Personal- und Organisationsausschuss Sitzungsdatum öffentlich

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1 I. Anmeldung TOP: Betreff: Elektronischer Sitzungsdienst hier: Einsatz von Tablets Personal- und Organisationsausschuss Sitzungsdatum öffentlich Anlagen: Sachverhalt Beschlussvorschlag Bisherige Beratungsfolge: Gremium POA Sitzungsdatum Bericht Abstimmungsergebnis angenommen abgelehnt vertagt/verwiesen Sachverhalt (kurz): In Anträgen der CSU-Fraktion vom und der Stadtratsgruppe der FDP vom wurde der Einsatz von Tablet-PCs (Tablets) im Stadtrat thematisiert. Der eventuelle vollständige Verzicht auf Papierunterlagen zieht umfassende Veränderungen in der Arbeitsweise sowohl bei den Stadtratsmitgliedern als auch in der Verwaltung nach sich. Um die Auswirkungen, die entstehenden Aufwände und die Eignung der vorgesehenen Technik beurteilen zu können, wird vorgeschlagen, den Einsatz von Tablets für die Stadtrats-/Ausschusssitzungenin einem Modellversuch zuerst nur für den POA umzusetzen. Beschluss-/Gutachtenvorschlag: siehe Beilage 1a. Finanzielle Auswirkungen: Kosten: Nein Ja noch nicht bezifferbar Noch offen, weil Gesamtkosten Folgekosten pro Jahr davon pro Jahr X davon investiv begrenzter Zeitraum Sachkosten davon konsumtiv dauerhaft Personalkosten 1b. Haushaltsmittel/Verpflichtungsermächtigungen sind bereitgestellt: Nein Abstimmung mit Stk (siehe Punkt 4) erforderlich Ja Betrag: Profitcenter / Investitionsauftrag: Seite 1 von 2

2 2a. Auswirkungen auf den Stellenplan: Nein Ja im Umfang von Vollkraftstellen (weiter bei 2b) 2b. Deckung vorhanden: Nein Abstimmung mit OrgA (siehe Punkt 4) erforderlich Ja Stellen-Nr. 3a. Prüfung der Genderrelevanz durchgeführt: Nein Ja 3b. Geschlechterrelevante Auswirkungen: Nein Ja: 4. Abstimmung ist erfolgt mit: Ref. I / OrgA Ref. II / Stk Deckungsvorschlag akzeptiert keine Stellendeckung vorhanden Einbringung in das Stellenschaffungsverfahren Deckungsvorschlag akzeptiert keine Haushaltsmittel vorhanden Ein Finanzierungsvorschlag ist noch zu erarbeiten RA (verpflichtend bei Satzungen und Verordnungen) II. Herrn OBM III. Ref. I Nürnberg, Referat für Allgemeine Verwaltung (5100) Seite 2 von 2

