Checkliste Fortbildungsmaßnahmen in Bibliotheken: Fortbildungsbeauftragte(r), Bedarfsermittlung, Planung, Umsetzung, Erfolgskontrolle

Transkript

1 Checkliste Fortbildungsmaßnahmen in Bibliotheken: Fortbildungsbeauftragte(r), Bedarfsermittlung, Planung, Umsetzung, Erfolgskontrolle Kommission für Bibliotheksorganisation und -betrieb (KBB) im Bibliotheksverbund Bayern U. Hohoff, R. Peters. Sachstand Aufgaben eines Fortbildungsbeauftragten Fortbildungsbedarf ermitteln... 2 Vorteile einer Orientierung an Zielen der Personalentwicklung der Bibliothek... 2 Quellen zur systematischen Bedarfsermittlung... 2 Kriterien für Prioritäten bei der Auswahl... 2 Weshalb äußern Mitarbeiter Fortbildungsbedarf nicht?... 2 Angeordnete Fortbildung Planung und Durchführung... 3 Angebote und Formen... 3 Kosten... 3 Zeitpunkt... 3 Art der Veranstaltung... 3 Suche nach Referenten... 3 Rahmenbedingungen Umsetzung Anmeldeverfahren/Genehmigungspraxis Erfolgskontrolle/Evaluierung... 4 Methoden... 4 Auswertung... 4 Motive... 4 Methode Evaluierungsbogen... 5 Methode Nachhaltigkeitsprüfung... 6

2 1. Aufgaben eines/einer Fortbildungsbeauftragten (oder einer Arbeitsgruppe für Fortbildung) Anlaufstelle für Empfehlungen, Anregungen, Wünsche, Beratungsgespräche Bedarfsermittlung Informationsaustausch mit der Direktion und Personalrat Bedarfsabstimmung mit den (häufigsten) Anbietern, Kontaktpflege Regelmäßige Informationen über Angebote Organisation und Koordination von Fortbildungen in der Bibliothek aufgrund der Bedarfsermittlung Kooperation mit anderen Fortbildungsbeauftragten (anderer Bibliotheken oder Verbünde) Bearbeitung/Weiterleitung der Anträge Dokumentation/Statistiken zu den Veranstaltungen: Jahresbericht der Bibliothek, Statistische Kostenerfassung Evaluierung von Veranstaltungen (Fragebögen etc.) in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter 2. Fortbildungsbedarf ermitteln Welcher Bedarf ist gemeint? Von Mitarbeitern angemeldeter Bedarf? Durch die Bibliothek festgestellter Bedarf? Vorteile einer Orientierung an Zielen der Personalentwicklung der Bibliothek Systematischer Ansatz (Bedarf, Angebote, Bericht, Evaluation) Ausgleich von Betriebszielen und privaten Zielen Umsetzung nach Plan Quellen zur systematischen Bedarfsermittlung Vorschläge der Mitarbeiter Beobachtungen der/des Vorgesetzten Aufgabenbezogene Personaldokumente Erfahrungen mit bereits absolvierten Fortbildungen Kriterien für Prioritäten bei der Auswahl Qualifikation für innovative Dienstleistungen Beitrag zu höherer Arbeitsqualität oder Arbeitsmenge Beitrag zur besserer Kooperation und Kommunikation Erhalt oder Steigerung der Arbeitskraft Vorrang für motivierte Mitarbeiter Weshalb äußern Mitarbeiter Fortbildungsbedarf nicht? Mangel an Selbsterkenntnis Angst vor neuen oder zusätzlichen Aufgaben Familiäre Gründe Ausstiegsperspektive im Job Checkliste Fortbildungsmaßnahmen 2

3 Angeordnete Fortbildung Beamte sind in Bayern zur Teilnahme und zur eigenen Fortbildung verpflichtet. Für tariflich Beschäftigte können Betriebs- oder Dienstvereinbarungen Regelungen treffen. Wenn weder finanzielle noch persönliche Gründe entgegenstehen, ist die Teilnahme verpflichtend. 3. Planung und Durchführung Angebote und Formen Lernen am Arbeitsplatz ( z.b. E-Learning im Internet/Intranet, Lernsoftware, Einführungspraktika) Hausinterne Fortbildungen (von Mitarbeitern für Mitarbeiter) Fortbildungsangebote von externen Anbietern (inhouse oder extern) Kosten Kostenfrei gebührenpflichtig? Kostengünstig kostenintensiv? Erwägen von Kooperationen, um Kosten zu teilen Zeitpunkt Günstig in den Semesterferien? Nutzen von Schließtagen (öffentliche Bibliotheken) Nicht in Haupturlaubsphasen Längere Vorlaufzeit einplanen! Art der Veranstaltung Sollen neue Inhalte vermittelt werden? Sollen Inhalte aufgefrischt werden? Handelt es sich um einen Aufbaukurs oder ein Training als Ergänzung? Suche nach Referenten Bei Veranstaltungen in Eigenregie: Informationsquellen nutzen wie Empfehlungen, Fachtagungen, Internetangebote Bei Kooperationen: Erfahrungen des (professionellen) Partners führen meist zu direkten Kontakten mit potentiellen Referenten Rahmenbedingungen Dauer der Veranstaltung (meist: 1 Tag) Raum/Ausstattung o Eigene Räume, Räume einer anderen Bibliothek, angemieteter Raum o Ausstattung (Bestuhlung, Moderationsebene, Rednerpult, Flipchart, Moderationskoffer) o Technik (Standard: Laptop mit Internetanschluss, Beamer; Mikrofone) Teilnahmegebühr (ja/nein) Ja, z.b. wenn Kosten für die Referenten, für Verpflegung, für Material anfallen Unterlagen für die Teilnehmer Checkliste Fortbildungsmaßnahmen 3

