Wirtschaftlichkeit in der öffentlichen Verwaltung

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1 Wirtschaftlichkeit in der öffentlichen Verwaltung Wirtschaftlichkeitsberechnung Kosten- und Leistungsrechnung Wirtschaftlichkeit der luk-technik Planungsmethoden Nutzen-Kosten-Untersuchungen Von Ministerialrat Jürgen Schmidt 4., durchgesehene Auflage ERICH SCHMIDT VERLAG

2 Vorwort 5 Abkürzungsverzeichnis 13 Teil I: Allgemeine Grundlagen 1 Haushaltsrechtliche Vorschriften 15 2 Wirtschaftlichkeit Definition der Begriffe Wirtschafriichkeitsprinzip (Ökonomisches Prinzip)" und Wirtschaftlichkeit" Abgrenzung der Begriffe Wirtschaftlichkeit" und Sparsamkeit" Abgrenzung der Begriffe Wirtschaftlichkeit" und Rentabilität" 17 3 Rechnungselemente Auszahlungen/Einzahlungen Ausgaben/Einnahmen Aufwand/Ertrag Kosten/Leistung 18 4 Investitionsbegriff 19 Teil II: Wirtschaftlichkeitsberechnungen (Investitionsrechnungen) 1 Grundlagen der Wirtschaftlichkeitsberechnungen Ziel und Zweck von Wirtschaftlichkeitsberechnungen Überblick über die Methoden zur Wirtschaftlichkeitsberechnung Auswahl der geeigneten Methode Methodenkombinationen Umsetzung der Entscheidung in die Finanzplanung und die Aufstellung des Haushaltsplans 25 2 Ermittlung der Ausgaben und Kosten sowie Zeit- und Mengenangaben Personalkosten Durchschnittswerte Bestandteile der Personalkosten Besoldung, Vergütungen, Löhne Aufwendungen für die Altersvorsorge oder der Zukunftsbelastung Unfallfürsorge und Unfallversicherung Sozialleistungen Personal bezogene Sachausgaben Stundensätze Bewertung des Dienstpostens Gemeinkostenzuschlag zu den Personalkosten Sachkosten Arbeitsplatzkosten Definition des Begriffs Arbeitsplatzkosten" Bestandteile der Arbeitsplatzkosten Raumkosten Einrichtungs- und Ausstattungskosten des Arbeitsplatzes Kosten des Femsprechanschlusses 36

3 Allgemeiner Bürobedarf Durchschnittswerte Einmalige Anlage- oder Anschaffungskosten Raumkosten Materialkosten Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung Mieten Betriebskosten Sonstige Sachkosten Gemeinkostenzuschlag zu den Sachkosten Sonstige Kosten Kalkulatorische Kosten Kalkulatorische Abschreibungen Begriff Berechnungsgrundlage Nutzungsdauer Berechnung der kalkulatorischen Abschreibung Kalkulatorische Zinsen Begriff, Berechnungsgrundlagen Festlegung des Kalkulationszinssatzes Berechnung der kalkulatorischen Zinsen Mengen- und Zeitangaben Personalbemessung Probleme bei der Feststellung der personellen Besetzung beim Ist-Zustand Personalbemessung beim Sollvorschlag : Methoden T.2.2 Personalbewertung Zuordnung des Personals zu Berufsgruppen Zeitschätzungen für den Personaleinsatz Sachmittelbedarf 46 3 Methoden zur Wirtschaftlichkeitsberechnung (Investitionsrechnung) Statische Methoden Kostenvergleichsrechnung Darstellung der Methode Auswertung und Beurteilung des Ergebnisses Amortisationsrechnung Darstellung der Methode Auswertung und Beurteilung des Ergebnisses Dynamische Methoden Finanzmathematische Grundlagen Ab- und Aufzinsung Aufzinsungsfaktor Endwertfaktor Abzinsungsfaktor Rentenbarwertfaktor Annuitätenfaktor~>.^ Kapitalwertmethode Darstellung der Methode Auswertung und Beurteilung des Ergebnisses 50

