Inhalt. Der elektronische Datenaustausch prägt das Gesicht des Lohnbüros

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1 business-lösungen Inhalt Für eine Hand voll Dollars 22 Marktübersicht: Lohnabrechnungen 32 Einmal umdenken, bitte! 38 Der elektronische Datenaustausch prägt das Gesicht des Lohnbüros maßgeblich. Wir haben führende Hersteller gefragt, auf was Unternehmen bei der Produktauswahl achten sollten und welche Trends die Zukunft bestimmen werden. BJÖRN LORENZ 22 Business&IT 2/2007

2 er Gesetzgeber trägt die Hauptschuld D an der formvollendeten Bürokratie im Lohnbüro. Würde es die komplizierten Abrechnungsvorschriften, die unzähligen Ausnahmeregelungen, den Zahlungsverkehr und die aufwändigen Dokumentationspflichten nicht geben, die Unternehmen könnten Jahr für Jahr immense Verwaltungskosten sparen. Aber nicht nur der Gesetzgeber, auch die Tarifpartner und die oft komplizierten betrieblichen Vereinbarungen belasten die Lohnbuchhaltung. Viele kleine und mittelständische Unternehmen beschäftigen sich deshalb gar nicht damit, sondern übergeben die Aufgabe einem Steuerberater. Im Mittelstand nimmt der Trend zum Outsourcing ebenfalls wieder zu. Dabei gibt es gute Gründe, die Lohnbuchhaltung in den eigenen vier Wänden zu halten. Neben Kostenvorteilen winkt dabei vor allem eine bessere Informationsbasis. Das Management kann jederzeit auf aktuelle Zahlen zugreifen, ohne die Auswertungen eines Dienstleisters abzuwarten. Entsprechende Schnittstellen vorausgesetzt, fließen die Daten der Lohnabrechnung in Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung oder spezielle Berichte des Personalwesens ein. Die Auswahl der passenden Lohnabrechnung ist allerdings kein Spaziergang. Wir haben führende Hersteller gefragt, welche Kriterien dabei ganz oben auf der Liste stehen sollten und was die aktuellen Trends im Lohnbüro sind. ALYSS Gerhard Herrmann, Geschäftsführer der ALYSS Software GmbH ( ist sich dem Fluch der Standardisierung, der auf den Herstellern von Lohnbuchhaltungsprogrammen lastet, bewusst: Bedingt durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich die führenden Anwendungen im Kern kaum voneinander. Die Betonung der Alleinstellungsmerkmale sei schwieriger als in anderen Segmenten kaufmännischer Software. Zu den Bereichen, die eine Abgrenzung zum Wettbewerb ermöglichen, zählt Herrmann insbesondere die Unterstützung der Anwender bei der Lohnabrechnung. Die Lohnbuchhaltungs-Software Implus LG2 ist deshalb mit zahlreichen Hilfsprogrammen ausgerüstet, die beispielsweise für einen schnellen Abgleich mit den Daten der Lohnsteuerkarte sorgen oder helfen, besonders knifflige Sonderfälle zu lösen. Zudem besteht die Option, Tariferhöhungen als globale Änderung in einem Schritt für alle Personalakten durchzuführen. Das Schöne dabei: Implus LG2 liefert dem Management vorab detaillierte Informationen zu den finanziellen Auswirkungen der Lohnerhöhung auf den gesamten Personaletat. Zur Zielgruppe zählen in erster Linie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) mit fünf bis 2000 Abrechnungen pro Monat, wobei der überwiegende Teil der Anwender ein Volumen zwischen 100 und 500 Abrechnungen aufweist. Spezielle Erweiterungen gibt es beispielsweise für die Abrechnung im öffentlichen Dienst sowie im Garten- und Landschaftsbau. Potenzielle Kunden überzeugt ALYSS vor allem mit dem Service-Aspekt: Kleine und mittelständische Unternehmen verfügen meist über keine spezialisierte Personalabteilung. Die Abrechnungen werden von der Buchhaltung nebenbei abgewickelt. Es ist deshalb sehr wichtig, dass die Software praxisbezogen und leicht zu bedienen ist, stellt Herrmann klar. Sollten dennoch Probleme auftreten, helfe die ALYSS-Hotline, die in der regulären Wartungspauschale enthalten ist, schnell weiter. Zudem wird neuen Anwendern ein sechsmonatiges Rücktrittsrecht eingeräumt. Zu den Funktionen, die kürzlich hinzugekommen sind, gehören die Verwaltung flexibler Arbeitszeitkonten und die Lohnabrechnung während des Bezugs von Sozialleistungen wie dem Krankengeld. Buhl Data Wegen der gesetzlichen Vorgaben unterscheiden sich Lohnabrechnungen im Kern kaum voneinander. Gerhard Herrmann, Geschäftsführer der ALYSS Software GmbH Mit den kaufmännischen Lösungen der WISO-Produktreihe spricht das Software- Haus Buhl Data ( vor allem das Einstiegssegment an. Die Lohnbuchhaltung WISO Lohn & Gehalt weist eine enge Verbindung zur WISO Buchhaltung auf. Zu den wichtigsten Trends zählt Thomas Matena, Pressesprecher der Buhl Data Service GmbH, das papierlose Lohnbüro: Die elektronische Übermittlung von Lohndaten, zu denen beispielsweise Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen oder Lohnsteuer-Anmeldungen gehören, hat sich weitestgehend durchgesetzt. Bei WISO Lohn & Gehalt sind die erforderlichen Übermittlungsmodule in die Lohnabrechnung integriert, so