Bedienungsanleitung IHK/AHK-Anfragenmanagement. - Für AHKs -

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1 Bedienungsanleitung IHK/AHK-Anfragenmanagement - Für AHKs -

2 Bedienungsanleitung IHK/AHK-Anfragenmanagement - Für AHKs - Das Anfragenmanagement dient der standardisierten Kundenübergabe von einer IHK an eine oder mehrere AHKs. Auch AHKs können Anfragen direkt im Anfragenmanagement anlegen und somit IHKs über Anfragen aus ihrer Region informieren, welche direkt bei der AHK eingegangen sind. AHKs bearbeiten die Anfrage wie gewohnt und passen den Bearbeitungsstatus im Anfragenmanagement im Verlauf der Bearbeitung der Anfrage entsprechend an. So erhält die IHK stets automatisch eine Rückmeldung zu den sie betreffenden Anfragen. Auf der Übersichtsseite des Anfragenmanagement erhält der Nutzer einen Überblick über alle Anfragen, die gegenwärtig in Bearbeitung sind. Diese können nach Fälligkeitsdatum und nach Bearbeitungsstatus selektiert werden. Folgende Informationen können auf einen Blick eingesehen werden: -1- Details zur Anfrage anzeigen (Thema, Kontaktdaten, usw.) Bearbeitungsstatus der Anfrage verändern und einen Kurzkommentar hinterlassen (nur für AHK-Benutzer) Anfrage löschen (Nur für Anfragenersteller) Anzeigen, welche weiteren AHKs diese Anfrage erhalten haben. Detaillierte Informationen zum Bearbeitungsstatus pro teilnehmender AHK

3 Anlegen einer neuen Anfrage -2- Nach dem Erhalt einer Anfrage muss diese zunächst in das Anfragenmanagement übertragen werden. Hierzu gibt es eine aus zwei Seiten bestehende Eingabemaske. Zur Eingabemaske gelangen Sie hier: Anschließend füllen Sie die beiden Seiten der Eingabemaske aus. Pflichtfelder sind lediglich: Auswahl einer IHK, aus deren Region die Anfrage stammt, Thema der Anfrage, Name des Unternehmens, Fälligkeitsdatum, Abfrage zur Datenspeicherung und Weitergabe. Mit Klick auf Absenden wird die Anfrage gespeichert und erscheint anschließend mit Status neu in der Liste der Anfragen. Die ausgewählten AHKs werden per über die neue Anfrage benachrichtigt.

4 Datenschutz im Anfragenmanagement -3- Aus Datenschutzgründen können Anfragen nur von der IHK bzw. den AHKs eingesehen werden, welche diese angelegt haben bzw. zur Bearbeitung der Anfrage ausgewählt wurden. Dies bedeutet, dass wenn z.b. eine Anfrage von der AHK Schweden an die IHK zu Düsseldorf geschickt wurde, nur die DEbos-Benutzer der IHK zu Düsseldorf und der AHK Schweden die Anfrage einsehen können. Beim Anlegen einer Anfrage muss stets die Genehmigung des Unternehmens zur Datenspeicherung und Weitergabe eingeholt werden. Erst wenn diese Genehmigung vorliegt, sollte das Kontrollkästchen im Formular zur Erfassung der Anfrage markiert werden: Kontrollkästchen im Eingabeformular des Anfragenmanagements, ob die Daten des Unternehmens erfasst und weitergegeben werden dürfen Eine Weitergabe der gespeicherten Daten an andere IHKs/AHKs oder Dritte ist ohne Zustimmung des jeweiligen Unternehmens nicht gestattet. Hier gelten die gleichen Regeln wie bei Anfragen, die per , Fax oder auf anderem Wege an die IHK/AHK übermittelt werden.

5 Bearbeitungsstatus einer Anfrage ändern -4- Sobald Sie im Zuge der Bearbeitung einer Anfrage z.b. Kontakt mit dem Kunden aufgenommen haben oder ein Angebot verschickt haben, sollten Sie den Bearbeitungsstatus der entsprechenden Anfrage anpassen, um die IHK somit automatisch auf den neuesten Stand zu bringen. Zum Ändern des Bearbeitungsstatus klicken Sie bitte auf das Symbol der entsprechenden Anfrage. Anschließend können Sie in der folgenden Eingabemaske den Bearbeitungsstatus anpassen und einen Kurzkommentar abgeben sowie ggf. ein Dokument (z.b. ein Angebot) mit hochladen. Mit Klick auf Absenden wird der neue Status gespeichert.

