sein. Der Bedienstete hat den ihm anvertrauten Schlüssel bei sich zu tragen und sorgfältig zu verwahren. Der Verlust eines Schlüssels ist unverzüglich dem Dienststellenleiter zu melden. In solchen Fällen ist das betreffende Schloss sofort zu ändern. Die eigenmächtige Anschaffung von Schlüsseln ist verboten. Für jeden Kassenbehälter müssen Zweitschlüssel vorhanden sein. Diese sind in einem haltbaren Umschlag (bei Doppelsperre getrennt) zu verschließen. Die Verschlussstelle ist mit dem Dienstsiegel und mit den Unterschriften der mit der Kassenführung betrauten Bediensteten zu versehen. Schlüsselverzeichnis Alle Schlüssel eines Kassenbehälters sind in ein Schlüsselverzeichnis einzutragen. Darauf muss ersichtlich sein - wer die Erstschlüssel verwahrt und - wo die Zweitschlüssel hinterlegt sind. Auch kurzfristige Änderungen in der Person des Schlüsselverwahrers sind festzuhalten. Zahlungsmittel dürfen nur im Kassenraum und nur von den damit betrauten Bediensteten angenommen oder ausgehändigt werden (Ausnahme: Inkassanten). Die Namen und Unterschriftsproben der zur Bargeldentgegennahme berechtigten Bediensteten sind durch Aushang im Kassenraum ersichtlich zu machen. Ein- und Auszahlungen dürfen nur aufgrund von ordnungsgemäßen Annahme- bzw. Auszahlungsanordnungen vollzogen werden. Regelmäßige und zusätzlich unvermutete Kassenprüfungen. Über jede Kassenprüfung ist eine Niederschrift aufzunehmen, in der die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung festzuhalten sind. Die Tagebücher sind womöglich täglich abzuschließen und der Kassensoll- mit dem Kassenistbestand abzugleichen. Eventuelle Fehlbeträge sind vom Kassier zu ersetzen. Kassenüberschüsse gelten als ordentliche Einnahmen der Gebietskörperschaft. 6.2 Zahlungsverkehr Der Zahlungsverkehr ist grundsätzlich bargeldlos abzuwickeln, wobei der Barzahlungsverkehr auf ein Mindestmaß zu beschränken ist. Zulässige Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks und Girageld. Die Verwendung von Wechseln als Zahlungsmittel sind unzulässig. 27

28 7. Kontrolle Die Kontrolle hat die Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit der Gebarung zu gewährleisten. Die Kontrolle kann eingeteilt werden nach dem Zeitraum: Vorkontrolle Nachkontrolle nach Kontrollorganen Innenkontrolle (z.b. Buchhaltung, Kontrollamt, Überprüfungsausschuss) Außenkontrolle (z.b. Rechnungshof, Gemeindeaufsicht) 7.1 Organe der Innenkontrolle a) Buchhaltung Die Buchhaltung übt sowohl die Vorkontrolle (Anweisungskontrolle) sowie die Nachkontrolle aus (siehe Aufgaben der Prüfungsstelle) b) Kontrollamt der Stadt Salzburg Das Kontrollamt hat die Gebarung der Stadt Salzburg im eigenen Wirkungsbereich einschließlich der städtischen Unternehmungen auf die rechnerische Richtigkeit die Sparsamkeit die Wirtschaftlichkeit und die Zweckmäßigkeit zu prüfen. 28

