Alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Hand. Boniversum BONIMA Feedback, Version 2.65

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1 Alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Hand. Boniversum BONIMA Feedback, Version 2.65 Hinweise zur Nutzung der Browser Anwendungen

2 Inhaltsverzeichnis 1 BONIMA Feedback Zahlungserfahrungen einliefern Aufrufen des BONIMA Feedback Zugangskennung und Anmelden Ihre erste Anmeldung Ihre persönlichen Daten Debitoren Neuen Debitor einrichten Debitoren bearbeiten Debitoren verwalten Debitorenkonten Debitorenkonten importieren Debitorenkonten exportieren Papierkorb Passwort ändern Abmelden bei BONIMA Feedback Seite 2 von 19

3 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Markierung und Bedeutung... 3 Tabelle 2 Erläuterung der Kontenstatus. Mit * markierte Status sind offen und erfordern regelmäßige Aktualisierung!... 7 Tabelle 3 Bewertungsübersicht offener und geschlossener Kontostatus und deren Bewertung. 9 Tabelle 4 Inhalte und Feldlängen Im Rahmen dieser Anleitung werden die folgenden Markierungen verwendet: Tabelle 1 Markierung und Bedeutung Markierung [Suchen] Suchen Wert ändern Bedeutung Wichtige Textpassagen / Anmerkungen Schaltflächen der Anwendung(en) Dialog, bzw. Formular Mögliche Ausprägung von Feldinhalten Hyperlink Hinweise zur Anwendung BONIMA Browser-Anfragen sind in einer gesonderten Dokumentation BONIMA Browser-Handbuch.pdf für Sie verfügbar. Das Handbuch finden Sie nach der Anmeldung im BONIMA Browser-Anfragen ( in der Metanavigation unter [Hilfe]. Selbstverständlich können Sie das BONIMA Browser-Handbuch auf Anfrage anfordern. Seite 3 von 19

4 1 BONIMA Feedback Zahlungserfahrungen einliefern Aufgrund des vertraglich vereinbarten Prinzips der Gegenseitigkeit liefern eine Vielzahl unserer Kunden eigene Zahlungserfahrungen in unsere Datenbank ein. Der bestehende Branchen übergreifende Datenpool, der bereits viele Millionen Einträge hat, wird somit laufend mit weiteren aktuellen Zahlungserfahrungen zu Privatpersonen fortgeschrieben. Wenn Sie Nutzer der Auskunftsvarianten BONIMA Pool bzw. BONIMA Pool Plus sind, haben Sie sich vertraglich dazu verpflichtet, Ihre eigenen Zahlungsinformationen/Debitorenkonten in den Datenpool einzuliefern und zu aktualisieren. Die von Ihnen erfassten Daten werden zum Ende des Monats eingelesen und aktiviert. 1.1 Aufrufen des BONIMA Feedback Um Zahlungsinformationen über eine oder mehrere Privatpersonen einzuliefern, rufen Sie in Ihrem Browser die Adresse auf: Für eine erfolgreiche Anwendung nutzen Sie bitte einen der folgenden Browser: Internet Explorer ab Version 7.x Mozilla Firefox ab Version 5.x Opera ab Version 10.x Google Chrome ab Version 12.x 3 1 Die Oberfläche des BONIMA Feedbacks ist in vier Bereiche unterteilt: Hauptnavigation: der Leitfaden der Anwendung. 2 Unternavigation: Durch das Anklicken der einzelnen Kategorien können Sie Ihre Arbeitsschritte wechseln. 3 Meta-Navigation: Unter [Impressum] finden Sie die Information über die Creditreform Boniversum GmbH Unter [Datenschutz] erfahren Sie über den Schutz der personenbezogener Daten Unter [Hilfe] ist diese Dokumentation in digitaler Form verfügbar Klicken Sie auf [Logout] um sich erfolgreich abzumelden. 4 Arbeitsbereich: hier nehmen Sie Ihre Aktivitäten vor. Seite 4 von 19

