EpiCan. Hinweise zur Benutzung

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1 EpiCan Hinweise zur Benutzung

2 EpiCan Hinweise zur Benutzung 1. Auflage Januar 2008 Herausgeber: Epidemiologisches Krebsregister NRW ggmbh Robert-Koch-Str Münster Tel.: 0251 / Fax: 0251 / Home: info@krebsregister.nrw.de 2

3 Inhaltsverzeichnis Seite Vorwort... 4 Gesetzliche Grundlage... 5 Meldewege... 6 Was muss gemeldet werden?... 7 EpiCan Hauptfenster Bearbeiten und hinzufügen von Tumorfällen Fenster Person Fenster Tumor Fenster TNM-Klassifikation Fenster Weitere Klassifikationen Fenster Tumormarker Fenster Hormonrezeptor Fenster Primärtherapie Fenster Pathologie Fenster Meldeamt Importieren von Meldungen Versenden von Meldungen

4 Vorwort Die beiden Java-Applikationen EpiDEM und EpiPort, die das Epidemiologische Krebsregister NRW für die Übermittlung von Meldungen entwickelt hat, wurden in ihrer neuesten Version zu einer gemeinsamen Java-Applikation EpiCan zusammengefasst. Hatte EpiDEM lediglich die Möglichkeit, an Krebs erkrankte Personen von Hand zu erfassen, sollte jetzt die Möglichkeit geschaffen werden, die persönlichen Daten der Patientinnen und Patienten sowie die ICD-Kodierungen der Erkrankung aus den Abrechnungsdateien zu übernehmen. EpiDEM sollte also eine Import-Möglichkeit erhalten. Da EpiPort andererseits von Anfang an als Applikation entwickelt worden war, deren Sinn darin bestand, Meldungsdaten aus den EDV-Systemen der meldenden Ärztinnen und Ärzte zu importieren, lag die Zusammenführung der beiden Applikationen auf der Hand. Die jetzt vorliegende Java-Applikation EpiCan fasst dementsprechend die unterschiedlichen Funktionalitäten von EpiDEM und EpiPort zusammen, so dass alle meldenden Ärztinnen und Ärzte eine gemeinsame Plattform für den Import, die Erfassung, die Verschlüsselung und den Versand ihrer Meldungen an das Epidemiologische Krebsregister NRW nutzen können. Die Bezeichnung EpiCan soll die Anwendung epidemiologischer Methoden im Bereich der Krebsforschung (Cancer) deutlich machen. Münster, im Januar

5 Gesetzliche Grundlage Am 1. Juli 2005 ist das Krebsregistergesetz Nordrhein-Westfalen (KRG NRW) in Kraft getreten. Dieses verpflichtet alle Ärztinnen und Ärzte in NRW, bösartige Neubildungen nach gesicherter Erstdiagnose auf elektronischem Wege an das Epidemiologische Krebsregister NRW zu melden. Meldepflichtig sind alle Formen von Krebserkrankungen, deren Frühstadien, Neubildungen unbekannten Charakters und unsicheren Verhaltens sowie gutartige Neubildungen des Zentralnervensystems. Rezidive oder im weiteren Verlauf diagnostizierte Metastasen sind nicht meldepflichtig. Wird nach einer gemeldeten Frühform (in situ) im weiteren Verlauf bei demselben Patienten eine invasive bösartige Neubildung diagnostiziert, so ist auch diese dem Krebsregister zu melden. Der Patient muss über die Meldung informiert werden (Informationspflicht, 4 KRG NRW). Die Meldung darf auch ohne Einverständniserklärung der Patienten erfolgen, weil an die Übertragung und Speicherung der Daten besonders hohe Sicherheitsanforderungen gestellt wurden. Dazu werden die personenbezogenen Daten der Patienten bereits vor dem Versand durch EpiCan auf dem Eingabecomputer verschlüsselt und über eine gesicherte Verbindung (KV-SafeNet) an das Krebsregister weitergeleitet. Auf dem Weg dorthin werden die personenbezogenen Daten ein zweites Mal verschlüsselt, das heißt in so genannte Pseudonyme umgewandelt. Die Art des Datentransportes und der Speicherung ist im Krebsregistergesetz NRW geregelt. 5

