Musterhandbuch Handel

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1 Musterhandbuch Handel Leseprobe DIN EN ISO 9001:2008 Konditionen: 14 Tage Rückgaberecht! Kein Abo! ISBN Auflage 1

2 4.2.4 Inhaltsübersicht QM-Handbuch Handel Dokumentenübersicht Revision vom Seitenzahl Einführung Deckblatt Musterhandbuch 0 1 Vorwort 0 1 Deckblatt allg. Informationen 0 1 Benutzerhinweise 0 5 Verzeichnisstruktur 0 1 Abkürzungsverzeichnis 0 1 Ebenen der QM-Dokumentation Managementhandbuch Deckblatt Kapitel 0 1 Kapitel 1 und 2 Anwendungsbereich / Normative Verweise. 0 Kapitel 4 Qualitätsmanagementsystem 0 Kapitel 5 Verantwortung der 0 Kapitel 6 Management von Ressourcen 0 22 Kapitel 7 Handelsrealisierung 0 Kapitel 8 Messung, Analyse und Verbesserung 0 Kapitel 3 Begriffe 2 Prozesse Deckblatt Prozesse Lenkung von Dokumenten Interne Kommunikation Schulung intern Auftragsabwicklung Handel Rechnungserstellung Beschaffung Eigentum des Kunden Verpackung / Versand Kundenzufriedenheit Internes Audit Lenkung fehlerhafter Artikel / 853 Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen 0 1 Verzeichnis Prozesse Arbeitsanweisungen Deckblatt Arbeitsanweisungen Erstellen von Dokumenten Angebotserstellung Formblätter und Nachweise Deckblatt Formblätter Wechselwirkungen der Prozesse Datensicherung Inhaltsübersicht (diese Liste) / 530 Selbstverpflichtung der / Qualitätspolitik Qualitätsziele Organisationsdiagramm Benennungsschreiben BdoL (QM-Beauftragte(r)) Protokoll Besprechung Managementbewertung Ausbildungs- und Befugnismatrix Schweigepflicht Stellenbeschreibung Checkliste Begehung Liste der Lieferanten Kundenzufriedenheit Auditabweichung Auditfrageliste Auditplan 0 1 Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, [email protected], Revision 0, Seite 1 von 2, Gültig ab xx.xx.xxxx

3 4.2.4 Inhaltsübersicht QM-Handbuch Handel 852 Maßnahmenplan 0 1 Verzeichnis Formblätter / Nachweise 0 1 Seitenzahlen Gesamt 91 Alle Prozesse, Arbeitsanweisungen, Formblätter und Nachweise und weitere Vorlagen sowie Dokumente und Prüfanweisungen zum Arbeitsschutz finden Sie auf der beiliegenden CD in den entsprechenden Verzeichnissen (vgl. Verzeichnisstruktur). Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, [email protected], Revision 0, Seite 2 von 2, Gültig ab xx.xx.xxxx

4 Managementhandbuch Handel Kapitel 4 Inhaltsverzeichnis 4 Qualitätsmanagementsystem (QMS) Qualitätsmanagementsystem Dokumentationsanforderungen Allgemeines Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen... 3 Mitgeltende Unterlagen Qualitätsmanagementsystem (QMS) 4.1. Qualitätsmanagementsystem Unser Unternehmen betreibt, dokumentiert, verwirklicht und unterhält entsprechend den Anforderungen der zugrunde liegenden Normen ein Qualitätsmanagementsystem und verbessert ständig dessen Wirksamkeit. Unser Unternehmen hat: die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Prozesse, ihre Wechselwirkung und ihre Anwendung in der gesamten Unternehmung erkannt und in einer Prozesslandschaft übersichtlich dargestellt, mit ausgebildeten Mitarbeiter/-innen und den erstellten Prozess- und Arbeitsanweisungen das wirksame Durchführen und Lenken dieser Prozesse sichergestellt, die Verfügbarkeit zur Durchführung der Prozesse gewährleistet, die Überwachung, Messung und Analyse dieser Prozesse geregelt, einen Prozess definiert, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige Verbesserung aller Prozesse zu erreichen. Unsere Unternehmung lenkt diese Prozesse in Übereinstimmung mit den Anforderungen der zugrunde liegenden Normen. Ausgegliederte Prozesse: Der Transport der Handelsware wird von Speditionen übernommen. Wir prüfen die Lieferungen anhand der Abrechnungen der Speditionen. Der Arbeitsschutz wird durch ein externes Unternehmen wahrgenommen. Siehe auch Arbeitsschutzberichte. Normausschluss: Kapitel bis Unser Unternehmen betreibt keine Entwicklung im Sinne der zugrunde liegenden Norm. Kapitel Wir können unsere Leistungen unmittelbar messen. Wir validieren unsere Prozesse im Rahmen der Normforderung Messung und Analyse von Prozessen. Kapitel 7.6 Messmittelmanagement. Unser Unternehmen ist Dienstleister im Sinne der zugrunde liegenden Norm und setzt keine Prüfmittel zum Nachweis der Produktkonformität ein. Besonderes: Kapitel Unsere Dienstleistung (Handel) ist in den Kapitel 7.2.1, und Kundenbezogene Prozesse beschrieben. Siehe auch: Prozessanweisung Interne Kommunikation (5.5.3) Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, [email protected], Revision 0, Seite 1 von 3, Gültig ab xx.xx.xxxx

