Online Sendungserfassung

Transkript

1 Online Sendungserfassung Anwender-Dokumentation Seite 1 von 32

2 Einleitung A uftragserfassung, Sendungsdokumentation und Überwachung via Internet. OrderRace ist ein komplettes Tool für den Kundenservice rund um die Uhr. Es ist eine Versandabwicklung, die sowohl Großkunden anspricht, als auch kleineren Kunden eine rentable Integration ermöglicht. Der Barcode und Listendruck kann auf jedem Drucker erfolgen, den der Browser ansteuern kann. Das Programmpaket ermöglicht es Ihnen als Kunde - ohne Software-Installation - auf beliebig vielen PC s Versanddaten online über das Internet zu erfassen und diese Daten an uns, Ihren Logistik-Dienstleister, zeitnah zu übertragen. Einfache Handhabung und übersichtliche Gestaltung zeichnen die Auftragserfassung aus. Sämtliche Routinedaten von der simplen Empfängeradresse bis hin zur komplexen Gefahrguterfassung werden bedienerfreundlich durch Stammdaten unterstützt. Ihre Kunden-Adressdaten können zur Unterstützung importiert werden. Optional können auch Auftragsdaten über eine Schnittstellendatei übernommen werden. Auf Knopfdruck werden Barcode-Etiketten mit Leitwegangaben, sowie Ladelisten und die Datenübergabe an den Spediteur erzeugt. Ebenso steht Ihnen eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten für die versandten Aufträge zur Verfügung. Die Speicherzeit der Aufträge beträgt 90 Tage. Alle Transportbeteiligten profitieren von beschleunigten Prozessen und mehr Transparenz in der Sendungsabwicklung. Rechtliche Hinweise : Einige der in den Anwendungen oder in den Handbüchern verwendeten Software- und Hardware Bezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Ihr Dienstleister hat alle Sorgfalt walten lassen, um vollständige und akkurate Informationen in den Anwendungen und anderen evtl. beiliegenden Informationsträgern zu publizieren. Ihr Dienstleister, übernimmt weder Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für die Nutzung der Anwendungen oder für fehlerfreie Funktionen. Ferner kann Ihr Dienstleister für Schäden, die auf einer Fehlfunktion o.ä. zurückzuführen sind, nicht haftbar gemacht werden, auch nicht für die Verletzung von Patent und anderen Rechten Dritter, die daraus resultieren. Alle Rechte vorbehalten. Keine Teile der Handbücher oder Anwendungen dürfen in irgendeiner Form (Druck, Kopie, Mikrofilm, Datenträgern) ohne schriftliche Genehmigung Ihres Dienstleisters reproduziert, disassembliert oder unter Verwendung anderer elektronischer Systeme vervielfältigt werden. Kontakt : Klaus-W. Daum Software-Entwicklung (ASP) Tel.: +49 (0) Neuschlagsdorfer Allee 13 Fax: +49 (0) D Retgendorf b./schwerin kd@orderrace.com Seite 2 von 32

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung / Rechtliche Hinweise... 2 Login / Hauptmenü (Layout 1)... 4 Hauptmenü (Layout 2)... 5 Auftragserfassung... 6 Auftragserfassung mit Adressen arbeiten... 7 Auftragserfassung mit/ohne Adressbuch... 8 Auftragserfassung Sendungs-Zeilen... 9 Auftragserfassung - Auftragsbezogen (und umfangreichere Auftragsmaske) Etiketten drucken (Auftrags-Auswahl/Sortierung) Etiketten drucken (Druckerauswahl/Bestätigen) Ladeliste drucken (Auftrags-Auswahl/Sortierung) Ladeliste drucken (Druckerauswahl/Bestätigen + DFÜ) Auftragssuche / Archiv Verwaltung (Übersicht) Benutzerliste Auftragseinstellung Standardauftrag (+ 20- Inhalte-Katalog) Verwaltung (Service Funktionen) Adressbuch Speditions-Service-Daten (Frankaturen, Lieferterminarten, Verp.-Codes etc.) Statistik (Beispiel Auftrags-Summen+Adress-Summen) Sendelog + Ladelisten-Nachdruck Download Auftragsdaten Weitere - Funktionen Extras in der Erfassung / Speditions-Auftrag / Etiketten-Nachdruck / gelben Zettel LKW - Dispo (Versandaufträge für die Verladung gruppieren) Lieferavis (Einrichtung) Gefahrgut (Einrichtung) Gefahrgut (Erfassung / Ladeliste) Printomat (86) - Etiketten (und Ladeliste) automatisch drucken Adressbuch (Import Export Adr.-Extras) Versand-Aktionen erstellen (über Adressen Extras und Standardauftrag) OrderAuto - Abholung des Versandgutes beauftragen Seite 3 von 32

