IT-Outsourcing. VTG-Informatikveranstaltung vom 25. August Michael Reck

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1 VTG-Informatikveranstaltung vom 25. August 2010 Michael Reck

2 Gliederung / Inhalt 1. Umfrage 2009 (Swiss IT Magazine) 2. (Übersicht) 3. Gründe für 4. Outsourcing-Lösungen 5. Umsetzung 6. Fragen? IT-Prüfungen auf Revisionsmandaten Seite 2

3 Umfrage 2009 Outsourcing-Ziele Seite 3

4 Umfrage 2009 in welchen Bereichen Seite 4

5 Umfrage 2009 Risiken des Seite 5

6 Was ist Outsourcing Outsourcing = Outside resource using Nach Wikipedia existieren zwei Definitionen: Jeglicher Fremdbezug von Leistungen Fremdbezug von Leistungen die zuvor intern erbracht wurden Mit Outsourcing ist nicht zwangsläufig die örtliche Auslagerung gemeint. Die Frage stellt sich mehr nach dem Dienstleistungserbringer. Finanzverwaltung der Gde XY wird von Treuhand YZ geführt etc. ist erst seit dem Jahr 2000 über alle Branchen ein Thema. Erst seit ca. 10 Jahre bieten Kommunikationswege nötige Bandbreiten Seite 6

7 Tendenz Quelle: Citrix Schweiz Feste Arbeitsplätze Zugriff via Rechenzentrum Zugriff von zu Hause Zugriff individuell (USB-Stick) CH-weit ca Citrix-Lizenzen im Einsatz Seite 7

8 Themenbereiche Produktivität erhöhen Risiken minimieren Kosten sparen (Swisscom) Fokus weitet sich tendenziell auf Aspekte wie Sicherheit und Stabilität aus und beschränkt sich nicht primär auf die Kosten! Personal, Knowhow und Ressourcen Mehrere Personen für Betrieb und Support (Kontinuität, Stellvertretung) Zugriff auf aktuelles Wissen Kosten Einfach budgetierbare Kosten; geringere Investitionskosten Stabilität und Sicherheit Hohes Mass an Sicherheit und Verfügbarkeit Automatische Sicherheitsvorkehrungen Support Zentrale Supportstelle (Single Point of Contact) Definierte Service- und Supportleistungen (SLA s) Seite 8

9 Gründe für Allgemeine Aspekte Kostenoptimierung im Sinne einer Glättung der IT-Ausgaben Professionalisierung / Konzentration auf das Tagesgeschäft Sicherstellung von Stellvertretungen durch Nachbargemeinden Erhöhung der Flexibilität (Arbeitsplatzunabhängigkeit) Reduzierung von Risiken Datensicherheit etc. Seite 9

10 Gründe für Risikofaktor Anwender Seite 10

11 Outsourcing-Lösungen Formen und Leistungen Nebst verschiedenen Automarken existieren auch verschiedene Outsourcing- Lösungen. Die Spannweite reicht vom Volkswagen bis hin zum Mercedes. Die verschiedenen Outsourcing-Partner bieten verschiedene Modelle an. Die meisten Modelle bzw. Angebote umfassen folgende Grundleistungen: Bereitstellung von Rechenkapazitäten Datensicherung Laufende Aktualisierung von System- und Applikationssoftware Sichere Punkt zu Punkt Verbindung Diverse Massnahmen zum Schutz vor akt. Bedrohungen (Viren, Malware etc.) Unterschiede sind hauptsächlich in den Zusatzdienstleistungen wie Support; Betrieb von Drittapplikationen sowie Aufbau RZ-Infrastruktur zu finden. Seite 11

12 Outsourcing-Lösungen Grosse Rechenzentren Betriebseigene Rechenzentren von Software-Herstellern bieten Vollservice! (Entwicklung, Hosting, Support etc.) egovweb ehemals Leopardo; RUF AG Schlieren VRSG Einzelne Software-Hersteller verzichten bewusst auf eigene ASP-Dienstleistungen: ABACUS (vorwiegend durch Vertriebspartner angeboten) KLIB (Software für Sozial- und Vormundschaftswesen); Diartis AG Muri Sonstige grosse Rechenzentren: BEDAG; Kanton Bern BDO ASP ca. 20 Kunden RIO; Talus AG ca. 50 Kunden Swisscom komplette Räume mietbar (Housing) Seite 12

13 Outsourcing-Lösungen Grosse Rechenzentren Vorteile: Durch deren Grösse kommen des Öfteren moderne Techniken zum Einsatz Grosse Teile der Infrastruktur sind redundant ausgelegt (z.b. Kommunikation) Erhöhte Sicherheitsvorkehrungen (Zutrittsregelung) Technische Vorkehrungen gegen Elementarschäden (Feuer / Wasser) Notstromaggregate zur Überbrückung von Stromausfällen (für mehrere Std.!) Knowhow im Betrieb einer Vielzahl von Anwendungen Garantierte Support- und Reaktionszeiten Problemlose Erweiterung des Benutzerkreises möglich (Stellvertretung) Nachteile: Ev. Ungleichbehandlung kleine zu grossen Kunden Erhöhten Sicherheitsmassnahmen erschweren Support einzelner Teillösungen Zeitpunkt Wartungsfenster (Unterbruch) nur bedingt beeinflussbar Seite 13

