Wie man Master Data Management zum Erfolg führt

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1 _Application Development _Application Performance Management _Business Communication _Business Intelligence _Managed Services _Security _Training Wie man Master Data Management zum Erfolg führt Master Data Management der Schlüssel zu unternehmerischem Erfolg In Zeiten eines angespannten globalen Wettbewerbs, wo Unternehmensübernahmen und Joint Ventures an der Tagesordnung sind und globale Unternehmensprozesse zwischen allen Businesspartnern, wie Herstellern, Lieferanten und Kunden, immer wichtiger werden, streben viele Unternehmen danach ihre IT- Systeme zu verbessern um so zu einem Wegbereiter für ihr Business zu werden. Einen Weg, welchen viele Unternehmen erkannt haben um ihre betriebswirtschaftliche Effizienz zu steigern, Was ist also Master Data Management (MDM)? Wie kann es eingesetzt werden um das Business zu steuern und warum ist es für Unternehmen wichtig ihre Stammdaten zu verstehen und erfolgreich zu bewirtschaften? Was sind die Herausforderungen bei der Einführung eines MDM Systems und was sind die wichtigsten Prozess Treiber um die angestrebten Resultate zu erreichen? Was sind Master Data / Stammdaten? Stammdaten sind Daten, die eine permanente oder langfristige Gültigkeit haben und die von mehr als einer Business Unit in gleicher Art und Weise benutzt werden. Beispiele unternehmensweiter Masterdaten: ihren Gewinn zu optimieren, und ihr Wachstum voranzutreiben, ist Ihr Business Performance Management zu organisatorische Elemente buchalterische Elemente ausserbetriebliche Elemente verbessern. Unter Business Performance Management versteht man unter anderem das messen, steuern und synchronisieren der Geschäftsprozesse. Dieses Vorgehen wird unter anderem durch die Analyse der Abteilungen Firmen konzernweite Kontopläne Kostenstellen Hierarchien Länder Währungen unternehmensweiten Stammdaten und die Einführung eines zentralen Systems zur Standardisierung, Verbesserung und Pflege der Stammdaten unterstützt.

2 Was ist Master Data Management / Stammdaten Management? Master Data Management unterstützt die Etablierung von Prozessen, Strukturen und Systemen um die unternehmensweit gültigen Definitionen und Werte für alle als Master Data klassifizierten Daten zu pflegen und zu kommunizieren! Master Data stehen im Gegensatz zu Transaction Data (Bewegungsdaten), Bewegungsdaten sind transaktionsorientierte Daten, also Daten welche sich im Laufe des Geschäftsprozesses verändern, zum Beispiel Aufträge, Anfragen etc.) Einführung von gemeinsamen, verbindlichen Regeln und Nummern für alle Partner der Versorgungskette Eine Nummer pro Geschäftspartner über das ganze Unternehmen hinweg Was ist das Master Data Management / Stammdaten Management System? Das Master Data Management System ist die zentrale Datenbank als definitive Quelle für alle Master Daten, welche z.b. für globale Financial Services- und Supply Chain Management Anforderungen erforderlich sind. Zusammenfassend können wir festhalten: Master Data Management ist ein Prozess, welcher alle innerbetrieblichen Geschäftsprozesse und Applikationen umfasst. Durch MDM erhalten Unternehmen die Fähigkeit zum Aufbau, zum Austausch, zur Lagerung, zur Pflege und zur Synchronisierung eines konsistenten, richtigen und zeitnahen Systems für ihre zentralen Master Elemente. Ebenso können Unternehmen hierdurch geschäftsbedingte Änderungen an ihren Stammdaten effizienter durchführen und verwalten. MDM Zielsetzung Organisation Personifizierter Business Owner Personifizierter Master Data Administrator Prozesse Ein Eingabe/Kontaktpunkt im Changemanagement Prozess Klar definierte und dokumentierte Prozesse Alle SAP Drittanbieter für Versorgungsmaterialien sind in einem Zahlenraum Daten Klare Definitionen Klare Zuständigkeiten Systeme Eine Master Bezugsquelle für alle Master Daten im Master Data Management System Das Definieren von Master Data Master Data ist ein Set von zentralen Daten Elementen, mit ihren zugehörigen Hierarchien, Attributen, Eigenschaften und Dimensionen, wie z.b. Kunde, Produkt, juristische Einheit, Kontenplan, Mitarbeiter, Lieferant, Absatzmarkt, geographischer Standort u.s.w., welche alle unternehmensweiten IT Systeme betreffen und das Business steuern. Master Data sind keine Transaktionsdaten. Transaktionsdaten sind Informationen, welche durch operationelle Systeme generiert und gehalten werden. Transaktionsdaten beschreiben Geschäftsaktivitäten oder geschäftliche Transaktionen. Eine Transaktion könnte beispielsweise sein: Unser Verkäufer Paul Muster verkauft einen 512 MB USB Stick, Artikelnummer 120, aus der Produktfamilie tragbare Mini Drives für CHF am 12. Mai /1