6 Feedback zum Bearbeitungsstand einer Anfrage -5- Der Bearbeitungsstand wird Ihnen in der Anfragenübersicht des Anfragenmanagements dargestellt (vgl. Folie -1-). Um Details zum Bearbeitungsstand einzusehen, klicken Sie bitte auf In der folgenden Ansicht sehen Sie die teilnehmenden AHKs der Anfrage und können durch Klick auf der jeweiligen AHK Details zum Bearbeitungsstand anzeigen lassen. Detailanzeige des Bearbeitungsstatus mit Kommentar der jeweiligen AHK

7 Archiv des Anfragenmanagements -6- Geschlossene Anfragen werden nach 14 Tagen automatisch im Archiv des Anfragenmanagements abgelegt. Ins Archiv kommen Sie durch Klick auf den Button auf der Übersichtsseite des Anfragenmanagements. Die dort archivierten Anfragen sind ausschließlich für die an der Anfrage beteiligten AHKs und IHKs einsehbar.

8 Bedienungsanleitung IHK/AHK-Anfragenmanagement - Für IHKs -

9 Bedienungsanleitung IHK/AHK-Anfragenmanagement - Für IHKs - Das Anfragenmanagement dient der standardisierten Kundenübergabe von einer IHK an eine oder mehrere AHKs. IHKs können über eine Eingabemaske eine Anfrage anlegen und eine oder mehrere AHKs als Empfänger der Anfrage auswählen. AHKs bearbeiten die Anfrage wie gewohnt und passen den Bearbeitungsstatus im Anfragenmanagement im Verlauf der Bearbeitung der Anfrage entsprechend an. So erhält die IHK stets automatisch eine Rückmeldung zu ihren eingestellten Anfragen. Auf der Übersichtsseite des Anfragenmanagements erhält der Nutzer einen Überblick über alle Anfragen, die gegenwärtig in Bearbeitung sind. Diese können nach Fälligkeitsdatum und nach Bearbeitungsstatus selektiert werden. Folgende Informationen können auf einen Blick eingesehen werden: -1- Details zur Anfrage anzeigen (Thema, Kontaktdaten, usw.) Bearbeitungsstatus der Anfrage verändern und einen Kurzkommentar hinterlassen (nur für AHK-Benutzer) Anfrage löschen (Nur für Anfragenersteller) Anzeigen, welche weiteren AHKs diese Anfrage erhalten haben. Detaillierte Informationen zum Bearbeitungsstatus pro teilnehmender AHK

10 Anlegen einer neuen Anfrage -2- Nach dem Erhalt einer Anfrage muss diese zunächst in das Anfragenmanagement übertragen werden. Hierzu gibt es eine aus zwei Seiten bestehende Eingabemaske. Zur Eingabemaske gelangen Sie hier: Anschließend füllen Sie die beiden Seiten der Eingabemaske aus. Pflichtfelder sind lediglich: mind. 1 AHK auswählen, Thema der Anfrage, Name des Unternehmens, Fälligkeitsdatum, Abfrage zur Datenspeicherung und Weitergabe. Mit Klick auf Absenden wird die Anfrage gespeichert und erscheint anschließend mit Status neu in der Liste der Anfragen. Die ausgewählten AHKs werden per über die neue Anfrage benachrichtigt.

11 Datenschutz im Anfragenmanagement -3- Aus Datenschutzgründen können Anfragen nur von der IHK bzw. den AHKs eingesehen werden, welche diese angelegt haben bzw. zur Bearbeitung der Anfrage ausgewählt wurden. Dies bedeutet, dass wenn z.b. eine Anfrage von der IHK zu Düsseldorf an die AHK Schweden geschickt wurde, nur die DEbos-Benutzer der IHK zu Düsseldorf und der AHK Schweden die Anfrage einsehen können. Beim Anlegen einer Anfrage muss stets die Genehmigung des Unternehmens zur Datenspeicherung und Weitergabe eingeholt werden. Erst wenn diese Genehmigung vorliegt, sollte das Kontrollkästchen im Formular zur Erfassung der Anfrage markiert werden: Kontrollkästchen im Eingabeformular des Anfragenmanagements, ob die Daten des Unternehmens erfasst und weitergegeben werden dürfen Eine Weitergabe der gespeicherten Daten an andere IHKs/AHKs oder Dritte ist ohne Zustimmung des jeweiligen Unternehmens nicht gestattet. Hier gelten die gleichen Regeln wie bei Anfragen, die per , Fax oder auf anderem Wege an die IHK/AHK übermittelt werden.

