KundenWelt. Dezember Die grüne Kundenzeitschrift für Sage Software-Anwender klimaneutral produziert und versendet!

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1 Dezember 2010 KundenWelt Die grüne Kundenzeitschrift für Sage Software-Anwender klimaneutral produziert und versendet! Themenschwerpunkt: Jahreswechsel (S. 8) Rechtliches: Elektronische Signatur (S. 20) Einblicke: KundenWelt setzt auf Umweltund Klimaschutz (S. 13) Sage Software GmbH, Emil-von-Behring-Straße 8 14, Frankfurt/Main PSdg. * DPAG * Entgelt bezahlt

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3 Inhalt Editorial NEU 4 In Kürze Business Usability oder die iphonisierung von Software Themenschwerpunkt Jahreswechsel 8 Jahreswechselseminar Classic Line 9 E-Bilanz eine Herausforderung für Unternehmen 10 Personalwirtschaft gesetzliche Neuerungen zum Jahreswechsel 12 Elektronischer Datenaustausch zum Erstattungsverfahren Einblicke 13 KundenWelt setzte auf Umweltund Klimaschutz Produktinformation 14 Kostentransparenz mit der Office Line Kostenumlage 16 ACT! 2011 führt Intelligente Aufgaben ein 18 Sage CRM goes iphone 19 Business Intelligence bringt Licht ins Dunkel Rechtliches 20 Elektronische Signatur: der Papierrechnung gleichgestellt Service 21 Wissensbankartikel im Überblick 22 Schulungen im Überblick 23 Zeitsparend und ortsunabhängig lernen 24 Sage Services Fitness für Ihre Software Tipps & Tricks 26 Classic Line 28 Sage CRM 29 Business Intelligence Aktuelles 30 Sage HR User Conference Teilnehmer sind zufrieden 31 PinnWand / Impressum Menschen hören nicht auf zu spielen, weil sie alt werden, sie werden alt, weil sie aufhören zu spielen! Oliver Wendell Holmes ( ), US-amerikanischer Arzt und Essayist Liebe Leserinnen, liebe Leser, ach, so unbeschwert spielen zu dürfen, das würde ich auch gern nochmal!, sagte ein Bekannter neulich zu mir, als er von seinen Kindern im Kindergarten erzählte. Den ganzen Tag ziellos herumtollen und abends einen dicken Kakao von der Mama bekommen herrlich! Ja, antwortete ich, wie sagte schon George Bernard Shaw: Jugend ist eine wunderbare Sache. Wie schade, dass sie an Kinder verschwendet wird. Doch ist so ein unbeschwertes Kinderspiel nicht harte Arbeit für die Kleinen?! Ein Kindergartentag ist für sie sicherlich so anstrengend wie für uns ein Arbeitstag. Vieles, was für uns selbstverständlich ist physikalische Gesetze, Sprache, soziales Verhalten etc., erforschen und erfahren sie durch ihr Spiel. Was alles an einem durchschnittlichen Kindergartentag gelernt wird! Das muss so ein kleiner Mensch erst mal verarbeiten! Für Kinder ist spielen Arbeit. Aber wie sieht es bei uns Erwachsenen aus: Ist arbeiten Spiel? Leider wird mit Berufseintritt die Welt des Spiels und die der Arbeit oft hart voneinander abgegrenzt. Gespielt wird höchstens heimlich am Computer, anstatt in der Mittagspause spazieren zu gehen. Dabei würde es uns auch im Berufsleben guttun, das innere Kind öfter zum Zuge kommen zu lassen. Immer mehr Firmen darunter auch Sage! haben diese Chance erkannt und statten ihre Büros mit reichhaltigem Spielmaterial aus. Weil Spielen die Kreativität fördert und zu innovativem Handeln anregt! Bei Sage zum Beispiel finden Mitarbeiter beim Billard oder am Kicker als Menschen zueinander und entwickeln Spaß an dem, was sie tun. Ihre Firma verfügt nicht über so einen Spielpark? Versuchen Sie trotzdem mal, spielerische Elemente und entsprechende Belohnungen in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Vielleicht lassen sich ja auch Ihre Kollegen zu mehr Spaß an der Arbeit anregen: Sei es indem Sie das lästige Korrigieren zur Schatzsuche umwandeln, eine Runde Besprechungs-Bingo spielen oder einfach darum würfeln, wer heute Kaffee macht. Bis bald, Ihre kreative Leiterin Kundenmarketing Sage KundenWelt 4/2010 3

4 In Kürze Alles bleibt besser : Aus s+p wird Sage HR Solutions Ab dem 01. Oktober 2010 firmiert die seit 2000 zu Sage gehörende, aber bisher unter eigenem Markennamen agierende s+p Software und Consulting AG unter dem neuen Namen Sage HR Solutions AG. Das Unternehmen gehört mit mehr als Kunden und über 300 Fachhandelspartnern zu den führenden Anbietern von Personalwirtschaftslösungen im deutschen Mittelstand. KundenWelt setzt auf Umweltschutz Mit dieser Ausgabe halten Sie zum ersten Mal eine KundenWelt in den Händen, die sowohl klimaneutral produziert als auch versendet wird. Die bei der Produktion unvermeidlich anfallenden CO 2 -Emissionen werden durch den Ankauf von hochwertigen Zertifikaten neutralisiert. Diese werden in geeignete Projekte zur Reduktion von CO 2 in Entwicklungsländern investiert. Das verwendete Papier ist mit dem FSC-Siegel versehen, da ein großer Teil der Rohstoffe aus verantwortungsvoller Waldbewirtschaftung stammt. Der Druckvorgang erfolgte ohne den sonst üblichen Einsatz von Industriealkohol. Es wurde mit mineralölfreien Skalenfarben gedruckt. Die Senkung der Emissionen und des Energieverbrauchs sind wichtige Schritte zur Verbesserung der Umweltbilanz. Lesen Sie mehr dazu auf Seite 13. Übergabe des GoGreen-Zertifikats (v.l.n.r. Katrin Menzel, Jens Heberling (Deutsche Post), Sabine Kranz) 4 Sage KundenWelt 4/2010

