Brandschutzdokumentation

Transkript

1 Brandschutzdokumentation Risiken minimieren durch rechtsichere Dokumentation brandschutztechnischer Einrichtungen Michael Hagelganz

2 Vorbereitung auf die Begehung 1. Einhalten von Fristen und Prüfterminen 2. Ansprechpartner & beteiligte Personen? 3. Zusammenstellung der erforderlichen Produktinformationen, Zulassungen, Service und Montageanleitungen, Rechtsgrundlagen zum Mitnehmen für die Entscheidungen vor Ort

3 Fehlerquellen bei der Dokumentation Aufgrund der Vielzahl an Aufgaben wird leicht die Übersicht verloren. Oft wird das Belegen, Nachweisen der Eignung von beteiligten Personen nicht berücksichtigt Zusammenstellung von Kopien erzeugt Abfall, Originale können verloren gehen o. unlesbar werden

4 Wie können Risiken durch eine rechtssichere, fehlerfreie Dokumentation minimiert werden? Ordner anlegen mit Struktur: Zu prüfende Bauteilekategorie > Art der Prüftermine Eigene strukturierte Prüfungslisten vorbereiten und den Prüffirmen als Vorgabe auflegen Eignungsnachweise der beteiligten Personen als PDF sammeln und archivieren Zur eindeutigen und schnellen Identifizierung für die Kollegen, Foto von der Person mit archivieren Die notwendigen Dokumente als PDF mitnehmen, um vor Ort die richtigen Entscheidungen treffen zu können Den Dokumenten Stichwörter hinterlegen, um diese vor Ort schnell zu finden Dokumente digital mitführen (beachten Sie: Gefahr der Überschreibung) Synchronisationsprogramm

5 Während der Begehung 1. Mängelerfassung 2. Fotobeweise 3. Erfassen längerer Sachverhalte 4. Handling 5. Formulare 6. Digitale Unterschriften

6 Fehlerquellen bei der Dokumentation Gleiche Mängel werden mit unterschiedlichen Informationen und Bezeichnungen erfasst - > Auftreten von Missverständnissen Problem der Auswertbarkeit (Wie häufig ist der Mangel vorgekommen?) Merken Sie sich: Welche Fotos aufgearbeitet werden müssen? Gab es ein oder mehrere Fotos zu einem Mangel? Speicherung der Daten, Dateigröße macht System träge Längere Texte sauber niederschreiben: Lesbarkeit? Für jedes Bauteil werden verschiedene Formulare benötigt Felder werden vergessen auszufüllen Hoher Nachbearbeitungsaufwand und hohe Fehlergefahr

7 Wie können Risiken durch eine rechtssichere, fehlerfreie Dokumentation minimiert werden? Digitale Mängelerfassung ermöglicht Auswertbarkeit und einfache Archivierung Standardisierte Liste von möglichen Mängeln definieren Mängel mit einheitlichen Kürzeln versehen Formblatt für jeden Mangel Fotosortier- und zuordnungsprogramm Tablett PCs/ Mutimedia /Diktafon Digitale Notizen Dynamische digitale Formulare mit automatischer Auswertung Automatische Berichterstellung vor Ort

8 Nachbereitung der Begehung 1. Mangellisten und Auswertungen aufbereiten 2. Grafische Darstellung der Mängel 3. Archivieren 4. Bericht erstellen

9 Fehlerquellen bei der Dokumentation Maßnahmen werden unterschiedlich beschrieben (Unklarheit: Welcher Mangel besteht?) Fotozuordnung Unterschiedliche Formatierungsanforderungen Ständige Aktualisierung notwendig Inkonsistenz Redundanz Einheitliche Formatierungen schwer zu gewährleisten Zusammensuchen der entsprechenden Dokumente ist zeitintensiv

10 Wie können Risiken durch eine rechtssichere, fehlerfreie Dokumentation minimiert werden? Umfangreiche Textbausteine entwerfen (im Bezug auf den Mangelkürzel) Verwenden eines Mängeldokumentationssystem Technisches Grafiksystem Archivierungsprogramm Verwenden eines Bauteil- und Maßnahmen Management Programms

11 Die Vision einheitliche, rechtssichere Dokumentation Bau Nutzung Bau Prozesszusammenführung & Vereinheitlichung der Dokumentationsverfahren von mehreren Gewerken. Das KEVOX Dokumentationsverfahren ist der Standard in der Bau- und Gebäudebranche. KEVOX Dokumente können von jedem Beteiligten schnell gelesen und verstanden werden. Betreiber kann jederzeit Einsicht in die Dokumentation anfordern. Verkauf

12 Die Vision einheitliche, rechtssichere Dokumentation Bau Nutzung Gebäudenutzung Während der Gebäudenutzung erstellen Prüfsachverständige, Brandschutz- und Fachbeauftragte, Servicefirmen und Behörden nachweispflichtige Belege, die in die Gesamtdokumentation mit einfließen müssen. Verkauf

13 Die Vision einheitliche, rechtssichere Dokumentation Bau Nutzung Gebäudeverkauf Der Investor kann die gesamte Geschichte des Gebäudes und jedes Bauteils in der Dokumentation nachvollziehen: Sachstandbewertung abrufbar Daten können verschieden ausgewertet werden: Welche Mängel sind immer wieder aufgetreten? In welchen Bereichen treten häufig Mängel auf? Verkauf

14 Die Vision einheitliche, rechtssichere Dokumentation Bau Nutzung Verkauf Auswertungen sind nur durch eine einheitliche Dokumentation möglich. Betreiberpflichten können erfüllt werden. Die Erfüllung kann langfristig nachgewiesen werden.

15 Vielen Dank. Haben Sie Fragen?