4 Login Nach erfolgreicher Registrierung wird Ihnen ein Link, sowie der mitarbeiterbezogene Anmeldename mit Passwort mitgeteilt, über den Sie sich in OrderRace_ anmelden. Der Browser-Link ist Hauptmenü (Layout 1) Die zur Erfassung und Bearbeitung benötigten Funktionen. 1.) Auftrag erfassen 2.) Etiketten drucken 3.) a. Ladeliste drucken + b. Aufträge dem Spediteur übergeben Auftr. erfassen Auftr. suchen Adr. bearbeiten Verwaltung Übersicht über die zuletzt bearbeitete Aufträge zur direkten Korrektur. Aufträge im Status : Status 0: unvollständige oder fehlerhafte Aufträge. Status 1: Fehlerfreie Aufträge, zu denen noch keine Etiketten gedruckt wurden. Status 2: Aufträge zu denen Etiketten gedruckt, aber noch nicht abgefertigt sind. Status 4: Abgefertigte Aufträge, zu denen auch Daten versandt wurden (die letzten 3 Tage). Status 6: versendete Aufträge im Archiv, bis zu 90 Tagen. Anzahl : Über die Anzahl können Aufträge gesucht und zur Korrektur aufgerufen werden Seite 4 von 32

5 Hauptmenü (Layout 2) Das alternativ Menü Zur besseren Übersicht bei weiteren Versandarten/Services Dieses Layout kann in der Verwaltung / 11-Benutzerliste (Lasche Layout=OrderRace2) ausgewählt werden. Ihre letzen Aufträge für den schnellen Aufruf Alle Funktionen sind bei diesem Menü links angeordnet. In der Mitte befindet sich der Infoblock mit den Auftrags-Zahlen im jeweiligen Status und evtl. weiterer Versandarten (z.b. Beschaffungslogistik). Die jeweils aktive Versandart wird durch unterschiedliche Farben um die Versandart gekennzeichnet. Durch einen Mausklick auf eine der Versandarten, kann auf diese gewechselt werden. Seite 5 von 32

6 Auftragserfassung - Übersicht Die Erfassungsmaske wird für jeden Kunden individuell zusammengestellt und als Standardauftrag für die Erfassung gespeichert. Die Auftragsmaske sollte der Einfachheit halber nur die regelmäßig benötigten Angaben des Kunden enthalten. Weitere benötigten Felder können über Parameter voreingestellt und während der Erfassung per Mausklick über Extras Ein- oder Ausgeblendet werden. Wenn der Auftrag eingegeben wurde, wählen Sie aus der Kopfzeile : Speichern Die eingegebenen Daten werden geprüft, gespeichert und die Anzeige wird aktualisiert. Speichern & Eti Die eingegebenen Daten des Auftrages werden gespeichert, Sie erhalten die Möglichkeit zum Etikettendruck und gelangen danach zurück in das Hauptmenü des Programmes. Speichern & Neu Die eingegebenen Daten des Auftrages werden gespeichert, es werden keine Etiketten gedruckt und Sie gelangen danach zurück in diese Erfassungsmaske, um einen weiteren Auftrag zu erfassen. Die Etiketten können später zusammen gedruckt werden. Extras weitere Funktion für zusätzl. Erfassungs-Felder öffnen, optional einen Speditions-Auftrag drucken, interne Vermerke aufnehmen (gelber Zettel), Status/Auftragshistorie einsehen. Auftrag löschen Der Auftrag wird in 57-gelöschte Aufträge verschoben. Seite 6 von 32

7 Auftragserfassung mit Adressen arbeiten Sie als Verlader werden als Auftraggeber bezeichnet und sind bereits vorgegeben. Der Empfänger kann ohne, oder mit Hilfe eines Adressbuchs erfasst werden. Ohne Adressbuch: Adressdaten erfassen, wird dazu eine Empf.-Id eingegeben, wird die Adresse bei Auftragserteilung automatisch in das eigene Adressbuch übernommen. Die ausgewählte Adresse wird angezeigt. Mit Adressbuch: in der Empf.-Id einen frei wählbaren Matchcode eingeben und mit der Lupe aufrufen bzw. suchen. Verkürzte Suchbegriffe sind erlaubt und führen zu einer Auswahlliste (nächste Seite). Werkzeuge für alle Adressarten : +/- Zeichen: Adresse auf / ein-klappen (nur Auswahlname, bzw. Namenszeile 1 anzeigen). Schraubenschlüssel: die Adressfelder werden geöffnet, zur evtl. Korrektur oder zur Neuerfassung. Für den Neutralversand kann optional eine Absenderadresse hinzugefügt werden. Bei einem kleinen Adressbestand kann die entspr. Adresse noch über ein Pulldown ausgewählt werden, alternativ wird sie über eine Absender-Id und Lupe aufgerufen. Weitere Adressen wie : Ladeadressen, Frachtzahler, Abweichende Zustelladresse können in Absprache mit dem Spediteur in gleicher Art Und Weise hinzugefügt werden. Alle zusätzlichen zugelassenen Adresstypen können permanent im Auftrag eingeblendet, oder bei Bedarf durch die eingeblendeten Checkboxen unterhalb der Erfassungsmaske aktiviert und eingeblendet werden (durch speichern- wird die Funktion ausgeführt). Seite 7 von 32

