SAP R/3 Enterprise (Standardsystem Nutzer rewenn)

Transkript

1 Lehrgebiet EDV-Rechnungswesen Prof. Dr. Jörg Schmidt SAP R/3 Enterprise (Standardsystem Nutzer rewenn) Einführungsübung 3 Buchen von Geschäftsvorfällen Mandant 302 Kontenplan Kostenrechnungskreis SAP INT 0001 Buchungskreis Buchungskreis Buchungskreis DExx DEyy DEzz Bilanz Bilanz Bilanz GuV GuV GuV Sommersemester

2 1. Starten Sie das Programm SAP- R/3 Einstieg SAP Logon - HCC-SAP R/3 Geben Sie im Anmeldefenster folgende Informationen ein: Mandant: 302 Benutzer: Rewenn (nn steht für die Nummer Ihres Buchungskreises) Kennwort: usernn Die oberste Stufe der hierarchischen Struktur im SAP ist der Mandant. Er stellt ein Unternehmen dar. Für jeden Mandanten können mehrere Buchungskreise (Firmen) eingerichtet werden, um die Buchhaltung dieser selbständig bilanzierenden Einheiten gleichzeitig realisieren zu können. Im Mandanten werden die allgemeinen Daten abgelegt, die von allen Organisations-strukturen des Unternehmens nutzbar sind. Auf der Ebene der Buchungskreise werden die speziellen Daten des Buchungskreises angelegt und die Bilanz / GuV erstellt. Die Bezeichnung der Buchungskreise (Bukrs) beginnt jeweils mit DE. Sie führen Ihre Buchungen im Buchungskreis DE 1 aus. 2. Überprüfen Sie Kontenstammdaten in Ihrem Buchungskreis Sie kontrollieren mit diesem Übungsteil lediglich, ob in der Übung 2 die Stammdaten richtig angelegt. bzw. gepflegt wurden. Geben Sie im Hauptmenü den Transaktionscode FSS0 (Rechnunsgwesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung im Buchungskreis) ein. Sie befinden sich anschließend im Menü Sachkonto bearbeiten: Buchungskreisdaten. Geben Sie die jeweilige Kontonummer sowie Ihren Buchungskreis DExx ein. Überprüfen Sie die Eintragungen in Ihrem Konto: Registerkarte Steuerungsdaten : Kontowährung Euro Feld Salden nur in Hauswährung kein Haken Steuerkategorie, je nach Konto nur Vorsteuer erlaubt (z.b. Kto-Nr , ) nur Ausgangssteuer erlaubt (z.b. Kto-Nr ) Buchen ohne Steuer erlaubt (z.b. Kto-Nr , ) Feld Abstimmkonto für Kontoart keine Angabe (z.b. Kto-Nr. 2000, 11000) Registerkarte Erfassung/Bank/Zins : Feld Feldstatusgruppe auf G001 allgemein (z.b. Kto 2000, 11000) Sollten während der Buchungsarbeit aufgerufene Konten nicht vorhanden sein, können Sie diese auf die gleiche Weise im Buchungskreis anlegen. Nutzen Sie dafür gleich einen zweiten Modus, um Ihre Buchungsarbeit nicht abzubrechen. 1 Die Nummer Ihres Buchungskreises steht in den folgenden Aufgaben für xx. 2

3 3. Buchen und Stornieren von einfachen Geschäftsvorfällen Beispiel: Es wird ein Kredit in Höhe von aufgenommen. Der Buchungssatz lautet Bank (113100) an Bankschulden (182000) Es handelt sich um zwei Sachkonten, die im Hauptbuch erfaßt werden. Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen Belegkopf Belegpositionen Nachdem Sie im Belegkopf die erforderlichen Daten eingegeben haben, nutzen Sie für die Erfassung der Belegpositionen eine Zeile für die Soll- und eine Zeile für die Habenbuchung. Drücken Sie anschließend in der Anwendungsfunktionsleiste auf den Button Simulieren. Alternativ können Sie diese Funktion auch in der Menuleiste (Pull Down Menu) über Beleg Simulieren aufrufen! Sie erhalten die Belegübersicht! Drücken Sie Buchen durch Klick auf die Diskette bzw. in der Menüleiste Beleg Buchen 3