3 Elektronischer Sitzungsdienst hier: Einsatz von Tablets I. In Anträgen der CSU-Fraktion vom und der FDP vom wurde der Einsatz von Tablet-PCs (Tablets) im Stadtrat thematisiert. Die Nutzung von Tablets durch den Stadtrat einer modernen Großstadt bietet verschiedene Vorteile. Neben der verbesserten Informationsrecherche u. a. durch Suchfunktionen und dem Wegfall umfangreicher Papierstapel, ist eine schnellere und einfachere Kommunikation möglich. Viele Unterlagen liegen schon in elektronischer Form vor, so dass medienbruchfreie Prozesse möglich sind. Außerdem können beim Ausdruck von elektronischen Dokumenten Informationen verloren gehen. Dies ist beispielsweise bei Präsentationen mit multimedialen Inhalten möglich. Der Umgang mit Tablets und deren modernen Kommunikationsmöglichkeiten ist häufig im persönlichen und beruflichen Umfeld der Stadträtinnen und räte üblich. Im Folgenden werden unter anderem die grundsätzlichen und rechtlichen Anforderungen für den Einsatz von Tablets für Stadtratsmitglieder skizziert. Der eventuelle vollständige Verzicht auf Papierunterlagen zieht umfassende Veränderungen in der Arbeitsweise sowohl bei den Stadtratsmitgliedern als auch in der Verwaltung nach sich. Um die Auswirkungen, die entstehenden Aufwände und die Eignung der vorgesehenen Technik beurteilen zu können, wird vorgeschlagen, den Einsatz von Tablets für die Stadtrats-/Ausschusssitzungen in einem Modellversuch zuerst nur für den POA umzusetzen. Hierzu wird ein Vorschlag für das weitere Vorgehen dargestellt. 1 Rechtliche Rahmenbedingungen Die Arbeit von Stadträtinnen und räten umfasst die Behandlung sensibler Sachverhalte und besonders schützenswerter personenbezogener Daten. Dies trifft insbesondere für Sachverhalte und Daten zu, die im Rahmen nicht öffentlicher Sitzungen behandelt werden (Art. 52 GO, 21 StRGeschO). Für personenbezogene Daten hat der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (LDSB) im 25. Tätigkeitsbericht Vorgaben für den datenschutzgerechten Einsatz von Tablets formuliert. Danach hält er den Einsatz von Privatgeräten insbesondere bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten mit besonderem Schutzbedarf bzw. Daten, die besonders gesetzlich geschützt sind, für unzulässig. Beim Einsatz dienstlich bereitgestellter Tablets sind folgende Maßnahmen erforderlich: Absicherung mit ausreichender PIN (oder Kennwort) Löschung der Daten auf dem Tablet bei mehrfacher Falscheingabe der PIN Regelung Privatnutzung (inkl. erlaubter Applikationen) Verschlüsselung Fernlöschung bei Verlust Sicherheitssoftware möglichst Schutz durch zentrale Konfiguration und Verteilung Geregelte Entsorgung Der Anschluss der Stadt Nürnberg an das Bayerische Behördennetz (ByBN) bedingt auch die Einhaltung der IT-Sicherheitsvorgaben des ByBN, auf die sich der LDSB ebenfalls bezieht. Mit den oben aufgeführten Maßnahmen sind diese im Wesentlichen erfüllt. Wegen der Bedeutung der durch den Stadtrat zu entscheidenden Sachverhalte ist von einem erhöhtem Schutzbedarf hinsichtlich Vertraulichkeit und Integrität auszugehen. Eine Nutzung privater Geräte ist daher nicht zu befürworten

4 - 2 - Werden Tablets durch die ehrenamtlichen Stadtratsmitglieder auch privat genutzt, ist zu beachten, dass der geldwerte Vorteil von Mandatsträgern/innen im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung anzugeben ist. Es kann aus Vereinfachungsgründen typisierend und pauschalierend von einer jeweils hälftigen privaten bzw. beruflichen Nutzung des Tablets ausgegangen werden 1. 2 Auswahl der Betriebssystemplattform Das IT-Koordinations- und Konzeptions-Gremium (IT-KKG) hat am beschlossen, dass die Stadtverwaltung Tablets mit dem Betriebssystems ios der Fa. Apple einsetzen wird. Dieser Entscheidung lag eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile (inkl. der Kosten) der Betriebssysteme Android und ios zugrunde. ios-geräte bieten Vorteile bei der IT-Sicherheit sowie in der für eine Standardisierung wichtigen Gerätekontinuität. ios-tablets erreichen im Unternehmensumfeld den mit Abstand größten Marktanteil 2. Diese Verbreitung im professionellen Umfeld lässt eine ausreichende Unterstützung für die Einsatzwecke bei der Stadt Nürnberg erwarten. Zur zentralen Verwaltung der Geräte wird ein marktführendes Mobile Device Management (MDM) eingesetzt. Es steuert sicherheitsrelevante Einstellungen und ermöglicht durch spezielle Applikationen den sicheren Zugriff ins Stadtnetz. Mehrere MDM auf einem Gerät sind aus technischen Gründen nicht möglich. Im Sinne der wirtschaftlichen Standardisierung von Prozessen sowie der Gewährleistung der IT-Sicherheit ist es sinnvoll, auch für Stadtrat-Tablets das vorhandene MDM einzusetzen. 3 Kosten Es fallen insbesondere Kosten für die Beschaffung der Tablets, der Datentarife sowie die Lizenzen für das Mobile Device Management an. Daneben sind noch Aufwände für die Sitzungsdienste sowie für den Betrieb der notwendigen Infrastruktur und den Support als interne Aufwände zu berücksichtigen. Eine detaillierte Aufstellung der anfallenden Kosten wird erst nach der Auswertung des vorgeschlagenen Modellversuchs möglich sein. Nach dem derzeitigen Stand fallen pro Stadtratsmitglied durchschnittlich Kosten in Höhe von ca. 710 Euro pro Jahr an ( Euro für alle 70 Stadtratsmitglieder). Für einen auf ein Jahr begrenzten Modellversuch durch die 12 POA-Mitglieder fallen Kosten in Höhe von ca Euro an 3. Entsprechende Haushaltsmittel sind bei BgA für das Haushaltsjahr 2014 berücksichtigt. Für den Druck von Sitzungsunterlagen ist für das Jahr 2014 ein Haushaltsansatz von Euro vorgesehen. Dieser umfasst auch die Erstellung der notwendigen Kopien für die Verwaltung. In welchem Umfang die Druckkosten tatsächlich reduziert werden können, ist noch nicht bezifferbar. Inwieweit eine Gegenfinanzierung der Kosten für den Tablet-Einsatz durch konkrete Einsparungen möglich ist, kann nach Auswertung des vorgeschlagenen Modellversuchs beurteilt werden. 1 Fachinformation, IV S /006 des Finanzministeriums Mecklenburg Vorpommern 2 92 Prozent aktivierte ios-geräte im 1. Quartal 2014, siehe 3 Der Betrag ist höher als die oben angegebenen Durchschnittskosten, da die Gerätekosten nicht auf mehrere Jahre verteilt wurden