3 Master Data im Vergleich sind Kernbestandteile des Betriebsbereiches, welcher von vielen Transaktionen angesteuert und benutzt wird, um die Transaktionsdaten zu kategorisieren, zu aggregieren und zu evaluieren. Master Data ist der innerbetriebliche Kontrolldatensatz, welcher die Benutzer und die IT Systeme selbst befähigt die Bedeutung jedes einzelnen Daten Stückchens innerhalb einer Transaktion zu verstehen. In der eingangs beschriebenen Transaktion ist der 512 MB USB Stick ein Beispiel für Master Data und beschreibt das verkaufte Produkt. Weitere Master Data Elemente im genannten Beispiel sind: Produktfamilie, Artikelnummer und der Name des Verkäufers. Steuerung des Business mit Master Data Was unterscheidet erfolgreiche Unternehmen von durchschnittlichen oder mangelhaften Unternehmen? Zusätzlich zu den Faktoren wie starkes Management, effektive Strategien, qualitativ hochstehende Produkte und Services haben unserer Meinung nach erfolgreiche Unternehmen drei Merkmale: Sie reagieren flexibler auf Änderungen und sind diesen gegenüber anpassungsfähiger sie haben Expertise in der Bewältigung der Änderungen. Sie treffen bessere Geschäftsentscheidungen, entwickeln effektive Geschäftsstrategien und können künftige Bedürfnisse und Gewinne akkurat vorausberechnen. Sie sind stets konform mit den vielzähligen legislativen Regelungen (z.b FER, IFRS, Sarbanes- Oxley Act (SOX), the Patriot Act, the Information Security Accountability Act, Basel II, and Solvency II um nur einige zu nennen) und passen sich diesen innert kürzester Zeit an. Aber wodurch entsteht dieser Unterschied? Was unterscheidet die Gewinner von den Verlierern? Alle oben genannten Merkmale von erfolgreichen Unternehmen sind die Ergebnisse eines erfolgreichen Business Performance Managements (BPM), was durch den Zugang zu qualitativ hochwertigen Informationen über das Business erreicht wird. Der Zugang der Entscheidungsträger wiederum zu den zeitgerechten, richtigen und konsistenten Informationen wird durch ein effektives und konsistentes MDM gewährleistet. Effektives MDM erleichtert die Gewinnung qualitativ hochwertiger Informationen durch Einführung eines internen, gemeinsam genutzten Kontrollmechanismus: Geschäftsbereiche haben Eigenständigkeit über die von ihnen genutzten Informationen, aber die IT hat die endgültige Übersicht und die Kontrolle über die unternehmensweiten Informationen. Prüffähigkeit ist eine weitere angenehme Nebenerscheinung von MDM. Die effektive Standardisierung und Verwaltung der Master Data, befähigt Unternehmen die Änderungen in ihren unternehmensweiten Informationen lückenlos zu verfolgen. Bei einem Systemausfall kann jederzeit zu dem zuletzt gesicherten Systemstatus zurückgekehrt werden. Ebenfalls hat man die Möglichkeit, einen in der Vergangenheit liegenden Systemstatus mit einem aktuellen oder künftigen Systemstatus zu vergleichen. MDM erweitert die Reporting Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen. Geschäftsbedingte Änderungen werden viel schneller zur Anwendung gebracht. MDM verbessert die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Unternehmen. Letztendlich bleibt noch zu erwähnen, dass durch effektives MDM referentielle Integrität über alle Systeme, welche sich die Master Data teilen, gewährleistet wird. Dadurch wird /1

4 der Abgleich der Informationen und in Folge der Entscheidungsfindungsprozess nachhaltig unterstützt. Diese solide Grundlage versorgt erfolgreiche Unternehmen mit dem wertvollsten Gut in Fachkreisen der IT: einer einzigen, dauerhaften und konsistenten Version der Informationswahrheit (single point of truth) durch die ganze Unternehmung. In kürze: MDM ist wichtig, denn wie gut Unternehmen ihre Master Data verwalten, hat sehr oft weitreichende Auswirkungen auf ihre kurz- wie langfristigen Geschäftsergebnisse. Unter Berücksichtigung dieser Tatsachen ist es unerlässlich, dass die Fachabteilungen und die IT eine gemeinsame MDM Initiative lancieren und tragen. Nur um sicher zu gehen, die IT trägt die