4 Anwendung der Kapitalwertmethode für die Entscheidung, ob eine Beschaffung durch Kauf oder Miete vorgenommen werden soll Interne Zinsfuß-Methode Darstellung der Methode Auswertung und Beurteilung des Ergebnisses Annuitätenmethode Darstellung der Methode Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse 52 Teil III: Kosten- und Leistungsrechnung 1 Begriff und Abgrenzung der Kosten- und Leistungsrechnung 53 2 Anwendungsbereiche, Ziel und Zweck der Kosten- und Leistungsrechnung Anwendungsbereiche Ziel und Zweck der Kosten- und Leistungsrechnung 53 3 Bestandteile der Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung/Leistungsrechnung 57 4 Kostenrechnungssysteme 58 Teil IV: Wirtschaftlichkeit der Informations- und Kommunikationstechnik 1 Grundsatzfragen 59 2 Wirtschaftlichkeitsberechnungen im Bereich der IuK-Technik Wirtschaftlichkeit bei einzelnen IuK-Projekten Verfahrensvergleich durch Kostenvergleichsrechnung Kostenermittlung Einmalige Kosten Anlagekosten Entwicklungskosten Anlaufkosten Laufende Kosten Produktionskosten Sonstige Sachkosten Kalkulatorische Kosten Auswertung und Beurteilung des Ergebnisses der Kostenvergleichsberechnung Verfahrensvergleich durch Anwendung dynamischer Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung Nutzen-Kosten-Untersuchung, Nutzwertanalyse Nicht-monetär bewertbare Nutzen Nicht-monetär bewertbare Nachteile oder Risiken Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Bürokommunikation oder von 67 technikunterstützten Büroarbeitsplätzen Kosten der Büroausstattung mit IuK-Technik Nutzen der Büroausstattung mit IuK-Technik Wirtschaftlichkeit bei Hard-und Softwarebeschaffungen Systemvergleich Ermittlung der günstigsten Vertragsart 72 3 Kosten- und Leistungsrechnung von Rechenzentren Ziel und Zweck der Kosten- und Leistungsrechnung von Rechenzentren 72

5 3.2 Betriebsabrechnung Kostenartenrechnung Personalkosten Sachkosten Arbeitsplatzkosten Einmalige Anlage- oder Anschaffungskosten Raumkosten Kosten für DV-Material Kosten für Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung Mieten Sonstige Kosten Entgelte für Dienstleistungen Dritter Aus- und Fortbildung Kostenerstattung für Gemeinschaftseinrichtungen Kalkulatorische Kosten Kostenstellenrechnung Hauptkostenstellen Hilfskostenstellen Allgemeine Kostenstellen Betriebsabrechnungsbogen Kostenträgerrechnung Leistungsmessung Leistungsmessung bei der Datenverarbeitungsanlage Leistungsmessung bei der Organisationsanalyse und der Anwendungsprogrammierung Leistungsmessung bei der Datenerfassung Kostensätze Kostensätze für Zentraleinheiten Kostensätze für PeripheriegeTäte 79 Teil V: Planung und Planungsmethoden 1 Allgemeines zum Problemkreis Planung" Grundsatzfragen Planungszeiträume, Probleme der langfristigen Planung 84 2 Planungsarten Finanzplanung Aufgabenplanung Verknüpfung von Aufgaben- und Finanzplanung Personalplanung 86 3 Planungsmethoden Planungsmethoden in der langfristigen Planung Subjektive Methoden Trendermittlungen Regressionsrechnung Planungsmethoden in der kurz- und mittelfristigen Planung Programmbudgetierung Nutzen-Kosten-Untersuchungen 89 4 Nutzen-Kosten-Untersuchung Rechtsgrundlage 89 10