8 Auftragserfassung mit/ohne Adressbuch 1.) ohne Adressbuch Adressen können auch ohne Adressbuch direkt in der Erfassungsmaske erfasst werden. Das Feld Empfänger-Id kann dann leer bleiben. Die Adresse ist komplett manuell zu erfassen. Wenn zusätzlich im Feld Empfänger-Id eine Eintragung erfolgt, wird diese Adresse nach Verladung automatisch in das Adressbuch übernommen. Sollte die PLZ zu einem Ort nicht bekannt sein, so lassen Sie das Feld leer und drücken speichern, darauf werden Ihnen alle PLZ zu diesem Ort angezeigt. 2.) mit Adressbuch Die Adresse wird über die Eingabe Empfänger-Id (Matchcode) und durch einen Mausklick auf die Lupe aufgerufen. Ist der Matchcode Eindeutig, wird die Adresse gelesen und in der Erf.-Maske angezeigt. Treffen auf den Suchbegriff mehrere Adressen zu, wird eine Liste mit den Adressen zur Auswahl angezeigt. (Im Adressbuch können zu jeder Adresse 2 Identifikationen (Id1+Id2) hinterlegt werden.) Die entsprechende Adresse ist durch einen Mausklick auszuwählen und das Programm kehrt die Auftragserfassung zurück. Wird keine Adresse unter dem gesuchten Begriff gefunden, kann der Matchcode modifiziert oder eine Freitextsuche gestartet werden (neben Namens-/ auch Orte-/ Straßen-Teile). Wenn auch diese Suche ohne Erfolg bleibt und die Adresse manuell erfasst werden muss, so ist zurück zum Auftrag zu wählen. Seite 8 von 32

9 Auftragserfassung Versand-Bemerkungen Warenannahme Mo-Fr 7:30-13:00 / 14:00-16:00 Versand-Bemerkungen können zur schnellen Erfassung über einen Schlüssel aus einem Pulldown ausgewählt oder als Text bis zu einer vorgegebenen Länge frei erfasst werden. Beim Schlüssel wird geprüft ob ein Zusatztext erforderlich ist. Auftragserfassung Sendungszeilen Auftrags-Sendungszeilen können vielfältig konfiguriert werden. Für Sie als Kunde richten wir die Erfassungsmaske genau auf Ihre Erfordernisse aus. Zeichen+Nr können ausgeblendet, der Inhalt kann frei erfasst oder bis zu 10 Inhaltsangaben können hinterlegt und über ein Pulldown ausgewählt werden. Es kann ein Einzel-Gewichtsfeld eingeblendet werden, sodass die Ges-Kg automatisch aufgrund der Colli-Anzahl errechnet werden. Jedes Feld in der Sendungszeile kann mit Standardangaben vorbelegt werden. Die Anzahl der Sendungszeilen kann vorbestimmt werden und erweitern sich dynamisch bei jedem speichern-. Es wird dafür gesorgt, dass immer 2 leere Zeilen z.vfg. stehen. Bei Bedarf können Maße (L/B/H), CBM, Lademeter, Stellplätze, Ladehilfen, Sub-Anz/Vp für Mengen-Angaben auf einer Versand-Einheit (z.b. KT auf FP, FL im KT) auf Zeilen oder Sendungsebene eingeblendet werden. Diese möglichen Angaben können in einem oder mehreren Standard-Aufträgen (Vorlage für die Erfassung) vorbelegt oder aber auch während der Erfassung über Extras durch Aktivierung oder Deaktivierung die aktuelle Erfassung beeinflussen. Seite 9 von 32

10 Auftragserfassung Lieferkonditionen Außer Ihrer Auftrags/-Lieferschein-Nr. sind die Lieferbezogenen Angaben schon vorbelegt. Die Auftrags-Nr. kann als Pflichtfeld oder auch als eindeutig/einmalig definiert werden. (Verwaltung / 30-Auftragseinstellung). Der Lade-Tag (Versandtag) wird auf den aktuellen Tag gesetzt. In der Auftragseinstellung kann der Ladetag jedoch ab einem bestimmten Erfassungs-Zeitpunkt (Uhrzeit) auf den folgenden Arbeitstag gesetzt werden. Auf der Vorauswahl für die Ladeliste werden nur die Checkboxen der Sendungen für den aktuellen Versandtag aktiviert. Die Frankatur kann individuell voreingestellt und über die Auswahl im Pulldown geändert oder auch gesperrt werden. Der Warenwert kann mit einem Wert vorbelegt, als Pflichtfeld definiert werden, (30-Auftragseinstellung), bzw. ganz ausgeblendet werden. Zustell-Termine können ausgewählt werden oder auch bereits (mit +Arbeitstage) automatisch vorbelegt werden. (30-Auftragseinstellung). Werden Nachnahmen erfasst, muss zum Betrag eine Inkasso-Art (Nachnahme-Art = Bar, Check) angegeben werden. Die Felder können ausgeblendet werden. Beispiel für eine umfangreichere Erfassung : Zusatzfelder für Neutralität (Absender), Lieferavis, Sub Vp (z.b. 1 FP = 40 KT) Maße, CBM, Lademeter, Stellplätze, zusätzl. Ladehilfen, Gefahrgut (mit Gefahrgut-Datei) Seite 10 von 32