dass keine externen Zusatzprogramme erforderlich sind. Zudem wartet die Lohnabrechnung mit benutzerspezifischen Auswertungen und einer automatischen Berechnung der Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge auf. Dadurch reduziert sich der Eingabeaufwand für die Anwender, unterstreicht Matena. Investitionsbereiten Unternehmen rät er, auf die Anwender-Unterstützung zu achten: Eine einfache Handhabung und die schnelle Hilfe durch Handbuch, Online- Hilfe oder Support gewährleisten den Komfort der Lohnabrechnung. Angesprochen auf die Zukunft der Lohnabrechnung, verweist Thomas Matena auf die Diskussion über eine weitgehende Standardisierung der mitunter sehr unterschiedlichen Lohnabrechnungen. Für die betroffenen Betriebe sei damit ein mehr oder weniger großer Anpassungsaufwand verbunden. CSS Eine einfache Handhabung gewährleistet den Komfort der Lohnabrechnung. Thomas Matena, Pressesprecher der Buhl Data Service GmbH Das Software-Haus CSS GmbH ( de) ist auf die Entwicklung mittelständischer Lösungen für das Rechnungswesen und Controlling spezialisiert. Die CSS- Lohnabrechnung egecko-control Personalwesen enthält eine Reisekosten-Abrechnung und eine spezielle Software für die Berechnung von Löhnen im Baugewerbe. Angesprochen dürfen sich Unternehmen fühlen, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Business&IT 2/

3 business-lösungen Die egecko-control Lohn- und Gehaltsabrechnung ist Branchen übergreifend einsetzbar und beherrscht die Abrechnung nach dem aktuellen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Michael Friemel, Geschäftsführer der CSS GmbH, nennt die herausragenden Merkmale: Die Lohnabrechnung arbeitet lückenlos mit unseren Lösungen aus den Bereichen Rechnungswesen, Controlling, Personal-Informationssystem und Reisekosten-Abrechnung zusammen. Dadurch entfallen nicht nur Doppeleingaben und Redundanzen, die Zahlen fließen zudem direkt in bereichsübergreifende Auswertungen ein. Unternehmen, die eine neue Lohnabrechnung suchen, empfiehlt er, auf die Anwender-Unterstützung besonderen Wert zu legen. Wichtige Faktoren seien dabei die Bedienführung, die Erreichbarkeit der Hotline oder regelmäßige Programm-Updates, um die dynamische Entwicklung der Gesetzgebung zu berücksichtigen. Auch im kommenden Jahr müssen sich die Unternehmen auf gravierende Änderungen einstellen. Regelungen wie die vereinfachte Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge auf Basis des Vormonats oder die Kappung der Pendlerpauschale haben schließlich auch Einfluss auf die Lohnabrechnung, betont Friemel. Sowohl bei der Arbeitszeit als auch bei der Entgelt-Abrechnung wird es flexiblere Modelle geben, meint er. Mit einer modernen Lohnbuchhaltung sind Unternehmen dann auf der sicheren Seite. DATEV Neuregelungen wie die Kappung der Pendlerpauschale haben Einfluss auf die Lohnabrechnung. Michael Friemel, Geschäftsführer der CSS GmbH Als Dienstleister der Steuerberater bindet die DATEV eg ( ihre Partner eng in den Produktvertrieb ein. Die kaufmännischen Lösungen des Nürnberger Software-Hauses erhalten interessierte Unternehmen nur über den Steuerberater. Der Vorteil: Berater und Betrieb arbeiten mit der gleichen Software, was die Zusammenarbeit vereinfacht und eine flexible Abwicklung der Buchhaltung erlaubt. Den Bereich der Lohnabrechnung deckt DATEV mit dem Lohnbuchhaltungs-Programm DATEV Lohn ab. Im Vergleich zu den meisten anderen Anbietern dieser Branche können Unternehmen zusätzliche Dienstleistungen wie die Archivierung der Lohndaten oder den Druck von Auswertungen und Abrechnungen an das DATEV-Rechenzentrum auslagern. Für Claudia Erhardt, bei der DATEV eg für Produkt-Management und Service im Bereich Personalwirtschaft zuständig, fällt vor allem dem Service die Schlüsselrolle zu: Die Konformität mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen, die Pflege der Schnittstellen zu Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden und die Beratungskompetenz sind für uns wichtige Alleinstellungsmerkmale. Die DATEV gehört beispielsweise zu den führenden Seminar-Anbietern in Sachen Lohnabrechnung. Die unterschiedlichen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen Die Gesetzeskonformität und die elektronische Datenübertragung gehören zu den wichtigsten Auswahlkriterien. Claudia Erhardt, bei der DATEV eg für Produkt-Management und Service im Bereich Personalwirtschaft zuständig berücksichtigt das Software-Haus mit verschiedenen Programmversionen und Dienstleistungs-Angeboten. DATEV Lohn beherrscht etwa die Abrechnung im öffentlichen Dienst und in Baubetrieben. Für die Zukunft rechnet Claudia Erhardt mit einem weiteren Ausbau der elektronischen Meldeverfahren und der digitalen Archivierung. Anders könne man der wachsenden Papierflut nicht mehr Herr werden, ist sie überzeugt. Mit Blick auf die gesetzlichen Vorgaben verweist