Zusammenspiel mit Outlook und Office

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1 CASE STUDY Intranet Relaunch auf Basis SharePoint Server 2010 bei S-Y Systems Technologies Europe GmbH S-Y Systems Technologies Europe GmbH mit Sitz in Regensburg ist ein leistungsstarkes Bündnis zweier global operierender Großunternehmen, Continental und Yazaki, das führend in der Optimierung von elektronischen und elektrischen Bordnetzsystemen ist. S-Y Systems entwickelt, steuert und vertreibt Leitungssätze inklusive der dazugehörigen Komponenten für die Bordnetzelektronik in Automobilen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Regensburg und beschäftigt insgesamt ca. 280 Mitarbeiter. Für S-Y Systems werden eine optimale Zusammenarbeit zwischen den in Europa verteilten Standorten und die aktuelle Unternehmenskommunikation immer wichtiger. Das S-Y Portal als zentrale Informations und Wissensplattform ist für die Mitarbeiter wesentlich. Unser Intranet sollte flexibel, schnell, übersichtlich und anwenderorientiert umgesetzt werden, beschreibt Werner Merkl, Director Central IT bei S-Y Systems Technologies Europe GmbH, die Aufgabenstellung. Unternehmensweites Intranet: Ein zentraler Zugang für alle Mitarbeiter Das neue S-Y Portal bietet als Einstieg der Mitarbeiter einen Überblick über die zentralen Funktionen, Kundensegmente und Standortinformationen mit den jeweils verantwortlichen Kollegen. Wichtige Dokumente, Präsentationen und Vorlagen werden nun dezentral gepflegt und aktuell ohne Hilfe durch die IT bereitgestellt. Hierzu zählen vor allem Richtlinien und Vorlagen aus dem QM-Umfeld, die versioniert zur Verfügung stehen. News aus unterschiedlichen Bereichen dürfen dezentral erfasst und somit schnell publiziert werden. Früher statisch gepflegte Kontaktdaten zu Ansprechpartnern werden heute dynamisch aus den importieren Active Directory Daten in Teamlisten dargestellt oder stehen in der Personensuche zur Verfügung. Dafür werden neben den klassischen Redaktionskomponenten eines modernen Web Content Management Systems (WCMS) weitere wichtige Bausteine benötigt, z.b. Suchtechnologien und Workflows. S-Y Systems entschied sich als Plattform für Microsoft SharePoint Server 2010, da dieser die gewünschten Funktionen umfänglich im Baukastensystem anbietet und sich dazu optimal in die weiteren Kunde: S-Y Systems Technologies S-Y Systems Technologies Europe GmbH ist ein führendes Automobilzulieferunternehmen für elektronische/ elektrische Bordnetzsysteme. Als Joint Venture von Continental und Yazaki beschäftigt das Unternehmen mit Sitz in Regensburg weltweit derzeit rund 280 Mitarbeiter. Werner Merkl Director Central IT bei S-Y Systems Technologies Europe GmbH betreute im Unternehmen das Intranet-Projekt. IT-Partner: Alegri International Group Alegri International ist ein führendes IT-Beratungsunternehmen im Bereich aller Microsoft-Produkte. Durch diese Spezialisierung ist Alegri einer der wenigen Consulting-Partner von Microsoft, der das Zusammenspiel der Applikationen beherrscht: von der Strategischen Planung, Einführung und Installation bis zum Betrieb der Umgebungen: SharePoint, Search, Dynamics CRM, Lync, Duet Enterprise, System Center, Cloud Services,.Net, SQL Server. Alegri International beschäftigt rund 225 Mitarbeiter in den Hauptgeschäftsstellen München, Stuttgart, Frankfurt/M., Köln, Basel, Zürich und Wien. Casestudy S-Y Systems Technologies Europe GmbH Seite 1 von 5