11 Etiketten drucken Der Etikettendruck starten durch den Menüpunkt 1: fehlerfrei, Eti drucken oder direkt aus der Auftr.-Erfassung über Button speichern & Eti aufgerufen werden. Beide Aufrufe führen zu folgender Funktion : Wenn die vorgeschlagene Auswahl korrekt ist, kann über Etis go! der Druckvorgang gestartet werden. Wenn das Standard-Etiketten-Formular benutzt wird (DIN A4 mit 4 Etiketten), können Sie bei jedem Druck die Druck-Startposition der bestimmen. In der Überschriften-Zeile können Sie die angezeigten Aufträge durch anklicken in die gewünschte Reihenfolge bringen und danach auch in dieser Reihenfolge drucken. Bei Aufträgen für den aktuellen Verladetag sind die Checkboxen für den Druck aktiviert. Sollen für bestimmte Aufträge keine Etiketten gedruckt werden, so kann das Häckchen entfernt bzw. für evtl. weitere vorhandene Aufträge gesetzt werden Bei größeren Auftragsmengen kann nach Verdichten Rel gewählt werden. Hierbei werden die Aufträge nach Verkehrsleitwegen komprimiert angezeigt. Bei Etis go! wird der Druck aktiviert und es öffnet sich die Drucker-Auswahlmaske. Seite 11 von 32

12 Etiketten drucken (Druckerauswahl/Bestätigung) Nachdem Etis go gewählt wurde, erscheint die Druckerauswahlmaske. Zur optischen Kontrolle wird das letzte Blatt der Etiketten zusätzlich angezeigt. Sollten beim Druck, z.b. durch Papierstau die Etiketten nicht ordnungsgemäß erstellt werden, kann der Druck einfach durch den Button Etiketten nochmal drucken erneut angestoßen werden. Bei korrektem Druck ist dies durch betätigen des Button Etis sind prima zu bestätigten (Aufträge kommen in den Status 2). Nur bei der Bestätigung werden die Aufträge zur Ladelistenschreibung freigegeben. Es sind ab jetzt keine Änderungen mehr am Auftrag erlaubt. Ist es dennoch notwendig eine Änderung vorzunehmen, so muss der Auftrag aufgerufen und in den Status (1) vor Etikettendruck, zurück gebucht werden. Nach erfolgter Korrektur kann der Etikettendruck erneut erfolgen. Sollten der Druck am Anfang nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden können, kann unter Verwaltung / 11-Benutzer Lasche Druck, eine andere Druckmethode gewählt werden, z.b. PDF oder Flash. Außerdem kann in der Verwaltung unter 83-Browser-Test eine Überprüfung der Systemumgebung durchgeführt werden. Seite 12 von 32

13 Ladeliste drucken (Auftrags-Auswahl) Der Ladelisten-Druck incl. der Datenübergabe (in zwei Schritten) an den Spediteur, wird über das Menü gestartet. Druck starten Wie beim Etikettendruck können in der Überschriftenzeile die angezeigten Aufträge durch anklicken in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden. Bei Aufträgen für den aktuellen Verladetag sind die Checkboxen für den Druck aktiviert. Sollen für bestimmte Aufträge nicht verladen werden, so kann die Checkbox deaktiviert, bzw. für evtl. weitere vorhandene Aufträge gesetzt werden. Ein Abholfahrzeug kann in den Auftragstandards hinterlegt oder hier erfasst werden Bei größeren Auftragsmengen kann nach Verdichten Rel gewählt werden. Hierbei werden die Aufträge nach Verkehrsleitwegen komprimiert angezeigt und gedruckt. Durch einen Mausklick auf das Empf.-Depot können die Einzelaufträge angezeigt werden. Ist die Auswahl korrekt, kann der Druck auf go gestartet werden. Es erfolgt noch keine Datenübergabe, die Aufforderung zum Bestätigen der Datenübergabe erfolgt im zweiten Stepp separat. Seite 13 von 32

14 Ladeliste drucken (Drucker-Auswahl + Listanzeige) und ggf. Datenübertragung freigeben (bestätigen) Nach dem go für den Ladelistendruck erscheint die Druckerauswahlmaske : 1a.) Wenn der Drucker ausgewählt wurde, wird die Liste gedruckt und die letzte Seite der Ladeliste zur Ansicht angezeigt. 1b.) Um die Aufträge dem Spediteur verbindlich zu übergeben, muss nun der Button Richtigen Druck bestätigen, Aufträge verbindlich erteilen betätigt werden!, hierdurch werden die Aufträge dem Spediteur übergeben und in den Status-4 Transport überführt. Es sind keine Änderungen mehr möglich. Seite 14 von 32

