Dokumentation der zentralen Verzeichnisstruktur im Landratsamt Sächsische Schweiz Osterzgebirge

Transkript

1 1. Ordnerstruktur Jede Struktureinheit wird als Knotenpunkt im Verzeichnisbaum dargestellt. Im Bild sind beispielsweise u.a. die folgenden Struktureinheiten des GB 3 zu sehen: GB3 Geschäftsbereich 3 KEW Abteilung Kreisentwicklung LEB Referat Ländliche Entwicklung/ Bodenordnung LEF Referat Ländliche Entwicklung/ Förderung REW Referat Regionalentwicklung UM Abteilung Umwelt Zu jeder Struktureinheit sind also die untergeordneten Struktureinheiten dargestellt, sowie der Satz an Ordnern zur Datenstrukturierung innerhalb der Struktureinheiten. Die Namensgebung der Ordner für die Struktureinheiten entspricht damit der DV Gliederung Landratsamt (PIR 104 Anlage 2). Im Ordner für die jeweilige Struktureinheit (z.b. KEW) kann kein weiterer Ordner durch Benutzer angelegt werden. Erst unterhalb der Ordner 1_... bis 9_... können durch die Benutzer (abhängig von den entsprechenden Berechtigungen) weitere Ordnerstrukturen erstellt werden (abhängig von den entsprechenden Berechtigungen). Dies dient der Aufrechterhaltung der Datenordnung und der technischen Organisation der Datenablage. Anhand dieser Darstellung findet jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsbereich in seiner Struktureinheit wieder und bei Kenntnis der Struktur des Landratsamtes (dies wird vorausgesetzt) kann er auch unproblematisch in andere Struktureinheiten navigieren. Jeder Mitarbeiter, egal in welcher Struktur er eingesetzt ist, kann durch alle Knotenpunkte (Struktureinheiten) navigieren. auf die entsprechenden Ordner zur Datenablage erhält er aber nur in seiner eigenen Struktureinheit. Einzige Ausnahmen stellen die Ordner 5_Alle_GB, 6_Alle_LRA und 7_Projekte_AG dar. Somit ist jede Struktureinheit eine Sicherheitsgrenze. Seite 1 von 9

2 2. Wer sieht was? Im Folgenden ist dargestellt, wer welche Ansichten zu den Struktureinheiten erhält: 2.1 Leiter: alle Ordner der gesamten eigenen Struktureinheit 2.2 Mitarbeiter: alle Ordner innerhalb der eigenen Struktureinheit Seite 2 von 9

3 2.3 Alle Beschäftigten: die Ordner 5 und 6 aller Struktureinheiten des eigenen GB 2.4 Alle Beschäftigten: Ordner 6 aller anderen Struktureinheiten eines anderen GB Seite 3 von 9

4 3. Wer darf was? Dokumentation der zentralen Verzeichnisstruktur 3.1 Nutzerrollen Die Nutzerrollen werden in diesem Dokument lediglich vereinfacht bezeichnet, um das Grundkonzept zu verdeutlichen. Diese Nutzerrollen sind für alle Struktureinheiten gleich. Die Mitgliedschaft der Mitarbeiter zu den einzelnen Nutzerrollen ergibt sich aus der jeweils aktuellen Personalbestandsliste und durch die Umsetzungsmeldungen des Referates Personal über personelle Veränderungen innerhalb der Struktureinheiten. Nur diese beiden Quellen sind bindend. Nutzerrolle Führungspersonal Büropersonal Mitglieder Geschäftsbereichs Abteilungs Referats)leiter/innen und deren Stellvertreter einer Struktureinheit Sekretariatsmitarbeiter/innen einer Struktureinheit Mitarbeiter Alle Mitarbeiter einer Struktureinheit (enthält auch das Führungs - u. Büropersonal) Azubis Auszubildende / Praktikanten einer Struktureinheit Weiterhin existieren besondere Nutzerrollen, die den lesenden oder schreibenden auf die Daten (in bestimmten Ordnern) einer Struktureinheit ermöglichen und steuern. Nutzerrolle Mitarbeiter GB Mitarbeiter LRA Mitglieder Mitarbeiter aus anderen Struktureinheiten des gleichen Geschäftsbereiches Mitarbeiter aus anderen Struktureinheiten außerhalb des eigenen Geschäftsbereiches 3.2 Berechtigungen Die Berechtigungen werden in diesem Dokument vereinfacht dargestellt, um das Grundkonzept zu verdeutlichen. Die angegebenen werden für alle Struktureinheiten gleich sein. Wichtig: Wird als Recht nur Ändern_Ordner/Ändern_Datei angegeben, so ist das Recht zum Lesen mit eingeschlossen! Ändern_Ordner Lesen_Ordner Ändern_Datei Lesen_Datei Erstellen und Löschen von Ordnern auf den Ordner, um lesend auf seinen Inhalt zuzugreifen Erstellen, Ändern und Löschen von Dateien Lesender auf Dateien 3.3 Die Ordner im Einzelnen Es werden in der Regel für die einzelnen Ordner nur die Nutzerkreise aufgeführt, die auch tatsächlich einen erhalten sollen. Lediglich das Führungspersonal ist für jeden Ordner mit aufgeführt um zu verdeutlichen, dass Führungskräfte jederzeit auf Daten zugreifen können. Weiterhin gilt, dass das Führungspersonal auf alle Ordner ihrer untergeordneten Struktureinheiten einen lesenden erhält. Der Geschäftsbereichsleiter kann also z.b. alle Dateien seiner Büros, Abteilungen und Referate lesen! Seite 4 von 9

