Workflow Dokumentation Microsite-kolping.de

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1 Workflow Dokumentation Microsite-kolping.de 1 Allgemeines Überblick Browserkompatibilität Gespeicherte Webdaten Allgemeine Hinweise zu der Datei- und Verzeichnis-Benennung Anmeldung in der Verwaltungscommunity Logo einstellen Ansprechpartner einstellen Webseiteninhalte pflegen Neue vorgegebene Funktionsseiten anlegen Vorbelegte Funktionsseite Start Vorbelegte Funktionsseite 6002 Über uns Vorbelegte Funktionsseite Profil Vorbelegte Funktionsseite Leitung Vorbelegte Funktionsseite Gruppen Vorbelegte Funktionsseite Kolpingsfamilie Vorbelegte Funktionsseite Gliederungen Vorbelegte Funktionsseite Termine der Kolpingsfamilie Vorbelegte Funktionsseite 6004 Mediathek Mediathek Details Vorbelegte Funktionsseite 6005 Mitglieder Vorbelegte Funktionsseite 6006 Kontakt/ Impressum Neue freie Seiten anlegen Neue freie Seiten unter einer bestehenden Seite anlegen Bearbeitung von Webseiteninhalte Textformatierungen Verlinkungen setzen Verlinkung zu einer externen Internetseite Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 1 von 54

2 5.6.2 Verlinkung zu einer Internetseite innerhalb deiner Microsite Verlinkung zu einer Nachricht Bilder verlinken Seiten löschen Hinweis zur Einpflege von Daten aus Word oder anderen Webseiten heraus Hinweis zur Einpflege von Daten von deiner bisherigen Webseiten Bilder in Webseiten integrieren Dateien in Nachrichten/ Termine/ Webseiten integrieren Downloadseite einrichten Termine pflegen Termine von überregionaler Bedeutung Termine einpflegen per csv-import Nachrichten pflegen Allgemeine Nachrichtenpflege Mediathek in Nachrichten Mediathek pflegen Fragen und Anmerkungen Versionsverwaltung Workflowdokumentation Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 2 von 54

3 1 Allgemeines 1.1 Überblick Die folgenden Ausführungen dienen der leichten Einpflege von Inhalten auf den genannten Microsites. Diese sind Mini-Internetseiten im Kolping-Design. Du kannst mit den Werkzeugen Inhalte, wie Text und Bild, ohne Programmierkenntnisse einpflegen. Wir geben dir darüber hinaus weitere Hilfestellungen, wie du Inhalte aus den alten Baukastenseiten einfach übernehmen kannst. Die mit * gekennzeichnete Felder sind immer Pflichteingaben. 1.2 Browserkompatibilität Aufgrund der Vielzahl an Browsern ermöglichen wir die Nutzung für die Browser Internet Explorer, sowie den Mozilla Firefox. Dies sind die meistgenutzten Browser für Internetseiten. Browser wie Google Chrome oder Opera werden derzeit nur im geringen Maße genutzt. Diese Entwicklung werden wir jedoch weiterverfolgen und bei einer massiven Veränderung des Benutzerverhaltens werden wir hier entsprechende Anpassungen vornehmen. 1.3 Gespeicherte Webdaten Jeder Webbrowser speichert Daten von besuchten Webseiten. Dies kann dazu führen, dass du nach einer Veränderung deiner Website im Verwaltungsbereich keine Veränderung auf deiner Live-Webseite feststellst. Daher ist es erforderlich, dass du die sog. Chronik löschst. Diese Funktion findest du beim Firefox unter dem Menü Extras/Neueste Chronik löschen. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 3 von 54

4 In diesem Fenster stellst du bitte auf Alles ein. Danach markierst du die Checkboxen und schließt mit einem Klick auf Jetzt löschen den Vorgang ab. Mit der Tastenkombination STRG+Umschalt+Entf bekommst du sofort das Auswahlfeld angezeigt. Diese Tastenkombination funktioniert auch im Internet Explorer oder Chrome. Anschließend musst du die Webseite neu laden. (Dafür benutzt du entweder den Pfeil oder die Tastenkombination STRG+Umschalt+R ) 1.4 Allgemeine Hinweise zu der Datei- und Verzeichnis-Benennung Bilder, die du für Nachrichten oder Termine hochlädst, solltest du auf die Breite von 250 Pixel (250px) skalieren. So werden die Bilder von der Datenmenge kleiner, die Auflösung ist für das Internet aber vollkommen ausreichend. Bilder, die du für die Mediathek hochlädst, solltest du auf die Breite von 600 Pixel (max. 600px) skalieren. So werden die Bilder von der Datenmenge kleiner, die Auflösung ist für das Internet aber vollkommen ausreichend. Die Dateinamen der Bilder und auch anderer Dateien müssen auf Leerzeichen und Umlaute verzichten. Selbiges gilt auch für das Anlegen von Verzeichnissen. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 4 von 54

