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Herbert Schuster
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1 Bericht der AG Kosten Michael Nelißen nestor-praktikertag 19. Juni 2012

2 Vortragsinhalte Gründe/Ziele für nestor-ag Kosten Größtmögliche Kostentransparenz mit einer Prozesskostenrechnung Betrieb eines Fachrechenzentrums im hbz Publikation

3 Gründe für nestor-ag Kosten (aus Sicht des BWL-ers) Basis für nachhaltige Finanzierungs- und Geschäftsmodelle bilden. Fachliches Expertenwissen und betriebswirtschaftliches Wissen verbinden. Verschiedene Lösungsansätze der Langzeitarchivierung (LZA) als Grundlage für Kostenaussagen nutzen. 3

4 Finanzierungs- und Geschäftsmodelle Finanzierungsmodell wichtige Grundlage für Investitionen (Bund/Länder, Institution selbst, Kunden, private Unternehmen/Private Public Partnership) =>Lücken im Modell können zu Investitionsruinen führen und die Nachhaltigkeit gefährden Geschäftsmodell monetär: Erlös- und Kostenmodell qualitativ: Nutzen für die Kunden 4

5 Ziele der nestor-ag Kosten Publikation 2013 mit folgenden denkbaren betriebswirtschaftlichen Zielen: größtmögliche Kostentransparenz => Interessierte sollen LZA-Einsatz für ihre Institution planen können =>nachvollziehbare Rahmenbudgets; Prüfung der Chance der Nachhaltigkeit von Langzeitarchivierungsansätzen; Kostenüberwachung und grobe Steuerbarkeit ermöglichen; Blickrichtung auf die Leistungen lenken. 5

6 Größtmögliche Kostentransparenz Kostendimensionen anstatt Detailangaben zu allen LZA-Lösungsansätzen Budgetplanungen erfolgen i.d.r. auch nur bzw Schritten. Die Gesamtkosten der LZA- Lösungsansätze müssen sich je nach Leistungsumfang und Finanzierungsmodell unterscheiden. Veröffentlichung von Detailzahlen für jeden Lösungsansatz wird nicht angestrebt (Geschäftsgeheimnis) interner Vergleich in der AG und Lernen vom Besten angestrebt 6

8 Prozesskostenrechnung Prozesskostenrechnung findet Anwendung in indirekten Bereichen und bei komplexen Produkten Basis DP4Lib Kostenmodell Modell für LZA wird aufgeteilt in die Hauptprozesse Ingest, Curation, Access, Administration 8

9 Begriffe der Prozesskostenrechnung Hauptprozesse bestehen aus Teilprozessen, auf die die einzelnen Kosten (Sach- und Personalkosten) gebucht werden; Kostentreiber bestimmen die Ressourceninanspruchnahme; leistungsmengeninduzierte (lmi) Kosten => variable Kosten => Verrechnung über Prozesskostensätze; leistungsmengenneutrale (lmn) Kosten => fixe Kosten => Verrechnung über Umlagekostensätze. 9

10 Möglichkeiten der Prozesskostenrechnung Verdeutlichung der Kosten einzelner Prozesse/Workflows; durch die lmi- und lmn-kosten wird die Leistung greifbar ; Bewertung optionaler Prozesse, ob Kosten den Mehrwert an Nutzen rechtfertigen; Alternativüberlegung Einzel- oder Kooperationslösung möglich => These: Kooperationslösungen sind kostengünstiger für die beteiligten Institutionen. 10

11 leistungsfähige Rechenzentren für LZA unverzichtbar mandantenfähige Lösungen führen zwangsläufig zu Vertragsverhältnissen mit externen Partnern; LZA sollte für Jahrzehnte oder noch länger ausgelegt sein; Refinanzierungsbedarf bei Hardware (Speichersystem/Backup-System)nicht unterschätzen; skalierbare Systeme und Erweiterungsplatz planen hbz betreibt ein eigenes Fachrechenzentrum und hat u.a. im Hinblick auf den Aufbau eines Archivierungsknoten Investitionen im niedrigen mittleren 6-stelligen -Bereich getätigt. zusätzlicher Personalbedarf bis zu einer Stelle während der Aufbauphase einkalkuliert. 11

12 hbz-rechenzentrum 12

13 Kernaussagen Rechenzentrumsbetrieb hbz Markenserver (rackfähig) Wartungsverträge mit Vor-Ort-Service mindestens doppeltes Netzteil leistungsfähige Firewall Aufteilung in Subnetze Professionelles Speichersystem (SAN/NAS) Datenpartitionen per NFS vom NAS gemounted, wenn viel Platzbedarf Remote-Admin-Zugang 13

14 Backup im hbz Tape Libraries Software Netvault Schema Full-Backup einmal pro Woche täglich inkrementell Aufbewahrung mindestens 26 Wochen Backups werden dupliziert und ausgelagert Aufbau eines Hierarchical Storage Managements (SAM-FS) im Rahmen von DA NRW 14

15 Verrechnung der RZ-Kosten im hbz Problematik der adäquaten Verrechnung der RZ-Kosten auf die Produkte, besonders nach getätigten Investitionen für einen mittelfristigen Zeitraum => vorübergehender Rückgang der HW-Auslastung trotz guter Planung unvermeidbar; finanztechnische Behandlung der Entwicklungskosten und Kosten für Infrastruktur bei Finanzierung durch das Land Nordrhein-Westfalen; Verbesserung der kaufmännischen Daten durch Einführung eines SAP-Systems im Rahmen des EPOS.NRW-Projekts des Landes Nordrhein-Westfalen durch die Einführung einer Integrierten Verbundrechnung. 15

16 Integrierte Verbundrechnung Vermögensrechnung Doppik Ergebnisrechnung Aktiva Vermögen Liquide Mittel Finanzrechnung Passiva Eigenkapital Fremdkapital Aufwendungen Sachaufwand Personalaufwand Erträge Erträge für Leistungen Zuweisungen MIWF Kosten- u. Leistungsrechnung Haushalt Budgets für BE auf Produktbasis Kennzahlen Finanzzahlen Einnahmen Ausgaben Kostenarten Kostenstellen K K L L Kostenträger K L 16

17 Ausblick: Publikation 2013 aus den verschiedenen Lösungsansätzen wird ein zusammenfassender Bericht erstellt; nicht nur für die Fachwelt, sondern auch für potentielle Finanzgeber => große Bedeutung kommt dem management abstract zu Verdeutlicht die Notwendigkeit von Kooperationen wegen des hohen und höchstwahrscheinlich stetig steigenden Finanzbedarfs. 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: 18

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