5 Lohnabrechnung mit dem iphone Dass Lohnabrechnung tatsächlich so einfach sein kann, dass sie von einem Mobiltelefon durch-geführt werden kann, beweist Sage mit einfachlohn mobile, der Lohnabrechnung über das iphone. Sage ergänzt damit ihren Online-Lohnabrechnungs-service de. Selbstständige und Kleinunternehmen können damit ihre Lohnabrechnungen von unterwegs aus selbst per Handy durchführen. Die standardisierte iphone-anwendung ermöglicht in wenigen Schritten eine steuerrechtlich korrekte Lohnabrechnung, ohne dabei über spezifisches Fachwissen verfügen zu müssen. Sogar die ELENA-Meldung (Elektronischer Entgeltnachweis) wird bei diesem Verfahren übermittelt. Abgerechnet wird der Service pro Lohnabrechnung, die ab 5,90 Euro erhältlich ist. Für einfachlohn mobile kooperiert Sage mit der Telekom Deutschland GmbH. So können Anwender von einfachlohn.de und einfachlohn mobile das iphone 4 in einem Paketangebot vergünstigt erwerben. Weitere Informationen unter Neues von der GEZ: PC = Radio In einer am veröffentlichten Entscheidung hat das Bundesverwaltungsgericht in Leipzig die Klage von zwei Rechtsanwälten gegen die von der GEZ erhobene Rundfunkgebühr für deren Bürocomputer abgelehnt. Das Gericht bestätigte, dass PCs unabhängig von ihrer Nutzung zum Rundfunkempfang geeignet und damit herkömmlichen Radiogeräten gleichzustellen sind. Noch nicht entschieden ist damit die Frage, ob auch für einen beruflich genutzten PC in einer Privatwohnung, in der bereits private Radiogeräte angemeldet sind, Gebühren anfallen. Weitere Pflege der Classic Line 2010 Nach Erscheinen der Sage New Classic haben uns einige Anwender gefragt, wie lange die Classic Line 2010 noch gepflegt wird? Die Antwort lautet: Im Rahmen der Softwarewartung werden mindestens bis zum Updates und Upgrades für die Classic Line 2010 bereitgestellt. Elf Monate länger als in der KundenWelt im März 2010 gemeldet, können bis zu dem o. g. Termin auch noch Lizenzen für die Classic Line 2010 erworben werden. Voraussetzung ist allerdings eine gültige Softwarewartung für das Programm. Arbeitserleichterung mit HWP 2011 Bereits im September ist die neue HWP-Version 2011 erschienen. Dank beschleunigter Positionserfassung, erweiterter Schnellstartleiste und aussagekräftiger Zusatzinformationen im Suchfenster wird Anwendern die Arbeit merklich erleichtert. Sage KundenWelt 4/2010 5

6 Business 2.0 Usability oder die iphonisierung von Software Wie bereits in der letzen Kundenwelt beschrieben, stellt das Thema Usability ein wesentliches Element der Produktstrategie von Sage dar. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen die Auswirkungen dieser Strategie auf Ihre CRM- und ERP- Produkte. Standen in der Vergangenheit die rein funktionalen Anforderungen an eine Software im Vordergrund, so sind heutzutage darüber hinaus das Erscheinungsbild und die Bedienbarkeit einer ERP-Lösung auf einem hart umkämpften Markt mit funktional vergleichbaren Produkten wichtiger denn je. Und spätestens seit dem Erfolg von ipod, ipad und iphone ist klar die Usability bzw. Benutzerfreundlichkeit ist wesentlich für den Erfolg von Hard- und Software. Doch was ist gemeint, wenn von der iphonisierung von Software oder auch von Work based Usability gesprochen wird? Konkret lassen sich die folgenden Punkte für kaufmännische Software ableiten: 1. Intuitive Bedienkonzepte und benutzerfreundliche Navigation 2. Vermeidung von Fehleingaben und Plausibilitätskontrollen 3. Personalisierbare Arbeitsplätze und konfigurierbare Prozesse Während der erste Punkt darauf abzielt, den Einstieg und die tägliche Arbeit mit der Software so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, zielt der zweite Punkt darauf, Fehler in Prozessen durch die Software zu reduzieren bzw. komplett zu eliminieren. Der dritte Punkt adressiert die Akzeptanz einer Softwarelösung, indem die individuellen Anforderungen einzelner Anwender optimal gelöst werden. Usability im Bereich CRM Im Bereich CRM spielt die einfache Bedienbarkeit gepaart mit hoher Produktivität eine entscheidende Rolle für viele Unternehmen. Gerade wenn viele Kundenkontakte erfasst werden, ist es notwendig, dass dies einfach und schnell erledigt ist. Im Vergleich zu an - deren führenden CRM-Produkten erreicht ACT! hier eine bis zu 17 % höhere Produktivität bei Kernprozessen*. Denken Sie einmal darüber nach, wie viel Zeit Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr für Kundengespräche haben, wenn sich der Aufwand für die Erfassung einer Gesprächsnotiz oder die Vereinbarung eines Termins so deutlich reduziert. Bei der Weiterentwicklung unserer Produkte legt Sage besonderen Wert darauf, dass die Bedienbarkeit weiterhin auf hohem Niveau bleibt so sorgen zum Beispiel intelligente Aufgaben oder frei definierbare Workflows dafür, dass Routineaufgaben automatisiert werden und die Anwender entsprechend klar definierter Regeln Daten eingeben oder ändern. So vermeidet die Software Fehleingaben und eine langwierige Korrektur und spart Zeit für wichtigere Aktivitäten. Frei definierbare Arbeitsplätze unterstützen den Anwender dabei, die für ihn wichtigen Informationen im Blick zu behalten. Egal ob es sich um die die Übersicht der Pipeline für den Vertriebsleiter, die offenen Supporttickets für den Supportmitarbeiter oder die Reagierer auf eine Mailing für den Marketingmitarbeiter handelt. Jeder 6 Sage KundenWelt 4/2010

7 Anwender bekommt genau die Informationen, die er benötigt, um sein Tagesgeschäft optimal zu erledigen. Selbstverständlich ist es bereits heute, dass aus Listen oder Grafiken mit einem Klick auf die Detaildaten verzweigt werden kann. In Zukunft werden diese Arbeitsplätze auch Informationen aus anderen Quellen, wie zum Beispiel dem ERP-Programm, dem Internet oder anderen Software-Produkten, bereitstellen und somit zum zentralen Arbeitsplatz unserer Anwender werden. 1. Systemdesign & Bedienkonzept Ein Systemdesign und Bedienkonzepte mit intuitiven Bedienelementen ist heute wichtiger denn je. Dazu gehören eine individualisierbare Navigation und Steuerung des Systems, Oberflächen, die sich in ihrer Gestaltung an neusten wissenschaftlichen Erkenntnissen orientierten und die persönliche Arbeitssituation des Benutzers berücksichtigen, sowie aufgabenbezogenen Bedienkonzepte. 2. Funktionsumfang Durch einen hohen Funktionsumfang, verbesserte Entscheidungsunterstützung es kommen nur (individuell) relevante Daten zur Geschäftsprozesse werden zu lassen. Mit den Initiativen Control-Center und Aufgaben-Center in der Office Line sowie dem neuen Bedienkonzept in der Sage New Classic sind in 2010 erste Schritte realisiert worden. Der weitere Ausbau des Control-Centers und die Übertragung von Aufgaben- und Control-Center in die Sage New Classic sind geplant. 4. Einfache Installierbarkeit 5. Gute Systemperformance Neben dem kontinuierlichen Ausbau von Funktionalitäten stehen ferner die Überarbeitung der Clients, der Ausbau aufgabenbezogener Bedienkonzepte mit Controlund Aufgaben-Center sowie einfachere User-Anpassungen auf dem Programm. Neue Wege für die Unterstützung spezifischer Geschäftsprozesse bieten neue Light-Client-Angebote und Konzepte mit dem Aufgaben-Center sowie zukünftig auch direkt in der Office Line. Ralf Preusser & Kurt Schilken Typische CRM-Anwendungsfälle im Zeitvergleich* * Ergebnisse nach dem Keystroke Level Modeling der Carnegie Melllon University und Xerox PARC. Usability im Bereich ERP Für Office Line und New Classic und damit verbundene Produkte sieht Sage die Herausforderungen für Usability in fünf Leistungsbereichen. Hierzu zählen: Anzeige und Bearbeitung so-wie durch eine rollenspezifische Aufgabenunterstützung, die sich am individuellen Geschäftsprozess orientiert, soll die Produktivität der Nutzer positiv beeinflusst werden. 3. Erweiterte Anpassbarkeit Das sogenannte Customizing der Software-Lösungen dient dazu, den Mitarbeiter selbst zum Gestalter seiner Aufgaben- / Sage KundenWelt 4/2010 7

