BAND LOHN erstellt von Thomas Koller Letzte Revision:

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1 BAND LOHN erstellt von Thomas Koller Letzte Revision:

2 Einleitung IGEL Software GmbH Die vollständige oder auszugsweise Wiedergabe des Inhalts des Dokuments bedarf der schriftlichen Zustimmung der Firma IGEL Software GmbH. IGEL Software GmbH behält sich das Recht vor, Änderungen dieses Dokuments ohne Vorankündigung vorzunehmen. Das vorliegende Release Note Band Lohn stellt eine Übersicht über die Änderungen dar. Es soll Ihnen die Handhabung unseres Programms erleichtern und mit gezielten Hinweisen ein hilfreicher Ratgeber sein. Für die erfolgreiche Anwendung werden allerdings die Kenntnisse des IGEL BASISPRODUKTS vorausgesetzt. Zur Info: Das Igel Faxdeckblatt Support finden Sie im Explorer - Igelverzeichnis im Ordner Dokus Nach dem Einspielen des Updates ist der Menüpunkt 9902 Berechtigungen generieren zu starten. Diese Dokumentation ist eine Benutzerdokumentation laut ISO 9127 (User documentation and cover information for consumer software packages) Seite 2 von 41

3 Inhaltsverzeichnis 1. Neuerungen Aufrollung von Vorauseilenden Lohnarten ab Entfernen der Datenträgerversion V Umschlüsseln der BART Neue ELDA Version Neue Systemlohnarten Keine Aliquotierung der MV-Basis Variablen Dienstnehmer Stundensätze Dienstnehmer Lohnarten Lohnkonto Erzeugen Abgabenüberweisungsliste Barauszahlungsquittung Gewerkschaftsliste Geänderte Beschäftigungsarten Neue Beschäftigungsarten Eingabe der Versichertenmeldung Antrag a. Zuschuss f. Entgeltfortzahlung Dienstnehmer duplizieren Anspruchsbuchungen Ausdruck von L16 und BGN JAHRESWECHSEL DURCHFÜHREN Menüpunkt 799 starten Nettoabrechnung m. Monatswechsel starten Hausbesorger Fixlohnarten Buchungsbeleg ARBEITEN ZUM JAHRESWECHSEL Versicherungspflicht geringfügig Beschäftigter Jahresbuchungsbeleg Dienstgeberabgabeerklärung Kommunalsteuererklärung in Papierform Kommunalsteuererklärung für Finanzonline Übernahme Kommunalsteuerdaten Kommunalsteuerdaten für KommSt Dateiausgabe der KommSt 1 für Finanz-Online ÜBERMITTLUNG DER LOHNZETTEL UND BGN Checklisten Seite 3 von 41

4 4.2. Finanzamt Checkliste SV-Nummer Checkliste Ein- und Austrittsdatum Checkliste arbeitsrechtliches Eintrittsdatum Checkliste Freie Überstunden Checkliste Kanzlei DVR-Nummer L 16 und BGN (ab 2003) Übersteuerung der L16 - Eintrittsdaten Übernahme der Eintrittsdaten Eintrittsdaten für den Lohnzettel Dateiausgabe von L16 und BGN ab Kontrolllisten Dateiausgabe für L 16 und BGN für Sammelklient Archiv der Lohnzettel Archiv der Lohnzettel pro DN (ab 2003) Archiv der Lohnzettel pro Klient (ab 2003) Archivausgabe der L16 und BGN (ab 2003) Hinweise Übernahme der Mitteilung gem. 109a EStG Mitteilung gem. 109a EstG Ausgabe der Mitteilung gem. 109a EstG Ausdruck Formular E 109a (E18) Seite 4 von 41

5 1. Neuerungen 1.1. Aufrollung von Vorauseilenden Lohnarten ab 2015 Ab diesem Band ist es möglich, Aufrollungen von vorauseilenden Lohnarten zu berücksichtigen, welche im Jahr 2015 erfasst wurden. In diesem Beispiel verschiebt sich das Austrittsdatum von , 2tes Austrittsdatum , auf Austrittsdatum , 2tes Austrittsdatum Aufrollung am Nettolohnausweis: Seite 5 von 41

6 Wurde, wie im nächsten Beispiel, der Betrag rückwirkend geändert, wird die Aufrollung am Nettolohnausweis und am Beitragsnachweis berücksichtigt Entfernen der Datenträgerversion V3 Bei folgenden Masken wurde der Parameter Dateiformat entfernt, da nur mehr SEPA-Datenträger zugelassen werden: 3/520 DN-Überweisung auf Datenträger 3/522 Abgabenüberweisung auf Datenträger 1.3. Umschlüsseln der BART 161 Beim Jahreswechsel des Klienten mittels 330, wird die Beschäftigungsart 161 automatisch auf die Beschäftigungsart 870 umgeschlüsselt Neue ELDA Version Die neuen Versionsnummern wurden in folgenden Dateiausgaben berücksichtigt: 3/517 Beitragsnachweis 3/801 Ausgabe der Versichertenmeldungen 3/833 Antrag auf Zuschuss für Entgeltfortzahlungen 3/963 Ausgabe Mitteilungen gem. 109a EStG 3/3553 Dateiausgabe von L16 und Beitragsgrundlagennachweis Seite 6 von 41

7 1.5. Neue Systemlohnarten Seite 7 von 41

8 Achtung: Systemlohnarten werden automatisch ausgeliefert und müssen nicht extra angelegt werden! Seite 8 von 41

9 1.6. Keine Aliquotierung der MV-Basis Wenn die MV-Tage größer als die SV-Tage sind, gibt es keine Aliquotierung der MV Basis. Dieser Fall tritt dann auf, wenn der Dienstnehmer im ersten Beitragsmonat einen unechten Austritt hat. (Mutterschutz/Karenz) In diesem Fall wird der gesamte Bezug in die MV Basis eingerechnet. Dies kann in der Bruttoerfassung entweder mit einer Lohnart (Basis BMVG) auf den korrekten Betrag erfasst werden, oder die MV Basis wird endgültig mi den Lohnarten 33 und 39 festgesetzt. Seite 9 von 41