5 - 3-4 Vorschlag für das weitere Vorgehen Die Nutzung privater Geräte ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich und hinsichtlich Support und IT-Sicherheit bedenklich. Um die Prozesse für Ausschuss- und Stadtratssitzungen zu vereinheitlichen und zu optimieren, ist ein möglichst hoher Beteiligungsgrad der Stadträtinnen und Stadträte anzustreben. Auch dieser Aspekt spricht für eine grundsätzliche Finanzierung der Geräte durch die Stadt Nürnberg. Um vor einer flächendeckenden Einführung von Tablets die Praxistauglichkeit zu testen und die notwendige Betriebserfahrung sowohl auf der Verwaltungsseite als auch für die Mitglieder des Stadtrats zu sammeln, wird vorgeschlagen, einen einjährigen Modellversuch für die Mitglieder des POA mit von der Stadt beschafften ios-tablets unter Einbindung in das MDM durchzuführen. Der POA erscheint aufgrund seiner Zuständigkeit und der sachlichen Problematik besonders geeignet. Eine private Nutzung der zur Verfügung gestellten Tablets ist grundsätzlich möglich und sollte aufgrund der dadurch ausgelösten steuerrechtlichen Auswirkungen dem Ausschussmitglied freigestellt werden. Wird eine private Nutzung gewünscht, so ist der Abschluss einer Nutzungsvereinbarung notwendig, die sowohl den zugelassenen Umfang als auch die notwendigen Rahmenbedingungen (z. B. Verwendung nur freigegebener Apps und erlaubte Löschung von Daten bei Verlust des Geräts) festlegt. Das Ratsinformationssystem ist noch nicht für den Einsatz mit Tablets optimiert. Im angedachten Modellversuch wird es daher notwendig sein, die benötigten Dokumente über entsprechend abgesicherte Dateifreigaben zur Verfügung zu stellen. Diese können dann mit den abgesicherten Applikationen des MDM gelesen werden. Derzeit laufen bauliche Maßnahmen für ein WLAN-Netz in den Sitzungsräumen im Rathausbereich. Nach dem derzeitigen Planungsstand steht das WLAN-Netz im Oktober 2014 zur Verfügung. Um eine möglichst reibungslose Ausschussabwicklung zu ermöglichen, sind noch umfangreiche Vorarbeiten wie beispielsweise die Anpassung der Prozesse bei den Sitzungsdiensten durchzuführen. Aus diesem Grunde wird vorgeschlagen, in einem ersten Schritt die Verwaltung zu beauftragen, die notwendigen Voraussetzungen für den Modellversuch bis zum Ende des Jahres 2014 zu schaffen. 5 Beschlussvorschlag Der POA beauftragt die Verwaltung, die Voraussetzungen für den Einsatz von Tablets für die POA-Mitglieder im Rahmen eines einjährigen Modellversuchs bis zum Ende des Jahres 2014 zu schaffen. Dem POA werden vor Beginn des Modellversuchs die konkretisierten Planungen vorgelegt. II. Ref. I/POA Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste (3253)

