Überlassen Sie das ruhig uns. ECM SAP-Lösungen von xft und IBM geben Ihnen Sicherheit in Ihren Geschäftsprozessen und Freiheit für Wichtigeres.

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1 Überlassen Sie das ruhig uns. ECM SAP-Lösungen von xft und IBM geben Ihnen Sicherheit in Ihren Geschäftsprozessen und Freiheit für Wichtigeres.

2 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Mehr Zeit für Wichtigeres Aus Dokumenten werden Informationen. Aus Komplexität wird Transparenz. Aus vielen Arbeitsschritten werden wenige. Und aus zeitaufwendiger Handarbeit wird Freiheit für Wichtigeres. Wie? Mit der ersten Lösung, die Ihre Dokumente nicht nur erfasst und in die SAP- Umgebung importiert, sondern auch weiterverarbeitet und archiviert. Intelligent, effizient und genauso selbstständig, wie Sie es wünschen. Mit ECM SAP-Lösungen von xft und IBM. Inhaltsverzeichnis Seite 2 Übersicht Seite 3 Technologie-Teamwork Seite 4 Beispiele Seite 5 Rechnungseingang und Seite 7 Ihre Vorteile Seite 8 Bausteine des Erfolgs Seite 9 2

3 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Perfektes Technologie-Teamwork ECM SAP-Lösungen von xft und IBM verbinden klassisches Dokumentenmanagement mit einem umfassenden Daten- und Prozessmanagement in SAP. Sie sind perfekt auf das SAP-Umfeld abgestimmt und garantieren ein reibungsloses Zusammenspiel aller Software- und Hardwarekomponenten. Dabei übernimmt jede Komponente das, was sie von Haus aus am besten kann: IBM die Erfassung, Analyse und Archivierung der Dokumente. xft die Verarbeitung innerhalb des Prozesskontextes. Und SAP die Verwaltung der dahinterstehenden betriebswirtschaftlichen Daten und Vorgänge b) Datacap 3. a) 4. Beschreibung der Prozessschritte 1. Scannen der Rechnung 2. Verarbeitung in Datacap Taskmaster (Erfassungskomponente): Kopf- und Positionsdaten auslesen 3. a) Abrufen der zugehörigen Bestelldaten in SAP 3. b) Abgleich der Bestelldaten mit den Rechnungsdaten 4. Übertragen der ausgelesen Daten und der gescannten Dokumente an xft/sap Ablauf nach Übertragung: Starten der Rechnungsprüfung in xft/sap Parallel: Archivieren der gescannten Dokumente über IBM Content Collector for SAP in ein IBM ECM Repository (Schritt 5) und Verbinden des archivierten Dokuments mit dem Rechnungsprüfungs-Workflow (Schritt 5) nach Abschluss der Rechnungsprüfung ICC4SAP FI-Rechnungsdatensatz in SAP anlegen 5. Archivieren der gescannten Dokumente über IBM Content Collector in ein IBM ECM Repository und Erzeugen eines temporären Links zum Rechnungsprüfungs-Workflow 6. Abschließender Schritt: archivierte Rechnung mit der SAP-Rechnung verbinden P8 / CM8 / 3

4 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Beispiel: Rechnungseingang Mit ECM SAP-Lösungen von xft und IBM lässt sich die gesamte Rechnungseingangsverarbeitung, von der Erfassung über die Prüfung, Nachbearbeitung und Genehmigung bis hin zur Buchung und Archivierung, effizient und transparent in SAP abwickeln. Gescannte Eingangsrechnungen werden automatisch im zentralen Rechnungseingangsbuch in SAP abgelegt, von dort aus zur Prüfung oder Buchung weitergeleitet und schließlich revisionssicher archiviert. Dabei ergänzt sich die Leistungsfähigkeit von IBM Datacap Taskmaster bei der Erfassung gescannter Rechnungsdaten sowie dem direkten Abgleich mit den SAP-Bestelldaten hervorragend mit der intelligenten Weiterverarbeitung der Rechnung durch xft, die sogar mit Teillieferungen und einzeln abgerechneten Bestellpositionen fertigwird. Beispiel: ECM SAP-Lösungen von xft und IBM bringen Transparenz und Effizienz in das Personalmanagement. Zusammen mit gescannten Personaldokumenten übermittelt Datacap die zugehörigen Personaldaten an xft, das damit die Dokumente an der richtigen Stelle in der digitalen Personalakte ablegen kann. Gleichzeitig werden im Hintergrund zuvor definierte Bearbeitungs- und Freigabeprozesse ausgelöst. Umfangreiche Checklisten und Workflow-Funktionen bieten zusätzliche Unterstützung für das Personalprozessmanagement. Beispiel: Vertragsverwaltung Kaum etwas im Unternehmen funktioniert ohne sie. Ob Einkaufsverträge, Rahmenverträge mit Partnern und Zulieferern, Dienstleistungsverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge Verträge sind die Basis unternehmerischen Handelns. Mit ECM SAP-Lösungen von xft und IBM erfassen und verwalten Sie Ihre Verträge und alle zugehörigen Dokumente zentral und übersichtlich. Zahlreiche Funktionen unterstützen den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Anbahnung und Erstellung bis hin zur Verlängerung oder Kündigung. 4

5 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Rechnungseingang und Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Rechnungseingang/ xft invoice manager Mit dem xft invoice manager lässt sich die gesamte Rechnungsbearbeitung, vom Eingang über die Prüfung, Nachbearbeitung und Genehmigung bis hin zur Buchung, effizient und transparent in SAP abwickeln. Rechnungsbearbeitung in Taskmaster, im xft invoice manager und SAP-GUI 5

