FLORIBYTE FDIS FEUERWEHR

Transkript

1 Die Access-Datenbank FloriByte FDIS Feuerwehr (kurz: FLORIBYTE) dient zum systematischen Verarbeiten der Exportdateien aus der Web-Applikation FDIS des Tiroler Landesfeuerwehrverbandes. FloriByte FDIS Feuerwehr ist veröffentlich unter der GNU General Public License als DONATIONWARE. Web-Adresse: bzw. FLORIBYTE wurde nicht geschrieben, um verteilt zu werden, sondern diente anfangs nur dem Autor bei seiner laufenden Arbeit. Deshalb gab es auch keine ausführlichen Test-Zyklen. So kann die Funktionsfähigkeit im Einzelfall nur getestet werden. Rückmeldungen über Erfolge und Misserfolge wären deshalb sehr erwünscht. Zugleich gibt es aber keinen Anspruch auf Support durch den Autor. Wobei versucht werden wird, fehlerbereinigte Versionen oder Versionen mit neuen Funktionen immer wieder zu veröffentlichen FLORIBYTE funktioniert nur, solange in der Feld-Beschreibung der Exportdateien der Web-Applikation FDIS keine gravierenden Änderungen vorgenommen werden. Bei groben Änderungen ist ein Weiterarbeiten mit einer aktuellen Version unmöglich. Da aber das Erscheinen neuer FDIS-Version relativ unangekündigt passiert kann es hier zu einer gravierenden Zeitverzögerung beim Erstellen eines nötigen Updates kommen. Deshalb ist es sinnvoll, immer einen Satz alter Exportdateien gespeichert zu lassen und nicht zu löschen, denn mit diesen sollte die aktuelle Version funktionieren Systemvoraussetzungen FLORIBYTE wurde geschrieben in Microsoft Office Access Microsoft Office Outlook 2003 (falls Kontaktabgleich verwendet werden soll) Mailing-List Um aktuellen Infos über Updates, Fehler, neue Features, zu bekommen wird es eine Mailing-Liste geben. Bitte zum Anmelden für diese Liste Mail an Markus Strobl FloribyteFDISFeuerwehr_1.02.doc Version:

2 1 INSTALLATION / UPDATE FLORIBYTE FDIS FEUERWEHR Installation Zum Installieren die ZIP-Datei fbff_install_x_xx.zip von der Webseite downloaden und auf dem eigenen Computer an einem beliebigen Ort entpacken. Zum Entpacken die ZIP-Datei anschließend mit der rechten Maustaste anklicken und Alle extrahieren auswählen. Im folgenden Dialog den ersten Schritt (Willkommens-Dialog) mit Klick auf Weiter bestätigen Im 2. Schritt kann für das Verzeichnis statt.\fbff_install_1_xx ein anderer Name angegeben werden, zum Beispiel Floribyte FDIS Feuerwehr : Markus Strobl Seite 2 von 13 Version:

3 Bestätigt man diesen Schritt mit Weiter und den letzten mit Fertigstellen sieht man die entpackten Dateien. Mit einem Doppelklick auf fbff.mdb würde FLORIBYTE starten. Symbol erstellen Um ein Programmsymbol zum Beispiel auf dem Desktop zu erstellen klickt man mit der rechten Maustaste auf die Datei fbff.mdb und wählt Kopieren aus Anschließend geht man an den Ort, wo das Symbol erstellt werden soll (eben zum Beispiel den Desktop ) und klickt auf Verknüpfung einfügen Markus Strobl Seite 3 von 13 Version:

4 Wenn man dann noch den Namen Verknüfpung mit fbff.mdb ändern will, ist nach Klick mit der rechten Maustaste Umbenennen auszuwählen und ein neuer beliebiger Name einzugeben. Update Für ein Update einfach die neue fbff_update_x_xx.zip-datei downloaden und im FLORIBYTE-Ordner wie oben beschrieben entpacken. Damit wird die bisherige fbff.mdb-datei ersetzt. 2 KURZÜBERSICHT ÜBER ALLE MENÜPUNKTE 2.1 Menü Datei Daten Mitglieder importieren Hier werden alle Daten zu den Mitgliedern, welche aus FDIS exportiert werden, in FLORIBYTE importiert. Erst dann kann mit FLORIBYTE gearbeitet werden. Daten Einsatzberichte importieren Hier können die Exportdaten für die Einsatzberichte in FLORIBYTE importiert werden. Die Exportdaten werden derzeit aber noch für keine Ausgabe weiterverarbeitet. Eventuell wird in Zukunft damit eine Zusammenfassung für einen Jahresbericht versucht werden. Daten komprimieren Access-Datenbanken werden von Zeit und Zeit immer größer. Damit kann man die minimalste Größe wiederherstellen. Zugleich kann man damit die Datenbank FLORIBYTE neu starten. Hält man bei Auswahl dieses Menüpunktes die [Shift]-Taste Markus Strobl Seite 4 von 13 Version:

5 gedrückt, kommt man in den Entwicklermodus und sieht alle Elemente und den Code von FLORIBYTE. So kann man dann auch weitere eigene Elemente hinzufügen. Exportieren Damit kann man alles auch exportieren. Sinnvoll vor allem für die Berichte, um sie über das RTF-Format in Microsoft Word weiterverwenden zu können Seite einrichten Sinnvoll für Berichte, um eventuelle Ränder zu vergrößern. Dies kann aber dazu führen, dass nicht mehr die gewünschte Ausgabe erfolgt. Hier kann jedoch auch der zu verwendende Drucker voreingestellt werden. Drucken Zum Ausgeben aller Elemente auf einem Drucker oder eine Druckerschnittstelle (zb Adobe PDF) Beenden 2.2 Menü Berichte Hier stehen vorformatierte Berichte mit den Daten aus FDIS zur Verfügung. Alle können mit dem eigenen Logo versehen werden (siehe Menüpunkt Extras-Optionen) Geburtstagsliste Die Geburtstage sortiert nach Monat und Tag während eines Jahres für alle Mitglieder, sodass man keinem zu gratulieren vergisst Runde Geburtstage Damit kann man für ein Jahr alle Mitglieder mit einem runden Geburtstage oder dem 65. zusammengefasst ausgeben lassen Anwesenheitsliste (Sortierung: Alphabet) Alle Mitglieder mit Standesbuchnummer zum schnellen nachträglichen Eintragen in FDIS in alphabetischer Reihenfolge Anwesenheitsliste (Sortierung: Status) Alle Mitglieder mit Standesbuchnummer gruppiert nach dem Status Markus Strobl Seite 5 von 13 Version:

6 Gewünschte Erreichbarkeiten auswählen FLORIBYTE FDIS FEUERWEHR In diesem Formular können die Erreichbarkeitsarten festgelegt werden, welche bei der folgenden so sehr ausführlichen Telefonliste mit Adressen und Erreichbarkeiten angezeigt werden sollen. Die Zahl gibt dabei die Reihenfolge vor. Am sinnvollsten ist es, die Zahlen in 5er-Schritten einzutragen, also 5, 10, 15, So kann man später einfach Umsortierungen vornehmen, indem man die Zahlen dazwischen hernimmt; also zb 9, um eine Erreichbarkeit zwischen denen mit 5 und 10 anzeigen lassen. Klickt man auf die Spaltenköpfe können die Spalten sortiert werden. Es werden nur jene Erreichbarkeitsarten angezeigt, welche tatsächlich bei der Eingabe in FDIS verwendet worden sind. Telefonliste mit Adressen und Erreichbarkeiten Die ausführlichste Ausgabe aller zu einer Person eingegebenen Daten in Karteikarten- Form. Es werden die Hauptadresse und alle im Formular Gewünschte Erreichbarkeiten auswählen gewünschten Erreichbarkeiten angezeigt. Die Liste ist sortiert nach Status und Namen, vor jedem neuen Status erfolgt ein Seitenumbruch. Funktionäre auswählen Dienst zum Definieren der auszugebenden Funktionäre im Bericht Telefonliste alle Funktionäre. Wie beim Menüpunkt Gewünschte Erreichbarkeiten auswählen wir die Reihenfolge der Funktionen durch Eingabe einer aufsteigenden Zahl ausgewählt. Markus Strobl Seite 6 von 13 Version:

7 Telefonliste (4 Spalten im Querformat) Eine andere Möglichkeit zur Ausgabe von Erreichbarkeiten. In diesem Falle können 3 Erreichbarkeitsarten ausgewählt werden, welche dann tatsächlich ausgegeben werden. Zusätzlich kann auch die Schriftgröße und die Spaltenbreite angegeben werden, da zb eine -Adresse mehr Platz braucht als eine Telefonnummer. Die Zahlen in Klammer bei den Erreichbarkeitsarten geben die Anzahl der jeweils gefundenen Einträge an. 2.3 Menü Aussendungen Aussendung einzeln oder nach Status Markus Strobl Seite 7 von 13 Version:

8 Die standardmäßig vordefinierten Abfragen nach Status zum Erstellen von Aussendungen können so gefiltert werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, an alle ausgewählten Mitglieder ein senden zu können. Im gelb hinterlegten Bereich können die Mitglieder einzeln ausgewählt werden. Dabei kann mit den grauen Spaltenköpfen die Liste wieder sortiert werden. Klickt man auf Senden, wird ein Mail erstellt mit allen ausgewählten Mitgliedern, bei denen -Adressen eingetragen sind. Zusätzlich kann man neben den vordefinierten Gruppen alle, Aktiv, Jugend, Reserve, Ehrenmitglied auch eigen definieren, z.b. Ausschuss, Zug 1, Jugend mit JB, Dazu auf das Speichern-Symbol klicken. Hat man eine eigene Gruppe markiert, kann man entscheiden, ob diese überschrieben werden soll oder ob man einen neuen Namen angeben will. Ansonsten muss man auf jeden Fall einen neuen Namen angeben. Funktion der anderen Schaltflächen: - Ausw. hinzufügen : die ausgewählte Gruppe wird der bisherigen Auswahl hinzugefügt. Hat man zum Beispiel Jugendbetreuer händisch markiert kann man mit Auswahl der Gruppe Jugend und Klick auf Ausw. hinzufügen die Jugendlichen hinzufügen - Ausw. entfernen : umgekehrt zu hinzufügen werden so die Mitglieder der ausgewählten Gruppe von der Auswahl herausgenommen. Zum Beispiel kann man zuerst alle auswählen und dann die Gruppe Jugend entfernen, um nur alle anderen zu bekommen - nur Ausw. laden :alle bisher ausgewählten Mitglieder werden deaktiviert und nur die Mitglieder der ausgewählten Gruppe ausgewählt. Ganz unten kann man den Titel für eine Verteilerliste angeben, zum Beispiel Einladung zum Ball Diese wird mit dem Lupe-Symbol am Bildschirm bzw. mit dem Drucker-Symbol auf dem Standarddrucker ausgegeben. Somit hat man einen Überblick, wer die Aussendung auf welchem Weg erhält 2.4 Menü Extras Kontakte nach Outlook exportieren Wenn man Outlook als PIM nutzt kann man so alle Mitglieder mit Adresse, Standesbuchnummer, Geburtsdatum und allen Erreichbarkeiten als Kontakt in Outlook anlegen lassen. Dazu vorher unter Extras-Optionen evt. den gewünschten Unter-Ordner des Outlook-Ordners Kontakte anlegen Markus Strobl Seite 8 von 13 Version:

9 Gleicht man sein Handy mit Outlook ab hat man so alle Mitglieder mit den oben angegebenen Daten auch in seinem Handy. Vorausgesetzt das Handy übernimmt die Standard-Felder aus Outlook. Alle Daten löschen NUR IN AUSNAHMEFÄLLEN BENÜTZEN! Um FLORIBYTE zum Beispiel an eine andere Feuerwehr weiterzugeben, die natürlich nicht Einblick in die eigenen Daten erhalten soll, kann man FLORIBYTE hier bereinigen. Optionen Zum Definieren des eigenen Standard-Logos, welches im Idealformat eine Verhältnis Höhe:Breite von 1:7 aufweißen soll. Ansonsten wird es automatisch angepasst. Gibt man unter Outlook-Kontaktordner nichts an, werden die Kontakt-Daten von allen Mitgliedern im Standard-Kontakte-Ordner von Outlook gespeichert. Ansonsten im angegebenen Unterordner. 3 DATENÜBERNAHME FDIS FLORIBYTE 1) In FDIS als Administrator anmelden und Menüpunkt Datenexport anklicken 2) Anschließend entweder FW-Daten oder Einsatzberichte mit dem gewünschten Zeitraum einstellen. Auf Ausführen anklicken. (Bei Einsatzberichte werden alle bisher importierten Einsatzberichte gelöscht und durch die im nun ausgewählten Zeitraum exportierten ersetzt wird evt. abgeändert auf Ergänzung der schon importierten Daten durch die neuen) Markus Strobl Seite 9 von 13 Version:

10 3) Wenn die Daten aufbereitet wurden auf die Schaltfläche Download klicken und im folgenden Dialog auf Speichern 4) Den gewünschten Ordner auswählen, wo die ZIP-Datei gespeichert werden soll. Von dort werden später die Daten in FLORIBYTE importiert. Der Dateiname kann auch geändert werden; wichtig ist die Angabe der Endung.ZIP 5) Anschließend entweder auf Ordner öffnen im folgenden Dialog klicken oder selber in den zuvor ausgewählten Ordner wechseln, wo die ZIP-Datei gespeichert wurde. 6) Die ZIP-Datei mit der rechten Maustaste anklicken und Alle extrahieren auswählen. Im folgenden Assistenten zweimal auf Weiter klicken, zum Schluss Markus Strobl Seite 10 von 13 Version:

11 auf Fertigstellen. Anschließend erhält man im Ordner neben der ZIP-Datei einen weiteren Ordner mit demselber Namen 7) Die ZIP-Datei wird nun nicht mehr gebraucht und könnte gelöscht werden. 8) In FLORIBYTE im Menü Datei den Menüpunkt Daten Mitglieder importieren oder Daten Einsatzberichte importieren, je nach zu importierenden Daten 9) Zum selber ausgewählten Ordner, wo zuerst die ZIP-Datei gespeichert wurde und nun der Ordner mit den extrahierten Dateien sein soll, wechseln bzw. diesen Ordner auswählen. 10) Auf OK klicken die Daten werden exportiert und stehen in FLORIBYTE zur Verfügung 4 SERIENBRIEF Sieben Abfragen wurden in FLORIBYTE eingebaut, um die Serienbrief-Funktion in Word für Briefe, Etiketten oder Listen nutzen zu können. Alle diese für Seriendruck sinnvollen Abfragen erkennt man daran, dass sie mit abfrage_.., beginnen. Die Abfragen Markus Strobl Seite 11 von 13 Version:

12 - abfrage_adressen_aktiv - abfrage_adressen_ehrenmitglied - abfrage_adressen_jugend - abfrage_adressen_reserve beinhalten die Hauptadressen von allen Mitgliedern mit dem entsprechenden Status. Die Abfrage abfrage_adressen _alle beinhaltet alle Mitglieder der Feuerwehr. Unter anderem gibt es in jeder dieser Abfragen die folgenden Felder: - Standesbuchnummer - Mehrer Namensfelder (aufgebaut aus DGR=Dienstgrad, Titel, Vorname, Nachname) - Geschlecht - PLZ - Ort - StraßeHausnummer - PLZOrt - LandPLZOrt Zusätzlich gibt es dann noch die abfrage_aussendung_alle und die abfrage_aussendung_post. In der ersten sind jede Mitglieder enthalten, die im Formular Aussendung (Menü Aussendung Aussendung einzeln oder nach Status) ausgewählt wurden, in der zweiten nur jene, welche keine -Adresse haben und so per Post benachrichtigt werden müssen. Schritte für einen Serienbrief in Microsoft Office Word 2003 In Word den Menüpunkt Extras Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung auswählen. Ein Assistent für dann in sechs Schritten durch die Erstellung eines Serienbriefes, Etiketts, einer Liste, Markus Strobl Seite 12 von 13 Version:

13 Im Schritt 3 ist Vorhandene Liste verwenden auszuwählen und dann auf Durchsuchen zu klicken. Im folgenden Dialog wählt man dann die Datenquelle aus. De gewünschte Datenquelle ist die Datei fbff.db im Programm-Ordner von FLORIBYTE. Diese ist dann mit Klick auf Öffnen auszuwählen. Nun die gewünschte Abfrage auswählen: Somit stehen die einzelnen Daten der Mitglieder in Word zur Verfügung. Im Schritt 4 des Assistenten wird nun der gewünschte Brief geschrieben bzw. werden die gewünschten Etiketten erstellt. Anschließend kann man im Schritt 5 das Ergebnis für alle Mitglieder einzeln ansehen, bevor man im Schritt 6 alle Briefe in ein neues Dokument schreiben lässt oder sie gleich am Drucker ausgibt. Markus Strobl Seite 13 von 13 Version: