Einnahme-Überschussrechnung 2010/2011

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1 Haufe Praxisratgeber Einnahme-Überschussrechnung 2010/2011 für Freiberufler und Selbstständige Bearbeitet von Iris Thomsen 7. Auflage Taschenbuch. 238 S. Paperback ISBN Wirtschaft > Unternehmensfinanzen > Betriebliches Rechnungswesen Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, ebooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.

2 2 Grundregeln der Einnahme- Überschussrechnung In diesem Kapitel geht es um den Gewinn Ihres Unternehmens, für den Sie ggf. folgende Steuern zahlen: Freiberufler Land- und forstwirtschaftliche Betriebe Gewerbebetriebe Vereine Einkommensteuer Einkommensteuer Einkommensteuer und Gewerbesteuer Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer Das Einkommensteuergesetz schreibt in 4 Abs. 3 die Gewinnermittlung Einnahme-Überschussrechnung vor (auch 4-3-Rechnung genannt). Ob Sie sich darüber hinaus auch mit der Umsatzsteuer befassen müssen, erfahren Sie im nächsten Kapitel. 2.1 Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfassen Sie in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung erst, wenn die Zahlungen tatsächlich geflossen sind. Beispiel: Sie bezahlen eine Reparaturrechnung vom erst im Februar Ermitteln Sie nun Ihren Gewinn für das Jahr 2010, wird diese Betriebsausgabe nicht erfasst. Diese Rechnung mindert Ihren Gewinn erst im Jahr Was bedeutet das für Sie in der Praxis? Um die Einnahme-Überschussrechnung zu erstellen, brauchen Sie alle Belege, die Sie im Abschlussjahr bezahlt bzw. die Sie erhalten haben. Trennen Sie Barbelege von Bankbelegen, d. h. von Rechnungen, die Ihre Kunden überwiesen oder Rechnungen, die Sie überwiesen oder per Scheck gezahlt haben. Bei Ihren Barbelegen ist der Zahlungszeit- Trennung von Bar- und Bankbelegen 27

3 2 Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung punkt eindeutig: Sie müssen alle Belege mit dem Datum des Abschlussjahres erfassen. Ihre Bankbelege erfassen Sie nur, soweit Sie auch im Abschlussjahr geflossen sind, unabhängig vom Rechnungsdatum. Sie müssen jede Rechnung prüfen, ob die Zahlung erfolgte oder nicht. Dazu benötigen Sie Ihre Kontoauszüge, Überweisungsträger sowie Ihr Scheckausgangsbuch. Achtung: Kinderbetreuungskosten können wie Betriebsausgaben abgezogen werden. Diese Kosten werden nur bei unbarer Zahlung anerkannt. Mehr zu Kinderbetreuungskosten im Kapital 6.9 Sonstige Betriebsausgaben Zahlungszeitpunkt ist abhängig von der Zahlungsart Zu- und Abfluss Finden Sie die Zahlungsausgänge sowie die Zahlungseingänge auf Ihren Kontoauszügen des Abschlussjahres, ist die Sache eindeutig. Aber wie sieht der Zu- und Abfluss am Jahresende aus? Was ist mit der Überweisung, die Sie im Abschlussjahr angewiesen haben und nicht auf Ihrem Kontoauszug erscheint? Was ist mit dem Scheck, den Sie am von Ihrem Kunden erhalten haben? Wann gilt das Geld als zu- oder abgeflossen? Zahlungsart Arzthonorar Kreditkarte, EC-Karte Lastschrift Zahlungszeitpunkt Kassenärztliche Vereinigung: Zufluss bei Gutschrift auf dem Bankkonto des Arztes Achtung: Die Praxisgebühr ist eine Bareinnahme. Privatärztliche Vereinigung: Zufluss bei Gutschrift auf dem Bankkonto der Verrechnungsstelle Abfluss bei Unterschrift des Zahlungsbelegs Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto Abfluss bei Abbuchung von Ihrem Bankkonto Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto 28