6 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Rechnungseingang und Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs /xft personnel file xft personnel file setzt den Standard für elektronische Personalakten in SAP: perfekt integriert, übersichtlich und leistungsstark. Die digitale Personalakte sorgt für Transparenz und Überblick; zusätzlich bieten umfangreiche Workflow-Funktionen beste Unterstützung für das Personalprozessmanagement. Arbeitsoberfläche für HR-Sachbearbeiter im SAP-GUI Web-Akte im Browser zur Einsicht für Gelegenheitsbenutzer 6

7 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Ihre Vorteile ECM SAP-Lösungen von xft und IBM zeichnen sich durch einen außergewöhnlich hohen SAP-Integrationsgrad aus. Die Verarbeitungskomponenten von xft laufen sogar auf dem bestehenden SAP-System mit, während die ECM-Komponenten von IBM über standardisierte SAP-zertifizierte Schnittstellen angebunden sind. Die Komponenten von IBM und xft sind seit Jahren bei hunderten von Kunden im Einsatz. Die hohe Kompetenz von IBM für die Erfassung und Ablage von Dokumenten hat sich dabei ebenso bewährt wie das exzellente SAP-Know-how von xft. Mit ECM SAP-Lösungen von xft und IBM erhalten Sie das Beste aus beiden Welten perfekt aufeinander abgestimmt und aus einer Hand. An eine einzige xft-installation lassen sich mehrere SAP-Systeme und -Buchungskreise anschließen für ein Dokumenten- und Prozessmanagement ohne Medienbrüche, auch über Abteilungsund Standortgrenzen hinweg. Die Unterstützung für die xft-komponenten ist in das SAP-Supportwesen integriert: Sie können Ihre Supportmeldung ganz bequem direkt im Support-Portal des SAP Service Marketplace aufmachen. Informationszentrale statt Datengrab: Mit den ECM SAP-Lösungen von xft und IBM verwalten Sie nicht nur Ihre Dokumente, sondern erschließen mit ihnen auch die Geschäftsprozesse. Das heißt: Sie entledigen sich manueller Arbeitsschritte und gewinnen dadurch neue Freiräume. 7

8 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Bausteine des Erfolgs IBM Datacap Taskmaster IBM Datacap Taskmaster ist speziell dafür ausgelegt, Rechnungen ohne manuelle Eingabe zu erkennen, zu erfassen und zu verifizieren. Die Verarbeitung neuer Rechnungsformulare erfolgt on-the-fly ohne zusätzliches Training. Gleichermaßen kann der Taskmaster seine Stärken auch bei weniger anspruchsvollen Erfassungsprozessen im Personalwesen und Vertragsmanagement ausspielen. Selbstverständlich kann IBM Datacap Taskmaster auch für mehrsprachiges Beleggut eingesetzt werden, da die meisten globalen Sprachen und zugehörigen Datums- und Währungsformate unterstützt werden. IBM ECM Systeme Die xft-komponenten Die xft-komponenten verbinden eine übersichtliche, benutzerfreundliche Aktenoberfläche mit einer strukturierten Dokumentenablage und einem umfassenden Prozessmanagement. Sie überführen die von IBM Datacap Taskmaster identifizierten Daten in den Kontext der zugehörigen SAP-Prozesse und verarbeiten sie weiter. Dabei lassen sich nahezu beliebige dokumentengesteuerte Prozesse und Geschäftskontexte umsetzen, von der Posteingangsverwaltung bis hin zu komplexen Produktentwicklungsprozessen in der Einzelfertigung. Im Vergleich mit anderen Systemen auf dem Markt punkten die xft-produkte durch ihre außergewöhnlich hohe SAP-Integration, Zuverlässigkeit und Flexibilität. Um die Sicherheit, Performanz und Skalierbarkeit bei der Ablage Ihrer erfassten Dokumente zu gewährleisten, setzen wir im Gegensatz zu vielen anderen SAP- ECM-Lösungen auf dem Markt ganzheitliche und umfassende Enterprise Content Management Systeme ein. Je nach Anforderungen können zur Speicherung IBM Content Manager, IBM FileNet P8 Content Manager, IBM Content Manager OnDemand oder IBM Tivoli Storage Manager verwendet werden. Die Integration in das SAP-System erfolgt über den SAPzertifizierten IBM Content Collector for SAP Applications. 8

9 Übersicht Technologie-Teamwork Beispiele Ihre Vorteile Bausteine des Erfolgs Die Kooperation von IBM und xft: Erfahrung plus Expertise 100 Jahre Erfahrung und IT-Expertise von IBM treffen auf das exzellente SAP- Know-how der xft GmbH und was dabei entsteht, ist eine Lösung, die nicht nur verschiedene hocheffiziente Komponenten vereint und sich perfekt in SAP integrieren lässt, sondern auch ein Weg, den speziellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens maximal gerecht zu werden. Ein Weg, der Sie noch weit in die Zukunft führen kann: ECM SAP-Lösungen von xft und IBM. Die xft GmbH Spezialisten für integriertes Akten-, Dokumenten- und Prozessmanagement in SAP Die xft GmbH ist ein SAP-Partnerunternehmen, das auf die Optimierung von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s, oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickelt xft eigene SAP-Add-ons, in denen sich exzellentes technisches Know-how mit solider Fach- und Branchenkenntnis verbinden. Mehr über xft: IBM, das IBM Logo, ibm.com, Smarter Planet, das Planetensymbol und alle im Text erwähnten IBM Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken der International Business Machines Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Marken anderer Unternehmen/Hersteller werden anerkannt. Copyright IBM Corporation Alle Rechte vorbehalten. 9