6 4.2 Nutzen-Kosten-Untersuchung als besondere Form der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Arten der Nutzen-Kosten-Untersuchung Kosten-Nutzen-Analyse (cost-benefit-analysis) Kosten-Wirksamkeits-Analyse (cost-effectiveness-analysis) Gesellschaftliche Kostenvergleiche und Nutzenvergleiche Anwendungsbereich der Nutzen-Kosten-Untersuchung Was sind geeignete Maßnahmen" im Sinne von 7 Abs. 2 BHO/LHO? Welche Maßnahmen sind von erheblicher finanzieller Bedeutung"? Verfahren bei der Nutzen-Kosten-Untersuchung Allgemeines Verfahrensmuster (Stufenschema) Beschreibung der einzelnen Stufen Stufe 1: Problemdefinition Stufe 2: Konkretisierung eines Zielsystems Sammeln von Zielen Ableitung von operationalen Teilzielen Festlegung von Zielkriterien Zielgewichtung Stufe 3: Bestimmung des Entscheidungsfeldes Stufe 4: Vorauswahl Stufe 5: Erfassung und Beschreibung der Nutzen und Kosten Verfahren Problematik Stufe 6: Definition der Meßgrößen Stufe 7: Bewertung aller quantifizierbaren Nutzen und Kosten der Maßnahme Verfahren Problematik Stufe 8: Empfindlichkeitsprüfung Stufe 9: Vergleich der quantifizierten Nutzen und Kosten Stufe 10: Verbale Beschreibung der nicht-quantifizierten Nutzen und Kosten Stufe 11: Gesamtbeurteilung als Entscheidungsgrundlage Aufgabengebiete der öffentlichen Verwaltung, in denen Nutzen-Kosten-Untersuchungen möglich sind Ausführliche Nutzen-Kosten-Untersuchungen im Sinne des 7 Abs. 2 BHO/LHO Vereinfachte Nutzen-Kosten-Untersuchungen bei kleineren Maßnahmen Kritische Betrachtungen zur Nutzen-Kosten-Untersuchung Nutzwertanalyse Darstellung der Methode Auswertung und Beurteilung des Ergebnisses Multifaktorenmethode 102 Beispiele 3 Beispiele zur Kostenvergleichsrechnung (II 3.1.1) Beispiel zur Amortisationsrechnung (II 3.1.2) Beispiele zur Kapitalwertmethode ( ) Beispiel zur Anwendung der Kapitalwertmethode für die Entscheidung, ob durch Kauf oder Miete zu beschaffen ist (II ) Beispiele zur Internen Zinsfußmethode (II 3.2.3)

7 1 Beispiel zur Annuitätenmethode (II 3.2.4) Beispiele zur Kostenvergleichsrechnung bei IuK-Projekten (IV 2.1.1) Beispiele zur Kapitalwertmethode bei IuK-Projekten (IV 2.1.2) Beispiel zur Nutzwertanalyse (V 5) Beispiel für eine Nutzwertanalyse bei IuK-Projekten Beispiel zur Multifaktorenmethode bei IuK-Projekten (V 6) Beispiel für eine Kosten- und Leistungsrechnung (III) 134 Anlagen Anlage 1 Auszüge aus der Bundeshaushaltsordung (BHO) und den Vorläufigen Verwaltungsvorschriften dazu (Vorl. VV-BHO) 135 Anlage 2 Erläuterungen des Bundesministers der Finanzen zur Durchführung von Nutzen-Kosten-Untersuchungen 160 Anlage 3 Verwaltungsvorschriften und Leitfäden für Wirtschaftlichkeitsberechnungen.171 Anlage 4 Begriffsbestimmungen 173 Anlage 5 Muster für eine Kostenvergleichsrechnung 176 Anlage 6 Muster für eine Kostenvergleichsrechnung auf dem Gebiete der IuK-Technik 178 Anlage 7 Muster für eine Wirtschaftlichkeitsberechnung nach der Kapitalwertmethode. 180 Anlage 8 Tabelle der Abschreibungsprozentsätze für 2 bis 20 Jahre 181 Anlage 9 Tabelle der mittleren Zinssätze für 2 bis 20 Jahre 181 Anlage 10 Tabelle einiger Abzinsungsfaktoren 182 Anlage 11 Tabelle einiger Aufzinsungsfaktoren 183 Anlage 12 Tabelle einiger Rentenbarwertfaktoren 184 Anlage 13 Tabelle einiger Annuitätenfaktoren 185 Anlage 14 Muster eines Betriebsabrechnungsbogens für ein Rechenzentrum 186 Anlage 15 Muster für einen Betriebsabrechnungsbogen 188 Literaturhinweise 189 Stichwortverzeichnis