4 In der Statusleiste wird Ihnen die vergebene Belegnummer (z.b ) angezeigt, die Sie bitte unbedingt notieren sollten. Die Buchung ist damit abgeschlossen. Kehren Sie mit dem Symbol oder F3 zum Access Menü zurück! Nachdem Sie den Beleg verbucht haben, stellen Sie fest, daß diese Buchung nicht richtig durchgeführt wurde (falsche Konten, falscher Betrag, falscher Buchungskreis o.a.) Sie können eine falsche Buchung jedoch nicht ändern oder löschen, sondern nur (nachvollziehbar) stornieren, d.h. rückwärts wieder ausbuchen. Gehen Sie dazu in folgendes Menu Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Stornieren Einzelstorno (FB08) Geben Sie hier die Belegnummer des falsch gebuchten Beleges ein! Stornogrund 01 Um sicher zu sein, daß Sie den richtigen Beleg ausgewählt haben, können Sie sich den Beleg noch mal anzeigen lassen (Drücken Sie: Anzeige vor Storno in der Anwendungsfunktionsleiste). Sie schließen diese Anzeige mit zurück (grüner Pfeil!) Danach klicken Sie auf die Diskette oder geben Sie in der Menüleiste ein: Beleg Buchen Notieren Sie auch diese Belegnummer! Wenn Sie diese Funktion noch weiter üben wollen, können Sie sich beliebige Buchungssätze ausdenken und danach wieder stornieren! Nutzen Sie diese Funktion aber auch im Verlaufe der weiteren Übung, wenn Sie eine Buchung fehlerhaft eingegeben haben! 4

5 4. Buchen Sie die Saldenvorträge entsprechend der Eröffnungsbilanz Sie sind Mitarbeiter der Firma Fensterbau Alexander Bachmann (Saalestr. 133, Magdeburg) und für die Buchhaltung im Unternehmen verantwortlich. Eröffnungsbilanz des Unternehmens am des Jahres: Aktiva Eröffnungsbilanz (Euro) Passiva Gebäude ,00 Eigenkapital ,00 Maschinen und Geräte ,00 Verbindlichkeiten ,00 Warenbestand ,00 gegenüber Banken Ford. aus L.u.L ,00 Bank , Summe , ,00 ============================================================= Buchen Sie alle Anfangsbestände gegen das Eröffnungsbilanzkonto Sie können in einem Beleg mehrere Belegpositionen erfassen. Anfänglich sollten Sie dies aber auf maximal 4-5 Zeilen beschränken. Schließen Sie außerdem jede Buchungszeile mit Enter ab, da das System Sie dann sofort auf evtl. Fehler (rotes Kreuz) hinweist. Einen bloßen Hinweis (gelbes Achtungszeichen) können Sie dagegen mit ENTER bestätigen. Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbel. erfassen Geben Sie die erforderlichen Daten in die Erfassungsmaske ein. 5

6 0 Nach der Erfassung aller Belegpositionen kontrollieren Sie die Eingaben wieder mit dem Befehl Beleg Simulieren. Sind die Eintragungen korrekt, buchen Sie mit der Taste F11 oder dem Symbol für Buchen (Diskette). Achtung: Wichtig! Für die Buchungen der Forderungen LuL wechseln Sie in Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung Benutzen Sie für die Sollbuchung das von Ihnen angelegte Debitorenkonto. Durch die Eingabe im Belegkopf wird bereits die Sollbuchung erfasst. Die Eingabe der Habenbuchung erfolgt wie gewohnt in der Belegpositionszeile! Zeigen Sie danach die Bilanz an! Dazu gehen Sie zum Ausgangsmenü zurück. Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Bilanz Geben Sie Ihren Buchungskreis: DExx, sowie als Bil/GuV-Struktur: INT ein. Klicken Sie dann auf Ausführen! Sie können Ihre Buchungen auch in dem als Favorit eingerichteten Belegpositionenextrakt anschauen. (Eingabe Buchungskreis und Ausführen) 6

7 5. Buchen Sie die Geschäftsvorfälle anhand der Belegmappe 1. Einkauf von Waren auf Ziel (Änderung der Zahlungsbedingung auf der Registerkarte Zahlung) 2. Bezahlung der Eingangsrechnung Nr Verkauf von Erzeugnissen auf Ziel (Kontrollieren Sie die Zahlungsbedingungen!) 4. der Kunde bezahlt die Ausgangsrechnung Nr die Energierechnung im I. Quartal wird abgebucht (Berücksichtigung der Steuer) 6. Rechnung für eine Privatentnahme 7. Bezahlung der Miete für das Lagerhaus (ohne Steuer) 8. Afa-Buchungen I. Quartal Abschlussbuchungen (siehe S. 11) Geschäftsvorfälle: Beispiel zum 1. Geschäftsfall: Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung Nach der Eingabe der Grunddaten - Kontonummer des Kreditors Kxx Betrag Steuer rechnen E geben Sie die Positionen ein - Sachkonto (Handelsware) - S/H Soll - Betrag: Steuerkennzeichen V1 (Vorsteuer 19 %) 7

