Jahresabschlussarbeiten

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1 Jahresabschlussarbeiten Folgende Arbeiten und Auswertungen sind nach Abschluss des Monates Dezember für das abgelaufene Kalenderjahr termingerecht durchzuführen bzw. an die zuständigen Ämter abzugeben: 1. Auswertung der Jahreslohnkonten bzw. Jahressummenblätter Auslagerung der Lohnzettel L Auswertung bzw. Auslagerung Lohnzettel SV (ehemals Beitragsgrundlagennachweis) Erfassung Schwerarbeitsmeldung Auswertung und Auslagerung der Jahreskommunalsteuererklärung (FinanzOnline) Auswertung der U-Bahnsteuererklärung Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 1/16

2 1.) Jahreslohnkonten Die Jahreslohnkonten dienen Ihrer Ablage. Die Konten dürfen erst nach vollständiger Abrechnung des Monates Dezember ausgewertet werden. Bitte gehen Sie zum Ausdruck im richtigen Format folgendermaßen vor: Jährliche Arbeiten Jahreslohnkonto Feld Firmenstamm Personalstamm Sortierung Auswahl Listenform Beschreibung Möglichkeit zur Auswahl einzelner Firmen Eingrenzungsmöglichkeit alphabetisch oder numerisch) Möglichkeit zur Auswahl einzelner Dienstnehmer (Eingrenzungsmöglichkeit alphabetisch oder numerisch) Eingrenzung der Dienstnehmer nach Beschäftigungszeitraum zb. 01/01/2015 bis 31/12/2015 Sortierfolge = alphabetisch (Vorschlag beibehalten) pro Dienstnehmer/Monat (häufigste Form): alle abgerechneten Bezüge werden pro Dienstnehmer für die Monate einzeln aufgelistet pro Dienstnehmer/Gesamt: alle abgerechneten Bezüge werden pro Dienstnehmer für die Monate in einer Summe aufgelistet (= Jahressummenblatt) Summenblatt/Monat: Aufstellung der ausbezahlten Bezüge pro Monat, zusammengefasst für alle abgerechneten Dienstnehmer (= Firmenlohnkonto) Summenblatt/Gesamt: Aufstellung der ausbezahlten Bezüge gesammelt für die Monate 01 12, zusammengefasst für alle abgerechneten Dienstnehmer (= Firmenlohnkonto) Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 2/16

3 pro DN/Monat/Lohnart: alle abgerechneten Bezüge werden pro Dienstnehmer für die Monate einzeln mit allen verwendeten Lohnarten aufgelistet Dienstgeberabgaben/Monat (alle DN): Ausgabe einer Kontrollliste aller Dienstgeberabgaben, die Liste wird für alle im eingegrenzten Zeitraum beschäftigten Dienstnehmer gedruckt (keine Eingrenzung Personalstamm möglich) Zeitraum Eingabe des Auswertungsjahres (zb. 01/2015 bis 12/2015) Bildschirm/Ausdruck Die Auswertung kann wahlweise am Bildschirm oder am Drucker erfolgen. 2.) Jahreslohnzettel (L16) Der jährliche Lohnzettel (L16) ist für das zuständige Betriebsfinanzamt seit per ELDA zu übermitteln (Frist = ) und wird per Datendrehscheibe automatisch an das Bundesrechenamt weitergeleitet. Bereitstellung: Jährliche Arbeiten Lohnzettel L16 Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 3/16

4 Feld Firmenstamm Personalstamm Beschreibung Möglichkeit zur Auswahl einzelner Firmen (Eingrenzungsmöglichkeit alphabetisch oder numerisch) Möglichkeit zur Auswahl einzelner Dienstnehmer (Eingrenzungsmöglichkeit alphabetisch oder numerisch) Sortierung Eingrenzung der Dienstnehmer nach Beschäftigungszeitraum zb. 01/01/2015 bis 31/12/2015 Sortierfolge = alphabetisch (Vorschlag beibehalten) inkl. bereits ausgetretene Dienstnehmer erneute Auslagerung bereits übermittelter Dienstnehmer (unterjährige Austritte 2015) mit Stornomeldung Auswahl Zeitraum Eingabe des Auslagerungsjahres (zb. 01/2015 bis 12/2015) Storno ausschließliche Bereitstellung eines Storno Lohnzettel L16 für den (die) ausgewählten Dienstnehmer (zb. für fehlerhaft übermittelte Lohnzettel im abgelaufenen Kalenderjahr) neuerliche Übermittlung ohne Storno L16 Alle bereits übermittelten stornieren Sollte das Finanzamt Lohnzettel nachfordern, können Sie diese mit Selektion dieses Feldes ohne Erstellung eines Stornos bereitstellen. Optional kann bei mehreren Zeiträumen pro Jahr ein bestimmter Zeitraum ausgewählt werden. Nur auf Aufforderung des Finanzamtes! Storniert alle für den eingetragenen Zeitraum bereits übermittelten Lohnzettel L16. Fehlerindikation übertragene L16 werden keinem Prüflauf unterzogen (nur bei Sonderfällen) Korrekturlauf bei erneuter Sendung von korrigierten Lohnzetteln zu aktivieren (nach Erhalt eines Fehlerprotokolls) Ausdruck Honorarbestätigung Für freie Dienstnehmer kann zur Ablage aus den Daten für das Formular E18 auch eine Honorarnote ausgedruckt werden. E18 freie DN Auslagerung Lohnzettel freie Dienstnehmer (Mitteilungen gemäß 109a EStG 1988) Ausdruck EStG Bestätigung Für den freien Dienstnehmer kann eine Erklärung über die an das Finanzamt gemeldeten Bruttobezüge für das Kalenderjahr ausgedruckt werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche ELDA werden für den (die) ausgewählten Dienstnehmer die Lohnzettel L16 bereitgestellt. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 4/16

