Informations- und Produktionsmanagement UE 09. Informations- und Produktionsmanagement UE 09. Prozessanalyse und Prozessmanagement

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1 Informations- und Produktionsmanagement UE 09 Informations- und Produktionsmanagement UE 09 und Prozessmanagement und Prozessmanagement Universität Potsdam Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau August-Bebel-Str Potsdam Tel. (0331) Fax (0331) Potsdam, Marcus Lindemann Universität Potsdam Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau August-Bebel-Str Potsdam Tel. (0331) Fax (0331) Potsdam, Marcus Lindemann Übungstermine Inhalte Termine Prozessmanagement KW /22 22/ Inhalte PM PM PM PM PM PM PM IM IM IM IM K 1-4

2 Lernziele Prozessmodellierung mit eepk Potenzialanalyse Schematische Prozessdarstellung Transformation durch den Prozeß Prozessmanagement Ansätze zur Prozessverbesserung Trigger F 1 F 2 F 3 F 4 F 5 F 6 Input Output t 0 Anfangszeitpunkt Durchlaufzeit t 1 Endzeitpunkt Krcmar; Informationsmanagement; 2000; S.79 Phasen der Prozessmodellierung Ist-Aufnahme Ist-Dokumentation Potenzialanalyse Primär: Interview, Fragebogen, Berichte, Beobachtung Sekundär: Inventur (Dokumenten- und Systemanalyse) Prozessmodellierung: KMDL, EPK, UML, BPEL Schwachstellen, Prozessverbesserungen, Business Process Reegineering Prozess = Abfolge von logisch zusammengehörigen Aktionen, die zusammengenommen einen Input in einen Output transformieren. Dekomposition von Prozessen ertikal: übergeordneten Prozess in mehrere untergeordnete Prozesse zerlegen Horizontal: Prozess in mehrere Prozesse (Prozesschritte) auf derselben Ebene zerlegen Bewertung von Prozessen Prozesskosten Durchlaufzeit Qualität der vom Prozess bewirkten Transformation Die ist Ausgangspunkt für die Definition der Anforderungen an Informationssysteme. Krallmann 2002 Hoyer

3 Einsatzbereiche der Prozessmodellierung im Informationsmanagement Beschreibung Unternehmen Erfassung und Dokumentation der Geschäftsprozesse / Unternehmensprozessmodell Schwachstellenanalyse der Gesamtorganisation Auswahl und Einführung von Standardsoftware Software-Anbieter Daten- und Prozessmodelle als Produktbeschreibung Basis für individuelle Weiterentwicklungen (Modifikationen) ergleichsbasis beim Software-Auswahlprozess EPK Auftrag Prüfung, ob Erweiterte EPK Anfragedaten Materialdaten SAP R/3 Auftrag Prüfung, ob ertrieb Kunde (extern) Auftrag nicht Auftrag nicht Berater Einführung von IT-Systemen beim Kunden Einsatz bei der Beratung von Organisations- und Business Reengineering-Projekten Informationssystementwickler Management der technischen und organisatorischen Schnittstellen Nachvollziehbare Dokumentation der Projektschritte und -ergebnisse Wiederverwendbarkeit der Module Qualitätssicherung im Projektverlauf Semiformale Modellierung der Funktionen eines Prozesses, zeitliche und logische Abhängigkeiten sowie auslösende und die von ihnen erzielten Ergebnisse EPK beginnt mit mind. 1 (Start)- Ereignis und wird mit wenigstens 1 (End)-Ereignis abgeschlossen Erweiterung der log. Abläufe eines Geschäftsprozesses um Elemente der Organisations-, Datenund Leistungsmodellierung Ergänzung von Information über Ausführende, unterstützende Systeme, verwendete Daten, erzeigte Dateien usw. Grundobjekte der EPK-Modellierung EPK ist ein gerichteter Graph bestehend aus Elementen Grundregeln der EPK-Modellierung 1. Jede Kante verbindet in der Regel zwei Knoten von jeweils unterschiedlichem Typ Knoten Kanten Anfrage ist eingetroffen Auftrag anlegen Mitarbeiter ist zugeteilt Ereignis Funktion Abhängigkeit zwischen Ereignis und Funktion 2. Nur die erknüpfungsoperatoren verzweigen, sie verbinden mit Funktionen und umgekehrt eingetroffen Prozesswegweiser erknüpfungsoperatoren Zuordnung von Organisationseinheiten und Informationssystemen Prozesswegweiser Produktionsplanung durchführen 3. Die Eingänge bzw. Ausgänge eines... erknüpfungsoperators sind alle entweder vom Typ Ereignis oder Funktion Funktion Funktion Funktion Einkauf initieren Staud 2001, S. 80ff. 9-12