6 Meldewege Die Krankenhäuser und Kliniken dokumentieren Erkrankungsfälle in der Regel über die Onkologische Qualitätssicherung (OQS) bzw. in Westfalen-Lippe über die Onkologischen Schwerpunkte (OSP). Die OQS bedient eine Schnittstelle zum Epidemiologischen Krebsregister NRW (EKR NRW), wodurch Doppeldokumentationen vermieden werden. Solange im Landesteil Nordrhein eine OQS nicht etabliert werden kann, erfolgen Meldungen von Krankenhäusern in Nordrhein auf direktem Wege. Die Einbindung der Pathologischen Institute, der Einwohnermeldeämter und des Landesamtes für Datenverarbeitung und Statistik in die OQS ist nicht möglich, so dass Meldungen von diesen Institutionen ebenfalls auf direktem Wege erfolgen müssen. Für alle direkten Meldungen steht die Java-basierte Erfassungssoftware EpiCan zur Verfügung. Um dieses elektronische Meldeverfahren verwenden zu können, muss ein Personal-Computer (PC) beim meldenden Arzt die Möglichkeit haben, sich mit dem KV-SafeNet zu verbinden. Hierfür kann eine bestehende VPN-Verbindung zum KV-SafeNet genutzt werden, wenn z.b. ein Krankenhaus einen VPN- Tunnel ins KV-SafeNet unterhält. Existiert eine solche Verbindung nicht, muss ein hierfür zertifizierter Provider damit beauftragt werden, eine Verbindung ins KV-SafeNet zu ermöglichen. In der niedergelassenen Praxis, bei Einwohnermeldeämtern, im Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik und in Pathologischen Instituten ist es ausreichend, einen PC mit einer ISDN-Karte auszurüsten, die ihrerseits mit einem ISDN-Anschluss verbunden wird. Unter diesen Voraussetzungen kann dann dieser PC mit dem KV-SafeNet verbunden werden. 6

7 Diese Verbindung dient zunächst dazu, die Software EpiCan beim Krebsregister herunterzuladen und auf dem PC zu installieren. Andererseits werden auf diesem Wege alle Meldungen an das Krebsregister übermittelt. Darüber hinaus ist die Verbindung für die Wahrnehmung anderer Online-Angebote der Kassenärztlichen Vereinigungen nutzbar (z.b. Online-Abrechnung). Was muss gemeldet werden? Pathologisches Institut Von Pathologischen Instituten wird die Übermittlung aller histopathologischer Gutachten erwartet, in denen das Vorliegen einer bösartigen Neubildung diagnostiziert wird. Hierzu gehören alle Neubildungen, für die der begutachtende Pathologe mindestens ein Carcinoma in situ (C00 bis C97 bzw. Behaviour-Code 3, D00 bis D09 bzw. Behaviour-Code 2) diagnostiziert hat, gutartige Neubildungen der Hirnhäute, des Gehirns und des Zentralnervensystems (D32 und D33) ebenso wie Neubildungen unsicheren und unbekannten Charakters (D37 bis D48 bzw. Behaviour-Code 1). Übermittelt werden sollen dabei alle bis zur endgültigen Diagnose erstellten Gutachten (PE, Schnellschnitt, OP-Präparat, Zusatzfärbungen, ). 7

8 Krankenhaus Von den Krankenhäusern wird die Übermittlung aller in einer ihrer Fachabteilungen diagnostizierten oder primär behandelten bösartigen Neubildungen erwartet. Wie bei den Pathologischen Instituten gehören hierzu alle Neubildungen, für die mindestens ein Carcinoma in situ (C00 bis C97 bzw. Behaviour-Code 3, D00 bis D09 bzw. Behaviour-Code 2) diagnostiziert wurde ebenso wie Neubildungen unsicheren und unbekannten Charakters (D37 bis D48 bzw. Behaviour-Code 1). Falls nur die Diagnostik durchgeführt wurde, erfolgt die Meldung an das Krebsregister nach deren Abschluss. Falls auch die primäre Behandlung erfolgte, genügt eine Meldung nach Abschluss dieser primären Behandlung. Niedergelassene Praxis Bezüglich der Krebsregistrierung stellen die niedergelassenen Hautärzte eine besondere Fachgruppe dar. Wie bei kaum einem anderen Organ werden zahlreiche bösartige Neubildungen der Haut und deren Frühstadien ausschließlich ambulant behandelt. Zum Krankenhausaufenthalt des Patienten / der Patientin kommt es häufig nur bei größerer Ausdehnung oder besonderer Lokalisation des Primärtumors sowie bei der Behandlung kutaner Lymphome oder bei einer interdisziplinären Therapie einschließlich der systemischen Anwendung von Chemotherapeutika. Deshalb erfordert die epidemiologische Registrierung bösartiger Neubildungen der Haut und deren Frühstadien Meldungen sowohl aus den Hautkliniken als auch vor allem von den niedergelassenen Dermatologinnen und Dermatologen sowie von Dermatohistopathologen. 8

9 Die Pflicht zur Meldung einer Hautläsion an das Krebsregister ist an die histologische Sicherung mindestens eines Carcinoma in situ geknüpft. Bei Aktinischen Keratosen bzw. solaren Keratosen bitten wir um folgende Vorgehensweise: Aktinische Keratosen werden nach der ICD-10 mit dem Code L57.0 versehen, also nicht mit einem Code D00-D09 (in-situ-neubildungen) oder gar mit einem Code C00-C97 (bösartige Neubildungen). Gesetzlich meldepflichtig sind nach 1 Abs.1, KRG NRW gesicherte Erstdiagnosen von bösartigen Neubildungen und deren Frühstadien (nicht Vorstufen). Obwohl es sich laut S2-Leitlinie Aktinische Keratose der Deutschen Dermatologischen Gesellschaft bei Aktinischen Keratosen um Plattenepitelkarzinome in situ der Epidermis handelt, soll die Pflicht zur Meldung einer Hautläsion an das Krebsregister erst nach histologischer Sicherung mindestens eines Carcinoma in situ erfolgen. Hierfür sollte dann vom Melder der ICD-Code D04.x ausgewählt werden. Die alleinige klinische Diagnose (einschl. Auflichtmikroskopie) rechtfertigt keine Meldung an das Krebsregister. 9

