K A S Kunden- und Auftragssteuerung

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Bernhard Friedrich
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1 K A S Kunden- und Auftragssteuerung Eine Dienstleistung entwickelt und angeboten von der MTP mind the procss GmbH

2 Einsatzgebiete Schadenmeldung Kalkulation Reparatur Abrechnung Auswertung Strukturierte Aufnahme der Schadenmeldung Information zum Fahrzeug abrufbar Fahrzeugannahme, - abholung Status zur Rechnung an VU, Mittler Auftragseffizienz Planung und Vergabe Kundentermine Ersatzteilplanung Information über Servicelevels des Kunden Betrieb rechnet mit Kunden vertragsgemäß ab Umsatzvolumen der Auftragsmittler in Status zum Kontakt mit Versicherung Übersicht Status Kostenvoranschlag Information zum Reparaturstatus VU/DL prüfen Rechnung Umsatzvolumen der Auftragsmittler in h Unfall-Ersatz-Flotte Operating Vereinfachtes Nachfassen der Kalkulation Bei Nachkalkulation: Statusinfo, Kunden- VU-Daten Bei Abweichung Nachfassen VU/DL bei Betrieb Statusübersicht zur Abtretung, RKÜ, SB Betrieb übergibt Fahrzeug entsprechend Servicelevel Ausgleich der Rechnung durch VU Werkstattplanung

Auftragsmittler in Status zum Kontakt mit Versicherung Übersicht Status Kostenvoranschlag Information zum Reparaturstatus VU/DL prüfen Rechnung Umsatzvolumen der Auftragsmittler in h

3 Auftragscontrolling und Leistungscontrolling > Anwendungsbereiche Planung und Vergabe Kundentermine Status Kostenvoranschlag Auftragseffizienz Unfall-Ersatz- Flotte Operating Unfall-Ersatz- Flotte Controlling Auftragscontrolling Leistungscontrolling Umsatzvolumen der Auftragsmittler in Werkstattplanung Ersatzteilplanung Umsatzvolumen der Auftragsmittler in h

Unfall-Ersatz- Flotte Controlling Auftragscontrolling Leistungscontrolling Umsatzvolumen

4 Zielgruppe und Problembeschreibung Zielgruppe : Besonders optimal ist die Anwendung des KAS- Controlling-Tools in Unfallreparaturbetrieben mit ca. 10 bis 30 Mitarbeitern. Ein geringer Automatisierungsgrad der Mitarbeiterorganisation sollte gegeben sein und nach wie vor eine direkte Kommunikation zwischen Werkstattleiter und Mitarbeitern stattfinden. Ziel ist die Entwicklung und Einführung eines übersichtlichen und umfassenden, an den Betrieb angepassten Controlling-Tools. Problembeschreibung : Oft fehlt der Überblick über Auftragsdetails/ -informationen (in der Werkstatt sowie im Büro) und deren Status Die Absprachen mit Kunden, Mittlern oder Mitarbeitern sind nicht dokumentiert oder für alle Beteiligten nachvollziehbar Die meisten Betriebe verfügen über keine Controlling-Listen oder alternativ zu viele (Datenhandling zu aufwendig) Mehraufwand für zusätzliche Kommunikation und Dateneingabe (mehrfache Eingabe unvollständig oder fehlerhaft) Durch fehlenden Überblick und Absprache werden Arbeiten verrichtet, die nicht gemacht werden sollen Es fehlen Steuerungselemente Prozessänderungen können nicht nachvollzogen und deren Konsequenzen nicht beobachtet werden

Ziel ist die Entwicklung und Einführung eines übersichtlichen und umfassenden, an den Betrieb angepassten Controlling-Tools.