10 1.7. Variablen Variablen sind Codes welche mit einem bestimmten Wert ersetzt werden. Damit kann eine Vorlage für mehrere Dienstnehmer/Klienten verwendet werden. Mit diesem Band werden Variablen auch in folgenden Masken zugelassen: Beispiel einer Vorlage: 3/308 - Mailvorlage pro Klient 3/310 - Bruttoerfassung 3/333 - Nettolohnausweis Seite 10 von 41

11 Eine Übersicht der zulässigen Variablen finden Sie in der Maske durch aufrufen der Werteliste (F8). <DVR> Dieser Code wurde neu in diese Liste aufgenommen. Hiermit wird die DVR- Nummer des Klienten (3/100) oder der Kanzlei (3/110) angedruckt. Ist in beiden Masken ein Wert hinterlegt, wird der Wert des Klienten verwendet Dienstnehmer 210 Neue Felder für individuelle Prozentsätze bei DB und DZ wurden eingebaut. Hier wird die Bemessungsgrundlage auf X% reduziert. Der IBAN wird nun in 4er Blöcken dargestellt. Seite 11 von 41

12 1.9. Stundensätze 231 Die Ausgabe der Liste in EXCEL wurde angepasst. Für eine Ausgabe in EXCEL muss im Feld Ausgabe der Wert E hinterlegt werden. Seite 12 von 41

13 1.10. Dienstnehmer Lohnarten 319 Ein Parameter zur Einschränkung auf Arbeiter/Angestellte oder Beides wurde eingebaut Lohnkonto 341 Es werden nur die vorauseilenden Jahre angedruckt, welche zum letzen Beschäftigungsverhältnis des Jahres gehören Erzeugen Abgabenüberweisungsliste 523 Das Feld Kundendaten wird mit einer Kombination aus Finanzamts- und Steuernummer befüllt. Seite 13 von 41

14 1.13. Barauszahlungsquittung 551 Wenn J: Zusatztext: Ab dem Jahr 2015 kann ein Zusatztext angedruckt werden Gewerkschaftsliste 595 Ab 2015 werden auch Freie Dienstnehmer berücksichtigt. Seite 14 von 41

15 1.15. Geänderte Beschäftigungsarten 630 Folgende Beschäftigungsarten wurden zusätzlich angepasst: Der Bezeichnung wurde der Wortlaut ohne KU hinzugefügt. Die Kammerumlage wurde hinzugefügt Neue Beschäftigungsarten 630 Folgende Beschäftigungsarten wurden angelegt: Achtung: Bei Berufsanwärter der Ziviltechnik, muss nach dem Jahreswechsel des Klienten (3/330) die Beschäftigungsart von der bisherigen Nummer 323 auf 396 geändert werden! Eingabe der Versichertenmeldung 800 Die Felder für die Nachtschwerarbeit Anfang und Ende wurden entfernt. Seite 15 von 41

16 1.18. Antrag a. Zuschuss f. Entgeltfortzahlung 832 Neue Felder wurden eingebaut. Seite 16 von 41

17 1.19. Dienstnehmer duplizieren 6903 Das Programm wurde erweitert damit mehr als ein Dienstnehmer dupliziert werden kann. Wird mehr als ein Dienstnehmer dupliziert, wird die neue Dienstnehmernummer eins zu eins übernommen Anspruchsbuchungen 1002 Bei einem Wiedereintritt wird berücksichtigt, dass die Buchungen nicht auf 0 gestellt werden dürfen. Wenn das neue Eintrittsdatum aus 3/1010 größer als das Datum der letzten Automatikbuchung ist, wird die nächste Anspruchserzeugung mit dem größeren Datum erstellt Ausdruck von L16 und BGN 3551 Das neue Formular für 2015 wurde hinterlegt. Seite 17 von 41

18 2. JAHRESWECHSEL DURCHFÜHREN 2.1. Menüpunkt 799 starten 799 Nach dem Einspielen von Band 100.9, mit den Abrechnungsdaten für das Kalenderjahr 2015, kann der Programmpunkt 799 Jahreswechsel gestartet werden. Durchführen, auch wenn Jahreswechsel bereits einmal durchgeführt wurde: Parameter, welchen Sie auf J setzen müssen, wenn sie den Menüpunkt 799 ein zweites Mal durchführen wollen! z.b.: wenn eine Lohnart im vergangen Jahr nachträglich neu angelegt wird, und diese in das neue Jahr übergeleitet werden soll! Folgende Werte werden in das Jahr 2015 übernommen Lohnarten (Menü 400) steuerfreie Anteile (Menü 460) Schnittdefinitionen (Menü 482) Schnittlohnarten (Menü 480) Überstundenzuschläge (Menü 462) Folgelohnarten (Menü 478) Anspruchsarten (Menü 1092) Rückstellungsdaten (Menü 7900 und 7902) Seite 18 von 41