29 Die gilt auch für die Prüfung von Institutionen, an denen die Stadt beteiligt ist, soweit der Umfang der Beteiligung es gestattet, oder die sie fördert, soweit sich die Stadt die Kontrolle vorbehalten hat oder die Institution mit einer Kontrolle einverstanden ist. Die Prüfungsaufträge erhält das Kontrollamt vom Gemeinderat, vom Kontrollausschuss, vom Bürgermeister. Prüfungen können auch von Amts wegen vorgenommen werden. In die Verwaltung der überprüften Stellen unmittelbar einzugreifen, ist das Kontrollamt nicht berechtigt. c) Überprüfungsausschuss der Gemeinden Die Gemeindevertretung hat aus ihrer Mitte einen Überprüfungsausschuss zu bestellen. Nicht dem Ausschuss dürfen angehören der Bürgermeister Gemeinderäte, denen während der laufenden Amtsperiode der Gemeindevertretung Angelegenheiten der Gemeindeverwaltung zur Besorgung übertragen sind oder übertragen waren. Die Aufgaben des Überprüfungsausschusses sind die Überprüfung, ob der Voranschlag eingehalten wurde, die Sparsamkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit in der Gemeindeverwaltung beachtet und besonders bei Vergebung von Aufträgen vorschriftsmäßig vorgegangen wurde, einzelne Rechnungsbeträge richtig belegt sind, der buchmäßige Kassenbestand mit dem tatsächlichen Geldbestand übereinstimmt. Außer bei jedem Wechsel in der Person des Bürgermeisters oder Kassenverwalters sind Kassenprüfungen mindestens halbjährlich vorzunehmen. d) Kontrollausschuss der Stadt Salzburg 29

30 7.2 Organe der Außenkontrolle Der Rechnungshof (B-VG 1929 Art , Rechnungshofgesetz 1948, BGBl.Nr. 144/1948 i.d.g.f.) hat nachstehende Aufgaben. Gebarung des Bundes: Die Rechnungs- und Gebarungskontrolle der Hoheitsverwaltung, Monopole und Bundesbetriebe. Diese umfasst die gesamte Ausgaben- und Einnahmengebarung die gesamte Schuldengebarung die Gebarung mit dem beweglichen und unbeweglichen Vermögen. die Prüfung der Gebarung jener Fonds, Stiftungen und Anstalten, die von Bundesorganen oder von Personen verwaltet werden, die hiezu von Organen des Bundes bestellt sind. die Ordnung des Rechnungswesens Gemeinsam mit dem Bundesministerium für Finanzen sorgt der Rechnungshof für ein zweckmäßiges und möglichst einfaches Verrechnungsverfahren. Erstellung des Bundesrechnungsabschlusses, Nachweisung der Bundesschulden, Berichterstattung Gegenzeichnung von Schuldurkunden des Bundes. Prüfung der wirtschaftlichen Unternehmungen mit eigener Rechtspersönlichkeit (soweit der Bund als Treuhänder verwaltet), sowie der sonstigen Unternehmungen, an denen der Bund allein oder gemeinsam mit anderen Rechtsträgern mit mindestens 50 % des Stamm, Grund- oder Eigenkapitals beteiligt ist oder die der Bund allein oder gemeinsam mit anderen solchen Rechtsträgern betreibt. 30

31 8. Kameralistik Das Rechnungswesen der Länder und Gemeinden ist im allgemeinen nach den Grundsätzen der Kameralistik eingerichtet. Die Buchungsmethode der Kameralistik ist aufgrund des Erreichens des Rechnungszieles Nachweisung des Deckungsverlaufes und des Deckungsergebnisses der Einnahmen und Ausgaben sowie die Feststellung der Einhaltung des Voranschlages hier besonders geeignet. Die Charakteristika der Kameralistik sind: Alle wirtschaftlichen Vorgänge werden als Einnahmen und Ausgaben aufgefasst, auch wenn es sich um kassenunwirksame Verrechnungsfälle handelt. Trennung der Geld- und Sachengebarung (Gegensatz zur Doppik). Die einzelnen Geschäftsfälle (Einnahmen und Ausgaben) werden als Schuldigkeit (Gebühr, Soll) und Abstattung (Ist) dargestellt. Schuldigkeit (Gebühr, Soll) das Recht einer Wirtschaft auf eine Leistung (Einnahme-Soll) die Pflicht einer Wirtschaft zu einer Leistung (Ausgabe-Soll) Durch das Soll wird nachgewiesen, dass der Verfügungsberechtigte (anweisende Stelle) eine Zahlung angeordnet hat. Sohin bedeutet eine Buchung in der Sollspalte des Hauptbuches einen Aufwand oder Vermögenszugang (Ausgaben) bzw. einen Ertrag oder Vermögensabgang (Einnahmen) bei gleichzeitigem Entstehen eines Kreditverhältnisses. Abstattung (Ist) Die Abstattung zeigt an, dass die Kasse die angeordnete Zahlung geleistet hat. Die Buchung im Ist des Hauptbuches beendet somit das Kreditverhältnis und ist gleichzeitig mit einem Kassenmittelzugang (Einnahmen) bzw. Kassenmittelabgang (Ausgaben) verbunden. Der Unterschied zwischen SOLL und IST wird als Zahlungsrückstand (Rest) bezeichnet. Zahlungsrückstände sind demnach fällige, angeordnete Schuldigkeiten, die noch nicht vollzogen wurden. 31

