Zur Durchführung und Berichterstellung von LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekten. Anleitung für Projektträger

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1 M O B I L I T Y T O O L Zur Durchführung und Berichterstellung von LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekten Anleitung für Projektträger Inhaltsverzeichnis I. Allgemeine Einleitung... 2 II. Einloggen Erste Registrierung und Passworterstellung Mobility Tool aufrufen und einloggen... 5 III. Navigation und wichtige Befehle... 6 IV. Anlegen von Teilnehmerdaten... 8 V. Mobilitätserfahrungen und Mobilitäten anlegen Neue Mobilitätserfahrung mit Mobilität anlegen Mobilitätserfahrung ändern Mobilität zu einer Mobilitätserfahrung ändern Zweite Mobilität anlegen für einen Teilnehmer Mobilitäten oder Mobilitätserfahrungen löschen Suchfunktion und Export von Daten zu Mobilitätserfahrungen VI. Daten zu Partnern Eigene Einrichtung: Kontaktperson(en) verwalten Partner ändern, neu anlegen, löschen VII. Angaben zu Finanzen Eingabe der Stipendien pro Teilnehmer (Aufenthalt, Fahrtkosten und Versicherung) Eingabe der Pauschalen für die Vorbereitung der TN und der Organisation der Mobilität VIII. Teilnehmerberichte Einen oder mehrere TN-Berichte anfordern Teilnehmerbericht prüfen Übersicht der möglichen Statusangaben beim Teilnehmerbericht Informationen für TN zur Berichterstellung IX. Abschlussbericht erstellen...20 X. Was ist neu in dieser Anleitung...22 NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 1 / 22

2 I. Allgemeine Einleitung Das Mobility Tool ist eine Web-basierte Oberfläche für die Verwaltung und Berichterstellung von LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekten. Es wurde von der Europäischen Kommission entwickelt und ist europaweit verpflichtend für alle LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekte ab der Antragsrunde Sie arbeiten mit dem Mobility Tool, um für ein Mobilitätsprojekt Daten zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern* und deren Auslandsaufenthalten zu erfassen; den Teilnehmerbericht anzufordern und elektronisch anzusehen; den Abschlussbericht für das Projekt zu erstellen (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht). * im Folgenden in der Regel mit TN abgekürzt Das sind die Arbeitsschritte: Die Nationale Agentur spielt die Grunddaten eines bewilligten Mobilitätsprojekts in das Mobility Tool ein (z.b. Projektnummer, Titel, Kontaktperson und zeichnungsberechtigte Person beim Projektträger, Partner wie im Antrag genannt, Höhe der Vertragssumme). Die Kontaktperson erhält eine automatische , wenn die Daten übertragen wurden. Über den Link in dieser rufen Sie das Mobility Tool auf. Der Zugang erfolgt über ECAS (European Commission Authentication Service). Nur bei der allerersten Anmeldung durchlaufen Sie einige Schritte zur Registrierung und Passworterstellung, bei allen späteren Benachrichtigungen (neues Projekt eingespielt, Update zu Vertragsdaten) loggen Sie sich direkt mit Ihren Zugangsdaten ein. Projekt aufrufen, das bearbeitet werden soll (Doppelklick auf Projektnummer), Daten zu TN und ihren Auslandsaufenthalten eingeben (individuelle Adresse für jeden Teilnehmer nötig), Angaben zu Finanzen für TN und Projekt eingeben Teilnehmerberichte anfordern und Bericht zurück erhalten, Wenn alle Angaben für Auslandsaufenthalte vollständig sind, Formular Projektbericht aufrufen (vorausgefüllt mit statistischen und finanz. Daten aus dem Mobility Tool), Textpassagen ergänzen und fertig stellen, Kommentarfelder sind jeweils auf Zeichen begrenzt (elektronische Übermittlung, Original unterschrieben per Post). Das sollten Sie grundsätzlich wissen Das Projekt ist oberstes Ordnungskriterium im Mobility Tool. Alle Arbeitsschritte beziehen sich auf das zuvor ausgewählte Projekt (z.b. Partner zuordnen, weitere Kontaktpersonen zuordnen). Es gibt keine übergeordneten Ansichten (z.b. alle Partner in allen Projekten, alle TN in allen Projekten). Die -Adresse der Kontaktperson, die Sie der Nationalen Agentur offiziell mitgeteilt haben (z.b. im Antrag) ist im Hintergrund als identifizierendes Element hinterlegt. Diese -Adresse benötigen Sie zum Einloggen in das Mobility Tool. Einmal angemeldet, sehen Sie ausschließlich die Projekte, für die Sie Kontaktperson sind. Sie können auch weiteren Personen Zugang zur Bearbeitung des Projekts gewähren. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 2 / 22

3 Der Auslandsaufenthalt einer Person wird anhand von zwei Begriffen beschrieben: Eine Person macht eine Mobilitätserfahrung (Mobility Experience), die aus einer oder (max.) zwei Mobilitäten (mobilities), d.h. Einzelfahrten bestehen kann. Beispiel: TN A absolviert ein 4-wöchiges Praktikum in UK = Mobilitätserfahrung mit einer Mobilität TN B absolviert ein 4-wöchiges Praktikum in UK und anschließend ein 4-wöchiges Praktikum in FR = eine Mobilitätserfahrung mit 2 Mobilitäten Diese Struktur hat Konsequenzen für den Zuschuss: Der Zuschuss für Vorbereitung und Organisation der Mobilität ist der Ebene Mobilitätserfahrung zugeordnet (je 1 Pauschale pro Mobilitätserfahrung), der Zuschuss für Fahrt und Aufenthalt ist der Ebene Mobilität zugeordnet. Im Mobility Tool werden Fahrtkosten als Einzelposten abgefragt, das entspricht der Praxis in vielen anderen Ländern. Da wir in Deutschland mit einem pauschalierten Betrag für Fahrt und Aufenthalt arbeiten, tragen Sie in das Feld Fahrtkosten in der Regel 0 ein. Den Zuschuss, der sich für Zielland x Aufenthaltsdauer ergibt, tragen Sie stets in das Feld Aufenthalt ein. Bei verschiedenen statistischen Feldern werden Drop-Down-Listen angeboten. Die zur Auswahl stehenden Werte werden in ganz unterschiedlichen Programmen eingesetzt. Teilweise kommen nur wenige Werte für Mobilitätsprojekte in Frage, in anderen Fällen sucht man nach größtmöglicher Annäherung. Soweit möglich, machen wir Ihnen Vorschläge in den betreffenden Abschnitten dieser Anleitung. Ändern sich Grunddaten Ihrer Einrichtung (Adresse, Mail-Adresse der Kontaktperson, zeichnungsberechtigte Person) benötigt die Nationale Agentur eine schriftliche Mitteilung darüber. Die Daten können nicht von Ihnen direkt geändert werden, sondern müssen neu eingespielt werden (Update). Ein Update von Seiten der Nationalen Agentur erfolgt auch, wenn sich die Vertragssumme für das Projekt verändert hat. Dies ist Voraussetzung dafür, dass in Ihrem Abschlussbericht vorausgefüllte Felder korrekt sind. Bei Updates und Berichte können solche Updates nachvollzogen werden. Beträge in : Euro und Cent werden durch einen Punkt getrennt (nicht wie in Deutschland üblich durch ein Komma). Elektronische Berichtsformulare im pdf-format: Wenn ein TN-Bericht oder ein Projektberichtsformular angefordert ( requested ) wird, führt das System Daten aus dem Mobility Tool mit einer Vorlage zusammen. Werden nach einer Berichtsanforderung noch Daten geändert, kann das System die vorher erstellte pdf nicht mehr verarbeiten, da Daten nicht mehr überein stimmen. Näheres zum Vorgehen in den Kapiteln zu TN- Berichten bzw. zum Abschlussbericht. Die Nationale Agentur kann Ihre Angaben einsehen, hat aber keine Schreibrechte (nur in der Pilotphase). NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 3 / 22

