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1 5 Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites Beschreibung von fünf Möglichkeiten zur Erhöhung der Nutzbarkeit von SharePoint Intranet Seiten von Claudia Irle Kurzfassung Die Arbeit berichtet über die Ergebnisse einer Umfrage zu Thema SharePoint Usability, die bei Mitarbeitern der Hamburger Behörden im Sommer 2009 durchgeführt wurde. Hier sollte erforscht werden, wie die Mitarbeiter seit Anfang 2007 mit der Microsoft SharePoint 2007 Technologie arbeiten bzw. wie SharePoint im Tagesgeschäft akzeptiert wird und ob dessen Funktionen sinnvoll eingesetzt werden. Diese Fragestellungen wurden mit einer Umfrage, die ebenfalls über eine SharePoint-Seite realisiert wurde, erforscht. Anschließend wird in dieser Arbeit gezielt auf die Defizite im Umgang mit SharePoint, die sich aus der Umfrage ergaben, eingegangen. Aus den Ergebnissen konnten neue Erkenntnisse darüber gezogen werden, wie andere Methoden im Umgang mit SharePoint präsentiert werden können. Diese werden anschließend in fünf Punkten als Lösungsvorschläge für eine Verbesserung der SharePoint- Usability vorgestellt. Deskriptoren Dokumentenmanagementsysteme Teamwork SharePoint Usability Intranet Informationsmanagement Abstract The paper reports on the results of a poll topic about SharePoint usability. The survey was carried out among employees of the Hamburg authorities in the summer of The intention was to investigate how employees are using SharePoint 2007 technology since the beginning of 2007 and how it has been accepted in daily routine and if its functionality is used in a reasonable way. This investigation was realized by means of a survey which itself was created using SharePoint. This paper discusses in particular the deficiencies that have been revealed by the survey. New Insights how to develop new methods working with SharePoint have been deducted from the results. This will be discussed and presented in five points as a proposal to enhance SharePoint usability. Keywords document management system Teamwork SharePoint Usability Intranet information management In der heutigen modernen Geschäftswelt ist es normal geworden, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Behörde an unterschiedlichen Standorten verteilt sind. Daher ist es notwendig, dass die Mitarbeiter eines Teams in engem Kontakt zueinander stehen können. Die Effizienz dieser Zusammenarbeit wird immer wichtiger. Die Erfüllung solcher Anforderungen kann heute mit Microsoft SharePoint 2007 realisiert werden. SharePoint bindet die Techniken für Zusammenarbeit und Kommunikation in eine webbasierte Umgebung (Browser) ein. Außerdem integriert sich die Technik nahtlos in Desktop-Anwendungen wie z. B. Microsoft Office. Viele Prozesse in der Verwaltung sind immer noch stark papier- und dokumentengetrieben und werden manuell abgearbeitet. Aus dieser Vorgehensweise resultieren Intransparenz, Medienbrüche und letztendlich Ineffizienz. Daher 23

2 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites wird immer mehr dazu übergegangen, diese Prozesse elektronisch abzubilden. Ein gutes Beispiel für solch einen Prozess ist der Umlauf von Dokumenten. Diese werden in eine Mappe gesteckt und dann bei den betreffenden Bearbeitern durchgereicht. Der Einsatz von Microsoft SharePoint ermöglicht es, die Prozesse des Verwaltungsbereichs technisch abzubilden. In diesem Artikel soll auf die Möglichkeiten eingegangen werden, wie mit Microsoft SharePoint die Usability auf Intranetseiten mit Hilfe der Anwender noch weiter verbessert werden kann. Was ist SharePoint? Microsoft Office SharePoint Server, kurz SharePoint oder MOSS, ist eine Software Technologie aus dem Hause Microsoft, deren Fokus auf der Unterstützung von Zusammenarbeit liegt. Dies bedeutet insbesondere Zusammenarbeit an Dokumenten, Erweiterung der Terminplanung und Wissensmanagement. Der Einsatz dieser Technologie dient als Grundlage für eine über das Intranet erreichbare Plattform zur Kommunikation mit anderen Arbeitsgruppen. Weiterhin ist SharePoint 2007 als ein Bestandteil des Microsoft Office 2007 Pakets anzusehen. Es besteht eine enge Integration in Word, Excel, PowerPoint und Outlook. So können Dokumente zum Beispiel direkt aus Word heraus in einen SharePoint Arbeitsbereich gespeichert werden. SharePoint stellt somit eine Infrastruktur bereit, die es ermöglicht, auf einfache Art und Weise auf Dokumente und Informationen zuzugreifen. Verwendet wird SharePoint da die Software auf Web-Technologie basiert über den InternetBrowser. Der Einsatz des Browsers bedeutet für den Anwender eine komfortable Nutzung ohne eine aufwendige Clientinstallation. Somit kann auf die SharePoint- Plattform von jedem Bildschirmarbeitsplatz innerhalb eines Firmennetzwerkes zugegriffen werden. 1 Neben den Portaleinstiegsseiten, die zentrale Informationen und Dokumente beinhalten können, gibt es zwei unterschiedliche Bereiche, für die Seitenvorlagen zur Verfügung gestellt werden: Zusammenarbeit und Terminorganisation. Im Bereich Zusammenarbeit steht das gemeinschaftliche Erarbeiten von Themen im Vordergrund. Dazu werden Dokumentenbibliotheken und Diskussionsforen zur Verfügung gestellt. Die Terminplanung erweitert die Outlook-Terminplanung. An einen Termin kann eine Besprechungsseite der sogenannte Besprechungsarbeitsbereich geknüpft werden. In diesem Bereich können zum Beispiel relevante Dokumente veröffentlicht werden, Tagesordnungspunkte geplant oder Aufgaben vergeben werden. 1 Die dazu nötige technische Umgebung sieht wie folgt aus: Server: Windows Server 2003 SP1,.Net Framework 3.0, Microsoft SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007, Anbindung an ein Active Directory über Microsoft Exchange Client: Windows Server 2003, Windows XP oder Vista, Microsoft Office Paket 2003 oder 2007, Internet Explorer ab Vers. 6.0 (besser 7.0) HAW Hamburg Department Information,