8 Anzeige Termine sind im Dezember deutschlandweit verfügbar. Rufen Sie uns an: Jahreswechselseminar: Entgeltabrechnung 2011 Im Fokus dieser eintägigen Schulung stehen die aktuellen Neuerungen in Sozialversicherung und Lohnsteuer und deren Umsetzung in der Classic Line. Zum Jahreswechsel 2010 /11 ist wieder mit einer Fülle von Änderungen im Sozialversicherungs- und Steuerrecht mit entsprechenden Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung zu rechnen. Entgeltabrechner und Personalverantwortliche, die mit dem Programm Sage Classic Line arbeiten, erfahren in Vorträgen alle wichtigen Neuerungen anhand von Fallbeispielen. In Präsentationen auf der Großbildleinwand wird die praktische Umsetzung im Programm Sage Classic Line erläutert. Für Fragen bleibt genügend Zeit. Folgende Themenschwerpunkte erwarten Sie unter anderem (Änderungen vorbehalten): 1. Aktueller Stand zum ELENA-Verfahren 2. Elektronische Datenaustauschverfahren zum Zahlstellenverfahren Erstattungsverfahren nach dem AAG (U1 und U2) Entgeltbescheinigungen / Entgeltersatzleistungen 3. Meldepflicht der Arbeitgeber bei Änderungen von Betriebsdaten ab Erweiterung unfallspezifischer Angaben zum DEÜV-Meldeverfahren ab Aktueller Stand zum neuen Tätigkeitsschlüssel ab Aktuelle Besprechungsergebnisse der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger 8 Sage KundenWelt 4/2010

9 Jahreswechsel Themenschwerpunkt E-Bilanz eine Herausforderung für Unternehmen Gemäß den Vorstellungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) sollen steuerliche Unterlagen künftig als E-Bilanz im XBRL-Datenformat an die Finanzverwaltung elektronisch übermittelt werden. Die konkrete Umsetzung ist bislang allerdings unklar. Unter der Überschrift Bürokratieabbau will man nach und nach alle Papiermeldungen ersetzen doch das Vorhaben ist umstritten. Bei einer Anhörung der Wirtschaftsverbände und Steuerberater durch das BMF Mitte Oktober 2010 gab es lautstarke Kritik: Für die meisten Unternehmen und auch die ERP-Softwarehersteller ist es fast unmöglich, in der verbleibenden Zeit bis zur Einführung die Vorbereitungen abzuschließen. Das BMF hatte am den Entwurf des Schreibens zur E-Bilanz vorgelegt. Darin wurde angekündigt, dass Jahresabschlüsse für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, standardisiert elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln seien. Begonnen werden soll mit den verpflichtenden Abschlussbestandteilen Steuerbilanz (bzw. Handelsbilanz inkl. steuerlicher Überleitungsrechnung / steuerlicher Modifikationen), Gewinn- und Verlustrechnung, Ergebnisverwendung und Kapitalkontenentwicklung bei Personengesellschaften. schaften sogar bis zu 450. Hinzu kommen je nach Branche ggf. weitere Angaben. Damit die geforderten Informationen in der Bilanz oder der GuV erscheinen können, müssen die Daten im Vorfeld durch die betroffenen Unternehmen entsprechend differenziert erfasst werden, wofür gegebenenfalls Anpassungen an Kontenrahmen und Bilanzdefinition nötig sind. Gleichzeitig müssen Mitarbeiter sich in ihrem Buchungsverhalten gegenüber heute entsprechend umstellen. Der Aufwand für die Planung der Umstellung, die Konfiguration der ERP- Software und die Schulung der Mitarbeiter ist erheblich. Engpässe sind vor allem bei den Steuerberatern zu erwarten, die eine zentrale Rolle in der Vorbereitung für die Unternehmen spielen. Umsetzung in Classic Line und Office Line Fast alle Unternehmen erstellen ihren Jahresabschluss für steuerliche Zwecke in Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater. Je nachdem wie weit bereits in ihrer unterjährigen Buchhaltung steuerliche Belange berücksichtigt wurden, nimmt der steuerliche Berater lediglich eine Plausibilisierung vor oder ergänzt das Zahlenwerk unter Ausnutzung von Gestaltungsmöglichkeiten in einer speziellen Steuersoftware und leitet die Steuererklärungen aus den Zahlen ab. Aus diesem Grund ist eine direkte Erstellung einer E-Bilanz für die Finanzbehörden aus Office und Classic Line nicht geplant. Denn wie bei den meisten betriebswirtschaftlichen Lösungen stehen nicht alle steuerlich relevanten Daten innerhalb der ERP-Umgebung zur Verfügung. Für die elektronische Übermittlung eines handelsrechtlichen Abschlusses, der deutlich weniger Informationen als die E-Bilanz erfordert, an andere Adressaten, wie z. B. Kreditinstitute, werden die Programme Classic Line und Office Line hingegen um eine XBRL-Funktionalität ergänzt. Dies soll Ende 2011/Anfang 2012 erfolgen. Mit dem Entwurf des BMF-Schreibens wurde auch der Detaillierungsgrad der einzureichenden Jahresabschluss-Bestandteile neu definiert und erheblich erweitert. Während Mittelständler bisher auf Papier nur zwei Seiten mit 20 bis 80 Pflichtfeldern ausfüllen mussten, sind es künftig mehr als 200 Punkte, bei großen Kapitalgesell- Fazit Schon bei der Anhörung im Oktober hatte das Finanzministerium eingeräumt wie ambitioniert es sei, die E-Bilanz im Jahr 2011 einzuführen. Aber erst am wurde per Pressemitteilung die Einführung bundesweit um ein Jahr verschoben. Damit hat das BMF den Einwänden der Verbände Rechnung getragen. Das Jahr 2011 soll nun als Pilotphase dienen. Daher empfehlen wir, das Thema in enger Abstimmung mit Ihrem steuerlichen Berater weiter zu verfolgen. Mit konkreten Umsetzungsmaßnahmen sollten Sie aber auf das Rechtssicherheit stiftende, finale Schreiben des BMF warten. Robert Lauth Sage KundenWelt 4/2010 9