5 1.2 Zugangskennung und Anmelden Für die Nutzung der Anwendung BONIMA Feedback erhalten Sie von uns eine mit Ihrer Benutzerkennung (12-stellig, numerisch, beginnend mit 181). Bitte nutzen Sie das gleiche Passwort wie für Ihre Anmeldung in BONIMA Browser Anfragen. Das Passwort muss mindestens eine Zahl, einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und insgesamt mindestens 6 und maximal 12 Zeichen enthalten. Sollten Sie Ihr Kennwort nicht (mehr) kennen, so wenden Sie sich bitte an unseren Customer Service (Sie finden die Kontaktdaten im Kapitel 5. Kontakt). Geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und das Passwort in die Eingabefläche im Arbeitsbereich ein. Nach der Eingabe der Daten schließen Sie die Anmeldung durch einen Klick auf [Anmelden] ab. Aus sicherheitstechnischen Gründen ist es notwendig, Ihr Passwort zu ändern. Sie werden bei der Anmeldung darauf aufmerksam gemacht Ihre erste Anmeldung Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert Ihre persönlichen Angaben zu ergänzen. Für eine bessere Zusammenarbeit benötigen wir Ihre Kontaktdaten. Falls Sie diesen Schritt bei der ersten Anmeldung überspringen möchten, wird er sich bei der nächsten Anmeldung wiederholen. Seite 5 von 19

6 1.2.2 Ihre persönlichen Daten Klicken Sie in der Hauptnavigation auf [BONIMA Feedback], um eine Übersicht von Ihren persönlichen Daten wie Benutzerkennung, Portfolios etc. zu erhalten. 2 Debitoren Neuen Debitor einrichten Wählen Sie in der Hauptnavigation [BONIMA Feedback] den Unterpunkt [Debitoren] aus und anschließend [Neuen Debitor]. In Schritt 1 tragen Sie die personenbezogenen Daten zu Ihrem Debitor ein. Sie können den integrierten Kalender nutzen, um die Datumsfelder einzugeben. Klicken Sie dann auf [Weiter]. Die mit Sternchen (*) markierten Felder sind Pflichtangaben. In Schritt 2 ordnen Sie das Debitorenkonto dem zugehörigen Portfolio zu. In der Regel liegt Ihnen nur ein Portfolio vor. Konto: Dieser Begriff steht für eine Informationseinheit, die Ihre positiven oder negativen Zahlungserfahrungen zu einem Kunden abbildet. Seite 6 von 19

7 In Schritt 3 tragen Sie die Informationen zum Debitor aus Ihrer Buchhaltung ein. Klicken Sie im Feld Kontostatus das Dropdown- Feld an, um den Status des Debitorenkontos zu bestimmten. Die Bedeutung der einzelnen Status finden Sie in der Tabelle 1 Erläuterung des Kontenstatus. Klicken Sie dann auf [Fertig stellen]. Die Dropdown- Felder ermöglichen Ihnen die Auswahl der richtigen Option. Das Feld Kontostatus vom steht für das Datum, an dem der Status vergeben wurde. Die Kontonummer muss eine eindeutige Identifikationsnummer wie Aktenzeichen, Vorgangs- oder Rechnungsnummer sein. Sie wird einmalig vergeben und kann nicht verändert werden. Tabelle 2 Erläuterung der Kontenstatus. Mit * markierte Status sind offen und erfordern regelmäßige Aktualisierung! Status Kurzdefinition Erläuterung K00* positiv laufendes Konto KGP KWM* KWV* KVZ* Konto geschlossen positiv Konto Widerspruch gegen Mahnbescheid Konto Widerspruch gegen Vollstreckungsbescheid Kontohalter unbekannt verzogen Zahlungen sind bereits im Vorfeld oder innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels geleistet worden. Der Kundenkonto Saldo steht im Haben (=1) Ordnungsgemäß gekündigter Vertrag ohne Außenstände. Kunde hat Widerspruch zu einem Mahnbescheid eingelegt. Kunde hat Widerspruch zu einem Vollstreckungsbescheid eingelegt. KVS Kontohalter verstorben Kunde ist verstorben. Kunde ist unter der bekannten Adresse nicht mehr erreichbar. K30* Konto 30 Tage im Rückstand Kundenkonto ist 30 Tage im Rückstand K60* Konto 60 Tage im Rückstand Kundenkonto ist 60 Tage im Rückstand K90* Konto 90 und mehr Tage im Rückstand Kundenkonto ist 90 und mehr Tage im Rückstand Seite 7 von 19