5 2 Anmeldung in der Verwaltungscommunity Für die Pflege einer Microsites musst du dich unter der Adresse einloggen. Navigierst du mit einem Browser deiner Wahl, dann wird folgende Seite angezeigt. Hier meldest du dich nun mit den bereitgestellten Anmeldinformationen an. Nach einem erfolgreichen Login und klickst du im linken Menü auf Gliederungen. Jetzt erscheint die Liste mit deiner eigenen Microsite. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 5 von 54

6 3 Logo einstellen Mit einem Doppelklick auf die Gliederung wechselt das Fenster in die nun folgende Ansicht. Es zeigt dir allgemeine Informationen zur Gliederung an. Des Weiteren kannst du hier das Kopfbild der Microsite ändern. Hierzu klickst du auf den grauen Dreipunkt-Button neben dem gelben Feld. Es öffnet sich nun ein Fenster, dass - wie im nächsten Bild - schon ein Kopfbild gesetzt hat. Die Maske erlaubt, dass du ein neues Bild für das Kopfbild hochladen kannst. Die Hinweise zu Dateigröße und dimensionen [2 MB und 720x140 (BxH)] solltest du möglichst einhalten, da ansonsten ein verzerrtes Bild angezeigt wird. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 6 von 54

7 4 Ansprechpartner einstellen Bei deiner Microsite ist Standardmäßig die/ der Vorsitzende oder bei Teamleitung der KF der Ansprechpartner der KF eingetragenen. Habt ihr entschieden, dass eine andere Person aus eurer Kolpingsfamilie als Ansprechpartner auf eurer Microsite stehen soll, dann könnt ihr an dieser Stelle diesen tauschen. Bei Klick auf den Dreipunkt-Button öffnet sich ein Fenster, wo du die Person aus deiner KF auswählen kannst, die als Ansprechpartner auf eurer Microsite angezeigt werden soll. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 7 von 54

8 5 Webseiteninhalte pflegen 5.1 Neue vorgegebene Funktionsseiten anlegen Über den Karteireiter Microsites kannst du mit der Schaltfläche Neuanlage neue Seiten angelegen oder über die Schaltfläche Löschen Seiten entfernen. Bei der Neuanlage von Seiten hast du die Möglichkeit Seiten mit vorbelegten Funktionen hinzuzufügen, beispielsweise die Seite 6001 Start. Nach dem du die Schaltfläche Neuanlage aktiviert hast, öffnet sich ein Fenster mit der Auswahl eines Seitentyps, den du erstellen möchtest. In diesem Fall möchten wir zur Mediathekübersichtsseite eine Detailseite hinzufügen (Ohne diese Detailseite kannst du die Mediathek nur eingeschränkt nutzen). Durch einen einfachen Klick auf die Zeile Mediathek Details wird die Seite erstellt. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 8 von 54

9 Die erstellte Seite siehst du nun im Hauptmenü Vorbelegte Funktionsseite Start In der Funktionsseite Start werden automatisch deine eingepflegten Nachrichten, sowie die Nachrichten von kolping.de angezeigt. Über den Nachrichten ist ein CFE-Feld platziert, daß du frei mit Text gestalten bzw. ausfüllen kannst. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 9 von 54

10 5.1.2 Vorbelegte Funktionsseite 6002 Über uns Diese Seite kannst du nutzen, um allgemeine Informationen über eure Kolpingsfamilie, euren Bezug zum Leitbild des Kolpingwerks oder zur Person Adolph Kolping darzustellen Vorbelegte Funktionsseite Profil Auf dieser Seite hast du die Möglichkeit euer spezifisches Profil der Kolpingsfamilie darzustellen. Welche Themen bearbeitet ihr in eurer Kolpingsfamilie? Was macht ihr anders als andere Organisationen in eurer Pfarrgemeinde? Was ist euer Alleinstellungsmerkmal? Was zeichnet euch aus? Hier könnt ihr auch ganz bewusst eure Einstellungen zu euren örtlichen Themen platzieren. Was könnt oder macht ihr, was andere Organisationen nicht können und tun Vorbelegte Funktionsseite Leitung Bei der Seite Leitung werden alle eure Vorstandsmitglieder angezeigt. Bei den Vorstandsmitgliedern die als sonstiges stimmberechtigtes Mitglied geführt werden, wird zudem ein Handlungsfeld mit angezeigt, falls dies in der Mitgliedsdatenbank gepflegt ist. oder Vorbelegte Funktionsseite Gruppen Diese Seite kannst du nutzen, um eure aktiven Gruppen vorzustellen. Du kannst hier kurz beschreiben, welche Aktivitäten die einzelnen Gruppen im Leben eurer Kolpingsfamilie durchführen Vorbelegte Funktionsseite Kolpingsfamilie Auf dieser Seite kannst du euer Familienleben genauer beschreiben. Welche Veranstaltungen führt ihr durch? Welche spezifischen und auch nicht spezifischen Traditionen pflegt ihr in eurer Kolpingsfamilie. Was ist der Unterschied eurer Kolpingsfamilie zu einem anderen Verein/ Gruppe in eurer Pfarrgemeinde? Was könnt oder macht ihr, was andere Organisationen nicht können und tun. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 10 von 54

