Vorlesungsunterlagen. Qualitätsmanagement. Teil 8: Audits

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1 Vorlesungsunterlagen Qualitätsmanagement Teil 8: Audits Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 1

2 1. Allgemeines 1.2 Gliederung 7) Weitere Methoden und Tools zur Qualitätsanalyse, - sicherung 7.1 Six Sigma Qualitätswerkzeuge 7.3 Qualitätsmanagement-Tools (Netzplan, Affinität, Metaplantechnik, Pareto 7.4 PDCA Kreis 8) Audits und Lieferantenbewertung 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits 9) Statistische Qualitätsmanagement 9.1 Grundlagen statistischer Methoden 9.2 Statistische Methoden der Warenannahme (AQL) 9.3 Statischtische Methoden der Fertigungsüberwachung (SPC) 10) Qualitätskosten 10.1 Fehlerkosten 10.2 Prüfkosten 10.3 Fehlerverhütungskosten 11) Weiterführende Qualitätssicherungssysteme 11.1 TQM 11.2 EFQM 11.3 Deming-Prize 11.4 Malcam Baldrige Quality Award Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 2

3 Teil 8: Audits Teil 8 der Unterlagen zum Modul Qualitätsmanagement führt detailliert in das Thema Audit ein zeigt die unterschiedlichen Audit-Formen auf und stellt umfangreich die Phasen eines Audits (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung) vor. Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 3

4 DIN EN ISO 19011: Leitfaden für Audits von Qualitäts- und Umweltmanagement Beinhaltet im wesentlichen vier Forderungskapitel: -> Auditprinzipien Beschäftigt sich mit den grundlegenden Prinzipien im Auditwesen für Auditoren (Ethik, sachliche Darstellung etc.) -> Management des Auditprogramms Beschreibt die Inhalte für das Management des gesamten Auditprogramms. (Auditplanung, -qualifikation und bewertung, -durchführung) -> Audittätigkeit Anleitung für die Durchführung Audit: Relevante Norm -> Qualifikation und Bewertung von Auditoren Hier geht die Norm auf die Qualifikation der Auditoren (fachlich, persönlich) ein Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 4

5 Was bedeutet AUDITIEREN? Das Wort AUDITIEREN kommt aus der lateinischen Sprache von dem Wort audire, was soviel wie hören, anhören bedeutet. Definition von Qualitätsaudits: Ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiven Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind. ISO 19011, Abschnitt 3.1 Definition von Auditnachweisen: Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die relevant und verifizierbar sind. ISO 19011, Abschnitt 3.3 Definition von Auditkriterien: Satz von Verfahren, Vorgehensweisen oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird. ISO 19011, Abschnitt 3.2 Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 5

6 Warum Audits? Verbesserungen möglich? In jedem Unternehmen gibt es Potential für Verbesserungen. Mit Hilfe des Audits kann man die Bereiche für Verbesserungen herausfinden. System effektiv? Ein Audit kann einem helfen herauszufinden, ob das System die Forderungen wirklich umsetzt, die gestellt werden. Standard erfüllt? Viele Managementsysteme richten sich nach bestimmten Standards, wie z.b. ISO 9001 oder ISO Das Audit hilft herauszufinden, ob die Forderungen der Standards erfüllt werden. Gesetze erfüllt? Auch Gesetze sind Forderungen, die mit Hilfe des Audits auf Umsetzung und Einhaltung hin überprüft werden können. Prozesse effizient? Moderne Managementsysteme (z.b. ISO 9001) fordern die Umsetzung der Prozessorientierung und das Erbringen von messbaren Leistungswerten als Prozessergebnisse. Audits können die Effizienz der Leistungswerte prüfen. Produktanforderungen prüfen: Das Audit unterstützt die Organisation, zu überprüfen ob die vom Kunden def. Produktanforderungen realisiert werden Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 6

7 Generelle Auditziele Festlegung der Wirksamkeit des Systems Informationen zur Weiterentwicklung des Systems Motivation der Mitarbeiter Stärkung des Prozessgedankens innerhalb des Unternehmens Informationen zur QM-Bewertung Vorraussetzungen zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen schaffen allgemeine Auditziele Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

8 Auditarten Interne Audits dienen zur Überwachung der Effektivität und Effizienz eines Systems, Produkt oder Prozess Der VDA Band 6.1 unterscheidet in: Systemaudit -> geregelt in VDA Band 6.1, 6.2 und 6.4 Produktaudit -> geregelt in VDA Band 6.5 Prozess-/ Verfahrensaudit -> geregelt in VDA Band 6.3 Weitere Unterscheidung: First Party Second Party Third Party -> Internes Audit -> Kunde beim Lieferant -> durch dritte Partei (z.b. Zertifizierungsaudit durch TÜV oder Dekra) Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 8