3 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page Der große Vorteil der SharePoint-Technologie ist ihre Dynamik und Flexibilität. Berechtigte Nutzer können nicht nur Inhalte einstellen und pflegen, sondern auch neue Bereiche anlegen. Dadurch ist es möglich, zu aktuellen Fragestellungen spontan einen neuen SharePoint-Arbeitsbereich anzulegen. Diese Arbeitsbereiche verfügen über eine eigene Rechteverwaltung, so dass die Inhalte vor unbefugtem Zugriff gesichert sind. In diesen Bereichen können auch Besprechungen mit allen dazugehörenden Informationen verwaltet werden oder Dokumente gemeinsam erarbeitet werden. Das Dokumentenmanagement erfolgt bei SharePoint mit Hilfe von Metadaten, die zusätzlich zum Dateinamen vergeben werden, wenn ein Dokument in einen Bereich eingestellt wird. Diese Dokumentenbereiche werden Bibliotheken genannt. Die Ausgangssituation Die SharePoint 2007-Technologie steht seit Anfang 2007 den Behörden der Stadt Hamburg zur Verfügung. Die einzelnen Abteilungen haben jeweils ein eigenes Portal, in dem sie Dokumente, Kontakte und Termine hochladen und als Zusammenarbeitsplattform verwenden können. Davon wird auch von den Mitarbeitern rege Gebrauch gemacht. Da SharePoint sehr komplex ist, werden seit der Einführung regelmäßig Schulungen für die Anwender angeboten. Die Abteilungen bekommen auf Antrag bei der zuständigen IT-Abteilung ein SharePoint-Portal eingerichtet und dann zugewiesen. Dieses Portal wird dann mit Kennung und Passwort an einen Mitarbeiter der Behörde übergeben, der dann als zuständiger Administrator die zukünftige Betreuung des Portals übernimmt. Damit ist die Übergabe abgeschlossen. Der neue Administrator richtet die einzelnen Mitarbeiter der Behörde auf dem neuen SharePoint-Portal ein und verwaltet deren Rechte. Die neuen Mitglieder sind ab der Übergabe mit ihrem Portal auf sich selbst gestellt. Als hilfreich erweist sich die große Microsoft-Office-Erfahrung, die die Anwender haben, da in der Behördenlandschaft der Stadt Hamburg das Office-Paket von Microsoft seit vielen Jahren zur Standardausrüstung eines Bildschirm-Arbeitsplatzes gehört. Vor dieser Untersuchung bestand eine große Unsicherheit darin, wie es den Anwendern mit der neuen Zusammenarbeitsplattform seit 2007 geht, ob und wie die neue Technologie akzeptiert wird, ob die Mitarbeiter Defizite haben, oder ob sonst etwas verbesserungswürdig sein könnte. Dies sollte mit einer Umfrage bei den Mitarbeitern der Stadt Hamburg erforscht werden. Methodisches Vorgehen Die Umfrage Um herauszufinden, was die Anwender der Stadt Hamburg im Tagesgeschäft mit der Arbeit auf einem SharePoint-Portal bis jetzt umgesetzt bzw. noch nicht verwendet haben, wurde eine Umfrage in einem eigenen Arbeitsbereich 25

4 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites erstellt. Dieser Arbeitsbereich war nur für eine bestimmte Anwendergruppe der Stadt freigeschaltet. Für die Art der gewünschten Informationsermittlung wurde die Umfragefunktion in SharePoint ausgewählt, weil diese über das SharePoint-Portal einen einfachen Weg zur Verfügung stellt, um die gewünschte Anwendergruppe zu erreichen. Dazu wurden die Mitarbeiter für die Umfrage auf dem SharePoint- Portal explizit berechtigt (vgl. Bild 1). Bild 1 Startseite der Umfrage auf einem SharePoint- Portal Die Umfrage war mit unterschiedlichen Fragetypen ausgestattet. Folgende Typen wurden verwendet: offene Fragen, geschlossene Fragen, Auswahlfragen (Multiple-Choice), Bewertungsskalen (Likert-Skala). Außerdem wurde bei geschlossenen Fragen einige Male eine Verzweigungslogik angewandt, d. h. wenn z. B. gefragt wurde, ob der Teilnehmer bereits eine Schulung erhalten hat und dieser dann JA ausgewählt hatte, wurde er zu einer Nachfrage in Form einer Likert-Skala weitergeleitet, die wissen wollte, wie er die Schulung bewertet. Antwortete er stattdessen mit NEIN, bekam er die Frage nach der Schulung nicht zu sehen und wurde zur nächsten Frage weitergeleitet. Die Umfrage zielte vornehmlich auf die Usability der SharePoint-Portale ab. Die Teilnehmer wurden unter anderem dazu befragt, wie sie in ihrer täglichen Arbeit mit ihren SharePoint-Portalen zufrieden sind, was sie an Funktionen vermissen bzw. was verbesserungswürdig ist. HAW Hamburg Department Information,