4 II. Einloggen 1. Erste Registrierung und Passworterstellung ECAS (European Commission Authentication Service) ist die Sicherheitsschleuse, über die der Zutritt zu kommissionsinternen Systemen grundsätzlich organisiert ist. Wenn Daten eines Projekts in das Mobility Tool übertragen werden, erhält die Kontaktperson eine , die über die Übertragung der Projektdaten in das Mobility Tool informiert die Mobility Tool-Projektnummer, die nationale Projektnummer sowie den Projekttitel nennt eine Kurzinformation zum Mobility Tool gibt den Link zur Erstregistrierung nennt bzw. zur Anmeldung über ECAS bittet. 1. Zur Erstregistrierung gehen Sie bitte auf den Link zur ECAS-Registrierung in der , hier auch eine Kopie des Links: Registrierungsseite ECAS 2. Sie geben Ihren Namen sowie die -Adresse ein, mit der Sie bei der NA als Kontaktperson registriert sind. Diese ist für das Registrierungssystem das Erkennungsmerkmal. Akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen und wiederholen Sie einen Sicherheitscode (im Screen-Shot nicht mehr sichtbar). 3. Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie vom System umgehend eine , die Ihren Benutzernamen enthält sowie den Link zur Eingabe Ihres Passworts. Achtung: Sie haben 1,5 Stunden Zeit, diesen Link zu bedienen und Ihr Passwort zu erstellen. Nehmen Sie sich deshalb für die Registrierung etwas Zeit und registrieren Sie sich in einem Arbeitsschritt. Falls die Zeit überschritten ist, kann man das Registrierungsverfahren ab Schritt 1 wiederholen. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 4 / 22

5 4. Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es. Ihr Passwort muss mind. 10 Zeichen umfassen und sollte Groß-/Kleinbuchstaben und Sonderzeichen enthalten. Etwa alle 6 Monate werden Sie aufgefordert, das Passwort zu erneuern. Tipp zur Passworterstellung: Am einfachsten ist es, sich einen eingängigen Satz zu überlegen, das Passwort aus den Anfangsbuchstaben der einzelnen Wörter zu bilden und dabei bestimmte Buchstaben durch Sonderzeichen zu ersetzen. Alternatives Vorgehen zur Registrierung: Sie können sich auch direkt über die Einstiegsseite des Mobility Tools registrieren: Sie klicken auf den Menüpunkt Anmeldung für ECAS. Noch ein Hinweis: Die Registrierung müssen Sie nur einmalig vornehmen, auch wenn Sie etwa bei Übertragung eines zweiten Projektes ins Mobility Tool - die Mail mit der Aufforderung zur Registrierung erneut erhalten. 2. Mobility Tool aufrufen und einloggen Der Link, der Sie regulär in das Mobility Tool führt ist ebenfalls in der enthalten, mit der Sie über den Transfer der Projektdaten nach Mobility Tool informiert werden. Sie speichern die Adresse am besten direkt bei Ihren Favoriten. Anmeldeseite Mobility Tool. Auf der Anmeldeseite achten Sie bitte darauf, dass als Domäne Extern angegeben ist. Wenn nicht, rufen Sie über den Hyperlink ändern ein Drop-Down Menü auf und ordnen die Domäne Weder eine Institution, noch eine europäische Einrichtung zu. Diese Angabe können Sie als Standard auf Ihrem PC einrichten. Geben Sie Ihre und das Passwort ein und gehen auf Anmeldung. Nach der Anmeldung sehen Sie die Einstiegsseite des Mobility Tools ( My Home ) und finden dort die Projekte angezeigt, die an Ihre geknüpft sind. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 5 / 22

6 III. Navigation und wichtige Befehle Auf der Einstiegsseite des Mobility Tools Home finden Sie die Mobilitätsprojekte, die an Sie als Kontaktperson gebunden sind. Sie finden dort die Mobility Tool-Projektnummer und den Titel des Projekts. Die Projektnummer ist folgendermaßen aufgebaut: Antragsjahr- Antragsland- Unterprogramm Zielgruppe- Individuelle Projektnummer DE - LEO 01=IVT, 02=PLM, 03=VETPRO Im Mobility Tool werden Informationen pro Projekt erfasst. Im ersten Schritt wählen Sie also das Projekt aus, das Sie bearbeiten wollen (Doppelklick auf die dann grau hinterlegte Projektnummer). Es erscheint das Menü zur Navigation Pfad zeigt an, wo Sie Menü/Navigationsleiste Sprache sich gerade befinden Auswahl der Menüpunkte zum Bearbeiten einstellen Projektdaten enthält Projektnummer, Projekttitel, Daten der Einrichtung, die nicht von Ihnen bearbeitet werden können. Sind Änderungen notwendig, teilen Sie dies der Nationalen Agentur bitte schriftlich mit. Partner Teilnehmer enthält Daten zu Ihrer eigenen Einrichtung und zu Partnereinrichtungen im Ausland. Die Daten wurden aus dem Projektantrag übertragen. Bei der eigenen Einrichtung können Sie weitere Kontaktpersonen hinzufügen und Zugriffsrechte einrichten. Bei Partnereinrichtungen können Sie Daten ändern, neue Partner anlegen oder Partner löschen, sofern sie nicht mit einer Mobilität verknüpft sind. Teilnehmer anlegen, Teilnehmerdaten ändern (z.b. Adresse, , erhöhter Fördersatz ja/nein) Mobilitätserfahrungen Daten eingeben zur Auslandserfahrung eines Teilnehmers. Bei der zugehörigen Mobilität den Zuschuss für Aufenthalt eintragen. Teilnehmerbericht anfordern und Status zum Teilnehmerbericht verfolgen. Budget Updates und Berichte Übersicht der finanziellen Angaben, Zuschuss Vorbereitung und Organisation der Mobilität eintragen Übersicht über Aktualisierungen der Projektdaten (z.b. nach Addendum über neue Vertragssumme) und Vorlage für den Abschlussbericht zum Projekt. Nachdem Ihre Angabe zu Teilnehmern, Mobilitätserfahrungen und Finanzen vollständig abgeschlossen sein, rufen Sie hier ein vorausgefülltes Formular im pdf- Format auf. Das Formular beinhaltet Textfelder für Ihre inhaltliche Ausarbeitung. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 6 / 22

