OnPower Office. für die Wasserwirtschaft Wasser Abwasser

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1 PREUSS ENERGIE UND DATENTECHNIK Produktbeschreibung OnPower Office für die Wasserwirtschaft Wasser Abwasser Preuss Energie- und Datentechnik Ostertoft Dollerup Telefon: Mobil: Mail: info@preussedt.de Internet: 1

2 ANWENDUNGSBESCHREIBUNG - DATENAUSTAUSCH Inhaltsverzeichnis Einleitung...3 Hauptanwendung Mitarbeiter...4 Verwaltung der Mitarbeiter und Neuanlage...4 Anzeige und Bearbeitung der Mitarbeiter Arbeitszeiten...5 Vergleich der Mitarbeiter Stunden und Auftragsstunden...6 Zeitzuschläge Mitarbeiter...6 Hauptanwendung Dienstplanung...7 Dienstplanansicht...7 Dienstplanbearbeitung...8 Hauptanwendung Kunden Gemeinden...9 Wartungsverträge Gemeinden...9 Aufträge Störungen, Reparaturen, Maßnahmen und Wartungsarbeiten...10 Störungsberichte für die Nachweispflicht...11 Laborleistungen...12 Erfassung von Laborproben...12 Fakturierung...13 Erfassung der Gemeinkosten...14 Voraussetzungen...14 Datentransfer...15 Seite 2 von 15

3 OnPower Office Einleitung Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse! OnPower Office wurde in Zusammenarbeit mit dem Wasserverband Nord realisiert. OnPower wurde für die speziellen Anforderungen der Tätigkeiten für Wasserverbände und Wasserbeschaffungsverbände entwickelt. Durch den praxisbezogenen Einsatz von OnPower konnte die Software den Bedürfnissen angepasst und stets optimiert werden. Seit Oktober 2010 steht die neue OnPower Anwendung als Internet- und Intranet-Anwendung mit neuen Funktionen und Extras zur Verfügung. Seite 3 von 15

4 Hauptanwendung Mitarbeiter Der Mitarbeiterstamm bildet die Basis für Planungs- und Abrechnungsgrundlagen. Unterschieden werden Mitarbeiter nach den Gruppen: Meister, Facharbeiter, Auszubildende und sonstige. Im Mitarbeiterstamm können jedoch beliebig viele Gruppen definiert werden. Die Anwendung Mitarbeiter beinhaltet die Module: Mitarbeiter Bearbeitung und Neuanlage Mitarbeiter Arbeitszeiten Stundenauswertung (Monatsabschluss) Mitarbeiter Arbeitszeittabelle Vergleich der Mitarbeiter Stunden und Auftragsstunden Zeitzuschläge Mitarbeiter Dienstplanung Verwaltung der Mitarbeiter und Neuanlage Sortierung der Mitarbeiter nach Gruppen, Aktiven und Inaktiven Selektionsmerkmalen Seite 4 von 15

5 Anzeige und Bearbeitung der Mitarbeiter Arbeitszeiten Die Zeiten wurden aus der mobilen Anwendung in die Datenbank der Mitarbeiterzeiten übertragen. Der aktuelle Stundensaldo wird pro Monat angezeigt, eine Selektion nach Jahr, Monat und Mitarbeiter kann beliebig gewählt werden. Über den Pfeil-Button können detaillierte Informationen zu den Zeiten wie z.b. Arbeitszeit von bis, angezeigt werden. Im Bereich Kommentar werden geplante Zeiten wie Bereitschaft, Urlaub Fortbildung aus dem Dienstplan gelistet. Seite 5 von 15

6 Vergleich der Mitarbeiter Stunden und Auftragsstunden Dieses Modul gibt einen Überblick über die geleisteten Stunden des Mitarbeiters im Vergleich zu seiner Tätigkeit beim Kunden/ Gemeinde. Zeitzuschläge Mitarbeiter Aus den übermittelten Zeiten der mobilen Anwendung, werden Zeitzuschläge automatisch berechnet. Die Zeitzuschläge können jederzeit nach Sortierung des Monats und Jahr abgerufen werden. Die Liste kann als Word, Excel oder PDF Dokument erzeugt werden und steht für die Personalabrechnung zur Verfügung. Seite 6 von 15

7 Hauptanwendung Dienstplanung Dienstplanansicht Der Dienstplan wird im Voraus erstellt und kann jederzeit geändert oder aktualisiert werden. Dienstpläne können pro Monat mit allen Mitarbeitern - oder pro Mitarbeiter in der Jahresanicht angezeigt werden. Die Sortierung der Dienstplanansicht kann auch nach Funktion (Meister, Facharbeiter Auszubildende etc.) abgerufen werden. Dienstplanansichten können als Excel, PDF oder Worddokument generiert werden. Seite 7 von 15

8 Dienstplanbearbeitung Die Dienstplanbearbeitung erfolgt übersichtlich in tabellarischer Form. Nach Auswahl des Mitarbeiters und anklicken der entsprechenden Planungskategorie (Bereitschaft Urlaub etc) wird für jedes Datumsfeld der entsprechende Dienst eingetragen. Seite 8 von 15