5 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page Bevor die Umfrage freigeschaltet und die ausgewählten Teilnehmer benachrichtigt wurden, fand ein sogenannter Pretest statt. Die Umfrage wurde dazu in einem kleinen Rahmen innerhalb einer Abteilung durchgeführt. Die Pretest- Teilnehmer wurden per -Einladung gebeten, die Fragen zu testen und anschließend Feedback zu geben. Bei der Verzweigungslogik gab es am Anfang noch kleine Fehler und bei den Textformulierungen zum Teil Missverständnisse. Diese wurden auf ihre Eindeutigkeit und Schreibweise überprüft. Nachdem die Feedbacks abgearbeitet waren, wurde der gewünschte Teilnehmerkreis innerhalb Stadt Hamburg für die Umfrage in SharePoint berechtigt. Per -Verteiler wurden die Zielgruppe über die Umfrage informiert und eingeladen. Um auf die Startseite der Umfrage zu gelangen, musste in der auf einen entsprechenden Link geklickt werden. Dieser führte direkt zu der Startseite der SharePoint-Umfrage, die im Intranet der Stadt Hamburg gehostet war. Sämtliche Antworten der Umfrage wurden zuerst im SharePoint-Portal gesammelt und nach Beendigung der Umfrage ausgewertet. SharePoint bietet an dieser Stelle eine grafische Zusammenfassung sämtlicher Ergebnisse an, aber zur besseren Analyse wurden die Ergebnisse nach Excel exportiert. Bild 2 Ausschnitt aus der grafischen Auswertung von geschlossenen Fragen Auswertung der Umfrage Zur Auswertung der Umfrage gab es zwei Möglichkeiten: einmal die grafische Zusammenfassung sämtlicher Antworten mit der Reportingfunktion in Share- Point und als zweites die Möglichkeit des Exports aller Ergebnisse nach Microsoft Excel in eine Tabelle. Für diese Arbeit wurde beides angewandt. Die grafische Auswertung zeigt mit einem Blick bei den geschlossenen Fragen sehr deutlich, wie der Trend bei den Antworten ist, gerade was die Likert-Skalen betrifft (vgl. Bild 2). Nachdem die grafische Auswertung durchgeführt und gesichert war, erfolgte der Export der Ergebnisse nach Excel in eine Tabelle. Hier wurde bei allen Antworten, die auf den Likert-Skalen basierten, das arithmetische Mittel als weiteres Ergebnisfeld hinzugefügt. 27

6 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites Analyse der Ergebnisse Die Ergebnisse der Umfrage zeigten, dass die Teilnehmer schon überwiegend viel mit den SharePoint-Funktionen experimentiert hatten und bei den offenen Fragen konstruktive Wünsche zur Verbesserung des Portals definierten. Deutlich hoben sich dort Begriffe ab wie Zentralität, Zusammenarbeit, Vermeidung von Redundanzen und ein besseres Auffinden von Daten. 80 % der Teilnehmer hatten bereits eine SharePoint-Schulung (vgl. Tab. 1) und von diesen Teilnehmern wünschten sich 69 % noch eine weitere. An dieser Stelle kann schon die Aussage getroffen werden, dass die SharePoint Technologie vom Großteil der Anwender der Stadt Hamburg gut angenommen wird. Jedoch verwenden viele Anwender meist aus Unkenntnis noch zu lange digitale Wege, gerade bei den SharePoint-Funktionen, die das tägliche Arbeiten betreffen und eigentlich erleichtern sollten. Nachfolgend werden fünf Funktionsbereiche aufgezeigt, die bei vielen Anwendern laut der Umfrage entweder wenig, nicht richtig, oder noch gar nicht verwendet werden: 1. Funktionen von Outlook nach SharePoint 2. Funktionen von Word/Excel nach SharePoint 3. Individuelle Workflows 4. Vergabe von Metadaten für Dokumente 5. Lebenszyklen für erstellte Arbeitsbereiche und Besprechungsarbeitsbereiche Die Anwendung und Beherrschung dieser fünf Funktionen würde den Anwendern im täglichen Arbeitsablauf sehr helfen und die Usability eines SharePoint-Portals deutlich verbessern. Die Auswertungen der Umfrageergebnisse sind in den folgenden fünf Lösungsvorschlägen enthalten. Nutzung von Besprechungsbereichen 55 % Anteil Dokumente auf dem Portal 83 % Einrichtung von Besprechungsarbeitsbereichen von Outlook aus 56 % Anwendung von Lebenszyklen für Arbeitsbereiche 17 % Einsatz von Workflows 76 % Wunsch nach individuellen Workflows 74 % Nutzung von zentralem Kontaktemanagement 17 % Nutzung einer zentralen Aufgabenleiste 65 % Tab. 1 Einzelne Ergebnisse aus der Mitarbeiterumfrage zur SharePoint- Nutzung Dokument einstellen über Word 34 % Anteil der Anwender, die eine Schulung hatten 80 % Verwendung der RSS-Funktion 25 % HAW Hamburg Department Information,

7 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page Lösungsvorschläge Vorschlag 1: Funktionen von Outlook nach SharePoint Wenn eine Besprechung in einer Firma stattfindet, wird dafür zuerst ein Termin vereinbart. Dann sind bestimmte Dokumente für die Besprechung erforderlich und Tagespunkte müssen festgelegt werden. Auch kommt es vor, dass bestimmte Teilnehmer noch einige Aufgaben als Vorbereitung auf die Besprechung erledigen müssen. Diese Anforderungen können mit dem Feature Besprechungsarbeitsbereich von SharePoint umgesetzt werden. Das Mail- und Terminprogramm Microsoft Outlook wird von allen Mitarbeitern der Stadt Hamburg intensiv genutzt. Man kann davon ausgehen, dass auf jedem Client während eines Arbeitstages Outlook geöffnet ist bzw. im Hintergrund seinen Dienst tut. Daher ist der Klassiker für eine gute Usability die Einrichtung eines Besprechungsarbeitsbereiches oder eines Arbeitsbereiches auf dem SharePoint-Portal von Outlook aus (vgl. Bild 3). Der Arbeitsbereich, in dem in der Regel Dokumente abgelegt werden, kann auch von Word oder Excel aus eingerichtet werden. Der Besprechungsarbeitsbereich allerdings ist dabei an die Terminfunktionen von Outlook gebunden. Bild 3 Erstellung eines Besprechungsarbeitsbereiches von Outlook aus Laut der Umfrage haben 55 % der Teilnehmer angegeben, dass sie mit dem Besprechungsarbeitsbereich arbeiten bzw. arbeiten werden. Von diesen Teilnehmern haben wiederum 56 % angegeben, dass sie den Besprechungsarbeitsbereich von Outlook aus einrichten und 44 % von der SharePoint-Seite aus. Diese 44 % müssen also immer das jeweilige SharePoint-Portal aufrufen, um eine Terminübersicht zu erhalten. Erschwerend kommt hinzu, dass bei der Einrichtung eines Besprechungsarbeitsbereiches direkt auf dem SharePoint die 29

8 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites Bild 4 Eingebundene Aufgaben-, Kontakte- und Terminlisten in Outlook 2007 Terminbindung mit Outlook nicht vorhanden ist. Es besteht hier lediglich die Möglichkeit, nachträglich den SharePoint-Kalender mit Outlook zu verbinden, dieser würde dann aber als zusätzlicher Kalender in Outlook angezeigt werden. Und für jeden SharePoint einen eignen Kalender in Outlook einbinden, ist nicht ratsam und weit entfernt von einer guten Usability. Auch das Einrichten der Besprechungsteilnehmer muss im Nachhinein vorgenommen werden. Die Teilnehmer werden nicht automatisch informiert und bekommen auch keine Aktualisierung ihres Outlook-Kalenders, da von vorne herein die Verbindung nicht vorhanden war. Der Besprechungsorganisator muss daher alle Teilnehmer manuell per Mail von der Besprechung informieren. Der Vorteil bei der Einrichtung von Outlook aus ist, dass hier alles zentral gespeichert wird und automatisch alle Besprechungsteilnehmer per Mail informiert werden. Es besteht ja die Möglichkeit, dass der Organisator einer Besprechung bereits mehrere Besprechungsarbeitsbereiche einrichtet hat. Diese können sich wiederum auf verschiedenen SharePoint-Portalen befinden. Um hier die Übersicht zu behalten, braucht der Organisator jetzt nur seinen Outlook Kalender zu öffnen und hat dort automatisch alle Termine und die URL zu dem Besprechungsarbeitsbereichen eingetragen. Die Teilnehmer der Besprechung kann der Organisator ebenfalls bei Erstellung des Besprechungsarbeitsbereiches gleich mit einplanen. Diese bekommen dann automatisch per Mail eine Einladung, die sich automatisch in deren Outlook-Kalender als Termin einträgt. Das Programm Microsoft Outlook erlaubt durch Einbindung auch den Zugriff auf Kontakte, Kalender und Aufgabenleisten auf einer SharePoint Website (vgl. Bild 4). Das interessante daran ist hier, dass diese drei wichtigen Funktionen direkt auch von Outlook aus auf dem SharePoint-Portal angelegt werden können. Die neuen Einträge werden dann sofort automatisch mit den Kalendern, Kontakten oder Aufgabenlisten des SharePoint- Portals synchronisiert. Fügen nun andere Teammitglieder neue Einträge hinzu, erhält man diese sofort in Outlook durch eine automatische sofortige Synchronisation angezeigt. Auf diese Art wird es den Teams ermöglicht, zentrale Listen zu führen. So kann eine zentrale Kontaktliste erstellt werden, auf die alle Mitglieder des Teams Zugriff haben. Auf diese Art hat jeder Anwender mit Outlook alles unter einem Dach und kann so ein zentrales Aufgaben-, Kalender- und Terminmanagement steuern. Die eingebundenen Listen aus Bild 4 stammen alle aus demselben SharePoint-Portal, es ist jedoch möglich, auch aus anderen Portalen weitere Listen in Outlook einzubinden. HAW Hamburg Department Information,