7 Beim Arbeiten im Mobility Tool werden Sie feststellen, dass man durch Hyperlinks schnell in andere Menüebenen wechseln kann. Über den Pfad können Sie jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle Sie sich gerade befinden. Die Oberfläche des Mobility Tools steht zur Zeit nur in englischer Sprache zur Verfügung stehen, die Übersetzung ist in Arbeit. Der Teilnehmerbericht sowie der Abschlussbericht sind bereits ins Deutsche übersetzt. Hier die häufigsten Begriffe und Befehle: Save: Speichern Back: zurück (zur vorherigen Ansicht) Cancel: löschen, z.t auch Eingabe nicht übernehmen Submit: übermitteln. z.t. auch aktualisieren View: Ansehen (meist auch Lupensymbol ) Add: Hinzufügen, neuen Datensatz anlegen Remove: Entfernen, löschen Edit: Bearbeiten Add new: Neu hinzufügen Participant without special needs: TN ohne erhöhten Fördersatz Participant with special needs: TN mit erhöhtem Fördersatz Accompanying person: Begleitperson/ Assistenz Beneficiary organisation: Vertragnehmende Einrichtung; Projektträger Sending partner: Entsendende Einrichtung, meist identisch mit vertragnehmender Einrichtung Host partner: Aufnehmende Einrichtung Intermediairy partner: Vermittelnde Einrichtung Travel: Fahrt(kosten), in DE in der Regel 0, da pauschalierter Zuschuss bei Aufenthalt Subsistence: Aufenthalt(skosten); in DE Eintrag für Zuschuss TN für Fahrtkosten, Aufenthalt, Versicherung, wie er sich errechnet aus Zielland x Dauer Mobility Experience: Mobilitätserfahrung Mobility: Mobilität (als Teil einer Mobilitätserfahrung) Certification: Bescheinigung, Anerkennung NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 7 / 22

8 IV. Anlegen von Teilnehmerdaten Im ersten Schritt legen Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an, die in einem Projekt entsendet werden. 1. Neue Teilnehmer anlegen Klick auf Menüpunkt Participants/Teilnehmer Klick auf Add New/Hinzufügen Eine Eingabemaske erscheint, die mit rotem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Als erstes wählen Sie aus: Begleiter: ja oder nein Im Drop-Down-Menü wählen Sie Type of participants/art des Teilnehmers : Hier bietet sich vielleicht an bei IVT : STD-APP= Auszubildende oder STD-TRNee= Lehrlinge bei PLM : LAB oder spezifischer LAB-UNE= arbeitslos bzw. LAB-SAL= Arbeitnehmer bei VETPRO : TCH= Lehrer, Ausbilder oder spezifischer auswählen With special needs/ Mit erhöhtem Fördersatz : Ja oder nein auswählen IVT Participant type: Mob IVT-Appr apprentices in alternate vocational training = auswählen, wenn der TN ein duale Ausbildung nach BBiG oder HWO absolviert MOB_IVT_Sch Trainees in school based initial vocational training = auswählen, wenn TN sich in schulischen oder anderen Ausbildungsgängen befinden Speichern mit Klick auf Save/Speichern 2. Teilnehmerdaten bearbeiten Menüpunkt Participants/Teilnehmer Es öffnet sich die Liste der für das Projekt angelegten TN und Begleiter/Assistenzen Klick auf die Lupe beim Datensatz des Teilnehmers Die Eingabemaske öffnet sich, und die Teilnehmerdaten können bearbeitet werden Klick auf Save/Speichern NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 8 / 22

9 V. Mobilitätserfahrungen und Mobilitäten anlegen Mobility Experience/Mobilitätserfahrung bezeichnet die gesamte Auslanderfahrung einer Person im Rahmen eines Projekts. Diese Mobilitätserfahrung besteht aus einer oder max. zwei Mobilities/Mobilitäten (Aufenthalte zu unterschiedlichen Zeiträumen in unterschiedlichen Zielländern oder bei unterschiedlichen Partnern). Den beiden Ebenen sind unterschiedliche Informationen zugeordnet: Mobilitätserfahrung: Wirtschaftssektor, Bildungsbereich, Bildungsstand des TN; TN-Bericht anfordern; dieser Ebene werden Zuschüsse für Vorbereitung und Organisation der Mobilität zugeordnet. Mobilität: Daten zum Aufenthalt, zur Art der Bescheinigung, zur Sprache während des Aufenthaltes, zum Zuschuss für Subsistence/Aufenthalt 1. Neue Mobilitätserfahrung mit Mobilität anlegen Bevor Mobilitätserfahrungen angelegt werden können, müssen mindestens ein Teilnehmer sowie die entsendende und aufnehmende Einrichtung angelegt sein. (Hinweis: die Daten der Einrichtungen wurden vorab aus den Antragsangaben übertragen). Eine Mobilitätserfahrung kann für eine Person oder für eine Gruppe von Personen angelegt werden. Klick auf Mobility experiences/mobilitätserfahrungen. Wenn Sie für das Projekt schon Mobilitätserfahrungen angelegt haben, öffnet sich eine Liste. Klick auf New Mobility Experience/ Neue Mobilitätserfahrung. Eine Eingabemaske öffnet sich, hier geben Sie verschiedene Daten zum Aufenthalt ein. Den Bildungsbereich und Wirtschaftssektor eingeben. Level of education / Bildungsstand: Bitte wählen Sie das entsprechende Ausbildungsniveau aus. Nach einer Veröffentlichung des BMBF ist das Level 3 als Sekundarstufe II klassifiziert (Duales System, Berufsfachschule), das Level 4 als Postsekundare, nicht tertiäre Stufe. Für viele IVT und PLM-Projekte bietet sich daher aus dem Drop-Down-Menü das Niveau ISCED 3 oder ISCED 3-4VOC an. TeilnehmerIn auswählen: Durch Klicken in das Feld öffnet sich eine Liste mit TN-Namen. TN mit grünem Pfeil in das Feld ausgewählt zuordnen. Fahren mehrere TN zur gleichen Zeit zum gleichen Partner, können alle TN zugeordnet werden und dadurch mehrere Mobilitätserfahrungen in einem Schritt angelegt werden (zugeordneten Namen im Suchfeld löschen, dann erscheint die Liste wieder mit allen Namen). Partner auswählen: ggf. müssen neue Partner vorher im Menüpunkt Partner angelegt werden Die Flowdaten eingeben. Das System errechnet dann automatisch die Aufenthaltsdauer. Budget: Der Zuschuss für den Aufenthalt des TN wird grundsätzlich bei Subsistance/Aufenthalt eingegeben. In Deutschland soll im Feld Travel grundsätzlich 0 stehen (nationale Anpassungen der Oberfläche sind nicht möglich). Certification /Bescheinigungen: es kann ausgewählt werden, welche Einrichtung welche Bescheinigung(en) ausstellt. Wählen Sie eine Einrichtung und die entsprechende Bescheinigung aus, durch Klick auf den Pfeil wird beides gleichzeitig übertragen. Languages used/sprachen während des Aufenthaltes: eine oder mehrere Sprachen können über den grünen Pfeil ausgewählt werden NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 9 / 22