8 KFL* KAF KBI KFI* KGI KAI KRB Konto fällig gestellt, Leistungsende Konto ausgebucht nach Fälligstellung Konto bezahlt nach Inkasso Konto fällig gestellt, Inkassoabgabe Konto erfolgreich geschlossen Inkasso Konto ausgebucht Inkasso Konto Restschuldbefreiung laut Insolvenzverordnung Letzte Maßnahme vor Einleitung weiterer Rechtmittel zur Erlangung der ausstehenden Forderung. Leistungsbeendigung seitens Ihres Unternehmens Forderung wurde nach der Fälligstellung als uneinbringbar ausgebucht. Forderung wurde erfolgreich durch ein Inkassoverfahren abgeschlossen. Abgabe der Forderung zum Inkasso (intern/extern) aufgrund des Verzugs/ Vertragsbruchs Vorgang wurde nach der Forderungsabgabe zum Inkasso geschlossen. Forderung wurde nach einem erfolglosen Inkassoverfahren ausgebucht. (außergerichtlich) Restschuldbefreiung wurde erteilt. KMB* Konto Mahnbescheid Mahnbescheid wurde beantragt bzw. zugestellt. KGM* KVB* KGG KAG KZW KLI* KFP KIE Konto gerichtl. Mahnverfahren Konto Vollstreckungsbescheid Konto geschlossen gerichtlich Konto ausgebucht gerichtlich Konto Zwangsvollstreckung/ Pfändung Konto laufendes Insolvenzverfahren Konto fruchtlose Pfändung Konto Insolvenzverfahren erfolglos/ Restschuldbefreiung nicht erteilt Forderung befindet sich im gerichtlichen Mahnverfahren/Maßnahmen. Vollstreckungsbescheid wurde beantragt bzw. zugestellt. Kundenkonto wurde nach erfolgreichen gerichtlichen Maßnahmen geschlossen. Kundenkonto wurde nach erfolglosen gerichtlichen Maßnahmen ausgebucht. Zwangsvollstreckung in das bewegliche/unbewegliche Vermögen wurde angeordnet Pfändung aufgrund eines gerichtlichen Beschlusses angeordnet Es besteht ein laufendes Insolvenzverfahren (alle Verfahrensstufen). Zwangsvollstreckungsauftrag ergab eine fruchtlose Pfändung. Insolvenzverfahren wurde abgewiesen bzw. die Restschuldbefreiung wurde nicht angeordnet Seite 8 von 19

9 Neutral Negativ Positiv Tabelle 3 Bewertungsübersicht offener und geschlossener Kontostatus und deren Bewertung Wertung Offener Status Geschlossener Status Zustand K00 KGP positives Konto K30 K60 K90 KGP Mahnverfahren KFL KFI KBI KAF KGI KAI Inkasso KGM KMB KVB KLI KGG KAG KZW KFP KIE KRB Gericht In besonderen Fällen, wie bei einem vorliegenden Widerspruch, dem Tod des Debitors usw., können Sie Ihre Datensätze mit folgenden neutralen Kontostatus aktualisieren: Wertung Kontostatus KVZ, KWM, KVZ, KWV, KVS, KVS Bitte beachten Sie die Voraussetzungen nach 28a im BDSG im Kap. 4.5 Tabellarische Übersicht der Meldevoraussetzung Debitoren bearbeiten Klicken Sie in der Unternavigation auf [Debitoren]. Im Arbeitsbereich erhalten Sie eine Übersicht der von Ihnen angelegten Debitoren. Für die Bearbeitung der Debitorendaten klicken Sie auf den betreffenden Debitorennamen. Seite 9 von 19