sie zudem auf die ersten Ausläufer der Gesundheitsreform, die eventuell schon in der zweiten Jahreshälfte 2007 auf die Unternehmen zukommen werden. Zudem schreite die Realisierung des ELENA-Projektes (elektronischer Einkommensnachweis, besser bekannt als JobCard) weiter voran. Exact Software Für Wolfgang Maier, Produkt-Manager bei der Exact Software Deutschland GmbH & Co. KG ( stehen die individuellen Geschäftsprozesse bei der Auswahl einer Lohnabrechnung im Vordergrund: Die Software sollte Organisation und Abrechnung des Unternehmens unterstützen und nicht umgekehrt. Dementsprechend rät Maier investitionsbereiten Unternehmen vor allem, darauf zu achten, dass die neue Software alle relevanten Abrechnungsfälle beherrscht. Eine mindestens ebenso große Bedeutung hat für ihn die Integration ins vorhandene Systemumfeld: Das Zusammenspiel mit Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung und Personalwirtschaft erspart dem Unternehmen Doppelerfassungen und einen hohen manuellen Verwaltungsaufwand. So sind die beiden Lohnbuchhaltungs-Programme Exact.LohnXL und Exact.LohnXXL mit rund 100 Schnittstellen ausgestattet. Zur Zielgruppe gehören in erster Linie der gehobene Mittelstand sowie Großunternehmen mit bis zu 5000 Mitarbeitern. Die Installationsbasis liegt derzeit bei rund Unternehmen. Spezielle Abrechnungsmodule existieren für den öffentlichen Dienst und die Bauwirtschaft. Angesprochen auf die künftige Entwicklung im Lohnbüro, stellt Wolfgang Maier die kommenden gesetzlichen Änderungen in den Mittelpunkt: Wir erwarten, dass sich künftig vor allem bei der Umlageerstattung und ELSTER etwas tun wird. Zudem werden 2007 die ersten Neuregelungen der Gesundheitsreform auf uns zukommen. GDI Die Software sollte Organisation und Abrechnung des Unternehmens unterstützen und nicht umgekehrt. Wolfgang Maier, Produkt-Manager bei der Exact Software Deutschland GmbH & Co. KG Die GDI mbh ( stellt den Anwender in den Mittelpunkt der Software- Entwicklung. Das oberste Ziel ist es, den Prozess der Lohnabrechnung so einfach 24 Business&IT 2/2007

4 wie möglich zu gestalten. Der Anwender darf von dem ganzen Hin und Her in der Gesetzgebung wenig bis überhaupt nichts spüren. Die Lohnabrechnung sollte einem die Arbeit abnehmen, Termine überwachen und auf notwendige Aktivitäten hinweisen, fordert Christian Orth, Projektleiter Lohn & Gehalt bei der GDI mbh. Bei der Umsetzung spielen vor allem die Anwender-Unterstützung und der Aktualisierungsservice eine zentrale Rolle. So helfen Assistenten bei der sozial- und steuerrechtlichen Bewertung der einzelnen Lohnfälle. Die Auswahlverfahren und die dahinter stehenden Informationen müssen natürlich ständig optimiert und aktualisiert werden, weist Orth auf den hohen Pflege- Aufwand von Lohnabrechnungs-Programmen hin. Als Beispiel einer effizienten Vereinfachung nennt er das GDI-Meldecenter, mit dessen Hilfe Anwender elektronische Meldungen an Finanzämter und Sozialversicherungsträger in einem Arbeitsschritt versenden können. Über die technischen Unterschieden der einzelnen Systeme braucht sich der Der Anwender darf von dem ganzen Hin und Her in der Gesetzgebung wenig bis überhaupt nichts spüren. Christian Orth, Projektleiter Lohn & Gehalt bei der GDI mbh Anwender keine Gedanken mehr zu machen, betont Orth. Abgesehen von den externen Schnittstellen gewinne auch die Integration der Lohnabrechnung zu angrenzenden Systemen zunehmend an Bedeutung. Damit könnten Lohndaten besser in bereichsübergreifenden Auswertungen berücksichtigt werden. Christian Orth prognostiziert für das Meldewesen eine große Dynamik: Die Zyklen der DEÜV-Meldungen (Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung) werden auf Monatsniveau sinken, damit den Sozialversicherungsträgern aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Gleichzeitig ist bereits abzusehen, dass die Pflicht zum elektronischen Rapport auch auf andere Annahmestellen ausgedehnt wird. Gute Beispiele hierfür sind estatistik.core oder JobCard-II. Die Zielgruppe der Lohnabrechnung GDI- Line Lohn & Gehalt sind in erster Linie mittelständische Unternehmen. Spezielle Versionen sind für Kleinunternehmen, Arztpraxen, Gastronomie und Bauwirtschaft erhältlich. Zudem ist die Lohnabrechnung als U-Boot Bestandteil vieler Handwerkslösungen und Zeiterfassungssysteme. HS Hamburger Software Mit dem IBM Personalwesen adressiert die HS Hamburger Software GmbH & Co. KG ( eine vergleichsweise große Zielgruppe. Sie reicht von KMU mit 50 Beschäftigten bis zu Großunternehmen mit 1000 Mitarbeitern. Angesprochen auf die Vorteile der Lohnabrechnung, verweist Gunther Fricke, Leiter Produkt-Marketing bei Hamburger Software, vor allem auf die Bedienfreundlichkeit: Das IBM Personalwesen führt den Anwender aktiv durch den Abrechnungsprozess. Assistenten helfen beispielsweise bei der Erfassung neuer