5 Auslagerung und Übermittlung (für ELDA-Übertragung): Nach Abschluss dieser Bereitstellung sind die Lohnzettel L16 je DN auszulagern Laufende Arbeiten Auslagerung SV-Träger Für die Lohnzettel-übermittlung ist das entsprechende Jahr auszuwählen = Diese Daten können nun wie gewohnt per ELDA an die Datendrehscheibe nach Oberösterreich versandt werden! Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 5/16

6 3.) Lohnzettel SV (ehemals Beitragsgrundlagennachweis) Der Beitragsgrundlagennachweis ist bis zum mittels ELDA-Software an den zuständigen SV-Träger zu übersenden. Für die Statistik Austria werden automatisch mit der Erstellung der Lohnzettel (LZ SV) die Adressmeldungen der Arbeitsstätte(n) der Dienstnehmer mit ausgelagert. Ausdruck bzw. Bereitstellung: Jährliche Arbeiten Lohnzettel SV Feld Firmenstamm Personalstamm Sortierung inkl. bereits ausgetretene Dienstnehmer Auswahl Zeitraum Beschreibung Möglichkeit zur Auswahl einzelner Firmen (Eingrenzungsmöglichkeit alphabetisch oder numerisch) Möglichkeit zur Auswahl einzelner Dienstnehmer (Eingrenzungsmöglichkeit alphabetisch oder numerisch) Eingrenzung der Dienstnehmer nach Beschäftigungszeitraum zb. 01/01/2015 bis 31/12/2015 Sortierfolge = alphabetisch (Vorschlag beibehalten) erneute Auslagerung bereits übermittelter Dienstnehmer (unterjährige Austritte 2015) mit Stornomeldung Eingabe des Auswertungszeitraumes = gesamtes Jahr; zb. 01/2015 bis 12/2015 SV-Gruppen von/bis Aufsummierung einzelner Beitragsgruppen (zb. A1) oder Nebenbeiträge (zb. IE) DIENT NUR KONTROLLZWECKEN SV-Träger Der Ausdruck der Detailliste kann auf einen SV-Träger eingegrenzt werden. DIENT NUR KONTROLLZWECKEN Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 6/16

7 Detailliste pro SV-Gruppe nur negativ Bemessung neuerlich übermitteln ohne Storno Auflistung aller SV-Beitragsgruppen pro Dienstnehmer und Abrechnungsmonat inklusive aller Bemessungsgrundlagen zur Berechnung der Sozialversicherung DIENT NUR KONTROLLZWECKEN Auswertung nur jener SV-Verrechnungsgruppen, die einen Minusbetrag enthalten (zb. Kennzahl N89 E-Card) DIENT NUR KONTROLLZWECKEN erneute Auslagerung bereits übermittelter Dienstnehmer (unterjährige Austritte 2015) ohne Stornomeldung Auswahl Ausdruck: Die ausgewertete Beitragsliste ist an den SV-Träger zu übersenden. ASCII-Format: Die einzelnen SV-Gruppen (siehe Aufbau Detailliste pro SV-Gruppe ) können als Aufsummierung auch als Datei zur weiteren Bearbeitung in Textverarbeitungsprogrammen (zb. Microsoft Excel) bereitgestellt werden. Auswahl Storno LZ SV Elda: Für den (die) ausgewählten Dienstnehmer wird ausschließlich ein Storno Lohnzettel SV bereitgestellt (zb. für fehlerhaft übermittelte Lohnzettel SV im abgelaufenen Kalenderjahr). Auswahl Elda: Für den (die) ausgewählten Dienstnehmer werden die Lohnzettel SV bereitgestellt. Auslagerung und Übermittlung (für ELDA-Übertragung): Nach Abschluss dieser Bereitstellung sind die Beitragsgrundlagen je DN auszulagern: Laufende Arbeiten Auslagerung SV-Träger Natürlich können die Lohnzettel SV auch zusammen mit SV-Träger Meldungen, Lohnzettel L16 oder monatlichen Beitragsnachweisungen versandt werden. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 7/16