10 Wenn Sie Mobilitäten für mehrere TN gleichzeitig anlegen, geben Sie die Aufenthaltskosten für 1 Person ein. Es ist zeitsparend, in dieser Maske schon alle Daten einzugeben, gerade bei Gruppenentsendungen, Sie können die Daten wenn nötig später korrigieren. Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung: Mobilitätserfahrung von Bernd Bürger besteht aus einer Mobilität (Auslandsaufenthalt) Mobilitätserfahrung von Barbara Bauer besteht aus zwei Mobilitäten (Auslandsaufenthalten) Lupensymol Pfeilsymbol : Datensatz ansehen : Mobilitäten (gelber Abschnitt) ein- oder ausblenden 2. Mobilitätserfahrung ändern Klick auf Menüpunkt Mobility experiences/mobilitätserfahrungen. Eine Liste der angelegten Mobilitätserfahrungen öffnet sich. Klick auf das Lupensymbol vor dem jeweiligen Teilnehmernamen. Die für den TN angelegten Daten öffnen sich. Daten wie Bildungsbereich oder Wirtschaftssektor der Mobilitätserfahrung können geändert werden. Hinweis: Von diesem Punkt aus könnten auch direkt Daten der einzelnen Mobilität verändert werden mit Klick auf das Lupensymbol hinter dem Datensatz der Mobilität. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 10 / 22

11 3. Mobilität zu einer Mobilitätserfahrung ändern Um Flowdaten, die Partner oder die Länder zu ändern: Klick auf Mobilitätserfahrungen und Klick auf das Lupensymbol hinter der jeweiligen Mobilität (gelb unterlegter Bereich) Änderungen vornehmen zu beteiligten Partnern, Flowdaten, Aufenthaltskosten, Bescheinigung oder Sprachen während des Aufenthaltes Klick auf Update Mobility/ Mobilität aktualisieren, um die Daten zu speichern 4. Zweite Mobilität anlegen für einen Teilnehmer Klick auf Mobilitätserfahrungen Befehl Add new Mobility/Mobilität hinzufügen, Daten eingeben Speichern 5. Mobilitäten oder Mobilitätserfahrungen löschen Mobilitäten oder Mobilitätserfahrungen auswählen durch Klick auf das Kästchen und Befehl Delete/Löschen 6. Suchfunktion und Export von Daten zu Mobilitätserfahrungen Der Befehl Export all Mobilities generiert eine Tabelle im Excel Format mit Angaben aus der Ebene Mobilitätserfahrung (TN-Name, stat. Angaben, Entsende- und Aufnahmepartner, Daten, Aufenthaltskosten). Über eine Suchfunktion ( advanced search ) kann man auch die angezeigten Mobilitätserfahrungen auch zunächst filtern (z.b. nur ein Zielland, nur Mobilitäten mit einem bestimmten Ausreisedatum anzeigen lassen) und exportieren. Wichtiger Hinweis: Werden Daten zu TN oder Mobilitätserfahrungen/Mobilitäten geändert, nachdem der TN-Bericht angefordert wurde, kann der TN-Bericht zwar ausgefüllt werden, aber nicht mehr online übermittelt werden. Die Statusmeldung für den TN-Bericht würde dann lauten INCONSISTANT DATA. Ist ein TN-Bericht bereits angefordert und Daten zum Aufenthalt müssen korrigiert werden, ist das richtige Vorgehen: Daten ändern; neuen Bericht anfordern (er wird die aktuellen Angaben enthalten) und TN informieren, dass nur mit dieser letzten Vorlage gearbeitet werden soll. Nur dann wird der TN seinen Bericht online übermittel können und der Bericht elektronisch einzusehen sein. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 11 / 22

12 VI. Daten zu Partnern Unter diesem Menüpunkt können Sie neue Partner eingeben, bestehende Daten aktualisieren und Kontaktpersonen hinzufügen. Die Daten der Partner aus dem Projektantrag sind bereits vorhanden. Durch die neue Ansicht nach dem Update im Oktober 2011 konnten wir feststellen, dass die Partnerdaten lückenhaft übertragen sind, z.b. fehlen Angaben zur Kontaktperson. Aus technischer Sicht und für weitere Schritte in der Datenbank ist das nicht problematisch. 1. Eigene Einrichtung: Kontaktperson(en) verwalten Zuoberst ist die Vertragnehmende Einrichtung/Beneficiary organisation aufgeführt. Die Daten können nur über die Nationale Agentur geändert werden. Sie können an dieser Stelle aber weiteren Personen Zugriff auf die Projektdaten einrichten: Beneficiary Partner, Spalte Contact persons > Befehl [view] Mit Befehl Add New/Hinzufügen die Eingabemaske für eine weitere Kontaktperson aufrufen, ausfüllen und Speichern Zugang aktivieren über Access to Project: enable = gewähren oder disable = Zugang deaktivieren anklicken. Erhält eine neue Kontaktperson Zugangsrechte, wird sie per benachrichtigt und durchläuft vor erster Anmeldung ebenfalls das Registrierungsverfahren über ECAS. Hinweis: die ursprünglich angelegte Kontaktperson sowie die zeichnungsberechtigte Person können nicht gelöscht werden, die Daten können aber aktualisiert werden. 2. Partner ändern, neu anlegen, löschen 1. Neue Partner anlegen Klick auf Partner Klick auf Add New/ Hinzufügen. Eine Eingabemaske für die Daten der Partnereinrichtung öffnet sich, die mit rotem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Machen Sie alle Angaben zur Einrichtung, Anschrift und für die Kontaktperson Klick auf Speichern, um alle Angaben zu speichern. 2. Partnerdaten ändern Angaben zu den Partnern können Sie jederzeit ändern. Klick auf Partner Klick auf das Lupensymbol vor der Einrichtung In der Eingabemaske, die jetzt erscheint, können Sie die Daten ändern. Klick auf Speichern NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 12 / 22