19 2.2. Nettoabrechnung m. Monatswechsel starten 330 Nach der Durchführung vom Menüpunkt 799 Jahreswechsel können Sie Ihre Klienten mit dem Programm 330 Nettoabrechnung mit Monatswechsel in den Jänner 2015 vortragen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie im neuen Jahr abrechnen. Änderungen der Vorjahre sind immer möglich, da der Monat 12 nie fix gespeichert wird. Der Abrechnungsstatus bleibt auf N. Ändern Sie allerdings Stammdaten im Personalstamm im Dezember eines Vorjahres, und stehen mit dem Klienten bereits im Jänner, so müssen Sie diese Änderungen für das neue Jahr extra nachziehen. Ausgenommen sind Ein- und Austrittsdaten, diese werden automatisch nachgezogen. Einzige Ausnahme sind die BMVG-Zeiten. Diese werden jahresübergreifend abgespeichert. Änderungen im aktuellen Jahr für Vorjahre (z. B. von MV-Eintritt auf MV-Eintritt ) stellen den DN auch im Jahr 2014 in den entsprechenden Monaten auf den Status Abrechnen. Beim Starten von 330 von 12/2014 auf 01/2015 werden alle Fixlohnarten (Menü 220) und Stundensätze (Menü 230) in das Jahr 2015 übernommen. WICHTIG: Es gibt fünf verschiedene Formen der Benachrichtigungen von 330, welche durch Klicken auf Anzeigen in den Persönlichen Listen 9942 kontrolliert werden können. Wir weisen hier nochmals daraufhin, diese auch zu kontrollieren: 1) Eine Liste der umzuschlüsselnden BARTS zeigt Ihnen welche DN aufgrund der Erreichung einer neuen Beitragsgruppe umgeschlüsselt wurden. (diese kann auch monatlich - nicht nur beim JW - vorkommen!) 2) Startet man 330 mit dem Parameter Autom. Anpassung der Kinderzuschläge beim JW mit J, wird auch hier eine Informationsliste zu Ihrer Einsicht vorhanden sein. 3) Eine Liste mit der Änderung der DB/DZ Sätze aufgrund einer NEUFÖG-Endung (diese kann wie Liste 1 monatlich vorkommen) 4) Seit gibt es den Alleinverdiener-/ Alleinerhalterabsetzbetrag unter einem Kind nicht mehr. Für die betroffenen DN werden Sie hier eine Informationsliste erhalten! Seite 19 von 41

20 2.3. Hausbesorger Fixlohnarten Nach der Übernahme auf das Jahr 2015 müssen die Hausbesorger-Fixstundensätze im Menü 400 unbedingt kontrolliert und korrigiert werden.diese Meldung mit Ja bestätigen, damit die Fixlohnarten im Jahr 2015 angepasst werden. Wenn die einzelnen Klienten nicht im Jahr 2015 stehen, können in der Maske 3/220 Fixlohnarten keine Änderungen für 2015 gespeichert werden. ACHTUNG! Die Fix-Stundensätze sollten immer erst dann in den Fixlohnarten geändert werden, wenn bereits der Klient sich mit allen Dienstnehmern im Jahr 2015 befindet! 2.4. Buchungsbeleg 501 Um auch im Jahr 2015 einen Buchungsbeleg erzeugen zu können, müssen die Kanzleiklienten (auch wenn dort keine DN abgerechnet wurden) mittels Menü 330 in das Jahr 2015 vorgezogen werden. Der Kanzleiklient ist in der Maske 3/110 zu sehen! Seite 20 von 41

21 3. ARBEITEN ZUM JAHRESWECHSEL 3.1. Versicherungspflicht geringfügig Beschäftigter 322 Dieser Programmpunkt dient der Zuordnung der geringfügig Beschäftigten aufgrund der Bemessungsgrundlage, entweder zu einer Beitragsgruppe, die der Unfallversicherung unterliegt oder zu einer Beitragsgruppe, für die ein Pauschalbetrag (DGA) entrichtet werden muss; d. h. es werden die Dienstnehmer der unten angeführten Beschäftigungsarten von Jänner beginnend aufgerollt. Die zu entrichtenden Beiträge stehen auf jenem Monat der Beitragsnachweisung, in welchem Sie den Menüpunkt 322 gestartet haben (sollen die Beiträge im Dezember 2015 auf der Beitragsnachweisung ausgewiesen werden, müssen Sie den Klienten in den Monat Dezember stellen, bevor Sie den Menüpunkt 322 starten!) Bevor der Programmpunkt 322 gestartet wird, müssen entweder mit dem Menü 300 Übernahme der Fixbezüge die Fixlohnarten übernommen werden, oder in der Maske 310 Bruttoerfassung Bezüge abgespeichert worden sein. Es ist egal, ob Sie den Programmpunkt 320 Nettoabrechnung schon durchgeführt haben, da Menü 322 auf jeden Fall alle Dienstnehmer auf Abrechnen stellt. Danach muss die Nettoabrechnung Menü 320 noch einmal gestartet werden. ACHTUNG: Da in diesem Fall alle Monate nochmals neu abgerechnet werden, kann die Nettoabrechnung wesentlich länger als gewöhnlich dauern. Das Programm 320 darf auf keinem Fall abgebrochen und neu gestartet werden dies kann zu einer fehlerhaften Abrechnung führen. Sollte es zu Aufrollungen im Vorjahr bei geringfügigen DN kommen und die Höchstgrenze für die DGA wird (im Gegensatz zur Abrechnung vor der Aufrollung) danach überschritten (oder unterschritten) kann 322 noch mal gestartet werden. Seite 21 von 41

22 Nach 322 darf auf keinen Fall mehr rückgesetzt werden!!! Bei Eingabe der BART (Beschäftigungsarten) der ersten Spalte werden keine SV-Abgaben abgerechnet. Durch Starten des Menüpunkt 322 wird die Beschäftigungsart entsprechend der Bemessungsgrundlage umgeschlüsselt. Die Beschäftigungsarten im 2.Block sind zur Anlage der geringfügig beschäftigte Dienstnehmer zu verwenden, welche das 60. Lebensjahr erreicht haben (Regel 3). Diese Beschäftigungsarten werden ebenfalls umgeschlüsselt, allerdings wird kein UV-Versicherungsbeitrag verrechnet. Auch wenn keine Beiträge für geringfügig Beschäftigte abgeführt werden müssen (über 60-jähirge, oder Eisenbahner), muss der Menüpunkt 322 gestartet werden. Erst damit wird am Beitragsnachweis die Bemessungsgrundlage mit der dementsprechenden Beitragsgruppe ausgewiesen, allerdings mit Prozentsatz = 0 und Beitrag = 0,--. Achtung bei vorauseilenden Lohnarten: SV-Beiträge für vorauseilende Lohnarten werden auf der Beitragsnachweisung (3/517) jenes Monats ausgewiesen, welchem sie SV-mäßig zuzuordnen sind. Beispiel: DN mit BART 85, Austritt am 31.Oktober, Urlaubsersatzleistung bis 20.November Von Jänner bis November scheint dieser DN nur mit den MV-Beiträgen auf der Beitragsnachweisung aus. Im Dezember wird 322 gestartet, die SV-Abgaben von Jänner bis Oktober stehen auf der Beitragsnachweisung vom Dezember (N14 bzw. N72) Die SV-Abgaben für die Urlaubsersatzleistung für November stehen auf der Beitragsnachweisung vom November. (Aber erst seit der DN mit 322 von BART 85 auf 585 bzw. 685 umgeschlüsselt wurde). Die ursprünglich gesendete November-BN ist zu stornieren und die neu erstellte (mit den SV- Abgaben für die Urlaubsersatzleistung des im Oktober ausgetretenen geringfügigen DN) an ELDA zu schicken. In solchen Fällen kommt nach dem Abarbeiten von 322 eine Liste zu stornierende Beitragsnachweisungen. Achtung! Für alle nachstehenden Punkte muss vorab 501-Buchungsbeleg für den Monat 12 gestartet worden sein! Seite 22 von 41