12 Feedback zum Bearbeitungsstand einer Anfrage -4- AHKs bearbeiten die Anfragen der IHKs in gewohnter Form. Sobald sich bei der Bearbeitung der Anfrage ein neuer Stand ergibt, wird dies von den AHKs im Anfragenmanagement vermerkt. Mögliche Statusänderungen könnten sein, dass die AHK mit dem Kunden Kontakt aufgenommen hat oder diesem ein Angebot geschickt hat. Der Bearbeitungsstand wird Ihnen in der Anfragenübersicht des Anfragenmanagements dargestellt (vgl. Folie -1-). Um Details zum Bearbeitungsstand einzusehen, klicken Sie bitte auf In der folgenden Ansicht sehen Sie die teilnehmenden AHKs der Anfrage und können durch Klick auf der jeweiligen AHK Details zum Bearbeitungsstand anzeigen lassen. Detailanzeige des Bearbeitungsstatus mit Kommentar der jeweiligen AHK

13 Archiv des Anfragenmanagements -6- Geschlossene Anfragen werden nach 14 Tagen automatisch im Archiv des Anfragenmanagements abgelegt. Ins Archiv kommen Sie durch Klick auf den Button auf der Übersichtsseite des Anfragenmanagements. Die dort archivierten Anfragen sind ausschließlich für die an der Anfrage beteiligten AHKs und IHKs einsehbar.

14 Bedienungsanleitung IHK/AHK-Kommunikationsforum

15 Übersicht über das IHK/AHK-Forum -1- Das IHK/AHK-Forum dient dem Austausch der IHK- und AHK-Kollegen über verschiedene Themen der Zusammenarbeit. Im Unterschied zu einem Austausch per Telefon oder per können die Diskussionsbeiträge zu jeder Zeit von allen DEbos-Nutzern eingesehen und beantwortet/ kommentiert werden. Beispiele, wie das Forum genutzt werden kann: a) Eine IHK hat eine Veranstaltung durchgeführt und möchte die IHK/AHK-Kollegen, welche daran teilgenommen haben, um Feedback und Vorschläge zur Weiterentwicklung bitten. Dazu stellt die IHK diese Frage als neues Thema unter dem Hauptthema Veranstaltungen ein. Anschließend können IHK und AHK-Kollegen Ihre Ideen und Meinungen dort einstellen. b) Eine AHK bekommt Besuch von einer Politik- und Wirtschaftsdelegation aus einem Bundesland. Sie möchte sich auf die Delegation gut vorbereiten und fragt im Forum, ob andere AHKs diese Delegation schon einmal empfangen haben und welche Erfahrungen Sie gemacht haben. Entsprechend können AHKs Ihre Erfahrungen mit diesbezüglichen Delegationen im Forum einstellen. c) Ein Länderverein hat bei einer AHK angefragt, ob diese Interesse hätte, ein gemeinsames Projekt durchzuführen. Die AHK fragt im Forum die anderen Nutzer, ob bereits mit dem Länderverein zusammengearbeitet wurde und welche Erfahrungen gemacht wurden. Da die Diskussionen im Forum gespeichert bleiben, können andere Kolleginnen und Kollegen zu einem späteren Zeitpunkt auf diese Informationen zurückgreifen. Um Informationen zu einem bestimmten Thema zu finden, steht eine entsprechende Suchfunktion zur Verfügung.

16 Bedienung des IHK/AHK-Forums -2- Auf der Startseite werden fünf Hauptthemen angezeigt, unter denen die einzelnen Diskussionsbeiträge eingestellt werden. Weiterhin ist eingeblendet, wie viele Beiträge unter jedem Hauptthema angelegt wurden und wann zuletzt ein Beitrag eingestellt wurde. Über die Suchfunktion kann zudem schnell nach einem bestimmten Thema gesucht werden. Hauptthemen: Auf das gewünschte Thema klicken, um zu den verschiedenen Unterthemen und Beiträgen zu gelangen Volltextsuche im Forum

17 Anlegen eines Unterthemas -3- Nach dem Klick auf ein Hauptthema gelangen Sie zur Seite, auf der Sie ein entsprechendes Unterthema anlegen können. Haben Sie z.b. als Hauptthema Veranstaltungen ausgewählt, können Sie als Unterthema z.b. eine IHK-Veranstaltung anlegen, zu der Sie Meinungen einholen möchten. Ausgewähltes Hauptthema Klicken Sie auf Thema hinzufügen, um ein Unterthema anzulegen. Geben Sie anschließend in dem erscheinenden Eingabefeld den Name Ihres Unterthemas, z.b. IHK-Großveranstaltung ein, und klicken Sie auf Speichern. Mit Klick auf zurück zur Übersicht gelangen Sie wieder zur Startseite des Forum mit den fünf Hauptthemen.

