Handbuch AddLeads. Inhalt

Transkript

1 Handbuch AddLeads Inhalt Technische Hinweise... 2 Anmeldung und Nutzung des Web Portals... 2 Leadbögen erstellen und editieren Vorlagen erstellen und editieren... 8 Anlegen der App Nutzer (Erfasser) Export der erfassten Leads Statistiken AddLeads App

2 Technische Hinweise Die AddLeads App für ios wurde für ios 7 entwickelt und kann auf ipad, ipad mini und iphone ab ios Version 7.0 installiert werden. Versucht man die App auf Geräten zu installieren, die eine ältere Version von ios als Betriebssystem verwenden, gibt es eine Fehlermeldung und die App wird nicht installiert. Die AddLeads Android App wurde für Android ab Version 4.0 entwickelt. Wird die App auf Geräten installiert, die mit einer älteren Version von Android ausgestattet sind, kann es zu Fehlverhalten kommen. Das Beste Benutzererlebnis des AddLeads Portals, wird in der aktuellster Version vom Chrome oder Firefox erreicht. Im Internet Explorer ab Version 10.0 kann es zu eingeschränkter Funktionalität des AddLeads Portals kommen. Ältere Versionen der Internetexplorers werden nicht unterstützt und es kann hier zu starken Einschränkungen in der Benutzung kommen. Sollte die Ausführung von Javascript geblockt werden, ist eine vollumfängliche Bedienung des AddLeads Portals nicht möglich. Anmeldung und Nutzung des Web Portals Nach der Bestellung von AddLeads über das OBS erhalten Sie eine mit einem Link zum Web Portal. Hier müssen Sie in erster Instanz Ihren Zugang durch das Erstellen eines Passwortes bestätigen. Im Anschluss können Sie sich mit Ihrem Benutzer (die Adresse, die im OBS hinterlegt wurde) und dem von Ihnen gewählten Passwort im Web Portal einloggen. Mit denselben Zugangsdaten können Sie sich in die Lead App einloggen. Bitte beachten Sie, dass Sie für die weiteren Nutzer der App über das Portal zusätzlich Zugänge anlegen müssen. Über das Portal haben Sie die Möglichkeit die Benutzer der AddLeads App anzulegen, Leadbögen zu erstellen oder zu bearbeiten und nach erfolgreicher Leaderfassung über die AddLeads App, diese zu verwalten und zu exportieren. Nach dem Einloggen im Web Portal gelangen Sie auf das sogenannte Dashboard. Hier sind allgemeine Informationen zur Veranstaltung zusammengefasst und eine grafische Anzeige der erfassten Leads hinterlegt. Im oberen Bereich befindet sich die Menüleiste. Hier gelangen Sie über den Punkt Leads vom Dashboard zu einer Zusammenfassung der bereits erstellten Leads. Über den Menüpunkt Neu können neue Vorlagen, Leadbögen, App Nutzer sowie individuelle Filter angelegt werden. Unter Einstellungen können die entsprechenden Elemente verwaltet werden. 2

3 Leadbögen erstellen und editieren Wenn Sie unter dem Menüpunkt Einstellungen Leadbogen auswählen, können Sie hier bereits angelegte Leadbögen verwalten und neue Leadbögen hinzufügen (siehe Abb. 1). Wenn Sie sich zum ersten Mal einloggen, steht Ihnen hier bereits ein allgemein gehaltener, auf Messekontakte ausgelegter Standard-Leadbogen zur Verfügung. Abbildung 1 Sie haben nun die Möglichkeit, den bestehenden Leadbogen zu nutzen, ihn nach Ihren Wünschen anzupassen oder einen komplett neuen Leadbogen zu erstellen. Um einen neuen Leadbogen zu erstellen, klicken Sie bitte auf den Button Leadbogen hinzufügen oberhalb der Leadbogen Liste. Alternativ können Sie auch direkt über die Hauptmenü Liste gehen und unter dem Menüpunkt Neu Leadbogen auswählen. Im ersten Schritt legen Sie fest, ob der Leadbogen in Deutsch und/oder in Englisch zur Verfügung stehen soll. Anschließend müssen Sie einen Namen für den Leadbogen angeben, welcher später zur Auswahl in der AddLeads App angezeigt wird. Über das Status Feld haben Sie die Möglichkeit den Leadbogen zu aktivieren bzw. deaktivieren. Erhält ein Leadbogen den Status Inaktiv, so wird dieser in der AddLeads App nicht angezeigt. 3