5 Managementhandbuch Handel Kapitel Dokumentationsanforderungen Allgemeines Wir halten die geforderten Verfahren und Aufzeichnungen der zugrunde liegenden Norm ein. Durch systematische Schulung unserer Mitarbeiter/-innen, halten wir den Umfang unserer Dokumentation gering. Wechselwirkungen der Prozesse Die Wechselwirkungen der Prozesse ist im Formblatt Wechselwirkungen der Prozesse (4.1.0) beschrieben Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) Unser Managementhandbuch unterteilt sich in die folgenden Ebenen: Die in der Norm beschriebenen Verfahrensanweisungen werden in unserem Unternehmen Prozessanweisungen genannt. Verfahren können auch in diesem Handbuch direkt unter der jeweiligen Regelung beschrieben sein Lenkung von Dokumenten Die vom Qualitätsmanagementsystem geforderten Dokumente werden von uns gelenkt. Dies gewährleisten wir durch Folgendes: Genehmigung vor Herausgabe durch eine fachliche Prüfung Bewertung, Verbesserung und Aktualisierung der Dokumente und der erneuten Genehmigung Versionierung von Dokumenten Verteilung gültiger Fassungen von Dokumenten im Intranet Lesbarkeit und leichte Erkennbarkeit der Dokumente Kennzeichnung von Dokumenten externer Herkunft Verhinderung der unbeabsichtigten Verwendung veralteter Dokumente, durch die Kennzeichnung ALT Beispiele für externe und interne Dokumente Verträge Gesetze Aufträge Lieferverträge Anweisungen QM-Dokumente und vieles mehr.. Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, [email protected], Revision 0, Seite 2 von 3, Gültig ab xx.xx.xxxx

6 Managementhandbuch Handel Kapitel 4 Siehe auch: Prozessanweisung Lenkung von Dokumenten (4.2.3) Arbeitsanweisung Erstellen von Dokumenten (4.2.3) Formblatt Liste der Dokumente (4.2.3) Lenkung von Aufzeichnungen Wir haben für das wirksame Funktionieren unseres Qualitätsmanagementsystems die notwendigen Aufzeichnungen erstellt. Wir lenken die Dokumente durch folgendes Verfahren: Kennzeichnung aller Dokumente, Aufbewahrung in Ordnern, welche mit dem Firmenlogo versehen sind, Schutz durch geschlossene Räume und elektronisch gesicherte Verzeichnisse Wiederauffindbarkeit durch Register in den Ordnern und Ablage der Ordner in der Schrankwand, Aufbewahrungsfrist aller Dokumente für 10 Jahre, Verfügbarkeit durch die Aufbewahrung im Büro und im Archiv. Beispiele für externe und interne Aufzeichnungen Lieferscheine Schulungsnachweise Lieferantenbewertung Auditnachweise Maßnahmenpläne Managementbewertung und vieles mehr.. Datensicherung Wir sichern unsere Daten regelmäßig alle zwei Wochen. Eine Datensicherung wird extern gelagert. Die Datensicherung wird auf dem Formblatt Datensicherung (4.2.4) dokumentiert. Siehe auch: Formblatt Inhaltsübersicht (4.2.4) Formblatt Datensicherung (4.2.4) Mitgeltende Unterlagen Prozessanweisungen (PA) 423 PA "Lenkung von Dokumenten" Arbeitsanweisungen (AA) 423 AA "Erstellen von Dokumenten" Formblätter (FB) 410 FB Wechselwirkungen der Prozesse 424 FB Datensicherung 620 FB Ausbildungs- & Befugnismatrix 424 Inhaltsverzeichnis mit Revisionsstand Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, [email protected], Revision 0, Seite 3 von 3, Gültig ab xx.xx.xxxx