32 Den fälligen Schuldigkeiten sind auch die Anweisungsrückstände zuzuordnen. Darunter sind alle fälligen voranschlagswirksamen Forderungen und Schulden zu verstehen, für die noch keine Anordnungen erlassen wurden. Abgeleitet vom Fälligkeitsprinzip kennt die Verrechnung der Länder und Gemeinden zusätzlich noch nicht fällige Verwaltungsforderungen und Verwaltungsschulden. Darunter sind jene Forderungen und Verbindlichkeiten zu verstehen, deren Rechtsgültigkeit und Höhe zwar feststeht, deren Fälligkeit jedoch in künftigen Finanzjahren liegt. Der Grund der Trennung von Schuldigkeit und Abstattung ist darin zu suchen, dass die Buchhaltung bei der Vorschreibung der Gebühr (Vorprüfung) die anweisenden Stellen zu kontrollieren hat und bei der Abstattungsverbuchung eine Kontrolle gegenüber der vollziehenden Stelle (Kasse) erfolgt (Nachkontrolle). Zeitbuchverrechnung (Tagebuch) dient der chronologischen Verrechnung der Einnahmen und Ausgaben. beschränkt sich nur auf die Abstattungsverbuchung (niemals Schuldigkeiten), hat sämtliche Geldeinnahmen und Geldausgaben zu erfassen, hat die Rechnungstatsachen in der Reihenfolge ihres zeitlichen Auftretens zu verzeichnen, die Vollzugsart (z.b. bar, unbar, verrechnungsmäßig) ist nicht von Bedeutung Für die Führung des Zeitbuches ist grundsätzlich die Kasse zuständig. Ist keine eigene Kasse eingerichtet, ist die Zeitbuchführung von der Buchhaltung wahrzunehmen. Die Form der Zeitbücher kann verschiedenartig sein, wie gebundene Bücher lose Blätter (Durchschreibebuchführung) Speicherung auf elektronischen Medien 32

33 Jedenfalls hat das Zeitbuch zu enthalten: laufende Nummer Tag der Ein- oder Auszahlung Grund der Ein- oder Auszahlung Hinweis auf die Verbuchung in den Sachbüchern (Voranschlagsstelle bzw. Konto) Betrag Sachbuchverrechnung Die sachgeordnete Verrechnung dient der Nachweisung der Einnahmen und Ausgaben in der Gliederung des Voranschlages bzw. Kontenplanes. Die Sachbuchführung fällt in den Aufgabenbereich der Buchhaltungen. Haushaltssachbuch Für jede Voranschlagsstelle ist noch vor Beginn des Rechnungsjahres ein Sachbuchkonto anzulegen. Das Sachbuchkonto hat folgende Informationen zu enthalten: die Voranschlagsstelle die Bezeichnung der Voranschlagsstelle das Rechnungsjahr den Jahreskredit Sachbuch für die voranschlagsunwirksame Gebarung Soweit Einnahmen und Ausgaben nicht im Haushalt sondern nur de Kassenwirtschaft der Gebietskörperschaften betreffen, sind diese im Rahmen der durchlaufenden Verrechnung nachzuweisen. Sachbuch für das Vermögen Die Veränderungen des Vermögens werden in Form einer Bestandsrechnung auf eigenen Konten nachgewiesen. 33