5 Es folgt eine kurze Beschreibung der einzelnen Ordner: 1_(Geschäftsbereichs Abteilungs Referats)leiter Dieser Ordner dient nur dem Führungspersonal als Datenablage. Hier können Dateien gespeichert werden, die für die Mitarbeiter der Struktureinheit nicht von Belang sind oder nicht einsehbar sein sollen. 2_Buero Büropersonal ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei In diesem Ordner können Daten/Anweisungen/Formulare etc. bereitgestellt werden, die dem organisatorischen Ablauf der Struktureinheit dienen. 3_Allgemein Mitarbeiter ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Auf Abteilungsebene haben untergeordnete Referate Lesezugriff. Auf Antrag kann den untergeordneten Referaten auch Schreibzugriff erteilt werden. In diesem Ordner kann die eigentliche Aufgabenstellung der Struktureinheit abgelegt werden. Denkbar sind z.b. arbeitsgruppenbezogene Datenablagen, die von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden sollen. Liegt der Ordner 3_Allgemein auf Abteilungsebene, gilt für ihn eine Besonderheit: Die Mitarbeiter der untergeordneten Referate besitzen einen lesenden auf diesen Ordner in der Abteilung. Der kann auf Antrag für alle untergeordneten Referate zum schreibenden erweitert werden. Somit besteht für die Referate einer Abteilung die Möglichkeit auch auf Abteilungsebene zusammen arbeiten zu können. Seite 5 von 9

6 4_Aufgaben_Nutzerbezogen Führungspersonal ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei Führungspersonal ja auf Antrag Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter (Ersteller) ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei Im Ordner 4_Aufgaben_Nutzerbezogen können Zuarbeiten zu bestimmten Aufgaben abgelegt werden, die in der Regel einem einzigen Mitarbeiter zugeordnet sind. Alle Mitarbeiter können grundsätzlich Ordner/Dateien anlegen. Derjenige, der etwas angelegt hat übernimmt auch den Besitz für den entsprechenden Ordner oder die Datei. Alle anderen können auf die angelegten Daten von diesem Mitarbeiter nur lesend zugreifen. Somit ist sichergestellt, dass Arbeitsstände nicht von anderen Mitarbeitern der Organisationseinheit geändert werden können. Dieser Ordner eignet sich also nicht für Aufgaben, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind. Weiterhin muss es eine klare Dienstanweisung geben, in der geklärt wird wie bei Wechsel von Personal oder geändertem Aufgabengebiet eine Übergabe erfolgen soll. Dieser Umstand sollte bei der Nutzung des Ordners gut überdacht sein, da die Änderung der Besitzverhältnisse beim Referat IuK in schriftlicher Form zu beantragen ist. 5_Alle_GB Mitarbeiter ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter GB ja auf Antrag Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter GB ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei Da jede Struktureinheit eine Sicherheitsgrenze darstellt, ist es nicht möglich auf die Daten einer anderen Struktureinheit innerhalb des eigenen Geschäftsbereiches zuzugreifen. Oft müssen aber z.b. die Referate oder Abteilungen eines Geschäftsbereiches zusammenarbeiten oder Daten bereitstellen. Deshalb dient dieser Ordner der Bereitstellung von Daten, die auch andere Mitarbeiter des Geschäftsbereiches benötigen oder einsehen dürfen. Der lesende auf Daten in diesem Ordner ist standardmäßig geregelt und bedarf nicht einer zusätzlichen Beantragung. Zusätzlich kann der schreibende beantragt werden. Wichtig: Daten, die auch für andere einsehbar gemacht werden sollen, sollten nicht als Duplikate/ Kopien in geschlossenen Bereichen der Struktureinheit gehalten werden. 6_Alle_LRA Mitarbeiter ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter LRA ja auf Antrag Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter LRA ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei Seite 6 von 9