11 5.1.7 Vorbelegte Funktionsseite Gliederungen Diese Seite ist speziell für die Diözesan- und Bezirksverbände erstellt worden. Auf dieser Seite werden automatisch die Untergliederungen des jeweiligen Diözesan- oder Bezirksverbandes angezeigt Vorbelegte Funktionsseite Termine der Kolpingsfamilie Damit die Termine angezeigt werden können, müssen die Seiten 6003 Angebote und die Seite Termine der Kolpingsfamilie auf der Microsite veröffentlicht werden. Alle von dir eingepflegten Termine werden auf dieser Seite dann angezeigt Vorbelegte Funktionsseite 6004 Mediathek Mediathek Details Damit die Mediathek auf deiner Seite reibungslos funktioniert müssen zwei Seiten auf deiner Microsite veröffentlicht werden. Die Seite 6004 Mediathek und die Seite Mediathek Details muß von dir auf deiner Microsite veröffentlicht werden. Die Pflege der Mediathek bzw. Alben erfolgt ebenfalls im Verwaltungsbereich Vorbelegte Funktionsseite 6005 Mitglieder Ausbaustufe: hier sollen die registrierten Mitglieder von kolping.de eurer Kolpingsfamilie/ Gliederung angezeigt werden, wenn diese dem zugestimmt haben. Derzeit ist diese Seite per CFE-Editor pflegbar Vorbelegte Funktionsseite 6006 Kontakt/ Impressum Diese Seite solltet ihr auf jeden Fall online stellen. Auf dieser Seite könnt ihr eine allgemeine Adresse mit Kontaktdaten einstellen. Zum anderen sollte hier euer Impressum platziert werden. Es ist wichtig, dass ihr an dieser Stelle einen rechtlichen Hinweis gebt. Als Vorlage könnt ihr euch das Impressum von kolping.de nehmen. Eine Auflistung von Beiträgen zum Thema Impressum auf Webseiten findet ihr hier. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 11 von 54

12 5.2 Neue freie Seiten anlegen Neben den festgelegten Funktionsseiten kannst du auch freie Seiten erstellen. Klicke mit der Mouse auf die Auswahl 60* Freie Seite. Hier bieten wir dir die Möglichkeit Seiten in deiner Hauptnavigation zu erstellen. Bitte beachte, dass du je nach Länge des Menünamens eine unterschiedliche Anzahl an freien Seiten in der Hauptnavigation platzieren kannst. Gehe dabei wie folgt vor: Du kannst nun auswählen, unter welcher Seite du eine Unterseite erstellen möchtest oder ob du die Seite als Hauptnavigationspunkt erstellen möchtest. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 12 von 54

13 Hierfür musst du die Auswahl kein Unterpunkt auswählen, bzw. belassen. Als Menüname gibst du bitte den Namen an, der in der Navigation angezeigt werden soll. Achte bitte hierbei auf die Länge des Menünamens. Du hast in der Hauptnavigation nur begrenzten Platz. Bitte bedenke, je kürzer die Länge der Menünamen ist, desto mehr Hauptnavigationspunkte kannst du erstellen. Grundsätzlich kannst du in zwei verschiedenen Ebenen Seiten anlegen (siehe Grafik): Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 13 von 54

14 Die Seite Start hat die Menünummer 6001 in der Ebene 1 und die Seite Gruppen hat die Menünummer in der Ebene 2. Legst du Seiten unterhalb der Menüebene 2 an, so erscheinen diese nicht mehr in der Navigation. Dadurch kannst du nicht sichtbare Seiten erzeugen, auf die du von sichtbaren Seiten hin verlinken kannst. Das Kapitel 5.6 gibt dir hierüber weitergehende Informationen. 5.3 Neue freie Seiten unter einer bestehenden Seite anlegen Hast du bereits Seiten angelegt, so kannst du weitere Unterseiten zu entsprechenden Hauptseiten erstellen. Dazu wählst du bitte die Seite aus, unter der die zu erstellende Seite platziert werden soll. In unserem Beispiel erstellen wir eine Unterseite zum Hauptmenüpunkt Jahresmotto. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 14 von 54

15 Anschließend trägst du in das darunterliegende Eingabefeld den Menünamen ein. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 15 von 54

16 Mit einem Klick auf die Schaltfläche Weiter werden deine Änderungen übernommen und sofort auf dem Reiter Microsites dargestellt. Mit einem Klick auf die entsprechende Seite gelangst du in den Bearbeitungsmodus der Seite. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 16 von 54