13 3. Partner löschen Klick auf Partner Klick auf das Auswahlkästchen, links neben dem Partnernamen. Es erscheint ein Haken. Klick auf Remove Selected/ Löschen Wenn der Partner nicht an eine Mobilität geknüpft war, wird er gelöscht. Sonst erscheint eine Meldung: Der Partner ist an eine Mobilität geknüpft und muss zuerst in der Mobilität gelöscht werden. 4. Kontaktpersonen neu anlegen Klick auf Menüpunkt Partner Klick auf den grünen Pfeil Kontaktpersonen angezeigt. in der Spalte Partner contacts. Es werden die bisher angelegten Klick auf Add New/ Hinzufügen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, um eine neue Kontaktperson anzulegen. Klick auf Speichern zur Sicherung der eingegebenen Daten. 5. Kontaktpersonen ändern oder löschen Klick auf Partner und auf den Pfeil unter Partner Contacts. Klick auf hinter dem Namen der Kontaktperson. Es öffnet sich die Eingabemaske, und Daten können verändert werden. Klick auf Speichern. Zum Löschen einer Kontaktperson: Partner Contacts öffnen auf das Auswahlkästchen hinter der Lupe klicken. Klick auf Remove Selected/ Löschen. Hinweis: die ursprünglich angelegte Kontaktperson sowie die zeichnungsberechtigte Person können nicht gelöscht werden, die Daten können aber verändert werden. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 13 / 22

14 VII. Angaben zu Finanzen 1. Eingabe der Stipendien pro Teilnehmer (Aufenthalt, Fahrtkosten und Versicherung) Diese Angaben machen Sie unter dem Menüpunkt Mobilitätserfahrungen Klick auf das Lupensymbol der jeweiligen Mobilität (gelber Bereich): Datensatz öffnet sich Im Feld Budget unter Subsistence/Aufenthalt die Aufenthaltspauschale pro TN = Aufenthalt, Fahrt, Versicherung eintragen. Trennen Sie Euro und Cent durch einen Punkt: = tausend Euro und 50 Cent Unter Travel/Fahrt bitte als Kosten 0 stehenlassen bzw. 0 eintragen, da in Deutschland in der Aufenthaltspauschale die Fahrtkosten enthalten sind. Klick auf Speichern. 2. Eingabe der Pauschalen für die Vorbereitung der TN und der Organisation der Mobilität Zur Eingabe dieser Pauschalen gehen Sie direkt auf den Menüpunkt Budget Organisation der Mobilität: Die Gesamtsumme, die als Zuschuss für alle TN erwartet wird, wird direkt in das Feld eingetragen (Anmerkung: Diese Form des Eintrags ist der kleinste gemeinsame Nenner verschiedener Länder und ermöglicht es, dass in Deutschland längerfristige Aufenthalte mit höheren Pauschalen bezuschusst werden können) Sie klicken direkt auf Pädagogische, sprachliche und interkulturelle Vorbereitung. Die Liste der TN öffnet sich. Klick auf den Namen des TN (Vor- oder Zuname). Eine Maske mit Eingabefeld öffnet sich. Die Pauschale für die Vorbereitung wird pro Teilnehmer eingegeben. Die Höhe richtet sich nach Anzahl der Wochen im Ausland. Klick auf Save/Speichern. Klick auf Back/Zurück, um zur Finanztabelle zurückzukehren. Der Zuschuss für Vorbereitung und Organisation der Mobilität wird 1 x pro Mobilitätserfahrung gewährt. Begleiter/Assistenzen erhalten nur einen Zuschuss für Aufenthalt nicht für Vorbereitung und Organisation der Mobilität. Mit Klick auf Partcipants without special needs/tn ohne erhöhten Fördersatz (bzw. mit erhöhtem Fördersatz oder Accompanying Persons/Begleiter, Assistenzen ) werden Sie auf die Ebene Mobilitätserfahrung und Budget gelinkt. Es öffnet sich die Mobilitätsliste mit den Teilnehmernamen, Flowdaten sowie den eingegebenen Pauschalen für Aufenthalt pro TN, damit ist eine Überprüfung übersichtlicher. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 14 / 22

15 VIII. Teilnehmerberichte Der TN-Bericht ist ein elektronisches Formular im pdf-format, das beschreibbare Felder enthält. Das Verschicken ( Anfordern ) dieses Formulars per übernimmt der Projektträger über einen Befehl im Mobility Tool. Der TN lädt über einen Link in dieser den teilweise vorausgefüllten Bericht herunter, speichert ihn auf dem eigenen PC, beantwortet die Fragen und lädt das Formular wieder hoch. Der Befehl Online übermitteln ist im Formular enthalten, eine Online-Verbindung ist in dem Moment notwendig. Der Teilnehmer muss den Bericht außerdem noch ausdrucken, unterschreiben und bei Ihnen abgeben, da Sie den Bericht bei einer eventuellen Belegprüfung vorlegen müssen. Im letzten Schritt soll der TN-Bericht vom Projektträger akzeptiert sein. Sie finden den Teilnehmerbericht unter dem Menüpunkt Mobilitätserfahrungen Mit Klick auf vor dem Teilnehmernamen öffnet sich der Datensatz des TN. Wählen Sie die Reiterkarte Report Requests/Bericht anfordern aus. Sie können auf der Reiterkarte Report Requests : den Bericht für diesen TN anfordern (als Alternative zum unten beschriebenen Weg) sehen, dass der TN-Bericht angefordert wurde Status notified sehen, dass der TN den Bericht heruntergeladen hat Status PDF downloaded sehen, dass der TN den Bericht übermittelt hat Status Pending/ Schwebend den Bericht akzeptieren oder zurückweisen für weitere Überarbeitung Der Status eines TN-Berichts wird in der Übersicht der Mobilitätserfahrungen auch in der entsprechenden Spalte angezeigt, kann hier aber nicht bearbeitet werden. 1. Einen oder mehrere TN-Berichte anfordern So werden TN-Berichte für einen TN oder für eine Gruppe von TN angefordert: Klick auf Mobilitätserfahrungen Häckchen setzen vor die Mobilitätserfahrung jedes TN, der/die eine Aufforderungen zum Bericht erhalten soll, dann kann Befehl Request report ausgewählt werden. Dies funktioniert allerdings nur für max. 10 TN. Wählen Sie zuerst die Sprache des TN-Berichts aus (= die Sprache, in der das System den Teilnehmerbericht erstellen soll). Sie haben dann die Möglichkeit, einen Text einzugeben, der die automatische des Systems an den Teilnehmer ergänzt, Textbegrenzung 250 Zeichen. Klick auf Request New Report. Der TN erhält nun die mit der Aufforderung, seinen Bericht (PDF- Dokument) herunterzuladen und auszufüllen. Den Text der sehen Sie auf Seite 18. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 15 / 22