5 Alles auf einen Blick und aus einer Tabelle Alles auf einen Blick und aus einer Tabelle: Variable und individuelle Anpassung an Betrieb und Betriebsgröße Controlling-Instrument und effiziente Gesamtübersicht für den Unternehmer Übersichtliche Informationsbeschaffung für den Inhaber, den Werkstattleiter und die Kundenberater Abläufe und Auftragslage können auch von außerhalb betrachtet werden Aktuelle Auftragslage kann effizienter gesteuert werden Besserer Gesamtüberblick der aktuellen Kundenstruktur und Erfolgskontrolle der Kundenakquise Bei nicht ausgeschöpftem Werkstattpotential: Ursachenforschung und Prozessverbesserung möglich

Kundenberater Abläufe und Auftragslage können auch von außerhalb betrachtet werden Aktuelle Auftragslage kann effizienter gesteuert werden Besserer

6 Auftragscontrolling > Status Kostenvoranschlag (KVA) Datum KVA-Erstellung und farbliche Differenzierung nach Dringlichkeit Übersicht der Auftragslage je Versicherung Offene Beträge KVA Aktuelle Auftragslage kann effizient gesteuert werden Aktuelle Übersicht über noch nicht genehmigte KVA (z.b. durch Versicherung) Nachfassen bei nicht freigegebenen Aufträgen

Beträge KVA Aktuelle Auftragslage kann effizient gesteuert werden Aktuelle Übersicht über

7 Auftragscontrolling > Planung und Vergabe der Kundentermine Dringlichkeit Fertigstellung Fahrer vorhanden? Unfall-Ersatzfahrzeug vorhanden? Dauer der Reparatur aus Erfahrung abschätzbar Freigabe (z.b. durch Versicherung) Genaue und verbindliche Kundenabsprachen möglich (Operating) Termine auf einen Blick, übersichtlich, aktuell und schnell einsehbar Kundenkommunikation vereinfacht Ausreichend Zeit für einzelne Kundengruppen und Cross-Selling Bedingung: Kunde erreichbar Teile geliefert und Reparatur zeitnah möglich Status der Rahmenbedingungen aus anderen Tabellen erkennbar

8 Auftragscontrolling > Unfall-Ersatz- Flotte > Operating Überblick Auslastung der Unfallersatzwagen Operating Überblick und Planung der Unfallersatzwagen oder Mietwagen Dokumentation der Fahrzeugbesitzer Differenzierung: eigenes Fahrzeug oder von Autovermietung (z.b. Avis) Individuell ergänzbar: Controlling Unfallersatzfahrzeuge (z.b. Erlöse, Effizienz, Flottengröße und Bedarf, Umsatzverlauf)

Fahrzeugbesitzer Differenzierung: eigenes Fahrzeug oder von Autovermietung (z.b. Avis) Individuell ergänzbar: Controlling Unfallersatzfahrzeuge (z.

9 Auftragscontrolling > Unfall-Ersatz-Flotte > Controlling Übersicht Leasingflotte Operating Leasingrückgabe (Datum) Flottenmanagement km-stand verbleibend laut Leasingvertrag Übersicht Leasingrückgabe Operating der Leasingflotte Übersicht über Leasingdauer der Fahrzeuge laut Leasingvertrag und die km-stände Flottenmanagement und Absatzplanung Controlling Unfallersatzfahrzeuge (z.b. Erlöse, Effizienz, benötigte Flottengröße) Bedingung: Dokumentation der km-stände je Vermietung

Übersicht über Leasingdauer der Fahrzeuge laut Leasingvertrag und die km-stände Flottenmanagement und Absatzplanung

10 Auftragscontrolling > Ersatzteilplanung Beginn Reparatur Kundenkommunikation falls Teilelieferung verzögert Farblich hervorgehoben, wenn Ersatzteile nach vereinbartem Fertigstellungstermin eintreffen Werkstattplanung (wann kann Fahrzeug repariert werden?) Effizienter Werkstattablauf (Reparaturbeginn erst, wenn alle ET eingetroffen sind) Übersicht der Prozessabläufe in der Werkstatt sowie der kurzfristigen Lagerauslastung Organisation, Kommunikation und Einhaltung der Kundentermine Kommunikation zum Autovermietungsunternehmen bzw. Berücksichtigung der eigenen Unfall-Ersatz-Vermietungen bei Nicht-Einhaltung der Reparaturtermine Bedingung für die Teilebestellung: KVA ist freigegeben

) Effizienter Werkstattablauf (Reparaturbeginn erst, wenn alle ET eingetroffen sind) Übersicht der Prozessabläufe in der Werkstatt sowie der kurzfristigen Lagerauslastung