17 5.4 Bearbeitung von Webseiteninhalte Damit du die Inhalte der Microsite pflegen kannst, klickst auf den Karteireiter Microsites. Es erscheint folgende Übersicht. In diesem Fall gibt es für diese Gliederung eine Microsite mit dem Menu Name Start. Nach einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag öffnet sich das folgende Formular in einem Inlinefenster. Hier kannst du Titel und Beschreibungstext für die Startseite der Microsite angeben. Bitte beachte, dass einige Seiten zwar aufrufbar sind, jedoch nicht veränderbar, da hier Bausteine integriert sind, die dynamisch erstellt werden. Das System öffnet einen Editor zur Bearbeitung von Webseiteninhalten, den so genannten Content-Feld-Editor (CFE). Du hast hier die Möglichkeit deine redaktionellen Inhalte in Textund Bildform einzupflegen. Dazu steht dir eine Formatierungspalette, die du aus Textverarbeitungsprogrammen sicher schon kennst, zur Verfügung. Bitte gehe sparsam mit Formatierungen um, um das Grunddesign nicht zu verändern. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 17 von 54

18 Nach der Eingabe bestätigst du die Änderungen über einen Klick auf den Button Speichern (Unten rechts im folgenden Bild). Die Ausgabe erfolgt nach erfolgreichem Speichern wie in folgendem Bild beispielhaft dargestellt: Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 18 von 54

19 5.5 Textformatierungen Damit auf kolping.de und den Microsites eine möglichst gleiche Formatierung bzw. Erscheinungsbild gewährleistet wird, wurde im dem CFE-Editor Standardformatierungen eingerichtet. Wir bitten dich, wenn möglich, nur diese Formatierungen zu verwenden. Zur Formatierung markierst du deinen zu formatierenden Text und wählst dann deine Wunschformatierung aus. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 19 von 54

20 Im Editor wird zur Übersichtlichkeit nicht die Formatierung der Webseite angezeigt. Daher ist hier ein Anschauungsbild, welche Formatierung wie aussieht. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 20 von 54

21 5.6 Verlinkungen setzen Verlinkung zu einer externen Internetseite Im Rahmen der Webseitenpflege kannst du auch Verlinkungen einsetzen, um auf externe Webseiten oder auf Seiten innerhalb deiner Microsite zu verweisen. Hierzu gehst du wie folgt vor: Navigiere zu der Seite, in die du eine Verlinkung setzen möchtest. Hier ist es die Seite Gruppen mit der Menünummer Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Seite, gelangst du zur Texteingabe. Markiere nun die Textpassage, die du mit einem Link versehen möchtest. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 21 von 54

22 Anschließend klickst du auf das Weltsymbol mit der Büroklammer. Es wird ein neues Dialogfenster geöffnet und mit dem Reiter Link-Info geöffnet, indem du die Zieladresse eingeben musst. Gib im Eingabefeld URL die gewünschte Internetadresse ein. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 22 von 54

23 Nun hast du die Möglichkeit die Verlinkung noch zu verfeinern, in dem du entscheidest, ob die aufzurufende Internetseite im gleichen Fenster (voreingestellt) oder in einem neuen Fenster geöffnet werden soll. Dazu klickst du auf den Reiter Zielseite. Hier hast du die verschiedensten Auswahlmöglichkeiten. Wir wählen in unserem Beispiel, dass die Zielseite in einem neuen Fenster geöffnet werden soll (Auswahl Neues Fenster ). Anschließend klickst du bitte auf die Schaltfläche Weiter und dann auf die Schaltfläche Speichern, um deine Änderungen wirksam zu machen Verlinkung zu einer Internetseite innerhalb deiner Microsite Zunächst markierst du wie im vorherigen Beispiel die Textpassage und klickst auf das Weltsymbol mit der Büroklammer. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 23 von 54

24 Nun musst du als Protokoll die Auswahl <anderes> auswählen und in das Eingabefeld URL gibst du bitte die Menünummer der Zielseite und Ihre 16-stellige Gliederungsnummer ein. Achte bitte darauf, dass du die Eingabe in der folgenden Konvention durchführst: URL:?menu=6006&gliederung= Wichtig ist das führende? und das & -Zeichen innerhalb der Eingabe. Deine Gliederungsnummer kannst du aus der URL in der Adresszeile deines Browsers entnehmen Verlinkung zu einer Nachricht Es ist möglich direkt in Nachrichten von kolping.de zu verlinken. Dafür ist der Link allerdings zu erweitern. Die Nachricht wird herausgesucht. Anstatt mit der linken Mousetaste auf weiterlesen zu klicken wird mit der rechten Mousetaste der Link kopiert. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 24 von 54