Verantwortung bei der Implementierung des MDM Systems, die Fachabteilung die Verantwortung bei der Identifizierung und der Standardisierung der Master Data, sowie bei der Erleichterung des Change Management innerhalb des MDM Programms. Managing Change Eine weitere Herausforderung in jedem MDM Projekt ist das Change Management. Die Art und Weise, wie viele MDM Herausforderungen Beim Start eines MDM Projektes fokussieren viele Unternehmen ihre Bemühungen auf die technischen Herausforderungen, die gelöst werden müssen um die gesteckten Ziele zu erreichen. Die stärksten Barrieren von effektivem MDM sind oft die weichen Aspekte, die menschlichen und die umweltbedingten. Aufbau einer Partnerschaft zwischen Business und IT MDM wird meistens als eine rein technische also IT Initiative betrachtet, weil es für die Umsetzung ausgeklügelter Technologie und Fähigkeiten bedarf. In der Realität ist MDM auch ein Business Thema. Warum? Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen die Benutzer verfügen über das betriebswirtschaftliche Wissen, sie sind über alle Geschäftsabläufe informiert und beherrschen die Terminologie. Sie kennen die Daten Hierarchie und die dazugehörigen Business Regeln. Unternehmen ihr Geschäft betreiben und die damit verbunden Geschäftsdaten, ändert sich dauernd. Die Folgerung daraus ist, dass sich die Master Data der Unternehmen ebenfalls ändern. Realistischerweise wird es niemals reine Master Data geben, sondern immer nur Master Data, welche akkurat für den jeweiligen Business Status passen sollen. Denn selbst Stammdaten wie Währungen oder Länder können sich in unserer dynamischen Welt ändern. Änderungen der Master Data haben auch unweigerlich Änderungen in der Reporting Struktur zur Folge. Deshalb gilt für alle Informationssysteme welche eine realistische, zeitgenaue Sicht auf den Geschäftsverlauf liefern, dass sie mit den Änderungen der Master Data anwendungsbezogen versorgt werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, eine akkurate Synchronisation der Daten über verschiedene Systeme hinweg zu realisieren. Jedes Informationssystem benutzt seine eigene Version der Master Daten. Dieser Umstand hat traditionsgemäss die IT Abteilungen gezwungen, manuelle und zeitraubende Prozesse anzuwenden, um alle Changes zu überprüfen. Die Changes werden mit den Business Anwendern validiert, es /1

5 wird untersucht, welche Systeme noch von den Changes betroffen sind und am Ende wird das ganze aktualisiert (manuell oder durch eine Kombination von manuellen Prozessen mit applikatorischer Unterstützung). Sehr oft resultiert dieser Prozess mit seinem doch erheblichen Kostenaufwand darin, dass ganze Umgebungen unterbrochen werden bis die Synchronisation abgeschlossen ist. Ein typisches Beispiel für Change Management Probleme taucht während der Finanz Konsolidierung auf, die zum bottleneck führt, weil das Finanz Reporting und andere Prozesse warten müssen, bis die Systeme mit der aktualisierten Information synchronisiert werden. Am Ende entscheidet ob ein MDM System die angestrebten Resultate liefert, wie gut das Unternehmen die jeweiligen Änderungen in ihren Master Data verbreitet und verwaltet. einen fortlaufenden Fortschritt, sondern sie helfen sicherzustellen, dass der Projekt Fortschritt auf korrekte Weise zustande kommt und der Reifegrad der Unternehmung betreffend des Verständnisses für Master Data Management stetig zunimmt. Diese Prozess Treiber sind: Analyse der Möglichkeiten zur Verbesserung der Performance und Analyse der Daten Brennpunkte. Fokussierung auf die Prozesse um Mehrwert zu generieren, nicht auf die Technologie. Verstehen des Durchlaufes der Master Data. Projektleitung in Einklang mit der Fachabteilung Analyse der Möglichkeiten zur Verbesserung der Performance und Analyse der Daten Brennpunkte Es ist unbedingt wichtig am Anfang eines MDM Projektes aufzuzeigen, wie wenig im aktuellen Zustand die Master Data im Unternehmen die Business Performance beeinflussen können. Begleitend ist es nötig die Hebel zu Der Start eines MDM Projektes Master Data Management ist eine Reise und kein Ziel. Die Verwaltung und Verbesserung unternehmensweiter Stammdaten ist ein immer wiederkehrender, sehr oft komplexer Prozess. Unternehmen, die einen sehr gut definierten, bewährten Ablauf bei der Einführung ihres MDM Systems anwenden, werden eine leichtere Einführung