10 Diagnose maligne Melanome der Haut Malignes Melanom o.n.a. oberflächlich spreitendes (SSM) noduläres (NM) Akral lentiginöses (ALM) Lentigo-maligna-Melanom (LMM) Melanoma in situ nichtmelanotische bösartige Neubildungen (invasive) Plattenepithelkarzinom der Haut (invasiv) Basalzellkarzinom der Haut (invasiv) Bösart. NB von Hautanhangsgebilden (invasiv) Dermatofibrosarkoma protuberans Maligne Neoplasie der Haut nichtmelanotische in situ Erythroplasie Queyrat Morbus Bowen (PEC in situ) Carcinoma in situ o.n.a. ICD-10 C43.x C43.x C43.x C43.x C43.x D03.x C44.x C44.x C44.x C44.x C44.x D07.x D04.x D04.x Lymphome der Haut Lymphom des haut-assoziierten lymph. Gewebes (SALT) C85.x Mycosis fungoides C84.0 Sezary-Syndrom C84.1 Kutanes T-Zell-Lymphom C84.4 CD30+großzelliges-T-Zell-Lymphom der Haut C84.4 Werden bei einem Patienten mehrere Läsionen des gleichen Typs (z.b. multiple Basalzellkarzinome) diagnostiziert, reicht eine einzige Meldung an das Krebsregister aus. Rezidive einer Erkrankung sind nicht meldepflichtig. Dies gilt für alle bösartigen Neubildungen. Wird nach einem gemeldeten Carcinoma in situ im weiteren Verlauf bei demselben Patienten ein invasives Karzinom diagnostiziert, so ist dieses an das Krebsregister zu melden. Für die epidemiologische Krebsregistrierung sind nur wenige Diagnosen in der Dermatologie relevant (s. Liste). Primärtumor anderer Lokalisation (nicht Haut) C80 10

11 Einwohnermeldeämter Einwohnermeldeämter haben die bearbeiteten Sterbefälle regelmäßig an das Krebsregister NRW zu übermitteln. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass nur solche Sterbefälle übermittelt werden, bei denen die verstorbene Person ihren ersten Wohnsitz in der jeweiligen Gemeinde hatte. Die Meldungen selbst erfolgen auf unterschiedlichen Wegen. Die meisten Einwohnermeldeämter übermitteln die Sterbefälle regelmäßig an die DataClearíng NRW (CITEQ), die sie dann als direkte Meldung an das Krebsregister NRW weiterleitet. Einige Einwohnermeldeämter haben ihr kommunales Datenverarbeitungszentrum damit beauftragt, die Sterbefälle als direkte Meldungen an das Krebsregister NRW weiterzuleiten und einige Einwohnermeldeämter wollen die von ihnen bearbeiteten Sterbefälle selbst an das Krebsregister NRW übermitteln. Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik Vom Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) sollen regelmäßig die Todesursachen (ICD- 10) der verstorbenen Personen übermittelt werden. Dieser Meldeweg wird erst im Laufe des Jahres 2008 aufgebaut. 11

12 EpiCan Die Applikation EpiCan ermöglicht allen Ärztinnen und Ärzten, der Onkologischen Qualitätssicherung, den Meldeämtern in NRW und dem Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik, die gesetzlich festgelegten Inhalte an das Epidemiologische Krebsregister NRW zu übermitteln. Mit EpiCan wurden die beiden bisher im Einsatz befindlichen Programme EpiDEM (Erfassung und Versand von klinischen Erkrankungsmeldungen) und EpiPort (Import und Versand von Pathologiebefunden) zusammengeführt. In der vorliegenden Version werden die Meldungen mit der Datenbank hsqldb verwaltet, die bei der Installation angelegt und initialisiert wird. Die Installation von EpiCan ist in der Broschüre Installation von EpiCan ausführlich beschrieben. Sofern Sie sich an die Anweisungen in dieser Broschüre gehalten haben, ist auf dem Desktop Ihres Rechners ein Symbol zum Starten von EpiCan erstellt worden. Wird Ihr PC-Arbeitsplatz mit Hilfe einer ISDN-Einwahlverbindung und ohne Router mit dem KV-Safe- Net (z.b. Fritz-Card) verbunden, so sollten Sie zunächst die DFÜ-Verbindung in das KV-SafeNet aufbauen. 12

13 Durch einen Doppelklick auf das Symbol EpiCan wird die Software gestartet. Zunächst wird Java geladen, nach kurzer Zeit erscheint eine Statusmeldung von EpiCan und dann das Hauptfenster. Vor dem eigentlichen Start des Programms wird bei einer bestehenden Verbindung in das KV-SafeNet die Software aktualisiert. Anschließend werden die Grunddaten aus der Datenbank geladen und die noch nicht versandten Fälle im Hauptfenster angezeigt. Eine zuvor manuell aufgebaute Verbindung in das KV-SafeNet kann jetzt wieder getrennt werden. 13