25 Es ist ein Link, wie zu einer externen Seite anzulegen. Dann ist der Link mit &fb=true an einer bestimmten Stelle zu erweitern Bilder verlinken Dies ist ebenfalls möglich. Im CFE-Editor markierst du das eingefügte Bild. Du kannst dann das Bild genauso verlinken wie den normalen Text. 5.7 Seiten löschen Du kannst im Rahmen der Verwaltungscommunity auch bestehende Seiten komplett löschen. Dazu klickst du bitte auf der Seitenübersicht des Reiters Microsite auf die Schaltfläche Löschen. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 25 von 54

26 Es wird ein neues Fenster geöffnet, in dem du eine Auswahl aller Seiten dargestellt bekommst. Hier kannst du einfach auf die Zeile der Seite einmal klicken, die du löschen möchtest. Hier haben wir beispielsweise vor, die Seite Gruppen zu löschen. Nach dem Klick auf die Zeile wird die Seite komplett gelöscht. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 26 von 54

27 5.8 Hinweis zur Einpflege von Daten aus Word oder anderen Webseiten heraus WICHTIG: Bitte kopiere niemals Text aus Word oder einem anderen MS Office Produkt direkt in den CFE-Editor hinein. MS Office Produkte geben beim Kopieren von Inhalten nicht nur den Text mit, sondern sie geben auch Formatierungen und weitere Funktionen beim Kopiervorgang mit, die zu unschönen Ergebnissen führen können. DESHALB: Bitte kopiere deinen Text beispielsweise aus Word in den Windows Text Editor und eliminiere somit alle Formatierungen. Den Windows Editor findest du bei dir auf deinem Rechner unter Start/Alle Programme/Zubehör/Editor. Nun wird der Text aus der aus dem Word-Dokument kopiert und in den Windows-Text- Editor eingefügt. Anschließend kopierst du den Text aus dem Editor und fügst ihn in den Content-Feld-Editor der Microsite ein. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 27 von 54

28 Nun kannst du im CFE-Editor die Formatierungen durchführen. 5.9 Hinweis zur Einpflege von Daten von deiner bisherigen Webseiten Du kannst deine Inhalte von deinen bisherigen Webseiten mittels Kopieren und Einfügen in das neue System integrieren. Dabei kannst du den QUELLCODE deines alten Inhalts kopieren und in den Editor der gewünschten Seite einfügen, in dem du die Schaltfläche Quellcode anklickst und den Inhalt einfügst. Dies zeigt folgende Abbildung: Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 28 von 54

29 Wenn du erneut auf die Schaltfläche Quellcode klickst, siehst du die Vorschauansicht, wie der Quellcode im HTML-Editor angezeigt wird. Du kannst nun noch Formatierungen vornehmen, in dem du auf die entsprechenden Schaltflächen klickst. Um die Eingabe abzuschließen, klickst du bitte auf die Schaltfläche Speichern. Bitte überprüfe alle vorhandenen Verlinkungen in deinen Inhalten. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 29 von 54

30 6 Bilder in Webseiten integrieren Über den CFE kannst du neben normalem Text auch Bilder platzieren. Dazu nutzt du bitte das Bildsymbol. Nach einem Klick öffnet sich zunächst ein Fenster, mit dem du die Bildeigenschaften festlegst. Um ein Bild auszuwählen, klicke auf Server durchsuchen. Im Folgenden Fenster siehst du alle bisher hochgeladenen Bilder, die für deine Gliederung hochgeladen sind. Ist das Bild, welches du in den Text einfügen möchtest, nicht in der Auswahl, musst du die Schaltfläche Hochladen klicken. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 30 von 54

31 Nach erfolgreichem Klick auf die Schaltfläche Hochladen kann deine Datei von deinem Computer ausgewählt werden. Anschießend klicke bitte auf die Schaltfläche Ausgewählte Datei hochladen klicken. Das System lädt deine Bilddatei auf den Server. Die Datei ist jetzt vorausgewählt. Mit klick der rechten Mousetaste auf das Bild kannst du verschiedene Funktionen ausführen. Mit einem Doppelklick fügst du das Bild direkt ein. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 31 von 54

32 Nach erfolgter Auswahl gelangst du zurück zum Ursprungsfenster. Hier kannst du nun noch mal die Breite des Bildes festlegen. Dazu fülle die Felder Breite, bzw. Höhe. Es stehen dir an dieser Stelle weitere Funktionen zur Verfügung. Mit Klick auf die Schaltfläche Weiter wird das Bild in den Text eingefügt. HINWEIS: Wir bitten darum, dass du die Bilder vor dem Hochladen auf eine Breite von 250 Pixel (250px) skalierst. So werden die Bilder von der Datenmenge kleiner, die Auflösung von 250px ist für eine Nachricht im Internet aber vollkommen ausreichend. Die Dateinamen der Bilder müssen auf Leerzeichen und Umlaute verzichten. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 32 von 54