und eine wesentlich grössere Erfolgsaussicht haben, ihre Effektivitäts- und Flexibilitätsziele zu erreichen. Es gibt ein paar Hauptpunkte welche beim Start und im Verlauf eines MDM Projektes zu beachten sind. Diese Prozess Treiber kennzeichnen nicht notwendigerweise identifizieren, um Verbesserungen zu erreichen. Dies können definierte Ziele oder Möglichkeiten sein in direktem Zusammenhang mit dem Mehrwert für die Unternehmung. Parallel müssen die sogenannten Daten Brennpunkte aufgezeigt werden, deren Behebung unerlässlich ist, um den angestrebten Mehrwert realisieren zu können. Daten Brennpunkte werden am Besten als Flaschenhälse innerhalb des unternehmensweiten Informationsfluss definiert, welche eine effiziente Steuerung des Geschäftsverlaufes erschweren. Ein typischer Hebel zur Verbesserung ist das Ziel die Wirtschaftlichkeit in der Interaktion mit dem Kunden zu verbessern. Um diese Verbesserung zu erzielen und den Erfolg messen zu können, braucht es eine Standard /1

6 Definition der Kunden über alle Interaktionen hinweg. Dieses führt zu einer 60 Grad Sicht auf den Kunden. Durch diese standardisierten Definitionen können auch Performance Messungen, wie z.b. Messungen über die Am Ende ist es natürlich unerlässlich, die zu erwartenden Ergebnisse, basierend auf den zur Verfügung stehenden Informationen genauestens zu spezifizieren um unterschiedlichen Erwartungshaltungen vorzubeugen. Profitabilität eines Kunden und deren Beibehaltung durchgeführt werden. Der Mehrwert durch diese Hebel zur Verbesserung ist typischerweise offensichtlich. Eine einzige Sicht auf den Kunden steigert die Produktivität, da man weniger Zeit für den manuellen Abgleich der Reports aufwenden muss. MDM steigert die Performance im Bereich Analyse, Planung sowie der Umsatzvoraussage. Weiterhin gewinnt man ein besseres Verständnis über das Kundenverhalten. MDM bietet die Möglichkeit mit den verbesserten Informationen auch bessere Preis- und Frachtkostenstrategien zu entwickeln. Vor allem wird die Möglichkeit geschaffen mit den unzähligen legislativen Auflagen, wie z.b. dem SOX Act, konform zu bleiben. Für jeden Verbesserungslevel ist es unerlässlich Messmethoden und Kriterien für die Performance zu entwickeln, so dass die Informationen am Ende auch adäquat zugeordnet und gesammelt werden können, z.b. durch Master Data Elemente: Kunde, Anbieter, Produkte u.s.w. Die Fokussierung auf die Informationsgewinne, welche die grösste Auswirkung auf die Verbesserung des gesamten Geschäftsverlaufes haben, steigert die Visibilität eines MDM Projektes enorm. Ebenso bietet es sich an marktführende Methoden, die die Verbesserungslevel direkt ansteuern, zu eruieren und aktuelle Organisationsbereiche auf Ihre Fähigkeit zu überprüfen die Methoden einzuführen (natürlich auch Wege zu suchen, diese Fähigkeiten zu verbessern ). Die Abbildung zeigt ein Beispiel der Master Data Management Roadmap. Innerhalb eines MDM Projektes beeinflussen die Daten Brennpunkte den Informationsgewinn, genauer die Master Data Elemente und Prozesse, welche für die Performance des Geschäftsverlaufes entscheidend sind. Datenschmerz verhält sich analog zu Körperschmerz, man weiss sofort wo es weh tut. Aber die Schwierigkeit liegt darin, die jeweilige Ursache akkurat zu definieren. Beispiel: Eine Firma, die ein Reporting Problem entdeckt. Unterschiedliche Regionen oder Geschäftsabteilungen erhalten unterschiedliche Zahlen, wenn sie genau die gleiche Analyse laufen lassen. Diese Erkenntnis lokalisiert das Problem, inkonsistente Daten, aber nicht die Quelle der Ursache bzw. des Brennpunktes. Ein genauerer Blick auf das Problem wird /1

7 spezifische Quellen aufzeigen und zu einem konkreten Bericht über das Problem führen. Betreffend unserem Beispiel oben, werden weitere Nachforschungen und Problemanalysen zu einer präzisen Problemangabe führen: Unser Unternehmen hat keine konsistente Definition und Hierarchie für Daten Elemente wie Kunden-, Produkt- und Lieferanteninformationen über alle Länder, Abteilungen und Informationssysteme hinweg. Diese Problemangabe ist der Brennpunkt. Andere Brennpunkte können die Nichtverfügbarkeit, Unvollständigkeit oder Unzugänglichkeit der Daten betreffen oder drehen sich um unbrauchbare Reports aus den unternehmensweiten IT Systemen. Prioritäten und die Roadmap analysiert werden sollten. Diese Prozesse werden in diesem