14 Hauptfenster 14

15 Nach dem Programmstart von EpiCan wird das Hauptfenster angezeigt, in dem die noch nicht an das Krebsregister versandten Fälle in einer Tabelle enthalten sind. Alle Fenster sind bezüglich ihrer Größe und ihres Erscheinungsbildes individuell und dauerhaft einstellbar. In den Zeilen der Tabelle sind die zu meldenden Krebsfälle aufgeführt mit der Identifikation der Meldestelle ( msid ), der Referenz (dient der Rückfrage seitens des Krebsregisters), dem Namen, dem Vornamen und dem Geburtsdatum des Patienten, sowie der ICD-10 Kodierung der Tumordiagnose und dem Import -Datum. Die Check-Box in der Spalte kompl. gibt an, ob der Fall vollständig dokumentiert ist und versandt werden kann. In der letzten Spalte Anz. kann die Zahl der fehlgeschlagenen Übertragungsversuche dieses Falles abgelesen werden. Oberhalb der Tabelle erhält man die Information, wie viele Krebsfälle sich in der Tabelle befinden. Diese Fälle können durch Aktivieren der Schaltflächen bearbeiten oder löschen bearbeitet oder gelöscht werden. Durch Aktivieren der Schaltfläche hinzufügen kann man weitere Tumorfälle hinzufügen. Tumorfall bearbeiten Zur Ergänzung oder Korrektur von Daten eines Krebsfalls kann man diesen an einer beliebigen Stelle innerhalb der Tabellenzeile mit der linken Maustaste markieren und durch Aktivieren der Schaltfläche bearbeiten auswählen. Alternativ kann das Fenster Bearbeitung von Meldungen auch per Doppelklick aufgerufen werden. 15

16 Tumorfall hinzufügen Durch Aktivieren der Schaltfläche hinzufügen wird das Fenster Bearbeitung von Meldungen angezeigt und es können weitere Erkrankungsfälle hinzugefügt werden. In einer niedergelassenen Praxis können dies z.b. Privatpatienten sein, deren Daten nicht in den importierten Abrechnungsdateien enthalten sind (siehe Kapitel Importieren von Meldungen ). Tumorfall löschen Innerhalb der Tabelle können einzelne oder auch mehrere Krebsfälle markiert und durch Aktivieren der Schaltfläche löschen entfernt werden. Wird die Sicherheitsabfrage Soll der ausgewählte Datensatz gelöscht werden? mit ja beantwortet, werden die markierten Datensätze endgültig gelöscht. Es können mehrere Tabellenzeilen gleichzeitig markiert werden. Datensätze sollten nur gelöscht werden, wenn sich die Diagnose nicht bestätigt hat. Tabellennavigation Mit Hilfe der Schaltflächen, die unterhalb der Tabelle angezeigt werden, kann man innerhalb der Seiten der Tabelle navigieren. Die Anzahl der Tabellenzeilen pro Seite können im Menü Daten mit dem Menüpunkt Einstellungen festgelegt werden. gehe zur ersten Tabellenseite gehe eine Seite zurück Eingabe der Seitennummer gehe eine Seite weiter gehe zur letzten Seite 16

17 Programmsteuerung In der Menüleiste stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung: Daten Look & Feel - Einstellungen (STRG+E) - importieren (STRG+UMSCHALT+I) - versenden (STRG+UMSCHALT+V) - beenden (Strg+Q) - Metal - CDE/Motif - Windows - Windows Classic Individuelle Programmeinstellungen Einlesen von Daten in EpiCan Versenden der vollständigen Daten zum Krebsregister Programm beenden Vier unterschiedliche Möglichkeiten die Oberfläche von EpiCan individuell einzustellen. Hilfe - Info - Hilfe Allgemeine Versionsinformationen Online-Hilfe In der so genannten Toolbar können über vier Schaltflächen die Funktionen beenden, importieren, versenden und hilfe direkt aufgerufen werden. Ebenfalls in der Toolbar befinden sich Werkzeuge, mit denen man die Tumorfälle sortieren oder fil- tern kann. 17

18 Sortieren der Tumorfälle Die einfachste und schnellste Methode zur Sortierung der Krebsfälle ist ein Klick auf den Kopf einer Tabellenspalte. Ein Klick auf den Kopf der Spalte Name sortiert den Inhalt der Tabelle absteigend nach dem Namen und macht dies durch folgende Anzeige kenntlich:. Ein weiterer Klick kehrt die Sortierung um ( ). Durch einen dritten Klick wird die Sortierung wieder zurückgenommen. Darüber hinaus kann die Sortierung auf weitere Spal ten ausgedehnt werden und so z.b. nach dem Namen und dem Vornamen sortiert werden. Im so genannten Drop-down Feld Sortierung werden einige Sortierreihenfolgen oder die Rücknahme der Sortierung zur Auswahl angeboten. Die ausgewählte Sortierung wird im Drop-down Feld angezeigt, ist aber zunächst noch farblich unterlegt. Erst das Aktivieren der Schaltfläche sortieren sortiert die Tumorfälle in der gewählten Reihenfolge. Filtern der Tumorfälle Unter dem Filtern der Tabelle versteht man die Einschränkung der ange- zeigten Tumorfälle. Durch Aktivierung der Schaltfläche filtern öffnet sich das Fenster Filterung, in dem Auswahlkriterien über alle Spalten der 18

