Effiziente Personalkostenplanung in der öffentlichen Verwaltung

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Hedwig Glöckner
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1 Effiziente Personalkostenplanung in der öffentlichen Verwaltung Zentrum für Personaldienste (ZPD) in Hamburg

2 Kooperation ZPD -novem neue Partnerschaft mit der Zentrum für Personaldienste der Hansestadt Hamburg Unterstützung bei der Implementierung von Business Intelligence- und Planungslösungen Das ZPD stellt die Abrechnung, Zahlung und Buchung der Bezüge für ca Beschäftigte sicher Gemeinsame Entwicklungspartnerschaft bei der Weiterentwicklung der Planungssysteme Gemeinsame Vermarktung der Weiterentwicklungen und Planungsapplikationen

Abrechnung, Zahlung und Buchung der Bezüge für ca. 90.

3 Nutzen aus Erkenntnissen Performance Management Nutzen Nutzen Optimierung, Unternehmenssteuerung Erkenntnisse Was wäre optimal? Vorhersage, Simulation Wissen Was wird passieren? Analyse, Reports Informationen Warum ist es passiert? Reports, bereinigte Daten Daten Was ist passiert?

Vorhersage, Simulation Wissen Was wird passieren?

4 novem business applications GmbH Unabhängige Beratungsgesellschaft für Corporate Performance Management (CPM) Business Intelligence (BI) Balanced Scorecards (BSC) Schwerpunkte von novem: Unternehmenssteuerung Planung und Controlling Risikomanagement Vertriebs- und Marketinginfosysteme Berichtswesen & Analyse Coaching - Training - Weiterbildung

Schwerpunkte von novem: Unternehmenssteuerung Planung und Controlling Risikomanagement

5 Das Team ist entscheidend Pharma, Life Science, Medizintechnik Finanzdienstleister Banken, Versicherungen Public Handel Industrie, Medien Produktion 60 technische und fachliche Spezialisten Trainingscenter Corporate Performance Management Themen Produkte, individ. Anwendungen Data Warehousing Business Intelligence GF / Planung Evaluierung Design Planung Konsolidierung Scorecarding (BSC) Risikomanagement CRM Controlling Office of Finance Vertrieb Marketing Produktion Fach- & DV-Konzeption Projekte und Consulting Training Implementierung OLAP Meta Data Mgt. Service & Wartung ETL Spezialisten

Anwendungen Data Warehousing Business Intelligence GF / Planung Evaluierung Design Planung Konsolidierung Scorecarding (BSC) Risikomanagement CRM

6 Behördenlandschaft der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) BSB = Behörde für Schule und Berufsbildung BWF = Behörde für Wissenschaft und Forschung BKSM = Behörde für Kultur, Sport und Medien BSG = Behörde für Soziales, Familie, Gesundheit und Verbraucherschutz BSU = Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt BWA = Behörde für Wirtschaft und Arbeit BfI = Behörde für Inneres

und Medien BSG = Behörde für Soziales, Familie, Gesundheit und Verbraucherschutz BSU =

7 HR-Prozesse für die FHH Abrechnung und Zahlung von Bezügen nach öffentlichem Dienst- und Tarifrecht für rund Abrechnungsfällen im Monat mit einem Gesamtvolumen von ca. 2,8 Milliarden Euro pro Jahr Berechnung und Abwicklung von rund Beihilfeanträgen pro Monat Abrechnung und Zahlung von Kindergeld als Landesfamilienkasse für ca Fälle pro Monat Berechnung und Zahlung von Beamtenversorgungs- und Zusatzversorgungsleistungen im Volumen von Abrechnungsfällen pro Monat Umfassende Beratung bezüglich personalwirtschaftlicher Prozesse, inklusive der Unterstützung von Benchmarkingprozessen Unterstützung bei der Einführung von Zeitwirtschaft Einrichtung, Ausbau und Pflege eines Personalberichtswesens im Rahmen von Personalstruktur- und Personalkostenanalysen

000 Fälle pro Monat Berechnung und Zahlung von Beamtenversorgungs- und Zusatzversorgungsleistungen im Volumen von 66.

8 Leistungen im Geschäftsbereich PersonalControlling Erstellen des jährlichen Personalstrukturberichts für Senat und Bürgerschaft Dezentrales PersonalControlling für ca. 50 Personalabteilungen: dezentrale Auswertungsdatenbank dezentrale Budgetdatenbank dezentrale Personalstrukturdatenbank Unterstützung im Bereich Personalkostenplanung (Realisierung mit IBM Cognos Planning) zentrale Hochrechnung für das laufende Jahr dezentrale kundenspezifische Hochrechnung für das laufende Jahr + 5 weitere Planungsjahre