4 Im nächsten Schritt werden die Standardfelder, die in jedem Leadbogen angezeigt werden, dargestellt (siehe Abb. 2). An diesen Feldern können Sie keine Änderungen vornehmen. Durch das Betätigen des Weiter Buttons gelangen Sie zum nächsten Schritt. Abbildung 2 4

5 Nach den Standardfeldern müssen Sie die Inhalte des Leadbogens definieren. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Elemente zur Verfügung, wie z. B. Freitextfelder, Dropdown-Listen, etc. (siehe Abb. 3). Abbildung 3 Die verfügbaren Elemente finden Sie auf der rechten Seite aufgelistet. Diese zeigen beispielhaft wie die jeweiligen Felder aussehen können. Die linke Seite stellt Ihren Leadbogen dar. Wählen Sie aus der rechten Auswahlliste das gewünschte Element und ziehen Sie dieses per Drag & Drop auf den Leadbogen. Die hineingezogenen Elemente werden später im entsprechenden Leadbogen in der AddLeads App erscheinen. Somit ist es wichtig, jedes Feld entsprechend zu benennen und mit den gewünschten Informationen zu versehen. 5

6 Haben Sie ein Element auf den Leadbogen gezogen, öffnet sich auf der rechten Seite ein Editor um die Inhalte des Elements zu definieren (siehe Abb. 4). Abbildung 4 Unter Feldname können Sie das Feld benennen oder auch als Frage formulieren (siehe Abb. 5). Dieser Text wird später in der App angezeigt. Haben Sie ein Element mit Auswahlwerten gewählt, wie z. B. eine Dropdown-Liste oder ein Auswahlfeld, müssen Sie hier noch die entsprechenden Werte definieren, die im Leadbogen an dieser Stelle zur Auswahl stehen sollen. Hier können Sie über den Button weitere hinzufügen zusätzliche Wertefelder hinzufügen. Abbildung 5 Haben Sie Ihr Element fertig definiert, müssen Sie die Einstellungen über den Button Element Speichern bestätigen. Nun ist das bearbeitete Element Bestandteil des Leadbogens und Sie können weitere Elemente Ihrem Leadbogen hinzufügen. Die angelegten Elemente können nachträglich jederzeit editiert oder gelöscht werden. Klicken Sie hierzu auf den entsprechenden Button oberhalb des Elements. 6

7 Sie können auch die Reihenfolge der Elemente verändern, indem Sie wieder per Drag & Drop das entsprechende Element greifen und an die gewünschte Stelle ziehen (siehe Abb. 6). Abbildung 6 Haben Sie alle Element Ihres Leadbogens zusammengestellt, müssen Sie ihn abschließend speichern. Klicken Sie hierzu bitte unter dem Leadbogen auf den Lead speichern Button. Nun steht der von Ihnen erstellte Leadbogen in der Leadbogen Übersicht im Web Portal, sowie bei der Leadbogen Auswahl in der App zur Verfügung. Wollen Sie einen der vorhandenen Leadbögen anpassen, klicken Sie bitte auf das editieren -Symbol unter dem Tabellenpunkt Aktionen. Sie können nun wie bereits beim Erstellen des Leadbogens, die einzelnen Elemente bearbeiten und neue hinzufügen. Bitte bestätigen Sie Ihre Änderungen erneut mit dem Lead speichern Button. 7

8 Vorlagen erstellen und editieren Neben den Leadbögen haben Sie die Möglichkeit über das Web Portal eine Vielzahl von E- Mail Vorlagen zu erstellen und zu verwalten. Nutzen Sie hierzu erneut die Einstellungen und dort den Punkt (siehe Abb. 7). Abbildung 7 Sie erhalten eine Liste der verfügbaren Vorlagen und können diese editieren oder über den Button Template hinzufügen weitere Vorlagen erstellen. Wenn Sie ein neues Template erstellen, müssen Sie dieses zuerst benennen und auswählen in welchen Sprachen die Vorlage zur Verfügung stehen soll (siehe Abb. 8). Abbildung 8 Klicken Sie dann auf Weiter, um den Inhalt der Vorlage zu bestimmen. Standardmäßig ist hier ein Textfeld vorgesehen, welches bereits mit einem Platzhalter versehen ist, welcher sich die formelle Anrede der angeschriebenen Person aus dessen Stammdaten zieht. Sind die hierzu benötigten Daten (Anrede, Nachname) nicht vorhanden, so wird die Person mit Sehr geehrte Damen und Herren angeschrieben. 8

9 Über eine Felderliste, die am rechten Bildschirmrand hinter dem Wimpel Felder zu finden ist, können Sie weitere Felder in den Text ziehen, um diesen zu personalisieren. Ansonsten können Sie den Inhalt textlich frei gestalten (siehe Abb. 9). Abbildung 9 9