34 9. Rechnungsabschluss Der Rechnungsabschluss ist für das abgelaufene Kalenderjahr als Finanzjahr unter Berücksichtigung des Auslaufmonats zu erstellen. Grundlage dafür bilden die abgeschlossenen Sachbücher des ordentlichen und des außerordentlichen Haushaltes sowie der voranschlagsunwirksamen (durchlaufenden) Gebarung. Der Rechnungsabschluss umfasst den Kassenabschluss, die Haushaltsrechnung, die Vermögensrechnung und die Beilagen zum Rechnungsabschluss laut VRV. 9.1 Kassenabschluss Inhalt und Gliederung Der Kassenabschluss ist der Haushaltsrechnung voranzustellen und hat die gesamte Kassengebarung, das sind alle Zahlungen (Abstattungen) mit Ausnahme jener der wirtschaftlichen Unternehmungen, die Wirtschaftspläne aufstellen, in folgender Gliederung nachzuweisen. Einnahmen Anfänglicher Kassenbestand Summe der abgestatteten Einnahmen der voranschlagswirksamen Gebarung Summe der abgestatteten Einnahmen der voranschlagsunwirksamen Gebarung Verrechnung mit Bezirkshauptmannschaften Gesamtsumme Einnahmen Ausgaben Summe der abgestatteten Ausgaben der voranschlagswirksamen Gebarung Summe der abgestatteten Ausgaben der voranschlagsunwirksamen Gebarung Verrechnung mit Bezirkshauptmannschaften Schließlicher Kassenbestand Gesamtsumme Ausgaben 34

35 9.2 Haushaltsrechnung (Jahresrechnung) In der Haushaltsrechnung sind die gesamten innerhalb des Finanzjahres angefallenen voranschlagswirksamen Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen. Sie ist nach der Gliederung des Voranschlages zu erstellen und hat in dieser Gliederung darzustellen: Anfängliche Zahlungsrückstände (Einnahmen- und Ausgabenreste) Summe der vorgeschriebenen Beträge (Soll) Summe aus a) und b) Summe der abgestatteten Einnahmen und Ausgaben (Ist) Schließliche Zahlungsrückstände (Einnahmen- und Ausgabenreste) Voranschlagsbetrag einschließlich Änderungen durch Nachtragsvoranschläge Unterschied zwischen der Summe der vorgeschriebenen Beträge und dem veranschlagten Betrag, wobei größere Unterschiede zu erläutern sind. 9.3 Vermögensrechnung In der Vermögensrechnung sind die unbeweglichen und beweglichen Sachen sowie Rechte der wirtschaftlichen Unternehmungen (Betriebe, betriebsähnliche Einrichtungen), soweit diese keine eigene Vermögensrechnung aufstellen, zusammengefasst für jede Einrichtung auszuweisen. Die Richtlinien für die Erfassung von beweglichem und unbeweglichem Vermögen finden sich in der RIM ( Richtlinien für Inventar und Material) sowie in der RUB ( Richtlinien für unbewegliches Bundeseigentum) Auf Seite der Aktiva stehen Grundstücke, Gebäude, Fahrzeuge, Sonderanlagen, Maschinen, Bankguthaben etc., auf Seite der Passiva Eigenkapital, Rücklagen, Finanzschulden, Verwaltungsschulden etc. Geringwertige Wirtschaftsgüter unter werden in der Vermögensrechnung nicht erfasst. 35