Mitarbeiter, während ausgeklügelte Plausibilitätskontrollen grobe Schnitzer verhindern. Man könne insofern von einer mitdenkenden Lohnbuchhaltung sprechen. Zu den wichtigsten Erweiterungen der jüngsten Vergangenheit gehört das Zusatzmodul Tarife, mit dessen Hilfe Anwender neue Tarifvorgaben in der Lohnabrechnung verankern können. Die Software lässt sich beispielsweise um die Tarifmodelle Bundesangestelltentarif (BAT), Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVÖD) oder das neue Entgelt-Rahmenabkommen (ERA) der Metallindustrie ergänzen. In Sachen Berichtswesen hat das IBM Personalwesen eine Reihe von Auswertungen und Formularen im Marschgepäck, die sich durch das Reporting-Tool Crystal Reports Professional individuell anpassen lassen. Unternehmen, die eine neue Lohnabrechnung suchen, empfiehlt Fricke, nicht allein auf den Funktionsumfang zu schielen: Neben der finanziellen Stabilität spielt hier vor allem der Service eine große Rolle. Der Hersteller sollte beispielsweise Gesetzesänderungen zeitnah umsetzen und nicht erst in letzter Minute. Wie komplex die Thematik sein kann, zeigt der Blick auf In diesem Jahr führen laut Fricke nicht nur das Elterngeld zu Änderungen im Bescheinigungswesen, sondern auch die Gesundheitsreform zu neuen Geschäftsprozessen. Allerdings lägen die Details hierzu noch nicht vor. Als aktuellen Trend benennt er die zunehmende Nachfrage nach Komplettlösungen für die Personalwirtschaft. In Großunternehmen ist das Personal-Management bereits sehr ausgeprägt. Doch auch im Mittelstand gewinnt das Thema zunehmend an Bedeutung. KDV Kanne Im Mittelstand gewinnt das Thema Personal- Management zunehmend an Bedeutung. Gunther Fricke, Leiter Produkt-Marketing bei der HS Hamburger Software GmbH & Co. KG Wer sich dem Stress der Pflege und Wartung des Lohnbuchhaltungssystems nicht hingeben will, sollte den Outsourcing-Service der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH ( genauer betrachten. Die Abrechnung kann sowohl in Teilbereichen als auch als Full Service ausgela- Business&IT 2/

5 Eine Flexibilität, an der das ebenfalls neue Integrationsmodul SBS LohnPortal großen Anteil hat. Darüber hinaus überzeugt die Lohnabrechnung mit der automatischen Berechnung von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen. Unternehmen rät Pressesprecher Sterrer, auf Kundenservice und Anwender-Unterstützung Wert zu legen: Prüfungen und Kontrollen innerhalb der Software sorgen dafür, dass Anwender ohne spezielle Fachkenntnisse die Lohnabrechnung durchführen können. Hotline, Schulungen und Seminarangebote geben dabei zusätzliche Sibusiness-lösungen gert werden. In beiden Fällen bleiben die Daten im direkten Zugriff als ob sie mit der eigenen IT verwaltet werden, gibt Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH, Einblick in das Dienstleistungs-Angebot. Da alle Programm-Erweiterungen auf Basis einer einheitlichen Datenbank arbeiten, entfallen etwaige Schnittstellen-Probleme. Als eines der wichtigsten Alleinstellungsmerkmale betrachtet Warweg die Flexibilität der Lohnabrechnung KDVLOHN: Wir sind in der Lage, branchen- und betriebsspezifische Vorgaben etwa Druck, Metall, Bauoder Baunebengewerbe schnell und ohne Mehrkosten umzusetzen. Die entscheidenden Koordinaten für die Weiterentwicklung der Lohnabrechnung seien die Wünsche und Verbesserungsvorschläge der Anwender. Diese würden am besten wissen, welche Funktionen die tägliche Arbeit erleichtern. Über ein kostenloses Update profitieren alle Anwender von den praxisnahen Ideen. Wir laufen keinen Trends hinterher, wir setzen Trends, betont Werner Warweg. Auch bei der Schnittstellen-Frage ist KDVLOHN gut aufgestellt. So gehören Anbindungen an SAP, Microsoft Dynamics NAV, egecko-control oder die Lösungen von DATEV zur Standardausrüstung. Investitionsbereiten Unternehmen rät Warweg, die Angebote der Hersteller genau zu prüfen. So sollten nicht nur die Implementierungskosten möglichst gering ausfallen, auch bei Updates dürften installierte Programm-Erweiterungen keine Mehrkosten nach sich ziehen. Lexware Bei Updates sollten installierte Programm- Erweiterungen keine Mehrkosten nach sich ziehen. Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH Das Freiburger Software-Haus Lexware ( hat seine kaufmännischen Anwendungen vor allem auf den Bedarf kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten. Die Lohnbuchhaltung Lexware lohn+gehalt ist als Standardversion für den Einzelplatzbetrieb und als Pro-Variante für kleine Netzwerke erhältlich. Abgerundet wird das Angebot vom Lexware LohnOffice, einem Komplettpaket, das neben der Lohnabrechnung zusätzliche Lösungen für Fehlzeitenverwaltung und Reisekosten-Abrechnung beinhaltet. Der überwiegende Teil der Lexware-Anwender beschäftigt zwischen zehn und 50, vereinzelt bis zu 200 Mitarbeiter. Eine Zielgruppe, die viel Wert auf einen möglichst einfachen Umgang mit der Software legt. Eine schnelle Installation, eine verständliche Benutzerführung, ein guter Service und ein positives Preis-Leistungs-Verhältnis sind für mittelständische Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe entscheidend, weiß Michael Baur, Produkt-Manager bei der Lexware GmbH & Co. KG. Lexware lohn+gehalt setzt vor allem auf Assistenten, die den Anwender bei zentralen Aufgaben wie der Erfassung neuer Mitarbeiter oder der Abrechnungsprozedur begleiten und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Die enge Bindung zum Haufe Verlag sorgt für eine gute Ausstattung mit Hintergrundwissen, Praxistipps und zusätzlichen Service-Angeboten. Jüngst hinzugekommen ist unter anderem die Berücksichtigung von Gruppendirektversicherungen im Abrechnungsverfahren. In der Lohnabrechnung ist das Thema ASP wieder zurück. Michael Baur, Produkt-Manager bei der Lexware GmbH & Co. KG Michael Baur hebt die Online-Anbindung hervor: Das elektronische Meldewesen wird künftig weiter ausgebaut. Bei Lexware lohn+gehalt sind die erforderlichen Module wie ELSTER oder dakota.ag (Anm. d. Red.: Software für die Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen) bereits fest integriert. Generell steige die Bedeutung des Internet für die Lohnabrechnung. So nimmt die Zahl der Unternehmen stetig zu, die ASP- Angeboten aufgeschlossen gegenüberstehen. Dabei wird die Lohnbuchhaltung lediglich gemietet oder komplett an spezialisierte Dienstleister ausgelagert. Man könnte sagen, bei der Lohnabrechnung ist das Thema ASP wieder zurück, beschreibt Produkt-Manager Baur die aktuelle Marktentwicklung. SBS Software Das elektronische Lohnbüro gibt nach Meinung von Hans-Joachim Sterrer, Pressesprecher der SBS Software GmbH (www. sbs-software.de), den Takt bei der Produktentwicklung künftig vor: Der elektronische Datenaustausch zwischen Unternehmen, Sozialversicherungsträgern bzw. der Finanzverwaltung wird alle auf Papier basierenden Verfahren früher oder später ablösen und zwar in beide Richtungen. Ein direkter Internet-Zugang sei im Lohnbüro daher zwingend erforderlich. Doch auch betriebsinterne Prozesse laufen bei der Lohnabrechnung SBS Lohn plus inzwischen elektronisch über die Bühne. So gehören die elektronische Archivierung und das flexible Berichtswesen, das Auswertungen als Datei zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stellt, zu den Highlights der aktuellen Programmversion. Gute Verbindungen unterhält die Lohnabrechnung nicht nur zum Schwesterprodukt SBS Finanzbuchhaltung. Sie lässt sich zudem mit Fremdsystemen verknüpfen. Der elektronische Datenaustausch wird die auf Papier basierenden Verfahren ablösen und zwar in beide Richtungen. Hans-Joachim Sterrer, Pressesprecher der SBS Software GmbH 26 Business&IT 2/2007

6 cherheit. SBS Lohn plus ist für Unternehmen aller Größen geeignet. Besonders häufig ist die Software bei Steuerberatern, im Handwerk, im Baugewerbe und im öffentlichen Dienst im Einsatz. SKS Soft Wegen des elektronischen Datenaustauschs müssen Unternehmen für ein hohes Sicherheitsniveau sorgen. Alfred Koerfer, Geschäftsführer der SKS Soft GmbH Nach der Ansicht von Alfred Koerfer, Geschäftsführer der SKS Soft GmbH (www. sks-soft.com), geht im Mittelstand der Trend eindeutig zum Komplettsystem. Die Lohnabrechnung SKS BUSINESS Lohn&Gehalt ist dank ihrer modularen Struktur gut darauf vorbereitet. Mit Zusatzmodulen wie der multimedialen Personalakte oder der elektronischen Zeiterfassung lässt sich SKS Lohn&Gehalt weiter ausbauen. Die optionale Urlaubsverwaltung bezieht Mitarbeiter sogar via Intranet ein. Sie können auf diesem Weg beispielsweise Urlaubsanträge stellen, erklärt Koerfer. Doch habe die Bedeutung des Internet für die Lohnabrechnung nicht nur Vorteile. So müssten Unternehmen für hohe Sicherheitsvorkehrungen sorgen, um die sensiblen Daten wirksam zu schützen. Als Alleinstellungsmerkmal der Lohnabrechnung stuft Koerfer das komfortable Korrekturverfahren ein: Werden für bereits abgerechnete Monate Mitarbeiterdaten oder Krankenkassen-Beitragssätze nachträglich geändert, erstellt die Lohnbuchhaltung die dafür notwendigen Korrekturen automatisch. Neu hinzugekommen sind im letzten Halbjahr unter anderem ein Web-Modul, die Projektkosten-Abrechnung und die elektronische Archivierung. Schnittstellen bestehen nicht nur zum Schwesterprodukt SKS BUSINESS Finanzbuchhaltung, sondern auch zu gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV oder Diamant. Die Zielgruppe der SKS Soft GmbH sind Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, wobei nach oben keine Grenzen gesetzt sind. s+p Software & Consulting Von der Personalabteilung wird erwartet, dass sie Management- Informationen liefert. Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software & Consulting AG Nach Ansicht von Matthias Schneider, Vorstand der s+p Software & Consulting AG ( entwickelt sich die Lohnabrechnung zu einem standardisierten Verwaltungsprozess, der weitestgehend automatisch abläuft oder an Dienstleister ausgelagert wird. Der Trend im Mittelstand sei die zunehmende Bedeutung des Personal-Managements. Von der Personalabteilung wird inzwischen erwartet, dass sie Management-Informationen zur Personalkostenplanung und Personalentwicklung liefert und sich um Themen wie Recruiting, Zeitmanagement, Zielvereinbarungen oder Mitarbeiterbeurteilungen kümmert, stellt Schneider klar. Die Entgelt-Abrechnung sei hingegen nur noch eine Aufgabe unter vielen anderen. Wichtig sei vor allem die komfortable Verknüpfung der Abrechnungsdaten mit angrenzenden Informationen aus dem Personalwesen. Als Teil der integrierten Komplettlösung s+p Personalmanagement basiert die s+p Personalabrechnung auf der gleichen Datenbank wie das Personalwesen. Dadurch werden Doppeleingaben und redundante Datenbestände vermieden. Gleichzeitig erleichtert die Struktur die Erstellung übergreifender Auswertungen im Personalbereich, unterstreicht Vorstand Schneider die Vorteile integrierter Lösungen. Gerade hierfür würde vielen mittelständischen Unternehmen oft die Zeit fehlen. Einen wesentlichen Schwerpunkt beim Ausbau der Software legt die s+p AG auf das Berichtswesen. So sind kürzlich Kennzahlenreports zu Personalkosten, Fluktuation oder Fehlzeiten hinzugekommen, die tabellarisch oder grafisch aufbereitet werden können. Mit Blick auf das Zusammenspiel mit angrenzenden kaufmännischen Bereichen gibt es Schnittstellen zu allen gängigen Buchhaltungsprogrammen und Unternehmenslösungen. Individuelle Anbindungen lassen sich darüber hinaus mit dem s+p Standarddatenaustauschmodul (s+p SDAM) realisieren. Dies sei vor allem deshalb wichtig, weil das elektronische Meldewesen weiter ausgebaut werde. Künftig werden nicht nur Meldungen an die Behörden übertragen, sondern in umgekehrter Richtung auch Bescheinigungen der Krankenkassen an die Unternehmen, vermutet s+p-vorstand Schneider. Stollfuß Ähnlich wie Lexware konzentriert sich auch der Stollfuß Verlag ( auf das KMU-Segment. Ein Markt mit Wachstumspotenzial, wie Stefan Beck, Lektoratsleiter bei der Stollfuß Verlag GmbH & Co. KG, betont: Wegen des Einsparpotenzials holen KMU ihre Lohnabrechnung verstärkt ins Haus zurück. Doch auch mittelständische Unternehmen würden zunehmend auf die Kosten achten. Für Lohnabrechnungen aus dem unteren Marktsegment eröffnen sich dadurch neue Perspektiven. Bei KMU gelte es hingegen, die besonderen Rahmenbedingungen zu beachten, unter denen sie arbeiten, so Beck. Die Lohnabrechnung ist in den meisten Fällen nur eine Nebenbeschäftigung für die zuständigen Mitarbeiter. Oft sind sie bereits mit anderen Tätigkeiten weitestgehend ausgelastet. Deshalb habe man die Lohnabrechnung Stollfuß Gehalt und Lohn mit einer einfachen Bedienführung ausgestattet. So können alle Schritte rückgängig gemacht und die Abrechnung anschließend erneut durchgeführt werden. In Sachen Markttrends verweist Stefan Beck auf den Ausbau des virtuellen Meldewesens: Im nächsten Jahr werden elektronische Entgeltbescheinigungen für das Krankengeld hinzukommen. Die konkreten Änderungen bei der Gesundheitsreform stehen hingegen noch nicht fest. Die geplanten einheitlichen Beitragssätze könnten sogar zu einer Vereinfachung führen. Derweil arbeitet der Stollfuß Verlag fleißig an der Weiterentwicklung von Stollfuß Lohn und Gehalt. Neben neuen Funktionen wie der Pfändungsverwaltung oder der Berücksichtigung von Arbeitgeberdarlehen ist vor allem eine Erweiterung des Bescheinigungswesens geplant. Darüber hinaus Business&IT 2/

7 business-lösungen sollen Anwender künftig optional mit einer leistungsfähigeren Datenbank arbeiten können. SUMMIT Die Lohnabrechnung SUMMIT HR Entgelt ist Teil eines integrierten Gesamtpakets für die Personalwirtschaft, das auch die Bereiche Personal-Management und Zeitwirtschaft abdeckt. Die modular strukturierte Software basiert vollständig auf Java und läuft damit Plattform übergreifend unter allen gängigen Betriebssystemen. Dank der flexiblen Architektur lässt sich HR Entgelt ohne großen Aufwand an branchenspezifische Bedürfnisse wie die besonderen Rahmenbedingungen im öffentlichen Dienst anpassen, unterstreicht Lothar Banken, aber auch das Management interessieren sich verstärkt für eine objektive Bewertung des Humankapitals. Lothar Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT GmbH Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT GmbH ( Die Lohnabrechnung hat für ihn keine herausragende Bedeutung in der Personalwirtschaft. Die Arbeitsabläufe sollten weitestgehend automatisiert laufen. Wichtig sind Schnittstellen zu den vor- und nachgelagerten Systemen, zu denen beispielsweise Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung gehören, erklärt