10 Wollen Sie ein grafisches Element in Ihre mit einbeziehen, können Sie neben dem reinen Textfeld auch ein Grafikfeld oder kombiniertes Feld in Ihre integrieren (siehe Abb. 10 & 11). Klicken Sie hierzu auf das entsprechende Grafiksymbol oberhalb der . Um das Grafikfeld mit Ihrer gewünschten Grafik zu füllen, nutzen Sie die Grafikliste, welche am rechten Bildschirmrand hinter dem Wimpel Bilder zu finden ist. Hier müssen Sie Ihre Grafik über den Button Dateien hinzufügen hochladen und können diese anschließend aus der Dateiliste per Drag & Drop in das Grafikfeld ziehen. Abbildung 10 Abbildung 11 Bestätigen Sie die Anpassungen an dem Inhalt der Vorlage, indem Sie auf Weiter klicken. 10

11 Im letzten Schritt können Sie nun die Details, wie z. B. Betreff und Absendername bestimmen (siehe Abb. 12). Füllen Sie hierzu die entsprechenden Felder aus. Zusätzlich können Sie hier Dateianhänge hochladen. Klicken Sie hierzu auf Dateien hinzufügen und wählen die gewünschte Datei aus. Die hochgeladenen Dateien sollten nicht größer als 2 MB sein. Abbildung 12 Schließen Sie die Erstellung der Vorlage ab, indem Sie auf Fertig klicken. Die erstellte steht nun in Ihrer Auswahlliste, sowie in der AddLeads App zur Verfügung. Um eine existierende Vorlagen zu editieren, klicken Sie in der Auswahlliste auf editieren, um die einzelnen Elemente der gewählten Vorlage zu bearbeiten. 11

12 Anlegen der App Nutzer (Erfasser) Haben Sie die gewünschten Leadbögen und Vorlagen erstellt, können Sie Ihre Benutzer für die AddLeads App anlegen. Gehen Sie hierzu auf den Menüpunkt Neu und wählen Sie Benutzer (siehe Abb. 13). Geben Sie nun die Adresse des Benutzers ein und klicken Sie auf Speichern. Der App User erhält nun eine mit einem Link zum App Download sowie seine Zugangsdaten zur App Nutzung. Abbildung 13 12

13 Export der erfassten Leads Nachdem Sie über die AddLeads App Ihre Kontakte erfasst haben, haben Sie die Möglichkeit die erfassten Lead-Daten nach Excel zu exportieren. Klicken Sie hierzu auf den Menüpunkt Leads, um eine Liste aller erstellten Kontakte aufzurufen. Markieren Sie nun die gewünschten Kontakte indem Sie entweder die Checkbox vor dem jeweiligen Kontakt anhaken oder nutzen Sie die Option Alle auswählen indem Sie auf die Checkbox neben Aktionen klicken (siehe Abb. 14). Haben Sie die gewünschten Kontakte markiert, klicken Sie bitte nun auf den Punkt Exportiere, um das Export Modul aufzurufen. Abbildung 14 Hier können Sie bestimmen welche Felder Sie exportieren wollen. Ziehen Sie hierzu einfach das entsprechende Feld per Drag & Drop aus der Felderliste auf der linken Seite auf die rechte Seite. Zusätzlich können Sie die Reihenfolge der Felder bestimmen, indem Sie die Felder per Drag & Drop an die entsprechende Stelle bewegen. 13

14 Oberhalb der Spalten erhalten Sie eine Vorschau, wie die Daten nach dem Expert in Excel exportiert werden (siehe Abb. 15). Abbildung 15 Um die Lead-Anhänge (Visitenkarten, Signatur und Audioaufnahme) mit zu exportieren müssen die dazu gehörigen Felder zwingend in die rechte Spalte gezogen werden. Abbildung 16 14

15 Wenn Sie alle gewünschten Felder ausgewählt und entsprechend angeordnet haben, klicken Sie bitte auf den Button Auswahl exportieren. Abbildung 17 Sie erhalten nun Ihre gewünschten Daten in einer zip-datei. Abbildung 18 Diese zip-datei müssen Sie per Rechtsklick entpacken. Nun erscheint ein offener Ordner in dem die exportierten Dateien enthalten sind. Abbildung 19 15

16 Abbildung 20 In diesem Ordner ist eine Excel-Datei enthalten. Diese enthält alle von Ihnen exportieren Informationen. Abbildung 21 Ein Klick auf den Dateinamen öffnet die entsprechende Datei. Wichtiger Hinweis: Das Öffnen der Dateien durch einen Klick in der Excel-Datei funktioniert nur, solange sich die Dateien und die Excel-Datei in demselben Verzeichnis befinden. 16