7 In diesem Ordner können Daten abgelegt werden, die geschäftsbereichsübergreifend auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden müssen/sollen. Als Beispiel könnte die Haushaltsplanung der Abteilung Finanzen dort eingestellt werden. Der schreibende aus anderen Geschäftsbereichen und den anhängenden Struktureinheiten ist im Standard aber nicht erlaubt und bedarf einer Beantragung durch die Struktureinheit, die den gewähren möchte. Die beantragende Struktureinheit ist auch für den Entzug des s und der damit verbundenen Beantragung verantwortlich. Wichtig: Daten, die auch für andere einsehbar gemacht werden sollen, sollten nicht als Duplikate/ Kopien in geschlossenen Bereichen der Struktureinheit gehalten werden. 7_Projekte_AG Die zum berechtigten Personen werden auf Antrag mit schreibendem oder lesendem eingerichtet Dieser Ordner kann als gemeinsamer spunkt für Projekte oder Arbeits-gemeinschaften genutzt werden. Beispielsweise könnte darin die Projektgruppe für die Schlossplanung alle projektbezogenen Daten und Zuarbeiten ablegen. Ordner unterhalb von 7_Projekte_AG können allerdings nur auf Antrag beim Referat IuK erzeugt werden. Weiterhin ist durch die federführende Struktureinheit der Personenkreis zu benennen, welcher auf den entsprechenden Ordner erhalten soll. Ein Beispiel: Es gibt die Projektgruppe Schloss. Federführend ist das Referat Liegenschaften. Das Referat beantragt die Erstellung des Ordners STOP_Sonnenstein und benennt die zum berechtigten Personen. Das Referat IuK legt unterhalb von 7_Projekte_AG im Referat Liegenschaften den Ordner STOP_Sonnenstein an und definiert die e. Nur die berechtigten Personen können auf den Ordner STOP_Sonnenstein zugreifen und (abhängig von ihren Berechtigungen) unterhalb weitere Ordner zur Strukturierung erzeugen. Pro Benutzer kann zwischen lesendem oder schreibendem auf den speziellen Ordner unterschieden werden. 8_Azubi Mitarbeiter ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Azubis ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Dieser Ordner dient in erster Linie als Datenablage für Azubis oder Praktikanten. Hier können also Zuarbeiten der Azubis für gestellte Aufgaben hinterlegt werden. Weiterhin können hier für Azubis Einzeldaten zur Bearbeitung übergeben werden, wenn die Erforderlichkeit besteht, dass die Azubis nicht auf die übrigen Datenbestände der Struktureinheit zugreifen dürfen. Seite 7 von 9

