Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden

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1 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden Versionsinfo Die Beschreibungen wurden anhand der Version ADOBE READER XI erstellt. Welche Möglichkeiten bietet mir der kostenlose Adobe Reader, Korrekturen richtig im PDF- Dokument anzubringen? PDF-Dateien sind heute nicht mehr wegzudenken, wenn es um den Austausch von digitalen Daten geht, da jeder Nutzer, der über einen PC, einen Macintosh, ein iphone oder Smartphone, ein ipad oder einen Tablet-PC verfügt, PDF-Dateien problemlos lesen kann schließlich gibt es den Adobe Reader kostenlos direkt bei Adobe herunterzuladen. Ein sehr großer Vorteil von PDF-Dateien besteht u. a. darin, Änderungswünsche bzw. Korrekturen direkt anzubringen. Seit der Version X können Kommentare in Form von Notizen oder Texthervorhebungen sogar mit Anwendern ausgetauscht und bearbeitet werden, die lediglich über den kostenlosen Adobe Reader X oder höher verfügen. Ebenso wie sein großer Bruder stellt der Adobe Reader sehr viele Kommentarwerkzeuge zur Verfügung, mit denen Korrekturanweisungen in einem PDF angebracht werden können. Doch welches Werkzeug ist die richtige Wahl, wenn es darum geht, Korrekturen so anzubringen, dass kein Zweifel aufkommt und keine Rückfrage mehr gestellt werden muss, wie die Korrektur zu verstehen und auszuführen ist? In der Praxis hat sich gezeigt, dass einige Kommentarwerkzeuge falsch eingesetzt werden und andere kaum Anwendung finden. Für die wichtigsten Korrekturanweisungen benötigen Sie nur einige der zur Verfügung stehenden Werkzeuge Notiz hinzufügen, Text hervorheben, Datei anhängen, Text an Cursorposition einfügen 4, Notiz zum ersetzten Text hinzufügen 5, Durchstreichen 6 und Notiz zu Text hinzufügen 7 und das eine oder andere Grafikmarkierungswerkzeug, aber alle anderen spielen eine untergeordnete Rolle. Aber auch wenn Ihr Kunde nicht über den neuesten ADOBE READER verfügt, besteht die Möglichkeit, ein PDF speziell für den kostenlosen ADOBE READER so aufzubereiten, dass dem Anwender im ADOBE READER weitere Kommentarwerkzeuge zur Verfügung stehen bzw. auch ältere Reader-Versionen in der Lage sind, Kommentare in einem PDF-Dokument zuzulassen. Verweis Eine ausführliche Beschreibung zur Handhabung von Kommentaren finden Sie im Kapitel MIT KOMMEN- TAREN ARBEITEN im Heft PDF DRUCKEN Ausgabe Wo finde ich die Kommentarwerkzeuge im Adobe Reader? Um mit den Kommentarwerkzeugen arbeiten zu können, müssen Sie ein PDF- Dokument im Adobe Reader öffnen. Zum Üben können Sie unser Beispieldokument kommentare-.pdf verwenden, das Sie nach dem Download im angegebenen Verzeichnis finden. Alle Befehle und Werkzeuge, die Sie zum Erstellen und Bearbeiten von Kommentaren und Markierungen benötigen, sind im Programm Adobe Reader im Aufgabenfenster Kommentar angesiedelt. Wenn Sie das Programm Adobe Reader starten, stehen Ihnen in der Werkzeugleiste der Schnellwerkzeuge zwei Werkzeuge Notiz hinzufügen und Text hervorheben direkt zur Verfügung. Wenn Sie das Aufgabenfens- Übungsdatei Die Beispieldateien fi nden Sie im Paket pdd_p4-0_ac.zip. Aufgabenfenster»Kommentar«