15 Auftragsbestand / Archiv (Aufträge suchen) Die Aufträge werden vom Status-4 (Transport) nach 3 Tagen in den Status-6 (Archiv) automatisch gebucht. Wenn Track&Trace-Angaben vorhanden sind, werden Sie mit dem Auslieferstatus in den Status-6 gebucht. Sie können im Auftragsbestand nach aktuellen Sendungen in der Erfassung über den Menüpunkt Auftragsbestand aus dem linken Teil des Hauptmenüs heraus suchen. Sendungen aus dem Archiv können über den gleichen Weg oder durch einen Klick auf die Auftrags-Anzahl über die Kalender-Funktion gesucht werden. Sie können die Such und Anzeige-Funktion noch konfigurieren: Einschränken auf bestimmten Erf,-Status Wenn vorhanden die Auftr./Lfsch.-Nr. oder OrderRace-Nr. eingeb. Sortierkriterien: nach Auftr./Lfsch-Nr. nach Land/Plz/Ort nach Datum Anzeige-Format : 1.) Summen-Zeile 2.) mit einz. Sdg.-Zeilen 3.) mit letztem Status (ggf. Zustellung) Alternativ kann über die Kalender-Funktion gesucht werden. Hier sehen Sie je Tag die Summe der zum Versand gebrachten Aufträge. Die Auftrags-Anzeige beinhaltet auch die genauen Bearbeitungszeitpunkte, ggf. auch Track&Trace-Angaben. Seite 15 von 32

16 Verwaltung (Übersicht Stammdaten, Auftragseinstellungen) Versenderbezogene Stammdaten des Auftraggebers werden mit den Funktionen (11 20) gepflegt. Er kann weitere 11-Benutzer anlegen, Rechte + Druckmethode anpassen, die Adressen mit zugewiesenen Aufträgen einsehen, die aufgeführten Adresstypen (12-16) pflegen und evtl. Adressen importieren. Bei Gefahrgut können für die benötigten Gefahrgüter die 18-Gefahrgutangaben aus dem 19-GG-Ref-Katalog übernommen und ergänzt werden. Optional kann ein 20-Inhalte-Katalog angelegt werden. Im Block Protokolle (21-22) werden im Sendelog die jeweiligen Datenübertragungen und einer Ladelisten-Nachdruck-Möglichkeit aufgeführt. Im Ladelog werden evtl. Import- Funktionen, z.b. Auftragsimport oder Adressimport ggf. mit Fehlerbeschreibungen protokolliert. Im Block Service-Setup mit den Funktionen (31-49) werden unterstützende Informationen für die Auftragserfassung vorgenommen. Die Inhalte der vom Spediteur zur Verfügung gestellten Daten (Versand-Optionen) können individuell je Kunde aktiviert/deaktiviert werden. Die 30 Auftragseinstellung bestimmt grundsätzliche Möglichkeiten der Erfassung, z.b. Auftrags-Nr.-Art, Druckparameter, Adressentypen, VP + Inhalte Pulldown s, Gefahrgut, Auftrags-Import, Abholzeiten der Versandaufträge (OrderAuto) usw. Der 49 Standard-Auftrag bestimmt den Aufbau der Auftr.-Erfassungsmaske. Er wird mit den Default-Werten belegt, die bei jedem neuen Auftrag in der Erfassung angezeigt werden sollen. (Optional mehrere Standards). Im Block Service-Statistik sind einige Statistiken mit Aufträgen /Colli /Gewicht einzusehen. So z.b. 51-Auftragssummen nach Zeiträumen Wochen/Monate/Quartale/Jahre mit Colli/Gew, und 55-Adress-Summen nach Adresstypen mit Namen/Aufträgen/Gewicht beliefert worden. Unter Sonderfunktionen können Sie u.a. die 80-Hilfe: an schalten, Sie können nun zu bestimmten Feldern der einzelnen Funktionen eine Hilfe über das? oder die Änderungshistorie über die Lupe anzeigen lassen. Falls Sie Probleme mit dem Drucken haben, so führen Sie bitte als erstes den 83-Browsertest durch, hier wird Ihre Systemumgebung geprüft. Sie können eine 85-PLZ+Ortssuche vornehmen oder auch unter 87-Download Auftragsdaten für einen bestimmten Zeitraum Aufträge als csv-datei downloaden. Auch ein 88-Auftrags-Import ist u.a. mit unserer Schnittstelle Easyup (.csv-datei) möglich. Seite 16 von 32

17 11 Benutzerliste In der Benutzerliste können Benutzer angelegt, Passworte geändert, Rechte, Druckmethoden und Listzusätze (erweiterte Anzeige bei Aufträgen in Listformaten). mögliche Rechte : Nur Lesen, nur Lesen+Ladeliste (10), Lesen+Schreiben(20), Alle Rechte (30) -(kann alle Passworte sehen/ändern) Wenn Lieferavise gewünscht werden, muss eine Abs.- -Adr. vorhanden sein. (Feld mit Kopie an Bcc möglich). Das Hauptmenü kann in einem anderen Layout angezeigt werden, (zu empfehlen wenn weitere Versandarten zu bedienen sind). Bei der Java-Druckmethode wird ein Druck-Applet von uns auf Ihrem Rechner abgelegt. Als Druckmethode kann auch PDF oder Flash gewählt werden. Druckernamen können vorgegeben werden, wenn Sun-Java aktiviert ist (Java Druckmethode (1+2). Für erweiterte Anzeige bei Aufträgen in Listformaten, z.b. beim Etikettendruck oder bei der Ladelistenschreibung, sind die entspr. Checkboxen zu aktivieren. Ihre Auftrags-Nr. Seite 17 von 32