10 Sie können ein Konto einem anderen Debitor neu zuordnen. Suchen Sie unter [Konten] die betreffende Zeile im Arbeitsbereich aus. Setzen Sie ein Häkchen und klicken Sie auf [Konten neu zuordnen]. Anschließend wählen Sie den Debitor aus, dem das Konto zugewiesen wird. Schließen Sie den Vorgang mit dem Klick auf [Zuordnen] ab. Unter [Daten zur Person] können Sie die personenbezogenen Daten bearbeiten. Klicken Sie auf [OK], um die Bearbeitung abzuschließen und zurück zur Debitoren- Übersicht zu kommen. Wenn Sie weitere Bearbeitungsschritte in diesem Arbeitsbereich vornehmen möchten, klicken Sie auf [Übernehmen]. Zu jedem Debitor können Sie mehrere Konten anlegen. Klicken Sie auf [Konten], um eine Übersicht aller Konten des Debitors zu erhalten. Zur Bearbeitung des Kontos wählen Sie eine Kontonummer aus und klicken Sie diese an. Seite 10 von 19

11 2.1.3 Debitoren verwalten Sie haben die Möglichkeit, Ihre Debitorenliste zu verwalten. Klicken Sie in der Unternavigation den Punkt [Debitoren] an, um eine Übersicht aller von Ihnen angelegten Debitoren zu erhalten. Für eine schnellere Suche des Debitors wählen Sie im Dropdown- Feld Suchen nach ein Suchkriterium (Name, Straße, PLZ, Ort) aus und geben Sie im Feld [Inhalt] das dazugehörige Schlagwort ein. Das Ausrufezeichen zeigt an, dass der Filter für ein Kriterium gesetzt ist. Klicken Sie diesen Button, um den Filter zurückzusetzen. Für eine bessere Übersicht können Sie die einzelnen Spalten auf- und absteigend sortieren. Dafür klicken Sie die Pfeile neben der Spaltenüberschrift an. Seite 11 von 19

12 Nach BDSG 35 sind wir verpflichtet, Daten über erledigte Sachverhalte am Ende des dritten Kalenderjahres beginnend mit dem Kalenderjahr zu löschen. Diese Debitorenkonten sind mit markiert. Für eine Übersicht der betroffenen Debitorenkonten können Sie im Dropdown- Feld Suchen nach nach Konto geschlossen (älter als 3 Jahre) sortieren. Setzen Sie ein Häkchen und klicken Sie anschließend auf [Konten löschen], falls das erledigte Debitorenkonto entfernt werden soll. Um sich mit der Anwendung vertraut zu machen, besteht die Möglichkeit, Testdebitoren anzulegen. Folgende Nachnamen können Sie hierzu verwenden: Mustermann Musterfrau Test Beispiel Die Testpersonen dienen nur zu Testzwecken und werden nicht in unsere Datenbank übertragen. Seite 12 von 19

13 3 Debitorenkonten Debitorenkonten importieren Sie haben die Möglichkeit, Ihre Zahlungserfahrungen auch als Datei an uns zu übermitteln und zu aktualisieren. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf [BONIMA Feedback] und anschließend auf [Debitorenkonten]. Wählen Sie den Unterpunkt [Importieren]. Orientieren Sie sich beim Erstellen der Datei an den Formaten der Beispieldateien. Gehen Sie auf [Dateiauswahl] und wählen Sie die Datei aus. Anschließend klicken Sie auf [Datei übertragen]. Die Datei ist nur mit der Kopfzeile (Feldüberschrift) gültig. Die Datei ist im.csv oder.txt Format zulässig Die einzelnen Felder müssen mit einem Semikolon ';' getrennt werden. Tabelle 4 Inhalte und Feldlängen Feldname Kontonummer Pflichtfeld 1) Feldformat2) Feldlän ge Textfeld 30 Anrede Textfeld 02 Felderläuterung Dem Geschäftsvorgang eindeutig zugeordnete ID- Nummer (z.b. Rechnungs-, Kunden-, Vertragsnummer oder Aktenzeichen) 01: Herr 02: Frau Nachname Textfeld 30 Nachname(n) des Debitors Vorname Textfeld 30 Vorname(n) Geburtsdatum Datum 10 Geburtsdatum Strasse Textfeld 46 Straßenname Hausnummer Textfeld 10 Hausnummer PLZ Betrag 05 Postleitzahl Ort Textfeld 40 Ort Kunde seit: Datum Kontostatus vom: Datum Datum des Vertragsabschlusses bzw. der Kontoeröffnung zwischen Ihnen und dem Kunden Datum, an dem der Kontostatus vergeben wurde. Seite 13 von 19