50 Personalabteilungen: dezentrale Auswertungsdatenbank dezentrale Budgetdatenbank dezentrale Personalstrukturdatenbank

9 Datenbasis des PersonalControllings für Senat, Bürgerschaft, 50 Personalabteilungen und externe Kunden Cockpit - Personalwirtschaftliche Steuerungsinstrumente Budgetberichte Personalbericht Dezentrale Personalberichte Dezentrale Personalprognosen Dezentrale Auswertungen Stellenplanverfahren Personalabrechnung PAISY Data Warehouse SAP/ ISPS Haushaltsplanverfahren Kassenverfahren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Mitarbeiterbefragung

Personalberichte Dezentrale Personalprognosen Dezentrale Auswertungen Stellenplanverfahren

10 Datenfluss

11 Personalkosten in der FHH Gezahlte Personalausgaben im Jahr 2008 inkl. Landesbetriebe ( 26 LHO) und Einrichtungen ( 15 LHO) 2.704,46 Mio Bezüge für aktiv Beschäftigte 92,34 Mio Beihilfe und Heilfürsorge f. akt. B. 20,18 Mio Aufwendungen für Abgeordnete und ehrenamtlich Tätige 12,89 Mio Sonstige Personalausgaben 2.829,87 Mio 1.045,65 Mio Beamtenversorgung und Hamb. Zusatzversorgung 123,63 Mio Beihilfe für Versorgungsempfänger 1.169,28 Mio

12 In die Prognose einfließende Kostenarten je Abrechnungsfall Beihilfen, Unterstützungen 2,18% kalkulatorischer Versorgungszuschlag 15,64% Grundbezüge 64,04% Sonderzuwendung und Urlaubsgeld 3,92% Arbeitgeberanteile Sozialversicherung 5,82% Sonstige Kosten 0,97% Weitere 6,26% Orts- und Sozialzuschlag 2,14% Ständige Zulagen 0,94% Soziale Kosten 1,14 % Aus- und Weiterbildung 0,77% kalkulatorischer Beihilfezuschlag 1,52 % Zeit- und sonstige Zuschläge 0,40% Überstunden-/M ehrarbeitsvergütung 0,22% Entgelt sonstige Beschäftigte 0,20% Rufbereitschaf tsvergütung 0,06% Unständige Zulagen 0,02% Auf wandsent schädigung 0,02% Bereit schaf tsst undevergütung 0,01% Anteile in 2008

0,94% Soziale Kosten 1,14 % Aus- und Weiterbildung 0,77% kalkulatorischer Beihilfezuschlag 1,52 % Zeit- und sonstige Zuschläge 0,40% Überstunden-/M ehrarbeitsvergütung

13 Einsatz von IBM Cognos 8 Planning Bis 2005 Einsatz einer an das Abrechnungssystem PAISY angebundenen Großrechner-Applikation Seit 2006 Einsatz der Komponente Analyst von IBM Cognos Planning zur Erstellung der monatlichen Hochrechnung für ca Abrechnungsfälle Deutlicher Zeit- und Flexibilitätsvorteil zur alten Lösung, insbesondere bei unterjährigen Anpassungen Seit Juni 2008 Einsatz der Komponente Contributor Behörden und Ämter der FHH werden in die Lage versetzt, ihr Personalkostenbudget eigenverantwortlich zu planen

000 Abrechnungsfälle Deutlicher Zeit- und Flexibilitätsvorteil zur alten Lösung, insbesondere bei unterjährigen Anpassungen Seit

14 Dezentrale Personalkostenplanung mit IBM Cognos 8 Planning

15 Monatsbericht

16 Wesentliche Funktionen im Überblick

17 Wesentliche Funktionen im Überblick Monatlich aktualisierte Daten aus dem Bezügeabrechnungsverfahren PAISY Möglichkeit einer dezentralen Szenario-Rechnung ( Was-wäre-wenn ) auf Basis der zentralen Hochrechnungsdaten Einflussgrößen können verändert werden (Bezahlungsgruppen, Kapazitätsveränderungen, Zu- und Abgänge) Hochrechnungsmöglichkeit für das laufende und 5 weitere Kalenderjahre Bereitstellung eines individuell abgestimmten und an die jeweiligen Bedürfnisse angepassten Hochrechnungsmodells Berücksichtigung von bereits feststehenden Tariferhöhungen Möglichkeit der Anbindung von dezentral vorliegenden Excelanwendungen

Abgänge) Hochrechnungsmöglichkeit für das laufende und 5 weitere Kalenderjahre Bereitstellung eines individuell abgestimmten und an die jeweiligen

18 Gegenüberstellung Soll / Ist Der Ist-Prognose können mittels Excel-Import Soll-Daten gegenübergestellt werden. Ein übersichtlicher Soll-/Ist-Abgleich der Personalkosten wird so bequem ermöglicht.

19 Success-Story IBM Cognos 8 Planning in der FHH Dezentrale Planning-User seit Produktivsetzung im Juni 2008 : Einrichtungen Planning-User Abrechnungsfälle 7 Bezirksämter Behörden Hochschulen Projektziel: Flächendeckende Versorgung der FHH mit IBM Cognos 8 Planning zur Standardisierung der Personalkostenplanung in Kooperation mit novem auch über Hamburger Grenzen hinaus

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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