Steyns. In diesem Sinne kann SUMMIT HR Entgelt beispielsweise mit Anbindungen zu bekannten Unternehmenslösungen, etwa von oxaion oder SoftM, aufwarten. Die weitaus größere Bedeutung im Personalwesen wächst laut Steyns künftig dem Personal-Management zu: Es gibt einen klaren Trend, die Personalabteilung in die betriebliche Wertschöpfungskette einzubeziehen. Banken, aber auch das Management vieler mittelständischer Unternehmen interessieren sich verstärkt für eine objektive Bewertung des Humankapitals. Integrierte Lösungen für die Personalwirtschaft, die derartige Auswertungen per Knopfdruck liefern, seien dabei klar im Vorteil. Varial Das Software-Haus Varial ( gehört zwar inzwischen zum ERP-Spezialisten Infor, doch die Flexibilität der Buchhaltungsprogramme ist erhalten geblieben. So versteht sich die Varial Personalwirtschaft auch mit den kaufmännischen Lösungen anderer Hersteller. Die Zielgruppe sind in erster Linie mittelständische und große Unternehmen, ohne dass es dabei eine Branchen-Einschränkung gibt. Als herausragendes Beispiel für das hohe technische Niveau der auf Java basierenden Lohnabrechnung benennt Christoph Clemens, Produktmarketing-Manager Personalwirtschaft bei der Varial Software AG, die schnellen Rechenroutinen: Die Daten werden unmittelbar nach Erfassung oder Die betrieblichen Anforderungen sollten bereits im Standard enthalten sein. Christoph Clemens, Produktmarketing- Manager Personalwirtschaft bei der Varial Software AG Änderung verarbeitet. Damit lässt sich der Prozess der Personalabrechnung über einen ganzen Monat verteilen. Das Ergebnis: Die Belastung des Lohnbüros bei Spitzenzeiten sinkt. Neben der Entgelt-Abrechnung umfasst die Varial Personalwirtschaft ein komplettes Personal-Informationssystem, das Funktionen zu Personalbetreuung, Personalplanung und Personal Controlling bereitstellt. Mit Blick auf die Lohnabrechnung rät Christoph Clemens, das Leistungsspektrum genau unter die Lupe zu nehmen: Die betrieblichen Anforderungen sollten bereits im Standard enthalten sein, um die langfristige Update-Fähigkeit der Software nicht zu gefährden. Zudem sollte ein Personal Controlling auf Basis flexibler Auswertungs- Tools möglich sein. Zu den neuen Funktionen der Varial Personalwirtschaft gehören die Abbildung des Entgelt-Rahmenabkommens der Metallindustrie und ein flexibler Arbeitsablauf für die Erfassung neuer Mitarbeiter, den Anwender frei gestalten können. Zu den wichtigsten Trends zählt Clemens den Dauerbrenner Integration. Nach seiner Meinung wird die Verzahnung zwischen Unternehmen und Behörden durch den Ausbau des elektronischen Meldewesens weiter zunehmen. Mit Blick auf die interne Infrastruktur werde die Lohnabrechnung künftig enger mit Anwendungen aus anderen Bereichen, etwa aus der Office-Welt, zusammenarbeiten. Fazit Schenkt man den Aussagen der Hersteller Glauben, bestimmen derzeit vor allem zwei Trends die Entwicklung am Markt der Lohnbuchhaltungsprogramme: Zum einen ist es trotz der komplizierten Gesetzeslage offensichtlich gelungen, den Abrechnungslauf im Lohnbüro weitestgehend zu automatisieren. Vor allem die Abbildung von Tarifmodellen, die Anwender-Unterstützung mit Hilfe von Assistenten und die laufende Pflege der Parameter durch die Software-Hersteller spielen dabei eine entscheidende Rolle. Der elektronische Datenaustausch mit Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern, der anfangs von vielen Unternehmen kritisch beäugt wurde, hat die Entwicklung deutlich beschleunigt. Auch wenn der Verwaltungsaufwand nicht kleiner geworden ist, sind die Papierberge deutlich geschrumpft. Der zweite Trend: Mit dem elektronischen Lohnbüro scheint die betriebswirtschaftliche Bedeutung der Lohnabrechnung zu sinken auch wenn die meisten Hersteller die Entgelt-Abrechnung weiterhin als eigenständiges Paket im Programm führen. Viele Anbieter verweisen auf die allgemein steigende Bedeutung des Personal-Managements, da sind einfache Lohnauswertungen für das Unternehmens-Controlling vermutlich nicht mehr aussagekräftig genug. Gefragt sind vielmehr übergreifende Auswertungen, in denen auch Fluktuation und Personalqualität einfließen. Nicht jedes Unternehmen ist beispielsweise heute schon in der Lage, die eigenen Mitarbeiter professionell zu managen. Doch sollte man sich den Schritt für die Zukunft nicht gänzlich verbauen. Vermutlich werden mittelständische Unternehmen bei der Produktauswahl deshalb verstärkt auf eine flexible Schnittstellen-Ausstattung oder einen entsprechenden Upgrade-Pfad schielen. Die Hersteller sollten sich darauf besser einstellen. tf 28 Business&IT 2/2007