33 7 Dateien in Nachrichten/ Termine/ Webseiten integrieren Du kannst Dateien mit folgenden Dateiendungen in den Dateimanager hoch laden: pptx, bmp,gif,jpeg,jpg,png,gif,pdf, doc, docx. Den Dateimanager rufst du an den Stellen auf, wo ein Dreipunkt-Button oder das Grafik-Symbol angezeigt ist. Dies ist bei Terminen, Nachrichten und im CFE-Editor. Anschließend mußt du noch auf Server durchsuchen klicken. Wenn der Dateimanager geöffnet ist, kannst du dort die Datei hinterlegen. Damit kannst du auch die Datei an anderen Stellen verlinken (siehe 7.1.). 7.1 Downloadseite einrichten Eine Downloadseite kannst du selbständig auf der Microsite angelegen. Beispiel: Hierfür legst du eine freie Seite an. Anschließend legst du mit Hilfe des Editors eine 3- spaltige Tabelle an. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 33 von 54

34 Dazu klickst du. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Hier musst du noch die Spaltenanzahl ergänzen, damit für dich ausreichend Spalten vorhanden sind. Indem du in die einzelnen Zellen klickst, kannst du die Spalten beschriften. Daher wurden in der ersten Zeilenreihe Dateityp, Name/ Beschreibung und Größe eingetragen. Bei Dateityp kannst du dann die Grafiken einsetzen. Dies erfolgt über den Icon, damit sich das Bild-Eingenschaftsfenster öffnet. Damit du nicht für jede Dokumentart eigene Bilder hochladen musst, haben wir bereits einige Dateitypen-Bilder hochgeladen. In das Feld Bildauswahl setzt du für folgende Bilder lediglich die passenden Verweise ein. Die Ausrichtung mußt du nur noch auf Abs Mitte stellen. DOC../custom/bilder/medien/icon_doc.png PDF../custom/bilder/medien/icon_pdf.png PPT../custom/bilder/medien/icon_ppt.png JPG../custom/bilder/medien/icon_jpg.png Unbestimmt.. custom/bilder/medien/icon_page.png Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 34 von 54

35 Die anderen Zellen füllst du nun nach deinen Wünschen aus. Deinen Beschreibungstext kannst du dann mit deinem hochgeladnen Dokument ganz normal verlinken. Hier klickst du allerdings dann auf Server druchsuchen, um die Datei zu der verlinkt werden soll, hochzuladen. In diesem Beispiel wurde die Datei Programm pdf in das Verzeichnis hochgeladen und verlinkt. Die Nachbearbeitung der Tabellen zum einfügen oder löschen von Zeilen ist natürlich auch möglich. Hierzu klickst du im Editor in die passende Zelle und mit rechtsklick stehen dir dann verschiedene Möglichkeiten zur Erweiterung oder Reduzierung der Tabelle zur Verfügung. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 35 von 54

36 Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 36 von 54

37 8 Termine pflegen Die Pflege der Termine erfolgt über die Schaltfläche Termine in der Hauptnavigation (links). Durch einen einfachen Klick auf einen Eintrag oder einen Klick auf die Schaltfläche Neuer Datensatz öffnest du die folgende Maske. Hier gibst du die Attribute des jeweiligen Termins, sowie die Beschreibung ein. Folgende Felder kannst du befüllen: Kategorie [Handlungsfelder: Arbeitswelt, Eine Welt, Familie, Junge Menschen und Kolping (als allgemeine Kategorie)] BegDat (Beginn Datum)* BegZt (Beginn Zeit)* EndDat (End Datum)* EndZt (End Zeit)* Titel* Bild (wird kein Bild ausgewählt, so erscheint das Standartbild) Anspr.Par (Ansprechpartner/in der Veranstaltung) Name (Name des Veranstaltungsortes) Telefon Straße Plz Ort* Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 37 von 54

38 Länge und Breite (hier klickst du zur Ermittlung der Daten; die Anzeige in googlemaps wird dadurch genauer; wenn dies nicht ausgefüllt wird, wird sich an der Straße und Ort orientiert) Freigabe: ab diesem Termin wird der Datensatz online angezeigt. Verfall: bis zu diesem Termin wird der Datensatz angezeigt. Ist dieses Feld nicht ausgefüllt, verfällt der Termin automatisch mit Datum des Feldes EndDat Veröff. auf kolping.de: (siehe: Termine von überregionaler Bedeutung) sowie das Texteingabefeld Generell erfolgt die Filterung der Termine nach den Feldern BegDat, BegZt, EdDat, EndZt. Das heißt, wenn sich beispielsweise ein Ende-Datum ( EndDat ) und Ende-Zeit ( EndZt ) in der Vergangenheit befinden, wird der Termin nicht mehr angezeigt. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 38 von 54