9 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page Vorschlag 2: Word und Excel Funktionen in Richtung SharePoint Wie bereits erwähnt, ist SharePoint 2007 eng mit Office 2007 verheiratet. Beides sind Software-Produkte aus der Microsoft Welt. Es gibt einige Wege, ein in Word oder Excel erzeugtes Dokument auf ein SharePoint Portal in eine sogenannte Dokumentenbibliothek hochzuladen. In der Umfrage haben 83 % der Teilnehmer angegeben, dass sie meistens Dokumente, die in Word oder Excel erstellt wurden, auf ihr SharePoint-Portal ablegen. Bei der Frage, auf welche Art sie diese Dokumente hochladen, wurde deutlich, dass immer noch sehr viele Anwender den umständlichsten Weg dafür wählen. Hier haben 45 % der Teilnehmer angegeben, dass sie das neu erzeugte Dokument zuerst lokal auf Ihrem Client speichern, dann den Browser starten, um dann die SharePoint-Seite aufzurufen. Jetzt laden sie das Dokument über die aufgerufene SharePoint-Site mit der Funktion»Dokument hochladen«in die entsprechende Bibliothek bzw. Arbeitsbereich. Ein umständlicher Weg, der unnötig Zeit kostet. Hier wäre der weitaus bessere Weg, die Anwender starten ihr Word oder Excel Programm und rufen von dort über eine Schnittstelle von dem Server, auf dem der SharePoint gehostet wird, die Dokumente vom SharePoint-Portal zum Lesen bzw. Bearbeiten ab. Hat der Anwender das Dokument in Word erstellt, kann er jetzt unter der Verwendung des Menüpunkts Speichern unter auswählen, wohin das Dokument gespeichert werden soll. Word 2007 bietet dazu auch zusätzlich den Dokumentverwaltungsserver an. Wählt man diesen aus, wird nun das Dateisystem oder das Netzwerk zum Ablegen angeboten. Hat man von seinem Client aus noch nicht mit dem betreffenden Share- Point-Portal zusammengearbeitet und möchte das Dokument in eine bereits vorhandene SharePoint-Bibliothek speichern, muss jetzt an dieser Stelle einmalig die URL des Portals unter Dateiname angegeben werden. 2 Die URL zu seinem SharePoint-Portal muss bzw. sollte jeder Anwender kennen. Nach der Eingabe dieser URL erscheinen in der Speichern unter Dialogbox jetzt alle Arbeitsbereiche und Bibliotheken, die in dem SharePoint-Portal enthalten sind. Jetzt kann der Anwender durch Anklicken an den richtigen Speicherplatz navigieren. Nachdem der Client sich zu dem angegebenen SharePoint-Portal verbunden hat und dieses als Webspace jetzt unter Netzwerkumgebung automatisch eingebunden hat, kann beim nächsten Dokument einfach die entsprechende Bibliothek auf dem Portal beim erneuten Veröffentlichen ausgewählt werden. Der Vorteil dieser Methode ist der Zugriff auf die gesamte Funktionsvielfalt von Word oder Excel, das Dokument wird von da aufgerufen, wo es zur Bearbeitung sowieso hin muss. Der Anwender kann so auf den Einsatz des Browsers verzichten, er sieht bereits durch Word alle Arbeitsbereiche, 2 So wie auch eine URL im Browser angegeben werden muss, wenn man eine bestimmte Webseite in Internet aufrufen möchte, z.b. www n-tv.de 31

10 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites Bibliotheken und Dokumente aufgelistet. Auch die Vergabe von Metadaten für ein Dokument ist von Word aus möglich, da diese beim erstmaligen Speichern des Dokumentes über eines Dialogbox von SharePoint abgefragt werden. Weiterhin ist es möglich, vor dem Abspeichern eines Dokumentes einen neuen Arbeitsbereich auf dem Sharepoint-Portal anzulegen. Dies kann auch von Word oder Excel aus erfolgen (vgl. Bild 5). Auch hier muss nicht das Share- Point-Portal extra aufgerufen werden, die erledigt das Office Programm ebenfalls. Man kann am gleichen Ort bleiben und von dort alles verwalten. Bild 5 Öffnen des Arbeitsbereiches von Word 2007 aus Vorschlag 3: Speziell programmierte Workflows Manchmal soll ein Dokument durch einen automatischen Genehmigungsvorgang begleitet werden, bevor es veröffentlicht wird. Gerade in der Behördenlandschaft bietet sich daher der Einsatz der Workflowfunktion an, die von SharePoint 2007 bereitgestellt wird. In der Umfrage gaben 76 % der Teilnehmer an, dass sie die Workflowfunktion bereits einsetzen bzw. einsetzen wollen. Da SharePoint 2007 nur einige Standardworkflows anbietet, wünschen sich wiederum 74 % der Teilnehmer speziell programmierte Workflows, die dann individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse der Behörde zugeschnitten sind. Zur Erstellung von individuellen Workflows stellt Microsoft ein Programm kostenlos zur Verfügung, den SharePoint Designer Mit diesem Programm ist es möglich, individuelle Workflows selbst herzustellen. Dazu wird das komplette SharePoint-Portal in das Design-Programm geladen. So können Workflows speziell für das Portal erstellt werden. In Verbindung mit einer neuen Funktion, die in SharePoint 2010 erstmalig auf den Markt kommt, wird der individuelle Workflow noch zu weiterer Bedeutung gelangen. Die 2010er Version enthält das neue Feature compounded HAW Hamburg Department Information,