18 30 Auftragseinstellung In den Auftragseinstellungen sind grundlegende Einstellungen, Pflichteingaben, Darstellungsvarianten und Druckvorgaben vom Spediteur voreingestellt. Auf der Kundenseite können bestimmte Einstellungen geändert werden. Die Auftragsnummer kann als Pflichtfeld oder auch als Eindeutig definiert werden. Erf.-Stunde, ab wann die Aufträge auf den Folgetag gesetzt werden. Anzahl Einträge im Lade-/Termin-Tage-Pulldown. wenn Ausland, wird zum Länderkürzel der Landname in der Erfassung angezeigt. Bei Einzelblatt-Etikettendruck sind Etis Zeile + Seite jeweils auf 1 zu setzen. Feinjustierung der Abstände. Druck eines Speditionsauftrages ist über Extras möglich. Eigener Lieferavis-Text : (z.b. Sehr geehrter Empfänger usw.) Seite 18 von 32

19 49 Standardauftrag Für jeden Kunden wird auf seine Bedürfnisse hin individuell ein Standard-Auftrag mit den benötigten Inhalten hinterlegt, der bei jedem Erfassungsvorgang eingeblendet wird. Die Erf.-Felder können durch aktivieren oder deaktivieren der Checkboxen + speichern ein und ausgeblendet werden. Die Anzahl der Sendungs-Beschreibungszeilen werden während der Erfassung dynamisch erweitert, wenn beim speichern nicht mind. noch 2 Sdg.-Leerzeilen vorhanden sind. Optional kann ein Gewicht je Colli hinterlegt werden, welches bei der Erfassung entspr. mit der Anzahl multipliziert wird. Die Inhalte in den Pulldown s können in der Verwaltung mit den Funktionen unter : 33-Frankaturen + 35-Terminarten + 38-Verp.-Arten + 41-Bem.-Schl. erweitert oder minimiert werden. Es sollten nur die tatsächlich benötigten Inhalte aktiviert werden, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten und die Fehlermöglichkeiten zu reduzieren. Optional können vom Spediteur weitere Standardaufträge oder auch ein Inhalte-Katalog frei geschaltet werden. Bei mehreren Standardaufträgen wird ein Standard gewählt, der während der Erfassung aber gewechselt werden kann. 20- Die hinterlegten Inhalte (bis zu 10) können bei der Erfassung über ein Pulldown ausgewählt werden, (eine freie Erfassung ist dann nicht mehr möglich). Seite 19 von 32

20 Adressbuch (Aufruf vom Haupt-Menü oder über Verwaltung/12-Adressbuch) Adressen können über Extras mit einer.csv -Datei importiert, automatisch durch die Auftragserfassung ergänzt oder manuell erfasst und gepflegt werden. Kann eine Adresse über die Id1 nicht gefunden werden, so kann über die Freitextsuche auch mit Wortteilen aus der Adresse gesucht werden. Die Darstellung kann 1-zeilig in Listenform oder 2-zeilig erfolgen. Die Sortierfolge ist standardmäßig nach der Id1 (Matchcode/Kdnr), ist in der Überschriftenzeile auf Land/Plz oder Tel.-Nr. änderbar. Mit Neu kann eine Adresse hinzugefügt werden. Sie können 2 Suchbegriffe für die Adresse (Id1 + Id 2) vergeben. Name 3 nur für bestimmte Versandarten. Ansprechperson (intern). evtl. für Lieferavis. Wenn die Checkbox gesetzt ist, wird in der Erfassung automat. Tel.-Avis gesetzt. Zustell-Text für die Erfassung. Globale Location Nummer (GLN (früher: ILN)) Seite 20 von 32

21 Verwaltung (Speditions-Service-Daten) Speditions-Service-Daten Diese Service-Daten werden vom Spediteur zur Verfügung gestellt und können nur von diesem geändert oder hinzugefügt werden. Eine gewisse Vorauswahl ist standardmäßig für den Kunden aktiviert. Der Versand-Kunde kann die für Ihn zutreffenden und benötigten Service-Daten durch aktivieren / deaktivieren der Checkbox auswählen. Nur die aktivierten Daten werden dann in der Erfassung in den entsprechenden Pulldowns zur Auswahl angeboten Seite 21 von 32

22 Statistiken ( Auftrags-Summen, Adress-Summen) 51 Auftrags-Summen (Auftraggeber) Die Auftragssummen-Statistik zeigt alle Aufträge des Kunden in den gewählten Zeiträumen. 55 Adress-Summen (je Adresstyp) Je Adresstyp wird die Anzahl Aufträge und das Gewicht summiert dargestellt. Durch weitere Mausklick s kann auf den Kunden und auf die einzelnen Aufträge wird man bis zur kompletten Auftragsansicht geführt. Zur Auftragsansicht Seite 22 von 32

23 21-Sendelog (und Ladelisten Druckwiederholung) Im Sendelog wird jede Datenübergabe mit Ladelistenschreibung protokolliert! Sie können sich die dazugehörigen Aufträge ansehen und eine Ladeliste nachdrucken. 87-Download Auftragsdaten Anmerkung: Die Speicherzeit der Aufträge beträgt 90 Tage. 1. Wählen Sie Ihren Zeitraum aus. 2. Das Format ist auf.csv voreingestellt es steht auch ein XML-Format z.vfg betätigen Sie den Button [Export]. 4. Laden Sie jetzt die Datei herunter und speichern diese lokal bei sich ab. Seite 23 von 32