36 9.4 Beilagen zum Rechnungsabschluss Voranzustellen: Bei Gemeinden ein Aufstellung mit folgenden Angaben: Flächenausmaß der Gemeinde die Anzahl der Einwohner der Gemeinde (lt. Volkszählung) die Hebesätze für die Grundsteuer von den land- und forstwirtschaftlichen Betrieben, für die Grundsteuer von Grundstücken und für die Kommunalsteuer Bei Ländern und Gemeinden: Einen Gesamtübersicht über die Einnahmen und Ausgaben. Anzuschließen: Nachweis über die Leistung für Personal Nachweis über die tatsächlich besetzten Dienstposten zum Nachweis über die Pensionsempfänger zum Nachweis über die Finanzzuweisungen, Zuschüsse oder Beiträge von und an Gebietskörperschaften Nachweis über den Stand der Rücklagen Nachweis über den Stand der gewährten Darlehen Nachweis über den Schuldenstand und Schuldendienst Nachweis nichtfälliger Verwaltungsforderungen und -schulden Nachweis über den Stand der Wertpapiere Nachweis über den Stand der Beteiligungen Nachweis über den Stand der Haftungen Nachweis über Vergütungen zwischen Verwaltungszweigen Nachweis der durchlaufenden Gebarung Nachweis über die Konkurrenzgebarung die Rechnungsabschlüsse der Betriebe, der betriebsähnlichen Einrichtungen und der wirtschaftlichen Unternehmungen, soweit für diese Untervoranschläge oder Wirtschaftspläne aufgestellt werden. Differenzbegründung 36

37 10.Mehrphasenbuchführung Die Mehrphasenbuchführung muss vor allem als Mehrkreisbuchführung gesehen werden. Mit einer Eingabeinformation werden bei Bedarf folgende Verrechnungskreise angesprochen: VWV (voranschlagswirksame Verrechnung) BEV (Bestands- und Erfolgsverrechnung) PEK (Personenkontenbuchführung) GF (Gebarungsfallkonten) KOST (Kostenstellen) Die Darstellung der schrittweisen Verwirklichung des Voranschlages erfolgt in der VWV. Jedes Voranschlagskonto ist in Phasen eingeteilt, daher Mehrphasenbuchführung. Jede Phase wiederum weist zwei Buchungsfelder (Soll und Haben) auf. Innerhalb der Phasen gelten die Buchungsregeln der Doppik. 37

38 11.Doppik Allgemeines Unter doppelter Buchführung (Doppik) versteht man jenes System, das durch eine lückenlose Erfassung der Geschäftsfälle nicht nur das Vermögen und die Schulden und deren Veränderungen (Bestandsrechnung), sondern auch den Erfolg (Aufwand und Ertrage) festhält, sodass auch die Ursachen für die eingetretenen Kapitalveränderungen nachgewiesen werden. Merkmale Erfassung des Vermögens, der Schulden und des Kapitals sowie deren Veränderungen Zweifache Erfolgsermittlung durch Vermögensvergleich und Erfolgsrechnung. Beim Vermögensvergleich wird das Reinvermögen (Eigenkapital) am Ende der Rechnungsperiode mit dem Reinvermögen am Anfang der Rechnungsperiode verglichen. Diese Methode bezeichnet man als indirekte Erfolgsermittlung. In der Erfolgsrechnung wird der Erfolg durch Gegenüberstellung des Ertrages und Aufwands ermittelt. Dies bezeichnet man als direkte Erfolgsermittlung. Verbuchung der Geschäftsfälle in chronologischer ( im Journal) und systematischer (im Hauptbuch) Ordnung: Zweimalige Verbuchung eines jeden Betrages und zwar im Soll und im Haben (Soll Haben Gleichheit). Jeder Geschäftsfall verursacht je eine Buchung und eine Gegenbuchung (Konto und Gegenkonto). Diese doppelte Verbuchung eines jeden Geschäftsfalles liefert eine sichere Kontrolle, denn die Summe aller Buchungen auf den Sollseiten muss stets gleich der Summe aller Buchungen auf den Habenseiten sein Kontenrahmen Gemäß Rechnungslegungsgesetz 1992 wird der Einheitskontenrahmen in 10 Kontenklassen unterteilt, wobei in den Klassen 0 3 die Bestandskonten, in den Klassen 4 8 die Erfolgskonten und in der Klasse 9 die Abschluss- und Verrechnungskonten enthalten sind. 38