23 3.2. Jahresbuchungsbeleg 701 Die Auswertung ergibt einen zusammenfassenden Jahresbuchungsbeleg des ausgewählten Klienten und Kalenderjahres Dienstgeberabgabeerklärung 723 Die Jahreserklärung für die Wiener U-Bahn-Steuer wird mit diesem Menüpunkt ausgedruckt. Es gibt seitens Elda und Finanz-Online keine Möglichkeit, diese Erklärung elektronisch abzugeben Kommunalsteuererklärung in Papierform 721 Dieser Menüpunkt kann nur mehr für Erklärungen bis maximal 2004 verwendet werden. Er kann allerdings zum Kontrollieren der xml- KommSt-Erklärungen verwendet werden Kommunalsteuererklärung für Finanzonline Übernahme Kommunalsteuerdaten 730 Mit dieser Maske werden die jeweiligen Bemessungsgrundlagen der einzelnen Gemeinden übernommen. Dabei wird auf jene KommSt - Bemessungsgrundlagen zurückgegriffen, die beim zuletzt erzeugten Buchungsbeleg (3/501) berechnet wurde. Seite 23 von 41

24 3.7. Kommunalsteuerdaten für KommSt1 732 Die Postleitzahl wird von der Maske 1306 des jeweiligen Instituts übernommen (und nicht vom Klienten!). Die Bemessungsgrundlagen von Gemeinden mit gleicher Gemeindekennziffer werden addiert. Übernommene Zeilen können gelöscht werden, solange keine Datei erzeugt worden ist. Die Bemessungsgrundlagen von Gemeinden, für die Sie eine KommSt2 erstellt haben, werden in diesem Menüpunkt berücksichtigt und durch ein Hackerl in der Spalte KommSt2 in der Maske 3/732 gekennzeichnet Dateiausgabe der KommSt 1 für Finanz-Online 733 Mit F3 und T kann man von der Maske 732 in die Maske 733 durchsteigen. Achtung beim Dateinamen: Dateiname.xml (und NICHT.dat am Ende) Bitte nicht an ELDA senden, da diese Datei per Finanz-Online übermittelt wird. Wenn der Job fehlerfrei beendet wurde, erhalten Sie ein Protokoll mit den Daten der erstellten Datei. Seite 24 von 41

25 Bereits übermittelte Kommunalsteuererklärungen werden folgendermaßen korrigiert: Das Institut bzw. die PLZ war falsch Setzen Sie ein Häkchen im Feld Storno bei der fehlerhaften Zeile. Zusätzliche Zeilen können mit F9 eingefügt werden. Die entsprechende Bemessungsgrundlagekann mit F8 übernommen oder manuell eingetragen werden. Sie wird aber nur dann neuübernommen, wenn am zuletzt erzeugten Buchungsbeleg die neuen Werte bei der entsprechenden Gemeinde ermittelt wurden. Dann eine neue Datei erstellen und an Finanz-Online schicken. Diese Erklärung überschreibt alle vorher übermittelten KommSt1 Daten. Die übermittelte Bemessungsgrundlage war falsch Die Bemessungsgrundlage mit F8 neu übernehmen oder manuell ändern. Dann eine neue Datei erstellen und an Finanz-Online schicken. Diese Erklärung überschreibt alle vorher übermittelten Dateien. Keinesfalls ein Hackerl im Feld Storno setzen, wenn man nur die Bemessungsgrundlage ändern will!! Seite 25 von 41

26 4. ÜBERMITTLUNG DER LOHNZETTEL UND BGN Die elektronische Übermittlung der Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweise erfolgt mittels ELDA Checklisten Nachstehende Programmpunkte sind zwingend vor der Übermittlung zu starten und auftretende Fehlerdieser Listen zu korrigieren, ansonsten kann die Datenübermittlung nicht erfolgen Finanzamt Checkliste 3591 Hier werden alle Klienten mit einer nicht gültigen Steuernummer angedruckt. Bei der Dateiübermittlung wird die Steuernummer NEU nicht akzeptiert. Sie müssen vorher beim Betriebsfinanzamt eine gültige Steuernummer beantragen und diese im Institut einspeichern. Eventuelle Problemklienten - hinsichtlich der Steuernummern - kann man auch ausklammern (Eingabe im Menü 3553 beim Parameterwert Klient NICHT 101, 103, das Ergebnis sind alle Klienten, ausgenommen die Nummern 101 und 103) SV-Nummer Checkliste 3593 Alle Dienstnehmer ohne eine gültige Sozialversicherungsnummer werden angedruckt. Bei der Dateiübermittlung werden ungültige Sozialversicherungsnummern nicht akzeptiert. Eine SV-Nr. ist zwingendeinzugeben. Wenden Sie sich an den zuständigen Sozialversicherungsträger und speichern Sie die richtige SV-Nummer im Personalstamm ein. Auch hier können natürlich Klienten, wie oben beschrieben, ausgeschlossen werden Ein- und Austrittsdatum Checkliste 3595 Bei den hier angeführten Dienstnehmern sind im Personalstamm 210 die Ein- und Austrittsdaten zu kontrollieren und ev. zu korrigieren. Fehlerhafte Eintrittsdaten bei im laufenden Kalenderjahr eingetretenen Dienstnehmern können jederzeit über die Bruttoerfassung im Monat 01 korrigiert werden. Senden Sie diese Liste an unseren Lohnsupport und vermerken Sie darauf deutlich die richtigen Ein und Austritte, damit unsere Mitarbeiter über Fernwartung die Daten bei Ihnen korrigieren können. Seite 26 von 41