39 Möchtest du, dass der abgelaufene Termin dennoch weiterhin angezeigt werden soll, dann kann dies über das Feld Verfall gesteuert werden. HINWEIS: Die Felder BegDat und EndDat müssen immer befüllt werden, damit die Termine ordnungsgemäß angezeigt werden. Die Eingaben bestätigst du per Klick auf Speichern. Die Termine werden auf der Microsite auf der Seite Termine angezeigt. Diese ist unter der Seite Angebote zu finden. Damit die Termine angezeigt werden können, musst du die Seite Termine der Kolpingsfamilie veröffentlicht haben. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 39 von 54

40 Hier das Ergebnis auf der Microsite: 8.1 Termine von überregionaler Bedeutung Wenn du der Meinung bist, dass der Termin von überregionaler Bedeutung für die Hauptseite ist, kannst du eine Anfrage zur Veröffentlichung stellen. Dazu betätige bitte die Checkbox Veröff. auf kolping.de. Deine Anfrage der so genannten übergeordneten Veröffentlichung wird dann an den Admin kolping.de weitergeleitet und dieser kann die Freigabe für die Veröffentlichung setzen. Bitte beachte, dass nicht jeder Termin auf der Hauptseite und den Unterseiten der Kategorien veröffentlicht werden kann. 8.2 Termine einpflegen per csv-import Es ist möglich Termine per CSV-Datei in seinen Verwaltungsbereich zu importieren. Dabei werden alle relevanten Daten aus der CSV-Datei in den Verwaltungsbereich/Termine übergeben. Zur Orientierung liegt hier eine Muster-Datei. In der Tabelle füllst du die Spalte Art nicht aus. Die Spalte Land kannst du ausfüllen. Die Spalten Klicks2, HS_DS_ANSP, PUBLISH führst du mit den Vorgaben des Musters weiter. Es ist wichtig, dass alle Spalten, wie in der Vorlage angegeben, auch erhalten Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 40 von 54

41 bleiben, ansonsten funktioniert der Import nicht einwandfrei. In der Spalte Bild kannst du den Link zu einem bereits hochgeladenen Bild eintragen. Den Link schreibst du wie folgt.../costum/bilder/microsites/ Gliederungsnummer / Dateiname.jpg. Hier ein möglicher Link zu einem Bild einer Mircosite:../custom/bilder/microsites/ /Logo_Kolpingjugend.jpg Die drei Mustereinträge überschreibst du durch eigene Termindaten. Sie dienen der Orientierung und Veranschaulichung. Nachdem du die Datei erstellt hast, speicherst du sie auf deinem eigenen Desktop ab. In dem Verwaltungsbereich/Termine startest du die Funktion Datendurchlauf : Es öffnet sich nun ein neues Kommunikationsfenster: Hier wählst du den CSV Termin Import aus und klickst auf Weiter. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 41 von 54

42 Nun wählst du mit einem Klick auf Durchsuchen deine Termindatei aus. In diesem Beispiel wird die Vorlage_Termin_Import.csv vom Desktop ausgewählt. Mit einem Klick auf Öffnen lädst du nun die Datei in das Kommunikationsfenster ein. Beim nächsten Klick auf Import werden die Inhalte der CSV-Datei in deine Terminübersicht eingeladen. Das Bestätigungsfenster schließt du mit einem Klick auf das Schließsymbol. Nun musst du nur noch die Terminansicht im Verwaltungsbereich aktualisieren. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 42 von 54

43 HINWEIS: Wenn einer der importierten Termine auf kolping.de angezeigt werden soll, so musst du den Termin im Verwaltungsbereich aufrufen und noch das fehlende Häkchen bei Veröff. auf kolping.de setzen. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 43 von 54

44 9 Nachrichten pflegen Du hast in diesem Bereich der Verwaltungscommunity die Möglichkeit Nachrichten deiner Kolpingsfamilie (Gliederung) einzupflegen. Diese werden auf der Startseite deiner Microsite unter dem Reiter Eigene Nachrichten direkt sichtbar dargestellt. Auf dem Reiter Aus dem Verband werden die zentralen Nachrichten, die durch das Kolpingwerk Deutschland täglich gepflegt werden, dargestellt. 9.1 Allgemeine Nachrichtenpflege Unter dem Menüpunkt Nachrichten pflegst du die Neuigkeiten/ Nachrichten für deine Gliederungen. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 44 von 54

45 Mit einem Doppelklick auf einen bestehenden Eintrag oder mit einem Klick auf die Schaltfläche Neuer Datensatz öffnest du die folgende Eingabemaske. Hier kannst du die Nachrichtenattribute, die Kategoriezugehörigkeit, sowie die Beschreibung eingegeben. Für eine neue Nachricht auf Neuer Datensatz klicken. Du musst/solltest die folgenden Felder befüllen: Datum (Datum) Zeit (Zeit) Titel Bild (optional) Datei (optional) Anspr.Par (Ansprechpartner) Auswahl Übergeordnete Veröffentlichung (Üb. Veröf.) Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 45 von 54