4 Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein 2 Zahlungsart Provisionen von Versicherungsunternehmen und Bausparkassen Scheck Überweisung Umbuchungen des Finanzamts (Verrechnung von Nachzahlung und Erstattung) Investitionszuschüsse Gewinnbeteiligungen, Dividenden Zinsen Zahlungszeitpunkt Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Kautions- oder Rücklagenkonto Abfluss grundsätzlich mit Ausgabe des Schecks; bei Übergabe an die Post gilt das Datum laut Postausgangsbuch Zufluss grundsätzlich bei Entgegennahme des Schecks (wenn die bezogene Bank den Scheck sofort auszahlen oder gutschreiben würde) Abfluss bei Hingabe des Überweisungsbelegs an die Bank Zufluss bei Gutschrift auf Ihrem Bankkonto Datum laut Umbuchungsmitteilung Zeitpunkt der Bewilligung Zufluss bei Geldeingang, wenn Sie die wirtschaftliche Verfügungsmacht haben. Zufluss/Abfluss grundsätzlich in dem Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören Tipp: Schreiben Sie bereits bei der Zahlung auf die Rechnung, wann Sie die Überweisung ausgeführt oder den Scheck ausgestellt haben. Umgekehrt schreiben Sie auf die Kundenrechnungen, wann Sie den Scheck erhalten haben oder das Geld auf Ihrem Konto gutgeschrieben wurde. Das erspart Ihnen am Jahresende die aufwändige Prüfung. Wenn Sie mit einem Buchführungsprogramm arbeiten bzw. Ihre Belege für den Steuerberater vorbereiten, wäre es optimal, jeweils die entsprechenden Rechnungen und Belege hinter den entsprechenden Kontoauszug zu heften. Alle Rechnungen, die im Abschlussjahr noch offen sind, unabhängig vom Rechnungsdatum, heften Sie einfach in den Ordner für das nächste Jahr. Wie Sie Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben in der Einnahme-Überschussrechnung bzw. im Formular erfassen, wird in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben. Achten Sie immer auf den Zahlungszeitpunkt. Offene Rechnungen am Jahresende 29

5 2 Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung Kapitel 5 Betriebseinnahmen richtig erfassen Kapitel 6 Betriebsausgaben richtig erfassen Tipp: Am Jahresende können Sie Ihren Gewinn beeinflussen, indem Sie offene Rechnungen noch im alten Jahr bezahlen oder erst im neuen Jahr. Gleichzeitig können Sie mit Ihren Kunden vereinbaren, dass sie Ihre Rechnungen noch im alten Jahr bzw. erst im neuen Jahr bezahlen. Natürlich nur, wenn es auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll ist und Ihre Liquidität dies zulässt Ausnahme: regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die 10 Tage vor und 10 Tage nach dem geflossen sind, müssen Sie in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören. Dazu gehören: Einnahmen wie Miete, Pacht und Arzthonorar von kassenärztlichen Vereinigungen Ausgaben wie Miete, Nebenkosten, Renten, Löhne und Gehälter Umsatzsteuer-Vorauszahlungen Dazu gehören nicht: Umsätze aus Warenverkäufen und Dienstleistungen Wareneinkäufe Zahlungen und Erstattungen laut Umsatzsteuererklärung Achtung: Die monatliche und vierteljährliche Zahlung oder Erstattung laut Umsatzsteuer-Voranmeldung zählt zu den regelmäßigen wiederkehrenden Ausgaben und Einnahmen. Wurde die Voranmeldung pünktlich abgegeben, ist Zahlung per Lastschrifteinzug vereinbart und ist das Bankkonto gedeckt, zählt der Tag der Fälligkeit, der 10. Januar. 30 Um dies zu überprüfen, benötigen Sie nicht nur die Kontoauszüge für das Abschlussjahr, sondern auch die vom bis des

6 Einnahmen und Ausgaben müssen geflossen sein 2 Vorjahres sowie die vom bis des Folgejahres. Sehen Sie sich die einzelnen Positionen dieser Kontoauszüge an. Entdecken Sie hier Zinsen oder Mieten, die eigentlich in das Abschlussjahr gehören, müssen Sie diese auch im Abschlussjahr erfassen, obwohl sie früher oder später gezahlt wurden. Umgekehrt müssen Sie Zahlungen, die nicht in das Abschlussjahr gehören, herausnehmen. Beispiel: Die Miete für Januar 2011 wird am abgebucht. Hier handelt es sich um eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe und die Zahlung lag in der Zeit vom und dem In diesem Fall gehört die Miete in das Jahr Zehn-Tage-Frist Wie Sie diese regelmäßig wiederkehrenden Betriebseinnahmen und -ausgaben in der Einnahme-Überschussrechnung und im Formular erfassen, wird in folgenden Kapiteln beschrieben: Kapitel 5.10 Betriebseinnahmen abgrenzen Kapitel 6.10 Betriebsausgaben abgrenzen Ausnahme der Ausnahme: Zinsen Regelmäßig wiederkehrende Zinsen werden immer in dem Jahr erfasst, in das sie wirtschaftlich gehören, unabhängig von der Zehn- Tage-Frist Ausnahme: Honorarnachzahlungen für mehrere Jahre Bei außergewöhnlichen Einkünften (z. B. Veräußerungsgewinn, Aufgabegewinn oder Entschädigungen) gilt die Ein-Fünftel- Regelung nach 34 EStG. Diese mildert die Steuerlast, indem sie die Progression der Steuertabelle ausschaltet. Die Einmalzahlung wird durch Fünf geteilt und nur ein Fünftel wird dem laufenden Gewinn zugerechnet. Anschließend wird der Steuersatz ermittelt und zu diesem Steuersatz wird dann der gesamte Gewinn versteuert. Ein Freiberufler kann für Einkünfte, die aufgrund eines Rechtsstreits nachträglich in einer Summe ausgezahlt werden, die Ein-Fünftel- Günstige Ein-Fünftel- Regelung 31