8 Beleg simulieren und anschließend buchen. Nach jeder Buchung wird eine vom System vergebene Belegnummer angezeigt, die Sie sich notieren sollten, um später den Beleg noch einmal direkt aufrufen zu können! Buchen Sie die weiteren Geschäftsvorfälle! Zum 2. Geschäftsfall: Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Zahlungsausgang Buchen (offene Posten bearbeiten!) Eingabe Bankkonto Eingabe des Zahlungsbetrages Eingabe des Kreditors Drücken Sie auf OP bearbeiten und wählen Sie die betroffene Rechnung aus. 8

9 Nach der Eingabe von Beleg Simulieren erhalten Sie folgende Übersicht: zum 3. Geschäftsfall: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung zum 4. Geschäftsfall: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Zahlungseingang (offene Posten bearbeiten!) zu den Geschäftsfällen 5. bis 8.: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erf. Haken setzen! Beachte: Markieren des Feldes Steuer rechnen auf dem Blatt Detail notwendig! (mehrere Buchungssätze in einem Beleg möglich!) 9

10 Abschlussbuchungen: 9. Ermittlung der Umsatzsteuerzahllast und Überweisung per Bank an das Finanzamt Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Meldewesen Umsatzsteuermeldungen Allgemein Umsatzsteuer-Voranmeldung Umsatzsteuer-Voranmeldung Geben Sie Ihren Buchungskreis und die Buchungsdaten ein und gehen Sie auf Ausführen. Sie erhalten nun die Zusammenstellung aller Buchungen auf dem Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonto. Zurück Wenn Sie nun auf den weiteren Registerkarten zur Umsatzsteuervoranmeldung Zahllastbuchung bzw. Buchungsparameter die nachfolgenden Eintragungen (Siehe Bild nächste Seite!) vornehmen, werden die Salden der beiden Steuerkonten auf ein Verrechnungskonto (195000) umgebucht. Nutzen Sie als Buchungsdatum das aktuelle Datum, während die Umsatzsteuer gewöhnlich am 10. des auf die letzte Buchung folgenden Monats fällig ist. Führen Sie die Verrechnung aus und kontrollieren Sie die neuen Buchungen. Zahlen Sie dann die Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt mit heutigem Datum von Ihrem Bankkonto. 10

11 Ersetzen Sie die beiden letzten Ziffern durch die Ziffern aus Ihrem Buchungskreis. 10. Abschluss der Warenkonten Der Warenbestand in der Inventur beträt ,00 Die Buchwerte der übrigen Bestandskonten stimmen mit den Inventurwerten überein. 11. Ihr Skontoertrag wurde auf dem Konto gebucht. Dieses Konto darf im Jahresabschluß kein Saldo auffweisen. Buchen Sie den Betrag (3000,-) auf das Konto Sonstige betriebliche Erträge (299000) um. 7. Auswertungen Lassen Sie sich folgende Listen anzeigen: Bilanz/GuV Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Bilanz Eingabe -> Buchungskreis: DExx, Bil/GuV-Struktur: INT Saldenliste Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Saldenliste Eingabe -> Kontenplan: INT, Buchungskreis: DExx Belegjournal Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Beleg Allgemein Belegjournal Eingabe -> Buchungskreis: DExx, laufendes Geschäftsjahr, Zeitraum: Belegpositionenextrakt Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Beleg Allgemein Belegpositionenextrakt Eingabe -> Buchungskreis: DExx, laufendes Geschäftsjahr 11

12 Auszug aus dem SAP-Kontenplan INT Sachkonto Kontenbezeichnung Bauten Technische Anlagen und Maschinen Betriebs- und Geschäftsausstattung Stammkapital Kasse Bank (140000) Dxx10001 Debitoren-Forderungen Inland Eingangssteuer (160000) Kxx70001 Kreditoren-Verbindlichkeiten Inland Ausgangssteuer Verbindlichkeiten Lohnsteuer Verbindlichkeiten Sozialversicherung Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto Bankschulden (Verbindlichkeiten Kreditinstitute) Umsatzsteuer-Zahlllast Privatkonto Planmäßige Abschreibung auf Sachanlagen Skonto-Ertrag Sonstige betrieblichen Erträge Rohstoffe Handelswaren Verbrauch Rohstoffe Verbrauch Hilfsstoffe Stromkosten Wasser Gas Fertigungslöhne Gehälter Gesetzliche Sozialaufwendungen Raumkosten (Miete) Sonstige allgemeine Verwaltungskosten Sonstige Kosten Umsatzerlöse Inland Erlöse Eigenverbrauch Kunden-Skonti Bestandsveränderung Fertigerzeugnisse Ergebnis-Vortrag aus dem Vorjahr 12

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