18 Anlegen eines Beitrags Nachdem Sie Ihr Unterthema angelegt haben (vgl. Folie -2-), erscheint dieses in der Liste unter dem ausgewählten Hauptthema. Mit Klick auf das angelegte Unterthema in der Liste gelangen Sie zur entsprechenden Diskussion (hier: IHK-Veranstaltung). -4- Hier sehen Sie bereits eingestellte Beiträge in Form einer Liste. Die neuesten Beiträge erscheinen ganz oben. Klicken Sie hier, um zur Diskussion zum Thema IHK- Veranstaltung zu gelangen. Klicken Sie hier, um einen neuen Beitrag zum Thema IHK-Veranstaltung einzustellen. Klicken Sie hier, um einen bereits existieren Beitrag zum Thema IHK- Veranstaltung zu kommentieren.

19 Bedienungsanleitung Best-Practice-Datenbank

20 Die Best-Practice-Datenbank in DEnet -1- In der linken unteren Spalte des DEnet werden Best-Practice-Beispiele aus der IHK/AHK- Zusammenarbeit angezeigt. Hierbei handelt es sich um einen Auszug der gesamten Best-Practice Datenbank, welche neben Beispielen zur IHK/AHK-Zusammenarbeit weitere Best-Practice-Beispiele enthält. Sie können die dort aufgelisteten Best-Practice- Beispiele anzeigen und nach Datum sowie Bewertung sortieren lassen. Beiträge nach Datum oder Bewertung sortieren Hier klicken, um das entsprechende Best- Practice-Beispiel aufzurufen Bewertungen der Einträge (Illustration), vgl. Folie -2- Alle Best-Practice-Beispiele anzeigen. Hier verlassen Sie DEnet und gelangen in den Bereich von Best-Practice in der Rubrik DEknowledge

21 Anzeigen eines Best-Practice-Beispiels in DEnet -2- Mit Klick auf ein Best-Practice-Beispiel in der linken Spalte des DEnet wird Ihnen dieses angezeigt. Am Ende des Eintrags können Sie das Best-Practice-Beispiel durch die Vergabe von Sternen bewerten. Durch drücken der esc -Taste oder durch Klick auf Close gelangen Sie wieder ins DEnet. Um selbst einen neuen Best-Practice-Eintrag anzulegen, gehen Sie bitte in den Bereich DEknowledge (vgl. Folie -3-) Zurück zum DEnet Oberer Teil des Eintrags Best-Practice-Beitrag bewerten: 5 Sterne = sehr gut, 1 Stern = weniger gut. Optional kann ein Kommentar abgegeben werden. Mit Klick auf Bewertung abgeben wird die entsprechende Bewertung gespeichert. Unterer Teil des Eintrags

22 Die Best-Practice-Datenbank in DEknowledge -3- In der Best-Practice-Datenbank in DEknowledge haben Sie Zugriff auf alle eingestellten Beiträge. Diese können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. In diesem Bereich können neue Beispiele angelegt und auch Bewertungen abgegeben werden. Volltextsuche, um nach einem Thema zu suchen Zur Eingabemaske, um einen neuen Beitrag anzulegen Übersicht der abgegebenen Bewertungen Selektion der Einträge nach Thema. Hier wird zwischen Beispielen mit externem Bezug (gegenüber Kunden) und Beispielen mit internem Bezug (innerhalb der Organisation) unterschieden Selektion der Einträge nach Mehrwert, z.b. Zusammenarbeit AHK- AHK verbessern oder Kosten einsparen

23 Anlegen eines Best-Practice-Beispiels -4- Um ein Best-Practice-Beispiel anzulegen, klicken Sie auf der Startseite aus Best-Practice-Beispiel anlegen und füllen anschließend die Eingabemaske aus. Vergeben Sie einen passenden Titel Laden Sie zugehörige Dokumente hoch Tragen Sie eine aussagekräftige Beschreibung Ihres Best-Practice- Beispiels ein Wählen Sie die passenden Kriterien für Ihr Beispiel aus. Wählen Sie von den angezeigten möglichen Ansprechpartnern in Ihrer IHK bzw. AHK Ihren Namen aus. Wählen Sie einen oder mehrere Mehrwerte aus und vergeben Sie ggf. einen Kommentar. Oberer Teil der Maske Unterer Teil der Maske

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