27 4.5. arbeitsrechtliches Eintrittsdatum Checkliste 3599 Ab dem Jahr 2003 wird beim Ausdruck und der Dateierstellung der L 16 auf das Beschäftigungsverhältniszurückgegriffen. Daher wird nicht das Eintrittsdatum, sondern das arbeitsrechtliche Eintrittsdatum als VOM Datum am L16 angedruckt (Karenz, Präsenzdienst). Diese Checkliste überprüft, ob das arbeitsrechtliche Eintrittsdatum nach dem Eintrittsdatum liegt. Ist dies der Fall, werden die fehlerhaften Daten auf dieser Checkliste ausgeworfen, und müssen vor Übermittlung derl16 korrigiert werden. Die Korrektur des arbeitsrechtlichen Eintrittsdatums muss im Eintrittsmonat erfolgen, d.h. über die Bruttoerfassung im Monat des Eintritts. Hinweis: Es erfolgt nur die oben erwähnte Plausibilitätsprüfung. Die Wartung des arbeitsrechtlichen Eintrittsdatums unterliegt generell dem Anwender. Bzgl Umgründungen lesen Sie bitte das Kapitel Übersteuerung der L16 Eintrittsdaten. Eine Eingabe von einem arbeitsrechtlichen Eintrittsdatum, das nach dem Eintrittsdatum liegt, ist nicht mehr möglich. Es könnte aber sein, dass solche Alt-Fälle bei Ihnen noch in 210 abgespeichert sind Freie Überstunden Checkliste 3597 Achtung: Das folgende Programm dient nur mehr der Kontrolle der Lohnverrechnung: Beim Generieren der L16- Dateien wird die Anzahl der freien Überstundenzuschläge nicht mehr kontrolliert. Mit dieser Liste werden alle Dienstnehmer mit mehr als zehn freien Überstunden nach 68 (2) ESTG im Monat angedruckt Kanzlei DVR-Nummer 110 Achten Sie darauf, dass in jeder Kanzlei, für die Sie Daten übermitteln wollen, die richtige DVR-Nummer in obiger Maske hinterlegt ist. Für die L16-Übermittlung darf die DVR-Nummer maximal siebenstellig sein, sollte Ihre Nummer länger sein. Lassen Sie die vorangestellten Nullen weg. Seite 27 von 41

28 4.8. L 16 und BGN (ab 2003) Die Übermittlung der Lohnzettel am Jahresende erfolgt über dieselben Menüpunkte wie die unterjährige Übermittlung der Lohnzettel Übersteuerung der L16 - Eintrittsdaten Grundsätzlich wird bei dem Ausdruck und der Dateierstellung für L16 und BGN weiterhin auf das arbeitsrechtliche Eintrittsdatum zurückgegriffen. Um in Spezialfällen das Beginn-Datum des L16 (Lohnzettel Finanz) übersteuern zu können, gibt es folgende Programmpunkte: Übernahme der Eintrittsdaten 3550 Es empfiehlt sich VOR dem Ausdruck oder der Dateierstellung der L16 und BGN (3551 bzw. 3553) den Menüpunkt 3550 Übernahme der Eintrittsdaten zu starten. Auswahl Beschäftigungsverhältnisse Die Logik der Übernahme ist der Logik der L16 angepasst, d.h. Auswahlkriterien für beendete Dienstverhältnisse (unterjährig) = B, für aktive DN im Monat 12 mit = A. Es wird überprüft, ob das arbeitsrechtliche Eintrittsdatum mit dem Eintrittsdatum übereinstimmt. Seite 28 von 41

29 4.11. Eintrittsdaten für den Lohnzettel 3552 Stimmt das Eintrittsdatum mit dem arbeitsrechtlichen Eintrittsdatum NICHT überein, dann werden diese Dienstnehmer in die Maske 3552 Eintrittsdaten für den Lohnzettel übernommen. Liegen beide Eintrittsdaten vor dem (und die unterschiedliches Datenhaben keine Auswirkungen) werden die DN nicht in die Maske 3552 Eintrittsdaten übernommen. Dabei wird überprüft, ob vor dem Eintrittsdatum ein weiterer Beschäftigungszeitraum bei dem Dienstnehmervorhanden ist. Dieser ist in der Maske 210 Dienstnehmerstamm mit Bild ersichtlich: K: Kennzeichen, ob das (A)rbeitsrechtliche Eintrittsdatum oder das (E)intrittsdatum herangezogen wird. Diese Logik sollte alle Fälle abdecken, bei denen zwar das arbeitsrechtliche Eintrittsdatum VOR dem Eintrittsdatum liegt, aber unter dieser DN-Nummer erst ab dem Eintrittsdatum Bezüge abgerechnet wurden, und daher das Eintrittsdatum am L16 angedruckt werden soll. Beispiele: Umgründung DN werden auf einer neuen Klientennummer abgerechnet Wechsel der Beschäftigungsart untermonatlich DN wird auf einer neuen DN-Nummer abgerechnet Wiedereintritt im gleichem Monat DN wird auf einer neuen DN-Nummer abgerechnet Weiterhin wird das arbeitsrechtliche Eintrittsdatum angezeigt, wenn unter dieser DN-Nummer bereits ein vorheriger Beschäftigungszeitraum liegt. Beispiele: Präsenzdienst Karenz Die Kennzeichen A oder E kann in der Maske 3552 auch manuell überschrieben werden dann wird das jeweilige hinterlegte Eintrittsdatum für den Ausdruck und die Dateierstellung des L16 herangezogen. Achtung: Die übersteuerten Eintrittsdaten werden nur in dem ausgewählten Monat herangezogen. Die Daten werden NICHT automatisch in die folgenden Monate mitgenommen, d.h. es muss in einem Folgemonat wieder die Übernahme (3/3550) gestartet und eventuell übersteuert werden! Seite 29 von 41