11 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page documents. Diese Funktion ermöglicht in Verbindung mit einen Workflow, dass verschiedene Dokumente in ein Art digitale Umschlagsmappe gepackt werden, die dann durch verschiedene Abteilungen weitergereicht werden kann, bis alle benötigten Anwender die Dokumente eingesehen und zur Veröffentlichung oder Einreichung in eine höhere Instanz freigegeben haben. Falls ein Dokument nachbearbeitet werden muss, kann der individuelle Workflow dafür sorgen, dass der richtige Bearbeiter das Dokument nochmals bearbeitet, in dem er einen z. B. einen Hinweis per Mail erhält mit einem Link, mit dem der Bearbeiter das Dokument direkt zum Bearbeiten aufrufen kann. In der Zwischenzeit hält der Workflow die restlichen Dokumente in der Umschlagsmappe zurück, bis alle Dokumente wieder vollständig sind. Gerade für eine Behördenlandschaft dürfte die Kombination aus dieser Funktion in Verbindung mit individuellen Workflows zu einer großen Zunahme der Usability auf einem SharePoint-Portal führen Vorschlag 4: Vergabe von Metadaten Aus den offenen Fragen der Umfrage geht hervor, dass die Anwender den Einsatz von Metadaten nicht genügend anwenden. Lediglich zwei Teilnehmer haben Metadaten erwähnt. In SharePoint können für jedes eingestellte Dokument sogenannte Metadaten vergeben werden. Was ist der Vorteil solcher zusätzlichen Informationen? In erster Linie dienen Metadaten dazu, ein Dokument zu beschreiben. Das Dokument kann Metadaten zum Autor, Erstellungsdatum, Version oder Thema enthalten. Diese Daten erleichtern es, Dokumente später über die feldspezifische Suche wieder aufzufinden oder die in einem Dokument enthaltenen Informationen zu ermitteln, ohne dazu das Dokument öffnen zu müssen. Auch können Metadaten dazu verwendet werden, in den sogenannten Ansichten auf einem SharePoint-Portal, die alle Dokumente einer Bibliothek auflisten, diese z. B. nach Version zu sortieren oder nach Autor zu filtern. Die Metadaten werden in SharePoint über Datenfelder, die einer Eigenschaftsmaske enthalten sind, vergeben. Soll ein weiteres Datenfeld zur besseren Beschreibung von Dokumenten angelegt werden, wird dies über eine neue Spalte in SharePoint erzeugt. Auch können die neuen Datenfelder als Pflichtfelder markiert werden. So müssen die Anwender, wenn diese ein neues Dokument auf das SharePoint- Portal laden, einmalig diese Metadaten vergeben. Diese bleiben, solange das Dokument in der gleichen Bibliothek verbleibt, immer mit diesem verbunden. Die Erstellung der zusätzlichen Datenfelder kann der zuständige Betreuer des SharePoint-Portals oder der Bibliothek übernehmen. Die Anwender müssen dann später beim Ablegen der Dokumente nur die Pflichtfelder ausfüllen, die beim»speichern unter«vorgang in Form einer Dialogbox angezeigt werden. Nur wenn die Felder der Dialogbox ausgefüllt werden, kann das Dokument auf dem SharePoint-Portal abgelegt werden. 33