2 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden ter Kommentar einblenden, finden Sie im oberen Bereich die Werkzeuge, mit denen Sie Anmerkungen 4 oder Grafikmarkierungen 5 im Dokument anbringen können. Alle bereits im Dokument enthaltenen Kommentare werden in der Kommentarliste 6 angezeigt Im Aufgabenfenster»Kommentar«sind alle Funktionen, die für die Arbeit mit Kommentaren benötigt werden, enthalten. Wie zeichne ich Textkorrekturen in einem PDFDokument richtig an? Mithilfe der Werkzeuge Text an Cursorposition einfügen, Notiz zum ersetzten Text hinzufügen und Durchstreichen können alle Textkorrekturen genau so definiert werden, dass keine Missverständnisse auftreten können und kein klärender Rückruf erfolgen muss. Falsche Kommentare findet man immer wieder»bitte«,»danke«usw.... das muss beim Angeben der Korrekturen nicht sein. Früher ging es doch auch ohne. Da wurden einfach die Korrekturen angezeichnet, die durchgeführt werden sollten, und das wars. Vermeiden Sie also überflüssige Anweisungen, denn die müssen alle vom Empfänger der Datei gelesen werden. Häufig wird aber fälschlicherweise das Werkzeug Notiz hinzufügen verwendet, um eine Textkorrektur kenntlich zu machen. Andere Anwender meinen es besonders gut und verwenden eines der Textmarkierungswerkzeuge und setzen zusätzlich ein Notizsymbol hinzu nur dass man die Korrektur ja nicht übersieht. Beides keine gute Lösung, denn mit einer Notiz kann die betreffende Textstelle nicht punktgenau markiert werden und die doppelte Markierung bedeutet für denjenigen, der die Korrekturen später ausführen muss, auch doppelte Arbeit, da ja beide Kommentare überprüft werden müssen.

3 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden Doch geht es auch anders. Durch die Wahl des richtigen Werkzeugs können Kommentare exakt und unmissverständlich angezeichnet werden. Richtiger Kommentar Durch die Wahl des richtigen Kommentarwerkzeugs kann genau die Textstelle im Dokument erkannt werden, die im Originaldokument korrigiert werden soll. Text einfügen Soll Text hinzugefügt werden, dann verwenden Sie das Werkzeug Text an Cursorposition einfügen. Klicken Sie nach Auswahl des Werkzeugs genau an die Stelle im Text, an der neuer Text im Originaldokument hinzugefügt werden soll. Tragen Sie den einzufügenden Text entweder im Notizfenster das automatisch eingeblendet wird oder in der Kommentarliste ein. Durch die Auswahl des richtigen Werkzeugs kann im Text genau festgelegt werden, wo noch Text hinzugefügt werden soll. Möchten Sie Teile Ihres Textes besonders hervorheben, so können Sie den Text im Notizfenster markieren und die Auszeichnungsart über das Kontextmenü wählen. Auszeichnungen im Text definieren Über das Kontextmenü kann markierter Text im Notizfenster mit einem Textstil versehen werden. Das Kontextmenü erhalten Sie, indem Sie die rechte Maustaste drücken. Macintosh-Anwender, die mit einer Eintastenmaus arbeiten, drücken die CTRL-TASTE, um das Kontextmenü einzublenden.