7 2 Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung Regelung anwenden. Aus diesem Grund sollten diese Einkünfte gesondert erfasst und dem Steuerberater mitgeteilt werden. 2.2 Fast keine Abgrenzungen am Jahresende, keine Forderungen und Verbindlichkeiten Einnahme-Überschussrechner müssen ausschließlich regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben nur in der kurzen Zeitspanne von 10 Tagen vor und nach dem abgrenzen. D. h. sie müssen diese Zahlungen in dem Jahr erfassen, in das sie wirtschaftlich gehören. Dies gilt ebenfalls für Zinsen, egal wann sie gezahlt wurden. Die folgende Auflistung gibt Ihnen einen Überblick, was Bilanzierende grundsätzlich mit allen Einnahmen und Ausgaben tun müssen, unabhängig davon, wann diese gezahlt werden: Alle Rechnungen, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören, müssen erfasst werden, auch alle offenen. Dasselbe gilt für Löhne, Lohnnebenkosten, Mieten, Forderungen, Verbindlichkeiten etc. Alle Zahlungen, die geflossen sind und nicht in das Abschlussjahr gehören, müssen herausgenommen werden (aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten). Gewisse Kosten, die wirtschaftlich in das Abschlussjahr gehören und wahrscheinlich anfallen, müssen vorsichtig geschätzt und im Abschlussjahr erfasst werden (Rückstellungen für Steuerberaterrechnung). Wenn Sie die doppelte Buchführung kennen, sind Ihnen diese Abgrenzungen sicher schon etwas vertraut. Bei der Nutzung eines Buchführungsprogramms begegnen Ihnen die Abgrenzungskonten im Kontenplan. Diese aufwändige Mehrarbeit ist bei der Einnahme-Überschussrechnung nicht erforderlich. 32

8 Behandlung von Anlagevermögen Behandlung von Anlagevermögen Bei der Anschaffung von Anlagegütern müssen Sie klären, zu welchem Anteil Sie es betrieblich bzw. privat nutzen. So wird entschieden, ob es sich ausschließlich um Privat- oder Betriebsvermögen handelt. Die Ausnahme bilden Grundstücke und Gebäude. Betriebliche Nutzung von beweglichem Anlagevermögen unter 10 % ausschließlich Privatvermögen % Wahlrecht: Privatoder Betriebsvermögen über 50 % ausschließlich Betriebsvermögen Vorteile und Nachteile von Betriebsvermögen Vorteil Die Anschaffungskosten erhöhen Ihr Betriebsvermögen. Die jährliche Abschreibung sowie alle laufenden Kosten für das Anlagegut sind Betriebsausgaben. Nachteil Im Falle eines Verkaufs ist der Verkaufserlös in voller Höhe Betriebseinnahme Vorteile und Nachteile von Privatvermögen Vorteil Im Falle eines Verkaufs ist der Verkaufserlös eine private Einnahme. Nachteil Sie können lediglich die anteiligen Kosten der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgaben geltend machen. 33