12 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites Vorschlag 5: Die Einrichtung von Lebenszyklen für Arbeitsbereiche Für jeden erstellten Arbeitsbereich in einem SharePoint-Portal, egal ob dieser von einem Office-Produkt aus wie Outlook oder Word oder direkt auf einer SharePoint-Site erstellt wurde, kann ein sogenannter Lebenszyklus eingerichtet werden. SharePoint-Arbeitsbereiche sind laut Microsofts Grundidee eigentlich als temporäre Features anzusehen, welche nach einer gewissen Zeit wieder vom SharePoint-Portal entfernt werden sollten, da diese veralten oder verwaisen können. Ein gutes Beispiel für den Einsatz von Lebenszyklen sind die Besprechungsarbeitsbereiche. Dass Firmen und Behörden viele Besprechungen abhalten, ist allgemein bekannt. 55 % der Teilnehmer, die aus den Behörden der Stadt Hamburg kommen, haben angegeben, mit den Besprechungsarbeitsbereichen zu arbeiten. Unter Punkt 1 wurde bereits auf den Zweck und die Einrichtung dieser speziellen Arbeitsbereiche eingegangen. Doch was geschieht mit den Bereichen, wenn die Besprechung vorbei ist? Sie werden oft vergessen oder können sogar verwaisen. Dies geschieht, wenn der dazugehörende Termin aus dem Outlook- oder dem SharePoint-Kalender gelöscht wird. Zwar sind der Arbeitsbereich und seine Daten weiterhin über die ursprüngliche URL zugänglich, doch wird eine Warnung angezeigt, dass das Besprechungsdatum gelöscht wurde. Der nicht mehr benötigte Besprechungsbereich muss dann manuell über das SharePoint-Portal gelöscht werden. Dies führen die wenigsten Anwender durch. In der Umfrage haben lediglich 17 % der Teilnehmer angegeben, mit den Lebenszyklen zu arbeiten. Diese sind laut der Umfrage die noch unbekannteste Funktion von SharePoint Was sind Lebenszyklen? Im Grunde ein einfaches, aber sehr effektives Feature von SharePoint Das Feature löscht automatisch inaktive Arbeitsbereiche oder abgelaufene Besprechungsarbeitsbereiche. Diese Funktion muss in der Zentraladministration von SharePoint einmalig auf Webanwendungsebene aktiviert werden (vgl. Bild 6). Danach kann die Funktion bei jedem Arbeitsbereich verwendet werden. Wird ein Arbeitsbereich nun nicht mehr verwendet oder verwaist durch das Löschen der Termine in Outlook oder dem SharePoint-Kalender, bekommt der ehemalige Ersteller des Arbeitsbereiches nach einer gewissen Zeit der Inaktivität eine automatische Mail von einem SharePoint-Systemkonto, in der er durch einen Text inkl. der entsprechenden URL des Bereiches darauf hingewiesen wird, dass der Bereich seit einiger Zeit inaktiv ist. In dem Text wird weiterhin die Löschung angeboten. Laut Microsoft ist der Grundgedanke für Arbeitsbereiche in der Entwicklung der SharePoint Technologie gewesen, dass diese nur von temporärer Natur sind. Daher ist für die Arbeitsbereiche keine lange Lebensdauer vorgesehen. Wenn man in Betracht zieht, dass in einem Arbeitsbereich viele Dokumente liegen können, und es jede Menge Einzeltermine mit einem dazugehörenden HAW Hamburg Department Information,

13 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page Bild 6 Aktivierung der Lebenszyklen in der Zentraladministration Besprechungsarbeitsbereich in einer großen Firma oder Behördenlandschaft geben wird, wird deutlich, dass dies auf die Kosten der Speicherkapazität und auf Kosten der Usability zwangsläufig gehen muss. In dem meisten Firmen wird diese Löschfunkton grundsätzlich nicht aktiviert, da zu große Bedenken darüber herrschen, dass Daten durch die Aktivierung der Lebenszyklen unabsichtlich bzw. durch Fehlbedienung verloren gehen könnten. Jedoch haben laut Microsoft zufolge Originaldokumente zumindest in Besprechungsarbeitsbereichen, die als Sinn und Zweck nur Terminereignisse haben, nichts zu suchen. Da Besprechungsbereiche, im Gegensatz zu Arbeitsbereichen, die nicht an einen Termin gebunden sind, durchaus als inflationär anzusehen sind, macht gerade hier der Einsatz der Lebenszyklen-Funktion durchaus Sinn und erhöht durch regelmäßiges Aufräumen durchaus die Usability eines Share- Point-Portals. Bei Microsoft werden im Intranet die Lebenszyklen grundsätzlich eingesetzt. Die Grundidee von SharePoint sei eigentlich die gewesen, dass alle Inhalte auf einem SharePoint-Portal von flüchtiger Natur sein sollten. 3 Kleines Bonbon zum Schluss die zusätzliche Benachrichtigungsfunktionen über RSS»Statt zum Bäcker zu laufen, die Brötchen auszusuchen und dann wieder ins Büro zu gehen, kommt dank RSS der Bäcker mit all seinen Brötchen ins Büro, man sucht die Brötchen aus dem Bürostuhl heraus aus und bezahlt erst noch den gleichen Preis. Das ist RSS! Man spart Zeit, es kostet nicht mehr, und man hat die gleiche Auswahl wie vorher.«thomas VAUTHIER (1999) Verwendet man Outlook weiterhin als Schaltzentrale, kann man sich durch die RSS-Funktion über neue oder geänderte Inhalte auf sämtlichen SharePoint- 3 RAETSCH (Intvt)