16 Wichtiger Hinweis: Wenn Sie den Teilnehmerbericht schon angefordert haben aber nachträglich Daten ändern, die Einfluss auf den Teilnehmerbericht haben (wie Daten des TN, Aufenthaltsdauer, Daten der Partnereinrichtung u.a.), erhält der Teilnehmerbericht den Status Inconsistent data. Die Teilnehmer können den auf ihrem PC gespeicherten Teilnehmerbericht zwar ausfüllen und ausdrucken, aber nicht mehr in das System einspielen (weder online übermitteln noch per Anhang hochladen lassen), und Sie können den Bericht nicht mehr elektronisch einsehen und akzeptieren. Ist eine nachträgliche Änderung notwendig, wäre der richtige Weg, den TN-Bericht erneut anzufordern und den TN zu informieren, mit dieser zweiten Version zu arbeiten. Überprüfen und aktualisieren Sie daher alle Daten bevor Sie den TN-Bericht anfordern. 2. Teilnehmerbericht prüfen Der TN-Bericht sollte im letzten Schritt den Status accepted/akzeptiert haben. Wenn der Teilnehmer den Bericht übermittelt hat, können Sie ihn lesen. Falls etwas falsch ausgefüllt wurde oder vom Teilnehmer ergänzt werden muss, können Sie den Bericht zurückweisen. Der Teilnehmer muss den Bericht dann entsprechend ändern oder ergänzen. 1. Klick auf Mobilitätserfahrungen und Klick auf LUPE vor dem Teilnehmernamen 2. Klick auf Reiterkarte Report Request 3. Klick auf Berichts ID oder den Berichtsstatus pending, Spalte Status (nicht auf Download_pdf, denn hier verbirgt sich nur ein unausgefülltes Ansichtsexemplar). 4. Sie sehen die Angaben aus dem TN-Bericht, die in das Mobility Tool übermittelt wurden. Hinweis: solange die Oberfläche vom Mobility Tool nicht übersetzt ist, sehen Sie die Fragen noch in englisch das Dokument der TN ist in Deutsch. 5. Wenn Sie den Teilnehmerbericht so akzeptieren, klicken Sie auf Accept. 6. Wenn Sie den Bericht nicht akzeptieren, klicken Sie auf Reject/ Zurückweisen. Ein Pop-Up Fenster öffnet sich. Sie können zu der automatischen Mail an den Teilnehmer eine Erklärung hinzufügen, in der Sie die fehlenden oder falsch beantworteten Punkte benennen. 7. Der Teilnehmer erhält die automatische Mail mit der Erklärung, dass sein Teilnehmerbericht nicht akzeptiert wurde sowie Ihre Erläuterungen dazu. Diese Mail enthält wieder einen Link. 8. Der TN öffnet über diesen Link seinen Bericht (alle bisherigen Angaben sind enthalten) 9. Wichtig: Dieses Dokument muss wieder abgespeichert werden, es hat eine neue Codenummer. Der TN hat nun eine zweite pdf auf dem PC, die Änderungen müssen in dieser Datei vorgenommen werden. 10. Diese zweite Datei muss vom TN wieder online übermittelt werden. 11. Der Projektträger akzeptiert den überarbeiteten Bericht oder weist ihn erneut zurück. Hinweis der Nationalen Agentur: Weisen Sie einen TN-Bericht nur aus wichtigen Gründen zurück. Mangelnde Rechtschreibung z.b. erfordert aus unserer Sicht keine Überarbeitung. Sie können von den TN falsch beantwortete Fragen auch in Ihrem Abschlussbericht erläutern. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 16 / 22

17 Probleme, die auftreten können: Die Teilnehmer erhalten die Mail nicht oder können den Bericht nicht übermitteln. Dies kann an zu hohen Sicherheitseinstellungen des Internet- Browsers liegen (beim Internet Explorer zu finden unter: Extras > Internetoptionen > Sicherheit). Die Teilnehmer können die PDF- Datei nicht herunterladen. Dies kann am Adobe- Reader liegen, sie brauchen die neueste Adobe- Version. Wenn die Online-Übermittlung nicht funktioniert, können die TN den Bericht auch als Anhang verschicken, die NA veranlasst dann ein Einspielen in das System. Wenn Probleme aufgetreten und Berichte elektronisch nicht im Mobility Tool einsehbar sind, beschreiben Sie dies bitte im Abschlussbericht unter G Übersicht der möglichen Statusangaben beim Teilnehmerbericht REQUESTED NOTIFIED DOWNLOADED SUBMITTED PARSING PENDING ACCEPTED REJECTED INCONSISTENT DATA ERROR NONE Teilnehmerbericht wurde angefordert und Mobility Tool verarbeitet die Anfrage im Hintergrund Eine mit dem Link, über den der Teilnehmerbericht im pdf-format geöffnet werden kann, wurde an den TN versendet TN hat die Benachrichtigungs- erhalten und den Bericht heruntergeladen. Die Bearbeitung ist noch nicht abgeschlossen. Der TN hat den Bericht abgeschlossen, und über den Befehl online einreichen im TN-Bericht wieder in das System gespeist. Im Mobility Tool werden Angaben, die über den TN-Bericht eingespielt wurden, verarbeitet Der Status ist schwebend. Der Projektträger entscheidet, den Bericht zu akzeptieren ( accept ) oder zurückzuweisen zur weiteren Bearbeitung ( reject und rerequest ). Der Projektträger hat den TN-Bericht akzeptiert. Der Projektträger hat den TN-Bericht zurückgewiesen. Wurde ein TN-Bericht angefordert und wurden danach Angaben zur Mobilitätserfahrung, zur Mobilität oder zum TN geändert, wird der bereits angeforderte Bericht ungültig. Der TN-Bericht muss erneut angefordert werden. Im Ablauf ist ein Fehler aufgetreten. Nehmen Sie ggf. Kontakt mit der Nationalen Agentur auf und schildern das Problem. Es wurde noch kein Bericht angefordert. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 17 / 22