Dokument aber nicht genauer betrachtet. Es handelt sich um: Integration Migration Maintenance Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle Archivierung Nach der Identifizierung der Brennpunkte ist es wichtig ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, wie sie die Performance des Geschäftes beeinflussen. Für die oben erwähnte Problemangabe der inkonsistenten Daten kann das Ergebnis sein, dass eine single version of the truth betreffend der Daten innerhalb des Unternehmens angestrebt wird, damit die vielen Stunden hoch 1 für die manuelle Abstimmung der Daten möglichst 4 2 entfallen Der Einfluss auf den Geschäftsverlauf, nach erfolgreicher 8 Einführung des MDM Projektes, wird im obigen Fall sein, ichtigkeit 10 dass man schneller Erkenntnisse aus den Reports über den Geschäftsverlauf erzielt. Ausserdem erreicht man eine 5 9 Produktivitätssteigerung, da die entfallende Zeit für den 6 manuellen Abgleich der Daten nun für konkrete Geschäftsanalysen eingesetzt werden kann. gering 11 Fokussierung auf die Prozesse nicht die Technologie gering Dringlichkeit hoch um Mehrwert zu realisieren Es gibt keinen Zweifel darüber dass die Technologie bei IT Projekten eine grosse Rolle spielt. Im speziellen Fall eines Weiter gibt es ausser geschäftliche Prozesse, welche sich entweder auf Transaktions- oder Geschäftsdaten beziehen und die innerhalb eines MDM Projektes MDM Projektes ist es unerlässlich, dass sich die Unternehmen vor Projektbeginn bewusst sind, dass Ihre Geschäftsprozesse der Schlüssel sind um Mehrwert aus /1

8 einem MDM Projekt zu erzielen. Dies sollte bedacht werden bevor man technische Mitarbeiter dem MDM Projekt alloziert. Deshalb ist es wichtig, dass nach Abschluss der Brennpunktanalyse eine Beurteilung des Mehrwertes stattfindet, um den Mehrwert der zu eliminierenden Brennpunkte genau auszuweisen. Das Prozessdesign sollte mit marktgängigen Tools dokumentiert werden. Liquiditäts- und Investment Management Liquiditätsmanagement Prozess: Ansicht zeitabhängiger Aktionen und Abhängigkeiten die Eingaben in Ausgaben umwandeln Unterprozess: Segment von Prozessen, die einen einzigen Business Bereich abdecken Dies erreicht man indem nun im ersten Schritt die einzelnen Unterprozesse untersucht werden, um in jedem die angesiedelten Master Data zu identifizieren. Die Abbildung zeigt die Identifikation der Master Data in den ausgewählten Geschäftsprozessen. Subprozesse Prozesse Verkaufe Designe Biete Entwickle Produkte und Verwalte Verwalte Bestelle Produziere Verwalte Kunden und verwalte und konstruire Aufträge Verträge Material Produkte Logistik Unterstütz Programme Dienstleist Produkte ung an ungen Material Stammdaten 2 Hersteller Stammdaten Kunden Stammdaten 4 Konzern Kontenpläne Liquiditätsplanung Verbuchung der Einzahlungen Geschäftsaktivität: Herunterbrechen der Unterprozesse, durch dass ein messbares Resultat produziert wird Arbeitsschritt: ein einzelner Schritt innerhalb einer Geschäftsaktivität Die Identifikation der Master Data ist im wesentlichen eine Zuordnungsübung. Die Abbildung zeigt eine Auflistung der Prozesse und Unterprozesse, welche für die verarbeitende Industrie üblich sind. Die Abbildung zeigt das Herabbrechen eines Prozesses in einzelne Schritte. Der vierte Level (Arbeitsschritt) wird meistens eingesetzt, wenn ein Prozess für einen bestimmten Kunden angepasst wird. Das Verstehen des Master Data Flow Wenn die Beurteilung des Mehrwertes abgeschlossen ist und der gesamt Prozess in einzelne Schritte zerlegt wurde, ist der nächste Schritt ein Modell anzulegen, um zu verstehen wie der Fluss der Master Data innerhalb des Unternehmens ist. Danach müssen die Punkte identifiziert werden an denen die Master Data synchronisiert werden müssen. Es ist anhand der Grafik offensichtlich, dass die Master Data in jedem einzelnen Prozessschritt zu finden sind. Als Beispiel: der Prozess Verkauf der Produkte und Dienstleistungen benutzt die Master Data Elemente Kunde und Kontenplan. Der Prozess Ausführung der Auftragsbearbeitung benutzt Material und Kunde als Master Data Elemente u.s.w. Es ist äusserst wichtig, dass für jeden Prozess, die richtigen Master Data Elemente zugeordnet und im nächsten Schritt die Master Data Elemente über die ganze Unternehmung hinweg standardisiert werden. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, ergibt sich ein klares Bild über den Fluss der Master Data Elemente /1