19 Tabelle festgelegt und mit der Schaltfläche OK bestätigen werden können. Mit der Schaltfläche Leeren kann der Filter zurückgesetzt werden. Das Feld Filterung im Hauptfenster zeigt Ihnen an, ob die Tabelle gefiltert ist oder nicht. Bearbeiten und hinzufügen von Tumorfällen Dieser Programmteil entspricht im Wesentlichen dem Vorgängerprogramm EpiDEM (Epidemiologische Daten-Eingabe-Maske). EpiDEM enthielt sieben verschiedene Fenster. Diese wurden um zwei weitere Fenster für die Pathologen und die Meldeämter erweitert. Jedes Fenster ist mit einer Überschrift versehen, die auf Karteikartenreitern zu lesen ist. Je nach eingestelltem Modus stehen bestimmte Karteikartenreiter nicht zur Auswahl. Um die Eingabe eines Falles vollständig durchzuführen, empfiehlt es sich, die Fenster der Reihe nach zu bearbeiten. Bei den fettgedruckten Feldern ist eine Eingabe unbedingt erforderlich (Pflichtfelder). Wurde hier nichts eingegeben, kann die Meldung zwar gespeichert werden. Sie wird jedoch in der Tabelle des Hauptfensters als nicht komplett gekennzeichnet. Fehlt eine Eingabe oder ist sie fehlerhaft, erscheint sowohl der Karteikartenreiter als auch die Feldbezeichnung in roter Schrift. Alternativ zur Bedienung mit der Maus können die Eingabefelder auch durch die Tastenkombination ALT und Kennbuchstabe des Feldes erreicht werden. Der Kennbuchstabe ist jeweils unterstrichen oder steht in Klammern hinter dem Feldnamen. Bei manchen Feldern, wie z.b. beim Feld Geschlecht, ist es notwendig, nach der Tastenkombination ALT + w für weiblich die Eingabe mit der Leertaste zu aktivieren. 19

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21 Fenster Person Jedem Benutzer sind eine oder mehrere Meldestellen zugeordnet. Sofern Ihnen mehr als eine Meldestelle zugeordnet ist, müssen Sie die für die Patientin oder den Patienten zutreffende Meldestelle auswählen: Aktivieren Sie den Pfeil im Drop-Down-Feld Meldestelle und wählen Sie die zutreffende Meldestelle aus. In den weiteren Feldern geben Sie die Patientendaten ein. Beachten Sie bitte die richtige Schreibweise der Namen. Im Feld Referenznummer geben Sie die interne Aufnahme- oder Patientennummer Ihrer Einrichtung ein. Die Referenznummer ermöglicht es uns, falls es notwendig sein sollte, bei Ihnen zurückzufragen. Achten Sie bei der Anschrift auf das separate Feld für die Hausnummer. Das Geburtsdatum wird zweistellig für Tag und Monat und vierstellig für das Jahr erfasst. Postleitzahl und Ort können Sie aus der Liste über eine Suchfunktion auswählen. Die Suche kann wahlweise über die Postleitzahl oder den Ortsnamen erfolgen. Sie sind verpflichtet, Ihre Patientin oder Ihren Patienten über die Meldung an das Epidemiologische Krebsregister NRW zu informieren. Hierfür steht ein Informationsblatt bereit, welches Sie der Patientin oder dem Patienten aushändigen können (Krebsregister-CD oder Die Information der Patienten darf unterbleiben, wenn diese aus medizinischen oder psychologischen Gründen nicht über ihre Erkrankung informiert werden können. Das Informationsblatt erklärt auch den Aspekt einer späteren Kontaktaufnahme im Rahmen geprüfter Forschungsprojekte. Sollte der Patient oder die Patientin eine derartige Kontaktaufnahme nicht erlauben, so markieren Sie bitte nein bei Kontaktaufnahme erlaubt. 21

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23 Fenster Tumor Geben Sie zunächst das Datum der gesicherten Diagnose ein. Also z.b. das Datum des histologischen Befundes, mit dem erstmalig der Verdacht einer bösartigen Neubildung bestätigt wurde. Unter Diagnose bitten wir um möglichst genaue Angaben zur Topographie und zur Morphologie der Erkrankung. Diese Angaben werden von uns später verschlüsselt und bilden die wichtigste Grundlage für nahezu alle Auswertungen. Bei den folgenden Angaben stehen Ihnen Auswahllisten zur Verfügung. Übernehmen Sie bitte die jeweils zutreffendste Ausprägung. Das Feld Seitenlokalisation ist zwar primär für paarige Organe wie Nieren, Lunge oder Eierstöcke gedacht, kann jedoch auch für Tumoren an rechtem oder linkem Arm oder Bein genutzt werden. Mit Grading ist der Differenzierungsgrad des Tumorgewebes gemeint. Die Auswahl eines passenden ICD-Codes erfolgt aus einer Liste und wird von einer Suchfunktion unterstützt. Konnte die Erkrankung nur anhand einer Metastase oder Infiltration diagnostiziert werden, ohne dass der Primärtumor oder die Primärlokalisation identifiziert werden konnte, wählen Sie hier die Kodierung C80 (bösartige Neubildung ohne Angabe der Lokalisation) aus. 23