4 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden Sie können den Text auch erst auf der Seite markieren und danach auf das Werkzeug NOTIZ ZUM ERSETZTEN TEXT HINZUFÜGEN klicken. Text ersetzen Soll Text im Originaldokument ersetzt werden, dann verwenden Sie das Werkzeug Notiz zum ersetzten Text hinzufügen. Nach Auswahl des Werkzeugs markieren Sie den zu ersetzenden Text, indem Sie mit gedrückter Maustaste über den Text fahren. Tragen Sie den Ersatztext entweder im Notizfenster das automatisch eingeblendet wird oder in der Kommentarliste ein. Der zu ersetzende Text wird auf der Seite markiert und der Ersatztext entweder im Notizfenster oder in der Kommentarliste eingegeben. Auch bei der Eingabe von Text in einem Notizfenster, können Sie Textstellen auszeichnen. Dazu markieren Sie den Text im Notizfenster und wählen die gewünschte Auszeichnungsart über das Kontextmenü. Selbst einzelne Zeichen können auf die Art und Weise einfach gekennzeichnet werden. Selbst einzelne Buchstaben lassen sich mit den Textkommentarwerkzeugen punktgenau markieren. Sie können den Text auch erst auf der Seite markieren und danach auf das Werkzeug DURCHSTREICHEN klicken. Text löschen Texte, die gelöscht werden sollen, werden mit dem Werkzeug Durchstreichen markiert und einfach durchgestrichen. Bei dieser Funktion wird kein Notizfenster eingeblendet, denn was gelöscht werden soll, bedarf in der Regel keines Kommentars. Sollte ein Kommentar doch einmal nötig sein, kann das Notizfenster einfach über das Kontextmenü oder über einen Doppelklick auf die Markierung geöffnet werden. Zu löschende Texte werden auf der Seite einfach durchgestrichen. Über das Kontextmenü kann das Notizfenster eingeblendet und ein Kommentar eingegeben werden, falls dies nötig sein sollte. 4

5 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden Welche Werkzeuge verwende ich, um einfache Kommentare in einem PDF hinzuzufügen? Notiz hinzufügen Verwenden Sie das Werkzeug Notiz hinzufügen, um eine Notiz im Layout hinzuzufügen. Über eine Notiz können beispielsweise exakte Arbeitsanweisungen in einem PDF hinzugefügt werden. Nach Auswahl des Werkzeugs klicken Sie einfach auf die gewünschte Stelle im Layout und geben Ihren Kommentar im Notizfenster ein, das sich automatisch öffnet. Notiz auf der Seite hinzufügen Mit einer»notiz«können Kommentare im Layout hinzugefügt werden, über die z. B. genaue Arbeitsanweisungen gegeben werden können. Textkommentar hinzufügen Zum Hinzufügen von Textkommentaren bietet der Adobe Reader gleich zwei Werkzeuge an: zum einen das Werkzeug Hervorheben und zum anderen das Werkzeug Notiz zu Text hinzufügen. Beide Werkzeuge entsprechen dem herkömmlichen Textmarker; hiermit können Textpassagen auf der Seite markiert und hervorgehoben werden. Der Unterschied zwischen beiden Werkzeugen besteht darin, dass nur beim Markieren mit dem Werkzeug Notiz zu Text hinzufügen das dazugehörige Notizfenster automatisch geöffnet wird, in das ein Kommentar eingetragen werden kann. Diese Werkzeuge sollten nicht dazu verwendet werden, Textkorrekturen zu markieren. Wenn Sie Text mit dem Werkzeug Hervorheben markiert haben, können Sie das Texte auf der Seite hervorheben Mit dem Werkzeug»Text hervorheben«oder»notiz zu Text hinzufügen«können ganze Textpassagen wie mit einem Textmarker hervorgehoben werden. 5