9 innerhalb der gesamten Unternehmung und deren Wichtigkeit für den Geschäftserfolg. und durchzuführen. IT muss am Ende in der Lage sein den Benutzern die technische Komplexität verständlich zu machen, so dass sich die Benutzer darauf konzentrieren Projektleitung in Einklang mit der Fachabteilung Der abschliessende Prozesstreiber auf dem Weg zur können, welche Informationen sie brauchen und nicht wie sie die benötigten Informationen erschliessen. MDM Reife ist der Einbezug der Fachabteilungen in das MDM Projekt. Es wurden die Herausforderungen eines MDM Projektes besprochen bei dem es gilt eine Partnerschaft zwischen der IT- und der Fachabteilung zu lancieren um die Master Data Elemente besser und effizienter zu identifizieren und zu standardisieren, um später das unternehmensweite MDM Programm besser verwalten zu können. Dieser anspruchsvolle Prozesstreiber ist nur allzuoft die grösste Hürde bei diesen Projekten. Um dieser Herausforderung erfolgreich zu begegnen braucht es die richtige Kombination von Prozess- und Technologiespezialisten. Um die Mitarbeiter in den Fachabteilungen, deren Stärke es ist genauestens zu Wissen wie die Geschäftsabläufe innerhalb der Unternehmung geregelt sind, wie das Geschäft über eine gewisse Zeit dem Wandel unterliegt und welche Informationen sie brauchen um ihre Arbeit tun zu können zur Mitarbeit anzuregen, muss man ihnen ein leicht verständliches, gut getestetes MDM System in die Hand geben. Dadurch werden sie optimal in das Projekt eingebunden und können als vollwertiger Partner ihren Beitrag zum Projekterfolg leisten. Das System muss einerseits für die Mitarbeiter der Fachabteilungen intuitiv bedienbar sein, der IT auf der anderen Seite aber die Fähigkeit geben den Prozess sicher und wohl kontrolliert zu verwalten. Mitarbeiter der Fachabteilungen müssen in der Lage sein Änderungen innerhalb der Master Data zu adressieren Anmerkung: Bei einer KMU, die vielleicht nur zwei oder drei Datenbanken im Einsatz haben, könnte man alternativ anstelle der Prozessanalyse auch gleich versuchen, über ein DWH die Master Daten zusammenzuführen und zu vereinheitlichen. Anschliessend würde das DWH die Rolle der MDM Datenbank spielen, und die operativen Systeme mit den Master Daten beliefern. Der Vorteil wäre, dass man die aufwendige Prozessanalyse nicht braucht. Dadurch hätte das DWH aber nicht mehr einen rein dispositiven Charakter, sondern würde auch operative Aufgaben übernehmen. Dieses kann im Widerspruch zu der IT Architektur des Unternehmens stehen. Solange die Stammdaten im DWH eher statischer Natur sind, ist dieses Vorgehen noch relativ unproblematisch. Wenn aber Masterdaten sehr häufig von Benutzern mutiert werden, müssen die jeweiligen Datensätze im DWH auch geändert werden. Für diese Art der Datenverarbeitung (OLTP) ist ein DWH aber vom ganzen Ansatz her nicht ausgelegt. Des weiteren zeigt die Praxis dass dieser Ansatz, die Masterdaten im DWH zu halten, schnell wieder aufgegeben wird, wenn Applikationen im Unternehmen hinzukommen. Zum Beispiel dann, wenn aus irgendeinem Grund die normalen Daten der neuen Applikation nicht im DWH integriert werden. Dann macht man sich keine Mühe herauszufinden, z.b. über eine Prozessanalyse, ob evtl. Masterdaten in der Applikation vorhanden sind, die dennoch ins DWH gehören. Hat man hingegen MDM im Unternehmen etabliert, werden die zwei Gesichtspunkte direkt getrennt voneinander behandelt /1

10 Prozess und Technologie Lösung für die MDM Einführung Trivadis bietet ihren Kunden eine prozessorientierte, geschäftsbezogene und technisch ausgereifte MDM Lösung an. Auf Grund unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich Master Data Management, decken wir den gesamten Projektbereich ab. Angefangen von unserem markterprobten Vorgehensmodell, über die Analysen, die Prozessdesign- und Visualisierung, Performance und ROI Ermittlungen, die Evaluation des richtigen Systems, über die Implementierung bis hin zu Wartung und Betrieb des Master Data Management Systems. Hilfreich ist hier auch unser lösungsorientiertes Angebot, mit den Lösungen im Bereich Business Intelligence, Applikationsentwicklung und Wartung, den Dienstleistungen rund um die Datenbank, Security und Business Communication. Trivadis unterhält Partnerschaften zu dedizierten MDM Tool Herstellern, hat aber auch