30 4.12. Dateiausgabe von L16 und BGN ab Für die elektronische Übermittlung der L16 wird ein Datensatz erzeugt. Der Datensatz beinhaltetet 3 Teile: Lohnzettel Finanz, Lohnzettel SV und Arbeitsstätte, wird allerdings in einem Datenpaket übermittelt. Die elektronische Übermittlung der Lohnzettel (beide Teile) erfolgt über ELDA. Im Monat 12 muss zunächst eine Datei für alle Dienstnehmer mit Beendigung des Dienstverhältnisses erstellt werden und bis Ende Jänner 2015 an ELDA übermittelt werden. Für alle am aktiven Dienstnehmer (darunter auch Dienstnehmer, mit Austritt in einem früheren Monat, aber ohne Beendigung des Dienstverhältnissen, z.b. Karenz, oder Präsenzdienst) wird eine eigene Datei erstellt, die elektronische Übermittlung muss bis Ende Februar 2015 erfolgen. Dafür muss der Parameter Auswahl Beschäftigungsverhältnis: (A)ktiv, (B)eendetode (K)onkurs auf A =Aktiv gestellt werden! ACHTUNG: Dieser Parameter ist ein Rückstellparameter, d.h. nach jedem Aufruf der Maske wird wieder der Default Wert = B (Beendet) übernommen. Wird der Menüpunkt öfters gestartet (es wurde also nicht für alle Klienten eine Datei erzeugt), muss der Parameter wieder korrekt gesetzt werden! Kanzlei Klient Jahr Monat Kanzlei, die die Datei übermittelt Eingabe der Kanzleinummer, welche Sie übertragen wollen Eingabe der Klientennummer, welche Sie übertragen wollen Alle Klienten mit Eingabe % für welches die Datei erstellt werden soll für die unterjährige Übermittlung Monat, für welches die Datei erstellt werden soll. für die Übermittlung am Jahresende Monat 12 Eingabe der Kanzleinummer, welche die Datei übermittelt Seite 30 von 41

31 Klient, der die Datei Übermittelt Eingabe der Klientennummer, welche die Datei übermittelt Finanzamtsnummer Hier ist die Finanzamtsnummer der Lohnverrechnungsstelle (Wirtschaftstreuhänderoder Hausverwaltung) einzugeben. Es muss eine gültige Finanzamtsnummer sein. Steuernummer Hier ist die Steuernummer der Lohnverrechnungsstelle (Wirtschaftstreuhänder oderhausverwaltung) einzugeben. Es muss eine gültige Steuernummer sein. Dateiausgabe D = Dateiausgabe und Kontrollliste es wird die Datei zur Übermittlung und die Kontrollliste erstellt und Kontrollliste: P = es wird nur die Kontrollliste ausgedruckt Dateiname f. Ausgabe Pfadeingabe: wie in ELDA vorgesehen; Dateiname: frei wählbar Nur Klienten laut Berechtigung J = es werden nur die Klienten aus der Berechtigung in 498 erzeugt. N = Es werden alle Klienten, unabhängig von der Einstellung in 498 berücksichtigt, allerdings unter Ausschluss der in 9904 ausgeschlossenen Klienten Dienstnehmernummer % = bei unterjähriger Übermittlung und aller Dienstnehmer mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses % = für die Übermittlung am Jahresende und aller aktiven Dienstnehmer (aufrechtes Beschäftigungsverhältnis) Dienstnehmernummer, wenn nur ein oder mehrere ausgewählte/r Dienstnehmerübermittelt werden soll Auswahl Beschäftigungsverhältnis Ausgabe Lohnzettel Bei Ausgabe SV Institutsnummer B = für die unterjährige Übermittlung, wenn Beschäftigungsverhältnis beendet wurde A = am Jahresende, für alle Dienstnehmer mit aufrechtem Beschäftigungsverhältnis K = in Konkursfällen F = nur Lohnzettel Finanz S = nur Lohnzettel SV A = nur Arbeitsstätte G = Gesamt Auswahl F, S oder A ist nur notwendig, wenn alle Lohnzettel vorhanden sind, aber nur ein Teil erstellt werden soll. Wenn aufgrund der Beschäftigungsart oder Lohnsteuertabelle nur ein Lohnzettel vorhanden ist, ist die Einschränkung nicht notwendig. Bei Auswahl Lohnzettel SV kann noch zusätzlich auf eine Institutsnummer (Krankenkasse) eingeschränkt werden. Auf Lohnzettel Finanz J Beim Lohnzettel Finanz besteht weiterhin die Möglichkeit auf beharren Richtigkeit der Daten im Lohnzettel Finanz zu beharren N Lohnzettel Finanz wird ohne Indikation beharren erstellt Als Testdaten Kennzeichnen J Es wird eine Testmeldung für Elda erstellen, die Daten werden nicht an die zuständigen Stellen weitergeleitet. N keine Testdaten WICHTIG: Sollten Sie die Datei mehrmals erzeugt haben, empfiehlt es sich, nur die tatsächlich mit Echtdaten an Elda gesendete Datei im Archiv bestehen zu lassen. Alle anders erstellten Dateiensollten Sie aus dem Archiv löschen (löschen mit Strg+F9 im Menü 3556). Dies erleichtert später eine eventuelle Stornomeldung. Seite 31 von 41