9 2 Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung Gewillkürtes Betriebsvermögen Wahlrecht bei 10 % bis 50 % betrieblicher Nutzung Hier handelt es sich um gewillkürtes Betriebsvermögen. Sie haben das Wahlrecht, das Wirtschaftsgut ausschließlich dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Haben Sie die Wahl getroffen, sind Sie daran gebunden. Achtung: Die Ermittlung des Anteils der betrieblichen Nutzung, z. B. Gegenüberstellung von Gesamtkilometerleistung und Kilometern für betriebliche Zwecke, müssen Sie aufzeichnen. Ihre Entscheidung über die Zuordnung zum Betriebsvermögen müssen Sie jederzeit nachweisen können. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie dem Finanzamt diese Zuordnung bereits im laufenden Jahr mitteilen sollten. Es zählt nur der betriebliche Nutzungsanteil Ausnahme: Grundstücke und Gebäude Nutzen Sie eigene Grundstücke und Gebäude betrieblich, wird nur der betriebliche Anteil Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet. Die anteilige Abschreibung sowie die anteiligen Kosten sind Betriebsausgaben. Im Falle eines Verkaufs ist der anteilige Verkaufserlös eine Betriebseinnahme. Betriebliche Nutzung von unbeweglichem Anlagevermögen 60 % Privatvermögen 40 % Betriebsvermögen Tipp: Gehört ein Anlagegut zu Ihrem Betriebsvermögen, können Sie die Abschreibung sowie laufende Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Im Fall eines Verkaufs ist der Erlös eine Betriebseinnahme. Sind die Kosten sehr gering und erwarten Sie einen gewinnbringenden Verkauf, kann es sogar günstiger sein, das Anlagegut im Privatvermögen 34

10 Behandlung von Anlagevermögen 2 zu lassen. Diese Entscheidung sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater treffen, vor allem im Bereich Immobilien Abschreibung von Anlagevermögen Hier geht es ausschließlich um Anlagegüter, die zu Ihrem Betriebsvermögen gehören und dem Betrieb tatsächlich zur Verfügung stehen. Anzahlungen reichen hier nicht aus. Beim Anlagevermögen unterscheidet man zwischen nicht abnutzbarem und abnutzbarem Anlagevermögen. Nicht abnutzbares Anlagevermögen Finanzanlagen, Grundstücke, Beteiligungen Abnutzbares Anlagevermögen Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Möbel, Software außerplanmäßige Abschreibung nur in besonderen Fällen planmäßige Abschreibung vorgeschrieben laut Einkommensteuergesetz Außerplanmäßige Abschreibung Nicht abnutzbares Anlagevermögen (z. B. Grundstück) bleibt grundsätzlich bis zum Verkauf mit den Anschaffungskosten inkl. Anschaffungsnebenkosten im Betriebsvermögen stehen. Die Anschaffungskosten können Sie nicht Gewinn mindernd geltend machen, lediglich die laufenden Kosten. Erst beim Verkauf wird der Verkaufspreis den Anschaffungskosten gegenübergestellt. Diesen Gewinn oder Verlust erfassen Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung. Beispiel: Kaufen Sie ein Grundstück für Euro, das Sie betrieblich nutzen, erhöht das zwar Ihr Betriebsvermögen. Dieser Vorgang mindert Ihren Gewinn nicht. Angenommen Sie verkaufen das Grundstück nach vielen Jahren für Euro, dann mindern die Anschaffungskosten den Verkaufserlös. 35

11 2 Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung Einnahme-Überschussrechnung Betriebseinnahmen Verkauf Anlagevermögen Euro Betriebsausgaben Anlagenabgang Gewinn Euro Euro Das Einkommensteuergesetz lässt nur in Ausnahmefällen eine außerplanmäßige Abschreibung zu. Tipp: Gehören zu Ihrem Betriebsvermögen auch Beteiligungen, Finanzanlagen und Grundstücke, sollten Sie Ihren Steuerberater fragen, in welchen Ausnahmefällen eine außerplanmäßige Abschreibung zulässig ist Planmäßige Abschreibung Wertverlust durch Abnutzung AfA-Tabellen Abnutzbares Anlagevermögen (z. B. Gebäude, Maschinen, Computer, Software, Internet-Auftritt etc.) verliert durch die tägliche Nutzung und den technischen Fortschritt im Laufe der Zeit an Wert. Die Anschaffungskosten inkl. Anschaffungsnebenkosten von abnutzbarem Anlagevermögen wirken sich nicht sofort in voller Höhe Gewinn mindernd aus, sondern verteilt über mehrere Jahre im Rahmen der Abschreibung. Das Einkommensteuergesetz schreibt verschiedene Abschreibungsarten vor. Dabei kommt es auf die Art des Wirtschaftsguts an (immateriell, beweglich oder unbeweglich). Außerdem verfügt das Finanzamt über so genannte AfA-Tabellen. Darin ist die gewöhnliche Nutzungsdauer nahezu aller Anlagegüter erfasst. Diese Nutzungsdauer sagt Ihnen, auf wie viele Jahre Sie das Anlagegut abschreiben müssen, z. B. Computer auf 3 Jahre, PKW auf 6 Jahre. Achtung: Haben Sie abnutzbare Anlagegüter angeschafft und erfassen Sie die Abschreibung in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung, müssen Sie eine Abschreibungsliste führen. So kann das Finanzamt die Abschreibung nachvollziehen. 36