9 Auditarten QM - System - Überprüfung Typ Systemaudit Prozess- (Verfahrensaudit) Produktaudit Aufgaben Untersuchung des QM- Systems oder einzelner ausgewählter Bereicht auf Existenz und Richtigkeit Untersuchung aller Prozessschritte bzgl. Personal, Prozessüberwachung und Arbeitsabfolge sowie die Zweckmässigkeit und Einhaltung der Vorschriften Stichprobenartige Untersuchung von (Teil-) Produkten während und nach der Fertigung auf Einhaltung der Qualitätsvorgaben und Spezifikationen Thema Struktur des QM- Systemes, Norm-Anforderungen Prozessabläufe, Mitarbeiter (Teil-) Produkte Verbesserungsmaßnahmen, Schwachstellenbeseitigung Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 9

10 Audits Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 10

11 Auditablauf System / Prozessaudit Systemaudit: Basis Norm DIN ISO EN 9001, TS16949 Prozessaudit: VDA 6.3 Checklist System- / Prozess-(Verfahrensaudit) Starten mit dem Einführungsgespräch prüft und bewertet Management Q.Politik Ziele Struktur Review Entwicklung Erstellung, Freigabe Beschaffung Validierung Anforderungen vom Kunden, Gesetze, Interessensparteien und Ziele Ressourcen Anlagen, Mitarbeiter Arbeitsumgebung Weiterbildung Prozesse Input, Qutput, Wechselwirkungen zu Anderen Prozessen,Verfahren, Kundenzufriedenheit Messen, Prüfmittel Prüfmittel, Kenngrößen, Überwachung, richtige Anwendung, Dokumentation, Analyse mündet im Abschlussgespräch System- / Prozessanalyse erstellt veranlasst Korrekturmaßnahmen und Verbesserung Qualitätsdaten sowie die Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Überwachung der Korrekturmaßnahmen

12 Charakteristik von Produktaudit Produktaudits sind gekennzeichnet durch -> meist kleine Stichprobenumfänge -> intensive Prüfung möglichst vieler Merkmale / Funktionen und Merkmalskategorien / Funktionskategorien -> eine Stichprobenentnahme, welche nach der regulären Prüfung durch die zuständige Stelle erfolgt -> eine ausgeprägte Kundensichtweise Das Produktaudit dient nicht: * der Wiederholung von serienbegleitenden Prüfungen * zur direkten Prozesssteuerung * als alleiniger Nachweis der Wirksamkeit des Qualitätsmanagement-Systems. Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

13 Produktaudit gemäß Normen und Richtlinien Produktaudit: Ein Produktaudit ist die Planung, die Durchführung, die Auswertung und die Dokumentation von Prüfungen, und zwar: -> von quantitativen und qualitativen Merkmalen -> an materiellen Produkten -> nach Abschluss eines Produktionsschrittes -> und vor Weitergabe an den nächsten Kunden (intern / extern) -> auf Basis von Sollvorgaben -> durch einen unabhängigen Auditor Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

14 Ablauf Produktaudit Produktaudit prüft versandbereite Produkte Pflichtenheft Produktspezifikationen unter realistischen Einsatzbedingungen bezüglich Umwelt zu verarbeitendes Material und erstellt Prüfbericht Fehleranalyse Sowie veranlasst Fehlerursachenanalyse Fehlerbesprechung Korrekturmaßnahmen Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Überwachung der Korrekturmaßnahmen

15 Kirterien für Auswahl eines Produktaudits Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

16 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Auditplanung Auditplan erstellen Freigabe des Auditplans Erstellung von Checklisten Information an die zu auditierenden Bereiche Namen der Auditoren Auditteilnehmer Art des Audits Auditierte Prozesse Audittermin Auditablauf z.b. VDA Band 6.3 Interne Stellen oder Lieferanten Vorbereitung Auditdurchführung Durchführung Verbesserungsmaßnahmen einleiten Verbesserungsmaßnahmen umsetzen Überprüfung auf Wirksamkeit Nachbereitung- Dokumentation Überprüfung Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