10 Themenschwerpunkt Jahreswechsel Gesetzliche Neuerungen zum Jahreswechsel 2010/2011 Zum Jahr 2011 treten mehrere gesetzliche Änderungen in Kraft, welche die Personalarbeit unmittelbar und mittelbar beeinflussen. Der Schwerpunkt der Änderungen liegt einmal mehr im Bereich der Sozialversicherung. In dieser Ausgabe stellen wir Ihnen wichtige Änderungen sowie die Umsetzung in Ihrer Sage Personalwirtschaft vor. Anzeige FZP Projektkalkulation: Das Modul erweitert die Business- Lösungen von der Sage Office Line. Eine vollständig integrierte Software, die optimal auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten ist. Die Kalkulation ist mit weiteren Projektmanagmentfunktionen ausbaufähig. Projekte werden kaufmännisch nach folgenden Kriterien kalkuliert: Zeit Material Fremdleistungen Nebenkosten Ertrag Vereinbaren Sie einen Termin für eine Live-DEMO. Funk, Zander & Partner Gesellschaft für EDV-Beratung und anwenderbezogene Schulung mbh Tel / Fax 0341 / info@fzp-beratung.com Der Umfang der Daten, die der Arbeitgeber elektronisch zu melden hat, nimmt spürbar zu. So sind ab Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Umlage U1 / U2) elektronisch an die Kassen zu übermitteln. Ein weiteres neues Meldeverfahren betrifft Unternehmen und Einrichtungen, welche als Zahlstelle fungieren, also Betriebsrentner abrechnen. Neben den bereits etablierten elektronischen Beitragsnachweisen für Versorgungsbezugsempfänger sind nun auch Daten über Beginn, Änderung, Höhe und Ende von Versorgungsbezügen zu übermitteln. Hinzu kommt die Verpflichtung, Änderungen der Betriebsdaten künftig elektronisch zu melden. Parallel dazu erfolgt die Umstellung der Tätigkeitsschlüssel von 5 auf 9 Stellen, die mit einem erheblichen Informationsbeschaffungs- und Pflegeaufwand für die Arbeitgeber verbunden ist. Im Moment noch ungewiss sind die Auswirkungen der aktuell geplanten Gesundheitsreform auf die Arbeitgeber, da der entsprechende Gesetzentwurf noch nicht alle parlamentarischen Hürden genommen hat und folglich noch geändert werden kann. Es wird jedoch erwartet, dass bei der Beurteilung der Krankenversicherungspflicht bzw. -freiheit wieder zur alten Regelung zurückgekehrt wird: Demnach würden Beschäftigte bereits nach einem Jahr des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung. Umstellung der Tätigkeitsschlüssel Im Rahmen der Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung wird der Tätigkeitsschlüssel des Beschäftigten mit angegeben. Dieser dient der Arbeitsagentur für statistische Berechnungen. Der bisher fünfstellige Schlüssel besteht aus einem dreistelligen Schlüssel zur Art der ausgeübten Tätigkeit, einer Ziffer zur Stellung im Beruf sowie zur Ausbildung. Der neue Tätigkeitsschlüssel besteht dagegen aus insgesamt 9 Stellen, wovon 5 auf die Art der ausgeübten Tätigkeit entfallen und je eine Ziffer den Schulabschluss, den Ausbildungsabschluss, das Kennzeichen zur Arbeitnehmerüberlassung und die Vertragsart darstellt. Dieser erweiterte Tätigkeitsschlüssel ist zwingend ab Dezember des Jahres 2011 in den DEÜV-Meldungen zu verwenden. Damit sind also unter anderem alle Jahresmeldungen 2011 betroffen. Um den Anwendern genügend Zeit zur Datenpflege zu geben, stellt die Sage Personalwirtschaft bereits ab der Version die notwendigen Felder für die Datenpflege bereit. Diese Zeit werden die größeren Arbeitgeber auch benötigen, denn die automatische Umsetzung vom alten auf den neuen Schlüssel 10 Sage KundenWelt 4/2010

11 Jahreswechselseminare 2010 / 2011 für Anwender der Sage Personalwirtschaft Alle relevanten Änderungen für Ihre Personalabrechnung ab Januar 2011 kompakt und verständlich erklärt. Termine unter ist nur eingeschränkt möglich. Nur etwa 5 % der dreistelligen Schlüssel für die ausgeübte Tätigkeit haben ein eindeutiges fünfstelliges Äquivalent. Alle anderen Tätigkeiten müssen manuell zugeordnet werden. Tätigkeitsschlüssel Erfassungsmaske für Versorgungsbezüge Meldeverfahren für Zahlstellen Unternehmen und Einrichtungen, die Versorgungsbezüge auszahlen, gelten als Zahlstellen im Sinne der Krankenversicherung der Rentner. Im Rahmen des Zahlstellenverfahrens wurden bisher nur elektronische Beitragsnachweise erstellt. Nun wird auch die Erstellung von Meldungen elektronisch abgewickelt. Alle Zahlstellen sind gesetzlich dazu verpflichtet, ab elektronisch zu melden. Die Sage Personalwirtschaft unterstützt ihre Anwender umfassend bei der Abbildung des Verfahrens. So werden die zu meldenden Versorgungsbezüge anhand der bisherigen Stamm- und Abrechnungsdaten erkannt und automatisch als Stammdatensatz angelegt. Anhand dieser Stammsätze kann dann die Meldung erstellt werden. Leider wird im Zahlstellenmeldeverfahren nicht die Rentenversicherungsnummer verwendet, sondern die Krankenversichertennummer. Diese wurde bisher in der Abrechnung nicht benötigt und liegt daher in den Arbeitnehmerstammdaten nicht vor. Sie muss vom Anwender eingetragen werden, damit für den jeweiligen Versorgungsbezieher auch Meldungen erstellt werden können. Um die Datenpflege zu vereinfachen und konsistente Daten zu melden, werden ab der Version Automatiklohnarten für die Zahlung von Versorgungsbezügen verwendet. Diese übernehmen die Einstellungen der bisher verwendeten konventionellen Lohnarten. Die bisherigen fest hinterlegten Versorgungsbezüge werden im Arbeitnehmerstamm beendet. Damit wird der Pflegeaufwand für die Anwender minimiert. Dr. Andrea Schmidt Zusammenfassung Zum Jahreswechsel 2010 / 2011 erwarten die Arbeitgeber umfassende Neuerungen, die vor allem die Sozialversicherung betreffen. Zeitgleich werden neue Meldeverfahren eingeführt und bestehende Verfahren erweitert. Die Umsetzung der gesetzlichen Neuerungen in der Sage Personalwirtschaft erfolgte unter dem Aspekt der Anwendungssicherheit und der Vermeidung unnötiger Datenpflege. Trotzdem empfiehlt Sage den Anwendern eine gewissenhafte Vorbereitung des Jahreswechsels in der Entgeltabrechnung. So kommt die Informationsbeschaffung bezüglich der Tätigkeitsschlüssel, die Erfassung der Krankenversichertennummern, die Prüfung der Lohnarteneinstellungen für das Umlageverfahren und das Bescheinigungswesen auf sie zu. Info Sage KundenWelt 4/