8 business-lösungen Michael Baur, Produkt-Manager bei Lexware INTERVIEW Im Gespräch mit Business&IT über die Zukunftschancen und die aktuelle Marktentwicklung von Programmen der Lohnbuchhaltung. (Das Gespräch führte Björn Lorenz.) Business&IT: Herr Baur, wie sieht er aus, der durchschnittliche Anwender von Lexware lohn+gehalt? Michael Baur: Der überwiegende Teil unserer Anwender arbeitet in Kleinstunternehmen. Hier ist es oft die Bürohilfe oder der Chef selbst, die sich ein- bis zweimal im Monat um die Lohnabrechnung kümmern. Diese Anwender haben keine spezielle Ausbildung und nur wenig Zeit, die Lohnabrechnung durchzuführen. Ihr Anteil liegt in etwa bei 60 Prozent. Business&IT: Viele KMU lagern die Lohnbuchhaltung lieber komplett aus und beschäftigen sich erst gar nicht mit dem Thema. Warum sollte man sich dennoch die Arbeit aufhalsen? Michael Baur: Die Do-it-yourself-Variante ist natürlich kostengünstiger. Doch es gibt auch organisatorische Gründe, die für die Inhouse-Lösung sprechen. So besteht beispielsweise ein direkter Zugriff auf alle Lohndaten. Änderungen lassen sich schneller einpflegen, die Arbeitsabläufe im Bescheinigungswesen sind effizienter und die Mitarbeiter sind schneller informiert. Business&IT: Trotzdem haben viele Betriebe Bedenken, zu wenig von der Materie zu verstehen und letztlich zu viel Zeit zu investieren. Was sagen Sie den Skeptikern? Michael Baur: Ein Hauptaugenmerk unserer Produktentwicklung liegt darauf, den Anwendern den Einstieg in die Software zu erleichtern. Ein interaktives Lernprogramm, eine Kurzdokumentation für den Schnelleinstieg, die Musterfirma und die zahlreichen Assistenten, die den Anwender durch die Lohnabrechnung führen, sind nur einige von vielen Maßnahmen. Business&IT: Und die gefürchtete Außenprüfung? Womit nehmen Sie den Unternehmen die Angst vor dem Prüfer? Michael Baur: Lexware lohn+gehalt liefert alle notwendigen Auswertungen und Daten für die Außenprüfung. Die Betriebsprüfer-Schnittstelle regelt die geordnete Übergabe der Informationen. Zudem sorgt der integrierte Plausibilitätscheck für stimmige Daten. Davon abgesehen, gibt es ein umfangreiches Informations- und Service-Angebot für alle Lebenslagen. Business&IT: Und wenn die Software verkauft ist? Michael Baur: Der After-Sales-Service ist insbesondere bei der Lohnabrechnung wichtig. Zu unseren Angeboten gehören Schulungen, die auch via Internet stattfinden, Trainings-Unterlagen oder das umfangreiche zusätzliche Fachwissen, das wir unseren Anwendern zur Verfügung stellen. Abgesehen davon, kann sich unser Support bei Bedarf per Fernzugriff auf den Kunden-PC aufschalten, um nach dem Rechten zu sehen. Business&IT: Von welchen Faktoren hängt die Umsatzentwicklung am Markt für Lohnbuchhaltungen ab? Michael Baur: Oft ist die Lohnabrechnung eine Folge-Investition, die als Ergänzung zu den bestehenden Systemen in Buchhaltung oder Auftragsbearbeitung getätigt wird. Zu Gunsten einer einheitlichen Datenhaltung bleiben die meisten Unternehmen bei einem Anbieter. Eine entscheidende Rolle für die Umsatzentwicklung könnten künftig vor allem die vielen Kleinstunternehmen spielen, die noch immer mit selbst gestrickten Hilfsprogrammen oder Excel-Tabellen arbeiten. Auch die Zahl der Neugründungen hat natürlich einen Einfluss auf den Markterfolg der Lohnabrechnungsprogramme. Auf der anderen Seite besteht ein Trend zum Outsourcing, der die Verkaufszahlen negativ tangiert. Business&IT: Wie sollte nach Ihrer Meinung eine perfekte Lohnbuchhaltung aussehen? Michael Baur: Die perfekte Lohnbuchhaltung ist so intelligent, dass lediglich die Grunddaten einzugeben sind der Rest wird automatisch erledigt. Die Software sucht sich die erforderlichen Zusatz-Informationen, wie etwa die gesetzlichen Grundlagen oder die Statutenregelungen der Krankenkassen, selbst zusammen und geht ans Werk. Business&IT: Verbleiben den Software-Häusern durch das Katzund-Maus-Spiel mit dem Gesetzgeber überhaupt noch Ressourcen für technische Innovationen? Michael Baur: Es ist tatsächlich eine Art Katz-und-Maus-Spiel. Doch trotz des Entwicklungsaufwands, der für die Anpassung an die gesetzlichen Vorschriften erforderlich ist, bleibt durchaus Zeit für technische Innovationen. So haben wir in der aktuellen Version die Benutzerführung an einigen Stellen deutlich verbessert. Auch das Internet spielt für die Produktentwicklung eine immer größer werdende Rolle. In der Version 2007 von Lexware lohn+gehalt starten wir beispielsweise einen Aktualisierungsservice, der unsere Anwender immer auf dem Laufenden hält. Der Lexware Info Service liefert nicht nur Aktualisierungen, sondern auch produktbezogene Nachrichten. Business&IT: Wird die Lohnbuchhaltung auch in Zukunft ihre Selbstständigkeit bewahren? Michael Baur: Wegen der Komplexität und der sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen gehen wir davon aus, dass sich die Lohnbuchhaltung mittelfristig als separate Disziplin halten wird. Sollte es irgendwann doch einmal zum Bürokratie-Abbau kommen, könnte sie in Personalwirtschaft oder Finanzbuchhaltung aufgehen. 30 Business&IT 2/2007