18 4. Informationen für TN zur Berichterstellung Dies ist der Text der automatischen an die Teilnehmer zur Information. Eine Übersetzung ins Deutsche erfolgt im Zuge der Übersetzung der Oberfläche des Mobility Tools. Der Absender lautet: eac_mt_no_reply(at)ec.europa.eu Dear (Name), You have taken part in a Leonardo da Vinci mobility project and you are requested to provide feedback on your mobility experience. Please click on the link below to download an electronic report that has to be filled and submitted within 30 days. [Kommentar des Projektträgers ] The electronic report is a PDF file that has to be downloaded following the link below and saved locally (at your PC local drive). Download PDF (Hyperlink) Once you have completed it by answering all questions, please submit it by clicking on the "Submit" button in the form. Be aware that you have to be connected to Internet to download and to submit the report. Please contact your beneficiary organisation if you need further information or support. [ des Projektträgers ] In order to open the Participant Report electronic form you need to use Adobe Acrobat Reader. If this software is not installed on your PC you can find it available for free at [Hyperlink zu Adobe Reader] If you have problems opening or filling the report, this may be due to the version of the Adobe Acrobat Reader you are using. Please consider to upgrade it to the latest version to be found at the address mentioned before. This is a system generated message from Mobility Tool. Please do not reply. Hier ist eine Schritt-für-Schritt Anleitung für Teilnehmerinnen und Teilnehmer (TN): Sie haben an einem Mobilitätsprojekt teilgenommen und werden nun gebeten, über Ihre Erfahrungen zu berichten und den Auslandsaufenthalt zu beurteilen. Sie erhalten dazu ein Dokument, den Teilnehmerbericht, den Sie bitte innerhalb von 30 Tagen ausfüllen und online übermitteln. Das Ausfüllen des Teilnehmerberichts ist verpflichtend, um die EU- Förderung zu erhalten. Dies sind die einzelnen Schritte: 1. Sie erhalten eine von dem Absender eac_mt_no_reply@ec.europa.eu 2. Diese enthält einen Link, über den Sie die Vorlage Ihres Berichts öffnen können. Eine aktuelle Version des Adobe Readers ist notwendig, damit der Bericht geöffnet werden kann. Die Software Adobe Reader braucht man grundsätzlich, wenn man Dokumente im pdf-format lesen möchte. Sie ist oft schon auf den PCs vorhanden und kann ansonsten kostenlos heruntergeladen werden über einen Link, der ebenfalls in der zur Benachrichtigung enthalten ist. 3. Den Bericht speichern Sie auf Ihrem PC und füllen ihn aus. Einige Informationen zu Ihrem Aufenthalt sind bereits im Berichtsformular enthalten. Es gibt eine Reihe von Fragen, zu denen man eine Einschätzung gibt (zur Auswahl stehen Voll erfüllt/ In einem sehr großen Maß/ In einem großen Maß/ In geringem Maß oder In sehr geringem Maß). Bei anderen Fragen werden Sie um einen Kommentar oder eine Beschreibung gebeten. 4. Am Ende des Formulars (Kapitel G.1) klicken Sie auf den Befehl Bestätigen. Mit diesem Befehl wird überprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. 5. Speichern Sie alle Eingaben. 6. Der Bericht muss nun elektronisch in eine Datenbank überspielt werden. Gehen Sie dafür in Kapitel G.3 auf den Befehl Online einreichen. Dies kann nur klappen, wenn die Internetverbindung zu diesem Zeitpunkt aktiv ist. 7. War die Online-Übermittlung erfolgreich, sehen Sie eine entsprechende Statusmeldung in Kapitel G Drucken Sie den Bericht nun aus, unterschreiben ihn und geben das Original an den Projektträger. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 18 / 22

19 Der Projektträger wird Ihren Bericht ansehen. Der Bericht ist entweder in Ordnung und wird akzeptiert oder es muss noch etwas geändert oder ergänzt werden. Im zweiten Fall wird der Bericht technisch zurück gewiesen: Sie erhalten eine weitere des Absenders eac_mt_no_reply(at)ec.europa.eu. Der Projektträger hat vielleicht einen Kommentar dazu geschrieben, warum es notwendig ist, den Bericht weiter zu bearbeiten. Diese enthält wieder einen Link. Über den Link öffnen Sie ein neues Berichtsformular. Das Formular enthält noch Ihre Antworten aus der ersten Version das erspart doppelte Arbeit. Dieses zweite Berichtsformular speichern Sie wieder auf Ihrem PC und gehen genau so vor, wie beim ersten Bericht. Es ist ganz wichtig, dass Sie Ihre Änderungen in dieser Version des Berichts machen und nicht in der ersten abgespeicherten Version arbeiten. Die erste Version wurde bereits einmal übermittelt, das kann nicht wiederholt werden. Manchmal klappt nicht alles reibungslos. Hier ein paar Ratschläge Sie erhalten die Benachrichtigung nicht: SPAM-Ordner prüfen; Absender zulassen beim Mail-Anbieter und den Bericht vom Projektträger noch einmal schicken lassen. Über den Link kann der Bericht nicht geöffnet werden: Ist die Internetverbindung aktiv? Ist eine aktuelle Version des Adobe-Readers installiert? Führt beides nicht zu einem Ergebnis, melden Sie sich bei dem Projektträger. Online Übermittlung des Berichts klappt nicht: a) Ist die Internetverbindung aktiv? b) Es erscheint eine Fehlermeldung/Error Message zu Sicherheitseinstellungen: Erscheint unterhalb des Browsermenüs eine gelbe Leiste, die auf der rechten Seite ein Feld Optionen zeigt; wählt man dort aus Diesem Dokument immer vertrauen. Klappt das Übermitteln immer noch nicht, können die Sicherheitseinstellungen für den Zeitraum der Übermittlung auf niedrig eingestellt werden (individuelle Einstellung im Browser, bei Internet Explorer z.b. über Extra > Internetoptionen > Sicherheit). c) Klappt es immer noch nicht, können Sie den Bericht alternativ über einreichen (dazu bitte den entsprechenden Befehl im Bericht verwenden) d) Es erscheint eine Fehlermeldung/Error message: The form has already been submitted: Der Bericht sollte überarbeitet werden und Sie haben die erste Version benutzt, die bereits einmal übermittelt worden ist. Rufen Sie über die Benachrichtigung eine zweite Version auf und gehen vor wie oben beschrieben. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 19 / 22