6 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden Notizfenster einfach über das Kontextmenü oder über einen Doppelklick auf die Markierung öffnen und Ihre Anmerkung im Notizfenster eintragen. Wozu verwende ich die Grafikmarkierungswerkzeuge? Layoutänderungen mitteilen Mithilfe der Grafikmarkierungen können Layoutänderungen in einem PDF-Dokument angezeichnet werden. Neben dem Anstreichen von Textkorrekturen können auch grafische Elemente verwendet werden, um Korrekturanweisungen weiterzugeben. Mithilfe der Grafikmarkierungswerkzeuge können Änderungen im Layout angezeichnet werden, beispielsweise wenn zwei Bilder vertauscht wurden. Tipp Wenn Sie in den ACROBAT-VOREINSTEL- LUNGEN in der Kategorie KOMMENTIEREN die Option KOMMENTAR-POPUPS FÜR KOMMENTARE, DIE KEINE NOTIZEN SIND, AUTOMATISCH ÖFFNEN aktivieren, wird das Notizfenster auch bei den Grafikmarkierungswerkzeugen automatisch eingeblendet. Um die ACROBAT-VOREINSTELLUNGEN zu öffnen, wählen Sie den Menübefehl ACROBAT VOREINSTELLUNGEN (Macintosh) bzw. BEARBEITEN VOREINSTELLUNGEN (Windows). Wurden zusätzliche Plug-ins installiert, für die eigene Grundeinstellungen festgelegt werden können, wird der Befehl VOREINSTELLUNGEN durch ein Untermenü erweitert. In diesem Fall wählen Sie den Befehl ACROBAT VOREINSTELLUNGEN ALLGEMEIN (Macintosh) bzw. BEARBEITEN VOREINSTELLUNGEN ALLGEMEIN (Windows). Möchten Sie einen Grafikkommentar erstellen, wählen Sie das gewünschte Werkzeug im Bereich Grafikmarkierungen aus. Danach klicken Sie auf die Seite an der Stelle, an der Sie den Grafikkommentar hinzufügen möchten, und ziehen mit gedrückter Maustaste die entsprechende Figur auf der Seite auf. Bei Grafikkommentaren wird das Notizfenster in der Regel nicht automatisch geöffnet; öffnen Sie es, indem Sie einen Kommentar doppelklicken oder den Befehl Notiz öffnen aus dem Kontextmenü wählen. Sie können Ihre Anmerkung auch direkt in der Kommentarliste eingeben. Verwenden Sie die Grafikmarkierungswerkzeuge nicht, um Textkorrekturen im PDF anzuzeichen. Aussehen ändern Über die Eigenschaftenleiste kann das Aussehen eines Kommentars schnell geändert werden. Manchmal möchte man die Farbe oder die Strichstärke einer Grafikmarkierung nachträglich ändern, damit diese auf der Seite mehr auffällt. Aktivieren Sie in diesem Fall die Markierung und wählen Sie den Menübefehl Anzeige Ein-/Ausblenden Werkzeugleistenelemente Eigenschaften-Leiste einblenden. Über die Eigenschaftenleiste können Sie die Attribute eines Kommentars direkt ändern. Wie kann ich Bilder oder Textdokumente anhängen? Manchmal sind Korrekturen aber so umfangreich, dass es gar keinen Sinn macht, diese im PDF-Dokument anzuzeichnen. In diesem Fall können Sie ein umfangreiches Textdokument, z. B. in Word geschrieben, oder Bilder, 6

7 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden die ausgetauscht werden sollen, als Kommentar mitgeben. Verwenden Sie dazu die Funktion Datei anhängen. Nach Auswahl des Werkzeugs klicken Sie auf die PDF-Seite an der Stelle, an der Sie das Anlagesymbol haben möchten. Danach werden Sie aufgefordert, eine Datei aus dem Dateisystem auszuwählen, die dann dem PDF als Anlage hinzugefügt wird. Anschließend wählen Sie das gewünschte Symbol im Bedienfeld Dateianlage Eigenschaften aus, das automatisch eingeblendet wird. Einen Kommentar können Sie über die Registerkarte Allgemein oder direkt in der Kommentarliste eintragen. Über einen Doppelklick kann der Empfänger der Datei die angehängte Datei später öffnen und auf seiner Arbeitsstation speichern. Damit der Empfänger die angehängte Datei öffnen kann, muss er über das Originalprogramm verfügen, mit dem die angehängte Datei erstellt wurde. Im Bedienfeld»Dateianlage Eigenschaften«kann das Anlagesymbol gewählt und eine Beschreibung der Anlage eingegeben werden. Wie