eine eigene MDM Lösung parat, welche seit Jahren bei einem grossen pharmazeutischen Konzern erfolgreich im Einsatz ist. Die Entwicklung eines auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmung abgestimmten Vorgehensmodells um unternehmensweite MDM Expertise zu entwickeln Ihnen mit einem strukturierten Ansatz und Hilfsmitteln für eine erfolgreiche MDM Einführung zur Seite zu stehen Identifikation der Kernpunkte zur Verbesserung der Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen Ermittlung Ihrer massgeblichen Performance Messkriterien Kategorisierung der Informationen nach Verbesserungspotential und Informationsgehalt Dokumentation der Daten Brennpunkte, deren Auswirkungen auf Ihren Geschäftsablauf und das zu erwartende Ergebnis Entwicklung der Prozesslandschaft mit Flussdiagramm Erstellung der Roadmap, des MDM Projektplanes bis hin zur aktiven Projektunterstützung inkl. Implementierung um Ihr Projekt erfolgreich und Ihr Unternehmen fit für MDM zu machen Unser Vorgehensmodell wird individuell auf die Prozess Trivadis benutzt ein markterprobtes MDM Vorgehensmodell um die Informationsvorteile, welche dem Unternehmen durch die Einführung einer MDM Lösung entstehen zu identifizieren. Wir sind in der Lage, eine MDM Einführung erfolgsorientiert zu begleiten. Der Trivadis Ansatz beinhaltet die kundenspezifische Anpassung des Vorgehensmodells um: Die unternehmensspezifischen Informations- und Analysebedürfnisse, die es zur Mehrwert Bedürfnisse unserer Kunden angepasst unter Berücksichtigung Ihrer Strategie, der bereits vorhandenen Prozesse und ihrer wichtigsten Informationsbedürfnisse. Wir helfen Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse, massgeschneidertes MDM Konzept zu entwickeln und das für Sie richtige System zu ermitteln, dass es Ihnen erlaubt unternehmensweit eine einheitliche Sprache zu sprechen, Ihre Informationsbedürfnisse optimal abzudecken und Ihre geschäftlichen Entscheidungen basierend auf den richtigen Informationen zu treffen. Generierung braucht offen zu legen /1

11 Wir unterstützen Sie bei der Kommunikation Ihrer MDM Erfolge, die das konsequente buy-in aller Beteiligten und eine hohe Akzeptanz für MDM innerhalb Ihrer Unternehmung sicherstellen. Last but not least unterstützen wir Sie auch beim Betrieb und Management Ihrer MDM Lösung Technologie Trivadis stellt Ihnen die für Sie passenden, technischen Zusätzlich zum Management der Master Data unterstützt TVDxORA auch die Erstellung sämtlicher User Interfaces und Reports (inkl. Grafiken). Diese GUI-Elemente werden in XML-Dokumenten konfiguriert. Eine kostenintensive Programmierung entfällt. Die Implementierung eines MDMS-Systems unter Oracle hat die folgende Typologie. MDM Komponenten zur Verfügung. Neben marktgängigen bekannten Herstellerlösungen unterstützen wir auch eine eigene Lösungskomponente TVDxORA, die den Aufbau ihrer Master Data Management Lösung gewährleistet. Trivadis hat ein umfangreiches Portfolio an Tools und Frameworks entwickelt das ihre Consultants bei wiederkehrenden branchen- oder themenspezifischen Problemstellungen unterstützt. Flexibilität, Praxistauglichkeit und kurze Projektzyklen stehen im Vordergrund. Im Bereich Master Data Management wird TVDxORA eingesetzt. TVDxORA basiert auf XML, und ist daher technologie neutral. Master Data Repository Das Master Data Repository ist der Container für alle zentralen Datenobjekte innerhalb einer Unternehmung (Kunden, Produkte, Organisationen, Hierarchien, ). Data Adapter Data Adapter ermöglichen den Import und die Synchronisation des Repository mit den Umsystemen. Consolidate Data Objects Die Datenobjekte der verschiedenen Umsysteme werden in sogenannten Master Data Objekten zusammengefasst. Ein Master Data Management mit TVDxORA Master Data Objekt besteht aus Base-Attributes und Ex /1