14 Feldname Pflichtfeld 1) Feldformat2) Feldlän ge Kontostatus Textfeld 03 Saldo Betrag 16,2 Saldotyp Textfeld 02 Einwilligungsklausel Textfeld 01 1) -erforderlich Felderläuterung Status des Debitorenkontos. (siehe Kapitel Fehler! erweisquelle konnte nicht gefunden werden.) Höhe des ausstehenden Kontosaldos am Erstellungsdatum der Lieferdatei. Der Betrag enthält den Rückstandssaldo, alle belasteten und durch den Rückstand verursachte Kosten. 01: Haben 02: Soll 0: Einwilligung nicht gegeben 1: Einwilligung gegeben 2) Betrag: Textfeld: Datum: Numerisch, 0-9, leer bei unbekannten Werten Groß-Kleinbuchstaben, 0-9, leer bei unbekannten Werten Numerisch, 0-9, Format TT.MM.JJJJ, leer bei unbekannten Werten Im zweiten Schritt klicken Sie auf [Import starten], um die Datei in den Datenpool von Boniversum zu übertragen. Sie können Ihre erstmaligen Übermittlungen und die Aktualisierungen der schon gemeldeten Zahlungserfahrungen in einer gemeinsamen Datei importieren. Seite 14 von 19

15 Im Arbeitsbereich sehen Sie die Übersicht der von Ihnen importierten Debitorenkonten. Diese werden auf die richtige Formatierung überprüft. Mit markierten Debitorenkonten entsprechen nicht dem vorgegebenen Format. Drücken Sie auf [Fertig stellen], um den Import abzuschließen. Korrigieren Sie bitte im Anschluss die Fehler in Ihrer Datei und importieren Sie die Datei erneut Debitorenkonten exportieren Sie haben die Möglichkeit, Ihre in BONIMA Feedback eingepflegten Debitorenkonten auch als Datei zu exportieren. Wählen Sie im Dropdown- Feld Ihr Betriebssystem und klicken Sie auf [Export starten]. Seite 15 von 19

16 4 Papierkorb Zum Löschen des Debitors wählen Sie in der Unternavigation den Menüpunkt [Debitoren]. Suchen Sie den Debitor aus und klicken Sie im Anschluss auf [Debitor löschen]. Die Testpersonen (Mustermann, Musterfrau, Test und Beispiel) dienen nur zu Testzwecken und werden bei der Löschung nicht in den Papierkorb übernommen. Klicken Sie auf [Löschen], um den Debitor in den Papierkorb zu verschieben. Seite 16 von 19

17 Um ein Konto zu löschen, klicken Sie in der Unternavigation auf [Debitoren]. Wählen Sie den Debitor, dem das zu löschende Konto zugewiesen ist. Suchen Sie unter [Konten]. die betreffende Zeile im Arbeitsbereich aus. Setzen Sie ein Häkchen und klicken Sie anschließend auf [Konten löschen], um den Löschvorgang zu beenden. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Menüpunkt [Papierkorb]. Sie erhalten eine Übersicht über alle gelöschten Konten. Um eine Löschung rückgängig zu machen, markieren Sie die entsprechende Zeile mit einem Häkchen und klicken Sie auf [Wiederherstellen]. Die endgültige Löschung der Papierkorbinhalte findet in der Nacht von Dienstag auf Mittwoch statt. Seite 17 von 19

18 5 Passwort ändern Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt [Passwort ändern]. Hier können Sie Ihr altes Passwort durch ein Neues ersetzen. Nach einer erfolgreichen Änderung ist eine Neuanmeldung erforderlich. 6 Abmelden bei BONIMA Feedback Durch den Klick auf [Logout] in der Metanavigationsleiste können Sie die Anwendung verlassen. Bitte nutzen Sie diesen Button, um Ihren Zugang vor Missbrauch zu schützen. Nach 30 Minuten Inaktivität findet aus Sicherheitsgründen eine automatische Abmeldung statt. Seite 18 von 19

19 Creditreform Boniversum GmbH Hellersbergstr. 11 Tel: Fax: Neuss Ansprechpartner für inhaltliche Rückfragen: A Boniversum Customer Service Tel: Fax: boniversum.de