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25 Fenster TNM-Klassifikation In diesem Fenster sind Angaben über die Größe des Primärtumors (T-Kategorie), den Befall regionaler Lymphknoten (N-Kategorie) und das Vorliegen von Fernmetastasen (M-Kategorie) gefordert. Nicht für alle Krebserkrankungen ist eine TNM-Klassifikation definiert. Je nachdem, welchen ICD-Code Sie im Fenster Tumor ausgewählt haben, können Sie das Fenster TNM-Klassifikation, 6. Auflage öffnen oder nicht. Bei Krebsarten, für die keine TNM-Klassifikation definiert ist, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sind in der Krankenakte dennoch Angaben zum TNM eines zu meldenden Karzinoms enthalten, sollten Sie unbedingt prüfen, ob im Fenster Tumor nicht ein passender oder genauerer ICD- Code ausgewählt werden kann. Generell sind in den Fenstern TNM-Klassifikation und Weitere Klassifikationen nur Angaben über die Ausdehnung der Erkrankung zum Diagnosezeitpunkt, also vor der Behandlung, von Interesse. Dabei ist der Eingabe einer postoperativen, pathologischen Klassifikation mit dem Präfix p (also einem ptnm) gegenüber einer klinischen Klassifikation (ctnm) der Vorzug zu geben. Das m-symbol kann als Ergänzung der T-Kategorie markiert werden, falls multiple Primärtumoren vorliegen. Die Markierung des sn-symbols in der Spalte N-Kategorie weist auf das Ergebnis einer so genannten Sentinal-Node-Biopsie hin. Fehlen sämtliche Angaben zur TNM-Klassifikation in der Krankenakte, kennzeichnen Sie das Feld für diesen Tumor liegt keine TNM-Klassifikation vor. Fehlen nur einzelne Angaben zur T-, N- oder M-Kategorie, markieren Sie an entsprechender Stelle liegt nicht vor. Zur Angabe einer pn-kategorie müssen Lymphknoten operativ entfernt und histologisch begutachtet werden, so dass jeweils die Anzahl der entnommenen und die Anzahl der befallenen Lymphknoten angegeben werden kann. 25

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27 Fenster Weitere Klassifikationen In diesem Fenster können Sie zusätzlich zur oder als Ersatz für die TNM-Klassifikation Angaben über die Ausdehnung der Erkrankung zum Zeitpunkt der Diagnose in anderen Kategorisierungen machen. Abhängig vom ausgewählten ICD-Code, wird Ihnen eine Auswahl an Klassifikationen angeboten. Sie können beispielsweise Angaben zur Ausdehnung maligner Lymphome nach Ann Arbor machen, für maligne Melanome die Tumordicke nach Breslow oder ein Clark-Level erfassen oder den Gleason- Score beim Prostata-Karzinom angeben. Liegen Ihnen keine differenzierten Angaben zu Primärtumor, Lymphknotenstatus oder Fernmetastasen vor, kann ein aggregiertes Erkrankungsstadium (UICC) angegeben werden. Die ausgewählten Angaben zur Klassifikation und zum Stadium werden erst durch Aktivieren der Schaltfläche ausgewählte Klassifikation und Stadium in Meldung übernehmen in die Meldung übernommen. Eine irrtümliche Auswahl lässt sich durch Markieren in der Liste und Aktivieren der Schaltfläche löschen rückgängig machen. 27

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29 Fenster Tumormarker In diesem Fenster steht Ihnen eine Auswahl von spezifischen und unspezifischen Tumormarkern zur Verfügung. Von epidemiologischer Bedeutung sind hier insbesondere prognostisch relevante Faktoren sowie deren Status zum Zeitpunkt der Diagnose. Die Entwicklung der Messwerte im Laufe der Therapie interessiert hier nicht. Fügen Sie bitte jeder Mengenangabe auch die Maßeinheit hinzu. Bei der Grundeinstellung Dermatologen finden Sie lediglich den Marker S100-Protein im Serum. Dieser Marker ist beim gegenwärtigen Stand der AWMF-Leitlinien der einzige für die Dermatologie relevante Laborparameter, der Rückschlüsse auf Prognose und Verlauf einer Erkrankung (malignes Melanom) zulässt. Falls Ihnen Laborwerte zur S100-Protein-Konzentration im Serum vorliegen, ist hier nur der Wert zum Zeitpunkt der Diagnose - also vor der Therapie - in µg/l anzugeben. Die ausgewählten Angaben zu einem Tumormarker werden erst durch Aktivieren der Schaltfläche ausgewählten Tumormarker in Meldung übernehmen in die Meldung übernommen. 29