4 Aktivitätsverknüpfung (syntaktische Möglichkeiten) Ereignisverknüpfung (syntaktische Möglichkeiten) Erzeugte Auslösende Auslösende Nicht zulässig Nicht zulässig Erzeugte können keine Entscheidung treffen! Rosenkranz 2002, S. 54 und Funktionen können nur über die entsprechenden Operatoren verbunden werden. Rosenkranz 2002, S. 54 Stelle und Organisationseinheit in der eepk Informationsobjekte und -systeme in der eepk Stelle Der Funktion kann die ausführende Stelle zugeordnet werden erbindung erfolgt durch eine durchgezogene ungerichtete Kante Der Funktion kann die ausführende Organisationseinheit zugeordnet werden erbindung erfolgt durch eine durchgezogene ungerichtete Kante Stelle Zuordnung der ein- und ausgehenden Informationsobjekte zu Funktion möglich Unterscheidung zwischen Input- und Outputdaten durch Richtung der Kante Angabe der ausführenden Organisationseinheit möglich Zuordnung verwendeter Informationssysteme möglich Schichtplan Kundenkartei Absagebrief Produktionsplanung Informationssystem Lagerverwaltungssystem Absage schreiben Bestand Organisationseinheit Produktionsplanung Informationsobjekt Produktionsplan ertrieb Ebenfalls kann die Organisationseinheit einer Stelle zugeordnet werden. Rosenkranz 2002, S. 69 Informationsobjekte werden in eingehende und ausgehende Objekte unterschieden. Rosenkranz 2002, S

5 Phasen der Bewertung des Ist-Zustands - Potenzialanalyse Ist-Aufnahme Primär: Interview, Fragebogen, Berichte, Beobachtung Sekundär: Inventur (Dokumenten- und Systemanalyse) Grundsätzliches orgehen Ermitteln der Schwachstellen Gegenüberstellung der Schwachstellen zu den resultierenden Auswirkungen ("Folgeschäden") Ableitung der Potenziale aus den Schwachstellen Ist-Dokumentation Potenzialanalyse Prozessmodellierung: KMDL, EPK, UML, BPEL Schwachstellen, Prozessverbesserungen, Business Process Reegineering Unterscheidung Quantifizierbare Mängel (monetär bewertbar), z.b. Überstunden, betriebliche Stillstandszeiten, entgangene Aufträge Nicht quantifizierbare Mängel, z.b. Unvollständigkeit der Datenbestände, mangelnde Informationsaktualität Krallmann 2002 Hoyer 1988 Das Ergebnis der Potentialanalyse ist die Auflistung möglicher Mängelursachen. Kriterien der Potenzialanalyse Problemkreise der Potenzialanalyse Organisatorische Schwachstellen Begründet durch die Aufbau- und Ablauforganisation (z.b. Stellenbrüche) Informationelle Schwachstellen Begründet durch ungenügende oder sehr lang andauernde Informationsflüsse (z.b. Medienbrüche) Technische Schwachstellen Begründet in der ungenügenden technischen Ausstattung Sonstige Schwachstellen Nicht eindeutig kategorisierbar, z.b. Schwachstellen die außerhalb des Untersuchungsgebiets liegen Personalprobleme Organisationsprobleme Terminprobleme Informationsfluss Organisationsniveau und Führungsstil Häufiger Personalausfall Personalüberlastung Unzureichende Ausbildung und Erfahrung Starke Personalabhängigkeit Mehrfacherfassung Hohe Fehleranzahl Hohe erfahrenskosten Häufige Arbeitsrückstände Warteschlangen Stoßbelastungen Zu wenig Informationen Zu späte Informationen Benutzerunfreundliche Informationen Leistungshemmer Führungsstil Schlechtes Betriebsklima Niedriges Organisationsniveau Koordinationsmängel Krallmann

6 Kennzeichen untersuchenswerter Prozesse Management der Prozesse Symptome Umfangreicher Informationsaustausch, viele redundante Daten Bestände, Puffer und andere Zwischenlager Hoher Anteil an Prüf- und Kontrolltätigkeiten Iterationen und Wiederholungen Komplexität, Ausnahmen und Spezialfälle Krankheit Willkürliche Fragmentierung eines natürlichen Prozesses Fehlende Eigenschaft, mit Unsicherheit umzugehen Zersplitterung Unzureichende Rückkopplung in Prozessketten Anlagerung oberhalb einer einfachen Basis Prozessmanagement Gestaltung, Ausführung und Beurteilung von Funktionsfolgen (=Prozesse) Quelle: Krcmar; Informationsmanagement; 2000; S.78 Process Reengineering the fundamental rethinking and radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such as cost, quality, service, and speed., Hammer, Champy; Reengineering the Corporation; 1993; S.32 Synonyme: Core Process Redesign, Geschäftsprozeßorientierung Systematische Lösungsansätze zur Prozessveränderung Inhaltliche Ansatzpunkte zur Prozessverbesserung Lösungsansatz Weglassen Beispiele 2 3 Funktion erforderlich? Medienbruch? Schnittstellen Qualität von Anfang an Nur wertschöpfende Schritte Drastische ereinfachungen Einfache Steuerung Auslagern 2 3 orfeldaktivitäten stärken Externe Durchführung? Zusammenfassen 2 und Aktivitäten/Stellen zusammenlegen Parallelisieren Arbeitsteilung erhöhen erlagern Beschleunigen Dauer 17 Früherer Beginn von Aktivitäten Produktivitätssteigerung Warte-/Liegezeiten Liegezeiten Doppelarbeit Bürokratie Möglichst Selbststeuerung Prozessvarianten Robuste Standards Fehlersuche/-behebung Änderung Parallelisierung statt Sequenz Pull- System Krcmar; Informationsmanagement; 2000; S

7 Aufgabe Modellieren Sie mit Hilfe der vorliegenden Daten der Primärerhebung ausgewählte Prozesse der WiProM AG als ereignisgesteuerte Prozessketten. Führen Sie eine Potenzialanalyse insbesondere mit Hinblick auf informationelle und technische Schwachstellen durch. Nächster Übungstermin: 06./08./ Universität Potsdam Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau August-Bebel-Str Potsdam Tel. (0331) Fax (0331)