12 Themenschwerpunkt Jahreswechsel Elektronischer Datenaustausch zum Erstattungsverfahren Mit Wirkung zum 1. Januar 2011 wird der elektronische Datenaustausch zum Erstattungsverfahren für die Arbeitgeber verpflichtend. Davon betroffen sind Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit und Mutterschaft. Man spricht vom sogenannten U1-Verfahren im Falle von Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit. Das U2-Verfahren befasst sich mit den Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft, also der Erstattung des Mutterschaftsgeldzuschusses und der Erstattung der Entgeltfortzahlung (EFZ) bei Beschäftigungsverbot. U1-Verfahren Jedes Jahr im Januar muss ein Unternehmen prüfen, ob es am U1-Verfahren teilnimmt. Ist dies der Fall, bedeutet dies eine Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit vom 1. bis zum 42. Tag. Dazu werden in den Lohnkonstanten der Classic Line oder im Mandantenstamm der Personalwirtschaft die Einstellungen zur Umlagepflicht für ein Jahr bindend vorgenommen. Im Personalstamm werden die Umlagekassen der Mitarbeiter eingestellt. Auf den monatlichen Beitragsnachweisen werden die Beträge für das Umlageverfahren U1/U2 ausgewiesen und abgeführt. Die Höhe des zu erstattenden Arbeitsentgelts kann durch eine Satzungsregelung entsprechend 9 Abs. 2 AAG u. a. auf die Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung begrenzt werden. Bei der Entgeltabrechnung werden wie gewohnt die EFZ-Entgelte und die Fehlzeiten erfasst. Alle Lohnarten, die das Einstellung für die Umlage Classic Line Einstellung für die Umlage Personalwirtschaft Kennzeichen für das U1-Verfahren haben, werden für die Anträge auf Erstattung berücksichtigt. U2-Verfahren Das U2-Verfahren ist ein verpflichtendes Ausgleichsverfahren für alle Arbeitgeber unabhängig von Anzahl und Geschlecht der Mitarbeiter. Ausnahmen sind u. a. Konsulate, Botschaften, Behinderteneinrichtungen. Die Arbeitgeber erhalten durch dieses Ausgleichsverfahren alle nach dem Mutterschutzgesetz zu zahlenden Bezüge von der für die Arbeitnehmerin zuständigen Krankenkasse erstattet. Die Classic Line erstellt die Anträge für U1 und U2 nach dem Periodenabschluss. In der Personalwirtschaft erhalten Sie die Anträge für U1 und U2 zu jeder Zeit. Die Dateien mit der dazugehörigen Nummer, die versendet werden, haben folgenden Dateinamen: z. B. EAAG0001, EAAG0002, EAAG0003 usw. Die Dateien werden mit Dakota verschlüsselt und mit einem - Client bzw. per SMTP versendet. Marion Britzke 12 Sage KundenWelt 4/2010

13 Einblicke klimaneutral KundenWelt setzt gedruckt auf Umweltund Klimaschutz klimaneutral gedruckt Wir haben nur eine Welt. Deshalb hat sich Sage im Falle der Sage KundenWelt für eine klimaneutrale Produktion und Versendung sowie die Verwendung von Papier aus nachhaltiger Waldwirtschaft entschieden. klimaneutral klim Das FSC-Logo signalisiert dem Verbraucher, dass es sich um Holzprodukte handelt, die aus nachhaltiger Waldnutzung stammen oder die Waldressourcen schonen. Die Abkürzung FSC steht für Forest Stewardship Council, eine gemeinnützige, weltweit tätige Organisation, die auch in Deutschland mit einer Arbeitsgruppe (Sitz: Freiburg) aktiv ist. Als klimaneutral bezeichnet man Unternehmen, Prozesse oder Produkte, deren Deutsche Post alle ihre Klimaschutzaktivi- Im Programm GOGREEN bündelt die Treibhausgasemissionen berechnet und täten: Emissionen, die während des Transports entstehen, werden exakt gemessen, durch den Ankauf von Emissionszertifikaten ausgeglichen wurden. Klimaneutralität bilanziert und so weit wie möglich reduziert. bedeutet, dass die als klimaneutral beschriebene Sache in unserem Fall die Transport entstandenen CO 2 Darüber hinaus können Kunden die beim -Emissionen Sage KundenWelt das CO 2 -Gleichgewicht der Atmosphäre nicht verändert. ausgleichen. klimaneutral Der FSC bzw. dessen Zertifizierungssystem stellt einen Garanten für die geforderte Nachhaltigkeit dar. Der FSC hat sich zum Ziel gesetzt, international gültige Standards für eine ökonomisch, ökologisch und sozial nachhaltige Waldbewirtschaftung zu etablieren. Klimaneutral bedeutet also wahlweise, dass die Sache emissionsfrei produziert, genutzt und entsorgt wird (was selten ist) oder dass die entstandenen Treibhausgasemissionen an anderer Stelle eingespart werden, wodurch der negative Effekt auf das klimatische Mithilfe eines Messsystems werden die CO 2 -Emissionen, die von der Einlieferung über den Transport bis zur Auslieferung einer Sendung entstehen, erfasst und exakt bewertet. Das konzerneigene Carbon Management neutralisiert die entstandenen Hierfür wurden zehn Prinzipien als Gleichgewicht neutralisiert wird. Emissionen nach den Grundsätzen des Maßstab für die Waldbewirtschaftung Kyoto-Protokolls. Der Ausgleich der CO 2 - aufgestellt, die in nördlichen Nadelwäldern ebenso wie in tropischen Regenwäldern gelten. Durch die Anerkennung dieser Prinzipien und Kriterien können Forstbetriebe und nachfolgende Unternehmen der Holzverarbeitung (u. a. Papierhersteller und Als klimaneutral gedruckt bezeichnet man Printproduktionen, deren Treibhausgasemissionen berechnet und durch den Ankauf von Emissionszertifikaten ausgeglichen wurden. Für Druck und Medienproduktion hat ClimatePartner ein standardisiertes Emissionen ist von der unabhängigen Gesellschaft Société Générale de Surveillance (SGS) nach ISO zertifiziert. Quelle: Deutsche Post; Broschüre GOGREEN Verfahren entwickelt, mit dem Druckereien) an einem Zertifizierungssystem teilnehmen. Mit der Vergabe des die Emissionen eines Druckerzeugnisses klimaneutral klimaneutral FSC-Zertfikates wird garantiert, dass alle gedruckt individuell berechnet und auf Wunsch gedruckt Arbeitsschritte vom Waldbau und Holzeinschlag und Kosten des Auftraggebers der über die Verarbeitung und den Druckerei durch Investition in aner- Transport bis zum Verkauf nach den kannte Klimaschutzprojekte kompensiert Vorgaben des FSC kontrolliert sind. werden können. Quelle: Quelle: Sage KundenWelt 4/

