Business-Knigge. Sicher zum beruflichen Erfolg. Matthias Dahms 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2010 BP-KNIGGE

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1 Business-Knigge Matthias Dahms 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, März 2010 Sicher zum beruflichen Erfolg BP-KNIGGE

2 Impressum Impressum Redaktionelle Bearbeitung: Dr. Susanne Weber HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. 2 HERDT-Verlag

3 Vorwort Vorwort Vor ein paar Monaten traf ich mich in der Mittagspause eines Seminars mit dem Personalvorstand des Unternehmens. Beim Small Talk fragte er: Wie läuft denn dein Seminar? Da der Small Talk angenehm und positiv sein soll, machte ich ein paar allgemeine, positive Anmerkungen zu seinem Personal, wie zum Beispiel: Die Damen und Herren sind sehr engagiert. Gerade auch der Herr Mayer. Die bemerkenswerte Äußerung kam jetzt vom Personalvorstand: Ja, der Herr Mayer ist mir auch schon aufgefallen. Der hat gute Manieren. Der weiß, wie man sich benimmt. Den kann man auf Kunden loslassen. Dieses Beispiel zeigt eine nicht repräsentative Einzelmeinung. Doch die Aussage zeigt auch, dass auf gute Manieren Wert gelegt wird. Adolph Freiherr von Knigge warb bereits 1788 in seinem Buch Über den Umgang mit Menschen für Wertschätzung und Rücksicht. Seine Grundidee war es, durch nützliche Verhaltensregeln den Umgang der Menschen miteinander zu erleichtern. Regeln schaffen Sicherheit: beim Kennenlernen, bei Tisch, in der Kleidungsfrage oder in der Rolle des Gastes bzw. Gastgebers. Diese Regeln sind den Erfordernissen des modernen Umgangs angepasst worden. Ende des 18. Jahrhunderts spielten Telefon, Globalisierung und Internet natürlich noch keine Rolle. Doch wer heute geschäftlich kommuniziert, kann auch durch die Einhaltung von Regeln sicher auf internationalem Parkett in den neuen Medien agieren. Engstirniges Pochen auf die Einhaltung einer Regel ist wenig zeitgemäß. Auch wer sich nicht an Regeln hält, sollte tolerant behandelt werden, denn auch diese Menschen sind vielleicht interessante Kontakte, kaufen Waren oder sind Gesprächs- oder Netzwerkpartner, die sehr nützlich sein können. Der 1. Artikel unseres Grundgesetzes beginnt mit den Worten: Die Würde des Menschen ist unantastbar. Der Umgang des Staates mit seinen Bürgern soll würdevoll sein. Daraus lässt sich auch eine nützliche Leitlinie für den Umgang der Menschen miteinander ableiten. Wir sollten würdevoll miteinander umgehen, ob beruflich oder privat. Wenn das Verhalten zum Beispiel gegenüber einem Lieferanten, Kunden, Besucher, Kollegen oder Vorgesetzten würdevoll ist, wird es auch den Umgangsformen entsprechen. Entspricht Ihr Verhalten den folgenden Eigenschaften, werden Sie überall auf der Welt und in jeder Situation angemessen handeln: W U E R D E = wertschätzend, wohlwollend, weltoffen = umsichtig = einfühlsam = respektvoll = diplomatisch = ehrlich Dieses Buch will Ihnen ein Gefühl dafür vermitteln, welche Verhaltensweisen im Berufsleben zeitgemäß sind. Ziel ist es, sich selbst im Umgang mit anderen sicherer zu fühlen und anderen Sicherheit zu vermitteln. Dann wird man sich in Ihrer Gegenwart wohlfühlen und gerne den Kontakt mit Ihnen pflegen. Die Wertschätzung durch andere ist ein wichtiges Fundament, um selbst beruflich und auch privat voranzukommen. Leingarten, Dezember 2009 Matthias Dahms Über den Autor Diplom-Ökonom Matthias Dahms ist seit 1990 als Trainer tätig. Seit 2002 leitet er die Trainings- und Beratungsgesellschaft Project and Change in Leingarten bei Heilbronn. Zu seinen Beratungsthemen zählen Führung, Schlagfertigkeit, Small Talk und Business-Etikette. Kontakt erhalten Sie über seine Webseite: HERDT-Verlag 3

