Anwalt digital. Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis Ergebnisse einer Untersuchung der Arbeitsgemeinschaft

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1 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis Ergebnisse einer Untersuchung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im DAV Bärbel Schnee-Gronauer, Schüttorf und Dr. Andreas R. J. Schnee-Gronauer, Osnabrück Die erste digitale Revolution haben Anwaltskanzleien längst hinter sich: Die elektrische Schreibmaschine ist passé und ohne Internet und kommt keine Anwältin und kein Anwalt mehr aus. Inzwischen geht es um viel mehr: Die Wahl der Kanzleisoftware prägt die Arbeitsabläufe einer Kanzlei. Kein Thema bestimmt den Kanzleialltag so sehr. Doch welche Programme gibt es auf dem Markt? Was können die Programme? Und was ist den Kanzleien wichtig? Die Autoren fassen die Ergebnisse einer von der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement im Deutschen Anwaltverein (DAV) vorgenommenen Erhebung von Merkmalen von Anwaltsprogrammen zusammen und stellen diese den Ergebnissen einer Umfrage unter Anwältinnen und Anwälten zur EDV-Nutzung in ihren Kanzleien gegenüber. Im Mittelpunkt stehen Komplettpakete für Anwalts- und Notarkanzleien. Aber auch Speziallösungen werden vorgestellt. Der Beitrag gibt damit einen Überblick zum Status-quo. Noch nicht erfasst ist, wie die Anbieter auf die im Sommer beschlossene Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bis 2022 reagieren werden (zum elektronischen Rechtsverkehr siehe Köbler, AnwBl 2013, 589 und Volk, AnwBl 2013, 593 sowie in diesem Heft den Report, AnwBl 2013, 806). A. Aufbau der Untersuchung Die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement befasst sich seit jeher auch mit dem Thema Kanzlei-EDV. Mit der vorliegenden Untersuchung sollten gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden: (1) den Entscheidern in den Kanzleien durch eine Zusammenstellung der Funktionen der verschiedenen Programme und des Feedbacks der Anwender eine erste Orientierung an die Hand geben, (2) den Herstellern (noch) mehr Informationen über die Wünsche und Erwartungen ihrer Zielgruppe liefern und last but not least (3) einen Blick werfen auf die Trends im Anwaltsmarkt und wie diese sich in der Kanzlei-EDV widerspiegeln. 1 Zunächst wurden bei den uns bekannten beziehungsweise recherchierten Anbietern von Kanzleiprogrammen anhand eines standardisierten Fragebogens spezifische Merkmale der jeweiligen Programme erhoben und weitere Informationen (beispielsweise zu den geplanten Entwicklungen) abgefragt. Insgesamt haben Hersteller von 44 Programmen entsprechende Informationen geliefert; davon handelte es sich bei 36 Programmen um Kanzleisoftware im hier relevanten Sinn. Die Angaben der Hersteller hat die Arbeitsgemeinschaft soweit es möglich war überprüft. Zu einzelnen uns bekannten Programmen haben die jeweiligen Hersteller leider trotz mehrfacher Bitten keine Angaben gemacht; diese konnten nicht berücksichtigt werden. Im Anschluss wurde in einer auch in der DAV-Depesche bekanntgemachten Befragung unter Anwältinnen und Anwälten mittels einer Online-Umfrage die Nutzung von Software in Kanzleien untersucht. Ein Schwerpunkt lag dabei unter anderem auf den Stärken und Schwächen der jeweils verwendeten Software sowie den Wünschen für künftige Entwicklungen, wobei auch hier offene und geschlossene Fragen miteinander kombiniert wurden. Insgesamt wurden Antworten in die Auswertung einbezogen. Vorsorglich soll darauf hingewiesen werden, dass wir absichtlich auf eine Erfassung der IP-Adressen der Teilnehmer und auf deren Authentifizierung verzichtet haben, Mehrfachantworten und Manipulationen können daher nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Dass das Thema heikel ist, ist uns bewusst. Die Angaben zu den Funktionen der Programme können stets nur Momentaufnahmen sein. Gleiches gilt für die Einschätzung der Anwender. Auch dass für die Hersteller eine möglichst positive Darstellung ihrer Produkte von erheblicher Bedeutung ist, ist uns bewusst. 2 B. Komplettpakete Anwalts- und Notariatssoftware Viele Kanzleien nutzen spezifische Anwalts- und gegebenenfalls Notariatssoftware. Dabei sind die Programme und deren Funktionen fast so vielfältig wie die Anforderungen der Kanzleien. I. Entwicklung und Markt Begonnen hat die Entwicklung von anwaltsspezifischer Software bereits Anfang der 1980er Jahre. Neben den etablierten Programmen gibt es auch eine ganze Reihe neuer Anwendungen; so sind in den vergangenen fünf Jahren sieben Programme neu auf den Markt gekommen ( Ategra Legal Suite, Canzeley, Haufe Advolux Kanzleisoftware, Juri Mart, STP Lexolution KMS, Mac Jur und Time Sensor Legal ). Eine Hochrechnung aus dem Jahr 2001 ist unter Zugrundelegung der von den Anbietern angegebenen Zahlen zu dem Ergebnis gelangt, dass noch nicht einmal 50 Prozent der Kanzleien anwaltsspezifische EDV einsetzen. 3 Hier scheint der Nutzungsgrad in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen zu haben. Zwar gibt es keine eindeutigen Angaben über die Anzahl der Kanzleien, aber unter Zugrundelegung einer Zahl von rund Kanzleien und den von den Herstellern genannten oder geschätzten Nutzerzahlen dürften in etwa 80 bis 90 Prozent der Kanzleien spezielle Anwaltssoftware im Einsatz sein. Dies wird auch durch die Ergebnisse der Rechtsanwaltsbefragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement bestätigt, in der rund 89 Prozent 1 Die relevanten Daten wurden zwischen November 2011 und März 2012 in mehreren Schritten erhoben. 2 Falls sich trotz sorgfältigster Prüfung und Zusammenstellung Fehler eingeschlichen haben, sind natürlich die Verfasser schuld, die sich aber gleichwohl über ein Feedback freuen. 3 Cosack, Ilona, Anwaltsspezifische EDV, in MHR, 7. Erg.-Lfg., März 2001, Rn AnwBl 11 / 2013 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer

2 der Befragten angaben, ein spezielles Anwaltsprogramm zu nutzen. Branchenkenner halten die mitgeteilten Nutzerzahlen jedoch teilweise für weit überhöht und haben sich gegenüber den Verfassern dahingehend geäußert, dass zwar etwa 70 Prozent der Anwaltskanzleien reif für eine spezialisierte Kanzleisoftware seien(!), die Marktabdeckung allerdings nur bei ca. 30 Prozent liege. Nach den von den Anbietern von Kanzleisoftware mitgeteilten Zahlen kommen im Gesamtdurchschnitt auf jede Kanzlei 5,44 Programm-Arbeitsplätze; Anwaltssoftware scheint dabei in Kanzleien aller Größen eingesetzt zu werden, verstärkt jedoch in mittelgroßen Kanzleien. Auch wenn diverse Vorbehalte hinsichtlich der von den Anbietern mitgeteilten Zahlen angebracht sind, zeigen diese in eine Richtung, die auch mit den Beobachtungen der Verfasser übereinstimmt: Es gibt nur relativ wenige Anbieter, die über einen nennenswerten Marktanteil verfügen und relativ viele Produkte, die nur in wenigen Kanzleien genutzt werden. Dieser Befund wird auch durch die Ergebnisse der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement bestätigt. In Abbildung 1 sind die jeweiligen Marktanteile der Anwaltsprogramme dargestellt, die nach unseren Berechnungen auf einen Marktanteil von mindestens einem Prozent kommen. Zur Ermittlung der jeweiligen Marktanteile wurde zunächst anhand der von den Anbietern mitgeteilten Zahl der Kanzleien in denen beziehungsweise anhand der Arbeitsplätze auf denen das jeweilige Programm genutzt wird, ein Mittelwert gebildet dies nivelliert die Unterschiede, die sich aus unterschiedlichen Zielgruppen im Hinblick auf die Anzahl der Arbeitsplätze je Kanzlei ergeben; problematisch war dabei, dass Anbieter teilweise keine oder unvollständige Angaben gemacht haben. Schließlich erfolgte die Ermittlung des hier zugrunde gelegten Marktanteils, indem die in der Umfrage der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement ermittelten Zahlen für die Verwendung der jeweiligen Software mit 2/3 und die auf der Grundlage der Angaben der Anbieter ermittelten Zahlen mit 1/3 gewichtet wurden. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass dieses Vorgehen systematisch diejenigen Programme mit einem geringerem Marktanteil ausweist, zu denen die Hersteller keine oder nur unvollständige Angaben gemacht haben diese sind in der Legende mit einem * gekennzeichnet. Abbildung 1 Auch wenn diese Marktanteile nur eine Momentaufnahme darstellen und auch keinesfalls den Anspruch auf letzte Genauigkeit erheben, zeigt sich, dass die Top-4 -Programme RA-Micro, ReNo Star, ReNo Flex, Datev Phantasy beziehungsweise Datev Anwalt classic pro nach den hier zugrunde gelegten Zahlen über 2/3 des relevanten Marktes repräsentieren (davon stammen ReNo Flex und ReNo Star vom gleichen Hersteller). Bei den Kanzleien ohne spezielle Branchensoftware dürfte es sich teils um Einzelanwälte oder kleinere Büros handeln, die entweder nicht mehr oder noch nicht in moderne EDV investiert haben oder aufgrund der Art ihrer Tätigkeit keine Komplettpakete benötigen. Zum anderen nutzen aber auch viele, vor allem internationale Großkanzleien, keine Standardsoftware, da diese die sehr speziellen Anforderungen dieses Kanzleityps oft nicht abbildet und daher der Weg der Erstellung von Individualsoftware oder der individuellen Anpassung von so genannten Enterprise-Ressource- Planning-Systemen (ERP) gewählt wurde. Diese Lücke versucht STP mit dem Produkt STP Lexolution KMS zu besetzen. Die Anbieter selbst scheinen ihre Software häufig für Universalwerkzeuge zu halten, denn verblüffend wenige Hersteller haben für ihre Programme eine spezielle Zielgruppe definiert, so beispielsweise Canzeley, Juri Mart, Kanzlei Plus, Lawgistic, Mac Jur und Mandant win ( kleine Kanzleien oder kleine und mittlere Anwaltskanzleien ), Advofact ( Kanzleien, die auf Stundenbasis abrechnen ), Peli FM ( Anwälte mit Schwerpunkt Forderungsmanagement ), STP Lexolution KMS ( wirtschafts-beratende Kanzleien ) und Altasoft RA ( wirtschaftlich orientierte Kanzleien, die Wert auf Transparenz, Controlling, Auswertungen, Projektplanung und ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement legen ). II. Technische Konzepte Bei der angebotenen Software handelt es sich ganz überwiegend um klassische datenbankbasierte Client-Server-Systeme, die auf Windows-Betriebssystemen laufen. Bislang nur vereinzelt auf dem Markt sind SaaS- (Software as a Service) oder ASP-(Application Service Providing) Modelle. Diese basieren darauf, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Komplettpaket gemietet wird. Für die Nutzung wird lediglich ein internetfähiger PC sowie die Internetanbindung an den externen IT-Dienstleister benötigt. Nur wenige Anbieter von klassischer Anwaltssoftware haben entsprechende Modelle im Angebot ( Advofact, Annotext, Collega Kanzlei Plus, Datev Anwalt classic pro, Juri Mart, Lawfirm, Lecare, Peli FM ). Bei mehreren Anbietern sind Angebote in Planung ( Advo-ware, Judas, Kanzleimanager, RA WIN 2000 ). Gleichwohl geben viele Anbieter an, dass mit ihren Produkten Akten und Dokumente ohne Einschränkungen über das Internet bearbeitet und gespeichert werden können. Gemeint ist damit aber in der Regel nicht eine volle Browserunterstützung (diese bieten derzeit nur Advofact, Altasoft RA, Annotext, Datev Anwalt classic pro, Juri Mart, Lawfirm, Lecare, Time Sensor Legal und Win Macs ), sondern in der Regel Zugriffe über Terminal-Server oder eigene Clients. Allerdings ist ein allgemeiner Trend hin zu webbasierten und mobilen Anwendungen zu erkennen. Diverse Hersteller arbeiten an browserbasierten Konzepten. Eine besondere Er- Aufsätze Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer AnwBl 11 /

3 wähnung verdient hier das derzeit in der Version verfügbare Programm Canzeley, das als Erweiterung für Open Office unter der freien Softwarelizenz GPL veröffentlicht ist. III. Typische Module Angesichts der Bedeutung spezieller Anwalts- und Notarprogramme werden die Funktionen und Anwendungsbereiche dieser Programme nachstehend detailliert dargestellt. Um die Wichtigkeit der entsprechenden Funktionalitäten für die Anwender zu ermitteln, konnten im Rahmen der Befragung bestimmte vorgegebene Funktionen auf einer Skala mit Schulnoten von 1 ( sehr wichtig ) bis 6 ( unwichtig ) bewertet werden; außerdem konnten in freien Feldern eigene Wunschfunktionen angegeben werden. Das Ergebnis ist in Abbildung 2 grafisch dargestellt. Auf der Abszissenachse ist die Kanzleigröße nach Anzahl der in den jeweiligen Kanzleien tätigen Rechtsanwälte gleich ob Abbildung 2 Partner oder angestellt abgetragen. Der Größenklasse der Kanzlei ist auf der Ordinatenachse die Wichtigkeit gegenübergestellt, die die Befragten aus den jeweiligen Kanzleien bestimmten Funktionen auf der Skala von sehr wichtig bis unwichtig zugewiesen haben. Dabei fällt auf, dass fast alle Funktionen mit steigender Kanzleigröße, bis zu einer Kanzleigröße von bis zu 10 Anwälten, als zunehmend wichtig eingeschätzt werden dies dürfte auf den deutlich steigenden Koordinations- und Steuerungsbedarf größerer Einheiten zurückzuführen sein. Insbesondere nimmt die Wichtigkeit von Abrechnung und Rechnungserstellung, Aufgaben- und Terminverwaltung und das Verwalten erstellter Dokumente bei Kanzleien über 5 Berufsträgern deutlich zu. Auffällig ist auch, dass in den Kanzleien mit mehr als 10 Berufsträgern fast alle Funktionen für weniger wichtig gehalten werden als in der Gruppe der Kanzleien von 6 bis 10 Anwälten; die Wichtigkeit des Projektmanagements aber plötzlich deutlich höher eingeschätzt wird. Dies lässt sich außer auf statistische Effekte insbesondere darauf zurückführen, dass für diese Kanzleien die Arbeit an gemeinsamen Projekten wichtiger ist als forensische Tätigkeit und diese Funktionalität daher wichtiger wird. Das Geschäftsmodell dieser Kanzleien wird häufig durch Standardkanzleisoftware nicht adäquat abgebildet. 1. Akten- und Adressverwaltung Anwaltliches Arbeiten kreist um die Akte in der die Unterlagen zu einem Mandat also einem individuellen Auftrag verwaltet werden. Weitgehend Standard bei den meisten Programmen ist im Bereich der Aktenanlage, dass Haupt- und Nebenakten verwaltet werden können (sogenannte Aktenhierarchien ). Viele Programme greifen auch auf ein Gerichtsverzeichnis zu und ordnen bei Anlage einer Akte anhand der eingegebenen Daten automatisch das richtige Gericht zu. Bei einer Reihe von Programmen werden die Daten von Gerichten, Behörden etc. (sogenannten Institutionen ) auch automatisch aktualisiert. Auch die Verwaltung von einer oder auch mehreren Adressen der jeweils an der Akte Beteiligten in einer zentralen Datenbank ist für die Programme Standard. Meistens verfügen die Programme auch über standardisierte Auswertungen die zeigen, welche Akten mit welchen Beteiligten verknüpft sind und umgekehrt. Die Darstellung von nicht-formalen Beziehungen zwischen den Beteiligten beispielsweise von Konzernstrukturen ist nur bei wenigen Programmen möglich. Standardmäßig lässt sich zwar nachvollziehen, wer eine Adresse eingegeben und geändert hat, die Vergabe von speziellen Benutzerberechtigungen für einzelne Adressdaten ist hingegen nur bei einigen Programmen möglich. Auch eine Suche nach ähnlichen Begriffen ( unscharfe Suche ) unterstützen die meisten Programme; ein Rückgriff auf externe Datenbanken im Rahmen der Kollisionsprüfung steht jedoch nur selten zur Verfügung. Eine Schwachstelle der Programme sind die Schnittstellen zu anderen Programmen; eine (unidirektionale) Schnittstelle zu Outlook ist noch häufiger zu finden; zu anderen Programmen allerdings selten. Für die Anwender sind Akten und Adressverwaltung die wichtigsten Funktionen von Kanzleisoftware. In der durchgeführten Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement erreichte die Adressverwaltung auf einer Skala von 1 bis 6 über alle Kanzleien einen Wert von 1,26 und die Aktenverwaltung einen Wert von 1, Dokumentenerstellung und -verwaltung Anwälte produzieren Texte. Die Unterstützung bei der Texterstellung ist daher ein zentraler Bestandteil aller Kanzleiprogramme. Ein beträchtlicher Teil der Programme verfügt was teilweise historisch zu erklären ist über eine eigene Textverarbeitung. Standard ist aber auch, dass externe Textverarbeitungsprogramme unterstützt werden, allen voran Microsoft Office, deutlich seltener Open Office. Die allerdings noch recht neue Internet -Version von Microsoft (Office 365) wird bislang nur von drei Programmen direkt unterstützt. 4 Standard ist, dass bei der Erstellung von Dokumenten die Adressdaten aus der zentralen Datenbank übernommen werden können. Auch Inhalte (Textbausteine, Musterschreiben, Klauseln etc.) können in der Regel entsprechend den Funktionen der Textverarbeitungsprogramme getrennt von Dokumentvorlagen verwaltet und gepflegt werden ein echtes Klauselmanagement ist jedoch nur selten zu finden. Auch differenziertere Funktionen, beispielsweise zur Verwaltung von Anlagen zu Schriftsätzen, sind eher selten. 4 Die Nutzung dieses Angebots und ähnlicher Angebote ist wegen der Verpflichtung US-amerikanischer Anbieter, Daten an die Ermittlungsbehörden herauszugeben, datenschutzrechtlich jedoch ohnehin zumindest bedenklich siehe dazu die DAV- Stellungnahme Nr. 43/2011 (abrufbar unter und den Schwerpunkt im Aufsatzteil des Juni-Hefts AnwBl 11 / 2013 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer

4 Fast alle Programme verfügen über ein eingebautes System zur Verwaltung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten; daneben unterstützen viele Systeme auch externe Dokumentenmanagementsysteme. Allerdings scheinen die Möglichkeiten derartiger Systeme noch nicht voll ausgeschöpft zu werden. So unterstützen die wenigsten Systeme eine automatische Versionierung der Dokumente, in der (außer im Änderungsmodus der Textverarbeitung) die jeweiligen Änderungen und deren Urheber dargestellt und verschiedene Versionen miteinander verglichen werden können. Auch eine Workflow-Unterstützung ist selten. Zwar unterstützt eine ganze Reihe von Programmen das Zusammenfassen von Standardarbeitsabläufen zu Komplettabwicklungen, hingegen ermöglichen nur wenige Programme die Definition von ad-hoc-workflows. Die kanzleiübergreifende Zuweisung von Aufgaben (beispielsweise an zuarbeitende externe Rechtsanwälte oder Legal Process Outsourcing-Dienstleister) unterstützt mit Annotext nur eines der klassischen Kanzleisysteme sowie das auf Forderungsmanagement zugeschnittene Peli FM. Auch die Bereitstellung von Dokumenten in einer Webakte ist noch nicht Standard. Viele Anbieter geben jedoch an, eine entsprechende Funktion zumindest in Planung zu haben. Soweit die Programme externe Anbieter unterstützen, handelt es sich hierbei meist um die Lösung von E-Consult. Dies entspricht im Wesentlichen auch der Bedeutung, die die Anwender den jeweiligen Funktionen beimessen. Die Verwaltung erstellter Dokumente halten diese für elementar: in der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement erreichte diese Funktion einen Wert von 1,45 auf der Wichtigkeitsskala wichtiger war den Befragten nur die Akten- und Adressverwaltung sowie die Abrechnung. Auch Funktionen zum Organisieren von Vorlagen und Mustern waren den Befragten mit einem Wert von 1,98 ziemlich wichtig. Das Verwalten erhaltener Dokumente (Posteingang) erreicht dagegen nur einen Wert von 2,56, die Möglichkeit einer Webakte sogar nur 3,54 und landete damit auf dem vorletzten Rang. 3. Fristen- und Wiedervorlagenverwaltung Zentrale Berufspflicht des Rechtsanwalts in Mandaten ist das Überwachen von Fristen. Dem entsprechend stellen Fristen und die Verwaltung von Wiedervorlagen eine zentrale Funktion von Kanzleisoftware dar. Die meisten Programme können sowohl in einer Akte Fristen und Wiedervorlagen für mehrere Bearbeiter als auch für einen Bearbeiter mehrere zeitlich nacheinander liegende Fristen und Wiedervorlagen verwalten. Auch die Eingabe eines Freitextes zu den einzelnen Fristen und Wiedervorlagen dürfte Standard sein. Die meisten Programme beherrschen bei der Fristenverwaltung sowohl das 2- als auch das 4-Augen-Prinzip. Kontrollfunktionen für nicht erledigte Fristen und Wiedervorlagen und die Ausgabe von Fristen und Wiedervorlagen für einzelne Bearbeiter und die Gesamtkanzlei sind ebenfalls mittlerweile Standard; die zusätzliche Differenzierung nach Abteilungen hingegen entsprechend der typischen Kanzleistruktur (noch) nicht. Zusätzlich unterstützen viele Programme auch das Verwalten von individuellen Aufgaben der Nutzer und verfügen über Werkzeuge um einen Überblick hierüber zu behalten. Nicht zufriedenstellend ist aber auch hier die Synchronisation von Terminen und/oder Aufgaben mit anderen Systemen gelöst. Viele Programme unterstützen die (einseitige) Synchronisation von Terminen mit Outlook andere Systeme werden hingegen kaum unterstützt (allerdings ist teilweise der Export ins ical -Format möglich) Die große Bedeutung von Fristen und Wiedervorlagen in der beruflichen Praxis spiegelt sich nur teilweise in der Bedeutung wider, die die entsprechenden Funktionen der Kanzleisoftware für die Anwender haben. In der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement erreichte die Fristenverwaltung einen Wert von 1,73 und die Aufgabenund Terminverwaltung einen Wert von 1,88. Dies dürfte zum großen Teil darauf zurückzuführen sein, dass die manuelle Verwaltung mit Fristenkalendern und Fristenbüchern nach wie vor auch aufgrund der strengen BGH-Rechtsprechung sehr verbreitet ist und viele Anwälte der (ausschließlich) elektronischen Führung des Fristenkalenders nicht trauen. 4. Zeiterfassung und Abrechnung Das Erstellen von Honorarrechnungen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz beherrschen so gut wie alle Programme, ebenso die Erfassung von Zeiten zu den jeweiligen Akten und die Auswertung der erfassten Zeiten je Bearbeiter. Die meisten Programme unterstützen auch die Verwaltung von Standard-Stundensätzen. Eine differenziertere Verwaltung von Stundensätzen zum Beispiel für einzelne Bearbeiter und/oder einzelne Akten ist hingegen seltener möglich, was diese Programme für wirtschaftsberatende Kanzleien weitgehend untauglich macht. Über Werkzeuge, die automatisch einen maximalen durchschnittlichen Stundensatz (sogenannte blended rate ) berücksichtigten oder die warnen, wenn in einer Akte ein zuvor eingegebenes Honorarvolumen erreicht ist, verfügen bisher überraschenderweise nur relativ wenige Programme. Detaillierte Möglichkeiten der betriebswirtschaftlichen Auswertung sind selten. Nur wenige Programme können anhand der erfassten Zeiten im Rahmen einer Nachkalkulation standardmäßig Deckungsbeiträge errechnen oder auch bei Abrechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz oder nach Pauschalen die tatsächlich realisierten Stundensätze ausgeben; auch die Möglichkeit der Darstellung des Verhältnisses von abgerechneten zu nicht abgerechneten Zeiten ist eher selten. Insgesamt lassen sich bei den meisten Programmen wesentliche Kenngrößen zur betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei nicht ermitteln, was angesichts der zunehmenden Bedeutung von betriebswirtschaftlicher Kanzleiführung, gerade mit Hinblick auf den Erlösdruck von Kanzleien, überrascht. Auch hinsichtlich der internen Honorarverteilung beispielsweise für Zwecke der Gewinnverteilung bieten nur wenige Programme Unterstützung, indem sie das Honorar nach festen Prozentsätzen, nach Zeit oder sonstigen Kriterien auf die beteiligten Anwälte verteilen. Die Unterstützung bei der Abrechnung/Rechnungsstellung ist auch eine der Funktionen, die Anwälte von ihrer Kanzleisoftware erwarten: in der Befragung landete diese Funktion mit einem Wert von 1,37 nach Adressen und Aktenverwaltung auf Platz drei. Überraschend ist in diesem Zusammenhang, dass die Zeiterfassung mit einem Wert von 2,77 auf den hinteren Plätzen der Wichtigkeitsskala landete dies kann als Beleg dafür gewertet werden, dass noch längst nicht alle Kanzleien Zeithonorare abrechnen. Für verglichen mit anderen Funktionen weniger wichtig wurde auch die Unterstützung bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen gehalten hier lag der Mittelwert lediglich bei 2,43. Aufsätze Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer AnwBl 11 /

5 5. Schnittstellen & sonstige Funktionen Die meisten Programme verfügen über eine integrierte (Mandanten-) Buchhaltung, in die auch die erstellten Rechnungen als Offene Posten übernommen werden können. Viele Programme unterstützen auch die Durchführung automatisierter Mahnläufe sowie die Verwaltung von Mandaten und Akten, die nicht gemahnt werden sollen. Diese Funktion wird auch von den Anwendern für wichtig gehalten. In einer offenen Frage nach sonstigen wichtigen Funktionen der Kanzleisoftware in der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement gehörten die Akten- und Finanzbuchhaltung einschließlich Forderungs- und Mandantenkonto zu den am meisten genannten. Vereinzelt wurden auch Funktionen wie ein Mahnwesen und eine Lohnbuchhaltung für wichtig gehalten. Auch differenzierte Controllingwerkzeuge werden für wichtig gehalten, ebenso Auswertungen für die Gewinnverteilung der Partner. Ganz oben auf der Liste der für wichtig gehaltenen sonstigen Funktionen standen hier neben den oben bereits genannten die Unterstützung bei Zwangsvollstreckung und Inkasso, einschließlich Datenübernahme für Mengeninkasso, Zinsberechnung, Zwangsvollstreckungen und Mahnverfahren; also klassische anwaltliche Tätigkeiten im Bereich der Durchsetzung von Forderungen. Die Antworten auf die offenen Fragen nach sonstigen wichtigen Funktionen legen nahe, dass das in vielen Kanzleiprogrammen integrierte Dokumentenmanagement für unbefriedigend gehalten wird. Neben der bereits explizit abgefragten Verwaltung erstellter und eingehender Dokumente werden hier umfassendere Funktionen gewünscht, so die Verwaltung aller zur Akte gehörenden Dateien: AB-Nachrichten, Fotos, Videos, gescannte Unterlagen,... oder die Integration von s, Faxen, alle Arten von elektronischen Dateien. Ebenso Workflow-Funktionalitäten ( Verfügen der Eingangspost, Automatisierung von Prozessen und Abläufen ) und die Möglichkeit der Übertragung der Akte auf I-Pad oder Laptop. Anwaltsprogramme verstehen sich als zentrale Datenbasis, ein Export in Standardformate ist nur selten möglich: auch der Zugriff auf die verwendeten Daten ist meistens eingeschränkt. Allerdings haben sich die Programme teilweise geöffnet um bestimmte Anwendungen zu unterstützen. Während die drebis-schnittstelle zu den Rechtsschutzversicherern sowie der elektronische Rechtsverkehr (EGVP) häufiger unterstützt werden, sind elektronische EMA-Anfragen und Zahlungsverkehr via HBCI oder FinS seltener in die Programme integriert. Gleichwohl wurden in der Umfrage der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement ein integriertes Banking-Modul und eine Schnittstelle zu Elster relativ häufig als wichtige Funktionen genannt. Weitere, in klassischen Unternehmen häufig anzutreffende Funktionen, sind in Kanzleiprogrammen selten integriert. Werkzeuge zur Unterstützung eines Qualitätsmanagementsystems, des Wissensmanagements (außerhalb des Dokumenten-Management-Systems, DMS), des Projektmanagements und der Relationstechnik sind nur vereinzelt zu finden. Dies entspricht allerdings nur teilweise den Bedürfnissen der Anwender. Vor allem Funktionen die im weitesten Sinne dem Bereich des Wissensmanagements zuzurechnen sind, standen in der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement auf der Wunschliste; beispielsweise die Strukturierung von Sachverhalt und Daten, die Verwaltung von aktenbezogenen und aktenunabhängigen Notizen und Informationen, das Finden von Vorgängen, bei welchen das für den aktuellen Vorgang erforderliche Wissen schon mal eine Rolle gespielt hat, die Dokumentation von Fällen als Fallsammlung. Vor allem aber die Verwaltung selbst erstellter Textmuster, Textvorlagen und Textbausteine. Häufig wurde auch der Wunsch nach Tools und Tabellen für diverse Berechnungen beispielsweise der Blutalkoholkonzentrationen, des Unterhalts im Familienrecht oder Prozesskostenrisiken geäußert. Auch die Unterstützung bei der Zeit- und Aufgabenplanung wird für wichtig gehalten, so die Möglichkeit, Zeiten nach Verfügbarkeiten zu planen und die Selbstorganisation. Die Unterstützung der Projektplanung landete hingegen innerhalb der in Form von geschlossenen Fragen vorgegebenen Antworten mit einem Wert von 3,73 auf dem letzten Platz. Schließlich wurden auch Funktionen zur Mandantenbindung und allem was dazu gehört nachgefragt, vor allem eine Akquisedatenbank. IV. Zusammenfassung zum Status quo Die meisten Programme im Bereich Kanzleisoftware orientieren sich nach wie vor an dem Bild einer forensisch tätigen Allgemeinkanzlei mit Abrechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und einer überschaubaren Anzahl von Berufsträgern. Damit entsprechen sie auch den Wünschen der hier befragten Anwälte, was als Hinweis dafür gewertet werden kann, dass noch nicht alle Kanzleien nach betriebswirtschaftlichen Kriterien geführt werden oder diese Kanzleien Lösungen außerhalb der Kanzleiprogramme nutzen. Der Schwerpunkt liegt dementsprechend auf der Verwaltung von Akten und Adressen, dem Erstellen von Dokumenten und der Abrechnung nebst Führung des Mandantenkontos. Funktionen, die den Blick eher auf die prozessorientierte Leistungserstellung, die Organisation der Arbeitsabläufe oder gar die Arbeit über Kanzleigrenzen hinaus richten, sind hingegen selten. Damit werden die Programme den in der Befragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement geäußerten Erwartungen vieler Anwender gerecht. Allerdings scheinen die Anwender nur mäßig mit der von ihnen verwendeten Software zufrieden zu sein. Auf einer Skala mit Schulnoten von 1 ( sehr zufrieden ) bis 6 ( unzufrieden ) wurde über (alle Programme und Kanzleien hinweg) der Funktionsumfang der jeweiligen Programme mit 1,96 am besten bewertet. Auch an der Bedienung der Programme hatten die Befragten nicht allzu viel auszusetzen (2,23) ob die Büroangestellten dies ebenso eingeschätzt hätten, sei dahingestellt. Mit dem Service (2,40) und dem Preis-/ Leistungsverhältnis (2,45) waren die Befragten weniger zufrieden; die Dokumentation der Programme wies das größte Manko auf (2,61). Dabei gibt es zwischen den einzelnen Programmen erhebliche Unterschiede in der Zufriedenheit der Anwender. Die Kommentare reichen dabei von intuitiv verwendbar, keine besondere Einarbeitung nötig; läuft sehr stabil über unverhältnismäßig hohe Programmpflegegebühren, verschwenderisch mit Ressourcen, Stabilität lässt zu wünschen übrig, Aktualisierungen verursachen oft Fehler, [...] Anbieter verwendet zu viele Anstrengungen auf Programmierung modischer Erweiterungen in Randbereichen und erhöht mit dieser Begründung Programmpflegeentgelte über schlechtes Preis-/Leistungsverhältnis, schlechte Erreichbar- 780 AnwBl 11 / 2013 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer

6 keit eines kompetenten Service, sehr hohe Anschaffungsund Unterhaltungskosten, man wird zwischen den lokalen Betreuern und der Zentralverwaltung hin- und her verschoben, ohne dass es zu kompetenten Problemlösungen kommt und für den Service muss man trotz monatlicher Programmpflegekosten sogar noch extra bezahlen bis zu kaum Komfort, miserable nicht intuitive und komplizierte Menüführung, Fehler insbesondere bei Finanzbuchhaltung und Controlling. Teilweise dürften die Bewertungen der Nutzer auch darauf zurückzuführen sein, dass diese für ihre Kanzlei das falsche Programm ausgewählt haben. 5 V. Künftige Entwicklungen Interessant ist ein Blick auf die von den Herstellern geplanten Entwicklungen. Teilweise hatten die Hersteller eher technische Aspekte auf ihrer Agenda, wie die Umstellung auf Visual Studio 2010 ( a-jur ), das Hinzufügen von Schnittstellen für den automatischen Import oder die Anlage von Vorgängen ( Lecare ) zu anderen Programmen ( Annotext ) oder zum zentralen Testamentregister ( NoRA Advanced ). Auch die Erweiterung um bei anderen Programmen teilweise bereits vorhandene Funktionen, wie die Abrechnungen nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz ( Canzeley ) oder die Einbindung der Stammdaten von Gerichten, Gemeinden, Versicherungen und anderen Behörden ( Collega Kanzlei- Plus ) stehen bei manchen Programmen auf der To-Do-Liste. Ebenso die Integration von Funktionen, welche die Anforderungen im Notariat unterstützen (geplant von a-jur, Brandt-Software, Judas, Kanzleimanager, LAS 5, Lecare ) dies scheint ein üblicher Evolutionsprozess der Anwaltsprogramme zu sein. Altasoft RA arbeitete am Ausbau des CRM Systems zur besseren Planung von Akquisetätigkeiten. Teilweise gehen die Entwicklungen auch in Richtung einer Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Steuerung der Kanzlei. So arbeitet am STP Lexolution KMS am Controlling-Dashboard und Advolux an akten-, mandanten-, bearbeiter- und referatsbezogenen Umsatzauswertungen. Selten sind weitere Funktionen zur Steuerung der Kanzlei in Planung, wie Mehrwährungsfähigkeit, Customer Relationship Management und Personalverwaltung/Recruiting (alle STP Lexolution KMS ) hier zeigt sich allerdings deutlich, dass Zielgruppe des Produktes größere wirtschaftsberatende Kanzleien sind. Die geplanten Entwicklungen spiegeln auch die Änderung des Abrechnungsverhaltens wider. Bei acht Programmen ist eine Möglichkeit in Planung, einen maximalen durchschnittlichen Stundensatz festzulegen und automatisch bei der Abrechnung zu berücksichtigen (weitere acht haben dies bereits umgesetzt); bei neun Programmen ist eine Funktion in Arbeit, die warnt, wenn in Akten Zeiten erfasst sind, die Akten aber über einen bestimmten Zeitraum nicht abgerechnet wurden. Auffällig ist, dass die meisten Hersteller von einer Änderung der Arbeitsprozesse in den Anwaltskanzleien auszugehen scheinen. Elf Hersteller planen, die Benutzerführung so zu gestalten, dass die Bedienung aller Funktionen über Tablet-PCs/ I-Pad etc. möglich ist (bei elf anderen bereits umgesetzt). Generell ist die Unterstützung mobiler Geräte ein Thema. Die We Org! GmbH ein mit RA-Micro verbundenes Unternehmen hat hier schon diverse mobile Anwendungen angekündigt und teilweise auch eingeführt. 6 Für die Ategra Legal Suite ist geplant, das Adressbuch auf verschiedenen Smartphones verfügbar zu machen, LAS 5 arbeitet an der Zeiterfassung per Web/Mobil, Advo-ware plant eine umfangreiche Smartphoneanbindung und die Rummel AG ( Win Macs ) eigene Apps. Auch für browserbasierte Lösungen scheint trotz aller datenschutzrechtlichen Bedenken die Zeit gekommen zu sein. Während Lecare bereits seit geraumer Zeit eine browserbasierte Lösung anbietet und die Datev eg dies in die neue Version von Anwalt classic pro integriert hat, ist mit Advofact ein ausschließlich browserbasiertes Programm nun bereits in Version 3.x auf dem Markt. Mit JuriMart ist ein weiterer Anbieter dazugekommen. Das Programm wurde jetzt in seiner Grundversion als Cloudlösung fertiggestellt. Module für das Dokumentenmanagement, die Schriftsatzverwaltung etc. sollen folgen. Auch Advo-ware plant eine Browserversion. In Telefonaten mit diversen Herstellern haben diese mehrheitlich geäußert, dass erkennbar sei, dass das Interesse an browserbasierten Lösungen auf Seiten der Anwälte steige und zugleich die Vorbehalte abgebaut würden. 7 Die meisten Hersteller seien daher an dem Thema dran. In diese Richtung geht auch das von Annotext verfolgte Konzept der Integration der Software in das Internetportal Jurion, das ein digitales Arbeitsumfeld mit allen relevanten juristischen Inhalten von Nutzern, Autoren und Verlagen verbinden soll. Der Hersteller bewirbt Jurion als Rechtsportal der neuen Generation. Für informationssuchende Anwälte sei es ein produktives Arbeitsumfeld für das Arbeiten mit Inhalten, ein effizientes und intuitives Recherchewerkzeug, eine E-Buchhandlung zur Erweiterung ihrer Rechtsbibliothek direkt aus dem Workflow und ein schnittstellenfreier Bestandteil [der] Arbeitsprozesse. Ob die Versprechen gehalten werden, muss jeder für sich beurteilen. Mit ihren Planungen dürften die Hersteller insgesamt die Wünsche der Nutzer treffen. In der Umfrage der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement zeigte sich, dass die Unterstützung mobilen Arbeitens und die Möglichkeit des Zugriffs für den Anwalt oder die Mandanten von außerhalb der Kanzlei allgemein für wichtig gehalten werden. Genannt wurden Cloud-Synchronisation, brauchbare zuverlässige mobile Apps, Remotefähigkeit oder Zugriff von außen. Auch die Synchronisation mit mobilen Geräten (Smartphone, I-Pad etc.) oder schlicht der Zugang zu allen Daten per Web. VI. Online-Datenbank Eine nach verschiedenen Kriterien selektierbare Übersicht über die Funktionen der Programme hat die Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement unter online gestellt. Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft können zudem die Kommentare der Teilnehmer der Umfrage zu den Stärken und Schwächen der einzelnen Programme sowie das Ranking der jeweiligen Programme im Vergleich zum Gesamtdurchschnitt einsehen. 5 Auf eine differenzierte Darstellung soll an dieser Stelle verzichtet und auf das differenzierte Feedback der Nutzer unter verwiesen werden Ob dies nach den jüngsten Prism/Tempora/Skandalen so bleibt, bleibt abzuwarten. Aufsätze Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer AnwBl 11 /

7 C. Speziallösungen Bedingt durch die Tatsache, dass sich in Deutschland recht früh Komplettpakete für die Unterstützung der in Anwaltskanzleien typischen Arbeitsprozesse entwickelt haben (siehe Kapitel A), gibt es verglichen mit anderen Ländern nur wenige, speziell auf Rechtsanwälte ausgerichtete Programme, die nur Teilbereiche des Workflows abdecken. Im Folgenden werden häufig verwendete Werkzeuge kurz dargestellt. I. Dokumentenmanagementsysteme In fast allen Kanzleiprogrammen ist ein zumindest rudimentäres Dokumentenmanagementsystem integriert oder in der Planung. Sofern nicht die in die jeweiligen Anwaltsprogramme integrieren Dokumentenmanagementsysteme genutzt werden, dürften jedenfalls spezielle Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-Systeme eher in größeren Kanzleien zum Einsatz kommen, nicht aber bei der Masse der Anwaltskanzleien. Dateien werden dort oft in einer hierarchischen Ordnung nach Akten auf dem Datei-System gespeichert und erhalten je nach Anwender mehr oder weniger sinnvolle Namen; einheitliche Standards können dabei oft nicht durchgesetzt werden. 8 Relativ häufig werden wie die Umfrage der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement gezeigt hat auch Scan- und Texterkennungs-Lösungen (OCR) eingesetzt und dabei in der Regel die mitgelieferten Programme genutzt (zum Beispiel Lexmark Qlink 9 ). Einige der Befragten haben auch angegeben, PaperPort zu nutzen. 10 Dieses von Nuance Communications International BVBA vertriebene Programm bietet erweiterte Möglichkeiten, eingescannte Dokumente zu verwalten, zu durchsuchen und zu bearbeiten. Ausgefeiltere Dokumentenmanagementsysteme sind hingegen auch in großen Kanzleien noch nicht flächendeckend im Einsatz. Im Rahmen einer im Herbst 2010 von der Beratungsgesellschaft Rösch & Associates 11 durchgeführten Befragung der im Juve-Handbuch 2009/2010 gelisteten Top-50-Wirtschaftskanzleien in Deutschland zeigte sich, dass von diesen Kanzleien, die sämtlich immerhin mehr als 40 Rechtsanwälte beschäftigen, 11 Kanzleien kein Dokumentenmanagementsystem nutzen. Allerdings hatten davon fast alle Kanzleien angegeben, entweder bereits ein Einführungsprojekt gestartet zu haben oder in Kürze eines initiieren zu wollen. 12 Für die befragten Großkanzleien ergab sich hinsichtlich der Verteilung der eingesetzten Produkte und Hersteller, bezogen auf die Anzahl der in Deutschland tätigen Berufsträger, folgendes Bild: WorkSite von Autonomy 13 dominiert mit einem Marktanteil von über 60 Prozent. E-Docsdm von Open Text 14 folgt mit deutlichem Abstand und einem Marktanteil von 22 Prozent. Die in Datev integrierte DMS- Lösung 15 kommt gerade noch auf 7 Prozent. Die verbleibenden 10 Prozent verteilen sich auf in Kanzleisoftware integrierte Systeme. Aufschlussreich, wenngleich letztlich nicht überraschend, ist, dass die Zufriedenheit mit den Programmen mit dem Maß der Integration in die Kanzleisoftware wächst dem entsprechend führt Datev DMS hier das Ranking mit der Note 1,5 an, dicht gefolgt von Autonomy mit 2,3. Für andere Kanzleigrößen liegen keine belastbaren Zahlen zu Marktanteilen der Hersteller vor. Aus dem Markt ist bekannt, dass in einigen mittleren Kanzleien auch Lösungen mit Microsoft SharePoint in Verwendung sind oder entwickelt werden (innerhalb der Juve-Top-50-Gruppe wird SharePoint für Dokumenten-Management hingegen bislang von nur einer Kanzlei eingesetzt). Auch bei der Umfrage der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement gab keine der befragten Kanzleien an, SharePoint im Einsatz zu haben. Seit einiger Zeit sind hier Add-On Lösungen von Microsoft-Partnern verfügbar. Beispielsweise hat das Unternehmen Epona ein DMS auf Basis SharePoint 2010 mit dem Namen DMS4Legal 16 auf den Markt gebracht. Nach Auffassung von David Schmoldt, der sich für die Zeitschrift Computerwoche mit diesem Thema beschäftigt hat, ist die Möglichkeit, SharePoint als Cloud- beziehungsweise Software Service-as-a-Service-Lösung (SaaS) zu betreiben ein Vorteil, der jedoch eher von kleineren Kanzleien aufgegriffen werden wird, die zunehmend die Komplexität und den hohen Betreuungsaufwand einer eigenen IT scheuen. 17 Unabhängig vom Dokumentenmanagement und einer eventuellen Versionierung erstellter Dokumente werden in größeren Kanzleien, die Dokumente in Teams und/oder über Kanzleigrenzen hinweg bearbeiten, regelmäßig Systeme wie Workshare Compare (früher Delta View ) genutzt, mit denen Änderungen in Dokumenten unabhängig von der Funktion Änderungen hervorheben in Textverarbeitungsprogrammen erkannt und markiert werden können. 18 II. Kontaktmanagement Teilweise sind Funktionen, die ein Kundenbeziehungsmanagement ermöglichen sollen, in Anwaltsprogramme integriert dies liegt nahe, da hier ohnehin die Adressdaten von Mandanten und Gegnern sowie die jeweiligen Business-Cases verwaltet werden. Allerdings sind diese Programme in der Regel nicht auf ein ausdifferenziertes Kontaktmanagement ausgerichtet. Im angelsächsischen Raum gibt es eine ganze Reihe von Softwareprodukten, die speziell auf Anwaltskanzleien abzielen, 19 allerdings nur teilweise in Deutschland vertrieben werden. Spezielle Lösungen für Anwaltskanzleien werden in Deutschland nur vereinzelt angeboten. Beispiels- 8 Typischerweise fehlen Berechtigungen für Dateien, was vor allem in größeren Kanzleien problematisch ist, weil Fälle der unzulässigen Ausnutzung von Insiderwissen, vor allem bei Börsen- oder Banktransaktionen, oder auch Interessenkollisionen so nicht ausgeschlossen werden können. Hier sind Chinese Walls erforderlich, also Beschränkungen der Zugriffsrechte. 9 Dieses Programm wird von Lexmark mittlerweile nicht mehr ausgeliefert Siehe Mit Wenig zufrieden, Juve 2/2011, S. 40 f.; Schmoldt, David, ECM in der Legal- Industry Enterprise Content Management ist Anwalts Liebling, 13 Vertrieb in Deutschland vor allem über dabei handelt es sich um eine angepasste Lösung der Saperion AG, Beispielsweise CRM 4 Legal (www.clientprofiles.com) in Deutschland vertrieben von CRM Partners AG, Lexis Nexis Interaction (www.interaction.com/interaction/ legal/), empower CRM (www.ienterprises.com/legal-law-firm-crm) aber auch LegalTrack (www.casemanagesoftware.com). 782 AnwBl 11 / 2013 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer

8 weise bietet Vertec ein System zur Verwaltung von Mandantenbeziehungen (CRM) für Anwälte an. 20 Meist wird wenn entsprechende Lösungen überhaupt im Einsatz sind auf Standardlösungen für das Kontaktmanagement zurückgegriffen, wie beispielsweise der Cobra Computer s Brainware GmbH 21 oder Daylite. 22 III. Diktatsoftware und Spracherkennung Eine weitgehend von der Kanzleisoftware unabhängige Anwendung stellen digitale Diktiersysteme dar. Etwas über 60 Prozent der von der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement befragten Kanzleien gaben an, ein digitales Diktiersystem zu nutzen. Die entsprechende Software zum Verteilen und Abhören der Diktate wird mittlerweile in der Regel von den Herstellern der Diktiergeräte Grundig, Olympus, Philips und andere mitgeliefert. Die Jurasoft AG, Konzernmutter der RA-Micro GmbH, hat in den Anfangstagen des digitalen Diktierens mit Dicta Net speziell für Rechtsanwälte und Kanzleien ein herstellerunabhängiges Diktatsystem entwickelt, welches beispielsweise auch von Grundig vertrieben wurde und am Markt sehr verbreitet ist. 23 Mittlerweile hat Grundig mit Digta Soft eine eigene Software entwickelt. Vergleichbar ist das vom Hersteller des Programms RA WIN 2000 vertriebene Dictastar. 24 Annotext bietet mit der Software Dicta Plus ein Netzwerk-gestütztes System für digitales Diktat und Spracherkennung. 25 Daneben gibt es auch Lösungen für mobiles Diktieren mit Blackberrys und Smartphones und den Versand der Diktate in die Kanzlei. 26 Neben der eigentlichen Diktat-Software, die in der Regel aus dem Recorder für den Anwalt und dem Player für die Schreibkraft besteht und serverbasiert auch Schreibpools verwaltet, werden auch Spracherkennungssysteme genutzt, welche das gesprochene Wort direkt in Text umwandeln. Im anwaltlichen Bereich ist hier ganz überwiegend das Spracherkennungsprogramm Dragon Naturally Speaking 27 im Einsatz, welches auch in einer speziellen Version für das Rechtswesen angeboten wird. IV. (Juristisches) Projektmanagement Der Komplexitätsgrad von Standardsoftware zum Projektmanagement hat sich in den vergangenen 20 Jahren erheblich gesteigert und lässt für die ingenieurmäßige Steuerung von Bau- und EDV-Projekten kaum Wünsche offen. Zu kurz greifen diese Lösungen aber dann, wenn es um die Verflechtung der Wirklichkeit mit juristisch relevanten Sachverhalten, Möglichkeiten und Reaktionen der anderen Beteiligten geht. Hier sind neben den normalen Werkzeugen beispielsweise die Verknüpfung von mehreren Akten zu einem Projekt, die Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, die Abbildung verschiedener rechtlicher Szenarien und Schnittstellen zu allen Beteiligten erforderlich. 28 Einige Kanzleiprogramme verfügen über Funktionen bzw. Module zur Unterstützung von Projektmanagement diese Funktionen stecken allerdings noch in den Kinderschuhen und beschränken sich häufig auf Aufgabenlisten und Ähnliches. Die Ategra Legal Suite hat eine Projektverwaltung mit Projekt-Pendenzen, einer Projektdokumentation sowie einer Meilensteinverwaltung, Collega Kanzlei Plus ermöglicht es, zu jeder Akte Projektschritte und Zuständigkeiten zu definieren und in Lecare können Prozessketten verwaltet werden; derartige Funktionalitäten sind aber die Ausnahme. Soweit ersichtlich, ist keine spezielle Lösung zur Unterstützung speziell juristischen Projektmanagements verfügbar, so dass gegebenenfalls auf die auf dem Markt verfügbare Standardsoftware wie Microsoft Project oder Basecamp HQ 29 zurückgegriffen werden muss. Derartiges dürfte allerdings eher vereinzelt Verwendung finden und tendenziell eher in Kanzleien genutzt werden, die mit der (bau-)rechtlichen Betreuung von Großprojekten betraut sind. V. Zeiterfassung und Abrechnung Zeiterfassung und Abrechnung sind in nahezu jedem Anwaltsprogramm integriert. Teilweise werden, vor allem in Kanzleien die keine Kanzleisoftware im Einsatz haben, separate RVG-Abrechnungsprogramme eingesetzt; dabei handelt es sich meist um auch einzeln angebotene Module von Anwaltsprogrammen, die teilweise auch als Freeware verfügbar sind. Auch reine Zeiterfassungstools, beispielsweise Time Edition 30 oder Zeiterfassung SE 31 (Claim: Zeiterfassung für beratende Anwälte und Wirtschaftskanzleien ) kommen gelegentlich zum Einsatz. Nicht-anwaltliche Standardsoftware in diesem Bereich hat aus anwaltlicher Sicht oft das Manko, dass die Kalkulation nur nach Zeit oder Pauschale erfolgt, nicht aber die Vergütung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz abbilden kann. In internationalen Kanzleien angelsächsischen Typs, deren Abrechnungsmodalitäten von jeher primär zeitbasiert sind, werden jedoch auch Zeit-/ Aufwandserfassungs- und Billingsysteme wie Carpe Diem von Tikit 32 oder Time Sheet von Sage 33 verwendet. Diese verfügen über differenziertere Möglichkeiten für Controlling und Nachkalkulation. Teilweise gibt es entsprechende Systeme auch für den deutschen Markt. 34 In den USA hat sich mit Ledes (Legal Electronic Data Exchange Standard) seit 1998 ein offenes Standardformat für die Abrechnung juristischer Dienstleistungen etabliert. 35 Dieses Format für den Datenaustausch wird dort von den Standardanbietern unterstützt 36. In Deutschland existiert ein entsprechender Standard (noch) nicht. Hierzulande war der elektronische Austausch von Rechnungen bis zum Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes vom 1. November 2011 nur Beispielsweise von der Thax Software GmbH, oder von DictaNet, 27 (früher IBM Via Voice). 28 Birkigt, Kai M., Juristisches Projektmanagement erfolgreich steuern Wie komplexe Projekte softwaregesteuert überschaubar, transparenter und günstiger werden, in: NJW 17/2008, LXVI f Z. B. Zeiterfassung SE, wurde die derzeit aktuelle Ledes XML E-Billing Version 2.1 eingeführt; zu Spezifikationen und Mitgliedern siehe 36 Vgl. z. B. Easy Legal Billing, Tabs3, siehe auch die Herstellerliste unter Aufsätze Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer AnwBl 11 /

9 eingeschränkt möglich, da 14 UStG bestimmte, dass bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch entweder eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz oder via bestimmter Verfahren des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zu gewährleisten war. VI. Literaturverwaltung Programme für Literaturverwaltung und -management mit Zitate-, Schlagwort- und Fundortverwaltung sind ein praktisches Werkzeug für die Verwaltung von Bibliotheken und ein wichtiges Tool bei der Vorbereitung rechtswissenschaftlicher Publikationen oder auch von Schriftsätzen. Eine eigenständige Literaturverwaltung ist in Anwaltsprogrammen in der Regel nicht integriert. Im Bereich der Literaturverwaltung gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Programme, die teils webbasiert 37 und teils auch Open Source 38 oder Shareware sind. 39 Die meisten Programme sind auf wissenschaftliches Publizieren ausgerichtet und setzen unterschiedliche Schwerpunkte. Beispielsweise verfügt Bibliographix 40 über einen Ideenmanager, der speziell auf die Bedürfnisse größerer und längerfristiger Publikationsprojekte zugeschnitten ist. Andere Programme bieten zudem Tools zu Aufgabenplanung, Dokumentenmanagement und Verschlagwortung von Titeln und Zitaten. 41 Weitgehend Standard ist der Zugriff auf Bibliothekskataloge. 42 In den meisten Kanzleien dürfte die Literaturverwaltung sich allerdings auf das Führen von Listen in Tabellenkalkulationsprogrammen beschränken. Teilweise werden einfache Tools genutzt, mit denen sich Fundstellen und/oder Leitsätze gerichtlicher Entscheidungen oder Zusammenfassungen von Artikeln in einfachen Datenbanken verwalten lassen. Beispielhaft sei hier die Software Lei a 2.1 genannt. 43 Eine gewisse Marktpräsenz im juristischen Bereich hat das Programm Julit, 44 welches sowohl als webbasierte wie als lokale oder Netzwerkversion installiert werden kann und neben Büchern und Zeitschriftenabonnements auch Verteiler für den Umlauf verwalten kann; zudem wird durch eine Anbindung an Bibliotheks-Kataloge angezeigt, ob eine Neuauflage der entsprechenden Werke erschienen oder angekündigt ist. Das Programm wird unter anderem von den im juristischen Bereich sehr starken Buchhandlungen der Schweitzer Gruppe 45 vertrieben, an denen der C.H. Beck-Verlag beteiligt ist. VII. Wissensmanagement Im Bereich des Wissensmanagements lassen sich im Hinblick auf Anwaltskanzleien zwei Aspekte unterscheiden: einerseits das prozedurale Wissen über bestimmte Abläufe in der Kanzlei oder der Arbeitsschritte zum Erledigen bestimmter Aufgaben und andererseits das inhaltlich juristische Wissen. Beide Bereiche werden von Kanzleisoftware bislang allenfalls rudimentär abgedeckt. Der Bereich des organisatorisch-prozeduralen Wissens wird meistens unter den Stichworten Qualitätsmanagement und Zertifizierung behandelt, die auch im juristischen Bereich an Bedeutung gewonnen haben. Zum einen stellt die Zertifizierung nach den einschlägigen Normen ISO 9001 und InsO 9001 ein Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb dar, zum anderen dient es aber auch der Reduktion von Fehlern und hat auch Bedeutung für die Möglichkeiten der Wiedereinsetzung nach einem Fristversäumnis. Auch die Berufshaftpflichtversicherer haben das erkannt und berücksichtigen dies bei den Prämien für die Berufshaftpflichtversicherung. Ein wesentliches Instrument der Zertifizierung ist das QM-Handbuch, das die diversen Prozesse beschreibt. Organisatorisch anspruchsvoll sind dabei vor allem die Verwaltung von Querverweisen und Revisionen sowie die Dokumentation, dass die Mitarbeiter über Änderungen informiert wurden. Hierfür gibt es diverse Softwareprodukte, die sich speziell an Rechtsanwälte richten. Die Advopro GmbH vertreibt unter der Bezeichnung advo 9001 QMI eine angepasste Lösung von Sapodo QM. 46 Dabei handelt es sich um ein webbasiertes Werkzeug, mit dem die QM-Dokumentation erstellt und alle Qualitätsmeldungen verwaltet werden können. 47 Ein ähnliches Produkt, in das neben der Normengruppe ISO 9001 auch die InsO 9001 integriert ist, hat die STP AG mit QMdoc im Angebot. 48 Die Datev eg bietet mit ihren Programmen Pro Check und Pro Check Prozessmodell RA ebenfalls Software zur Unterstützung eines QM-Systems in Anwaltskanzleien an. Die Software bietet neben diversen Werkzeugen zur Unterstützung der Kanzleiprozesse auch bereits vorgefertigte Prozessbeschreibungen, die den kompletten Arbeitsablauf in einer Kanzlei einschließlich juristischer Bearbeitungsschritte strukturieren und nachvollziehbar machen sollen, sowie Best-Practice-Beispiele und Checklisten. 49 Neben diesen speziellen Werkzeugen gib es eine ganze Reihe allgemeiner Tools, wie die Software Go onh QM, die es neben den QM-typischen Schritten auch ermöglicht, bereits vorhandene QM-Handbücher komplett in die Software einzulesen ohne sie neu erfassen zu müssen. 50 Unabhängig von der Sammlung prozeduralen Wissens in QM-Systemen gibt es verschiedene Systeme, die Wissen sammeln und dieses Wissen für Andere nutzbar machen sollen. Diese Programme basieren in der Regel auf der unternehmensweiten Suche von Dokumenten und der Aufbereitung/Kategorisierung der Ergebnisse. Hier wird eine Reihe von Lösungen angeboten. Manche verfügen über ein ange- 37 Z. B. Ref Works, und Zotero, 38 zz B. Jabref, 39 Z. B. Synapsen, 40 ähnlich auch Librixx, 41 Z. B. Citavi, VisualComposter.NET 42 So bei Bibliographix, Librixx, Citavi, VisualComposter.NET Das an vielen Hochschulen verwendete englischsprachige Programm Endnote, arbeitet ähnlich und bietet eine Bibliotheksrecherche für US-Universitäten ShowPage.do?pid=dpi&nid= AnwBl 11 / 2013 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer

10 gliedertes Maßnahmenmanagement oder versuchen, aktives Wissensmanagement durch kreative Prozesse zu fördern, zusätzlich persönliche Erfahrungen zu erfassen oder die bereits erfassten Daten in Arbeitsprozesse zu integrieren. 51 Dabei werden unterschiedliche Konzepte miteinander kombiniert, wie virtuelle Räume, 52 Wikis 53 oder semantische Suchen. 54 In Anwaltskanzleien dürften derartige Systeme selten Anwendung finden. Hier wird sich Wissensmanagement oft auf eine Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem (sofern vorhanden) beschränken sowie auf eine allgemein verfügbare Sammlung von Textverarbeitungsdokumenten (Musterschreiben, Musterverträge, Musterklagen etc.). Aus dem Markt ist zudem bekannt, dass vereinzelt entsprechende Lösungen mit Microsoft SharePoint realisiert wurden oder an deren Realisierung gearbeitet wird. 55 Gelegentlich werden Gliederungseditoren und Ähnliches verwendet. In der Anwaltsbefragung der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement wurde beispielsweise Ask Sam 56 aber auch ein Cloudbasiertes Tool wie Evernote 57 genannt. Besonders hinzuweisen ist in diesem Zusammenhang auf den Normfall Manager, 58 der auf dem Normfallprojekt von Prof. Fritjof Haft (Emeritus der juristischen Fakultät der Eberhard Karls Universität Tübingen) basiert. Das Programm (Claim: das universelle Organisationstool ) verfügt über mehrere Funktionen, die typische juristische Arbeiten abbilden und stellt einen Zwitter dar zwischen juristischem Werkzeug, Wissensmanagement und Dokumentenverwaltung. Charakteristisch für den Normfall Manager ist die Gliederung und Verwaltung von Themen in einer besonderen Struktur. Dabei können Fundstellen beispielsweise in umfangreichen Rechtsfällen mit dieser Struktur verknüpft und textstellengenau verlinkt werden (ein Textauszug wird so übernommen, dass sich das Quelldokument wieder an genau der angebundenen Stelle öffnen lässt). Dokumente und selbst erstellte Textnotizen können zudem in einer multidimensionalen Ablage an verschiedene Themen in der Struktur angehängt werden. Auch können Informationen aus unterschiedlichen Quellen zu einer Handakte zusammengeführt werden. Schließlich können in einem Relationsmodul Textauszüge aus verschiedenen Dokumenten gegenübergestellt werden um Stellungnahmen verschiedener Parteien zu einem Thema zu sammeln. VIII. Aktennachverfolgung Bei einem umfangreichen Aktenbestand oder verteilter Bearbeitung kann das Auffinden der Akten Schwierigkeiten bereiten. Um dies zu erleichtern sind Systeme im Einsatz, die mit Barcodes oder Radiofrequenz-Systemen arbeiten. Bei Anlage der Akte wird dabei ein Barcode erzeugt und dieser an der Akte angebracht. Durch Scannen des Barcodes kann der Datensatz der Akte aus dem Anwaltsprogramm aufgerufen werden. Wenn die Akten zusätzlich mit Transpondern versehen werden, können die Akten im Vorbeigehen von einem RFID Scanner erfasst und deren Bewegungsdaten automatisch in eine Datenbank geschrieben werden. Es gibt diverse Anbieter entsprechender Systeme. 59 Diese werden jedoch in der Regel nicht einzeln eingesetzt sondern in Kombination mit der jeweiligen Kanzleisoftware einige Anbieter verfügen über entsprechende Schnittstellen. Der Verbreitungsgrad dieser Systeme ist jedoch allenfalls gering. IX. Buchhaltung und Zahlungsverkehr Die in Anwaltskanzleien am weitesten verbreiteten Spezialprogramme dürften Programme für die Finanz- und Lohnbuchhaltung sein. Die in die Kanzleisoftware integrierte Buchhaltung ist häufig auf die Mandanten- oder Aktenbuchhaltung ausgerichtet und bietet wenn entsprechende Funktionen unterstützt werden im Bereich der Finanzbuchhaltung nicht immer den gewünschten Komfort oder die erforderlichen Auswertungsmöglichkeiten. Teilweise verfügen die Kanzleiprogramme für den Bereich der Finanzbuchhaltung auch nicht über eigene Module sondern über Schnittstellen zu bestimmten Programmen beispielsweise nutzt Datev Anwalt die Rechnungswesenprogramme aus dem eigenen Haus. In der von der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement durchgeführten Befragung unter Anwälten wurde die Verwendung von Buchhaltungsprogrammen der Datev eg sowie von Lexware in etwa gleich häufig genannt. Standard ist in vielen Kanzleien auch die Nutzung von Software zur Abwicklung von Online Banking. In der genannten Umfrage wurden in diesem Bereich Programme wie Star Money, 60 Quicken 61 oder Profi-Cash 62 genannt. Viele Kanzleien nutzen auch Programme zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die offensichtlich inhouse erledigt wird. Neben den Programmen der eben genannten Anbieter wird hier auch sv.net 63 genutzt: eine kostenlose Anwendung zur Abgabe der Meldungen an die Sozialversicherungsträger. X. Sonstige Programme Je nach Tätigkeitsschwerpunkt der jeweiligen Kanzlei sind oft weitere spezielle Programme im Einsatz, beispielsweise zur Insolvenzverwaltung, für die Haus- und Immobilienverwaltung, zur Forderungsverwaltung, Zwangsvollstreckung oder für Berufsbetreuer. Auch Programme zur Steuerberechnung, die im Rahmen der Deklarationsberatung verwendet werden, werden häufig genutzt. In der Umfrage der Arbeits- 51 Beispielsweise Autonomy Pan-Enterprise Search/Knowledge Management & Collaboration, WissIntra 6.2, Mediatrix KnowledgeE, Kmmaster-Konzept, oder Hyperwave, 52 Kenbase, 53 LexiCan, 54 Xinoah, 55 Siehe auch und zu ähnlichen Entwicklungen in angelsächsichen Ländern siehe auch Beispielsweise das Produkt ArciSoft der Soul Tek GbR, oder Findentity von Thax Software GmbH siehe hierzu auch Product1_10202_10052_11669_ profi_cash.html. 63 Aufsätze Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer AnwBl 11 /

11 gemeinschaft Kanzleimanagement wurden zahlreiche verschiedene Anwendungen genannt, welche die unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche der Kanzleien widerspiegeln; diese Anwendungen werden hier nicht im Einzelnen dargestellt. Neben den genannten Programmen und Standardanwendungen wie Office-Programmen, PDF-Werkzeugen und Internetbrowsern werden auch in Anwaltskanzleien die unterschiedlichsten IT-Werkzeuge genutzt: von der Datensicherung und -synchronisierung über Verschlüsselung/elektronische Signatur, Programmen zur Dateiverwaltung und Systemwartung bis hin zu Software für die Verwaltung von Passworten. Wenig überraschend wurden bei der Umfrage der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement auch hier eine Fülle unterschiedlichster Werkzeuge genannt, auf deren detaillierte Darstellung wiederum verzichtet wird. Erwähnt werden sollen allerdings die in der Befragung häufiger genannten Programme zur Termin- und Aufgabenplanung (zum Beispiel Meine Ziele, 64 oder Things 65 ) sowie die aus Sicht des Verfassers überraschend häufig eingesetzte Mindmapping-Software. 66 Aufschlussreich ist, dass viele der befragten Rechtsanwälte auch webbasierte Anwendungen zur Unterstützung mobilen Arbeitens nannten, wie beispielsweise Dropbox, 67 Evernote 68 oder Open Xchange. 69 Insgesamt sind offensichtlich viele webbasierte Systeme im Einsatz. Der Frage der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten scheint dabei zumindest aus Sicht der Verwender der entsprechenden Programme keine besondere Relevanz zuzukommen. D. EDV-Support In den meisten Kanzleien ist die EDV mittlerweile ein kritischer Faktor für das Funktionieren des Büros. Während in Einzelkanzleien und kleinen Büros ohne Server-Infrastruktur in vielen Fällen ein regelmäßiger EDV-Support nicht zwingend erforderlich ist, dürften die allermeisten Kanzleien für Einrichtung und Wartung der EDV auf Spezialisten zurückgreifen. Dabei werden, selbst von großen nationalen Kanzleien, regelmäßig externe Dienstleister mit diesen Aufgaben betraut. Meist handelt es sich hierbei um kleinere, regional tätige Unternehmen, die sich auf den Vertrieb und die Installation von Hard- und Software sowie Netzwerktechnik spezialisiert haben. In der Regel sind diese Unternehmen je nach Vertriebsmodell der Hersteller zugleich Vertriebspartner oder System-Partner der jeweiligen Kanzleisoftware. Beispielsweise vertreibt die RA-Micro GmbH ihre Produkte nicht direkt sondern ausschließlich über ein Vertragshändlernetz, die teils exklusive Vertragsgebiete haben, teils aber auch miteinander konkurrieren. Hingegen vertreibt die Datev eg ihre Programme nur direkt an die Mitglieder der Genossenschaft, arbeitet aber für die Unterstützung vor Ort mit wirtschaftlich und rechtlich unabhängigen autorisierten PC-Fachhändlern zusammen. Teilweise haben diese Vertriebs- oder System-Partner auch eigene Softwarelösungen im Zusammenhang mit der von ihnen vertriebenen Software entwickelt, mit denen dieses um weitere Funktionen ergänzt wird. Hier sind beispielsweise das Bereinigen von Adressdubletten, die Verwendung verschiedener Briefköpfe oder Werkzeuge zur Auswertung von Zeiten, Auslagen und Akten zu nennen. 70 Abbildung 3 Soweit bekannt, bietet kein Hersteller von Kanzleisoftware einen eigenen EDV-Service vor Ort an; auch die System- oder Vertriebs-Partner sind meist nur regional tätig. Einen Mittelweg ist AnNoText (Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal) gegangen, die eine Kooperation mit der Schleupen AG in Ettlingen vereinbart hat, welche bundesweit Niederlassungen oder Stützpunkte betreibt. Alle Support-Anfragen werden im zentralen AnNo- Text Helpdesk entgegen genommen; Anfragen, die durch einen mit AnNoText abgeschlossenen Software- oder Hardware-Wartungsvertrag abgedeckt sind, werden direkt bearbeitet. Andere Themen (zum Beispiel Datensicherung, Microsoft Updates, Microsoft Office etc.) werden an die Schleupen AG weitergeleitet, die dann ggf. ein kostenpflichtiges Angebot unterbreitet. In der von der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement durchgeführten Umfrage gaben rund 28 Prozent der Rechtsanwälte an, den EDV-Support durch einen eigenen Mitarbeiter oder einen der Kanzleiinhaber (mit-)erledigen zu lassen. 25 Prozent der Kanzleien greifen auf den Vertragshändler ihrer Anwaltssoftware zurück und 47 Prozent auf sonstige IT-Dienstleister. Die Kanzleien sind mit dem von ihnen eingekauften EDV-Support im Großen und Ganzen relativ zufrieden. Die Mittelwerte liegen auf einer Skala von 1 ( sehr zufrieden ) bis 6 ( unzufrieden ) zwischen 1,96 im Hinblick auf die Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen und 2,27 im Hinblick auf das Preis-/Leistungsverhältnis. Interessant ist, dass die Kanzleien mit den unabhängigen Dienstleistern in fast allen Bereichen zufriedener sind als die Kanzleien, die den EDV-Support von Vertragshändlern durchführen lassen. Punkten können Letztere allerdings beim Know-how, wobei dieses zum großen Teil auf die direkte Unterstützung durch den Hersteller zurückzuführen sein dürfte. Die Abbildung 3 auf dieser Seite zeigt diesen Zusammenhang Beispielsweise Mind Manager oder oder Free Mind, Exemplarisch wird hier verwiesen auf die diversen von den Unternehmen Advoservice (www.advoservice.de) und Advo Solution (www.advosolution.org) entwickelten Lösungen. 786 AnwBl 11 / 2013 Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer

12 E. Pflichtenheft und Auswahlprozess Die in einer Kanzlei eingesetzte EDV ist einer der zentralen Bestimmungsfaktoren der Arbeitsabläufe. Entscheidungen für oder gegen eine bestimmte Software beeinflussen daher auf Jahre hinaus auch die Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei. Kanzleien, die sich mit dem Thema befassen, stehen vor der Schwierigkeit, das oder die richtigen Programm(e) für die jeweilige Kanzlei auszuwählen, denn das für alle Kanzleien gleichermaßen geeignete Programm gibt es nicht. Aus unserer Sicht führt der ebenso mühsame wie (leider) unumgängliche Weg über eine Analyse der aktuellen und der erwarteten künftigen Anforderungen der Kanzlei, also der Entwicklung eines realistischen Szenarios, das den Rahmen umreißt, in dem die Programme ihre Aufgabe erfüllen müssen. Beispielsweise kann die abzusehende Eröffnung eines weiteren Standorts oder der angestrebte Zusammenschluss mit einem Steuerberater die zu definierenden Anforderungen ganz erheblich ändern und ein Programm, das gerade noch in der engeren Wahl war, erweist sich nun als ungeeignet. Im zweiten Schritt müssen die grundlegenden Prozesse der Leistungserbringung erfasst werden und erst im letzten Schritt sollte eine Erhebung und Bewertung der Funktionen und der Preise der Programme erfolgen, wobei auch Kosten der Wartung und Schulung einbezogen werden müssen. Dieses Vorgehen macht Mühe und ist unter Umständen auch ohne Beratung neben der normalen Arbeit kaum zu bewältigen, macht sich aber aus unserer Erfahrung in vielfacher Hinsicht bezahlt. Die unter verfügbare Onlinedatenbank, in der die Programme nach bestimmten Funktionen gefiltert und miteinander verglichen werden können und zu jedem Programm das Feedback der Anwender eingesehen werden kann, ist ein guter Ausgangspunkt hierfür. Wie dargestellt, beherrschen fast alle auf dem Markt befindlichen Komplettpakete das kleine 1x1 der Funktionen, die für die Organisation einer typischen Allgemeinkanzlei mit einem Büro erforderlich sind. Dies ist zwar ausreichend für die Verwaltung, nicht jedoch für die auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht erfolgreiche Steuerung und Weiterentwicklung einer Kanzlei. In dieser Hinsicht notwendige Funktionalitäten mit erheblicher Auswirkung auf die Akquise neuer Mandate, den Prozess der Leistungserbringung in der Kanzlei sowie die Abrechnung der Mandate sind aus Sicht der Verfasser: 9 die Möglichkeit der Erfassung und differenzierten Auswertung der für bestimmte Mandate und Mandanten aufgewandten, abgerechneten und am Ende bezahlten Zeit, da sich letztlich nur so Aussagen über deren Rentabilität treffen lassen. Hier ist die standardmäßige Ermittlung der Deckungsbeiträge und effektiv erzielten Stundensätze je Akte, Mandant, Rechtsgebiet/Abteilung und Berufsträger sowie der nicht fakturierten Zeiten erforderlich um die richtigen Weichen stellen zu können; 9 eine Integration von zumindest elementaren Funktionen des möglichst büroübergreifenden Prozess- und Wissensmanagements sowie der Unterstützung der Kommunikation mit Mandanten und solchen, die es werden sollen (CRM); 9 eine gute und zu den konkreten Anforderungen passende Bedienerführung, welche die Nutzung und damit den Nutzen der Programme oft ebenso stark beeinflusst wie die Funktionen selbst. Wenn erst lange Menüs durchgeklickt werden müssen oder umständliche Workarounds erforderlich sind um bestimmte Daten zu erfassen oder auszuwerten, wird das Programm schnell eher als Bremse denn als Turbo empfunden. Hier sehen wir auch die Hersteller aufgerufen, neben dem gerade modernen und von Anwenderseite stark nachgefragten Thema mobile auch diese Bereiche anzugehen und noch stärker als bisher inhaltliche Lösungen für die Herausforderungen der Kanzleien zu entwickeln. Es ist erklärtes Ziel der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement, den Dialog zwischen Herstellern und Nutzern weiter zu verbessern um gemeinsam die bedarfsgerechte Entwicklung der Programme erfolgreich voranzutreiben und konkrete Anforderungen und Qualitätsstandards herauszuarbeiten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback! Dr. Andreas Schnee-Gronauer, Osnabrück Der Autor ist Rechtsanwalt und Diplom-Ökonom. Er ist Mitglied im Geschäftsführenden Ausschuss der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement. Leserreaktionen an Bärbel Schnee-Gronauer, Schüttorf Die Autorin ist Unternehmensberaterin. Leserreaktionen an Aufsätze Software in Kanzleien: Marktüberblick, Trends und Hinweise für die Praxis, Schnee-Gronauer AnwBl 11 /

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