20 IX. Abschlussbericht erstellen Voraussetzung für den Abschlussbericht ist, dass alle Angaben zu dem Projekt im Mobility Tool erfolgt sind. Der Bericht enthält sowohl die inhaltlichen als auch die finanziellen und statistischen Angaben zum Projekt. Die Finanzdaten, Mobilitätsdaten und die Daten zu den Partnern werden aus dem Mobility Tool generiert. Diese Daten können nicht direkt im Bericht verändert werden, sondern müssen im Mobility Tool verändert werden, bevor der Bericht erstellt wird. Mehrmaliges Anfordern von Berichtsformularen ist unproblematisch. 1. Klick auf Updates and Reports/Updates und Berichte. Wenn es mehrere Updates gibt, suchen Sie das Aktuellste aus. 2. Klick auf Prepare New Report/Bericht vorbereiten unter Reporting Actions. 3. Es erscheint ein Feld mit Angaben zu: Wieviele Mobility Experiences wurden angelegt? Wieviele TN-Berichte wurden akzeptiert? Wenn bisher kein Budget eingegeben wurde, erscheint eine Meldung: Dieses Projekt hat Mobilitäten mit 0 Budget. Klicken Sie auf Mobilitätsbudget (Link) und ergänzen zunächst diese Angaben. 4. Im nächsten Schritt Wählen Sie die Sprache des Abschlussberichts aus Orden Sie die Kontaktperson zu, die im Bericht erscheinen soll Und klicken auf Yes 5. Der Status des Berichts ändert sich in PDF READY. Klick auf Download PDF. Das Formular bitte auf dem eigenen PC speichern. Wichtiger Hinweis: Bitte überprüfen Sie zu allererst die Angaben, die Sie jetzt im Bericht finden, vor allem am Punkt der Teilnehmerlisten und des Budgets. Falls Sie beispielsweise im Budget falsche Angaben finden, ändern Sie diese Angaben im Mobility Tool und fordern einen neuen Bericht an, denn nachträglich gemachte Angaben werden in den schon heruntergeladenen Bericht nicht übernommen. Beginnen Sie erst nach diesem Korrekturlesen mit den Textfeldern des Berichts. 6. Beantworten Sie die Fragen, pro Textfeld werden max Zeichen akzeptiert. Im Kapitel G.4 sollten Sie kurz erläutern, warum ggf. noch nicht alle Teilnehmerberichte vom System zum Zeitpunkt des Downloadens erfasst wurden. Falls es Probleme an dem Punkt gab, beschreiben Sie sie in diesem Kapitel. 7. Klicken Sie auf Validate/Bestätigen. Das System überprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ergänzen Sie fehlende Angaben und speichern Sie den Bericht 8. Wenn der Bericht vollständig ist: Klick auf Submit online/ online übermitteln, um den ausgefüllten Bericht in das Mobility Tool hochzuladen. Die Übermittlung des Berichts ist notwendig, dazu muss der PC online sein, d.h. eine aktive Internetverbindung bestehen. 9. Drucken Sie den Bericht nun aus: Klick auf Print form/ausdrucken Den Abschlussbericht schicken Sie bitte im Original und mit Unterschrift der zeichnungsberechtigten Person an die Nationale Agentur beim BiBB. Sie müssen seit der Antragsrunde 2011 zum Zeitpunkt des Abschlussberichts keine weiteren Unterlagen einreichen. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 20 / 22

21 Manchmal klappt nicht alles reibungslos, hier ein paar Ratschläge Online Übermittlung des Berichts klappt nicht: a) Ist die Internetverbindung aktiv? b) Es erscheint eine Fehlermeldung/Error Message zu Sicherheitseinstellungen: Erscheint unterhalb des Browsermenüs eine gelbe Leiste, die auf der rechten Seite ein Feld Optionen zeigt; wählt man dort aus Diesem Dokument immer vertrauen. Klappt das Übermitteln immer noch nicht, können die Sicherheitseinstellungen für den Zeitraum der Übermittlung auf niedrig eingestellt werden (individuelle Einstellung im Browser, bei Internet Explorer z.b. über Extra > Internetoptionen > Sicherheit). c) Klappt es immer noch nicht, können Sie den Bericht alternativ über einreichen (dazu bitte den entsprechenden Befehl im Bericht verwenden) Angaben in den Tabellen des Berichts stimmen nicht: Die Informationen müssen an der entsprechenden Stelle im Mobility Tool geändert werden Der Bericht muss anschließend erneut angefordert werden, damit die korrigierten Angaben im Bericht auch erscheinen können. Besondere Informationen für den Abschlussbericht eines Projekts unter dem LdV Mobilitäts-Zertifikat Eingaben für den verkürzten Bericht: Dauer unter 24 Monaten und Nummer des LdV Mobilitäts-Zertifikats eingeben > einige Kapitel werden ausgeblendet. In der Zusammenfassung beschreiben Sie kurz den Stand oder Veränderungen zum Antrag, in alle anderen Pflichtfelder kann eingetragen werden verkürzter Bericht unter Zertifikat aus dem Jahr (z.b. 2011). Eingaben für den ausführlichen Bericht im dritten Jahr unter Mobilitäts-Zertifikat: Dauer über 24 Monate eingeben (unabhängig davon, wie viel Zeit hier zwischen erster und letzter Aktivität lagen) sowie die Nummer des LdV Mobilitäts-Zertifikats. Es werden die Fragen zum Zertifikat im Kapitel Ergebnisse beim Begünstigten sichtbar sowie das Kapitel F/Implementierung. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 21 / 22

22 X. Was ist neu in dieser Anleitung Die Anleitung zum Mobility Tool wird in unregelmäßigen Abständen überarbeitet. Eine Überarbeitung kann notwendig werden, weil Funktionen sich ändern oder weil wir aus der Beratung erfahren, an welchen Punkten ausführlichere Informationen für Nutzer hilfreich sind. Anhand der folgenden Aufstellung können Sie nachvollziehen, welche Abschnitte insbesondere überarbeitet wurden: Stand mit Datum Änderungen Überarbeitung nach größerem Update des Mobility Tools bzw. Neuer Screen-Shot Startseite ECAS zum Einloggen Neue Funktionen: Export der Angaben zu Mobilitätserfahrungen möglich TN-Berichte für mehrere TN gleichzeitig anfordern Insbesondere überarbeitet: Kapitel neuen Partner anlegen Kapitel TN-Berichte: überarbeitet Kapitel Abschlussbericht: überarbeitet Inhaltsverzeichnis aktualisiert Neue Funktion: Suchfunktion auf Ebene der Mobilitätserfahrungen Kapitel VIII (Informationen für TN zum Bericht) und IX (Abschlussbericht) stark überarbeitet Kapitel X (Was ist neu in dieser Anleitung?) eingefügt Diese Anleitung führt durch alle Bearbeitungsschritte und nimmt die häufigsten Fragen aus den Beratungsgesprächen auf. Haben Sie die Anleitung sorgfältig gelesen aber dennoch Fragen? So erreichen Sie uns: Nationale Agentur Bildung für Europa beim BiBB Robert-Schuman-Platz 3, Bonn LEONARDO DA VINCI Mobilität leonardo-mobilitaet@bibb.de Hotline-Nummer: 0228/ Hotline-Zeiten: Mo- Fr. von 9.00 bis und Mo-Do von Uhr. NA beim BiBB, LdV Mobilität, Anleitung Mobility Tool für Projektträger 22 / 22