14 Produktinformation Office Line Kostentransparenz mit der Office Line Kostenumlage Mit der Kostenumlage zur Office Line können Sie ohne großen Aufwand die Rentabilität einzelner Profit-Center, Abteilungen oder Produkte ermitteln. In der Kostenrechnung spielt die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger eine entscheidende Rolle. Nur wenn Sie wissen, wo im Unternehmen welche Kosten entstehen, können Sie vernünftig und wirtschaftlich handeln. Ziel der Kostenrechnung ist die Analyse der Wirtschaftlichkeit einzelner Abteilungen, die Kalkulation und Bewertung Ihrer Kostenträger sowie die damit verbundene Informationsbeschaffung für Produkt- und Preispolitik. Anzeige intellicon Multi-Shop-Schnittstelle effizient professionell zuverlässig Addin für die Sage Office Line Die einzige vollintegrierte Lösung für Artikeldaten-Upload Bild-Upload HTML Content-Pflege Auftrags-Import Lager- und Preissynchronisation Shopsysteme werden nahtlos integriert Gratis Online-Demo vereinbaren: i n t e l l i c o n e. K. Tel. (06842) I h r P a r t n e r f ü r S c h n i t t s t e l l e n u n d A u t o m a t i s i e r u n g. w w w. i n t e l l i c o n. d e Mit dem Zusatzmodul Erweiterte Kostenumlage können Sie die angefallenen Kosten zum Abschluss einer Periode bzw. eines Geschäftsjahrs von den Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen umlegen. Wie Sie hierbei am besten vorgehen, wird im weiteren Ablauf näher beschrieben. Schritt 1: Gemeinkostenschema anlegen Mit der Office Line haben Sie die Möglichkeit, ein Gemeinkostenschema als Bilanzschema anzulegen. Dies dient als Basis für einen individuellen Betriebsabrechnungsbogen. Definieren Sie hierzu für die anfallenden Gemeinkosten eigene Verdichtungskostenarten, denen Sie die einzelnen Sachkonten zuweisen. Sowohl diese Verdichtungskostenarten als auch die Sachkonten können dann in einem individuellen Bilanzschema verwendet werden. Betriebsabrechungsbogen als Bilanzschema Schritt 2: Kostenstellenstruktur anlegen Legen Sie in der Office Line Ihre Kostenstellenstruktur an. Sie können einzelne Unterkostenstellen zu Verdichtungskostenstellen zusammenfassen. Definieren Sie weiter, welche Sachkonten an der Kostenrechnung teilnehmen. Erfassen Sie die Kostenbuchungen direkt in der Buchungserfassung. Schritt 3: Kostenumlage festlegen Legen Sie die Kostenumlage fest: Definieren Sie für jede Hilfskostenstelle, nach welchen Umlageschlüsseln die entstandenen Kosten auf die Hauptkostenstellen umgelegt werden. Bei den entsprechenden Zielkostenstellen legen Sie den Belastungsfaktor fest (prozentual, absolut nach Bezugsgröße etc.). 14 Sage KundenWelt 4/2010

15 Bilanzauswertung aus (in unserem Beispiel: Betriebsabrechnungsbogen). Geben Sie im Register Kostenverdichtung an, wie viele Ebenen Sie in Ihrer Auswertung darstellen möchten. Die Daten können dann direkt nach Excel exportiert werden. Sie sehen jetzt im Detail, mit welchen Kosten die einzelne Hauptkostenstelle bzw. der Kostenträger belastet wird. Kostenumlageplan Über eine einfache Bezugssetzung der Gemeinkosten zu den direkt erfassten Bezugskosten der Kostenstelle können Sie sich direkt die Gemeinkostenschlüssel je Kostenstelle ermitteln lassen. Mit der Kostenumlage zur Office Line können Sie ohne großen Aufwand die Rentabilität einzelner Profit-Center, von Abteilungen oder von Produkten ermitteln. Eckhardt Weinholz Schritt 4: Kostenumlage durchführen Am Ende einer Auswertungsperiode führen Sie die Kostenumlage durch. Wählen Sie dafür den Menüpunkt Kostenumlage durchführen und geben Sie die abzurechnende Periode sowie den zugrundeliegenden Umlageplan an. Die Hilfskostenstellen werden hierdurch entlastet und die Hauptkostenstellen gemäß den Umlagefaktoren belastet. Das Verteilungsprotokoll gibt detailliert Auskunft über die durchgeführten Umlagebuchungen. Schritt 5: Darstellung der Kostenverteilung in Excel Über die Bilanzauswertungen wählen Sie die spezielle für die Kostenumlage angelegte Betriebsabrechnungsbogen Excel Sage KundenWelt 4/

16 Produktinformation ACT! ACT! 2011 führt intelligente Aufgaben ein ACT! 2011 wird im ersten Quartal 2011 verfügbar sein Die Aufgabe eines leistungsstarken Kunden- und Kontaktmanagement-Systems ist es, Kundenbeziehungen aktiv und optimal zu gestalten, um so profitable Kunden zu gewinnen und eine langfristige Kundenbindung zu gewährleisten. Die neue Version ACT! 2011 hat es sich zur Devise gemacht, dem Anwender hilfreiche, verbesserte und auch neue Funktionen zur Verfügung zu stellen, um die Bedienung so einfach wie möglich zu gestalten und damit die Produktivität und Effektivität der Nutzer deutlich zu steigern. Ein besonderes Augenmerk wurde daher auf die optimale Bedienbarkeit, die Stabilität sowie die Performance der Software gelegt. ACT! 2011 steht wie gewohnt sowohl in einer Windows- als auch in einer Web-Version zur Verfügung. Mit der Web- Version kann über den Web-Browser zentral und von überall ohne Installation auf dem Notebook oder PC gearbeitet werden selbstverständlich auch über den Mozilla-Firefox-Browser. Neben einem überarbeiteten Oberflächendesign ist aus der Fülle an Neuheiten vor allem die vollständige Synchronisation zwischen ACT! und Outlook hervorzuheben. Neu sind auch die intelligenten Aufgaben, die frei definiert und automatisiert ausgeführt werden können. ausgeführt werden können. Der Vorteil: Die intelligenten Aufgaben sind deutlich einfacher zu erstellen bzw. zu administrieren als klassische Workflows. Im Standard sind zudem bereits eine Menge von intelligenten Aufgaben hinterlegt, mit denen Anwender direkt loslegen können. Die Möglichkeiten hierbei sind nahezu unbegrenzt! Anlegen von neuen Outlook-Kontakten aus ACT! heraus Anlegen von neuen ACT!-Kontakten aus Outlook heraus Möglichkeit der Selektion, welche ACT! Kontakte nach Outlook synchronisiert werden sollen Produktivitätssteigerung durch intelligente Aufgaben Bei den intelligenten Aufgaben handelt es sich um eine Serie von gemeinsamen und verknüpften Schritten in ACT!, die sehr einfach angelegt bzw. bearbeitet werden können. Beispiele hierfür sind die Aktivitätenplanungen oder automatisierte - Versendungen, die anhand von individuellen Merkmalen manuell oder automatisch Intelligente Aufgaben Überblick über die Oberfläche mit Beispielen Outlook-Synchronisation von Die Kontakte sind somit immer auf dem Kontakten und Kalendereinträgen aktuellen Stand, egal wo sie angelegt oder ACT! 2011 bietet durch die komplett neue bearbeitet wurden (ACT! oder Outlook). Outlook-Synchronisation die Möglichkeit, Neben der Kontaktsynchronisation ist Kontakte und Kalendereinträge zwischen zudem ein Abgleich der Kalendereinträge ACT! und Outlook abzugleichen. Folgende im folgenden Umfang möglich: Möglichkeiten der Kontaktsynchronisation Der Kalender wird immer auf dem sind vorhanden: neuesten Stand gehalten, egal ob in 16 Sage KundenWelt 4/2010

17 ACT! oder Outlook Termine eingetragen oder bearbeitet werden Option zur Selektion der Aktivitäten- Typen aus ACT! heraus, die mit Outlook synchronisiert werden sollen Der Benutzer kann wählen, in welchem System die Erinnerungen angezeigt werden sollen Das Besondere daran: Für die beiden neuen Synchronisationen (Kontakte und Kalendereinträge) muss ACT! bzw. Outlook nicht geöffnet sein. Doppelte Einträge gehören somit der Vergangenheit an. Leistungsstarker Import-Assistent und neue Willkommens-Seite Der Import-Assistent wurde in der neuen Version um wichtige Funktionen, wie etwa den Direktimport von Daten aus einer Neuer und leistungsstarker Import-Assistent Excel-Datei sowie der automatischen Feldanlage aus dem Import-Assistenten, erweitert. Ebenfalls wurde die Willkommens-Seite in ACT! 2011 neu gestaltet und bietet jetzt noch mehr Unterstützung mit Einführungsvideos und einer noch übersichtlicheren Darstellung von Informationen auf einen Blick. Nahtlos mit anderen Applikationen zusammenarbeiten ACT! kann übergreifend auch mit Nicht ACT! Usern zusammenarbeiten durch zentrale Protokolle wie ical und vcards werden unter anderem auch Apple-, Google- und Windows-Live-Kalender unterstützt und wichtige Termine können übergreifend geplant werden. Zukunftssicher durch Unterstützung neuer Office-Versionen, Betriebssysteme und Datenbank-Server ACT! 2011 unterstützt im Standard sowohl Office 2010, Windows 7, Windows Server 2008 SP2 sowie den SQL-Server 2008 R2 Standard. Christian Zöhrlaut Anzeige Sage KundenWelt 4/

18 Produktinformation Sage CRM Anzeige Sage CRM goes iphone In den meisten Marktsegmenten herrscht ein intensiver Wettbewerb. Umso wichtiger ist es, dass Ihr Vertriebsteam die richtigen Werkzeuge zur Hand hat, um effizient und erfolgreich zu arbeiten. Eine entscheidende Rolle spielen dabei aktuelle, zuverlässige Informationen jederzeit und überall. Die Komponente Sage CRM for iphone beta wurde speziell für den mobilen Einsatz von Sage CRM-Funktionalitäten auf dem iphone entwickelt. Ihrem Verkaufsteam stehen damit alle erforderlichen Informationen zur Verfügung egal, wo sie sich gerade befinden. Und das bringt Vorteile für alle Beteiligten: Während Ihr Unternehmen von einem effizienteren Vertriebsprozess profitiert, freuen sich Ihre Kunden über einen besseren Service. Kurze Reaktionszeiten: Weil Sie auch vor Ort Kontakte aktualisieren, Kundendaten prüfen, Verkaufschancen und Servicefälle aufnehmen, können Sie schneller reagieren. Höhere Produktivität: Kundeninformationen stehen auch auf Reisen zur Verfügung. Ohne Recherchen und Abstimmungen bleibt mehr Zeit, um produktiv zu arbeiten. Dabei nutzt die Komponente bewährte iphone-funktionen, wie die grafische Datumsauswahl für die Navigation oder den Neigungssensor, der beim Drehen des iphones automatisch in die waagerechte Bilddarstellung wechselt. Zudem können Sie CRM-Kontakte mit einem Fingerzeig direkt aus Sage CRM for iphone beta heraus anrufen. Die Vorteile der mobilen Funktion im Überblick Verbesserter Kundenservice: Da Sie unterwegs in Echtzeit auf aktuelle Kundeninformationen zugreifen, können Sie jederzeit Fragen beantworten oder Verkaufs chancen verfolgen. Immer informiert: Management und Mitarbeiter können von jedem Ort aus Vertriebs- und Serviceberichte aufrufen und sind immer auf dem Laufenden. Schneller Start: Dank einfachster Installation und Inbetriebnahme können Sie und Ihre Mitarbeiter sofort durchstarten. Nutzen auch Sie Sage CRM als eine leicht zu bedienende, schnell einsetzbare und funktionsreiche Customer-Relationship- Management-Lösung zur Erhöhung Ihrer Produktivität und Umsatzsteigerung! Eike Köllner Testen Sie selbst! Die kostenlose Vollversion finden Sie unter im Bereich Apps & Extras. Voraussetzung für den Einsatz ist Sage CRM 6.2 (ab Patch D) beziehungsweise 7.0 jeweils in der Enterprise-Edition. 18 Sage KundenWelt 4/2010

19 Business Intelligence Produktinformation Business Intelligence bringt Licht ins Dunkel Neue Version 2.5 ab sofort verfügbar! ERP-Systeme produzieren fortwährend Daten, die alle Unternehmensprozesse bis ins kleinste Detail abbilden: ein Datenschatz, der seinen wahren Wert jedoch nur dann entfalten kann, wenn sich verborgene Zusammenhänge in den Daten erkennen und auswerten lassen. Um Licht ins Dunkel der Daten zu bringen, gibt es Analyse- und Reportingwerkzeuge, die in der Praxis unter dem Begriff Business Intelligence Systeme bekannt sind. Auch Sage bietet ein solches System: Sage Integrierte Business Intelligence arbeitet unabhängig von Ihrer ERP-Datenbank und stellt über bereits vordefinierte Auswertungsdateien (sog. Würfel) für die Warenwirtschaft und das Rechnungswesen für die Classic Line auch im Bereich Lohn & Gehalt viele Berichtsvorlagen zur Verfügung. Individuelle Analyseaufgaben können hinsichtlich Fragestellung, Form, Umfang und Darstellung durch benutzerdefinierte Berichte schnell beantwortet und als Excel Reports komfortabel präsentiert werden. In Sage Integrierte Business Intelligence arbeiten Sie mit über 350 betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die alle Geschäftsanalysen parallel zum Geschäftsbetrieb ermöglichen. Business Intelligence geht in die Tiefe Während z. B. Ihr ERP-Report Bilanz nur die Fragestellung Wie sieht meine Bilanz aus? beantwortet, geht Business Intelligence viel weiter. Wie setzen sich die einzelnen Bilanzpositionen zusammen?, Wann wurden diese Werte erfasst?, Und wie war das im Vorjahr?, Oder im Jahr davor? sind mit einem Mausklick beantwortet. Trendanalysen z. B. im Bereich Warenwirtschaft zeigen auf einfache Art und Weise Stärken und Schwächen im Ein- und Verkauf auch über mehrere Jahre. Die Ableitung für das unternehmerische Handeln ist mit Leichtigkeit möglich. Durch die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten von Business Intelligence wird das Ergebnis der Analysen optimal für die nächste Präsentation dargestellt. Individuelle Darstellung der Analyseergebnisse Neue Funktionalitäten in Version 2.5 Sage Integrierte Business Intelligence 2.5 wurde Ende September 2010 per Live- Update ausgeliefert. Highlights dieser Version sind die Windows-Terminal-Server- Unterstützung sowie der erweiterte Administrator. Dieser wurde komplett überarbeitet und bietet neben einer komfortableren Mandantenverwaltung auch eine erweiterte Rechteverwaltung. Benutzerrechte können nun auf die unterschiedlichen Würfeldateien vergeben werden, so dass Ihre Mitarbeiter nur die Daten analysieren können, die sie auch einsehen dürfen. Komfortable Mandanten- und Benutzerverwaltung Lassen Sie sich von diesem Auswertungsund Reporting-Werkzeug überzeugen, damit auch bei Ihnen keine Frage unbeantwortet bleibt! Roelof Meyer Fragen? Sollten Fragen zum Thema Business Intelligence oder unserem Auswertungswerkzeug bestehen, schreiben Sie uns eine an: Wir freuen uns, von Ihnen zu hören! Info Sage KundenWelt 4/

20 Rechtliches Elektronische Signatur Interessiert? Dann lesen Sie den Bericht über den Einsatz des Signaturdienstes bei der Distra Handelsgesellschaft mbh unter Anzeige Controlling für das ganze Unternehmen! Reports, Cubes, Scorecards, Events und Dashboards die HaPeC CPM Platform bietet Ihnen das volle BI-Spektrum. Ob Ad-hoc-Auswertungen oder komplexe Analysen, das systemübergreifende Data Warehouse macht die Auswertungen aller Bereiche möglich, branchenunabhängig und webbasiert. Direkt in die Office Line integrierbar ist es die perfekte Ergänzung für Ihr Sage Produkt! Maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen HaPeC GmbH HaPeC AG fon: Industriestraße 21 Löhrstraße 2 fax: St. Georgen Leipzig info@hapec.de der Papierrechnung gleichgestellt Was das für den Sage Signaturdienst bedeutet, erfahren Sie hier Der EU-Ministerrat hat im Juli 2010 beschlossen, die MwSt.-Richtlinie 2006/112/ EG zu ändern. Elektronisch, d. h. in der Regel per übermittelte Rechnungen müssen nicht mehr signiert werden, wenn die Authentizität des Absenders, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Sind diese drei Merkmale erfüllt, darf der Empfänger der Rechnung die darin enthaltene Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Die EU-Mitgliedsstaaten sind aufgefordert, diese Richtlinie bis in nationales Recht umzusetzen. Signatur schafft Rechtssicherheit Doch was heißt das für den Sage Signaturdienst, der für Office Line und Classic Line seit drei Jahren angeboten wird? Solange im deutschen Umsatzsteuergesetz der 14, Abs. 3 die heutige Fassung hat, ist die qualifizierte elektronische Signatur für per an ein Unternehmen verschickte Rechnungen weiterhin verpflichtend. Wird auf die Signatur verzichtet, spielt der Empfänger russisches Roulette bei einer kommenden Steuerprüfung. Die Signatur stellt die sicherste Variante dar, um eine umsatzsteuerrechtlich ordnungsgemäße elektronische Rechnung zu erzeugen. In einem Schreiben an Sage Software vom nimmt das Bundesministerium der Finanzen zur geänderten EU-Richtlinie Stellung. Darin heißt es, man strebe an, die im Rahmen des geltenden Unionsrechts bestehenden Spielräume zu nutzen, um eine substantielle Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zu erreichen. Ziel ist es, die elektronische Rechnung so weit als möglich der Papierrechnung gleichzustellen. Nun wurde bekannt, dass die Umsetzung bereits zum ins Auge gefasst ist. Was die Zukunft bringt Doch wie stellt man künftig die Authentizität des Absenders oder die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung sicher? Solange die nationalen Gesetze nicht geändert sind, kann man nur spekulieren. Eine Möglichkeit könnte die kommende D oder die seit Sommer 2010 angebotene epost sein. Heute sind beide Anbieter nicht für den Rechnungsversand zwischen Unternehmen zugelassen. Alternativ könnten Rechnungsersteller und -empfänger eine Verfahrensdokumentation erstellen, in der sie detailliert beschreiben und sich von einem Wirtschaftsprüfer bestätigen lassen, wie sie untereinander Rechnungen sicher elektronisch austauschen. Aber auch die heutige qualifizierte elektronische Signatur wird der Gesetzgeber als Verfahren weiterhin zulassen. Es wird also künftig verschiedene Möglichkeiten geben, wie man elektronisch Rechnungen übermitteln kann. Die Verfahren werden unterschiedlich hohe Anforderungen an die Unternehmen stellen. Der Sage Signaturdienst behält also auch künftig seine Daseinsberechtigung, weil er besonders einfach in die Unternehmensabläufe einzubinden ist und weil signierte Rechnungen für den Empfänger die größte Flexibilität bedeuten. Achim Hubert 20 Sage KundenWelt 4/2010