8 Diese Daten können nun wie gewohnt per ELDA an die Datendrehscheibe nach Oberösterreich versandt werden! 4.) Schwerarbeitsmeldung Tätigkeiten, die zu melden sind: Die Schwerarbeitsverordnung (BGBl. II Nr. 104/2006) enthält jene Tätigkeiten, die unter körperlich oder psychisch besonders belastenden Bedingungen ( 1 der Schwerarbeitsverordnung) erbracht werden. Folgende Arten sind zu melden: Z1 in Schicht- oder Wechseldienst, wenn dabei auch Nachtdienst im Ausmaß von mindestens sechs Stunden zwischen 22 und 6 Uhr an mindestens sechs Arbeitstagen im Kalendermonat geleistet wird, sofern nicht in diese Arbeitszeit überwiegend Arbeitsbereitschaft fällt; Z2 regelmäßig unter Hitze oder Kälte, wobei bei diesen Begriffen an das Nachtschwerarbeitsgesetz (NSchG) angeknüpft wird; Z4 als schwere körperliche Arbeit, die dann vorliegt, wenn bei einer achtstündigen Arbeitszeit von Männern mindestens Arbeitskilojoule (2.000 Arbeitskilokalorien) und von Frauen mindestens Arbeitskilojoule (1.400 Arbeitskilokalorien) verbraucht werden (die hierzu erstellten Berufslisten finden Sie auf der Homepage Ihrer GKK); Z5 zur berufsbedingten Pflege von erkrankten oder behinderten Menschen mit besonderem Behandlungs- oder Pflegebedarf, wie beispielsweise in der Hospiz- oder Palliativmedizin; Z6 trotz Vorliegens einer Minderung der Erwerbsfähigkeit von mindestens 80 % (nach Behinderteneinstellungsgesetz), sofern für die Zeit nach dem 30. Juni 1993 ein Anspruch auf Pflegegeld zumindest in Höhe der Stufe 3 bestanden hat. Bei geringfügiger Beschäftigung ist keine Meldung erforderlich. Inhalt der Meldung: Der Dienstgeber hat dem jeweils zuständigen Krankenversicherungsträger hinsichtlich der bei ihnen beschäftigten männlichen Versicherten, die bereits das 40. Lebensjahr vollendet haben, und weiblichen Versicherten, die bereits das 35. Lebensjahr vollendet haben, gesondert folgende Daten zu melden: alle Tätigkeiten, die auf das Vorliegen von Schwerarbeit schließen lassen, die Namen und Sozialversicherungsnummern jener Personen, die diese Tätigkeiten verrichten und die Dauer dieser Schwerarbeitstätigkeiten. Für Schwerarbeitszeiten sind keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge zu leisten. Zeitpunkt der Meldung: Die Meldung ist jeweils bis Ende Februar des Kalenderjahres, das der Verrichtung von Schwerarbeitstätigkeiten folgt, zu erstatten. Unterjährige Meldungen sind nicht möglich. So sind alle Schwerarbeitstätigkeiten aller Dienstnehmer, die im Jahr 2015 verrichtet wurden, frühestens ab 1. Jänner 2016 bis spätestens 29. Februar 2016 dem Krankenversicherungsträger zu melden. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 8/16

9 Übermittlung der Meldung: Die Meldung hat über ELDA zu erfolgen: Laufende Arbeiten Arbeits- und Entgeltbestätigung Register Schwerarbeit" Gelistet werden pro Firma ausschließlich jene Dienstnehmer die im betreffenden Jahr das 40. (Männer) bzw. 35. (Frauen) Lebensjahr vollendet haben (ohne geringfügig Beschäftigte). Doppelklick des Dienstnehmers zur Meldungserfassung. Feld Beruf Für das Jahr Storno Schwerarbeitsmeldung Ausdruck Berufsliste Beschreibung allgemeine Berufsbezeichnung wird aus dem Personalstamm übernommen Auswahl des Jahres für das die Meldungserfassung durchgeführt wird Auswahl wenn eine bereits erstattete Meldung beim SV-Träger aufzuheben ist (Tätigkeiten werden aus der ursprünglich erfassten Meldung übernommen) Gedruckt werden pro Firma ausschließlich jene Dienstnehmer die im betreffenden Jahr das 40. (Männer) bzw. 35. (Frauen) Lebensjahr vollendet haben (ohne geringfügig Beschäftigte). Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 9/16