6 I. Beschluss TOP: Betreff: Elektronischer Sitzungsdienst hier: Einsatz von Tablets Personal- und Organisationsausschuss Sitzungsdatum öffentlich Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen / beschlossen, mit : Stimmen abgelehnt, mit Stimmen Beschlusstext: Der POA beauftragt die Verwaltung, die Voraussetzungen für den Einsatz von Tablets für die POA- Mitglieder im Rahmen eines einjährigen Modellversuchs bis zum Ende des Jahres 2014 zu schaffen. Dem POA werden vor Beginn des Modellversuchs die konkretisierten Planungen vorgelegt. II. Ref. I/OrgA III. Abdruck an: Ref. I/OrgA Ref. II/Stk Vorsitzende(r): Referent(in): Schriftführer(in): Seite 1 von 1

7 03-DEZ : DIE GRÜNEN STflDTRflT S.01/01 Beitage N des Personalausschusses V( FRAKnON B' «VDIE GRÜNEN, RATHAUSPLAT2 2,90403 NÜRNBERG An den CM)ert>ürgenneister der Stadt Nürnberg D r U lii^ Maly P fla Rathaus Ö B E R B U rc ': " M E 'Is r m i 9040ä Nürnberg 03. BEZ zur SUna«1. / UH'!* Anschaffung vön I Pads für Stedträtlnnen und Führungskrifte der Stadtverwaltung Antrag für den zuständigen Ausschuss Sehr geehrter Hen-Oberbürgermeister. BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN Stadtratsfrsktlon Nürnberg Rathauspiatz Nümbers p e r Tel: (0911) Fax; (0911) gruene@etadtnuemberg.de Bus: Linie 36,46,47 (Rathaus) U-6ahn: Linie 1 (Lorenzkirohe) Nilrnberg die Nürnberger Nachrichten berichten am über die.anschaffung von I Pads für Stadträte und Führungskräffe der StadtvenwaKung. Grundsätzlich kann man die Ausstattung von Stadtratinnen und Verwaltung mit Tablets positiv sehen, wenn damit sowohl Einsparungen wie auch Arbeitsertefchterungen verbunden sind. Einsparungen könnten erzielt werden, wenn durch die Anschaffung von Tablets Unterlagen für Ausschüsse und Stadtratesitzungen nicht mehr in Papierform (z.t. mit Fahren) versandt werden müssen. Krltisr^ zu hinterfragen aber ist in jedem Fall, warum Tabfets von Appte. die besonders hochpreisig sind, angeschafft werden sollen. Auf jeden Fall aber müssen die Tablets plattformübergreifend, d.h. mit allen gängigen Betriebssystemen komi^tibet sein. Da die Beschaffung neuer Technologie sicherlich einige Zeit in Anspruch nimmt, Ist es nicht sinnvoll, diese Grundsatzscheidung kurz vor Ende der Legislaturperiode zu treffen. Referat für A"' 12. DEZ Q Antrags-Nummer; ^03 / 2oU vwav.gru$ne.ratbaus.nuemberig.de teesplmt SEITEN 01

