Projektmanagement Studie 2006 Zusammenfassung für die

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1 Projektmanagement Studie 2006 Zusammenfassung für die 1

2 WER WIR SIND: makeit._ wurde im Februar 2001 von zwei Einzelunternehmern mit einer Vision gegründet begonnen mit drei Mitarbeitern, heute bereits 12 Angestellte, 15 freie Mitarbeiter und ein umfangreiches Netzwerk externer Consultants Firmensitz in 1190 Wien, weitere Offices in Europa in Planung Gesundes Firmenwachstum durch 100% Eigenfinanzierung 2

3 Motivation für die Studie: Vielzahl an beschriebenen Projektmanagement Methoden in der Literatur Welche Methoden werden in der Praxis angewendet? Welche Methoden werden vernachlässigt? Vorgangsweise: Online Befragung plus persönliche Interviews 3

4 Online Befragung: Teilnehmer: 372 Personen aus 324 Unternehmen (Deutschland 86, Österreich 227, Schweiz 11) Zeitraum: Oktober 2005 bis Jänner Themengebiete: Allgemeine Angaben Allgemeine Projektmanagement- und Toolrequirements Technische Lösungen Fokus PM - Toolrequirements PM-Reifegrad im Unternehmen 4

5 Branchenaufteilung Branchen Indus trie Bank und Versicherung 70 Handel 60 Inform ation und Cons ulting Telekom m unikation 50 Transport und Verkehr Pharm aindus trie 40 Produktentwicklung+ F&E 30 Anlagenbau IT-Branche 20 Autom otive Energie 10 Andere 0 5

6 Hypothesen Hypothese 1 Eine Vielzahl der befragten Unternehmen verfügt über keine zentrale Ressourcenverwaltung. Besitzt ein Unternehmen eine zentrale Ressourcenverwaltung, so handelt es sich dabei in den meisten Fällen um ein Großunternehmen. 6

7 Hypothesen Hypothese 2 Die wenigsten der untersuchten Unternehmen verwenden ein Projektmanagement Reifegradmodell bzw. Projektmanagement Methoden und Werkzeuge in standardisierter Form. Große Unternehmen, die über ein Qualitätszertifikat verfügen, nutzen Benchmarks stärker als andere Organisationen. 7

8 Hypothesen Hypothese 3 Obwohl viele der befragten Unternehmen Projekt- Erfahrungsdaten sammeln und auch aufbereiten, nutzen sie diese Informationen kaum als Wissenspool für die Planung von neuen Projekten. 8

9 Der Projektmanagement-Prozess: Überwachung & Steuerung von Prozessen Planungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse 9

10 Der Projektmanagement-Prozess: 10

11 Project Life Cycle and Organization Leitung Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Projekt 1 Ressource Ressource Ressource Projekt 2 Ressource Ressource Ressource Projekt 3 Ressource Ressource Ressource Geschäftsleitung Projektkoordinator Marketing F&E Finanzen HR Produktion PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM PTM 11

12 Organisationsformen Reine Projektorganisation Stab-Linien Projektorganisation Matrix Projektorganisation Auftrags-Projektorganisation Projektmanagement in der Linie Andere Auftrags- Projektorganisation 31% Projektmanagement in der Linie 5% Organisationsformen Andere 6% Reine Projektorganisation 20% Matrix Projektorganisation 30% Stab-Linien Projektorganisation 8% 12

13 Project Tools? 13

14 Tooleinsatz 85% der befragten Unternehmen setzen bereits ein Tool ein. Von den verbleibenden 15% wollen 85% im nächsten Jahr ein Tool anschaffen. Anschaffungsgedanke Ja, in < 1Jahr 85% Ja, in 1-3 J.. 2% Ja in > 3 J. 1% Nein 12% 14

15 Project Time Management? 15

16 Terminplanungsmethoden Terminlisten Balkenpläne Netzpläne Projektstrukturplan Umfeldanalyse Andere 80% 70% 60% 74% 77% Terminplanungsmethoden 56% 50% 40% 30% 20% 34% 24% 14% 10% 0% Terminlisten Balkenpläne Netzpläne Projektstrukturplan Umfeldanalyse Andere 16

17 Project Cost Management? 17

18 Methoden Kostenmanagement Bottom-Up-Schätzung Top-Down-Schätzung PM-Software Kostenhistogramm Plan/Ist Vergleich Andere 80% 70% 60% 57% Methoden Kostenmanagementmethoden 47% 75% 50% 40% 35% 30% 20% 9% 10% 10% 0% Bottom-Up- Schätzung Top-Down- Schätzung PM-Software Kostenhistogramm Plan/Ist Vergleich Andere: 18

19 Project Quality Management? 19

20 Qualitätsplanungsmethoden Kosten-Nutzen Analyse Benchmarking Andere 70% 69% Qualitätsplanungs Methoden 60% 48% 50% 40% 30% 19% 20% 10% 0% Kosten-Nutzen-Analyse Benchmarking Andere: 20

21 Qualitätssicherungsmethoden Qualitäts-Audits Prozessanalysen Andere 63% 80% Qualitätssicherungsmethoden 70% 70% 60% 50% 40% 30% 15% 20% 10% 0% Qualitäts-Audits Prozessanalysen Andere 21