24 Extras - Etiketten-Nachdruck, gelber Zettel, Speditionsauftrag Diese Funktionen stehen Ihnen beim Aufruf einer Sendung über Extras zur Verfg. Beim Etiketten-Nachdruck : wählen Sie nach dem Aufruf das nachzudruckende Etikett aus und starten Sie mit Etis go!. gelber Zettel : fügen Sie eine individuelle Notiz zu Ihrem Auftrag hinzu. Sie können mehrere Zeilen eingeben und speichern. Sie können in den 30-Auftragseinstellung / Lasche Aufträge wählen, ob diese Notizen ggf. mit auf der Ladeliste gedruckt werden sollen. Alle Notizen werden Ihnen immer beim Aufruf der Sendung im unteren Bildschirmbereich angezeigt. Speditionsauftrag : In der Verwaltung 30-Auftragseinstellung / Lasche Druck kann die Druckmöglichkeit des Speditionsauftrages unter Spedi Einstellung gewählt werden. Möglich sind während der Erfassung über Extras oder mit der Ladeliste oder nur bei Gefahrgut mit der Ladeliste. Seite 24 von 32

25 LKW - Ladedispo (Versandaufträge für die Verladung gruppieren) In der Verwaltung / 30-Auftragseinstellung / Lasche Optionen kann die Funktion mit Ladedispo über Checkbox aktiviert werden. In der Auftragserfassung erhalten Sie ein Neues Feld, welches Sie im Standardauftrag schon mit einem Wert vorbelegen können. Dieser Wert kann zu jeder Zeit geändert werden. Beim Ladelistendruck können Sie die LKW-Dispo aufrufen (Sie können auch ohne LKW-Dispo die Ladeliste wie bisher direkt drucken) Die Aufträge sind nach Empfangs-Depots komprimiert und können so den LKW s zugeordnet werden. eine Ansicht der Aufträge je Empf-Depot mit Dispo ist ebenfalls möglich) Nachdem die Disposition/Zuordnungen getroffen wurden (durch LKW-Dispo speichern), werden die LKW-Summen angezeigt und die Ladelisten/DFÜ können getrennt je LKW abgerufen werden. Seite 25 von 32

26 Lieferavis (Mitteilung an den Warenempfänger) Voraussetzungen um Ihren Warenempfänger ein Lieferavis zu senden. 1.) Der Spediteur hat die Funktion frei geschaltet. ersichtlich, wenn im 49-Standardauftrag Die Checkbox für Liefer-Avis vorhanden ist 2.) Verwaltung / 30-Auftragseinstellungen / Lasche Kurzkonfig Durch die Aktivierung der Checkbox erhalten Sie auf der Erfassungsmaske die Möglichkeit die Checkbox für die Empf.- -Adr. zu aktivieren/deaktivieren und um eine -Adresse aus dem Adressbuch zu übernehmen, bzw. zu erfassen. 3.) Verwaltung / 30-Auftragseinstellungen / Lasche Optionen hier kann ein eigener Einleitungs-Text hinterlegt werden. 4.) Verwaltung / 11-Benutzerliste / Lasche Kontakt Eine gültige Absender- -Adresse Muss beim jeweiligen Benutzer hinterlegt werden. Eine - Bcc Adresse kann eingeblendet werden. 5.) Sendung erfassen -Adresse aus dem Adressbuch übernehmen oder erfassen. Die Lieferavis-Funktion kann für jeden Auftrag aktiviert/deaktiviert werden. Seite 26 von 32

27 Gefahrgut Einrichtung 1. Bei Gefahrguterfassung sind in 30-Auftragseinstellung, Lasche Optionen in GG_Zeilen bei Neuanlage 1 oder 2 Zeilen einzugeben (erweitert sich ggf. automatisch) Die GG-VP-Auswahl ist mit Volltext- Angabe vorbesetzt. Die Eingabe des Gefahrgutes erfolgt über die Auswahl in einem Pulldown mit der Angabe von UNNR, Verp-Grp, Techn.-Bezeichnung. Es kann alternativ auch über einen eigenen Text (SuchId) erfolgen, die beim Gefahrgut hinterlegt werden kann. 2. Mit der Funktion 19-GG-Ref-Katalog (vollständiger) kann der 18-GG-Kataolg (reduzierter/kundeneigener) für das benötigte Gefahrgut aufgebaut werden. Um das Gefahrgut auszuwählen, wird im 19-Referenz-Katalog im Feld Suche die UNNR eingegeben oder es wird mit der Freitext -suche ein Wortteil aus der techn. Bezeichnung gesucht. Ist das Gefahrgut mit den Suchfunktionen gefunden, kann es per Mausklick in den eigenen 18-GG-Katalog kopiert werden. Die übernommenen Gefahrgutangaben können im eigenen 18-GG-Katalog geändert, bzw. um n.a.g.-angaben ergänzt werden, oder auch komplett manuell mit den erforderlichen Angaben erfasst werden. 3. Aus dem 39-GG-Vp-Codes sind die in Frage kommenden GG-Verpackungen über die Checkboxen auszuwählen (Button Aktivierung ändern betätigen). Seite 27 von 32