11 Auftragscontrolling > Werkstattplanung Ersatzteile verfügbar? Ressourcenplanung (Mitarbeiter, Arbeitsplätze, Werkzeug) Dringlichkeit/Priorität Ablaufplanung der Werkstatt Lokalisation des Schadens am Fahrzeug Individuell ergänzbar: Status Ersatzteilbestellung Bedingung: KVA freigegeben Kundenfahrzeug/Unfallwagen vor Ort

Ablaufplanung der Werkstatt Lokalisation des Schadens am Fahrzeug Individuell

12 Leistungscontrolling > Auftragseffizienz Effizienzanalyse möglich (Karo und Lack differenziert) evtl. Verbesserung der Werkstattprozesse nach Ursachenforschung bei zu niedriger Effizienz Durch Abweichung von Vorgabezeiten: Ermittlung der Effizienz von Kundengruppen, Automarken, Auftrag oder Mitarbeiter Bedingung: Reparatur wurde durchgeführt Jeder Auftrag wird gestempelt und die Zeiten in das Controlling-Tool eingegeben

Vorgabezeiten: Ermittlung der Effizienz von Kundengruppen, Automarken, Auftrag oder Mitarbeiter

13 Leistungscontrolling > Umsatzvolumen der Auftragsmittler in Differenzierung Auftragsstatus Überblick über Umsatzvolumen je Mittler SVS, Preispolitik Planung von Marketingmaßnahmen Konditionsverhandlungen mit Kundengruppen (SVS-Ermittlung, wie weit kann ich den SVS reduzieren?) Rentabilitätsanalyse der Kundengruppen Controlling des Umsatzvolumen je Kunden- und Auftragsmittler

Konditionsverhandlungen mit Kundengruppen (SVS-Ermittlung, wie weit kann ich den SVS

14 Leistungscontrolling > Umsatzvolumen der Auftragsmittler in verkauften Stunden Differenzierung Auftragsstatus Überblick über Umsatzvolumen in h je Mittler Rentabilitätsanalyse der Kundengruppen Differenzierung der verkauften Stunden je Mittler in Karosserie und Lack Gesamtauslastung der Karosserie/Lackiererei Planung von Marketingmaßnahmen

Rentabilitätsanalyse der Kundengruppen Differenzierung der verkauften Stunden je

15 Nutzungsprozess Nutzer Inhaber/ Chefseite: Controlling und Dateneingabe Werkstattleitung und Kundenberater: Auftragsplanung und Dateneingabe Mitarbeiter: Dateneingabe Nutzung Selbständige, einmalige, asynchrone Eingabe der Daten in die Quelldatendatei wenn Daten bekannt sind Aktualisierungen der Pivot-Tabelle Schnellere Erfassung der relevanten Controlling-Daten Bessere Übersicht des Controllings Minderaufwand, da nur eine Basistabelle als Grundlage Nur einmalige Dateneingabe erforderlich

Quelldatendatei wenn Daten bekannt sind Aktualisierungen der Pivot-Tabelle Schnellere Erfassung der relevanten

16 Leistungen von MTP Prozessanalyse Auftraggeber- Betrieb Aktuelle Controlling-Listen Aufgaben der Mitarbeiter/Prozesse und Schnittstellen Herausarbeiten der relevanten Informationen Individuelle Anpassung des Tools Individuelle Beratung über die für den Betrieb wichtigen Funktionen Erstellung des angepassten Controlling-Tools Service und Hosting Erweiterung des Tools falls erforderlich Modifizierung des Tools, wenn nötig Umfassendes und übersichtliches Controlling-Tool

über die für den Betrieb wichtigen Funktionen Erstellung des angepassten Controlling-Tools Service und Hosting

17 Kontakt Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Präsentation unterstützende Anregungen geben konnten, und stehen Ihnen bei weiteren Fragen oder für eine individuelle Beratung jederzeit gerne zur Verfügung. Hafenweg 26b Münster Telefon Zentrale: (0251) Telefax: (0251) Web:

individuelle Beratung jederzeit gerne zur Verfügung.

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