Best Practice für Schulbüroleiterinnen und Sekretärinnen in Schulen und anderen Bildungseinrichtungen

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1 Best Practice für Schulbüroleiterinnen und Sekretärinnen in Schulen und anderen Bildungseinrichtungen 0

2 Gestalten Sie sich die Verwaltung Ihrer Schule oder Bildungs-einrichtung ganz individuell Im Sekretariat schlägt das Herz der Schule. Als Schulsekretärin sind Sie stets Ansprechpartner für Schüler, Eltern, das Lehrkollegium und die Schulleitung und meistern alle täglichen Verwaltungsaufgaben. Gleichzeitig dürfen Sie nie den Überblick über alle wesentlichen Schulaktivitäten verlieren. Wie wäre es da eine Schulverwaltungssoftware zu nutzen, die alle Abläufe in der Schule abdeckt, die paralleles Arbeiten erlaubt und zugleich intuitiv und leicht zu bedienen ist? All4Teachers deckt genau diese Anforderungen ab und gibt Ihnen dennoch genügend Freiräume, um Ihre individuellen Prozesse zu integrieren. Ihre Vorteile: Doppelte Datenpflege, intransparente Kommunikation und langwierige Verwaltungsarbeiten gehören der Vergangenheit an. All4Teachers kann von allen Beteiligten in einer Schule genutzt werden. Ab sofort sind sie nicht mehr für alle Belange die zentrale Anlaufstelle. Fehlzeiten und Zimmerreservierungen können beispielsweise auch direkt von den betroffenen Lehrern erfasst und eingesehen werden. Ebenso sind alle relevanten Dokumente und Unterlagen allen berechtigten Anwendern zugänglich. Alle wichtigen Reports und Formulare können Sie selbst erstellen und drucken und sind nicht auf die Unterstützung der IT oder Systemadministratoren angewiesen. Von nun an können Sie sich auf Ihre zentralen Tätigkeiten konzentrieren. Gleichzeitig verlieren Sie nie den Überblick über alle Daten und Prozesse Ihrer Schule und bleiben stets auskunftsbereit. 1

3 All4Teachers genau das Richtige für Sie? Sie sind Anlauf- und Schaltstelle für alle und alles. Sie haben zu viele lose Zettel, Ordner und Orte, an denen Informationen stehen, die Sie zusammenführen sollen natürlich im Handumdrehen. Sie erlauben sich kein Fehlen, auch bei Krankheit oder wichtigen Terminen, denn ohne Sie läuft das Sekretariat nicht fehlerfrei. Sie wünschen sich Auskünfte sofort zu geben, auch wenn das Klassenbuch oder andere wichtige Unterlagen physisch nicht vorliegen. Wie viel Material und welche Geräte befinden sich an welchem Ort Inventar und Inventur sind stets eine Herausforderung. 2

4 Stundenplanprogramm: Stundenpläne effizient erstellen und verwalten All-in-One Schulverwaltungssoftware All4Teachers. Das bedeutet intelligente, benutzerorientierte Funktionen bis ins kleinste. Notenmanager: Noten und Bewertungen in einer Datenbank eingeben und steuern Zeugnis- Designer: Individuelle Arbeitsabläufe abbilden Stundenplanprogramm Fehlzeitenmanagement: Fehlzeiten und Verspätungen zentral pflegen und überwachen Workflow- Designer Notenmanager Schüler- Lehrermanagement: Personal- und Vertragsdaten übersichtlich verwalten Dokumentenmanagement Zeugnis- Designer Beurteilungsmanagement: das Multitalent zur ganzheitlichen Schülerbeurteilung Dokumentenmanagement: Dokumente und Materialien zentral abgelegen und verwalten Schüler- Lehrermanagement Beurteilungsmanagement Fehlzeitenmanagement Workflow-Designer: Individuelle Arbeitsabläufe abbilden 3

5 All4Teachers Verwaltungssoftware für Schulen und Bildungseinrichtungen Gestalten Sie sich Ihr individuelles Verwaltungs-System mit 360-Grad- Blick! Wie erhalte ich mit dem neuen System stets den Überblick? Wie kann ich selbst in kurzer Zeit Übersichten und Auswertungen erstellen und damit langwierige Datenzusammenstellungen vermeiden? Bisher gab es keine zufriedenstellende Antwort und eine Lösung, welche die individuellen Prozesse mit einer einzigen Software abbilden kann. Aber nun bietet All4Teachers durch den modularen Aufbau, den ausgeklügelten und miteinander integrierten Funktionen eine Lösung. Das ermöglicht eine effizientere Arbeit als Sekretärin und verschafft Ihnen zu jeder Zeit einen 360-Grad-Rundumblick über Ihre Bildungseinrichtung oder Schule. 4