22 Qualitätslenkungsmethoden Ursachen-Wirkungsdiagramm Paretoanalyse Ablaufpläne Histogramme Andere 70% 60% 50% 40% 33% Qualitätslenkungsmethoden 65% 30% 20% 10% 16% 17% 20% 0% Ursachen- Paretoanalyse Ablaufpläne Histogramme Andere Wirkungsdiagramm 22

23 Project HR Management? 23

24 Unternehmensübergreifende Ressourcenverwaltung Ja, abteilungsübergreifend Ja, standortübergreifend Ja, international Nein Ist in Planung unternehmensweite Ressourcenverwaltung Ja, Ist in Planung abteilungsübergreif. 8% 17% Ja, standortübergreife nd 16% Nein 42% Ja, international 17% 24

25 Acquire Project Team? 25

26 Projektteamzusammenstellung Vorabzuweisung Virtuelle Teams Skill-basierend Zuweisung durch Linienvorgesetzten Andere 70% 60% 50% Zusammenstellung Projektteamszusammenstellung 62% 49% 40% 28% 27% 30% 20% 10% 8% 0% Vorabzuweisung Virtuelle Teams Skill-basierend Zuweisung durch Linienvorgesetzten Andere 26

27 Competency? PM 27

28 Zertifizierungen In 42% der Unternehmen werden zertifizierte Projektmanager eingesetzt. 25% 23% Zertifikate 20% 20% 15% 15% 10% 5% 0% IPMA (Level A/B/C/D) PMI (CAPM/PMP) Andere: 28

29 Project Communications Mgmt.? 29

30 Kommunikationsplanung Mail Telefon FAX Messenger Persönlich (Meetings, etc.) Kommunikationsmatrix Andere Andere 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 98% Kommunikationsplanung und Informationsverteilung.Verteilung 85% 25% 90% 18% 15% 14% 20% 10% 0% Mail Telefon FAX Messenger Persönlich Kommunikations (Meetings, etc.) Matrix Andere 30

31 Project Risk Management? Initiierung Risiko Workshop Entwicklung des Risikomanagementplans Ausfüllen der Risiko- Checkliste Planung Projektrisiko Workshop Entwicklung der Projektrisikoliste Aktivitäten in den PSP implementieren Überwachung und Steuerung Geplante Risikoüberprüfungen Neue Risiken identifizieren/ analysieren Aktualisieren der Risikoliste Aktualisieren des PSPs Abschluss Überprüfung des Risikomanagement Prozesses Bewertung des Risikobewältigungsplanes Wichtiger Input für Projektüberprüfung 31

32 Methoden zur Risikoplanung Planungsbesprechungen Analysen Andere 80% 70% 75% Risikoplanungsmethoden 63% 60% 50% 40% 30% 20% 12% 10% 0% Planungsbesprechungen Analysen Andere 32

33 Methoden zur Risikoidentifizierung Sammeln von Informationen Checklisten Szenario Technik (Best/Worst Case) Andere 80% 77% Risikoidentifikationsmethoden 70% 60% 50% 40% 58% 54% 30% 20% 7% 10% 0% Sammeln von Informationen Checklisten Szenario Technik (Best/Worst Case) Andere 33

34 Hypothesen in der Praxis Ressourcenverwaltung Die Hypothese 1 zentrale Ressourcenverwaltung in erster Linie in Großunternehmen umgesetzt - wurde in der Studie bestätigt. Eine zentrale Ressourcenverwaltung über alle Abteilungen ist auch in großen Unternehmen noch immer schwer durchzusetzen, jedoch erklärtes Ziel für die nächsten Jahre. Der Einsatz einer einfachen Kalenderfunktion in Outlook oder einer primitiven DB Applikation wird dem Projektmanagement nicht gerecht. 34

35 Hypothesen in der Praxis Reifegradmodell Projektmanagement Reifegradmodelle werden nur bei entsprechenden Druck durch Auftraggeber oder Konzernmutter eingesetzt. Nur ca. 16% aller befragter Unternehmen, nutzen ein Reifegradmodell (stärkere Ausprägung in Großunternehmen). Daher war für die Hypothese 2 keine Verifikation möglich. Hätten die Reifegradmodelle einen Bekanntheitsgrad wie ABS beim Auto so würden die Statistiken im Chaos Report anders aussehen. 35

36 Hypothesen in der Praxis Wissenspool Der organisatorische Einsatz von Wissensmanagement wird noch kaum durchgeführt und sehr wenige Unternehmen setzten sich ernsthaft damit auseinander. 68% der Befragten haben Zugriff auf eigene Projektdaten. 67% der Befragten sammeln Daten und bereiten sie auf. 58% der Befragten haben Zugriff auf unternehmensweite Daten. Das reine Archivieren des Projekt-Shares ist nur für juristische Zwecke ausreichend, für neue Projekte sind sie bereits vor Ablaufen der Gewährleistungsfrist wertlos. 36

37 Wir freuen uns, gemeinsam mit Ihnen mehr zu unternehmen! makeit information systems GmbH Business Base Nineteen Mooslackengasse 17 A-1190 Wien Tel.: office@makeit.at