10 Nr. Art der Tätigkeit Listung aller Tätigkeiten laut Schwerarbeitsverordnung (BGBl. II Nr. 104/2006) Bei Auswahl Z4 schwere körperliche Arbeit erhalten Sie die fix vorgegebene Berufsliste, diese ist im Systemstamm gespeichert und kann jederzeit eingesehen werden: Stammdaten Systemstamm Textstamm Schwerarbeitsparameter Tätigkeit von MMTT bis MMTT Eingabe aller Zeiträume (Format Monat/Tag) des Kalenderjahres in denen Schwerarbeitstätigkeiten erbracht wurden, es können auch verschiedene Tätigkeitsbereiche eingetragen werden: Die erste eingetragene Tätigkeit wird als Schwerarbeitszuordnung für den Dienstnehmer in den Personalstamm übernommen (kann bereits bei der Anlage des Mitarbeiters hinterlegt werden): Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 10/16

11 Die erfasste Meldung sollte für Ihre Ablage ausgedruckt werden. Anschließend die Meldung mit Auswahl der Schaltfläche ELDA zur Übermittlung bereitstellen und im Menü Laufende Arbeiten Auslagerung SV-Träger mit Auswahl Schwerarbeitsmeldung wie gewohnt per ELDA versenden. 5.) Kommunalsteuererklärung Abgabefrist beim zuständigen Gemeindeamt bzw. Magistrat: des Folgejahres Jährliche Arbeiten Kommunalsteuererklärung Möglichkeit zur Auswertung einer Zusatzerklärung für Gemeinden mit Lehrstellenförderung Die Kommunalsteuererklärungen können seit 10. Jänner 2006 über FinanzOnline versendet werden. Diese Übertragung ersetzt die Abgabe des Formulars beim zuständigen Magistrat bzw. bei der zuständigen Gemeinde. Voraussetzung ist ein Internet PC und ein gültiger Zugang zu FinanzOnline. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 11/16

12 Auslagerung der Datei: Vorerst ist für die automatische Zuordnung der Gemeindekennziffer eine Kontrolle der Gemeindedaten durchzuführen: Die Kontrolle ist auf den Bildschirm oder Drucker auszugeben: Ausgewertet werden Firmen, bei denen die Gemeindezuordnung aufgrund der Einträge im Firmenstamm nicht automatisch erfolgen kann = Ortsname nicht gefunden! bei denen die Gemeindebezeichnungen vom Programm laut Vorgabe der Statistik Austria abgeändert wurden, zb. Abkürzungen ausgeschrieben Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 12/16

13 Bei Firmen, die mit dem Vermerk Ortsname nicht gefunden! angedruckt werden, ist im Firmenstamm, Fenster Abgaben die Postleitzahl der entsprechenden Gemeinde einzutragen und der Ortsname aus der Liste zu wählen: Stammdaten Firmenstamm Register Abgaben Anschließend kann neuerlich ein Kontrolllauf gestartet werden erst nach der Meldung kann die Datei für FinanzOnline erstellt werden. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 13/16

14 Datenübermittelnde Firma: Als Übermittlungsfirma ist die Firma auszuwählen für die der FinanzOnline Zugang eingerichtet wurde. Bei Steuerberatern also die firmeneigene Nummer, bei mehreren FinanzOnline Zugängen sind die Firmen entsprechend des Zugangscodes getrennt auszulagern und zu übermitteln. Mit Erstellung der Datei erhalten Sie ein Auslagerungsprotokoll mit Firmennamen, zuständiger Gemeinde(n), Kommunalsteuerbemessungsgrundlage und Kommunalsteuer ausgedruckt oder wahlweise am Bildschirm ausgewertet: Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 14/16

15 Abfrage des Speicherortes für die XML-Datei das Verzeichnis kann frei gewählt werden: FinanzOnline wie gewohnt starten und die Datei LGASKOM_2015_00001.XML übertragen: Über Eingaben Übermittlung das Menü Kommunalsteuererklärung auswählen, die Datei aus dem entsprechenden Verzeichnis einfügen und mit Datei senden die Übertragung starten. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 15/16

16 6.) Jahres U-Bahnsteuererklärung Jährliche Arbeiten U-Bahnsteuererklärung Als Zeitraum bitte das betreffende Kalenderjahr angeben. Jahresarbeiten cpulohn 2016 Seite 16/16