32 4.13. Kontrolllisten Es wird pro Finanzamt und Gebietskrankenkasse eine Kontrollliste erstellt. Zur Kontrollliste Lohnzettel Finanz gibt es ein Fehlerprotokoll. Die Erläuterungen der Fehler finden sie ebenfalls am Fehlerprotokoll. Nur wenn beim Dienstnehmer Datensatz wird nicht ausgeben ausgewiesen wird, werden für diesen Dienstnehmer keine Daten übermittelt. Die Daten der betrieblichen Mitarbeitervorsorge sind auf der Kontrollliste SV ersichtlich. In der Datei werden die BMVG Übertragungsbeträge ebenfalls ans Finanzamt gemeldet Dateiausgabe für L 16 und BGN für Sammelklient 5353 Dieser Menüpunkt unterliegt den gleichen Kriterien wie Es wird Klienten übergreifend (pro DG Kontonummer der GKK) nur ein Lohnzettel SV erstellt Archiv der Lohnzettel Für jede Datei, die mit 3553 erzeugt wurde, wird ein Datensatz im Archiv erstellt. Dieses Archiv dient dazu, zu einem späteren Zeitpunkt die gesendete Datei zu stornieren, oder nochmals erzeugen zu können. Wird nur die Kontrollliste in 3553 ausgewählt, wird kein Datensatz im Archiv erstellt. Es wird eine eindeutige Identifikationsnummer pro Programmaufruf vergeben. Weiters gibt es eine eindeutige Identifikationsnummer pro Dienstnehmer, Jahr und Monat, und eine oder mehrere eindeutige Identifikationsnummer(n) pro Lohnzettel-Teil (Finanz und SV). Will man einen Lohnzettel stornieren, muss die Stornomeldung mit dieser ursprünglichen Identifikationsnummer gesendet werden. Beim Storno Lohnzettel Finanz werden die ursprünglichen Daten mit Betrag 0,-- storniert, beim Lohnzettel SV werden die ursprünglichen Bemessungsgrundlagen ausgewiesen, welche storniert werden. Es besteht ein Archiv, auf welches man wahlweise pro Dienstnehmer (Menü 3554) oder pro Klient (Menü 3556) zugreifen kann. Seite 32 von 41

33 4.16. Archiv der Lohnzettel pro DN (ab 2003) 3554 Im Archiv des Dienstnehmers kann entweder der gesamte Lohnzettel des Dienstnehmers, oder ein Teil des Lohnzettel (Finanz oder SV) storniert werden. Mit Bild ab kommt man in den jeweils nächsten Block. Wenn man den gesamten Lohnzettel stornieren will, wechselt man vom oberen Block mit F3 in den Druck. Wenn man einen Teil des Lohnzettels stornieren möchte, wechselt man von diesem Teil (Finanz oder SV) mit F3 in den Druck. Mittels Menü 3555 erzeugt man den Storno-Datensatz. Die eindeutigen Identifikationsnummern und Parameter der Erstellung des Lohnzettels werden automatisch in die Maske 3553 übernommen. Sobald dieser Datensatz erzeugt wird, wird das Kennzeichen Storno auf J gesetzt und Mitarbeiter-Login und Datum in der Maske erfasst. Seite 33 von 41

34 4.17. Archiv der Lohnzettel pro Klient (ab 2003) 3556 Im Archiv des Klienten kann man ebenfalls den erstellen Lohnzettel eines einzelnen Dienstnehmers stornieren, indem man aus der entsprechenden Zeile des Dienstnehmers in den Druck wechselt. Dabei wird die Identifikationsnummer des Dienstnehmers automatisch übernommen. Will man allerdings alle oder mehrere Dienstnehmer eines Klienten stornieren, wechselt man von der Zeile einer der zu stornierenden Dienstnehmer in den Druck, und muss dort die Identifikationsnummern der Lohnzetteln der Dienstnehmer (nicht die DN-Nummer!) eingeben. Wurde der Datensatz im Menüpunkt 3553 ursprünglich für EINEN Klienten gestartet, kann man bei dem ParameterIdentifikationsnummer des DN pro Jahr und Monat % eingeben. Achtung! Wurde im Menü 3553 die Auswahl % beim Klienten gestartet, dann darf das Storno nicht mit % (Identifikationsnummer des DN pro Jahr und Monat) erfolgen, sonst werden ALLE Klienten storniert! Seite 34 von 41

35 4.18. Archivausgabe der L16 und BGN (ab 2003) Aus dem Menüpunkten 3554 und 3556 wechselt man mit F3 und Bild ab in die Archivausgabe der L16 und BGN. Dabei werden die Daten des Dienstnehmers, von welchem in die Maske 3553 gewechselt wurde, übernommen. Nummer des Programmaufrufes Die Nummer des Programmaufrufes wird aus der Maske 3554 oder 3556 übernommen, pro Programmaufruf in 3553 wird EINE Nummer vergeben. Identifikationsnummer Die Identifikationsnummer des DN wird aus der Maske 3554 und 3556 des DN pro übernommen. Pro Dienstnehmer wird im Programm 3553 EINE Nummer vergeben. Jahr pro Monat Identifikationsnummer des LZ Finanz Will man für mehrere Dienstnehmer eine Datei erzeugen, muss man die entsprechende Dienstnehmeridentifikationsnummer aus der Maske 3554 oder 3556 eingeben. Hier darf nicht die Dienstnehmernummer aus dem Personalstammeingegeben werden. % - darf nur eingegeben werden, wenn alle Dienstnehmer mit der gleichen Nummer des Programmaufrufes ausgewählten werden sollen. (Kann Klienten übergreifend sein, wenn Programm 3551 für mehrere oder alle Klienten gestartet wurde)! Die Identifikationsnummer des Lohnzettels Finanz wird aus dem Menü 3554 des DN übernommen, wenn man von dem Lohnzettel Finanz in die Maske durchsteigt. Der Lohnzettel SV bleibt, dabei auf %, wird dabei nicht übernommen. Identifikationsnum- Die Identifikationsnummer des Lohnzettel SV wird aus dem mer des LZ SV Menü 3554 des DN übernommen, wenn man von dem Lohnzettel SV in die Maske durchsteigt. Der Lohnzettel Finanz bleibt dabei auf % und wird dabei nicht übernommen. Sollen beide Teile (LZ Finanz und SV) storniert werden, bleiben beide Parameter auf %. Seite 35 von 41