6 Datensicherheit, Rechtevergabe und Administration Schulleitung oder Administratoren können für ihre Schule individuelle Rollen- und Berechtigungsprofile erstellen. Alle Anwender (Sekretärin, Schüler, Lehrer, Partner) werden der jeweiligen Rolle automatisiert zugeordnet. Zudem wird die Lösung in regelmäßigen Abständen auf die Gegebenheiten des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) geprüft. All4Teachers wird zunächst mit den folgenden Rollen ausgeliefert: Administrator Schulleitung Sekretariat Lehrer Schüler Eltern Partner Sie können neue Schüler und Lehrer sowie Eltern den jeweiligen Rollen leicht zuordnen. Ihre Daten sind ausschließlich über eine SSL verschlüsselte (Secure Sockets Layer) Datenverbindung erreichbar. Ein Auslesen oder die Manipulation der übertragenen Daten ist damit nicht möglich. Zu Ihrer Sicherheit arbeiten wir ausschließlich mit einem in Deutschland ansässigen und ISO zertifizierten Rechenzentrum zusammen. 5

7 Stundenplanprogramm: Digitale Aushänge, Stundenpläne und Schwarzes Brett für Schule und Bildungseinrichtungen Das Stundenplanprogramm entlastet Sie bei der Steuerung und Verwaltung von Fehlstunden, Ersatzlehrern sowie bei der Planung von Zusatzaktivitäten. Zu jeder Zeit können Sie sich einen Überblick über die Unterrichtsaktivitäten verschaffen und mit wenigen Klicks sehen, in welchem Raum sich welche Lehrkraft oder welcher Schüler gerade befindet. Durch die Inventar- und Raumverwaltung im Stundenplanprogramm haben Sie jederzeit einen Überblick über Raumverfügbarkeiten und deren auslastungen. Ebenso können sie mit diesem Programm zentral das Inventar Ihrer Schule bzw. Bildungseinrichtung erfassen und überwachen. Stundenplanprogramm genau das Richtige für Sie? Sie müssen Stundenplanänderungen an viele Beteiligte in kürzester Zeit kommunizieren? Sie möchten in einem Stundenplan auch kursübergreifende Aktivitäten abbilden? Sie müssen stets den Überblick über die Raumauslastung Ihrer Schule haben? Sie möchten das Schulinventar effizient verwalten? Ein Software-Programm also, das für Ihre individuellen Bedürfnisse als Sekretariat entwickelt wurde. 6

8 Dokumentenmanagement: Formulare, Dokumente, Materialien zentral ablegen, verwalten und darauf zugreifen Die zentrale Ablage aller wichtigen Formulare und Unterrichtsmaterialien bedeutet für Sie als Sekretariat eine immense Zeitersparnis. Das Lehrerkollegium hat nun direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Bei Dokumentenänderungen stellt der Verantwortliche das aktualisierte Dokument in das System. Die Verantwortung können Sie damit den Kollegen geben, die auch tatsächlich fachlich für die jeweiligen Themen zuständig sind. Änderungen an Dokumenten werden mit einer entsprechenden neuen Version (Zeitstempel und Benutzererkennung) abgelegt. Damit haben Sie den Vorteil auch auf ältere Versionen zugreifen zu können. Dokumentänderungen können durch Protokollierung jederzeit nachvollzogen werden. Mit Hilfe der Archivierungsfunktion können wichtige Dokumente von den unwichtigen unterschieden werden. Über das Mailing- und Ticketsystem können sich Kollegen ohne zusätzlichen Zwischenschritt im Sekretariat austauschen und Aufgaben zuweisen. Durch das ausgefeilte Berechtigungskonzept ist gleichzeitig sichergestellt, dass Anwender nur Zugriff auf die Dokumente erhalten, für die sie berechtigt sind. Dokumentenmanagement genau das Richtige für Sie? Sie müssen einen großen Stapel an unterschiedlichen Formularen und Dokumenten verwalten und stets im Kollegium verteilen? Sie möchten einen zentralen Überblick über die jeweils aktuellsten Dateien? Sie möchten den Kollegen die Verantwortung für die Dokumente übergeben, die auch fachlich dafür zuständig sind? 7

9 Schüler- / Lehrermanagement: Stammdaten verwalten, Berechtigungen vergeben und Auswertungen erstellen Mit dem Schüler-Lehrermanagement können Sie alle relevanten Informationen zu Schülern und Lehrern zentral auf einer einzigen Plattform verwalten und behalten stets den Gesamtüberblick. Alle Vertrags- und Personaldaten sind auch außerhalb der Schule verfügbar. Wenn gewünscht, können auch Sie hier neue Nutzerzugänge für die gesamte All4Teachers Software anlegen. Selbstverständlich werden stets datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt. Die integrierte Stundenabrechnung leistet Ihnen als Sekretariat eine wichtige Unterstützung, denn Sie erhalten damit einen Überblick über die geplanten und tatsächlich erbrachten Stunden aller Lehrkräfte. Schüler- / Lehrermanagement genau das Richtige für Sie? Sie möchten stets den Gesamtüberblick über die Schüler und die Kollegen Ihrer Schule behalten? Sie müssen statistische Anforderungen übergeordneter Stellen erfüllen und möchten dabei nicht Daten doppelt pflegen? Sie möchten mit wenig Aufwand stets einen Überblick über die geleisteten und geplanten Stunden des Lehrerkollegiums erhalten und diese für Gehaltsabrechnungen nutzen? Sie benötigen zu den wichtigsten Kennzahlen Auswertungen und moderne Grafiken, die Ihnen bei der Präsentation Ihrer Aufgaben helfen? 8