2 Kommunikations- und Office-Lösungen des Unternehmens integrieren lässt. Als IT-Partner für Konzeption und Umsetzung wählte S-Y Systems die Alegri International Group, führender Partner von Microsoft für Business-Lösungen und SharePoint-Projekte sowie für die Integration der verschiedenen Microsoft-Produkte. Zusammenspiel mit Outlook und Office News, aktuelle Dokumente und wichtige QM-Richtlinien sowie Infos zu den Mitarbeitern und den Abteilungen können heutzutage nicht mehr separat voneinander betrachtet werden. Um sich einen schnellen Überblick verschaffen zu können, wird daher das reibungslose Zusammenspiel von SharePoint mit Outlook 2010, Office 2010 mit InfoPath Formularen sowie dem Lync Client zur Sametime- Kommunikation im S-Y-Portal effektiv genutzt. Um Informationen einfacher auffindbar zu machen, unterstützt SharePoint bei der Verschlagwortung durch hinterlegte Taxonomiebäume mit search-as-you-type und Auswahl-Funktion: einmal verschlagwortet, kann einfacher gesucht und gefiltert werden. Lösung / Benefit Das S-Y-Portal versorgt die Mitarbeiter mit aktuellen Unternehmensinformationen via News aus allen Bereichen und wichtigen Kundenprojekten, verbindet Abteilungen und fördert das Knowledge Management mit einheitlicher Taxonomie und Personensuche. Technischer Überblick Die Lösung basiert auf Microsoft SharePoint Server 2010 in der Enterprise Edition und wurde zum Großteil mit SharePoint- Standard-Mitteln umgesetzt. Neben der SharePoint Suche wurden die Managed Metadata Dienste für die Taxonomien und der Import der Active Directory Daten für die Personensuche über die User Profile realisiert. Mittels Powershell Scripts wurden viele manuelle Erstellungsschritte des Portals automatisiert, wie z.b. die Erstellung der Portalstrukturen, der Websitegruppen oder der Multi-User-Interface Einstellungen. In den Abteilungen und Projekten versteckte News werden durch dynamische Aggregation per Konfiguration auf beliebigen Seiten als News-Liste dargestellt. Dasselbe gilt für wichtige Dokumentenänderungen, wie z.b. eine neue Version einer wichtigen Prozedur im QM-Bereich. News, Dokumente, Kalender alles auf einen Blick In der Navigation sind für die Mitarbeiter und das Management verschiedene Kategorien und Bereiche auf der Startseite angeordnet. So findet man über die linke und obere Navigationsleiste die gewünschten Themen; Quicklinks und die Umsetzung im Corporate Casestudy S-Y System Technologies Europe GmbH Seite 2 von 5

3 Design führen den Anwender einfach durch das Unternehmensportal und erleichtern das Arbeiten. So konnten wir unser Hauptziel, das Intranet-Portal als Kommunikationsplattform für und mit den Mitarbeitern zu implementieren, gut umsetzen, erläutert Tanja Ebenhoech, Marketing Specialist bei S-Y Systems Technologies Europe GmbH. Sie betreut als Chefredakteurin das neue Intranet und ist Ansprechpartnerin für alle dezentralen Fachabteilungsautoren. Integriert ist zudem eine einfache Kalender-Funktion, die den Mitarbeitern alle nötigen Informationen und Termine auf einen Klick zur Hand gibt. Mehrsprachigkeit einfach realisiert Da Mehrsprachigkeit der Systemmenüs eine wichtige Anforderung war, jedoch nicht alle Inhalte übersetzt werden können, wurde dies mit Hilfe des neuen Multi-User-Interfaces (MUI) mittels Language Packs umgesetzt. Hauptsprache des Intranets ist Englisch. Deutsch und Französisch werden aber ebenfalls unterstützt. Dies ist vor allem für betriebsrats- und personalrelevante Inhalte wichtig. Neben den Systemmenüs wurde über Resource Files bei der Entwicklung darauf geachtet, die Navigation, Websitespalten, Inhaltstypen und Listen mehrsprachig verwaltbar zu machen. Envisioning Workshop als Basis der Konzeption In einem Envisioning Workshop waren zunächst die gewünschten Ziele in Bezug auf künftige Lösungen in einer ECM Roadmap definiert und daraufhin ein Konzept für die technische Umsetzung und die Realisierung der Business-Anforderungen erstellt worden. Basis war das Alegri ECM Reifegradmodell, Casestudy S-Y System Technologies Europe GmbH Seite 3 von 5

