Titel Kanton Aargau Untertitel E-Government mit BPM Organisatorischer und technischer Einsatz Marco Bürli, Leiter E-Gov-Projekte

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1 Titel Kantn Aargau Untertitel E-Gvernment mit BPM Organisatrischer und technischer Einsatz Marc Bürli, Leiter E-Gv-Prjekte 10. Juli 2013 Academy Gv, 26. August 2015, Zürich

2 Herausfrderungen für die Verwaltung Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 3

3 Erwartungen an die digitale Welt 4

4 E-Gvernment Kunden 5

5 Herausfrderungen an E-Gvernment Vielzahl an Anspruchsgruppen Grsse Anzahl an Ideen und Prjekten Transfrmatin der Denkweise: vm Sil zum quer liegenden Przess Strukturveränderung: Veränderung und Verlagerung vn Kstenstrukturen Reduktin vn Kmplexität (Przesse / Technlgie) Aufbau einer Infrastruktur mit direktem Nutzen (Ecnmies f scale) Identifikatin vn neuen, aktualisierten und bewährten Prdukten Organisatinsanpassungen und Optimierung im Supprt Transparent, verlässlich, stabil, sicher, qualitativ hchstehend, selbsterklärend, unkmpliziert, medienbruchfrei, benutzerfreundlich, mbil ptimiert, einfach, 7x24 erreichbar, schnell, kstengünstig, persnalisiert, datenschutzknfrm, rechtlich abgestützt, eindeutige Ansprechpartner, infrmativ, kmmunikativ, przessrientiert, flexibel, effizient 6

6 E-Gvernment Strategie Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 8

7 E-Gvernment Strategie (1/2) Im Herbst 2014 wurde die dritte Versin einer E-Gvernment Strategie vm Regierungsrat bestätigt und publiziert. Rahmenvereinbarung zwischen dem Kantn und Fachverbänden Partnerschaftliche Zusammenarbeit der Verwaltungen Sicherstellung funktinsfähiger Lösungen Benutzerfreundliches Angebt für Wirtschaft und Bevölkerung Datenaustausch auf allen Ebenen Für alle Beteiligen sllen Nutzen und Effizienzeffekte entstehen Finanzierungsmöglichkeiten Prjektbezgene Kstenteilung zwischen Kantn und Gemeinden 9

8 Infrmatik Strategie (Auszug Infrmatikstrategie ) E-Gvernment Strategie (2/2) 10

9 E-Gvernment Infrastruktur Prjekt Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 11

10 Security System System Management Management E-Gvernment Infrastruktur Servicerientiert Ziele Service Orientierte Architektur Optimale Aufteilung in 7 Schichten Regulierte Präsentatin nach CI/CD Mdularer Aufbau (max. Flexibilität) Unterschiedliche Integratinstiefen Höchster Sicherheitsstandard E-Cmmerce fähig Ausbaufähig und zukunftsrientiert Präsentatin Przess / Wrkflw Integratin Basisservices Ressurcen / Backend 12

11 E-Gvernment mit BPM Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 13

12 BPM Ausgangslage Veränderungsgeschwindigkeit nimmt zu Dutzende vn Anwendungsfällen in den Abteilungen Viele Abläufe unterschiedlich dkumentiert (Handbücher) Fehlendes Fachwissen im Przessmanagement Keine frmale Regeln Unterschiedliche Ntatinen Unterschiedliche Tls (Enterprise Architect, DiPP, Visi, etc.) Grsse Spannbreite in der Kmplexität vn Przessen Vernetzung und Autmatisierung vn Przessen Unterschiedliches Verständnis vn Abläufen im Fachbereich und der Infrmatik 14

13 BPM Einführung Organisatin Fachspezialisten mit Expertise in Technlgie-, Przess- und Prjektmanagement Aufbau vn Wissen im Prjektmanagement Optimieren vn Abläufen, Bewilligungswegen und Kmmunikatin Institutinalisieren vn Wissensaustausch über Abteilungsgrenzen (Lernkurve) Revisin und Aktualisierung der Aufgaben und Verantwrtung vn Gremien Zuweisen der krrekten Rllen inkl. Verantwrtung für Dienstleistungen Technlgie Evaluatin einer Ntatin (BPMN 2.0) Evaluatin vn Standards für Services und Tls Synchrnisierung Prjektmanagement bzw. Business Analyse mit Infrastruktur Weiterbilden und ptimieren des Betriebs 15