14 IRLE Ways to Enhance Usability of SharePoint Intranet Sites Portalen informieren lassen. Das bedeutet, wenn man überprüfen möchte, ob die Teammitglieder neue Dokumente auf das Portal geladen haben oder an bereits vorhandenen gearbeitet haben, muss nun nicht mehr jede Seite aufgerufen werden, um festzustellen, ob neue Inhalte hinzugekommen sind. Der RSS-Dienst, der auf jeder SharePoint-Seite im Hintergrund bereitsteht, braucht nur für den gewünschten Bereich abonniert werden. Die RSS-Abonnements kann der Browser verwalten, spezielle RSS-Reader oder natürlich Outlook Verwendet der Anwender Outlook zum Verwalten der RSS-Dienste, hat er eine große Schaltzentrale für Aufgaben, Termine, Kontakte und Dokumente, die auf viele verschiedene SharePoint-Portale verweisen können, aber von seinem Outlook aus zentral bedient werden können. Zusammenfassung Die hier vorgestellte Umfrage hat eine Einsicht in den täglichen Umgang von Mitarbeitern der Stadt Hamburg mit SharePoint-Portalen ermöglicht. Die Technologie von Microsoft SharePoint 2007 ist nicht wie Word oder Excel ein abgeschlossenes Produkt, welches nur einem bestimmten Zweck dient. Es ist vielmehr ein Werkzeugkasten, und die Inhalte der Seiten sollten eher flüchtiger Natur sein. In einem SharePoint-Portal können unterschiedliche Anwendungsfälle abgebildet werden, welche die tägliche Arbeit mit Dokumenten, Terminen, Projekten, Kontakten und Artikeln vereinfachen. Möglich wird dies durch die richtige Anwendung und Kombination der zur Verfügung stehenden Funktionalitäten sowie durch eine sinnvolle Zentralisierung von Daten an der richtigen Stelle. Fünf Funktionen bzgl. oft auftretender Anwendungsfälle sind in dieser Arbeit entsprechend beschrieben worden mit dem Ziel, bei Umsetzung der Vorschläge die Usability von Intranetseiten, die auf der SharePoint-Technologie basieren, weiter zu erhöhen. Für die Erstellung der individuellen Workflows mit dem SharePoint Designer wäre das Anbieten von Schulungen zu empfehlen, da der SharePoint Designer ein komplexes Programm ist mit Zugriff auf jede einzelne SharePoint-Seite und die Nutzung daher nicht ungefährlich für das SharePoint-Portal ist. Für die Nutzung von Lebenszyklen würde sich weiterhin eine Langzeitstudie anbieten, um feststellen zu können, wie sich SharePoint-Systeme im Laufe der Zeit entwickeln, wenn die Funktion aktiviert ist oder nicht. Werden die Lebenszyklen grundsätzlich nicht verwendet, kann hier nur an die Anwender appelliert werden, dafür Sorge zu tragen, dass sie ihre angelegten Arbeitsbereiche inkl. der Besprechungsarbeitsbereiche gut pflegen und selbst entfernen, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Die Ergebnisse dieser Umfrage werden zur Information dem Schulungszentrum von Dataport zur Verfügung gestellt. Für die Zukunft ist eine Aufstockung bzw. Anpassung des SharePoint-Schulungsangebotes zu erwarten. 4 Outlook 2003 benötigt noch ein extra RSS-Plug-In, das kostenlos im Internet erhältlich ist HAW Hamburg Department Information,

15 HAW Abstracts in Information Science and Services Vol. 1 (2009), No. 01, Art. 02 Page Auch der User Help Desk (UHD) von Dataport, der den Support für die Mitarbeiter der Stadt Hamburg leistet, wird aufgrund dieser Umfrageergebnisse neue Unterlagen bzgl. der SharePoint-Nutzung erhalten. Literatur BLEEKER et al BLEEKER, Todd ; COVENTRY, Penelope ; ENGLISH, Bill ; LONDER, Olga: Windows SharePoint Services 3.0 : das offizielle Trainingsbuch. Unterschleißheim : Microsoft Press Deutschland, 2007 ENGLISH 2007 ENGLISH, Bill: Microsoft Office SharePoint Server das Handbuch. Unterschleißheim : Microsoft Press Deutschland, 2007 (Insider-Wissen praxisnah und kompetent) GRASEKAMP et al GRASEKAMP, Dirk ; GRETH, Michael ; STRAUB, Bernhard: Office SharePoint Designer das Handbuch [Medienkombination]. Unterschleißheim : Microsoft Press Deutschland, 2007 (Insider-Wissen praxisnah und kompetent) MICROSOFT 2007 MICROSOFT CORP.: Microsoft Office SharePoint Designer 2007 [online]. URL: com/de-de/sharepointdesigner/fx aspx (Abruf: ) RSS-POPPER 2009 PARADISOFT: RSS Popper Outlook [Plug-in für RSS-Feeds] [online]. URL: rsspopper/download.asp (Abruf: ) VAUTHIER 1999 Vauthier, Thomas: Statt zum Bäcker zu laufen [online]. In: RSS-Newfeeds : Damit der Bäcker die Brötchen direkt ins Büro bringt. Bern : Schweizerische Zahnärzte-Gesellschaft, URL: AUTOLINK&& (Abruf: ) Interviews ALDEFELD (Intvt) 2009 Interview der Autorin mit ALDEFELD, Alexander, Junior Consultant bei HanseVision, zum Thema Lebenszyklen, KÖSTNER (Intvt) 2009 Interview der Autorin mit KÖSTNER, Olaf, SharePoint Consultant, zum Thema SharePoint Usability, RAETSCH (Intvt) 2009 Interview der Autorin mit RAETSCH, Volkhard, Application Development Consultant, zum Thema SharePoint Usability und Lebenszyklen, Anmerkung: Sämtliche Abbildungen in dieser Arbeit stammen aus eigenen Quellen und wurden mit Microsoft Office 2003, 2007 und SharePoint 2007 hergestellt. Eingegangen: Claudia Irle Studium der Informationswissenschaften an der Hochschule Darmstadt, Abschluss als Diplom-Informationswirtin (FH), Berufserfahrung als Daten- und Informationsspezialistin fur SharePoint, CoreMedia und Typo3-Internet- und Intranetportale. Seit 2008 immatrikuliert an der HAW Hamburg im Masterstudiengang Informationsmanagement und -wissenschaft

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