28 Gefahrgut Erfassung Unterhalb der Sendungszeilen befinden sich die Gefahrgut-Angaben. Es sind die Gefahrgut-Anzahl / Gewicht einzugeben, die Gefahrgut-Verp.-Art und die techn.-bezeichnung sind aus den selbst erstellten Pulldown-Einträgen auszuwählen. Ladeliste Beispiel für den Druck einer Ladeliste mit Gefahrgutangaben. Optional können zusätzlich bei Gefahrgutsendungen Speditionsaufträge für die Mitgabe von Gefahrgutpapieren gedruckt werden. Ist in der 30-Auftragseinstellung/ Lasche Druck Spedi Einstellung einzustellen. Seite 28 von 32

29 Printomat Etiketten (und Ladeliste/DFÜ) automatisch drucken Der Eti-Printomat erlaubt es, Etiketten automatisch zu drucken. Das kann für Verlader sinnvoll sein, die Ihre Aufträge per File-Import übernehmen. Voraussetzungen und Setup : - auf dem PC muss Sun Java installiert sein (die MS-Java-VM reicht hier nicht). - die Druckmethode des Benutzers muss auf Java, kein Druckdialog (2) stehen (es ist sinnvoll einen eigenen Benutzer für den Printomat einzurichten). - beim Benutzer kann unter Drucker Eti der Druckername hinterlegt werden (sonst wird der Standarddrucker genommen). Wenn die Druckmethode (2) eingestellt wurde, wird auf dem Verwaltungs-Menü die Funktion 86 Eti Printomat aufgeführt. Start der Funktion : In der Verwaltung wird die Funktion unter 86 Eti Printomat gestartet. Die Funktion sucht Aufträge im Status 1 (Fehlerfrei), druckt deren Etiketten und bucht die Aufträge in Status 2 (Versandfertig). Dann legt sich die Funktion eine variable Zeit schlafen und sucht erneut. Die Schlafenszeit verlängert sich automatisch, wenn keine neuen Aufträge gefunden werden. Die Funktion kann jederzeit mit einem Klick auf Menü abgebrochen werden. Die Funktion kann um das automatische Drucken der Ladelisten, incl. der Datenübergabe an den Spediteur erweitert werden. Dazu sind in der 30-Auftragseinstellung/ Lasche Druck der Parameter LI-Printomat, minuten offset die Anzahl Minuten einzutragen, welche vom Drucken der Etiketten bis zum Start der Ladeliste gewartet werden soll. Die Aufträge werden dann in den Status 4 gebucht. Seite 29 von 32

30 Adressen - Import / Export Extras Der Punkt Extras erlaubt Ihnen weitergehende Methoden zur Bearbeitung von Adressen (auch fehlerhafte). Markieren bedeutet, dass die Adressen eine Kennzeichnung erhalten und in der Ansicht fett dargestellt werden und separat als nur markierte angezeigt werden können. Adressen können im.csv - Format exportiert werden. 1. Um Anschriften zu importieren, wählen Sie Extras und dann den Punkt Anschriften importieren 3. Die Felder aufgrund der eigenen Überschriften über das jeweilige Pulldown zuweisen. (Beim Import werden Adressen mit gleicher ID1 geändert) 2. Die Datei auf Ihrem Rechner suchen und zuweisen. (Es werden vorerst nur die erst en beiden Datensätze gelesen und wie folgt angezeigt ). 4. Mit Import den gesamten Import starten. Seite 30 von 32

31 Versand-Aktionen erstellen über Adressen Extras 1.) Entferne alle Markierungen wählen und anschließend Adressen markieren (ein Zeichen ist ausreichend), für welche später Aufträge erzeugt werden sollen. usw. Tipp : Nach Entferne alle Markierungen importieren Sie die erforderl. Adressen (importierte Adr. werden automat. markiert). 2.) erstellen Sie sich Ihren 49 Standardauftrag mit den Standardangaben 3.) starten Sie über das Adressbuch / Extras die Funktion Generiere Versand-Aufträge an markierte Anschriften usw. 4.) Anschließend können Sie über das Hauptmenü die Aufträge einsehen/korrigieren, Etiketten drucken und zum Versand bringen. Seite 31 von 32

32 OrderAuto - Abholung des Versandgutes beauftragen (Fahrzeugbestellung) Wenn das Abholfahrzeug nicht täglich automatisch zur Abholung kommt, kann ein Abholauftrag erteilt werden. Es ist ersichtlich, wenn noch keine Abholung beauftragt wurde. Die Abholzeiten können in der 30-Auftragseinstellung / OrderAuto vorgegeben werden. Nach Aufruf der Funktion werden in dem Abholauftrag die bereits erfassten Aufträge summiert angezeigt. Sollten Sie noch nicht alle Aufträge erfasst haben, können Sie alle Daten überschreiben. Zusätzliche Info s können individuell hinzugefügt werden. Zur Übertragung muss der Abholauftrag verbindlich erteilt werden! Nach dem verbindlichen Erteilen ist ersichtlich, dass ein Fahrzeug bestellt wurde. Seite 32 von 32