8 03-DEZ :02 DIE GRÜNEN STftDTRfiT S. 01/01 p i S ß l ^ l l E N ' - S,. > ". *. '- - :' 'T' I T-- ' tyrir- - ' IvV'-;: Wir beantragen einen Bericht / Beschluss im zuständigen Ausschuss, der folgende Fragen beinhaltet: - Auf Grund weicher Entscheidungsgrundtagen möchte die Venvaltung Tablets von Apple anschaffen? - Wurden Angebote anderer Anbieter und Betriebssysteme eingehoit und geprüft? Die Ergebnisse sind dem Ausschuss - wenn notwendig in n i^ t öffentlicher Sitzung - offen zu legen. - Sind Auswirkungen auf die bisherige IT Ausstattung innetfialb der V^waltung zu erwarten? - Wurde geprüft, ob diese dann möglicherweise mit unterschiedlichen Betriebssystemen kompatibel sind. - Wurde geprüft, ob aus Sicherheitsgründen auf den Tablets ausschließlich öffentliche Unterlagen au^erufen werden können / sollen? - Weldie Foigekosten kommen auf die Stadt zu und bindet sich die Stadt mit der Festlegung auf die Rrma Apple langfristig an einen (vergleichsweise teuren) Anbieter? - Sind nach Einführung von Tablets mit Kosteneinsparungen an anderer Steile zu rechen? Beschluss: Über die Anschaffung von Tablets für Stadtratinnen und Verwaltung entscheidet nach Beantwortung der oben gestellten Fragen der Stadtrat / zuständige Ausschuss In der Legislaturperiode ab Mit freundlichen Grüßen Achim Mletzko Fraktionsvorsitzender QESfiMT SEITEN 01

9 FRAKTION DER CHRISTLICH-SOZIALEN UNION IM STADTRAT ZU NÜRNBERG c s u U a CSU-Stadtratsfraklion Rathauspiatz Nörrberg Herrn Oberbürgermeister Dr. Ulrich Maly Rathausplatz NQmberg O B cr B v 1 a OEZ r 2,.: Elektronischer Sitzungsdlenst - Stadtrat 2.0 Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister, v'.fs t Oi Ah- :;T i V :::u : A J ' :-:r ;'r.. br- Z.v i'./ [ '1 v o r i O 'i j! Wolfrscher Bau des Rathauses Zimmer 58 Rathausplatz 2,90403 Nürnberg Telefon: / Telefax: / E ^ il: csu@stadtnuembeig.ds tnk / 6. Dezember 2012 Srehm _ A, BeHage N zu r Sitzung des Personal- und OrganlsaticK^ ausschusses die Verwaltung hat bereits vor einiger Zelt die Möglichkeit In Envägung gezogen, Unterlagen In elektronischer Fomi zu verteilen und in Sitzungen mittels Einsatz von Laptopcomputem zu nutzen. Dazu wurde eine umfassende Abfrage zu den Wünschen der Stadträte unternommen. Diese Abfrage hatte ein sehr differenziertes Bild ergeben und die Idee wurde bisher nicht weiter verfolgt. Aufgmnd der technischen Weiterentwicklung. Insbesondere auf dem Gebiet der Tablet-Computer, stellt sich nach Auffassung der CSU-Stadtratsfraktion die damalige Frage neu. Mit der aktuellen Computertechnik Ist die mobile elektronische Verfügt)arkelt weiter gewachsen und die Möglichkeiten zur effizienten Sitzungsorganisation, Datenverteilung sowie Aktualisierung haben sich in den letzten Jahren massiv vert>essert. Erfahrungsberichten anderer Kommunen zur Folge hat sich der Einsatz von z.b. IPad's überaus bewährt und neben Zeitersparnis und Effizienzsteigerung konnte der Druck von Millionen Selten Papier eingespart werden. ln Zusammenhang mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bei der Stadt Nürnberg würden sich zudem wohl Synergleeffekte ergeben, die einen Einsatz von mobilen Datenendgeräten für die Stadträte mehr als sinnvoll erscheinen lassen. Für die CSU-Fraktion stelle Ich daher zur Behandlung im zuständigen Ausschuss folgenden I Antrag: Die Verwaltung greift das Thema, dem Stadtrat die Sitzungsunterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen, neu auf. Die Stadt prüft dabei sowohl redundante Varianten mit paralleler Papier- und elektronischer Unteriagenhandhabung, als auch rein virtuelle Varianten. 2/l-A IPad.doc