14 Outsourcing-Lösungen Rechenzentrum Impressionen Seite 14

15 Outsourcing-Lösungen Rechenzentrum Impressionen Seite 15

16 Outsourcing-Lösungen Regionaler Verbund Stadt- oder Gemeindeverwaltung stellt Server-Infrastruktur zur Verfügung auf welcher die Software-Lösungen betrieben werden. Umliegende Gemeinden haben die Möglichkeit sich an der Plattform zu beteiligen um Teile der eigenen IT- Infrastruktur auszulagern. RZ Interlaken und RZ Olten GemoWin mit je ca. 12 Anschlussgemeinden Informatikzentrum Köniz/Muri GemoWin rund verwaltete Einwohner 8er Club, Untergäu SO GeSoft Seite 16

17 Outsourcing-Lösungen Regionaler Verbund Vorteile: Nutzung bestehender Infrastruktur Nachbargemeinden arbeiten mit derselben Software-Lösung Sicherstellung Stellvertretungen Nachteile: Anschlussgemeinden sind gezwungen dieselbe Software-Lösung einzusetzen Kapazitäten für zukünftige Anschlussgemeinden sind begrenzt ev. besteht kein Interesse bestehende Kapazitäten auszubauen Mindestkenntnisse für den Betrieb und Unterhalt des RZ erforderlich ev. eingeschränkteres Dienstleistungsangebot (Support- bzw. Reaktionszeiten) Seite 17

18 Outsourcing-Lösungen Vor Ort Outsourcing Diese Dienstleistung wird nur von einigen Outsourcing-Partnern angeboten. Das Angebot umfasst die Lieferung und Wartung der Hardware resp. Betrieb und Wartung der Software-Applikationen. Diverse Gemeinden Vorteile: Die Gemeinde stellt Raum für die Serverinfrastruktur zur Verfügung Outsourcing-Partner ist für Hard- und Softwarewartung zuständig Vertragliche Hardware-Erneuerung in regelmässigen Abständen Geringe Beeinflussung Betrieb durch externe Kommunikation Begrenzter Aufbau von Knowhow für Betrieb nötig (Datensicherung) Nachteile: Ev. keine Arbeitsplatzunabhängigen Zugriffe auf Daten möglich Inbetriebnahme von Drittapplikationen Seite 18

19 Outsourcing-Lösungen Inhouse-Lösung Gemeinde ist für Anschaffung und Unterhalt bzw. Ersatz der Hard- und Software- Lösungen verantwortlich. Mehrheit der kleinen und mittleren Gemeinden Vorteile: Keine Abhängig von Outsourcing-Partnern Datenhoheit bleibt bei der Gemeinde Heute entspricht dies eher einer Wunschvorstellung (Datenaustausch ech) Nachteile: Kenntnisse über eigene IT-Infrastruktur von Vorteil Sonstige bestehende Abhängigkeiten (HW-Lieferanten, SW-Support) Datensicherungen müssen selbständig geplant und durchgeführt werden Verantwortung für wichtige Updates (OS, Virenschutz, Gde-Software etc.) Zwangsläufiger Knowhow Aufbau bezüglich neuen Technologien (SEDEX) Investitionen bei Ersatz-Beschaffungen Seite 19

20 Umsetzung Voraussetzungen Organisatorisch: -Ziele klar definiert (z.b. Serverlose Gde-IT-Infrastruktur) Entscheid bezüglich einzusetzender Software-Lösungen Abklärungen bez. Auslagerung Drittapplikationen Outsourcing-Partner (Software-Hersteller, Vertriebspartner, etc.) Technisch: Kommunikationswege mit benötigter Bandbreite vorhanden Berechtigung für Nutzung Regionaler Netzwerke von Ausserhalb (z.b. BEWAN) Serverkapazitäten / Räumlichkeiten Finanziell: Budget (Betriebskosten / Datenübernahmen / Serviceverträge etc.) Seite 20

21 Umsetzung Erfolgsfaktoren Umfrage 2009 Die Befragung von 300 Hauptverantwortlichen ergab folgendes Resultat: 70 % Qualität der Zusammenarbeit Auftraggeber und Outsourcing-Partner 60 % Service-Level-Management spezifisch messbare Service-Level-Agreements (SLAs) 52 % Preismodelle Fixpreise nach div. Kriterien / nach Aufwand (Zeit und Material) 41 % Kundenorientierung Bereitschaft des Outsourcing-Partners auf Kundenwünsche einzugehen 38 % Lokales Management Outsourcing-Partner aus der Region (Schweiz) 32 % Kulturelle Faktoren Offshore-Modelle aus sprachlicher und kultureller Sicht ev. nicht geeignet Seite 21

22 Umsetzung Stolpersteine Wahl des Outsourcing-Partners Verfügt der potentielle Outsourcing-Partner über das nötige Knowhow? Ist ein lokaler 1-Mann-Betrieb der richtige Outsourcing Partner? => Risiko von Dreiecksgeschichten, zusätzlicher Koordinationsaufwand etc. Definition bezüglich Outsourcing Umfang Auslagerung Teilbereich Gde-Software MS Office-Applikationen lokal oder via Outsourcing-Partner Lokal installierte Kantons-Applikationen nicht vergessen (Steuern) => nicht planmässiges Aufrechterhalten eigener Server-Infrastruktur Anbindung Kommunikation Verfügt die Gemeinde über einen Breitbandanschluss? (Telefon/TV) Entspricht gemessene Datenrate den zugesagten Mindestwerten des Providers? => Mangelnde Performance (Wartezeiten) bis Behebung technischer Mängel Seite 22

23 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 23