kann ich einen oder mehrere Kommentare löschen? Um einen einzelnen Kommentar zu löschen, aktivieren Sie ihn, indem Sie direkt auf das Kommentarsymbol auf der Seite klicken. Einen aktivierten Kommentar erkennen Sie an der blauen Umrandung. Zum Löschen drücken Sie die Rückschritt- oder die Entf-Taste. Sie können einen einzelnen Kommentar auch im Aufgabenfenster Kommentar in der Kommentarliste aktivieren und ihn löschen, indem Sie den Befehl Löschen aus dem Kommentar-Bedienfeldmenü wählen, den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü wählen oder ebenfalls die Rückschritt- oder die Entf-Taste drücken. Einen einzelnen Kommentar löschen Einzelne Kommentare können über die Kommentarliste direkt entweder über das Kommentar-Einblendmenü oder das Kontextmenü gelöscht werden. Mehrere oder alle Kommentare in einem PDF-Dokument können am einfachsten über das Aufgabenfens ter Kommentar gelöscht werden. Um alle Kommentare zu löschen, aktivieren Sie den ersten Kommentar in der Kommentarliste, drücken dann die Umschalt taste und aktivieren den letzten Kommentar in der Kommentarliste. Danach können alle aktivierten Kommentare gelöscht Alle Kommentare löschen 7

8 Kommentare mit Adobe Reader richtig verwenden werden, indem Sie die Rückschritt- oder die Entf-Taste drücken oder den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü wählen. Wie kann ich meine Korrekturen weiterleiten? Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Kommentare löschen, aktivieren Sie die zu löschenden Kommentare, indem Sie diese mit gedrückter BEFEHLSTASTE (Macintosh) bzw. STRG-TASTE (Windows) aktivieren und anschließend löschen. Die mit Kommentaren versehene PDF-Datei kann direkt aus dem Programm»Adobe Reader«per Mail verschickt werden. Die Vorteile, Korrekturen über die Kommentarfunktion anzuzeichnen und auszutauschen, liegen klar auf der Hand: Es wird nicht mehr so viel Papier benötigt, da die Korrekturen digital ausgetauscht und direkt am Bildschirm durchgeführt werden. Das zeitintensive Entziffern von handschriftlichen Korrekturanweisungen auf dem Fax entfällt ebenfalls. Man kann die korrigierten Texte aus den Notizfenstern kopieren und in die Originaldatei einsetzen und vermeidet dadurch weitgehend Tipp- und Übertragungsfehler, man spart darüber also Zeit und somit auch Geld, was bei der heutigen wirtschaftlichen Lage nicht außer Acht zu lassen ist. Auch die Dokumentation von Korrekturläufen wird erheblich vereinfacht. Doch wie kann ich das PDF direkt aus dem Programm Adobe Reader an den Empfänger weiterleiten? Auch da bietet Adobe Reader eine einfache Möglichkeit. Speichern Sie einfach die Änderungen, die Sie im Dokument durchgeführt haben, und klicken Sie auf die Funktion Datei als -Anhang per -Client oder Webmail versenden in der Werkzeugleiste. Über das Bedienfeld senden können Sie wählen, ob Ihre Standard- -Anwendung gestartet werden soll, oder ob die Mail über Web- verstandt werden soll. Wenn Sie die Option Standard- -Anwendung aktivieren und auf den Schalter Fortfahren klicken, wird eine neue erstellt und das aktuell geöffnete PDF direkt angehängt. Wenn Sie die Option Web- verwenden aktivieren, können Sie einen vordefinierten Web- -Dienst auswählen oder einen neuen hinzufügen. Danach klicken Sie auf den Schalter Fortfahren. Nun wird eine Verbindung zu dem Web- -Dienst aufgebaut und ebenfalls eine neue erstellt, an die das PDF-Dokument automatisch angehängt wird. Tragen Sie in beiden Fällen nur noch die -Adresse des Empfängers und einen Begleittext ein und schon kann die Mail versandt werden. 8