14 E-Gvernment Dienstleistungen Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 16

15 E-Gvernment Dienstleistungen Ltteriebewilligung Elektrnische Fischereipatente Knsumkreditvermittlung Immbilien Managementsystem Anmeldung Mittelschulen Lehrstellennachweis (LENA) Institutinenverzeichnis Angebtsverzeichnis Alter Pflegeheimverzeichnis Fristerstreckung Steuererklärung EasyTax Transfer Phase I Shp Justizvllzugsanstalt Shp Vindnissa Wirtschaftsdatenbank Kategrien: Antragsprzesse Verwaltungsprzesse Kmmunikatinsprzesse Verzeichnisse Shps Auskunftsdienste 17

16 E-Gvernment Dienstleistung: Ltteriegesuch Gesetzliche Regelung eingehalten Preisgeld, Lse, Durchführung, Abrechnung Verantwrtung übertragen Dezentrale Bezirksverwaltung alt Zentrale kantnale Verwaltung neu Rechtsdienst alt (General-)Sekretariat neu Technlgie Papierfrmular alt Medienbruchfrei und benutzerfreundlich neu Autmatische Rechnungstellung 18

17 Ltteriebewilligung Przess der Bewilligung Organisatin Sachbearbeiter Aufgabenliste Genehmigung Erfassung eines Gesuchs Krrektur eines Gesuchs Prüfen der Daten Rückgabe zur Krrektur Strnierung 1 Krrektur 2 19

18 Ltteriebewilligung - BPMN Gesuchstellungsprzess Mahnprzess Abrechnungsprzess 21

19 E-Gvernment Innvatin Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 22

20 E-Gvernment Innvatin Bestehende Rahmenvereinbarungen über föderale Ebenen Realisierungszeit vn E-Gvernment Prjekten halbiert Expertise der Verwaltung für kmplexe Przessprjekte vervielfacht Signifikante Reduktin vn Investitins- und Lizenzksten Flexibilität in der Knfiguratin bzw. Realisierung vn Przessen Verwaltungsweit dkumentierte Przesse in BPMN Wiederverwendbarkeit vn Przessen der Teilen davn Wiederverwendbarkeit vn Basis-Services / Kmpnenten über 80% Betriebsksten minimiert und stabilisiert Ein zentraler Lgin für alle Bürgerinnen und Bürger, swie Firmen und Institutinen Ein zentraler Lgin für alle Mitarbeitenden der Verwaltung Verwendung der vrhandenen ech und Industriestandards Barrierefreiheit für die Webseite, das Bürgerknt und die Dienstleistungen 23

21 24

22 E-Gvernment Erflgsfaktren Hheitliche Zuständigkeit beachten (Rahmenvereinbarung) Knsensfähige Lösungsvrschläge über alle föderalen Ebenen Gemeinsames Ziel und allgemeines Verständnis (Strategie) Umsetzungstemp einzelner Vrhaben hch halten Plitische versus perative Ebene handhaben Gemeinsame Sprache für Przesse anwenden BPM in Kmbinatin mit einer servicerientierten Architektur skaliert Wiederverwendung vn Mdulen, Services und Przessen Abstand zwischen Knzept und Knfiguratin klein halten Realität und Wunschdenken trennen Finanzierungschlüssel (Asymmetrische Investitinen / Einsparungen) 25

23 Fragen Herausfrderungen für die Verwaltung E-Gvernment Strategie E-Gvernment Infrastruktur Prjekt E-Gvernment mit BPM E-Gvernment Dienstleistungen E-Gvernment Innvatin Fragen 26

24 Kntakt Kantn Aargau, Aarau Marc Bürli, Leiter E-Gv-Prjekte