Stand: 06/2018 Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils.

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1 Dienststelle: Senatsverwaltung für Kultur und Europa Organisationseinheit: Abt. K Anforderungsprofil Arbeitsgebiet (Bearbeiterzeichen) Z.Zt. besetzt mit Ersteller/-in: (Bearbeiterzeichen) K Gesch Stand: 06/2018 Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils. 1 Beschreibung des Arbeitsgebietes: (ggf. Aufgabenanalyse und Tet GVPL) Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Abteilung Kultur und Serviceeinheiten; Terminkoordination, Statistiken, Aktenführung; Koordinierung der Anträge auf Zuwendungen durch die Stiftung Deutsche Klassenlotterie Berlin; Koordinierung der Ordens- und Ehrengrabangelegenheiten; Anfertigung kleinerer Schreiben; Aufbereitung und Layout von Vorlagen, Schriftstücken und Präsentationen; Verwaltung zentraler Dokumente (z.b. zentrale Adressdatei, An-/Abwesenheits- und Vertretungslisten, Ein-/Ausgangsbuch, Verteiler) und zentraler Ressourcen (z.b. Fachbibliothek, Räume, Technik); Vorzimmer des Abteilungsleiters; Telefon, Post, Besucherbetreuung. Hervorzuhebende Sonderaufgaben: Bewertung: Egr. 6 Führungskraft: Ja Nein Leitungsspanne: (Anzahl und Laufbahngruppe) - 2 Formale Anforderungen Gewichtungen entfallen hier Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r oder als Verwaltungsfachangestellte/r Seite 1 von 5

2 3 Leistungsmerkmale 3.1 Fachkompetenzen Kenntnisse über Aufbau, Strukturen und Arbeitsabläufe in der Berliner Verwaltung und im Geschäftsbereich Kultur Sichere IT-Anwenderkenntnisse im Umgang mit Standard- Software (MS-Office, MS-Outlook, Internet) Kenntnisse der verwaltungsspezifischen Bearbeitungsstandards (GGO I und II, AZG) Fundierte Kenntnisse der Büroorganisation Grundkenntnisse der Projektplanung und -steuerung Aufgabenbezogene Grundkenntnisse der englischen Sprache; Fähigkeit, in englischer Sprache zu lesen und am Telefon Auskünfte zu erteilen. 3.2 Leistungsverhalten Belastbarkeit Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren. hält ein gleichbleibendes Leistungsniveau auch unter Druck (Stresstoleranz) bleibt auch in schwierigen Situationen im Gleichgewicht, reagiert gelassen und behält den Überblick ist in der Lage, sich auf kurzfristige inhaltliche und organisatorische Veränderungen einzustellen bewältigt auch große Arbeitsmengen verlässlich in konstant guter Qualität Leistungsfähigkeit Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen. arbeitet aktiv und geht Arbeiten zügig an stellt sich veränderten Anforderungen/Entwicklungen im eigenen Arbeitsgebiet und passt das eigene Handeln den Anforderungen an orientiert sich an den zu erreichenden Ergebnissen Seite 2 von 5

3 Leistungsbereitschaft Bereitschaft, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen. ist zur Übernahme neuer Aufgaben bereit und stellt sich veränderten Anforderungen im eigenen Arbeitsgebiet wirkt aktiv bei der eigenen Fortbildung mit nimmt die Aufgaben mit hohem Engagement wahr übernimmt Sonderaufgaben Wirtschaftliches Handeln Fähigkeit, mit Arbeitskraft und mitteln sowie Kosten und Zeit ökonomisch umzugehen. denkt fach- und referatsübergreifend organisiert die Arbeitsabläufe vorausschauend nach Kosten- Nutzen-Gesichtspunkten Organisationsfähigkeit Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entsprechend zu agieren. definiert zuerst Prioritäten und Ziele, plant systematisch und denkt vorausschauend legt Arbeitsergebnisse zu den vereinbarten Terminen bzw. zum zweckmäßigen Zeitpunkt vor erfasst Sachverhalte schnell und differenziert fördert die referatsübergreifende Zusammenarbeit teilt Aufgaben in Arbeitsschritte ein und verteilt sie auf die zur Verfügung stehende Zeit Selbständigkeit Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszufüllen. erkennt Probleme und greift sie aus eigenem Antrieb auf beschafft sich selbständig alle notwendigen und verfügbaren Informationen für Entscheidungen klärt offene Fragen und weiß, wer wann zu beteiligen ist erkennt die Grenzen der eigenen Kompetenzen und stimmt sich rechtzeitig mit der/dem Vorgesetzten ab Seite 3 von 5

4 3.2.6 Entscheidungsfähigkeit Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen. informiert sich vor der Entscheidung umfassend entscheidet zügig und zeitnah bzw. in angemessener Zeit übernimmt Verantwortung für eigene Entscheidungen und Ergebnisse 3.3 Sozialverhalten Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen. formuliert schriftlich und mündlich präzise, verständlich, schlüssig und sachbezogen geht auf andere offen und aktiv zu und ein, ist zugewandt gibt Sachverhalte und Aufträge sicher und verständlich weiter (mündlich und schriftlich) Konfliktfähigkeit Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben. spricht Konflikte offen und sachlich an sucht bei Konflikten nach Lösungen und tragfähigen Kompromissen kann mit Kritik konstruktiv umgehen und nimmt sachliche Kritik nicht persönlich übt Kritik sachlich und konstruktiv, ohne persönlich zu verletzen Vertrauenswürdigkeit Zuverlässigkeit im Hinblick auf die Aufgabenerledigung und die Vertraulichkeit verhält sich in Arbeitsprozessen integer weiß, welcher Personenkreis zu welchen Vorgängen informiert werden soll und darf gibt vertrauliche Informationen nicht weiter handelt nach den Prinzipien des Datenschutzes und der Daten- und Informationssicherheit Seite 4 von 5

5 3.4 Kunden- und adressaten-(anwender-)orientiertes Handeln Dienstleistungsorientierung Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für den eternen und internen Kunden zu begreifen. verhält sich Dritten gegenüber freundlich und verbindlich erläutert Zusammenhänge und Entscheidungsgründe und vertritt Standpunkte glaubwürdig denkt mit und berücksichtigt Erwartungshaltungen / Aufgaben von Kunden und Kooperationspartnern verhält sich nach zeitgemäßen Dienstleistungsstandards bewahrt die für die Aufgaben notwendige professionelle Distanz Interkulturelle Kompetenz Fähigkeit, mit Menschen anderer Kulturkreise im Sinne eines beidseitig zufriedenstellenden Umgangs erfolgreich zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten respektiert Andere vorurteilsfrei unabhängig von ihrer Herkunft ist offen für und interessiert an anderen Verhaltensweisen und Denkmustern setzt sich mit Kulturunterschieden und den daraus möglicherweise resultierenden Differenzen auseinander 3.5 Führungsverhalten (entfällt) Seite 5 von 5