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31 Fenster Hormonrezeptor Bei bestimmten hormonsensiblen Tumoren insbesondere bei Mammakarzinomen sollten im Fenster Hormonrezeptor qualitative oder quantitative Angaben zum Rezeptorstatus gemacht werden. Die ausgewählten Angaben zu einem Hormonrezeptor werden erst durch Aktivieren der Schaltfläche ausgewählten Hormonrezeptor in Meldung übernehmen in die Meldung übernommen. 31

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33 Fenster Primärtherapie Bitte geben Sie zunächst an, ob die Heilung des Patienten das primäre Therapieziel war ( kurativ ) oder ob von vornherein mit einer palliativen Therapie begonnen wurde. Die folgenden Angaben sollen nur Anhaltspunkte zum Konzept der Primärtherapie liefern. Eine Bewertung der Therapie oder ein Vergleich verschiedener Therapieformen ist hier weder beabsichtigt noch möglich. Erfolgt nach histologischer Sicherung einer bösartigen Neubildung der Haut keine operative Excision sondern eine Kryotherapie, eine photodynamische oder eine topische Pharmakotherapie, ist hier andere Therapien auszuwählen. 33

34 Fenster Pathologie Der Zugriff auf das Fenster Pathologie ist nur möglich, wenn in den Einstellungen als Art der Meldestelle das Pathologische Institut definiert wurde. In diesem Fenster werden der Einsender des zu begutachtenden Materials, das Datum der Begutachtung und der Text des histopathologischen Gutachtens angezeigt. 34

35 Fenster Meldeamt Der Zugriff auf das Fenster Meldeamt ist nur möglich, wenn in den Einstellungen als Art der Meldestelle das Meldeamt definiert wurde. In diesem Fenster werden das Sterbedatum, das beurkundende Standesamt und die Sterbebuchnummer angezeigt. 35

36 Schaltflächen zurück und weiter Mit den Schaltflächen zurück und weiter können Sie entweder das vorangehende oder das nachfolgende Fenster zur Bearbeitung öffnen. Schaltflächen speichern, speichern & neu, speichern & schließen und schließen Mit der Schaltfläche speichern können Sie Ihre erfassten Angaben zu einer Patientin oder einem Patienten speichern. Mit der Schaltfläche speichern & neu können Sie zusätzlich einen neuen Tumorfall erfassen. Wollen Sie Ihre Eingaben sichern und die Bearbeitung beenden, steht Ihnen die Schaltfläche speichern & schließen zur Verfügung. Mit der Schaltfläche schließen können Sie die Bearbeitung von Meldungen beenden. Falls Sie Änderungen an den Daten vorgenommen, aber noch nicht gespeichert haben, folgt eine Abfrage, ob Sie die Änderung(en) speichern wollen oder nicht. 36

37 Importieren von Meldungen Importieren im Sinne von EpiCan bedeutet, dass die in einer oder mehreren Schnittstellendateien (z.b. LDT- Dateien, Abrechnungsdateien, XML- Dateien, usw.) vorhandenen Meldungen in die Tabelle des Hauptfensters übernommen werden sollen. Nach Aktivieren der Schaltfläche importieren im Hauptfenster oder der Auswahl importieren im Menü Daten öffnet sich das Fenster Import. Dieser Programmteil ersetzt die Applikation EpiPort und ist im Erscheinungsbild nur unwesentlich verändert. Mit der Schaltfläche schließen können Sie das Fenster Import schließen und zum Hauptfenster zurückkehren. Mit der Schaltfläche hilfe erhalten Sie weitere Informationen. Im Drop-down Feld Meldestelle sehen Sie, welche Meldestelle(n) Ihnen zugeordnet sind. Durch Aktivieren der Schaltfläche mit den drei Punkten können Sie diese Liste aktualisieren. Dazu öffnet sich das Fenster Benutzerinformationen. Im Allgemeinen ist Ihr Benutzername bereits vorge- 37

38 geben. Ihr Kennwort müssen Sie noch eintragen. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigt haben, wird die Liste der Meldestellen aktualisiert. Mit der Schaltfläche Datei hinzufügen können Sie die zu importierende(n) Datei(en) auswählen. Dazu öffnet sich das Fenster Öffnen. Wählen Sie im Drop-Down-Feld Dateityp den Dateityp aus, der importiert werden soll. Wählen Sie im Drop-Down-Feld Suchen in das Verzeichnis, in dem die zu importierenden Dateien abgelegt sind. Es werden dann alle Dateien angezeigt, die in dem von Ihnen ausgewählten Verzeichnis vorhanden sind und dem ausgewählten Dateityp entsprechen. Die zur Auswahl stehenden Dateitypen sind abhängig von der Einstellung der Art der Meldestelle. Für eine niedergelassene Praxis sind dies Abrechnungsdateien (*.con) oder XML-Dateien. Für Pathologische Institute steht das LDT-Format (Software von Paschmann, IFMS oder Emmerich), eine spezielle Schnittstellendateien von DC-Pathos oder eine XML-Datei zur Auswahl. Für Meldeämter werden als Dateityp entweder 38