10 Dabei sollen neben der reinen elektronischen Verfügbarkeit von Ausschussvorlagen - dies wäre ja bereits jetzt über ERIS möglich - insbesondere auch die aktive Verteilung der Dokumente oder die Organisation von Sitzungen berücksichtig werden. Folgende Themenfelder sollen daher u. A. in die Untersudiung einbezogen werden: - Push-Verteilung der Sitzungsunterlagen - Elektronlsdie Antragstellung - Sitzungstermine via Kalender-Server - Femzugriff auf die jeweilig berechtigten Netzlaufwerke der Fraktionen - emall-synchronlsation - Installation von Wireless LAN in den SItzungs- und Fraktionsräumlichkeiten - Anpassung IT-Slchertieltepollcy Mit freundileben Grüßen i Sebast^n Brehm Fraktionsvorsitzender ^2-A ll>8d.doc

11 BeitagB N des Personal- und ausschusses vcmti ZW ^ Liberalen im Stadtrat der Stadt Nürnberg FDP Herrn Oberbürgermeifti Dr. Ulrich Maly Äntrags-Nummer: Rathausplatz Nürnberg Nürnberg digital: Stadtratsarbeit mit Rats-App und Tablet OBERBÜRGERMEISTER 0 7. JAN /' N r... X 1 Zur Kis. Antwort vor A ', - o ' j n d i j ' i * 5 A i- v! w o n E.. S c h r i f t V C ;. r C 'il Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister, wir stellen zur Behandlung im Personal- und Organisationsausschuss folgenden Antrag: 1. Die Verwaltung stellt die Funktionen von Rats-Apps und ihren Einsatz in anderen Kommunen dar. 2. Darstellung der notwendigen Schritte und Kostenschätzung für die Einführung einer Rats-App. 3. Gegenüberstellung von Kosten und Einsparungen für Variante A 100% Tablet : alle 70 Stadträte nutzen ausschließlich Tablets, und Variante 8 50/50 : die Hälfte nutzt Tablets, die andere Hälfte Paplerunterlagen. 4. Welche Auswirkung hätten die Varianten für die Aufgabenverteilung in der Poststelle? 5. Wie kann bewerkstelligt werden, dass die Tablets einheitlich sicher von der Stadt konfiguriert werden und ein definierter Service hierfür angeboten werden kann, ohne dass die Geräte aus dem Stadthaushalt bezahlt werden, sondern von den Stadträten selbst? 6. Wie werden persönliche Notizen der Stadträte auf dem Tablet geschützt? Begründung Wir befürworten den Einsatz von Tablets für die mobile Stadtratsarbeit. Tablets sind leicht, sparen Papier, und man hat online Zugriff auf alle Stadtrats- und Ausschussunterlagen samt Karten in Farbe. Die wichtigste Frage zur Ratsarbeit mit mobilem Endgerät ist, wie die Unterlagen des Ratsinformationssystems aufbereitet werden. Eine Nutzung des RIS auf einem Tablet ist umständlich und verschenkt Potenzial. Die Informationen des RIS müssen für mobile Endgeräte optimiert werden. U.E. ist dies nur mit einer Rats-App möglich, die auf den Funktionsumfang eines Tablets zugeschnitten ist. Die Verwaltungsvorlage des POA vom skizziert den Aufwand für die Einführung einer Rats-App. Hier knüpft unsere Anfrage mit der Bitte um Präzisierung an. Zusätzlich zur einfacheren Bedienbarkeit und besseren Darstellung bietet eine Rats-App weitere Funktionen wie Terminverwaltung und Adressbuch, Notiz- und Zeichenfunktionen und die Möglichkeit des Austausches von Kommentaren mit Stadtratskollegen. Hier schließt sich zwingend die Frage nach dem Schutz der persönlichen Notizen und Daten an. Eine komplette oder teilweise Umstellung auf papierlose RataarJaeit hat AnR^iyirkijnafin auf riia Arbeitsprozesse in der Poststelle. Diese möchten wir dargeleg fm ie itf; Kosten-Nutzen-Berechnung kann man sich so ein umfassendes Bi d machen. 20. m Mit freundlichen Grüßen! 'V. i-.vn «- Dr. Christiane Aiberternst Utz yv.uirich I.:iii ü iij ö ' Rathausplatz 2 j Nürnberg Telefon i ; Fax : i'- /