4 4. Umsetzung Anmeldeverfahren/Genehmigungspraxis Beispiel: Anmeldung (aus Intranet) ausfüllen Vorlage bei Dienstvorgesetztem Abgestuftes Genehmigungsverfahren o A. Berufliche Fortbildung Dienstlich angeordnet - Kostenübernahme, während der Dienstzeit In primär dienstlichem Interesse - Kostenübernahme, während der Dienstzeit Kein primär dienstliches Interesse - zeitlich begrenzte Freistellung/Selbstbeteiligung, Kosten zu Lasten des Mitarbeiters Sonderveranstaltungen wie Bibliothekartage: Entweder behandeln wie Fall 1 oder 2 oder auch Dienstbefreiung mit Anteil des Mitarbeiters an Zeit und Kosten möglich o B. Sonstige Fortbildung: Teilnahme, wenn keine dienstlichen Hindernisse Zeit und Kosten zu Lasten des Mitarbeiters Genehmigung des Antrags durch Leitungsebene Anmeldung durch Fortbildungsbeauftragten beim Veranstalter Rückmeldung an Antragssteller 5. Erfolgskontrolle/Evaluierung Methoden Bewertungs-/Fragebögen Für einige Jahre konzipieren, dann überarbeiten und anpassen Schlussrunde zur freien Meinungsäußerung am Ende der Veranstaltung Angebot zur Meinungsäußerung in einem Blog Erneute Umfrage zu einer vergangenen Veranstaltung, um Nachhaltigkeit zu prüfen Auswertung Findet generell eine Auswertung statt? Verläuft die Auswertung anhand festgelegter (professionneller) Kriterien? Wurde der Veranstaltung Standards zur Durchführung und zur Qualitätssicherung zu Grunde gelegt und wurden diese eingehalten? Motive Primäranlässe (übergeordnete Motive) Qualitätsmanagement (Kontrolle/Wirkungsmessung, Qualitätsverbesserung) Organisation (Planungen, Bedarfsermittlung, Effizienz) Betriebsentwicklung (Weiterbildung fördern, Werte erhalten, Änderungen anstoßen) Öffentlichkeitsarbeit (Transparenz - z.b. Jahresbericht - und Offenheit für neue Konzepte zeigen) Sekundäre (konkrete) Motive Kritik, Feedback Überprüfung des Themas der Fortbildung Art der Darbietung Einsatz von Medien und Materialien Checkliste Fortbildungsmaßnahmen 4

5 Organisation (Information, Einladung, Raum, Teilnehmerzahl, Verpflegung, Programmaufteilung, Pausen, Dauer) Kosten Daten der Teilnehmer, Interessentenkreis Grund für die Teilnahme Erkunden einer persönlichen Einschätzung der Teilnehmer Verbesserungsabsichten basierend auf Bedarfserhebung Methode Evaluierungsbogen Gestaltung richtet sich nach den Motiven der Evaluierung dem Zeitpunkt der Evaluierung dem zu untersuchenden Zeitraum der Art des Evaluierungskonzepts den Frageperspektiven Abfrageformen Multiple Choice Abgestufte Bewertung, z.b. Ja/nein/eher Ja/eher nein/weiß nicht Offene Fragen, z.b. Welche Themen wünschen Sie sich? Suggestivfragen, z. B. Was würden Sie anders machen? Fragen mit bereits gewertetem Inhalt, z.b. Was fehlte Ihrer Meinung nach? Statements, z.b. Bitte geben Sie an, welchen Eindruck Sie von der Veranstaltung mitnehmen? Empfehlungen zu Inhalt und äußerer Form Klare, verständliche Sprache Wertneutraler Stil Gegensatzpaare mit Werteskala z.b. Wie beurteilen Sie den Referenten? (Skala von kompetent bis nicht kompetent ) Folgerichtige Strukturierung Optimal ist eine DINA4-Seite 6 bis max. 8 Fragen + Platz für Kommentar Ordnen der Fragen nach Themeneinheiten z.b. a) Allgemeine Bewertung b) Organisation c) Thema/Inhalte/Nutzen d) Referenten e) Methodik und Didaktik Maßnahmen zur Akzeptanz der Evaluierung Rechtzeitige Ankündigung Kurze Erläuterung der Motive für die Evaluierung (vor der Umfrage) Ausreichend Zeit dafür vorsehen Genaue Anweisung zur Abgabe des Bogens Feedback zur Teilnahme an der Umfrage Transparenz schaffen durch die Veröffentlichung der Ergebnisse Checkliste Fortbildungsmaßnahmen 5

6 Methode Nachhaltigkeitsprüfung Meist mittels elektronischem Fragebogen Voraussetzung: Rückgriff auf die Daten der Teilnehmer ( -Adressen) sowie auf die Fortbildungsunterlagen Grund für die erneute Evaluierung: o Feedback für Veranstalter und Referenten (Aufwand in Relation zum Ergebnis?) o Feedback für Teilnehmer (Hält Lernerfolg an? Konnte ich das Erlernte umsetzen?) Checkliste Fortbildungsmaßnahmen 6