12 Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe 2 Die Anschaffung von Anlagevermögen, die Abschreibung sowie der Verkauf werden in folgenden Kapiteln behandelt: Kapitel 5.3 Verkauf Anlagevermögen Kapitel 6.4 Anlagevermögen Anschaffung und Abschreibung Kapitel 6.5 Sonderabschreibung, Ansparrücklage und Investitionsabzugsbetrag Dort werden die Ermittlung der Abschreibung sowie deren Erfassung in Ihrer Einnahme-Überschussrechnung und im Formular gezeigt. 2.4 Einkauf von Waren und Vorräten gilt sofort als Betriebsausgabe Das Finanzamt fordert von Ihnen keine Aufzeichnung über Ihre Lagerbestände. Es ist keine Inventur erforderlich, also müssen Sie auch keine Angaben zu möglichen Bestandsveränderungen machen. Die Anschaffungskosten von Waren und Sonstigem Vorratsvermögen" sind im Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgaben zu erfassen. Ausnahme: Der Handel mit Wertpapieren, Beteiligungen, Gebäuden und Grundstücken. Mehr dazu erfahren Sie in Kapitel 6.3 Waren-/Materialeinkauf. Beispiel: In Ihrem ersten Geschäftsjahr füllen Sie Ihr Lager und haben dadurch einen hohen Wareneinkauf. Dieser Wareneinkauf ist zum Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgabe zu erfassen. Wer die doppelte Buchführung gelernt hat, kennt auch die Übungen zum Thema Bestandsveränderungen von Waren sowie fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Wer bilanziert, muss folgenden Grundsatz beachten: Kaufen Sie Waren ein, gehören diese solange zu Ihrem Vorratsvermögen, bis sie verkauft sind. Erst zum Zeitpunkt des Verkaufs wird der Einkaufspreis der Waren als Ausgabe und der Verkaufspreis als Einnahme in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Gleichzeitig sinkt Ihr Vorratsvermögen. Keine Bestandsveränderungen 37

13 2 Grundregeln der Einnahme-Überschussrechnung Am Jahresende wird überprüft, ob Ihre Buchführung mit dem tatsächlichen Lagerbestand laut Inventur übereinstimmt. Ist das nicht der Fall, müssen Sie Ihre Buchführung mithilfe des Kontos Bestandsveränderungen korrigieren. Bestandsveränderungen werden im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung nicht berücksichtigt. Das Finanzamt interessiert sich nicht für Ihren Lagerbestand. Jeder bezahlte Einkauf ist Betriebsausgabe. Tipp: Überlegen Sie, wann Sie Ihre Lager füllen: noch im alten oder erst im neuen Jahr. Der Zahlungszeitpunkt wirkt sich entscheidend auf Ihren Gewinn aus. Wie sieht Ihr Gewinn aus? Ist es sinnvoll, den Gewinn noch etwas zu drücken" oder ist es besser, die Ausgaben ins nächste Jahr zu verlagern? Wie Sie den Wareneinkauf in der Einnahme-Überschussrechnung erfassen, wird in Kapitel 6 Betriebsausgaben beschrieben. 2.5 Behandlung von Anzahlungen Erhaltene Anzahlungen von Ihren Kunden gelten im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung immer zum Zeitpunkt der Zahlung als Betriebseinnahme. Das Gleiche gilt für geleistete Anzahlungen an Lieferanten und Handwerker. Eine Ausnahme bildet die Anzahlung von Anlagevermögen. Hier können Sie nur die Abschreibung als Betriebsausgabe geltend machen. Dabei ist es aber eine Grundvoraussetzung für die Abschreibung, dass das Anlagegut dem Betrieb zur Verfügung stehen muss. Haben Sie es nur angezahlt, können Sie keine Abschreibung geltend machen. Wie Sie erhaltene und geleistete Anzahlungen in der Einnahme- Überschussrechnung bzw. im Formular erfassen, wird in diesen Kapiteln beschrieben: Kapitel 5.2 Erlöse Gutschriften Kapitel 6.3 Waren-/Materialeinkauf Gutschriften 38