17 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Eingrenzung Auditvorbereitung Festlegen, welche Prozesse / Produkte betrachtet werden sollen. Terminierung des Audits (Jahresplan erstellen ), Festlegung der Auditoren,Genehmigung Auditplan und Einladung der zu Auditteilnehmer Prozessgliederung Unterteilung des Prozesses in seine Teilprozesse. Auditplan nach Teilprozessen festlegen Zeiteinteilung festlegen Unterlagen Anweisungen Normen Spezifikationen FMEA Instandsetzungspläne Layouts Auditergebnisse vorheriger Audits Kundenanforderungen, Zeichnungen, Gesetze, Normen Fragenkatalog für Prozesse Der auditierte Prozess sollte durch einen entsprechenden Fragenkatalog, Checklisten bewertet werden (Norm, VDA 6.3, eigene Checkliste / Prüfkriterien) Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 17

18 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Auditdurchführung Einführungsgespräch zu Beginn des Audits: Vorstellung Zweck und Anlass des Audits Auditablauf und Bewertung erklären Klärung offener Fragen Terminabstimmung Auditdurchführung: Audit wird an Hand des Fragenkataloges durchgeführt. Offene Fragen stellen (Warum? Wie? Weshalb?) Vom Allgemeinen zum Speziellen Ergänzende Fragen aufnehmen. Mitarbeiter vor Ort mit einbeziehen. Unklarheiten vor Ort klären. Bei gravierenden Defiziten dafür sorgen, dass Sofortmaßnahmen eingeleitet werden. Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 18

19 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Anforderungen an einen Auditor, Auditprinzipien Ethisches Verhalten: Auditoren müssen grundlegende Eigenschaften besitzen, wie z.b. Vertrauen, Integrität und Diskretion Führungskompetenz Verhaltensregeln: * Keine persönliche Beurteilung * Verständnis zeigen * Keine Anweisungen geben, sondern nur Hilfestellung * Höflichkeit * Nachfragen bei Missverständnissen * Immer Rede und Antwort stehen * Gegenüber nicht unter Druck setzen * Immer Rede und Antwort stehen Sachlichkeit: Auditoren müssen die Auditsituation sachlich und wahrheitsgemäß darstellen. Berufliche Sorgfalt: Auditoren müssen ausreichend qualifiziert sein, um Audits nutzbringend durchführen zu können. Unabhängigkeit: Auditoren müssen unabhängig sein von den Bereichen, die Sie auditieren. Das schließt eine objektives Verhalten allen gegenüber ein. Qualifikation:

20 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Durchführung: Qualifikation des Auditors Auditor -> Arbeiten im Team -> Fachlich qualifiziert und erfahren -> Produktkenntnis -> Durchführung von Befragung -> Kenntnisse der QM-Ziele, QM-Handbuch etc. -> Erfahren im Umgang mit Normen, VA`s etc. -> Kenntnisse der im Unternehmen angewendeten Verfahren und Methoden (Prüfmittel etc.) Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

21 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Durchführung: Auditerfolgsfaktoren Auditerfolg -> Durchführung vor Ort -> Nachweise sammeln -> Dokumente und Aufzeichnungen einsehen -> Vom allgemeinen zum Detail -> Vorgänge nachvollziehen -> Aktualität der Vorlagen hinterfragen -> Verschiedene Personen einbeziehen -> Neue Stickprobe nehmen, wenn Nichtkonformität gefunden wurde. Grund, Analyse systematischer Fehler oder zufälliger Fehler Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl

22 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Inhalte eines Auditberichtes: Nachbereitung: Auditbericht Prozessverantwortlicher / Auditteilnehmer Prozessbeschreibung Anlaß des Audits Bewertungsschema Auditfragen, die nicht bewertet wurden Auditfragen, die zusätzlich bewertet wurden Begründung zu Fragen mit weniger als z.b. 10 Punkten (Bewertungsschema VDA 6.3) Abweichungen mit Nachweisen belegt Kriterien mit Begründung Ergebnisdarstellung Maßnahmenplan Positive Aspekte Fragenkatalog (als Anlage zum Bericht) Im Auditbericht sollten nur Punkte stehen, die auch während des Audits und beim Abschlußgespräch dargelegt wurden. Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl Seite 22

23 8.2 Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits Überprüfung: Vom Audit zur Wirksamkeit Ergebnisse aus den Audits daraus erfolgt eine Maßnahmenliste / Feststellung durch Auditteam und Mitarbeiter aus den betroffenen Bereichen veranlasst Durchführung der Maßnahmen Verfolgung der Maßnahmen Erledigung der Maßnahmen Wirksamkeitsprüfung Vorlesung Qualitätsmanagement, Prof. Dr. Johann Neidl