36 Ausgabe Lohnzettel wird beim Durchsteigen aus der Maske 3554 und 3556 übernommen, entsprechend der obigen Parameter. F = nur Lohnzettel Finanz S = nur Lohnzettel SV A = nur Arbeitsstätte G = Gesamt Auswahl F, S oder A ist nur notwendig, wenn alle Lohnzettel vorhanden sind, aber nur ein Teil erstellt werden soll. Wenn aufgrund der Beschäftigungsart oder Lohnsteuertabelle nur ein Lohnzettel vorhanden ist, ist die Einschränkung nichtnotwendig. Kanzlei, die die Daten wird aus dem ursprünglichen Programmaufruf des Menüs 3553 übermittelt übernommen Klient, der die Daten wird aus dem ursprünglichen Programmaufruf des Menüs 3553 Übermittelt übernommen Finanzamtsnummer Steuernummer Dateiausgabe und Kontrollliste wird aus dem ursprünglichen Programmaufruf des Menüs 3553 übernommen wird aus dem ursprünglichen Programmaufruf des Menüs 3553 übernommen D = Dateiausgabe und Kontrollliste es wird die Datei zur Übermittlung und die Kontrollliste erstellt P = es wird nur die Kontrollliste ausgedruckt Dateiname f. Ausgabe wird aus dem ursprünglichen Programmaufruf des Menüs 3553 übernommen, der Dateiname muss entsprechend geändert werden. Auf Lohnzettel Finanz J Beim Lohnzettel Finanz besteht weiterhin die Möglichkeit auf beharren Richtigkeit der Daten im Lohnzettel Finanz zu beharren N Lohnzettel Finanz wird ohne Indikation beharren erstellt Lohnzettel stornieren Storno auch durchführen, mehr als 1 Klient J wenn Lohnzettel storniert werden soll N wenn Lohnzettel nicht storniert werden soll, aber nochmals erzeugt werden soll (z.b. Indikation Beharren bei Lohnzettel Finanz) J es sind Daten mehrerer Klienten betroffen (z.b. bei Sammelklie) N es sind nur Daten eines Klienten Als Testdaten Kennzeichnen J Es wird eine Testmeldung für Elda erstellen, die Daten werden nicht an die zuständigen Stellen weitergeleitet. N keine Testmeldung Seite 36 von 41

37 4.19. Hinweise Wenn Dienstnehmer mittels Menüpunkt 6903 dupliziert werden, wird das Archiv der Lohnzettel nichtübernommen (ist aufgrund einer eindeutig zuordenbaren Nummer nicht möglich). Bei Menüpunkt 9894 Kanzlei bzw. Klientennummernwechsel wird das Archiv des Lohnzettels mit gewechselt. Seite 37 von 41

38 5. ELEKTRONISCHE ÜBERMITTLUNG DER MITTEILUNG GEM. 109A ESTG 1988 Die Mitteilungspflicht besteht für Zeiträume ab und ist im Igel im Menüpunkt 9 Werkverträge zu erstellen. Die Übermittlung dieser Mitteilungen erfolgt ebenfalls über ELDA Übernahme der Mitteilung gem. 109a EStG Zunächst ist die Übernahme der Dienstnehmer zu starten. Es werden alle Dienstnehmer mit den entsprechenden Zeiträumen übernommen, welche eine Beschäftigungsart für freie Dienstnehmer hinterlegt haben. Wenn für Honorare mit UST-Pflicht eine Folgelohnart angelegt worden ist, muss die Folgelohnart in der Maske 960 eingeben werden. Ist die Ust aufgrund der Abrechnungsgruppe berechnet worden, bleibt das Feld Folgelohnart auf 0. Seite 38 von 41

39 5.2. Mitteilung gem. 109a EstG 1988 Die entsprechenden Dienstnehmer werden in die Maske 962 übernommen und können dort korrigiert oderergänzt werden. Über das Blockmenü kann man entweder direkt in die Maske 963 (Dateierstellung) oder Maske 965 (Formular E 18) wechseln, wobei Kanzlei, Klient und Jahr übernommen werden. Entgelt für E18 ist alles, was in der Maske Lohnartenwartung 400 als solches definiert wurde. Damit kann das gesamte Entgelt (auch SV freie Entgeltsbestandteile) übernommen werden. Seite 39 von 41

40 Stellen Sie sicher, dass die für Freie DN verwendeten Lohnarten in der Maske 400 korrekt angelegt sind. Eine Änderung dieser Felder in dieser Maske hat aber auf die Abrechnung und L16 der normalen Dienstnehmer keinen Einfluss. Entgelt für E18 Ust-Basis für E18 soll diese Lohnart in die Basis zum Entgelt zu E 18 eingerechnet werden? 100 = pflichtig 0 = nicht pflichtig soll diese Lohnart in die Basis zur Ust für E 18 eingerechnet werden? 100 = pflichtig 0 = nicht pflichtig Diese Felder beziehen sich nur auf die Zurechnung zur Basis des Entgelts und UST für das E 18 (Mitteilung n. 109a EstG). Für die Berechnung der Ust muss weiterhin entweder die Abrechnungsgruppe oder eine Folgelohnart verwendet werden. Für freie Dienstnehmer wird am Lohnkonto somit die Systemlohnart 903 Entgelt (o. Ust) andruckt. Diese Lohnart wird nun zur Übernahme des Entgelt für das E 18 (oder Mitteilung nach 109a) herangezogen. Wurden die Lohnarten nicht angepasst wird kein Entgelt ins Formular E 18 übernommen (Menüpunkt 960) Ausgabe der Mitteilung gem. 109a EstG Mit diesem Programm wird eine Datei mit der in der Maske 962 vorhanden Daten erstellt. Bei der Ausgabemuss analog dem Menüpunkt 3553 (L 16 Datei generieren) vorgegangen werden. Es ist eine Prüfung der Finanzamts- und Steuernummer der Lohnverrechnungsstelle hinterlegt. Es besteht auch die Möglichkeit Korrektur- und Stornosätze zu übermitteln. Seite 40 von 41

41 5.4. Ausdruck Formular E 109a (E18) 965 Mit diesem Programm wird der Ausdruck des Formulars E 18, mit der in der Maske 962 vorhanden Daten, erstellt. Seite 41 von 41