4 eine bewährte best-practice-sammlung für die stufenweise Realisierung von SharePoint-Projekten und -Intranets. Personensuche über Active Directory-Daten Mit einer übersichtlichen Struktur sind die einzelnen Bereiche, Kundensegmente sowie Standorte aufgelistet. Die durchdachte Navigation ermöglicht den Nutzern eine schnelle Orientierung zu den gesuchten Themen, eine ausgefeilte Suche wiederum lässt gesuchte Themen, Projekte, Produkte, Personen und Dokumente schnell finden. Die bereits für Outlook und Lync im Active Directory vorgehaltenen Personenstamm- und Kontaktdaten wurden in der Personensuche und einer dynamischen Auflistung von Teammitgliedern einer Abteilung konsequent über die SharePoint User Profile genutzt. Dokumentensuche mit Taxonomie-Refinern Die Dokumentensuche berücksichtigt neben den Portal-, Office- und PDF-Inhalten auch die Taxonomie, um Suchtreffer per Click weiter einzuschränken. Auch unterstützt sie den Nutzer bei der Navigation durch das ständig wachsende Portal, wo eine 3-4-Ebenen-Navigation nicht mehr ausreicht. Die Dokumentensuche wurde mit sog. Taxonomie Refinern mit Drill Down Funktionen für Filterungen realisiert, so dass gesuchte Dokumente sofort verfügbar sind. Umsetzung spezieller Aufgaben fast out of the box Ebenso integriert ist das Digital Asset Management, eine Bilddatenbank, die für ein Unternehmen im produzierenden Bereich sehr wichtig ist: Darin lassen sich Fotos, Grafiken, Zeichnungen und Skizzen zu den einzelnen Produkten strukturiert und mit Metadaten versehen ablegen. Casestudy S-Y System Technologies Europe GmbH Seite 4 von 5

5 Die QM-Dokumentenverwaltung hat dabei besondere Aufgaben wie die Ablage von Prozeduren und Prozedurmappen. So erhalten die Mitarbeiter einen aktuellen und zuverlässigen Überblick über alle notwendigen Informationen, Richtlinien und Abläufe, die zueinander gehören. Die Versionierung und die Benachrichtigungsfunktion per bei Aktualisierungen sind Kernelemente für das Auditing der Informationen. Workflows zur Freigabe sollen folgen. Die automatische Auflistung von Teams wurde über die User Profile erstellt, so dass Mitarbeiter, Experten und Projektteams schnell gefunden werden. Aufgaben und Know-how lassen sich so zügig definieren. In nur knapp sechs Monaten konnte das neue Intranet von S-Y Systems realisiert werden von der ersten Workshop-Phase mit der IT und den Fachabteilungen, der Alle Informationen gut strukturiert und schnell auffindbar so nutzen alle Anwender das Intranet sofort! Werner Merkl, Director Central IT, SY Systems Technologies Europe GmbH detaillierten Anforderungsaufnahme und dem Design, der Integration bisheriger Lösungsansätze über die Planung und Umsetzung sowie Schulung bis hin zur Live-Schaltung. Parallel wurden virtualisierte Test- und Produktionsfarmen für SQL Server 2008 R 2 und SharePoint Server 2010 aufgesetzt. Wir werden das Portal sukzessive weiter ausbauen. Dabei hat uns das Reifegradmodell der Alegri International Group gut unterstützt, die Zusammenarbeit war vertrauensvoll und äußerst professionell., resümiert Werner Merkl. Alegri International Group Dr. Susanne Knabe Innsbrucker Ring 15 D München T.: +49 (0) F.: +49 (0) susanne.knabe@alegri.de Casestudy S-Y System Technologies Europe GmbH Seite 5 von 5