4 Inhaltsverzeichnis Impressum Vorwort Über den Autor Der erste persönliche Kontakt 1.1 Sicherheit und Souveränität im beruflichen Kontakt Die Haltung Die Gestik Die Mimik Der Blickkontakt Die Kleidung auf dem Businessparkett Kleider machen Leute Die Kleidung des Geschäftsmannes Die Kleidung der Geschäftsfrau Der Dresscode für sie und ihn Die Rolle des Gastgebers in der Geschäftswelt Tipps für die Gastgeberin und den Gastgeber Besonderheit: Telefonzentrale und Empfang Begrüßungsrituale Grüßen und Begrüßen Der Handschlag Sich und andere vorstellen Die eigene Vorstellung Besonderheiten bei der Vorstellung des Ehe- bzw. Lebenspartners Tipps für das Namensgedächtnis Mit dem Namen ansprechen Das haben Sie gelernt Übung Der gekonnte Small Talk 2.1 Sechs Überzeugungen, die den beruflichen Small Talk leichter machen Überzeugung: Ich finde immer das passende Thema Überzeugung: Ich überbrücke jede Gesprächslücke Überzeugung: Ich bin ein attraktiver Gesprächspartner Überzeugung: Gerade der Small Talk mit dem Chef ist besonders interessant Überzeugung: Ich pflege meine Kontakte durch wohldosierten Small Talk Überzeugung: Ich beende die Gespräche, wann ich es möchte Verhalten in Gruppen Small Talk in bestehenden Gruppen Small Talk in gerade entstehenden Gruppen Das haben Sie gelernt Übung Das Geschäftsessen 3.1 Vorbereitungen zum Geschäftsessen Die stilvolle Einladung zum Geschäftsessen Das korrekte Decken der Tafel Die Menüauswahl Der gute Ton beim Geschäftsessen Pünktlichkeit Visitenkarten Serviette Alkohol Besteck Gläser Rechnung Das Buffet Pleiten, Pech und Peinlichkeiten: Hier zeigt sich, wer ein Profi ist Verspätung Alkohol Brot oder Gruß aus der Küche (franz. Amuse-Gueule) Small Talk Blumen und andere Geschenke Jackett Rauchen Ellenbogen und Sitzhaltung Suppe Handy Make-up HERDT-Verlag

5 Inhaltsverzeichnis Prosit Niesen Weitere Missgeschicke Empfehlungen zum Umgang mit peinlichen Gästen Von Grußworten und Tischreden: So bleiben Sie in Erinnerung Das Grußwort: kurz und bündig Die gelungene Tischrede Goldene Regeln für Tischrede und Grußwort Rangfolge bei der Begrüßung Empfehlungen, Tipps und Tricks des guten Redners Das haben Sie gelernt Übung Vom Kontaktaufbau bis zur Kontaktnutzung 4.1 Kontakte aufbauen Persönlicher Kontakt Telefonischer Kontakt Knigge Geschäftliche Briefe Telefon- und Videokonferenzen Begegnungen auf internationalem Parkett Besonderheiten rund um den Globus Andere Länder, andere Sitten Frankreich und Großbritannien Skandinavien Österreich, Ungarn und Tschechien Russland, Polen und baltische Staaten Italien, Spanien, Portugal und Griechenland Nord- und Lateinamerika Lateinamerika spezial Arabische Länder Asien Das haben Sie gelernt Übung Lernerfolgskontrolle Musterantworten und Lösungen Stichwortverzeichnis Kontakte pflegen Kontaktpflege am Telefon Kontaktpflege per Kontaktpflege per Glückwunschkarte Kontakte nutzen Das haben Sie gelernt Übung Business-Knigge international 5.1 Missverständnisse in der interkulturellen Geschäftswelt Die Stellung der Geschlechter Die Beziehungs- oder Sachorientierung Lautstärke und Reserviertheit Der Grad der Förmlichkeit im Umgang Die Einstellung zur Zeit Typisch deutsche Eigenschaften HERDT-Verlag 5

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7 1 Der erste persönliche Kontakt Der erste persönliche Kontakt ist das Fundament, auf dem das ganze Beziehungsgebäude ruht. Erfahrungen aus dem ersten Kontakt werden in der Folge meistens bestätigt. War der erste Kontakt angenehm, werden auch die späteren Kontakte in der Regel angenehm verlaufen. Wer sich beim ersten Kontakt im geschäftlichen Umfeld die Zeit nimmt, den Gesprächspartner kennenzulernen, und seine Achtung ihm gegenüber zum Ausdruck bringt, der hat auch die Chance, fachlich zu überzeugen. Kommt ein anfänglicher Gleichklang auf der menschlichen Ebene nicht zustande, steht die künftige Zusammenarbeit bereits unter einem schlechten Stern. Wer beim ersten Kontakt mit der Tür ins Haus fällt und sofort über geschäftliche Belange spricht, stößt oft auf Ablehnung. Wer sich stattdessen die Zeit nimmt, die Bedürfnisse des Geschäftspartners zu würdigen, schafft die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Nehmen Sie sich daher Zeit, damit Sie und Ihr Gesprächspartner sich kennenlernen können. Wenn Sie sich sympathisch sind, werden Sie auch geschäftlich zueinanderfinden. HERDT-Verlag