46 sowie das Texteingabefeld Nach einem Klick auf Speichern werden die Änderungen in das System übernommen. In dem CFE Feld (Textfeld) kannst du auch Bilder einpflegen. Dies erfolgt analog wie unter Bilder in Webseiten integrieren beschrieben. 9.2 Mediathek in Nachrichten Zu euren Veranstaltungen erstellt ihr Nachrichten zur Berichterstattung. Allerdings wirkt bei der Berichterstattung nicht nur das geschrieben Wort, sondern sind die aufgenommen Bilder ein wichtiger Teil der Berichterstattung. Damit die Bilder die Nachrichten aber nicht überfrachten ist es hilfreich, wenn du für die Veranstaltung ein eigenes Album in der Mediathek anlegst und dann in der Nachricht eine Verlinkung vornimmst. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 46 von 54

47 Am Ende der Nachricht wird nun noch ein Link eingefügt. Dafür stellst du den CFE-Editor auf Quellcode und anschließend wird folgender HTML-Text eingefügt: <a class="internal-link invers" href="..link">zur Mediathek</a> Nach klick auf Quellcode wird der HTML-Code eingefügt: Anschließend kann man mit klick auf Quellcode wieder in die normal Ansicht klicken. Hinter dem normalen Text vorbei! und vor dem Link-Text fügt man durch Enter einen Absatz ein. Hinter dem Linktext muß ebenfalls ein Absatz durch Enter eingefügt werden. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 47 von 54

48 Nun ist der Linktext bzw. der Link von Zur Mediathek zu bearbeiten und auf die zu verlinkenden Mediathek zu legen. Hierfür kopiert man sich mit der rechten Mouseteste den Link der Mediathekdetailseite. Mit der Mouse auf weiter gehen, dann die rechte Mousetaste klicken und auf Link-Adresse kopieren klicken. Nun geht man zu seinem zu bearbeitenden Link und fügt die neue Linkadresse ein. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 48 von 54

49 Die Nachricht mit dem Link sieht nun so aus. Eine genauere Beschreibung zur Bearbeitung von Links findest du hier. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 49 von 54

50 10 Mediathek pflegen Die Medienverwaltung findest du unter dem Hauptnavigationspunkt Mediathek : HINWEIS: Wir bitten darum, dass du deine Bilder vor dem Hochladen auf eine Breite von max. 800px skalierst. So werden die Bilder von der Datenmenge kleiner, die Auflösung ist für das Internet aber vollkommen ausreichend. Die Dateinamen der Bilder müssen auf Leerzeichen und Umlaute verzichten. Mit einem einfachen Klick auf einen Eintrag gelangst du zur Alben-Übersicht. Hast du bisher noch keine Alben angelegt, so ist lediglich die Schaltfläche Album hinzufügen verfügbar. Nach Klick auf Album hinzufügen kannst du über die folgende Maske einen Namen für das Album, ein Vorschaubild und ein Beschreibungstest eingeben. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 50 von 54

51 Nach dem Speichern des Neuen Albums erscheint dieses in der Alben-Übersicht (s. Folgendes Bild). Hier kannst du zu jeder bestehenden Mediathek Bilder und Videos hinzufügen, oder die Einstellungen über die selbsterklärenden Symbole ändern. Das Löschen von Medien/Alben funktioniert ebenfalls über die Symbole. Mit einem Klick auf Bilder hinzufügen kannst du bis zu 10 Bilder gleichzeitig hinzufügen. Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 51 von 54

52 Das letzte Bild in dem Album ist das Vorschaubild. Löscht du dieses nachträglich, so tritt das zweitletzte Bild die Reihenfolge an. Mit einem Klick auf Video hinzufügen kannst du ein externes YouTube Video einbinden. Dazu wird lediglich die URL des Videos (der Youtube-Link) benötigt. Zusätzlich kannst du einen Titel und eine Beschreibung vergeben: Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 52 von 54

53 Nach dem Speichern erscheint das Video dann ebenfalls im betreffenden Album: Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 53 von 54

54 11 Fragen und Anmerkungen Für Fragen und Anmerkungen, sowie Hilfestellungen bei der Pflege des Content sind Heinrich Wullhorst; Tel: Ingo Schumacher; Tel: Frank Gärtner; Tel: unter der zentralen -Adresse: ansprechbar. 12 Versionsverwaltung Workflowdokumentation Versionsverwaltung Pflichtenheft Version Datum Autor Vermerk Christian Goedsche, Ersterstellung Workflowdokumentation giftgrün GmbH Christian Goedsche, Erweiterung Workflowdokumentation giftgrün GmbH Frank Gärtner Kolpingwerk Deutschland Erweiterung Workflowdokumentation Dokumentation KO_KOLPI_wf_3.0; Frank Gärtner Seite 54 von 54