8 Grundsätzlich haben die Azubis und Praktikanten nur auf diesen Ordner. Durch Beantragung können Azubis und Praktikanten lesenden oder schreibenden auf die übrigen Ordner der Struktureinheit bekommen (ausgenommen ist der Ordner für das Führungspersonal). Diese Beantragung ist aber nicht für Einzelpersonen realisierbar, sondern gilt immer für alle Azubis oder Praktikanten. 9_Nutzer Führungspersonal ja auf Antrag Ändern_Ordner/Ändern_Datei Führungspersonal ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei Mitarbeiter (Eigentümer) ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei Mitarbeiter ja Lesen_Ordner/Lesen_Datei Jeder Benutzer hat den Ordner Eigene Dateien. Dieser Ordner wird von einer Vielzahl von Anwendungen als Standardspeicherort vorgeschlagen. Somit wird für jeden Benutzer der Ordner Eigene Dateien auf einen Speicherort im Netzwerk umgeleitet. Damit hat jeder Nutzer einen Ablageort von Arbeitsdaten, die auch mit in die tägliche Datensicherung einfließen. Weiterhin steht dieser Ordner dem Nutzer an jedem Rechner zur Verfügung. Unter dem Ordner 9_Nutzer befinden sich die Nutzernamen der Mitarbeiter einer Struktureinheit (dargestellt als Ordner). Unter jedem Nutzernamen werden die Eigenen Dateien des entsprechenden Nutzers gespeichert. Dies hat den Vorteil, dass auch bei Abwesenheit des Nutzers jeder Mitarbeiter der Struktureinheit auf diesen Ordner zugreifen kann, um z.b. bei Krankheit den letzten Arbeitsstand einzusehen. In jeder Struktureinheit befinden sich nur die Eigenen Dateien der Mitarbeiter, die strukturell und personell dieser Struktureinheit zugeordnet sind. Wichtig: Dieser Ordner dient nicht zum Speichern von persönlichen Daten. Lediglich Daten, die zur Aufgabenerfüllung dienen sollten hier abgelegt werden. Persoenlich Mitarbeiter (Eigentümer) ja Ändern_Ordner/Ändern_Datei In diesem Ordner sieht jeder nur einen Ordner mit seinem Anmeldenamen. Dieser Ordner ist ausschließlich für die persönlichen Dateien. Auf diesen Ordner hat kein Leiter oder Mitarbeiter außer dem Eigentümer. Das gilt auch für den Urlaubs- und Krankheitsfall. Notwendige Dateien für den täglichen Dienstbetrieb dürfen in diesem Ordner nicht abgelegt werden. Seite 8 von 9

9 4. Was ist bis wann zu tun? Die neue zentrale Verzeichnisstruktur wird am 1. Oktober 2009 den Nutzern zur Verfügung gestellt. Nach einem Übergangszeitraum von 3 Monaten werden die bisherigen Altverzeichnisse zum abgeschaltet. 4.1 Ordner Eigene Dateien aufräumen: Die Umleitung dieses Ordners erfolgt um einen Monat verzögert ab 1. November 2009, um jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, diesen Ordner aufzuräumen. Persönliche Daten sind in den Ordner persönlich zu verschieben. Nicht mehr benötigte Daten oder Duplikate löschen. 4.2 Ordnerstruktur entwerfen Unterhalb der vorgegebenen Ordner sollten die Daten nach genau festgelegten Richtlinien abgelegt werden. Hier hat jede Struktureinheit die Möglichkeit, eine Arbeitsaufgabenbezogene Struktur zu entwerfen. Die Gesamtlänge des Pfades einschließlich Dateinamen darf 200 Zeichen nicht übersteigen. Es wird eine Schachtelungstiefe von höchstens 3 weiteren Ebenen empfohlen. 4.3 Daten einsortieren Alle Daten aus den bisherigen Nutzerdatenbereichen und persönlichen Ordnern müssen in die neue Ordnerstruktur einsortiert werden. Dabei muss genau beachtet werden, für wen die Daten zugänglich sein sollen. Die bisherigen Ordner Allgemein müssen besonders genau geprüft werden. Die darin liegenden Dateien sollten auf deren Aktualität geprüft und durch den zuständigen Nutzer in die neue Verzeichnisstruktur der Struktureinheit übernommen werden. Die Übernahme der Daten aus dem bisherigen Dateiablagesystem in die neue Verzeichnisstruktur sollte ausschließlich in folgenden Schritten durchgeführt werden: 1. Schritt: Dateien auswählen 2. Schritt: Kopieren 3. Schritt: Dateien einfügen 4. Schritt: Dateienübernahme im neuen Verzeichnis prüfen 5. Schritt: Dateien/Duplikate im alten Verzeichnis löschen Seite 9 von 9