17 Statistiken Um eine Statistik darzustellen müssen Sie unter Leads eine Auswahl der Leads treffen, von denen Sie wünschen, dass Sie in der Statistik berücksichtigt werden. Die Statistik können Sie dann unter der Rubrik Leads aufrufen (siehe Abb. 16). Abbildung 22 In der Statistik können Sie nun den Erfasser, den Zeitraum und die Felder auswählen von denen Sie eine Statistik wünschen. Den Erfasser wählen Sie in einem Drop-Down Menu aus. Hier können Sie jeden Erfasser einzeln oder alle Erfasser zusammen auswählen. Außerdem können Sie festlegen welche Felder in der Statistik berücksichtig werden sollen. Von Haus aus werden alle Felder berücksichtigt. Sie können jedoch Felder, die Sie nicht in der Statistik benötigen, einfach per Drag & Drop von der rechten in die linke Spalte ziehen und diese Felder somit abwählen (siehe Abb. 17). Abschließend müssen Sie die Statistik per Aktualisieren neu laden. Abbildung 23 17

18 Die Statistik wird Ihnen dann in Form von Balkendiagrammen dargestellt. Für jedes Feld gibt es eine eigene Grafik, in der die Werte in Prozent angeben werden. Sie können allerdings auch mit der Maus über die Balken fahren um die absoluten Zahlen zu erhalten (siehe Abb. 18). Leads deren Feld an dieser Stelle mit keinem Wert gefüllt sind werden unter not specified zusammengefasst und ebenfalls prozentual berücksichtigt. Werten Sie an dieser Stelle Felder mit einer mehrfachen Auswahlmöglichkeit aus, z.b. Multicheckbox, bedenken Sie bitte, dass die Prozente in der Gesamtbetrachtung über 100 liegen können. Abbildung 24 18

19 AddLeads App Sie haben die Möglichkeit, sich mit Ihren Zugangsdaten für das Web Portal ebenfalls in die AddLeads App einzuloggen. Für weiter Nutzer der App folgen Sie bitte der Anweisung aus dem Schritt Anlegen der App Nutzer. Nachdem der Nutzer die mit seinen Zugangsdaten erhalten hat und die App auf seinem ios oder Android Device heruntergeladen hat, muss er sich zunächst einloggen. Dear Sir, dear Madam, You have been granted authorization to use the AddLead app an application which allows you to record visitor information during Hannover Messe and to export it using the associated Web portal. Click here to complete your registration: Link Sincerely, Deutsche Messe AG Project Manager Exhibitor Services Sales & Consultancy Es erscheint nun der Hauptbildschirm der AddLeads App. Um einen neuen Lead anzulegen, klicken Sie bitte auf Neuer Lead. 19

20 Es werden nun die im Vorfeld über das Web Portal angelegten Leadbögen zur Auswahl aufgelistet, von denen Sie den gewünschten Leadbogen auswählen können. Nachdem der Leadbogen ausgewählt wurde, müssen die Stammdaten des Kontaktes erfasst werden. Neben der manuellen Eingabe der Daten, haben Sie die Möglichkeit über die Ticketscan Funktion die Messekarte des Gastes einzuscannen und so die hinterlegten Daten aus der Besucherregistrierung der Messe zu beziehen. Sollten entsprechende Felder bei der Registrierung nicht ausgefüllt worden sein, können Sie dieses manuell nachholen. 20

21 ios (iphone, ipad) Android (Smartphone, Tablet) Alternativ haben Sie die Option, die Visitenkarte des Gastes einzuscannen, um die Kontaktdatenfelder zu füllen Nachdem die Stammdaten gefüllt wurden, klicken Sie bitte oben rechts auf Weiter, um den ausgewählten Leadbogen aufzurufen und gemeinsam mit dem Gast auszufüllen. Haben Sie alle Felder ausgefüllt, klicken Sie bitte erneut auf Weiter. 21

22 Sie erhalten nun eine Übersicht der vorab über das Web Portal angelegten Vorlagen. Wählen Sie die gewünschte aus und klicken Sie auf Lead speichern um die Leaderfassung abzuschließen und die an den Gast zu senden. Unter Leads managen sehen Sie eine Übersicht Ihrer erfassten Leads. Die unter NOCH NICHT HOCHGELADEN aufgeführen Leads wurden noch nicht an das Portal gesendet. Durch klicken eines Leads können Sie diesen bearbeiten. Das Bearbeiten ist gleich dem Erstellungsprozess. Am Ende wird dieser automatisch mit dem Portal syncronisiert. 22