10 Fehlzeitenmanagement: Fehlzeiten und Verspätungen erfassen und überwachen Mit dem Fehlzeitenmanagement können verantwortliche Lehrer die Fehlzeiten und Verspätungen ihrer Schüler selbständig erfassen und überwachen. Mit diesem Programm werden sie also erneut entlastet, da die Lehrkräfte aktiv in die Erfassung und Überwachung der Abwesenheiten eingebunden werden. Jederzeit erhalten Sie einen aktuellen Überblick über Fehlzeiten an Ihrer Schule - geordnet nach Tag, Klasse, Kurs und Schüler. Fehlzeitenmanagement genau das Richtige für Sie? Sie verschwenden momentan viel Zeit für die Pflege und Aktualisierung von Fehlzeitenaushängen? Sie möchten die eigentliche Verantwortung direkt an die betroffenen Lehrer übertragen? Sie möchten jederzeit einen Gesamtüberblick über alle Fehlzeiten in Ihrer Schule haben? Ein Software-Programm also, das genau Ihre Wünsche erfüllt uns zu Ihnen passt. 9

11 Zufriedene Anwender mit dem Rundum-Service - Paket: automatische Wartung und individueller Support Abläufe in der Schule werden von Tag zu Tag dynamischer. Eine große Chance für Sie, wenn es gelingt, sich dieser Dynamik anzupassen. Mit dem Wartungs-Service und der Hotline Hilfe sind Sie optimal vorbereitet! Wir sind damit auch nach dem Kauf Ihrer Software für Sie da. Und sorgen dafür, dass Ihre Investition jederzeit das Beste leistet. So können Sie sich auf die pädagogische Arbeit konzentrieren. Hilfe und Support Für Anwender (Telefon Support, Support, Remote Access, Webinare, Anwenderschulung vor Ort) Für Entscheider (Praxistipps und Unterstützung bei der Schwachstellenanalyse, Erstellen individueller Reports, Erarbeiten von Vorlagen, Mustertexten und Workflow Definitionen) Für Administratoren (Einrichten von Zugriffen und Berechtigungen, Telefon Support, Support, Verwalten von Vorlagen und Mustertexten) 10

12 Ihre Vorteile Entscheidet sich die Schulleitung für den Einsatz der Weblösung, dann profitieren Sie von einer sehr kurzen Einrichtungszeit. Die meisten Schulen können bereits nach wenigen Stunden mit der Lösung arbeiten. Die Daten sind alle elektronisch vorhanden und an einem zentralen Ort gespeichert. Damit haben Sie weniger Zettel, Ordner und Leerlaufzeit, da zeitraubendes Abstimmen entfällt. Ob Stundenplan, Notenübersicht oder Abwesenheiten der Schüler Sie behalten stets den Überblick. Alle Beteiligten - Lehrer, die Schulleitung, das Sekretariat, Schüler und Eltern - haben den gleichen Bearbeitungsstand, denn All4Teachers ist jederzeit verfügbar und nutzt eine integrierte Datenbank. Daten können in Echtzeit gelesen und bearbeitet werden. Jeder Kollege kann die intuitive Oberfläche bedienen, für wichtige Mitteilungen wie Stundenplanänderungen oder häufige Fehltage dient die automatische Benachrichtigung. Auswertungen, Übersichten und Stundenabrechnungen können Sie intuitiv und automatisiert per Knopfdruck erstellen. Moderne Grafiken visualisieren den Soll / Ist Stand. All4Teachers unterstützt Sie außerdem bei der Umsetzung Ihres papierlosen Sekretariats und gibt jedem Beteiligten mehr Eigenverantwortung. Das alles motiviert, senkt Kosten und bezieht alle gleichermaßen in die erfolgreiche Schularbeit ein. 11

13 Anbieter: C &C Media GmbH Büttnerweg Leipzig Deutschland Telefon: info@all4teachers.de Umsatzsteuer-ID-Nr. DE Sitz Leipzig, HR Leipzig, HRB Geschäftsführerin: Coletta Riediger Foto: Yuri Arcurs, Robert Kneschke, Kurhan, Halfpoint - Fotolia.com 12