39 EKNW-Meldedaten (*.csv) oder XML-Dateien angeboten. Markieren Sie die Datei(en), die importiert werden soll(en) und klicken Sie auf Öffnen. Die Dateinamen werden anschließend im Fenster Import angezeigt. Sie können Dateien aus der Auswahl entfernen, indem Sie dazu die entsprechende(n) Datei(en) markieren und die Schaltfläche Datei löschen aktivieren. Befinden Sie sich in einem Pathologischen Institut und arbeitet dieses mit der Software von DC-Systeme, wählen Sie zunächst den Dateityp DC-Pathos aus und danach das Verzeichnis, in dem die zu importierenden Dateien liegen. Durch Aktivieren der Schaltfläche Öffnen wird die Auswahl bestätigt. 39

40 Mit der Schaltfläche Import starten wird der eigentliche Import-Vorgang gestartet. Dateien, die erfolgreich importiert wurden, werden grün hinterlegt. Im Feld Protokoll wird angezeigt, wie viele Patienten und Krebsfälle in die Datenbank importiert wurden. Importierte Datei(en) werden nur dann umbenannt, wenn es sich um LDT-Dateien handelt. Diese erhalten nach erfolgreichem Import die Dateierweiterung.KRG. Jede Datei kann nur einmal importiert werden. Importierte Dateien werden von Ihrem Herkunftsort nicht entfernt. Mit der Schaltfläche schließen können Sie das Fenster Import schließen und zum Hauptfenster zurückkehren. 40

41 Dateien, die rot hinterlegt sind, wurden nicht versandt. Sie sind fehlerhaft. Sollten bei Ihnen rot-hinterlegte Dateien vorkommen, setzten Sie sich bitte unbedingt mit uns in Verbindung. 41

42 Versenden von Meldungen Um Tumorfälle an das Krebsregister zu senden, aktivieren Sie die Schaltfläche versenden. Es können nur solche Tumorfälle an das Krebsregister versandt werden, die in der Tabelle des Hauptfensters als komplett ( kompl. ) gekennzeichnet sind. Zum Versand Ihrer Meldungen muss eine Verbindung zum KV-SafeNet aufgebaut sein. Falls Sie sich gegenüber dem Krebsregister NRW noch nicht authentifiziert haben, öffnet sich das Fenster Benutzerinformationen. Im Allgemeinen ist Ihr Benutzername bereits vorgegeben. Ihr Kennwort müssen Sie noch eintragen. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigt haben, startet der Versand an das Krebsregister NRW. Dazu werden die Daten auf Ihrem Rechner ein erstes Mal verschlüsselt und anschließend an den Pseudonymisierungsdienst und das Krebsregister geschickt. Im Fenster Versandstatus wird der Fortschritt des Versandes angezeigt. Zum Abschluss der Übertragung erhalten Sie eine Versandstatistik mit der Zahl der erfolgreich versandten Meldungen. Nach Bestätigung der Statistik durch Aktivieren der Schaltfläche OK ist das Versenden der Meldungen abgeschlossen und Sie kehren zum Hauptfenster zurück. 42

43 Einstellungen Bereits bei der Installation von EpiCan wurden grundsätzliche Programmeinstellungen vorgenommen, die im Menü Daten und dem Menüpunkt Einstellungen überprüft und geändert werden können. Auf der Reiterkarte Allgemein sind individuelle Informationen abgelegt. Die Reiterkarte Proxy sollte Systemadministratoren vorbehalten bleiben. Die Informationen für das Feld Benutzername haben wir Ihnen mitgeteilt. Im Feld Datenpfad wurde der Speicherort definiert, an dem die erfassten Daten abgelegt werden sollen. Das Feld Importverzeichnis verweist auf den Ordner, in dem die zu importierenden Daten zu finden sind. Im Feld Seitengröße kann angegeben werden, wie viele Tumorfälle in der Tabelle des Hauptfensters angezeigt werden sollen. Die Auswahl zur Art der Meldestelle ist über so genannte Radio Buttons realisiert und lässt genau eine Möglichkeit der Markierung zu. Im Falle einer niedergelassenen Praxis oder eines Krankenhauses gibt es die Möglichkeit, im Feld Grunddaten eine der angegebenen Fachrichtungen auszuwählen. In den Auswahllisten werden dann nur spezielle Krankheitsbilder angeboten. Die Einstellungen sind nur bei der Installation erforderlich und bleiben für weitere Sitzungen erhalten. 43

44 Bei Problemen oder Rückfragen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: Tel.: 0251 / info@krebsregister.nrw.de Das Epidemiologische Krebsregister NRW wird finanziert durch das Land Nordrhein- Westfalen. Die Aufbauphase des Epidemiologischen Krebsregisters NRW wird außerdem gefördert von der Deutschen Krebshilfe e.v.. Finanziert durch: Gefördert durch: 44