7 4.2.3 Lenkung von Dokumenten VA Ablauf / Tätigkeiten Dokumente Ablauf / Hilfsmittel Start Dokument neu erfassen oder überarbeiten Neues Dokument Durch den / die Ersteller/-in oder den / die Verfasser/-in des Dokuments. Die bewertet das Dokument auf seine Gültigkeit Handelt es sich um ein neues Dokument? Ja Nein Alte Dokumente vernichten FB Inhaltsübersicht (4.2.4) In der Liste der Dokumente werden die alten Exemplare eingezogen und vernichtet. Eines dieser Exemplare wird archiviert Eine Ausführung mit Stempelung alt Altes Dokument Altes Dokument kennzeichnen und auf Inhalt prüfen, handschriftliche Kennzeichnung ist ebenfalls möglich Ablage Archiv / Datensicherung Altes Dokument Dokument geht als Original ins Archiv und als gesicherte Datei in die Datensicherung Fachliche Prüfung Revisionsstand erhöhen (+1) Überarbeitetes Dokument Revisionsstand des überarbeiteten Dokuments erhöhen Die fachliche Prüfung beinhaltet auch die Machbarkeit Fachliche und inhaltliche Prüfung in Ordnung? Nein Überarbeitung Neues Dokument Wenn die Inhalte nicht ausreichen, wird das Dokument überarbeitet Ja Muss aufgrund des Inhaltes eine Schulung erfolgen? Nein Ja PA Schulung intern Neues Dokument, PA Schulung intern (6.2.0) Wenn der Inhalt einer Einarbeitung bedarf, wird gemäß PA Schulung intern verfahren Ausgabe Neues Dokument Ausgabe des neuen Dokuments an alle Mitarbeiter/-innen, um eine optimale Verteilung von notwendigen Informationen zu erzielen Datei in laufenden Sicherungsbestand aufnehmen Neues Dokument Datei wird in die Datensicherung aufgenommen ENDE PA = Prozessanweisung AA = Arbeitsanweisung VA = Verantwortlich = Mitarbeit / Mitarbeiter/-in GL = Geschäftsleitung Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, [email protected], Revision 0, Seite 1 von 1, Gültig ab xx.xx.xxxx

8 5.1.0 Selbstverpflichtung der Qualitätspolitik Selbstverpflichtung der Im Rahmen der unternehmerischen Sorgfaltspflicht hinsichtlich der Qualitätssicherung unserer Handelsleistungen, legen wir mit dem vorliegenden Management-Handbuch unsere Qualitätspolitik fest. Das Management-Handbuch stellt eine Beschreibung des von uns festgelegten Management-Systems dar. Durch diese Erklärung verpflichtet die Geschäftsleitung alle Mitarbeiter/- innen ihre Tätigkeiten gemäß den Beschreibungen dieses Management-Handbuchs und den nachgeschalteten Arbeits- und Prozessanweisungen auszuführen, um sicherzustellen, dass die Qualität des Handels den selbstgestellten Anforderungen und den Erwartungen und Anforderungen der Kunden entspricht. Wir verpflichten uns zur ständigen Verbesserung und Weiterentwicklung des Management- Systems. Qualitätspolitik Die stabile Qualität unserer Handelsleistung ist eine der Grundlagen unserer erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Qualität bedeutet für uns, die Ansprüche unserer Kunden bestmöglich zu erfüllen. In diesem Sinne ist Qualität ein wichtiges Kriterium für die Kaufentscheidung, der Auftragserteilung und bildet ein zuverlässiges Band zu unseren Kunden. Qualitätsbewusst handeln heißt für uns auch, mit wertvollen Ressourcen effizient und schonend umzugehen. Alle Mitarbeiter/-innen haben die Pflicht und das Recht darauf hinzuwirken, dass Umstände, welche die Durchführung von Aufträgen in einwandfreier Qualität verhindern, beseitigt werden. Die kontinuierliche Verbesserung der Qualität ist für uns deshalb mittel- und langfristig auch Voraussetzung für eine wirksame Senkung der Kosten und ein wichtiger Beitrag zur Schonung der Umwelt. Eine störungsfreie Organisation und fortschrittlichste Methoden des Qualitätsmanagements bilden den dafür notwendigen Rahmen. Unser Qualitätsverständnis und Qualitätsbewusstsein, sowie die richtige Einstellung aller Mitarbeiter/-innen zur Qualität sind Voraussetzung für die Zufriedenheit unserer Kunden und damit für den dauerhaften Erfolg unseres Unternehmens. Ort, Datum Unterschrift Copyright Qualitätsmanagement Verlag Seiler, Revision 0, Seite 1 von 1, Gültig ab xx.xx.xxxx