9 Hauptanwendung Kunden Gemeinden In der Stammdatenerfassung Kunden, können Gemeinden hinzugefügt oder modifiziert werden. Jeder Gemeinde kann ein Rechnungsempfänger zugeordnet werden. Informationen über Laborleistungen, Vertragswartungen und weitere signifikante Kundeninformationen sind in der Ansicht abrufbar. Wartungsverträge Gemeinden Gemeinden mit Vertragswartungen werden - besonders bei der Einhaltung der Soll und Istzeiten geprüft. Die Leistungs- und Zeiteinheiten werden von den Mitarbeitern über die mobile Anwendung erfasst. Die Anlage der Wartungsverträge erfolgt durch einfaches Auswählen der Tätigkeitsbeschreibungen pro Anlage Kostenstelle. Seite 9 von 15

10 Aufträge Störungen, Reparaturen, Maßnahmen und Wartungsarbeiten Die Eingabe von Arbeitszeiten mit den Tätigkeitsbeschreibungen, Materialentnahmen und Geräteleistungen für Störungen, Reparaturen, Maßnahmen und Wartungsarbeiten erfolgen über die mobilen Erfassungsgeräte. Mittels Datentransfer werden die Datensätze in die OnPower Büroanwendung übernommen und für die Fakturierung bereitgestellt. Vor der Rechnungserstellung können im OnPower Fakturierungsprogramm Korrekturen oder Neuerfassung von Rechnungspositionen erfolgen. Neben der Rechnung wird für den fakturierten Rechnungsstichtag automatisch ein Tätigkeitsbericht und ein Protokoll der Geräte- und Materialleistungen erstellt. Diese Protokolle und Rechnungsansichten können jederzeit auch für vergangene Zeiträume abgerufen werden. Seite 10 von 15

11 Störungsberichte für die Nachweispflicht Störungsberichte werden automatisch in der OnPower Anwendung erzeugt. Per Knopfdruck können diese für einen Jahreszeitraum und der Auswahl des Kunden/ der Gemeinde jederzeit abgerufen werden. Seite 11 von 15

12 Laborleistungen Die Laborleistungen beinhalten folgende Anwendungsmodule: Laboranalysen und Zeiten Erfassung Ansicht der Laborzeiten Laborstundenanteil Gemeinde Statistische Auswertung (Druckversion) Erfassung von Laborproben Die Erfassung erfolgt bequem über die Eingabemaske. Nach der Erfassung werden die Daten in die Fakturierung gestellt. Seite 12 von 15

13 Fakturierung Die von der mobilen Anwendung übertragenen Datensätze können über die OnPower Büroanwendung kontrolliert und bearbeitet werden. Erst nach Freigabe, werden die Datensätze in die Datenbank für die Fakturierung übergeben. Eine Umsatzstatistik zeigt die Gesamtsummen pro Quartal für das aktuelle Jahr an. Nach Vergabe der Rechnungsnummer, wird pro Gemeinde die Rechnung mit den Tätigkeitsnachweisen und den Material/Geräte Nachweisen erstellt. Die Rechnung kann über die Kundenanzeige jederzeit angezeigt werden. Eine Gruppierung der Tätigkeiten (V= Vertragswartung, L= Labor etc) und Sortierung nach Kostenstellen ist in der Rechnung vorhanden. Für die Buchhaltung wird ein komprimiertes Erfassungsprotokoll als Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Seite 13 von 15

14 Erfassung der Gemeinkosten Durch die Ermittlung der Gemeinkosten werden für die Kostenrechnung Statistiken über die Einsätze nicht direkt zuordenbare Leistungen erstellt. Die Gemeinkosten werden in dem Erfassungsprogramm definiert. Z.B Materialbeschaffung, Fahrten etc. Eine Statistik der Gemeinkosten nach Jahr/ Quartal und Monat ist Bestandteil des Programms. Voraussetzungen OnPower ist eine mehrplatzfähige windowsbasierende Anwendung und kann nach Eingabe der Passwort und Benutzerangaben von jedem Arbeitsplatz über Browser aufgerufen werden. Für die interne Installation von OnPower wird der von Microsoft integrierte IIS Server aktiviert. OnPower verwendet für die Verwaltung und Bearbeitung der Daten, die MS SQL-Server Datenbank. Zusätzlich können Teilbereiche der Anwendung (z.b. für Kundeninformationen) als Internetanwendung zur Verfügung gestellt werden. Seite 14 von 15

15 ANWENDUNGSBESCHREIBUNG - DATENAUSTAUSCH Datentransfer - Aufträge - Mitarbeiterzeit - Analysezeiten - Gemeinkosten - Neuerfassung von Daten Die Übertragung kann erfolgen über: Active Sync Bluetooth VPN GPS Internet - Wartungsverträge Ist-Saldo - Mitarbeiterzeiten Ist-Saldo - Geänderte oder Neuerfasste Daten Seite 15 von 15