12 tended Attributes. Base-Attributes sind für alle Umsysteme und Datenkonsumenten gleich, während Extended Attributes eine systemspezifische Ausprägung darstellen. Reporting and Ad-hoc queries Für den Online Zugriff oder ein indirektes Reporting bietet TVDxORA zahlreiche Auswertungen (HTML,Excel,Word,XML,Web-Services, ) Check Data Integrity Die Integrität des MDMS wird primär durch die Constraints innerhalb des DB-Repositories gewährleistet. (Unique keys, Foreign keys, ) Check Business Rules Komplexe Geschäftslogik wird in einem business-rule layer realisiert. Mit TVDxORA wird dieser Layer im DB- Repository realisiert. TVDxORA System Überblick Audit Changes Sämtliche Modifikationen von Masterdaten werden durch TVDxORA protokolliert. Autor, Datum, System, alter Wert, neuer Wert werden in einer Log-Table festgehalten. Die Administratoren des MDMS Systems verfügen über Masken und Reports um die Mutationen zu verfolgen. Die Vorteile beim Einsatz des Trivadis Vorgehensmodells beim MDM sind: Verbesserung des Business Performance Management (BPM) in der Organisation, durch Systeme welche die geteilten Master Data einbinden, dadurch konsistente Informationen liefern und schnelle Administration Im Administration-Layer werden sämtliche Metadaten und die Zugriffsrechte des MDMS verwaltet. Data Consumer Umsysteme, die selbst keine Daten liefern sondern nur konsumieren, können sich im MDMS-System registrieren (Subscription). TVDxORA unterstützt hier den Pull-Mechanismus. Für die Konsumenten werden daher View-Objekte mit entsprechendem Zugriffsschutz zur Verfügung gestellt. Geschäftsentscheidungen erleichtern. Verbesserung des Mehrwerts in der Zusammenarbeit zwischen IT und Business, durch immer grösseren Einbezug der Fachabteilungen in die Pflege der Dimensionen und Hierarchien. Kostenreduktion bei der manuellen Ablaufsteuerung durch die Befreiung der IT Mitarbeiter von diesen Tätigkeiten, um ihnen Raum für andere produktive Tätigkeiten zu geben. Verbesserung des Master Data Change Managements und der Kommunikation, da die Unternehmung eine unternehmensweite Zuordnung ihrer Business Prozesse und Stakeholders betreibt, welche in der technischen /1

13 Architektur berücksichtigt werden und durch weitgehende Automatisierung und Vereinfachung des komplizierten business rule management unterstützt wird. durch die Möglichkeit leicht verständliche Auditkontrollen und Haftungsprozesse zu verwalten, verbessert man seine Fähigkeit Compliance bezogene Risiken zu identifizieren. Die Unternehmung kann nun alte Aufzeichnungen mit umfassender Dokumentation der Änderungen aufbewahren. Durch die Fähigkeit Abfragen durchzuführen und Berichte zu erzeugen ist man in der Lage an jeden x-beliebigen Punkt in den Master Data zurück zu gehen. Verbesserung der Vollständigkeit des Reporting, durch die Fähigkeiten der IT, komplexe Beziehungen zwischen den Master Data Elementen, den Geschäftsregeln und den peripheren System Anforderungen zu verwalten. Dadurch stellen sie die korrekten Informationen über alle unternehmensweiten Systeme hinweg sicher. kundenorientiert, integrativ und herstellerneutral einbringen. Exzellentes technologisches Know-how und eine breite Lösungs- und Integrationskompetenz bilden die Basis. Das Angebotsportfolio umfasst dementsprechend Dienstleistungen, die den Kunden über den gesamten Lifecycle eines IT-Projektes begleiten und bietet so umfassende Betreuung aus einer Hand: IT Strategie und Technologieberatung, Konzeption, Entwicklung und Engineering, System- und Projektmanagement, Infrastruktur und Applikationsbetrieb sowie Schulung und Know-how Transfer. Trivadis unterstützt ihre Kunden im effizienten Management von Daten und deren effektiver Nutzung in Entscheidungsprozessen. Dabei hat Trivadis die Spezialisten in den Kerntechnologien Oracle, Microsoft, IBM und Open Source. Trivadis vereint konzeptionelle und methodologische Kompetenz mit langjährigem technologischem Know-how. Trivadis versteht sich als Brückenbauer, als Dolmetscher zwischen Technologie und Geschäftsprozessen. Die Angebotsschwerpunkte basieren auf IT-Themen, die Unternehmen heute bewegen wie: Über Trivadis Trivadis ist an 12 Standorten in der Schweiz, in Deutschland und Österreich tätig. Trivadis hat als Enterprise Document Presentment, Identity & Access Management, Master Data Management, Multisourcing sowie Service Oriented Architecture Anbieter von IT-Lösungen und -Services inzwischen eine Kundenbasis von über 500 Unternehmen. Mit rund 460 Mitarbeitern erwirtschaftete das Unternehmen 2006 einen konsolidierten Konzernumsatz von CHF 86 Mio. (EUR 55 Mio.). Neben Application Development und Application Performance Management fokussiert Trivadis die Themen Business Communication, Business Intelligence und Security sowie die Bereiche Managed Services und Training. Hier kann Trivadis ihre Kernkompetenzen /1

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